RUTIN Att främja närvaron i grund- och grundsärskolan i Hudiksvalls kommun Reviderad september 2016
2 (19) Främjande arbete att förebygga frånvaro Alla elever ska få sin rätt till utbildning säkerställd. En elev med hög frånvaro löper stor risk att inte klara skolans kunskapskrav, med negativa konsekvenser för både individen och samhället på sikt. Att vara närvarande och delta i undervisningen handlar om barns och ungdomars rätt till utbildning och framtidsmöjligheter. En bra skolgång bidrar till att stärka elevernas självkänsla och tillit till den egna förmågan. Att eleverna möter en skolmiljö som präglas av förtroendefulla relationer, delaktighet och meningsfullhet skapar trygghet och god grund för lärande och motverkar i sig att frånvaro uppstår. Skolplikten Alla barn, från årskurs 1-9, som är bosatta i Sverige har skolplikt och en lagstadgad rätt till utbildning. Skolplikten innebär en skyldighet för eleven att gå till skolan och delta i utbildningen såvida eleven inte är sjuk eller har beviljats ledigt (Skollagen 7 kap. 2-3 ). Skolplikten innebär att kommunen ska se till att eleverna fullgör sin skolgång (Skollagen 7 kap. 22 ). Vårdnadshavarna ansvarar i sin tur för att deras barn går till skolan. Att vara närvarande och delta i undervisningen handlar om barns och ungdomars rätt till utbildning och framtidsmöjligheter. För att kunna öka elevernas närvaro måste skolan följa upp frånvaron. Sekretess Uppgifter om en elevs närvaro skyddas normalt inte av någon bestämmelse om sekretess. Det innebär att skolan vanligtvis kan lämna ut uppgifter om närvaro till exempelvis vårdnadshavare vid förfrågan. Om frånvaroregistreringen finns i en allmän handling, exempelvis i en logg över närvaro och frånvaro, har skolan en skyldighet att lämna ut handlingen till den som begär. Bakomliggande orsaker till frånvaro, däremot, kan omfattas av elevvårdssekretess. Sekretessen gäller inte gentemot vårdnadshavaren om hen behöver ta del av uppgifterna för att kunna utöva sina rättigheter och skyldigheter, att bestämma i frågor som rör barnets personliga angelägenheter, enligt föräldrabalken. Det förutsätter dock att barnet inte lider betydande men om den här typen av personuppgift avslöjas. Om vårdnadshavaren begär ut uppgifter ska därför en sekretessprövning göras. Många gånger leder en sådan prövning till att uppgifterna ska lämnas ut. Frånvaro Frånvaro kan avse såväl undervisning som annan skolverksamhet som ingår i utbildningen. Som giltiga skäl för skolfrånvaro räknas bland annat sjukdom, beviljad ledighet eller befrielse från undervisningen i enlighet med skolförfattningarna. Ogiltig skolfrånvaro är all annan frånvaro, utan giltigt skäl. En elev kan också vid enstaka tillfällen bli befriad från annars obligatoriska inslag i undervisningen om det finns synnerliga skäl. I sådana fall krävs beslut från rektorn. Om eleven är frånvarande i andra fall är det att betrakta som ogiltig frånvaro (Skollagen 7 kap. 17-19 ).
3 (19) Skolplatsen Från och med höstterminen 2016 använder Hudiksvalls kommun det internetbaserade systemet Skolplatsen för att registrera frånvaro i grund- och grundsärskolan. Att systemet är internetbaserat innebär att inga programvaror behöver installeras, det krävs endast att man är uppkopplad på internet för att ta del av uppgifterna i Skolplatsen. Kom ihåg att elever i årskurs 7-9 kan besöka skolkurator utan att vårdnadshavare behöver informeras. Därför är det viktigt att informera eleverna om att deras lärare behöver få veta om eleven ska på besök hos kuratorn, så att det inte registreras som ogiltig frånvaro. Frånvaroorsak Nedanstående frånvaroorsaker finns att registrera i Skolplatsen. Detta ligger sedan till grund för frånvarostatistiken. Oanmäld frånvaro Oanmäld frånvaro är när elevens frånvaro inte är anmäld av vårdnadshavare till skolan. Kan vårdnadshavare ge en godkänd förklaring till oanmäld frånvaro övergår det till anmäld frånvaro. Oanmäld frånvaro eller sen ankomst generar omedelbart ett e-postmeddelande till dig som vårdnadshavare. Detta aktiveras när du loggat in som vårdnadshavare första gången på Skolplatsen och angett din e-postadress. Anmäld frånvaro Anmäld frånvaro är när elevens frånvaro är anmäld samma dag av vårdnadshavare. Den anmälda frånvaron kan göras per dag eller för en period framåt. Denna frånvaro är inte planerad och uppstår med kort varsel, vilket oftast beror på sjukdom. Vårdnadshavare ska anmäla sjukfrånvaro till skolan senast kl. 08.00 via telefon aktuell sjukdag. Vårdnadshavare ska då uppge elevens namn, klass och vem det är som ringer. Ledig Ledig innebär att vårdnadshavare har kommit överens med skolan om att eleven kommer att vara frånvarande under en bestämd period. Vårdnadshavaren ska ansöka om ledighet för eleven med god framförhållning. Klasslärare/mentor eller rektor beslutar sedan om önskad ledighet. Om ledigheten inte har godkänts av skolan räknas det som oanmäld frånvaro. Kontakt med vårdnadshavare Huvudregeln är att skolan ska informera vårdnadshavare samma dag som eleven varit ogiltigt frånvarande från den obligatoriska verksamheten, såvida inte särskilda skäl anges (Skollagen 7 kap. 17 ). Enligt skolförordningen (6 kap. 12 ) ska ogiltig frånvaro, i de fall det förekommer, skrivas in i terminsbetygen, dock inte slutbetygen.
4 (19) Uppföljning av frånvaro Skolnivå I Hudiksvalls kommun ska varje grundskola följa upp och uppmärksamma elever som har hög frånvaro. Vid fem tillfällen per läsår tar respektive skola fram statistik, analyserar och följer upp närvaro. Avstämning sker vid lov och terminsslut. Frånvaron följs upp med klasslärare/mentor och arbetslag. I bilaga 5 finns stödfrågor som är bra för arbetslaget att diskutera för att se eventuella mönster hos en elev som har hög frånvaro. Varje skola ska upprätta en lokal frånvarorutin, se mall i bilaga 1. Utöver den lokala frånvarorutinen är det viktigt att respektive skola, på exempelvis föräldramöten och via informationsbrev, ser till att rutinen är känd hos vårdnadshavarna. Det är också viktigt att tänka på att skolan inte får förorsaka frånvaro genom att exempelvis tillämpa rutiner som innebär att elever som kommer för sent utestängs från återstoden av det undervisningspass som de har rätt till. Förvaltningsnivå Enheten förvaltningsstöd tar fram frånvarostatistik ur Skolplatsen i slutet av varje termin för att redovisa till lärandenämnden. Elever som har 10% frånvaro eller högre under gällande termin kommer att ingå i statistiken. Vid upprepad frånvaro Utreda frånvaro När skolan uppmärksammar en elevs frånvaro är det viktigt att ta ställning till om det är giltig eller ogiltig frånvaro. Vid hög ogiltig frånvaro ska en utredning göras. Hur omfattande den utredningen ska vara behöver avgöras i det enskilda fallet. En utredning syftar till att skolan skaffar sig underlag för att förstå orsaken till elevens frånvaro. Skolans rektor ansvarar för att en utrednings görs. Det är viktigt att man framför allt fokuserar på skolrelaterade orsaker till frånvaro men också uppmärksammar och anmäler till rektor om det finns andra orsaker. I vissa fall behöver elevhälsan medverka i utredningsarbetet. En elevs omfattande frånvaro beror ofta på en komplex situation med olika slags problem som kan rörda både hem och skola. Många av orsakerna kan vara skolrelaterade och kräva åtgärder i skolan. Samtidigt kan hemförhållandena vara svåra och i vissa fall förekommer det att vårdnadshavaren inte bidrar eller på grund av sociala orsaker inte har möjlighet att bidra till att se till att eleven går till skolan. Se Skolverkets allmänna råd med kommentarer om arbetet mot diskriminering och kränkande behandling (SKOLFS 2012:10).
5 (19) Utgångspunkter vid oanmäld frånvaro, enligt Skolinspektionen 2011 Likvärdighet - alla elever, oavsett skoltillhörighet, ska ha samma förväntningar på sig då det gäller skolnärvaro, samt samma rätt till stöd till närvaro Tidig upptäckt och tidiga insatser vid stor ogiltig frånvaro för att få eleven tillbaka till undervisningen Pedagogen och annan personal ska agera skyndsamt i dialog med berörd elev och vårdnadshavare Pedagogen ska främst fokusera på skolrelaterade orsaker till frånvaro. Rektor ansvarar för att utredning görs Vid komplicerande elevärenden ska ansvaret att utreda ligga på elevhälsan. Andra aktörer som socialtjänst eller BUP ska bistå med professionella bedömningar i de fall det är nödvändigt Samverkan mellan olika aktörer ska uppmuntras, exempelvis genom intern samordningsmodell, SSPF eller SIP Kommunen behöver ha kunskap om frånvarosituationen En elev som varit ogiltigt frånvarande och som uppfyller villkoren för särskilt stöd har rätt till detta.
6 (19) PM att följa vid oanmäld frånvaro Syfte Att utveckla skolornas förebyggande arbete kring skolfrånvaro Att skolorna tidigt uppmärksammar tecken på ökande skolfrånvaro hos elever och snabbt sätter in verksamma åtgärder för att öka elevens närvaro Att inspirera till flexibla och individanpassade lösningar i elevärenden med hög skolfrånvaro Att erbjuda en tydlig struktur och ansvarsfördelning i ärenden som rör hög skolfrånvaro Att kvalitetssäkra skolornas arbete med skolfrånvaro på såväl generell som individuell nivå Åtgärdstrappa Tidsaspekt Åtgärd Ansvarig Varje oanmält frånvarotillfälle Vårdnadshavare kontaktas samma dag, via Klasslärare/mentor e-post, sms eller telefon som dokumenterar Vid upprepad oanmäld frånvaro inom en tvåveckorsperiod Vid upprepad ogiltig frånvaro som påverkar måluppfyllelse/kunskapskrav, och riskerar bli oanmäld frånvaro Vid misstanke om missförhållande eller liknande som orsak till frånvaro Vid upprepad oanmäld frånvaro, inom en fyraveckorsperiod, räknat från första tillfället Vid frånvaro på mer än 20% Vid ströfrånvaro i form av anmäld och oanmäld (exempelvis återkommande Kalla vårdnadshavare till möte på skolan Checklista används för att ringa in frånvaroorsak (se sorteringsmall samt stödmanual för samtal) Involvera EHT Hemuppgifter kan ges Starta utredning om eventuellt behov av särskilt stöd (Skollagen 3 kap. 8 ) Förslag till åtgärd skrivs Information och kopia på blankett till rektor Överväga orosanmälan till socialtjänst (Socialtjänstlagen 14 kap. 1 ) Kalla vårdnadshavare till möte på skolan Uppföljning av tidigare åtgärder görs EHT deltar Hemuppgifter kan ges Pedagogisk utredning görs i förhållande till kunskapskraven Klasslärare/mentor som dokumenterar Rektor. Hen dokumenterar
7 (19) anmäld sjukfrånvaro eller oanmäld frånvaro) Överväga orosanmälan till socialtjänst (Socialtjänstlagen 14 kap. 1 ) Långvarig frånvaro, sex veckor ihållande frånvaro eller mer Vid behov hjälpa familjen med kontakt med BUP, habilitering och socialtjänst Överväg hembesök Hemuppgifter kan ges Kalla till samverkansmöte för att upprätta eller följa upp SIP Överväg distansundervisning eller anpassad studiegång Ansökan till psykologforum alternativt mobila skolteamet Fortsätt ha regelbunden kontakt med familjen Lyfta delegationen till verksamhetschef för grund- och grundsärskola Anmäla till lärandenämnden - vite Rektor. Hen dokumenterar Litteratur Skolverket (2010). Skolfrånvaro och vägen tillbaka. Långvarig ogiltig frånvaro i grundskolan ur elevens, skolans och förvaltningens perspektiv. Rapport nr 34. Skolverket (2012). Allmänna råd. Arbetet med att främja närvaro och att uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro i skolan. Beställningsnummer 12:1290. Gladh & Sjödin (2014). Tillbaka till skolan. Metodhandbok i arbetet med hemmasittande barn och unga. Gothia Fortbildning. Gladh & Sjödin. Webbsidan http://www.hemmasittare.se/ (140417)
8 (19) Aktuella bestämmelser Huvudmannens ansvar: Skollagen 2 kap. 8 Rektorns ansvar: Skollagen 2 kap. 9-10 Barn från årskurs 1 till årskurs 9 som är bosatta i Sverige har skolplikt och rätt till utbildning: Skollagen 7 kap. 2 Skolpliktsbevakning: Skollagen 7 kap. 21-22 Föreläggande och vite: 7 kap. 23 Skollagen Krav på närvaro och anmälningsskyldighet: - Skolförordningen 4 kap. 8 - Skollagen 7 kap. 17 Ledighet: Skollagen 7 kap. 18 Utredning: Skollagen 3 kap. 8 Arbetsmiljö (trygghet och studiero): Skollagen 5 kap. 3 Ordningsregler: Skollagen 5 kap. 5 Uppgifter om frånvaro i terminsbetyg: Skolförordningen 6 kap. 12 Elevhälsa: Skollagen 2 kap. 25 Samverkan och anmälan till socialnämnden: - Skollagen 29 kap. 13 - Socialtjänstlagen 14 kap. 1 Postadress: 824 80 Hudiksvall Besöksadress: Trädgårdsgatan 4 E-post: larande@hudiksvall.se Tfn växel: 0650-190 00 Fax: 0650-381 57 www.hudiksvall.se Org. Nr: 212000-2379
9 (19) Bilagor Bilaga 1 Mall Lokal frånvarorutin för xx skola, läsår xx/xx Bilaga 2 Användarmanual Skolplatsen frånvarorapportering Bilaga 3 - Manual hur man tar fram frånvarostatistik ur Skolplatsen Bilaga 4 Informationsbrev till vårdnadshavare reviderad närvarorutin i grundoch grundsärskola från och med höstterminen 2016 Bilaga 5 Stödfrågor till utredning om orsak till ogiltig frånvaro
10 (19) Bilaga 1 Lokal frånvarorutin för xxxx skola, läsår xx/xx Skolplatsen Skolplatsen är ett digitalt system som skolan använder för att rapportera frånvaro. Här registreras frånvaro och beviljad ledighet läggs in. Vårdnadshavarna kan skapa ett eget konto och kan ta del av sitt barns närvaro/frånvaro samt göra sjukanmälan. Skolan bjuder in vårdnadshavarna att skapa ett eget konto. Frånvaroorsak Nedanstående frånvaroorsaker finns att registrera i Skolplatsen. Detta ligger sedan till grund för frånvarostatistiken. Oanmäld frånvaro Oanmäld frånvaro är när elevens frånvaro inte är anmäld av vårdnadshavare till skolan. Skolan är skyldig att kontakta vårdnadshavare vid oanmäld frånvaro. Kan vårdnadshavare ge en godkänd förklaring till oanmäld frånvaro övergår det till anmäld frånvaro. Oanmäld frånvaro eller sen ankomst generar omedelbart ett e-postmeddelande till vårdnadshavaren. Detta aktiveras när vårdnadshavare loggat in första gången på Skolplatsen och angett sin e-postadress. Sen ankomst är när en elev inte kom i utsatt tid till lektionen. Det räknas som sen ankomst när lärare har samlat klassen och börjat gå igenom vad eleverna ska arbeta med. Om läraren är sen så gäller sen ankomst från det att läraren har startat lektionen. Anmäld frånvaro Anmäld frånvaro är när elevens frånvaro är anmäld samma dag av vårdnadshavare. Den anmälda frånvaron kan göras per dag eller för en period framåt. Denna frånvaro är inte planerad och uppstår med kort varsel, vilket oftast beror på sjukdom. Vårdnadshavare anmäler sjukfrånvaro till skolan senast kl. 08.00 via telefon 065x-xx xx xx aktuell sjukdag via telefon. Uppge elevens namn, klass och vem det är som ringer. Ledig Ledig innebär att vårdnadshavare har kommit överens med skolan om att eleven kommer att vara frånvarande under en bestämd period. Vårdnadshavaren ska ansöka
11 (19) om ledighet för eleven med god framförhållning. Klasslärare/mentor eller rektor beslutar sedan om önskad ledighet. Närvarokontroll Elevernas närvaro registreras varje lektion och registreras i Skolplatsen samma dag. Klassföreståndare/mentor kontrollerar närvaro/frånvaro dagligen och kontaktar vårdnadshavare samma dag om en elev är ogiltigt frånvarande. Uppföljning av närvaro, på skolnivå Vid fem tillfällen per läsår tar skolan fram statistik, analyserar och följer upp närvaro. Följande perioder gäller vid vår skola:
12 (19) Bilaga 2 Användarmanual Skolplatsen - frånvarorapportering
13 (19)
14 (19) Bilaga 3 Manual hur man tar fram frånvarostatistik ur Skolplatsen
15 (19) Bilaga 4 Informationsbrev till vårdnadshavare Reviderad närvarorutin i grund- och grundsärskola från och med höstterminen 2016 Från och med höstterminen 2016 har nuvarande närvarorutin reviderats för grundoch grundsärskolan i Hudiksvalls kommun. Alla barn, från årskurs 1-9, som är bosatta i Sverige har skolplikt och en lagstadgad rätt till utbildning. Skolplikten innebär att kommunen är skyldiga eleverna ska närvara i skolan. Vårdnadshavarna ansvarar i sin tur för att deras barn går till skolan. Att vara närvarande och delta i undervisningen handlar om barns och ungdomars rätt till utbildning och framtidsmöjligheter. För att kunna öka elevernas närvaro måste skolan följa upp frånvaron. Följ ditt barn! I Hudiksvalls kommun används det internetbaserade systemet Skolplatsen för att registrera frånvaro. Elevernas närvaro följs upp för varje lektion. Om en elev är ogiltigt frånvarande tar mentorn kontakt med vårdnadshavarna samma dag. Du som är vårdnadshavare för elever i årskurs 7-9 har möjlighet att följa ditt barns frånvaro via Skolplatsen: 1. Gå in på https://hudiksvall.skolplatsen.se/publik 2. Logga in med ditt bankid Om du behöver hjälp eller har frågor finns särskilda kontaktpersoner på din skola. Sätter in åtgärder vid frånvaro Skolan följer regelbundet upp frånvaron för att kunna se eventuella frånvaromönster och ta reda på bakomliggande orsaker till frånvaron. Detta för att skolan sedan ska kunna sätta in rätt åtgärder. Frånvaroorsaker Det finns tre olika frånvaroorsaker som registreras i Skolplatsen: Oanmäld frånvaro Oanmäld frånvaro är när elevens frånvaro inte är anmäld av vårdnadshavare till skolan. Kan vårdnadshavare ge en godkänd förklaring till oanmäld frånvaro övergår det till anmäld frånvaro.
16 (19) Oanmäld frånvaro eller sen ankomst generar omedelbart ett e-postmeddelande till dig som vårdnadshavare. Detta aktiveras när du loggat in som vårdnadshavare första gången på Skolplatsen och angett din e-postadress. Anmäld frånvaro Anmäld frånvaro är när elevens frånvaro är anmäld samma dag av vårdnadshavare. Den anmälda frånvaron kan göras per dag eller för en period framåt. Denna frånvaro är inte planerad och uppstår med kort varsel, vilket oftast beror på sjukdom. Vårdnadshavare anmäler sjukfrånvaro till skolan senast kl. 08.00 via telefon aktuell sjukdag via telefon. Uppge elevens namn, klass och vem det är som ringer. Ledig Ledig innebär att vårdnadshavare har kommit överens med skolan om att eleven kommer att vara frånvarande under en bestämd period. Vårdnadshavaren ska ansöka om ledighet för eleven med god framförhållning. Klasslärare/mentor eller rektor beslutar sedan om önskad ledighet. Observera! Om ledigheten inte har godkänts av skolan räknas det som oanmäld frånvaro. Hälsningar Elisabeth Bäckström verksamhetschef grund- och grundsärskola
17 (19) Bilaga 5 Stödfrågor till utredning om orsak till ogiltig frånvaro Upprepad ogiltig frånvaro är en signal på att något inte är som det ska och måste uppmärksammas mycket snabbt. Det skiljer sig från fall till fall hur omfattande utredningen behöver vara. Nedan följer stödfrågor som ni kan använda er av för att ta fram ett underlag för att förstå orsaken till elevens frånvaro. Vid samtal med elevens vårdnadshavare kan man med fördel använda sig av samma frågor som vid samtal med eleven. Välj ut de frågor som känns mest relevanta utifrån aktuell situation. Kom överens om två mål och åtgärder kopplade till dessa. Gör regelbundna uppföljningar och prova nya åtgärder om de första inte är framgångsrika gör inte mer av det som inte fungerar. Vid samtal med elev Skolarbetet och lärandemiljön Vilka ämnen fungerar bäst för dig? Hur ska det vara för att det ska fungera bra? När fungerar det mindre bra? Hur är det då? Vad tycker du att du är bra på? Är det något du behöver mer hjälp med, än vad du får idag? Trygghet och trivsel Hur trivs du i klassen? Vilka klasskamrater trivs du bäst med? Hur är stämningen/klimatet i klassen? Hur trivs du i skolan? Har du varit med om något du upplevt som kränkande mot dig? o Om ja, kan du berätta om det? Finns det någon vuxen på skolan som du trivs extra bra med?
18 (19) Närvaro och frånvaro (utgå från elevens rapport från Skolplatsen) Kan vi se något mönster på när den ogiltiga frånvaron sker? Vad gör du och var när du när du är ogiltigt frånvarande? Vad ser du för vinster med din frånvaro? Vad förlorar du när du är frånvarande? Vilken förklaring kan du själv ge till att det ser ut som det gör? Vad kan vi på skolan göra för att du ska öka närvaron? Vad kan du själv göra? Vilken hjälp behöver du från dina föräldrar/vårdnadshavare? Hälsa Hur fungerar måltiderna? Frukost, skollunch och middag? Känner du dig stressad? När? Hur? Har du huvudvärk, magont eller annan värk oftare än vanligt? Hur sover du? Familj och fritid Hur ser din familjesituation ut? Oroar du dig för något/någon i din familj? Vad har du för fritidsintressen? Vilka träffar du på fritiden och vad gör ni då? Har du någon utomstående att prata med? Behöver du hjälp med en sådan kontakt? Att diskutera kring i personalgruppen Trygghet och trivsel Vilka behov har eleven som vi behöver ta hänsyn till i skolsituationen? Anpassas undervisningen till elevens behov?
19 (19) Är de krav som ställs på eleven rimliga i förhållande till elevens förmåga? I hur hög grad utgår vi från elevens styrkor i skolarbetet? Hur är klimatet i klassen? I hur hög grad präglas det av trygghet och arbetsro? Hur är klimatet på skolan? Hur ser relationerna mellan elever-elever och elever-vuxna ut? Vem av oss har bäst relation till eleven i fråga? Hur kan vi tänka annorlunda för att göra eleven mer motiverad och delaktig? Hur märker eleven att vi vill att hen ska lyckas och att det är vi som ansvarar för att hen gör det? Behöver vi ta hjälp av någon från elevhälsan*, studie- och yrkesvägledare eller likabehandlingsteamet för att ännu bättre hitta åtgärder som ska bidra till att eleven ökar sin närvaro? * skolsköterska, skolkurator, specialpedagog, speciallärare