Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

1(73) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: 2008-09-05--07 Föregående möte: 2008-08-01--03 Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Erik Hedberg Justerare

2(73) Bilaga: Dagordning Formalia... 3 Intern organisation... 7 1. Rapport: Möte om Medlemskapsutredningen... 8 2. Rapport: Sverokakademin... 9 Administration... 10 3. Beslut: Drift och kansliet... 11 4. Beslut: Midas... 13 5. Diskussion: Kansliet vs. Förbundsstyrelsen... 16 6. Diskussion: Utbildningsanslag inför nästa år... 17 7. Diskussion: Öppenhet mot Förbundet... 18 8. Beslut: Ekonomihanteringsstöd till föreningar... 19 9. Diskussion: Ekonomisk redovisning på Riksmöte 2008:2... 21 10. Rapport: Ekonomiteamet... 22 11. Rapport: Statsbidragsansökan... 29 Profil... 30 Spel... 31 12. Beslut: Arrangörskurser... 32 13. Beslut: Delegater och styrelsenomineringar till General Assembly... 36 Föreningarna... 38 14. Beslut: Ändringar i Föreningsdirektivet... 39 15. Diskussion: Skrivelse från Gyllene Hjorten... 45 16. Beslut: Nätkrafts framtid... 49 17. Diskussion: Intromöten... 54 18. Beslut: Kommunprojekt... 56 Övriga ärenden... 60 19. Beslut: Utvärdering av försäkringarna... 61 20. Beslut: Uppmuntran till riksmötesvalet... 63 21. Beslut: Medlemsantal till ombudsvalet... 65 22. Beslut: Tillfällig personalförstärkning på förbundskansliet... 67 23. Beslut: Bidrag 2007... 69 24. Diskussion: Verksamhetsplan 2009... 71

3(73) Mötet beslutade att Formalia 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. 6...lägga bilagda rapporter till handlingarna (gjordes löpande). Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2).

4(73) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Christoffer Fogelström, ledamot Erik Hedberg, ledamot Åsa Roos, ledamot Karolina Staël, ledamot (förbundssekreterare) Andreas Granander, ledamot (vice ordförande) Andreas Ekeroot, ledamot Frånvarande Aimée Kreuger, förbundsordförande Jesper Berglund, ledamot Karoline Jonasson, ledamot

5(73) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Andreas Granander Mötessekreterare Christer Pettersson Justerare Erik Hedberg

6(73) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, sakkunnig Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7(73) Intern organisation

8(73) 1. Rapport: Möte om Medlemskapsutredningen Av: Niklas Dahl, Nina Högberg, Karoline Jonasson, Distriktsmedlemskapsutredningsgruppen Utredning Under möteshelgen har vi undersökt de olika landstingens regler för bidrag till distriktsorganisationer och sett hur de skulle kunna anpassas till olika sätt att räkna medlemmar. Då flera landsting anser att man måste vara medlem i en lokal förening för att kunna fungera som en bidragsberättigad medlem i ett distrikt fallerade tanken på att medlemmar bör räknas i det geografiska distriktet de bor i, istället för det deras förening har sitt säte i. Vi har även diskuterat möjligheter att gå runt detta, men inte funnit någon praktiskt gångbar lösning. Däremot visade det sig att stora delar av problematiken runtom medlemskap löser sig med bildandet av ett nytt distrikt som binder de Internetbaserade föreningarna i Sverok till sig. Det kan även vara ett bra förstasteg för att se hur pass många medlemmar som ändå skulle vara skrivna i distrikt de inte bor i, och därmed visa på eventuellt fortsatt behov att se över systemet. Sverok Online Den lösning vi därför föreslår är Sverok Online. Ett distrikt som man kan välja att gå med i istället för det där ens sätesort ligger i. Det gör att alla Internetbaserade föreningar får ett distrikt där de hör hemma och kan enklare få stöd ifrån. Ett sådant distrikt skulle också ge Sverok Riks en utmärkt plattform att köra Internetprojekt ifrån. Nackdelen med ett sådant här distrikt är dock att det skulle, i alla fall till en början, bli en utgift för förbundet i sig då det inte har tillgång till några landstingsbidrag utan skulle vara beroende av grundgarantin. Det finns stor sannolikhet att det finns andra bidrag som skulle kunna sökas till det, men vi har inte slutfört letandet än. Arbete Det arbete som har genomförts inför Sverok Online är att skriva förslag till stadgar till det samt att kontakta distriktare och föreningar för att undersöka om intresset finns för ett sådant distrikt. Förslagen till stadgar läggs även ut på både det öppna forumet samt på Förbundsstyrelsens interna forum för att få in andras åsikter. När det gäller kontakten till föreningar skickas det ut ett mail till ett antal av de största Internetföreningarna där de får möjlighet att anmäla intresse om att delta i arbetet för distriktet.

9(73) 2. Rapport: Sverokakademin Av: Andreas Ekeroot Statusrapport 2008-09-01 09:04 Förberedelserna inför första kurstillfället för Sverokakademin rullar på. Ett anmälningsformulär och information om akademin är upplagt på Sveroks hemsida. Adress: http://sverok.se/akademin/ Utöver det har en uppmaning att anmäla sig till Sverokakademin postats på forumet och som nyhet på Sveroks hemsida. Vi är i full gång med inbokning av föreläsare för förstakurstillfället och det känns som att det kommer att bli en fullspäckad och givande helg för deltagarna. Vi kommer att ha ett möte i mitten av september för att stämma av om vi är redo att gå in i nästa fas av projektet eller om vi ska avblåsa Sverokakademin och utvärdera, det som det i den här fasen står och faller på är om vi får tillräckligt många deltagare. Vi har bett Jenny att undersöka möjligheterna för extern finansiering. I övrigt är allt väl.

10(73) Administration

11(73) 3. Beslut: Drift och kansliet Mötet beslutade att 1...Kansliet får fria händer att sätta samman ett förslag på vad som krävs för en hållbar IT-struktur på förbundskansliet. 2...FS-ledamot kontaktar Drift och ber dem komma med input på det förslag kansliet tagit fram. 3...Om Drift inte har möjlighet att hjälpa kansliet att kansliet då har mandat att köpa in eller låna in konsulttjänst. 4...Kansliet på FS-möte lägger fram förslag och budget som krävs för att sköta IT-strukturen för förbundskansliet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Drift och kansliet Expedieras Ingen

12(73) Beslutsunderlag: Drift och kansliet Av: Andreas Ekeroot, Åsa Roos Bakgrund Kansliet har uttryckt att de gärna får ansvara för och på ett eller annat sätt ta hand om driften av kansliets nät, detta bland annat för att svarstiden blir för lång om en ideell person med heltidsjobb ska kallas in om till exempel en skrivare inte vill fungera. Samtidigt så avslutar den personen i Drift som har ansvarat för att kansliets IT-system (förutom Midas), datorer och skrivare o. dyl. ska snurra sitt ideella engagemang. Därför yrkar vi att: 1...Kansliet får fria händer att sätta samman ett förslag på vad som krävs för en hållbar IT-struktur på förbundskansliet. 2...FS-ledamot kontaktar Drift och ber dem komma med input på det förslag kansliet tagit fram. 3...Om Drift inte har möjlighet att hjälpa kansliet att kansliet då har mandat att köpa in eller låna in konsulttjänst. 4...Kansliet på FS-möte lägger fram förslag och budget som krävs för att sköta IT-strukturen för förbundskansliet.

13(73) 4. Beslut: Midas Mötet beslutade att 1...Midas skall modifieras för att kunna behållas under en övergångsperiod på upp till tre år. 2...En ny databas skall tas fram som klarar av att hantera de grundläggande behoven hos kansli, distrikt och föreningar. 3...Den nya databas som tas fram skall bygga på de erfarenheter kanslipersonalen gjort under arbetet med Midas. 4...Den nya databasen kan vara en existerande applikation eller något som byggs för Sveroks räkning. Offerter och förslag bör tas in från olika aktörer som arbetar med liknande lösningar. 5...Projektet skall vara hårt prioriterat - återkoppling bör ske till kansliet på varannan vecka basis eller åtminstone en gång i månaden. Projektets framsteg skall också redovisas på varje Förbundsstyrelsemöte. En projektledare med rätt kompetens skall finnas projektet tillhanda och vara arvoderad eller anställd för att sköta projektet. 6...En agilemetodik skall användas för att driva projektet för att få direkt återkoppling på behoven som finns på kansliet, i distrikten och i föreningarna. 7...Databasen skall byggas modulärt, så att det finns möjlighet att plocka på funktionalitet efterhand. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Midas Expedieras Ingen

14(73) Beslutsunderlag: Midas Av: Åsa Roos På Förbundsstyrelsemötet i 2008-07-11 uppdrogs jag att ge en översiktlig bild av hur Midas ser ut och fungerar i dagsläget, och ta fram ett förslag på lämplig åtgärd för projektet. Mitt underlag bygger dels på samtal med personal på kansliet, dels på en granskning av Midas databasstruktur och de buggar som uppstått och åtgärdats sedan systemet togs i bruk. Jag har även tagit del av den dokumentation som finns angående Midas, och inspekterat både FileMakergränssnitt och webgränssnitt. Hur fungerar Midas i dagsläget? Midas fungerar med nöd och näppe, och det finns en rad problemområden som är allvarliga och inverkar på funktionaliteten. Poster försvinner från en databas till en annan. Det här betyder att uppgifter som matas in eller tidigare funnits i databasen försvinner från en dag till en annan. Den här problematiken går inte att spåra, det vill säga ingen vet varför det händer. Poster kopieras fram och tillbaka i databasen. Det här betyder att det ligger mycket data som inte behöver finnas i databasen. De här kopiorna sker automatiskt och försvårar sökarbetet för kanslipersonalen.det här problemet är avhängigt problemet i punkten ovan. Det uppstår ca två s.k. showstoppers per vecka. En showstopper är ett problem som är så allvarligt att arbetet med applikationen måste ligga nere medan problemet åtgärdas. Omfattningen på problemen varierar i storlek och kan lösas olika fort, så det finns ingen exakt tidsuppskattning för hur lång tid något tar att lösa. Det finns inte tid att ta tag i testning och utveckling av Midas. All tid går i dagsläget åt att reda ut de problem som konstant uppstår i hanterandet av databasen. Det finns ingen eller bristfällig dokumentation om Midas och Midas uppbyggnad. Kanslipersonalen har inte haft tid och kommer inte att ha tid att dokumentera det som bör dokumenteras och den dokumentation man fått ifrån företagen som anlitats för att bygga och reda ut Midas är bristfällig och inte heller uppdaterad efter Midas nuvarande uppbyggnad. Midas är i dagsläget ett ostyrt projekt. Det finns ingen som är anvisad att ta hand om vidare utveckling och prioritering av funktionalitet. Midas i framtiden Två personer finns just nu på Sveroks kansli som är fullt insatta i hanteringen av Midas. Den här kompetensen kommer att försvinna inom kort, och efter det finns det enbart begränsad kompetens att hantera Midas. Det här innebär att om något går fel, så kan vi inte åtgärda det utan stor tids- eller resursinvestering. Midas påverkan på kanslipersonalen Det är inte bara föreningar som blir lidande av Midas brister, utan även kanslipersonalen. Under mina samtal med personalen framgick det med all önskvärd tydlighet att problemen med Midas varit på gränsen att bränna ut ett flertal individer som arbetat med databasen. Det här har berott på deadlines som inte är realistiska, stora problem med kommunikation till företagen som byggt på Midas och en vilja att "Midas skall bli bra". I dagsläget spenderar kanslisterna minst 50% av den tid som de arbetar med Midas på att lösa problem. En heltidstjänst arbetar enbart med problemlösning. Det här betyder att mycket tid går åt till att lösa problem med Midas, vilket gör att arbetstiden också blir ineffektiv och att det förekommer mycket frustration i arbetet. Det här är det problem jag ser som allvarligast. Vi som förbund har inte råd att bränna ut vår personal, och vi har heller inte råd att få rykte om oss som en dålig arbetsgivare. Därför yrkar jag att: 1...Midas skall modifieras för att kunna behållas under en övergångsperiod på upp till tre år. 2...En ny databas skall tas fram som klarar av att hantera de grundläggande behoven hos kansli, distrikt och föreningar. 3...Den nya databas som tas fram skall bygga på de erfarenheter kanslipersonalen gjort under arbetet med Midas. 4...Den nya databasen kan vara en existerande applikation eller något som byggs för Sveroks räkning. Offerter och förslag bör tas in från olika aktörer som arbetar med liknande lösningar.

15(73) 5...Projektet skall vara hårt prioriterat - återkoppling bör ske till kansliet på varannan vecka basis eller åtminstone en gång i månaden. Projektets framsteg skall också redovisas på varje Förbundsstyrelsemöte. En projektledare med rätt kompetens skall finnas projektet tillhanda och vara arvoderad eller anställd för att sköta projektet. 6...En agilemetodik skall användas för att driva projektet för att få direkt återkoppling på behoven som finns på kansliet, i distrikten och i föreningarna. 7...Databasen skall byggas modulärt, så att det finns möjlighet att plocka på funktionalitet efterhand.

16(73) 5. Diskussion: Kansliet vs. Förbundsstyrelsen Av: Åsa Roos Det har kommit till min kännedom efter samtal med kanslipersonalen att kanslipersonalen inte alls känner att de får gehör för sina önskemål eller sina idéer i Förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsen sitter i den situationen att vi dels är ideella som engagerar sig i styret av ett förbund, dels är arbetsgivare. Som arbetsgivare MÅSTE vi prioritera beslut om kansliarbetet högt, eftersom det handlar om en professionell relation med arbetstagare som står i beroendeställning till de beslut vi tar. Det här innebär att vi inte kan skjuta på beslut som exempelvis rör lönesamtal eller de verktyg som kanslipersonalen är i behov av att arbeta med. Jag anser att det skall vara roligt att gå till jobbet och att man skall trivas med de arbetsuppgifter man har. I dagsläget är kansliet inte en rolig arbetsplats. Kommunikation med kansliet Kanslipersonalen känner sig inte delaktig i arbetet som pågår inom Förbundsstyrelsen, vilket jag personligen tycker är både tråkigt och ett slöseri med resurser. Därför anser jag att Förbundsstyrelsen bör införa en kick-off med hela kansliet där vi träffas, pratar och får ett ansikte på dem vi skall arbeta med under ett helt år. Jag anser också att i de frågor som direkt rör kanslipersonalen skall en eller flera sakkunniga representanter för kansliet få sitta med på möten som behandlar frågorna. Beslut som rör kansliets personal När det kommer till beslut som rör kanslipersonalen direkt, så som lönesamtal och liknande skall vi följa de regler och förutsättningar som finns i de avtal vi har för kanslipersonalen. Det är viktigt att vi sköter den typen av beslut professionellt. Beslut som rör verktyg kansliet måste arbeta med De beslut vi tar som rör verktyg kansliet arbetar med måste vara informerade av att kanslipersonalen känner sig bekväm med att arbeta med dem och att verktygen fungerar enligt kanslipersonalens önskemål. Eftersom det handlar om deras arbetssituation är det oerhört viktigt att vi faktiskt tänker ett steg längre än att vi lagt ner tid och pengar på ett projekt och ser till deras välmående i första hand. I och med att kanslipersonalen jobbar med Sverok - något de flesta av dem även brinner för privat - är det extra viktigt att vi som bestämmer över deras arbete kan ta informerade och vettiga beslut i samarbete med kanslichefen.

17(73) 6. Diskussion: Utbildningsanslag inför nästa år Av: Åsa Roos För att kansliet skall kunna hålla sig a jour med den utveckling som sker på arbetsmarknaden och för att kanslipersonalen skall få dels en morot att stanna kvar och dels utveckla sin kompetens vill jag införa ett högre budgetanslag för utbildningar inför nästa års verksamhet. Utbildningar som både kanslister och Sverok FS skulle ha nytta av är exempelvis utökade kunskaper i projektstyrning, hur man bemöter föreningar som ringer in och så vidare.

18(73) 7. Diskussion: Öppenhet mot Förbundet Av: Åsa Roos Jag har nu varit ledamot i Sveroks Förbundsstyrelse i snart fem månader och under den här perioden har jag märkt av ett par, som jag upplever det, problemområden inom styrelsens arbetssätt gentemot resten av förbundet. Den första delen handlar om förbundsstyrelsens interna kommunikation. Den andra handlar om förbundsstyrelsens externa kommunikation. Intern kommunikation Ett stort problem, som jag ser det, är att all information som behöver gå ut till hela styrelsen inte kommer ut till hela styrelsen. Det här betyder att jag, som ny ledamot inom Sverok FS, inte är medveten om exempelvis arbetsgång och hur vi jobbar när vi jobbar. Enligt mig är det inte okej att vissa delar av informationen som behövs för att arbeta inte finns tillgänglig för hela styrelsen. Om ett beslut tas som påverkar styrelsens arbete på något sätt tas av enbart ett fåtal ledamoter bör det meddelas till hela styrelsen via en aktiv kommunikationskanal, som exempelvis mail. Ett annat problemområde jag har uppmärksammat är tendensen att informationen sprids på en "need to know"- basis, vilket innebär att de som är ansvariga för ett visst område håller på information för just det området. Det här är problematiskt av två skäl - det första är att alla inom styrelsen bör vara medvetna om vad som händer inom styrelsen och vad det arbetas på, det andra är att OM någon skulle falla ifrån, så är det näst intill omöjligt att ta över och läsa in sig på ett område man själv inte arbetat med, eftersom informationen inte funnits tillgänglig. (Ett tredje skäl är att resten av oss kan hjälpa till ifall det skulle vara så att arbetet inte blir gjort, av olika anledningar.) Det tredje problemområdet är det hemlighetsmakeri som råder mellan kansliet och Förbundsstyrelsen. Kanslisterna sitter på en enorm kunskap om hur kansliet fungerar från dag till dag, hur Sverok fungerar och hur Sverok skulle kunna fungera. Att undanhålla dem möjlighet att diskutera med oss och att faktiskt få lov att bisitta vid möten anser jag vara kontraproduktivt. Dels känner sig kanslisterna utestängda från arbetet och förlorar möjligheten att kontrollera sin egen arbetssituation, dels uppstår en "vi och dom" situation, där Förbundsstyrelsen inte längre är en medarbetare utan en dirigent. Likaså anser jag att det istället för att ses som undantag skall ses som en regel att de personer som kommer med besluts- och diskussionsunderlag skall bli inbjudna till de möten där deras underlag diskuteras, för att undvika situationer där beslut bordläggs på grund av att expertkunskap inom ett visst område saknas. Extern kommunikation I dagsläget kommunicerar Förbundsstyrelsen väldigt sällan med medlemmarna i idé- och visionsstadiet av de projekt som senare startas upp inom Förbundet. För att få en så bred förankring i medlemsleden som möjligt skulle jag gärna se att alla diskussioner vi har sker i ett öppet forum. Nu har vi till och med ett "hemligt" forum som ligger fristående från det "vanliga" forumet. Varför? Är vårt arbete så hemligt och känsligt att vi inte ens kan diskutera det med våra medlemmar, så att de kan bidra med sin kompetens och sina åsikter till sitt eget Förbund? Nu menar jag inte att känslig information som exempelvis arvoden och persondiskussioner skall delges, men jag anser att vi behöver bli mer transparenta med vad som händer i styrelsen. Jag ifrågasätter även starkt att ha en separat sida för "insatta", dvs "Insidan" och en hemsida för Förbundet, där inget arbete sker, men som är det officiella ansiktet utåt, samt ett forum där diskussion sker, men där Förbundsstyrelsen inte deltar i diskussionerna. Varför kan vi inte samla all information på en hemsida och ha ett forum där även besökare kan delta i diskussionerna?

19(73) 8. Beslut: Ekonomihanteringsstöd till föreningar Mötet beslutade att 1...uppdra åt ekonomiansvarig att formulera ett beslutsunderlag till nästa förbundsstyrelsemöte med diskussionsunderlaget som utgångspunkt. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Ekonomihanteringsstöd till föreningar

20(73) Diskussionsunderlag: Ekonomihanteringsstöd till föreningar Av Karolina Staël Bakgrund I dagsläget sköter Sverok, genom vår ekonom på förbundskansliet, bokföring åt tre distrikt; Väst, Övre Norrland och Stockholm. Behovet av stödet varierar mellan de olika distrikten och beror inte endast på olika kunskapsnivåer utan även på storleken på ekonomin. Den senaste tiden har Jenny, Sveroks ekonom, genom samtal med flera större föreningar märkt av att de har samma eller kanske till och med större behov av stöd än distrikten. En del av de största föreningarna har större omsättning och mer verksamhet än vad en del distrikt har. Att erbjuda de största föreningarna samma stöd som vi erbjuder distrikten skulle därför kunna vara lämpligt. Ekonomihanteringsstödet skulle inte endast kunna innebära erbjudande om att sköta bokföringen utan också erbjudande om utbildning och stöd i det ekonomiska arbetet. Ytterligare en fördel med att ha bättre kontakt med de största föreningarna är att man skulle kunna hjälpa dem med att söka andra externa bidrag, exempelvis kommunbidrag. Syfte Syftet med att erbjuda föreningarna ekonomihanteringsstöd skulle kunna vara att ytterligare öka den service som vi idag erbjuder våra föreningar. Dessutom skulle vi på detta sätt bidra till att våra föreningar i större utsträckning skulle kunna se kopplingen mellan verksamhet och ekonomi på ett enkelt och informativt sätt. Servicen skulle även kunna bli ett led i vår granskning av de stora föreningarnas ekonomi. Metod Inledningsvis behöver vi samla in information och uppgifter om hur olika föreningars ekonomi ser ut. Utöver hur de sköter bokföring och hur stor omsättning de har skulle vi även titta på hur rutinerna för ekonomiarbetet ser ut samt fråga dem om de anser att de har behov av stöd på något sätt. När vi har pratat med ett antal föreningar görs en behovsanalys som sedan kan ligga till grund för att ta fram ett utbildningsmaterial. Utbildningen skulle kunna innehålla information om syftet med bokföring, varför det är viktigt att ha någon slags bokföring och att spara sina kvitton, men även mer praktiska exempel från händelser i föreningarna, hur gör man när man köper in datorer eller tar in medlemsavgift från sina medlemmar? Vidare skulle utbildningen kunna behandla hur budget och uppföljning kan användas vid beslutsfattande. Genom att titta på vad det finns för gratis bokföringsprogram att tillgå kan det i sin tur leda till att ta fram en mer anpassad kontomall. Tanken är att vår ekonom från förbundskansliet ska utföra arbetet med ekonomistöd. Det finns i nuläget ett behov av att låta henne arbeta mer med ekonomhantering, till skillnad från de allmänna kansligöromål som hon till viss del arbetar med. Denna uppfattning delas av kanslichefen. Framtid Om det visar sig att behovet av ekonomihanteringsstödet är stort hos många föreningar kommer det att behöva sållas bland föreningar som blir erbjudna redovisning, medan man kan erbjuda utbildning till alla som vill ha det. Om vi ser det i ett längre perspektiv skulle vi kunna fundera på att ta någon slags avgift för tjänsten. Det behöver även utredas vad det i så fall skulle få för konsekvenser om det sker en förändring av momsreglerna för ideella föreningar. Diskussionspunkter Är dessa tjänster något som är aktuellt för Sverok att lägga resurser på? Vilka föreningar ska inledningsvis erbjudas ekonomistöd? Vad gör vi om fler föreningar vill ta del av stödet än vad vi har resurser för? Är stödet något bara för Sveroks stora föreningar och vad är en stor förening i detta sammanhang?

21(73) 9. Diskussion: Ekonomisk redovisning på Riksmöte 2008:2 Av Karolina Staël I våra stadgar står att följande ska behandlas av ordinarie Riksmöte: Verksamhetsberättelse för föregående verksamhetsår Ekonomisk berättelse med resultat- och balansräkning för föregående verksamhetsår Revisionsberättelse för föregående verksamhetsår Fråga om ansvarsfrihet för föregående års förbundsstyrelse Preliminär verksamhetsberättelse för nuvarande verksamhetsår Ekonomisk rapport för nuvarande verksamhetsår Revisorernas rapport för nuvarande verksamhetsår De punkter jag vill belysa i denna diskussion är: Ekonomisk rapport för nuvarande verksamhetsår Revisorernas rapport för nuvarande verksamhetsår Om vi ska ha en ekonomisk rapport behöver vi ha en period som denna löper över. Ekonomiska rapporter brukar i regel antingen redovisas halvårsvis eller kvartalsvis. Vi behöver även definiera vad en ekonomisk rapport innebär. Hur detaljerad ska den vara? Något jag skulle vilja undvika är att den ekonomiska redovisningen måste göras lika detaljerad både när det gäller det nuvarande verksamhetsåret som det föregående. Den ekonomiska rapporten för nuvarande verksamhetsår kommer aldrig att kunna vara slutlig och kommer att kunna ändra på sig. Om båda redovisningarna ska vara lika detaljerade kommer det att innebära dubbelt så mycket ekonomiskt arbete inför varje Riksmöte eftersom till exempel alla budgetposter kommer att behöva kommenteras. Men kanske behöver vi ha det så?

22(73) 10. Rapport: Ekonomiteamet Balansrapport 2008-08-31

23(73) Beskrivning Balansrapporten ger en ögonblicksbild av hur förbundets tillgångar och skulder ser ut vid ett specifikt datum. Denna balansrapport visar hur det såg ut 2008-09-02. Balansrapporten består av tre kolumner; ingående balans, period samt utgående balans. Ingående balans visar hur det såg ut i början av året, medan period visar vad som har hänt från årsskiftet fram tills 2008-09-02. Utgående balans visar hur det ser ut på olika konton 2008-09-02 Det är inte alltid så lätt att veta vad en del poster/konton består av, därför ges en kort beskrivning nedan. 1200 Här samlas alla inköp av inventarier vid årets slut. Kontot är en sammanställnig över värdet på alla inventarier. 1201 Här samlas alla inköp av inventarier som vi gör under året. I slutet av året görs överföringen till 1200 1209 Sammanlagda avskrivningar som gjorts fram t.o.m. 2007-12-31 (Årets avskrivningar görs vid bokslutet) 1380 Här ser vi fordringar som inte är nya för i år. Jag jobbar på att få in dessa. 1381 Här ser vi fordringar som är nedskrivna, vilket betyder att det har gått för lång tid innan vi får tillbaka dessa pengar. KPMG (vår redovisningskonsult) ansåg att vi skulle bokföra på detta sätt även om vi långsiktigt arbetar med att få in dessa fordringar. 1381 är ett konto som hör ihop med nästa konto 1382 som är alla långsiktiga fordringar. 1382 Dessa fordringar består till stor del av lånen till distrikten. Om vi lyckas med att få in dessa fordringar kommer det ha en positiv inverkan på resultatet. 1383 Består av en deposition till Telia från 1998 eller tidigare som kommer utredas under september. 1510 Kundfordringarna har som synes minskat till en följd av arbetet med att samla in dessa. 1540 Vad vi har kvar att få inbetalt från statsbidraget. Detta kommer ske under året. 1610 Fordringar som vi har på anställda och förtroendevalda. Kommer förmodligen att åtgärdas till nästa möte 1620 Sådant som vi har betalat exempelvis för distriktens räkning, men som ska vidarefaktureras. 1630 Räntefordran på Skatteverket från tidigare år. 1650 Fordringar på Arbetsförmedlingen, uppstår vid lönebidrag 1682 Fordringar som kommer utredas under hösten. Krävs lite arbete för att reda ut vad det är. 1710 Hyror som var förutbetalda som nu har bokförts som en kostnad 1790 Interimsfordringar som ska bokföras om till kostnader 2008, kommer göras till nästa möte 1880-1889 Detta är vårt sparande i fonder och aktieindexobligationer. Aktieindexobligationerna (SPAXar) byts ut med jämna mellanrum och har en löptid på 2-3 år. Investeringarna sker vanligtvis med 300 000 kr -700 000 kr per obligation. 1910 Kontantkassan 1920 Plusgirot. Härifrån sker inga utbetalningar, men det är fortfarande en del inbetalningar som sker till detta konto. 1930 Bankkontot 2091 Summa av föregående års samlade vinster/förluster, här kommer även 2099 att hamna när omföring sker 2099 Resultat från föregående år. 2440 Skulder till leverantörer och andra. Era begäran om ersättning är typiska leverantörsskulder som förbundet har. Dessa är leverantörsskulder ända tills de har betalats ut, då de istället blir kostnader för olika saker. 2710 Skuld till Skatteverket (Personalskatt)som uppkommer varje månad i samband med lönekörning. Denna skuld åtgärdas varje månad innan den 12:e 2790 Avdrag för förmånsbeskattning av lånedatorer till personalen 2900 Interimsskulder som ska omföras 2920 Varefter personalen tjänar in semester och vanlig lön ändras denna post. Redigeras vid årsskiftet. 2941 Varefter personalen tjänar in semester och vanlig lön ändras denna post. Redigeras vid årsskiftet. 2943 Varefter personalen tjänar in semester och vanlig lön ändras denna post. Redigeras vid årsskiftet. 2980 Statsbidrag 2008 som vi fick 2007 2985 Utgående balans är 2007-bidrag som är kvar att betalas ut

24(73) Resultatrapport 2008-09-02

25(73)

26(73) Beskrivning I den här Resultatrapporten kan ni se vilka kostnader och intäkter som vi hittills har haft under året. Man kan dessvärre inte se vilken resultatenhet som har belastats.

27(73) Resultat per resultatenhet Resultatrapport 2008-09-05 Resultatenhet Budget 2008 Resultat 080905 1 Intäkter 11 Ungdomsstyrelsen 6 050 000 5 425 320 12 Svenska Spel 9 750 000 10 308 106 13 Räntor & Utdelningar 300 000 151 453 14 Övriga Intäkter 0 2 278 Summa 16 100 000 15 887 157 2 Styrelsen 21 Arvoderingar FS 700 000-389 553 22 Styrelsearbete 500 000-169 446 23 Styrelsemöten Delas med RE 22-26 424 Summa 1 200 000-585 423 3 Förvaltning 31 Personal 2 530 000-1 315 231 311 Personal Visstid Delas med RE 31-139 906 32 Administration 485 000-99 257 321 Förbundsdatabas 110 000-147 299 33 Kansli 500 000-737 513 34 Ekonomi & Juridik 300 000-27 684 35 Midasprojektet 0-106 967 36 IT-Drift 170 000-59 821 Summa 4 095 000-2 633 677 4 Medlemmarna 41 Föreningsbidrag 8 000 000-143 360 42 Arrangemangsbidrag 300 000-32 935 43 Särskilt bidrag 400 000-79 600 44 Lokalbidrag 400 000-23 250 45 Föreningsutveckling 350 000-1 615 451 Internetbaserad Org. Delas med RE 45-46 144 452 Föreningshandbok Delas med RE 45 0 453 Föreningar.se Delas med RE 45 0 46 Introduktionsmöten 100 000-24 261 47 Förbundstidning 640 000-408 939 48 Föreningsförsäkringar 235 000-24 030 49 Folkbildning 50 000-309 Summa 10 475 000-784 443 5 Organisationen 51 Org.utveckling allm 50 000-1 069 52 Internationellt arbete 90 000-5 409 521 Internat. Arbetsgrupp Delas med RE 52-5 739 522 Lajv Aid Delas med RE 52 0