Tekniska Föreningen 2.9.2010 i Finland r.f. sammankallas till valmöte tisdagen den 2 december 2014 kl. 17.30 i Tekniskas Salar, Eriksgatan Nr 2, Helsingfors. 5 Ärenden: 1. Val av ordförande och sekreterare för mötet 2. Fastställande av föredragningslistan för mötet och val av två protokolljusterare 3. Konstaterande av mötets laglighet 4. Meddelanden från styrelsen, bl.a. utdelning av stipendier 5. Val av ordförande eller vice ordförande och styrelseledamöter i stället för dem som är i tur att avgå Sid. 2 6. Val av revisor och verksamhetsgranskare samt två suppleanter till verksamhetsgranskaren för år 2015 Sid. 3 7. Val av ordförande och fyra medlemmar i valkommittén för år 2015 Sid. 3 8. Fastställande av utbetalning av arvode åt TFiF:s styrelseordförande 2015 9. Fastställande av verksamhetsplan, medlemsavgifter och budget för 2015 Styrelsens förslag finns på sid. 4-8 10. Övriga ärenden Styrelsen Efter mötet leder Reidar Wasenius Hjärnträning för att orka bättre på jobbet Därefter mingel tillsammans med DIFF i Tekniskas Salar.
Val av I och II vice ordförande och styrelseledamöter i stället för dem som är i tur att avgå Avgående medlemmar: - I viceordförande, DI Lotta von Schantz - II viceordförande, DI Henrik Diesen - TkD Gustav Gripenberg - DI Magnus Hindström - TkD Carl-Erik Wilén Till styrelseledarmöter föreslås val av: - DI Henrik Diesen, f. 1946, pensionerad (2015) - DI Maria Lohman, f. 1965, Awecore Oy (2015-2017) - TkD Gustav Gripenberg, f. 1952, Aalto-universitetet (2015-2017) - DI Magnus Hindsberg, f. 1983, Midport Scandinavia Oy (2015-2017) - DI Anders Stenbäck, f 1974, Sanoma News Oy (2015-2016) - Teknolog, Elisabeth Nyberg, f. 1992. Studerar Bioinformationsteknologi vid Aalto-universitetet (2015) - Teknolog, Pinja Lillrank, f. 1993 Studerar kemiteknik vid Åbo Akademi (2015) Förslag till styrelsesammansättning: - till I viceordförande för perioden 2015 föreslås val av DI Henrik Diesen, f. 1946 - II viceordförande för perioden 2015-2017 val av DI Maria Lohman, f. 1965 Styrelsens övriga medlemmar DI Pär Mickos, ordförande 2014-2016 DI Marcus Bäck 2013-2015 DI Emil Karlsson 2013-2015 DI Annica Lindfors 2014-2016 2
Val av revisor, verksamhetsgranskare och suppleanter för år 2015 Till revisor för föreningen föreslås: Ekonom Rabbe Nevalainen och revisionsbyrån AltumAudit Oy Ab samt till verksamhetsgranskare: DI Ralf Wahlsten, partner, Open Ocean Capital Oy Till suppleanter för verksamhetsgranskaren föreslås: DI Karl-Johan Ström, DI, pensionerad DI Thomas Branders, Services Account Manager, Oracle Finland Oy Valkommitténs förslag till medlemmar i valkommittén för år 2015 DI Martti Jalava, ordf. DI Uffe Cederqvist DI Marina Sundelin-Järvi DI Benjamin Nilsson 3
Styrelsens förslag till verksamhetsplan för TFiF 2015 1. Inledning TFiF:s mål är att erbjuda sina medlemmar mångsidigt program samt god medlemsservice så att de kan vara stolta över och nöjda med sin förening och känner väl till de möjligheter medlemskapet medför. Verksamhetens grundsten är aktiva medlemmar som trots arbetslivets ökande krav genom sina frivilliga insatser möjliggör en omfattande verksamhet. Under det kommande verksamhetsåret fortgår verksamheten i stort med bekanta och bevingade programinslag men styrelsen lyfter därtill fram fem strategiska fokusområden: medlemsrekrytering kompetensutveckling profilering arbetsformer medlemsaktivering Inom dessa väljs nyckelaktiviteter med distinkta mätpunkter. Sålunda eftersträvas en samordning av resurserna och ett smidigt samspel mellan kanslipersonalen och de frivilliga aktörerna i olika utskott, avdelningar och intressegrupper. 2. Medlemsrekrytering Det grundläggande målet för medlemsrekrytering är att öka föreningens medlemsantal men betyder implicit att vi även bör identifiera olika medlemslogiker (behovs- och intresseprofiler) och olika rekryteringskällor (medlemsunderlag) som uppstår då samhället förändras. Medlemsrekryteringens tyngdpunkt ligger inom det nyligen startade utskottet De Yngres Råd med arbetsfält bland studerande och nyligen utdimitterade. Ett infotillfälle för phuxar/gulnäbbar ordnas med besök till TFiF-huset och efterföljande sits. Samarbetet via Teknolog- kontaktpersonerna med de studerande utvecklas fortgående. TFiF:s synlighet under hela studietiden kommer att ökas. Gratis marknadsföring via Summatjänsten kommer att utnyttjas. De lyckade träffarna för studerande i slutskedet av studierna genomförs även 2015. Betydelsen av medlemsavgiftens storlek vid övergången från juniormedlem till ordinarie medlem bör utredas och avvägas tillsammans med andra former av medlemskampanjer så att instegströskeln hålls rimlig. Under året skall föreningen utreda möjligheten att attrahera fler utländska gästmedlemmar och sålunda bredda basen för internationellt präglade verksamhetsinslag och befrämja personliga nätverk utanför Finlands gränser. En växande skara medlemmar verkar i entreprenörsliknande roller. Behovet av stöd, nätverk och medlemsservice för denna grupp skall utredas och bemötas så att TFiF kan vara ett naturligt val även för dessa. 3. Kompetensutveckling Kompetensutveckling är en av de väsentliga delarna i att tackla den ökade osäkerheten inför framtida utmaningar medlemmarna står inför. Tekniskt kunnande föråldras allt snabbare och de globala trenderna ställer krav på helt nya färdigheter även för högskoleutbildade personer. Styrelsen tar en aktiv roll för att utreda medlemmarnas behov och önskemål gällande kompetensutveckling inom föreningen och strävar till att få in dessa önskemål i programverksamheten under året. Föreningens stora kunskapsresurser och ett omfattande kontaktnät inom närings-
livet utgör en primär källa för relevanta och aktuella programpunkter med kompetenshöjande karaktär. TFIF:s kompetensutskott samt avdelningar och intressegrupper är centrala vid planering av kompetenshöjande verksamhet som sedan genomförs med bistånd av kansliet. Möjliga nya ämnesområden kunde vara: Vett & etikett i Sociala Medier Hur hantera virtuella team och möten? Innovationer, IPR och nyskapande Offentlig upphandling Nya energikällor/bioenergi/lng/ Cleantech/energiåtervinning/CO2- avtryck Ledarskap/personligt ledarskap/ självutveckling Mentorprogrammet TFiX fortsätter. 4. Profilering TFiF vill med ökad profilering värna om sin medlemskårs ställning i samhället men även därmed öka föreningens attraktionskraft bland olika kategorier av potentiella medlemmar. TFiF vill arbeta för en kontinuerligt hög klass på den tekniska utbildningen på svenska i Finland. Föreningen anslår varje år betydande penningsummor att delas ut i form av stipendier, bl.a. för att teknologerna skall kunna utvidga sina kontaktnät och bredda sin utbildning exempelvis genom studier eller praktik utomlands. Även stipendier för examensarbete skrivna på god svenska delas ut. Föreningen är en av huvudarrangörerna av tävlingen TekNatur som är en finlandssvensk tävling i teknik och naturvetenskap för årskurserna 7-9 och gymnasier. TekNaturs syfte är att väcka elevernas intresse för studier i naturvetenskap. De praktiska arrangemangen hanteras av Högskolan Arcada och den ekonomiska delen sköts av TFiF. Projektet leds av en styrgrupp som består av representanter för TFiF, DIFF och Svenska tekniska vetenskapsakademien i Finland, STV. 135-års jubileumsåret I och med att föreningen fyller 135 år år 2015 kommer detta att uppmärksammas i form av olika aktiviteter som dels strävar till att stärka profilen men även samvaron och gemenskapen. Vision Styrelsen önskar under jubileumsåret ordna program och aktiviteter som höjer TFiF:s profil både utåt och inåt. Skapa vibbar och snackisar som i positiv bemärkelse lyfter fram betydelsen av föreningens medlemmar för samhället i allmänhet samt för industri och näringsliv i synnerhet. Målsättningar 1. Ordna program som aktiverar våra medlemmar mer än under åren 2013-2014 och som involverar föreningens avdelningar och utskott. 2. Ordna aktiviteter som överskider nyhetströskeln i exempelvis Forum, KSF-Media, Sanoma och Talentum 3. Särskilt nå ut till och lyfta fram föreningens relevans för unga (nyss färdigblivna) DI:n och arkitekter samt för dem som väljer eller är inriktade mot en entreprenörs bana (Vid behov initiera nya verksamhetsformer) 4. Definiera och kommunicera ett budskap som sammanbinder TFiF och de nationella utmaningarna. 5
Resurser En arbetsgrupp bestående av både styrelsemedlemmar och andra personer planerar, initierar, koordinerar och genomför självständigt s.k. jubileumsprogram för att nå ovan nämnda målsättningar. 5. Arbetsformer Målsättningen är att aktivt se över de interna arbetsformerna för att optimera resursanvändningen och förbättra den interna funktionaliteten. Genom att webbsystemet har utvecklats fortgående har vissa arbetsmoment på kansliet förenklats och möjliggjort mer resurser bl.a. för bättre medlemsservice. Ett fortsatt gott samarbete med andra organisationer är av stor vikt för TFiF. Främst av allt gäller detta det svenskspråkiga Driftingenjörsförbundet i Finland, DIFF, det tvåspråkiga Teknikens akademikerförbund TEK samt de svenskspråkiga teknologföreningarna men även Svenska Vetenskapsakademin, Ekonomiföreningen Niord och andra svenskspråkiga organisationer med snarlika syften. Samarbetsformerna utvecklas kontinuerligt med målet att hitta nya former för resurseffektiva program och satsningar. Styrelsen ser över sin arbetsordning för att uppdatera och tydliggöra ansvarsfördelningen. Den strategiska målsättningsprocess som inleddes 2014 utvärderas och följs upp under 2015 för att ytterligare förtydliga bilden av TFiF:s målsättningar och strategiska tyngdpunktsområden. De steg mot en tajtare samverkan mellan kanslipersonal och styrelse som inletts under 2014 fortgår och följs upp. Programverksamheten baserar sig på initiativ och aktivitet från de enskilda medlemmarna som antingen är verksamma inom föreningens olika aktivitetsgrupper eller initiativ på spontan basis. Programverksamheten koordineras med tanke på resursallokering och gemensamma målsättningar arbetas fram på programkoordineringsmöten för avdelningarnas representanter. 6. Medlemsaktivering Målet med medlemsaktivering är att bredda basen av medlemmar som deltar i programpunkterna och sträva efter att nuvarande medlemmar i större grad kan dra nytta av medlemsförmåner och programutbud. Vidare avses att öka möjligheten för intresserade medlemmar att aktivera sig i de olika TFiF-organen. Det förverkligas med: riktad kommunikation om evenemang evenemangsutvärderingar styrelsens kvantitativa och kvalitativa uppföljning av aktiviter och deltagande ökad transparens om olika roller inom TFiF, t.ex. styrelseposter som blir lediga. medlemsenkäter enligt behov Ett relevant och kvalitativt högstående programutbud utgör en grundsten för aktiva medlemmar. Utöver att stöda planerandet och genomförandet av programpunkter enligt dessa krav skall styrelsen alltså även följa upp och mäta relevansen för olika medlemsgrupper samt tillsammans med arrangörerna utvärdera resultaten. Den regionalt fördelade medlemskåren ställer krav på verksamhet även utanför huvudstadsregionen och då är programmet i de regionala avdelningarna i Åbo och Tammerfors viktigt och skall liksom verksamhet i Österbotten stimuleras och följas upp. Gula Bladet planeras utkomma som inlaga i Forum fyra gånger under 2015 i nytt format, nämligen samma som tidningens. Utöver dessa får alla medlemmar med 6
en aktiv e-postadress det elektroniska medlemsbrevet samt ett antal puffar om bl.a. evenemang. Medlemsbrevet möjliggör ett snabbare nyhetsflöde och information om evenemang kan ges mera flexibelt och mera designerat Utvecklingsarbetet av det webbaserade kommunikations- och styrsystemet fortsätter. Målet är att göra systemet användarvänligare och bl.a. underlätta programplaneringen, informationsflödet samt kansliets arbete. Ett elektroniskt medlemsbrev riktat speciellt till teknologer skickas ut några gånger per år. 7. Övrig programverksamhet Program TFiF genomför i vanlig ordning barnfest, 1:a majlunch, jullunch etc. samt olika möten, exkursioner och resor som arrangeras av respektive utskott, intressegrupp eller avdelning inom TFiF. Arbetsmarknadsfrågor Diplomingenjörernas och arkitekternas arbetsmarknadsverksamhet sker via medlemskap i TEK via TFiF. TFiF/TEK medlemmarnas intressen bevakas i TEK av en styrelserepresentant, av utskottsmedlemmar samt av en fullmäktigegrupp vars storlek fastställs på basen av antalet TFiF-medlemmar i TEK (nu 4 av 70). Medlemsförmåner TFiF prenumererar fortsättningsvis på Forum för ekonomi och teknik för samtliga medlemmar. Avtalet gällande medlemsförmåner med Talentum Media Oy gäller för tiden 1.1.2014 31.12.2015. Enligt förnyat samarbetsavtal mellan TFiF/DIFF och Folksam får medlem rabatt på försäkringar. Kansli, administration, personal Kanslisamarbetet med DIFF fortsätter. TFiF:s personal består av tre heltidsanställda personer på kansliet: verksamhetsledare Britta Sunde, projektkoordinator Annika Nylander samt organisationsassistent Ira Vaskola. Salomon Schubak fortsätter som anställd värd på Klubb Orfeus. TFIF-huset TFIF-huset förvaltas av Tekniska Föreningens i Finland Stiftelse. Den största hyresgästen i huset. Omena Hotels Oy, genomgår företagssanering men TFiF:s mål är att kunna fortsätta hyreskontraktet då förutsättningarna för hotellverksamhet i huset visat sig vara goda. Ny hyresgäst är restaurang Sinne som ersätter restaurang Merelle. Samarbetet med övriga hyresgäster fortgår som förut. 8. Ekonomi, medlemsavgifter Vid fastställandet av medlemsavgifterna är strävan att avgiften för TFiF/ TEK medlemmar hålls ungefär på motsvarande nivå som direkta medlemmar i TEK betalar. Styrelsen föreslår för föreningsmötet att medlemsavgiften 2015 för ordinarie medlemmar i TFiF är 130 per år dvs. bibehålls oförändrad. Budgeten balanseras med understöd från Tekniska Föreningens i Finland Stiftelse i samma nivå som året innan. Helsingfors den 2 december 2014 TFIF:s styrelse 7
TFiF budget 2015 Resultat 2013 Budget 2014 Budget 2015 Medlemsavgiftskostnader Medlemsförmånstidskrifter 197 000 220 000 211 000 Övriga medlemsavgiftskostnader 10 000 12 000 15 000 207 000 232 000 226 000 Verksamhet Gula Bladet 12 000 10 000 16 000 Medlemsbrev 0 4 000 Orfeus 7 000 10 000 10 000 Webbsystemet, vidareutveckling 21 000 27 000 27 000 Webbdrift 8 000 14 000 12 000 Styrelse 14 000 12 000 12 000 Avdelningar och utskott 8 000 12 000 10 000 70 000 85 000 91 000 Evenemang Helsingfors 11 000 18 000 20 000 Åbo, Tammerfors, Vasa 0 2 000 3 000 11 000 20 000 23 000 Samarbete och rekrytering Nationellt 15 000 24 000 20 000 Internationellt 3 000 6 000 5 000 Teknolog- och alumnisamarbete 11 000 10 000 10 000 Rekrytering och PR 16 000 12 000 12 000 45 000 52 000 47 000 8
Projekt TekNatur 4 000 5 000 4 000 Övriga projekt 3 000 2 000 5 000 4 000 7 000 9 000 Administration Lönekostnader 129 000 149 000 150 000 Övriga personalkostnader 14 000 12 000 12 000 Kanslikostnader 31 000 30 000 30 000 Övriga administrativa kostnader 29 000 30 000 30 000 203 000 221 000 222 000 Kostnader totalt 540 000 617 000 618 000 Medelanskaffning Erhållna medlemsavgifter 338 000 350 000 350 000 Stiftelseunderstöd 175 000 240 000 240 000 Stiftelsens fondavkastning 17 000 17 000 17 000 Agenturprovisioner 6 000 6 000 5 000 Dividend- och ränteintäkter 5 000 4 000 6 000 Intäkter totalt 541 000 617 000 618 000 Resultat 1 000 0 0 9
Förslag till medlemsavgifter 2015 2014 Ordinarie TFiF-medlemsavgift i Norden 130 euro 130 euro Nedsatt avgift - Nyutexaminerad, pensionär samt 97 97 ordinarie medlem med tillfälligt nedsatt avgift (baserat på ansökan) - Seniormedlemmar 81 65 - Äkta maka/make eller sambo till 65 65 ordinarie medlem Medlem utanför Norden * ) 24 24 Yngre medlem - - Företagsmedlem 1 300 1 300 TEK-avgift (inkluderar IAET) 254 227 TEK avgift 149 149 (för företagare och utlandsmedlemmar som inte kan tillhöra IAET-kassan) *) I medlemsavgiften för medlemmar utanför Norden ingår Gula Bladet i elektroniskt format. Om man utöver detta vill ha Gula Bladet samt de övriga medlemsförmånstidningarna i tryckt format tillkommer en tidningsavgift som inkluderar postningsavgiften per luftpost. Medlemsförmånstidningarna i digitalt format kan beställas till medlemspris. Också medlemskap i TEK och a-kassa betraktas som valbara tilläggstjänster och innebär separat registrering och tilläggsavgift enligt prislista. 10
Anteckningar 11
Tekniska Föreningen i Finland valmöte tisdagen den 2 december 2014 kl. 17.30 i Tekniskas Salar, Eriksgatan 2, Helsingfors. 12