IT- och informationsavdelningen Ärendenummer: 2016/109 Fastställd: KS 2014-11-05 Reviderad: KS 2016-04-06 RIKTLINJE Sponsring
Sponsring 2/5 Generella kriterier... 3 Ansökan... 3 Kriterier vid bedömning... 3 Övrigt stöd från kommunen... 3 Sponsormedel... 4 Motprestation... 4 Uppföljning... 4 Avtal... 4 Återbetalning... 5 Ansvar... 5 Undantag... 5 Kommunala bolag... 5 Dokumentansvarig: Kommunikatör Gilltighetstid: Tillsvidare Foto: Siewert Andersson
Sponsring 3/5 Generella kriterier Ideella föreningar och andra aktörer som arrangerar evenemang eller motsvarande kan, om vissa kriterier uppfylls, söka sponsring från kommunen utöver föreningsbidragen. För att kunna söka sponsring ska evenemanget uppfylla minst ett av nedanstående kriterier. A) Arrangeras i Tidaholms kommun B) Komma medborgare i Tidaholms kommun till särskild nytta C) Locka besökare till Tidaholms kommun Syftet med kommunens sponsring är att stärka kommunens varumärke genom att visa engagemang i positiva sammanhang. Sponsrade evenemang eller motsvarande ska kunna knyta an till Tidaholms kommuns vision. Kommunen kan sponsra: Idrottsförreningar Kulturföreningar Organisationer Evenemang Arrangemang Kommunen sponsrar inte individer eller evenemang med politiska eller religiösa budskap. Sponsring kan inte heller lämnas till välgörenhet. Ansökan Ansökan om sponsring från kommunen för evenemang på sommar och höst ska vara kommunen tillhanda senast den 31 mars och för evenemang på vinter och vår senast den 31 oktober. Kriterier vid bedömning Sponsrade evenemang ska vara publika och vända sig till allmänheten. Värdet av sponsringen ska stå i proportion till den marknadsföring kommunen får. Bedömning av sponsorinsatser görs utifrån: Hur stor målgrupp som förväntas nås av marknadsföringen Förväntad eller faktisk publiktillströmning Uppmärksamhetsvärde Förväntat massmedialt intresse Massmedial bevakning Övrigt stöd från kommunen Övrigt stöd från kommunen, exempelvis beviljade bidrag från andra nämnder eller råd samt om kommunanställda på arbetstid arbetar med evenemanget, ska räknas om i pengar och tas med i bedömningen av evenemanget. Övrigt stöd kan påverka huruvida sökt belopp beviljas.
Sponsring 4/5 För föreningar och organisationer finns i vissa fall redan subventioner på vissa kostnader, exempelvis lokalhyror och hyra av kommuntältet. Det går inte att söka sponsring för att täcka kostnader som redan är subventionerade. Sponsormedel Sponsring sker i form av pengar. I ansökan anges hur mycket som söks och vad pengarna ska gå till. Sponsormedel från kommunen får endast gå till faktiska kostnader. Sponsring kan beviljas i fyra olika nivåer. 2 500 kr 5 000 kr 7 500 kr 10 000 kr Evenemang som framförallt förväntas locka besökare från den egna kommunen och vara av begränsat medialt intresse. Evenemang som förväntas locka besökare och få uppmärksamhet inom kommunen samt vissa besökare eller visst medialt intresse även utifrån kommunen. Evenemang som förväntas locka besökare eller skapa medialt intresse både inom och utanför kommunen samt i viss mån skapa mervärde för kommunen i form av ökad handel, turism eller motsvarande. Evenemang som förväntas locka många besökare eller skapa stort massmedialt intresse både inom och utanför kommunen samt bedöms skapa ett mervärde för kommunen i form av ökad handel, turism eller motsvarande. Sponsring kan som mest uppgå till 10 000 kronor. Ansökningar om större belopp är inte att betrakta som sponsringsbidrag och ställs direkt till kommunstyrelsen eller berörd nämnd. Motprestation När kommunen är med och sponsrar ett evenemang eller motsvarande ska Tidaholms kommun exponeras på reklamutrymmen (ex. annonser, affischer, kläder, skyltar) eller på annat sätt omnämnas. Uppföljning Mottagaren av sponsring ska redovisa till kommunen vad pengarna har använts till. Avtal För att tydliggöra båda parters åtagande ska ett skriftligt avtal upprättas. Avtalet ska beskriva kommunens åtagande samt arrangörens motprestation och uppföljningsansvar. Avtal ska omfatta ett evenemang åt gången eller ha en avtalstid på maximalt ett år. Sponsringsavtalet ska diarieföras.
Sponsring 5/5 Återbetalning Om ett evenemang ställs in ska eventuell utbetald sponsring återbetalas. Samma gäller även för föreningar och organisationer som upphör med sin verksamhet under pågående avtalsperiod. Ansvar Ansökan om sponsring ställs till kommunikatör. Beslut om sponsring fattas på respektive förvaltning enligt delegationsordningen. Undantag Till mindre evenemang kan profilprodukter till ett värde av maximalt 1000 kr beviljas utan att arrangören behöver ansöka om sponsring. Kommunala bolag Kommunala bolag är självständiga juridiska personer. Styrelserna i dessa har fullt ansvar för verksamheten och fattar även beslut i frågor som rör sponsring. Bolagen bör dock i tillämpliga delar beakta detta dokument.