1 Arkivbeskrivning för Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) För närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter kontakta arkivet@kth.se eller registrator@kth.se Tillkomst Kungliga Tekniska Högskolans föregångare, Teknologiska institutet, bildades 1827. År 1869 slogs institutet samman med Falu Bergsskola vilken därvid flyttade till Stockholm. Genom beslut av Kungl. Maj:t ändrades 1877 namnet till Kungliga Tekniska Högskolan (i det följande förkortat KTH). 1927 inrättades möjligheten att avlägga teknisk doktorsgrad och KTH fick därmed status som universitet men har behållit sitt namn. För KTH:s historia fram till 1911 är Pontus Henriques rikt detaljerade verk Skildringar ur Kungl Tekniska Högskolans historia (två volymer 1917/1927) en utmärkt källa som även innehåller ett stort antal referenser till arkivmaterial. Vägledning kan också hämtas ur Torsten Althins bok KTH 1912-62. Kungl. Tekniska Högskolan i Stockholm under 50 år (1970). Verksamhet KTH:s övergripande uppdrag anges i Högskolelagen (1992:1434) och Högskoleförordningen (1993:100) och kan i korthet sammanfattas: att bedriva utbildning på grundnivå och avanceradnivå att bedriva utbildning på forskarnivå att bedriva forsknings- och utvecklingsarbete att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta KTH svarar för en tredjedel av Sveriges kapacitet av teknisk forskning och ingenjörsutbildning på högskolenivå. Utbildningen och forskningen täcker ett brett område från naturvetenskap till alla grenar inom tekniken samt arkitektur, industriell ekonomi och samhällsplanering. Vid KTH studerar man till arkitekt, civilingenjör, högskoleingenjör, kandidat, magister, licentiat eller doktor. Här ges också teknisk basutbildning och vidareutbildning. Totalt finns vid KTH närmare 14000 studenter på grund- och avancerad nivå och över 1700 aktiva forskarstuderande. KTH har drygt 4600 anställda. 1 Forskningen bedrivs främst vid KTH:s skolor men även vid ett stort antal nationella och lokala kompetenscentra som är förlagda till KTH. KTH har omfattande internationella forsknings- och utbildningsutbyten med universitet och högskolor, främst i Europa, USA, Australien men också i ökande grad med länder i Asien. KTH medverkar även aktivt i EU:s olika forskningsprogram. Samarbete bedrivs också med svenska och internationella biståndsorgan. 1 Aktuella uppgifter 2012
2 KTH:s organisation 2012 Organisation Universitetsstyrelsen Universitetsstyrelsen är det övergripande organ som styr verksamheten på universitetet. Rektor, prorektor och vicerektorer Rektor är myndighetschef och har under universitetsstyrelsens det övergripande ansvaret för KTH:s verksamhet. Rektor förordnas av regeringen för högst sex år efter förslag av KTH:s universitetsstyrelse. Prorektor utses av KTH:s universitetsstyrelse och är rektors ställföreträdare. Vicerektorer utses av rektor för speciella uppdrag. Ledningsgruppen Ledningsgruppen består av rektor, prorektor, fakultetens dekanus och prodekanus, vicerektorer, förvaltningschefen, samtliga skolchefer, dekanen för KTH:s bibliotek, samt två studeranderepresentanter. Ledningsgruppen behandlar skolövergripande frågor och är ett organ för diskussion och information. KTH:s fakultetsråd Fakultetsrådet företräder hela fakulteten och är ett rådgivande organ till rektor. Rådet har övergripande ansvar för frågor som gäller kvalitet i utbildning, forskning och samhällssamverkan. Skolorganisationen Utbildning och forskning bedrivs inom ramen för KTH:s skolor. Vid KTH:s centrumbildningar bedrivs verksamhet framför allt inom nya forskningsområden, ofta i samarbete med samhälle och näringsliv. KTH:s centra har alltid en organisatorisk samhörighet med en skola vid KTH. Administration och service Universitetsförvaltningen utför administration och service för hela universitetet.
3 KTH-relaterade enheter KTH har dessutom koppling till ett antal andra organisationer. Det rör sig om allt från helägda bolag till organisationer där KTH har ett delinflytande. Tidigare organisation Vid sekelskiftet 1900 fanns fem fackskolor; 1985 hade antalet vuxit till tio (vilka då kallades sektioner): arkitektur, elektroteknik, kemi, bergsvetenskap, lantmäteri, maskinteknik, teknisk datavetenskap, teknisk fysik, tillämpad mekanik och farkostteknik samt väg- och vattenbyggnad. Större förändringar i organisationen har skett vid fyra tillfällen. 1 juli 1977 genomfördes högskolereformen som bl.a. innebar att det inrättades sektionsvisa linjenämnder för grundutbildningen och sektionsnämnder för forskning och forskarutbildning. 1 juli 1993 avskaffades sektionerna och fem delfakulteter inrättades samtidigt som antalet institutioner minskades genom sammanslagningar. 1 oktober 1999 avskaffades delfakulteterna och istället inrättades utbildningsnämnder och utbildningskanslier. 1 januari 2005 inrättades skolor till vilka de tidigare utbildningsnämnderna samt ett varierande antal institutioner fördes. Arkivverksamhetens organisation. Vid KTH betraktas förvaltningen och skolorna som separata delarkiv 2. Förvaltningens arkiv är uppdelat i fem tidsavgränsade delar som betecknas "Huvudarkivet I", "Huvudarkivet II", "Huvudarkivet III", Huvudarkivet IV resp. Huvudarkivet V. Gränsen mellan Huvudarkiv I och II är dragen vid den 1 juli 1977. Gränsen mellan Huvudarkiv II och III är dragen vid den 31 december 1999. Gränsen mellan Huvudarkiv III och IV är dragen vid den 31 december 2004. Gränsen mellan Huvudarkiv IV och V är dragen vid den 31 december 2012. På motsvarande sätt har gränsdragningar gjorts för sektioner/delfakulteter vid tre tillfällen, den 1 juli 1977, den 1 juli 1993 samt den 1 oktober 1999. 2 Till 2012 användes benämningen arkivbildare
4 För institutioner gjordes en avgränsning den 1 juli 1993. För de institutioner som har genomgått omorganiseringar sedan 1993 har arkiven avslutats och den nya arkivbildaren har tagit vid. Från 1 januari 2006 (för några institutionsarkiv 1 januari 2005) ingår institutionerna i skolornas arkivbildning. Organisationsförändringarna har i olika mått påverkat arkivbildningen. Se bilagorna 1-3. Bilaga 1 Kartor över arkivbildare/organisation Bilaga 2 Register över KTH:s arkivbestånd Bilaga 3 Kartor över arkiv-diarier vid UF Sökmedel till arkivet och myndighetens allmänna handlingar 3 Nedan listas de viktigaste sökmedlen för handlingar inom de olika verksamhetsområdena. Verksamhetsområde Sökmedel Anmärkningar Styra verksamhet W3D3, diariesystem Beslut Agresso, ekonomisystem Budget, årsredovisning Tillhandahålla verksamhetsstöd W3D3, diariesystem Beslut, allmänna ärenden Agresso, ekonomisystem Ekonomiadministration HR+, personaladministrativt system Personaladministration Bedriva utbildning Ladok, studieadministrativt system Kopps, kurs- och programplaneringssystem Studieresultat, examination Program- och kursutbud Bedriva forskning W3D3, diariesystem Administration av forskningsprojekt Agresso, ekonomisystem Projektbudget Dessutom utgör arkivredovisningens olika delar, klassificeringsstruktur, processbeskrivningar, dokumenthanteringsplan och arkivförteckningar, sökmedel för allmänna handlingar inom KTH:s verksamhet. 3 Avser arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4. Se tidigare arkivbeskrivningar för redovisning enligt allmänna arkivschemat.
5 Sekretess De vanligaste sekretessbestämmelserna som tillämpas vid KTH finns inom följande områden. Sekretess för personal Sekretess för studenter Sekretess till skydd för ekonomiska intressen Sekretess inom forskningen Gallring KTH tillämpar följande av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) i gallringsbeslut. RA-FS 1997:6, om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1999:1, om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet RA-FS 2004:1, om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst RA-FS 2004:3, om gallring och utlån av räkenskapshandlingar RA-FS 2005:1, om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling RA-FS 2006:5, om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personadministrativ verksamhet RA-FS 2011:2, om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet Centrala förvaltningens arkiv (Huvudarkivet I), perioden 1826-1919 har överförts till Riksarkivet, räkenskapsmaterialet, dvs. huvudavdelning G, har dock levererats t.o.m. budgetåret 1953/54. Från KTH:s institutioner har inga leveranser gjorts till Riksarkivet. Arkivbildningen har periodvis skett relativt okontrollerat - KTH saknade arkivfunktion fram till 1977 - vilket gör att det kan vara svårt att finna handlingar äldre än från 1910-talet i dessa arkiv. Sannolikt har åtskilligt gått förlorat i samband med personalbyten och vid omflyttningar. Tidigare arkivbeskrivningar 2005-06-07, dnr 930-2005-0740 2002-06-20, dnr 930-2002-0942 1997-12-08, dnr. 930-1210-95 1995-12-21, dnr. 930-1210-95