Riktlinje Personsäkerhet Landstinget Sörmland beslutad LS 12/13 Människors liv och hälsa samt landstingets samhällsviktiga verksamhet skall värnas. Ingen, eller inget, skall skadas av sådant som rimligen, och med skälig insats, kunnat förebyggas, eller förutsetts. Denna riktlinje syftar till att förtydliga och mera i detalj beskriva hur arbetet med personsäkerhet utifrån gällande säkerhetspolicy ska bedrivas. SID 1(10)
Innehåll 1 Syfte... 3 1.1 Inledning och bakgrund... 3 1.2 Giltighet och tillämpning... 3 1.3 Grunder... 4 2 Definition... 5 2.1 Termer och begrepp... 5 2.2 Personsäkerhet... 5 2.2.1 Personalsäkerhet... 5 2.2.2 Patientsäkerhet... 5 2.2.3 Medborgares/patients integritet... 5 3 Målsättning... 6 3.1 Säkerhetskultur... 6 3.1.1 Medvetandegöra... 6 3.1.2 Utbildning... 6 3.2 Styrning... 6 3.2.1 Styrning av personsäkerhet och personsäkerhetsarbetet... 6 3.2.2 Övergripande styrdokument personsäkerhet... 6 3.2.3 Regler för personsäkerhet... 7 3.3 Behovsanpassat säkerhetsarbete... 7 4 Ansvar... 8 4.1 Intern kontroll... 8 4.2 Samordning och uppföljning... 8 4.3 Särskilda och uttalade roller och ansvar... 8 4.3.1 Landstingsdirektör... 8 4.3.2 Säkerhetschef... 8 4.3.3 Chefer inom linjeorganisationen och ledning för landstingsägda bolag... 9 4.3.4 Medarbetare... 9 4.3.5 Psykosocialt stöd vid inträffad händelse... 9 5 Särskilt utsatta personalgrupper och verksamheter... 10 5.1 Förebyggande/förberedande skyddsåtgärder... 10 5.2 Säkerhetsprocessen... 10 SID 2(10)
1 SYFTE 1.1 Inledning och bakgrund Hot och våld accepteras inte inom Landstinget Sörmlands verksamheter. För att kunna förebygga, hantera och bearbeta hot och våld måste vi ha en gemensam syn på och ett väl genomtänkt förhållningssätt. Att människor känner trygghet i Landstinget Sörmlands lokaler och verksamheter är grundläggande för allt kvalitets- och säkerhetsarbete. Avsikten med denna riktlinje är att beskriva en landstingsgemensam inriktning på personsäkerhetsarbetet före, under och efter en händelse med inslag av hot eller våld. För att undvika att utsätta sig för hot och våldsituationer måste vi arbeta förebyggande och ändå vara väl förberedda när det inträffar. Hot och våld i Landstinget Sörmlands verksamheter är inte bara ett angrepp mot person, utan ses också som ett angrepp på landstinget och dess verksamhet. Som arbetsgivare är Landstinget Sörmland, enligt arbetsmiljölagen, skyldig att vidta åtgärder för att förhindra att personalen utsätts för detta. Enligt gällande arbetsmiljödelegation, samt säkerhetspolicy, är ansvaret fördelat vidare i linjeorganisationen. Man bör även observera att enskilda personer kan drabbas i sin funktion som offentlig företrädare för verksamhet, t ex i samband med fattande av, eller vid verkställighet av politiska beslut. Samhällsklimatet har i vissa delar hårdnat och personer kan antas att allt oftare hamna i pressade situationer. Detta kan ges uttryck i allvarliga incidenter av den typ som har sitt ursprung i kriminalitet och organiserad brottslighet, men också som ett problem med att människor brister i respekt och bemötande, vilket kan resultera i oförskämdheter, fientlig atmosfär eller hot och våld. Dessa incidenter, och uttryck kan inträffa i alla relationer; personal/besökande, personal/personal, besökande/besökande och även medborgare/förtroendevald. Det är angeläget med ett likvärdigt och gott förhållningssätt till personsäkerhetsarbetet, och därför finns behov av riktlinjer och aktiva ställningstaganden kring det klimat som utgör vår, och medborgarnas, trygghet inom Landstinget Sörmland. 1.2 Giltighet och tillämpning Dessa riktlinjer är ett förtydligande till policyn och är styrande för hela landstinget. Riktlinjerna ska även tillämpas av de som arbetar på uppdrag av Landstinget Sörmland vilket ska regleras genom avtal. Den som ansvarar för avtal med extern part som resulterar i utförande av tjänster ska se till att: SID 3(10)
- relaterade risker analyseras - att nödvändiga åtgärder tas för att minimera personskada - att uppföljning gentemot avtalade skyddsnivåer sker 1.3 Grunder Personsäkerhetsarbetet och denna riktlinje utgår från följande: Landstinget Sörmlands ledningssystem Landstinget Sörmlands säkerhetspolicy Arbetsmiljölagstiftning och Lagen om skydd mot olyckor med tillhörande förordningar och föreskrifter Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatoriska, psykologiska och sociala arbetsmiljörisker Landstinget Sörmlands vision, det öppna landstinget Landstingets medborgar-, och personalperspektiv SID 4(10)
2 DEFINITION D A T U M 2.1 Termer och begrepp Hot definieras enligt Brottsbalken 4 kap 5 med att någon lyfter vapen mot annan eller på annat sätt hotar med brottslig gärning på sätt som är ägnat att hos den hotade framkalla allvarlig fruktan för egen eller annans säkerhet till person eller egendom. En ständig rädsla för att något obehagligt och farligt ska inträffa kan öka den utsattes sårbarhet och rädslan i sig kan därmed upplevas som ett kontinuerligt underliggande hot. Vad som uppfattas som ett hot varierar mellan olika individer och olika situationer. Stalkning definieras som en form av olaga förföljelse genom exempelvis ovälkomna telefonsamtal eller påhälsningar, rättshaveristiska brev eller e- brev samt andra typer av hotfulla handlingar som skuggning och kartläggning. Våld kan definieras som en aggressiv handling, vilken leder till fysisk eller psykisk skada hos en annan människa. 2.2 Personsäkerhet Övergripande mål för personsäkerhetsarbetet är att följa lagar, förordningar och föreskrifter samt ge tillräckligt skydd mot psykisk, och/eller fysisk ohälsa eller skada, samt för att tillgodose människans behov av integritet, säkerhet och trygghet, samt tillgodose verksamhetens behov av säkerhet och kontinuitet. 2.2.1 Personalsäkerhet Personal skall alltid känna säkerhet och trygghet vad gäller risk för ohälsa eller skada i vår verksamhet. Alla risker skall ha analyserats och hanterats för upprätthållande av en skäligt god arbetsmiljö. 2.2.2 Patientsäkerhet Patient skall alltid känna säkerhet och trygghet vad gäller risk för ohälsa eller skada i vår verksamhet. En trygg och säker personal kan vidare vara en del i att orka, kunna, eller våga upprätthålla en god patientsäkerhet. 2.2.3 Medborgares/patients integritet Medborgares och patients integritet förväntas skyddas mot hot ohälsa och olycka i vår verksamhet. De viktigaste komponenterna i personsäkerhetsarbetet är chefernas och medarbetarnas kunskap och systematiska handlande. Upprätthållandet av en god arbetsmiljö bygger på en ständig dialog om förutsättningarna. SID 5(10)
3 MÅLSÄTTNING 3.1 Säkerhetskultur En medveten och välutbildad personal i en miljö som är anpassad efter människan och verksamhetens risker och behov, skall utgöra norm för hur säkerhets- och trygghetsarbetet bedrivs. 3.1.1 Medvetandegöra Landstinget har skapat e-kurser för att öka kunskaperna kring personsäkerheten och arbetsmiljön i landstinget och vilka krav som ställs på den enskilde medarbetaren och landstinget som organisation. e-kursen Hot- och våldsfilmen är tänkta som en första nivå som alla anställda och alla kontrakterade eller inhyrda personer ska genomföra. e-kurserna Säkerhetsutbildning och Arbetsmiljöutbildning är tänkta som nästa nivå av medvetandegörande och ska genomföras av alla. 3.1.2 Utbildning Verksamheter med högre risk för hot, eller våld skall utbilda alla medarbetare för att bättre kunna hantera före-, under- och efterperspektiven rörande hot- och våldsincidenter. 3.2 Styrning Lagar, förordningar och föreskrifter utgör lägsta nivå i Landstinget Sörmlands säkerhets- och trygghetsarbete. 3.2.1 Styrning av personsäkerhet och personsäkerhetsarbetet Styrningen av säkerhetsarbetet utgår från övergripande styrdokument. Dessa styrdokument utgör grunden för hur landstinget ska arbeta med personsäkerhet. Styrande regler för personsäkerhet ska i så stor utsträckning som möjligt införas i landstingets ledningssystem. 3.2.2 Övergripande styrdokument personsäkerhet Övergripande ska styrande dokument för personsäkerhet följa Landstinget Sörmlands ledningssystemsstruktur. Landstingsfullmäktige fastställer gällande säkerhetspolicys som anger Landstingets viljeinriktning och mål för säkerhets- och trygghetsarbetet som övergripande reglerar personsäkerhetsarbetet i hela Landstinget Sörmland. Dessa Riktlinjer för personsäkerhet Landstinget Sörmland beslutas av landstingsstyrelsen och beskriver övergripande krav på skyddsåtgärder och ansvarsfördelning i hela landstinget. Bakgrunden till dessa krav är lagstiftning, förordningar, föreskrifter och landstingets säkerhetspolicy. Riktlinjerna syftar till att peka ut riktningen för hur personsäkerhetsarbetet ska utformas och utvecklas för att medverka till ständiga förbättringar. SID 6(10)
3.2.3 Regler för personsäkerhet Inom ramen för Landstinget Sörmlands Säkerhetspolicy och Landstinget Sörmlands Riktlinjer för personsäkerhet ska det finnas landstingsövergripande regler beslutade av Landstingsdirektör som ska förtydliga hur personsäkerhetsarbetet ska bedrivas. Dessa regler kommer tillsammans med rutiner och instruktioner som beslutas av förvaltnings eller verksamhetschef utgöra det direkta personsäkerhetsarbetet i landstinget. Regler ska finnas dokumenterade och beslutade på övergripande nivå. Dessa skall finnas att tillgå på Insidan och i ledningssystemsillustrationer. 3.3 Behovsanpassat säkerhetsarbete En ständig dialog om människans och verksamhetens behov av säkerhet och trygghet är en förutsättning och ett krav för att uppnå skälig nivå. Arbetet med personsäkerhet ska rikta in sig på människans behov av integritet, säkerhet och trygghet. Grunden till arbetet är att ansvar och roller fördelas där verksamhet bedrivs och där förutsättningarna måste finnas. Personsäkerhetsarbetet ska styras utifrån följande steg. 1. Engagera all berörd personal inom verksamheten 2. Genomför en riskanalys- eller riskbedömning 3. Besluta vilka skyddsåtgärder som ska utföras 4. Utför skyddsåtgärder 5. Följ upp, mät och värdera resultat 6. Återkoppla till all berörd personal och arbeta systematiskt med dessa steg. SID 7(10)
4 ANSVAR Ansvaret för utförande och tillsyn av personsäkerheten följer det delegerade verksamhetsansvaret, det innebär att den som är ansvarig för en verksamhet även är ansvarig för utförande och tillsyn av dess personsäkerhet. 4.1 Intern kontroll Arbetet med personsäkerhet är en ledningsfråga i Landstinget Sörmland. Det är en del av det arbete som bedrivs med att kontrollera så att processer fungerar på ett, för verksamheten, ändamålsenligt sätt. Därför är det naturligt att se personsäkerhetsarbetet som en del i verksamheternas arbete med intern styrning och kontroll. 4.2 Samordning och uppföljning Verksamhetsansvarig har till uppgift att samordna arbetet med personsäkerhet i landstinget. Till sin hjälp har denne Säkerhetsenheten och Personalutvecklingsenheten. Uppföljning av personsäkerhetsarbetet ska genomföras årligen, dels genom egenkontroller i respektive verksamhet dels med hjälp av säkerhetsdialogen och tekniska mätningar. Säkerhetsdialogresultat sammanställas och rapporteras till landstingets ledning av säkerhetsenheten. 4.3 Särskilda och uttalade roller och ansvar Arbetsmiljölagen pekar på arbetsgivaren som den ansvarige för personsäkerheten vad gäller medarbetarna. Övrigt personsäkerhetsansvar åvilar samma funktion, d.v.s. landstinget Sörmland som organisation. Nedan preciseras det ansvaret schematiskt. Enligt gällande arbetsmiljödelegation är ansvaret sedan fördelat i linjeorganisationen. 4.3.1 Landstingsdirektör Landstingsdirektör har det övergripande ansvaret att verkställa genom att initiera personsäkerhetsarbetet och vidare ett kontrollansvar att tillse att utförandet av arbetet följer det delegerade verksamhetsansvaret. 4.3.2 Säkerhetschef Säkerhetschef ansvarar för samordning och utveckling av personsäkerhetsarbetet i landstinget. Det åligger denne att förvalta generella styrdokument för personsäkerheten. Säkerhetschef skall via säkerhetsdialoger inhämta uppgifter om personsäkerhetsläget i Landstinget Sörmland, samt dess omvärld, och rapportera till landstingets ledning med förslag till övergripande åtgärder. Vara landstingets representant i kontakt med externa organisationer, myndigheter och medborgare i frågor som rör personsäkerhet. SID 8(10)
4.3.3 Chefer inom linjeorganisationen och ledning för landstingsägda bolag Chefen har ansvaret för att lokala förutsättningar för verksamheten beaktas i arbetet med personsäkerhet och det operativa ansvaret för att arbetet bedrivs i enlighet med fastställda regler samt att tillräckliga resurser för arbetet med ges utifrån identifierat behov. Chef ansvarar för att det upprättas handlingsplaner att använda vid händelser med inslag av våld eller hot, och att all personal är informerad om gällande regler och anvisningar. Chef ska se till att de arbetsmetoder som används bidrar till en god personsäkerhet och att de regler som gäller följs, samt att personal ges tillräckliga kunskaper och relevant utbildning. Chef ansvarar för att personal får tillgång till juridisk rådgivning och information om rättsprocessen i händelse av rättsärende. 4.3.4 Medarbetare Medarbetare har till ansvar att följa antagna regler och anvisningar i sin yrkesutövning. Att arbeta aktivt för ökad säkerhet. Att risker, incidenter och inträffat våld, hot och stalkning anmäls som avvikelse, och att närmaste chef skyndsamt får information om händelsen. Att delta, och aktivt bidra, till de förbättringsinsatser som initieras av chef. Medarbetare är skyldiga att följa policy, riktlinjer, regler, mm. för sin yrkesutövning. 4.3.5 Psykosocialt stöd vid inträffad händelse Behovet av psykosocialt stöd varierar mellan individer och situationer. Ansvarig chef ska säkerställa att medarbetaren får adekvat stöd. Ansvarig chef ska tillse att den som blivit utsatt för allvarligt våld och den personalgrupp som berörts får delta i uppföljande samtal över tid. SID 9(10)
5 SÄRSKILT UTSATTA PERSONALGRUPPER OCH VERKSAMHETER Vissa verksamheter är särskilt utsatta och dessa skall ta fram nödvändiga anvisningar, rutiner och handlingsplaner, samt säkerställa den tekniska kunskap som behövs. Exempel på sådana verksamheter, eller grupper, kan vara ambulanssjukvård, psykiatri, akutmottagningar, förtroendevalda och kassa- /mottagningspersonal med kontanthantering. 5.1 Förebyggande/förberedande skyddsåtgärder Inom varje definierad riskverksamhet ska en inventering ske som klargör inträffade händelser, latenta hot och nuvarande rutiner. Därefter ska en handlingsplan upprättas för hur riskerna ska minimeras och rutinerna förbättras. Varje riskverksamhet ska vidare ha uppdaterade, lättillgängliga och genomarbetade telefonlistor, med för olika scenarion bäst lämpade kontaktuppgifter, att tillgå vid inträffad incident. 5.2 Säkerhetsprocessen Personsäkerhetsprocessen handlar om att arbeta i ett före-, under- och efterperspektiv och ska utgå från det som betraktas som skyddsvärt. Personsäkerhetsarbetets alla delar och de verksamhetsspecifika handlingsplanerna ska omfatta dessa perspektiv. Landstingets Säkerhetsenhet är behjälplig i arbetet. SID 10(10)