36. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 4 december Perstorps Bygdegård, kl. 19:30 Närvarande: Olof Samuelsson, ordförande Johan Sköld, Kassör Raymond Andersson, Sekreterare Stefan Johnsson Siwert Westlund Martin Westlund, Suppleant Robert Sjöberg, suppleant Johan Larsson, Adjungerande, Etapp 2 Dagordning: 1. Mötets öppnade 2. Val av sekreterare och justeringsman 3. Godkännande av dagordningen 4. Godkännande av föregående protokoll 5. Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan 6. Frågor för beslut 7. Ekonomirapport inklusive beslut om utlägg 8. Övriga frågor 9. Nästa möte 10. Mötets avslutande 36.1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna 36.2 Val av sekreterare och justeringsman Sekreterare för mötet Raymond Andersson Justeringsman Robert Sjöberg 36.3 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes 36.4 Godkännande av föregående protokoll Protokoll 34 samt 35 godkändes och lades till handlingarna 36.5 Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan Aktivitetslista Etapp 1 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Andelsmodell för föreningen skall vara klar till föreningsmötet 2015 1 Johan. S Innan årsmötet 2015 Sivert/Johan. S Nästa möte Genomgång av föreningens ekonomiska modell och principer inför beslut. Ta fram principer för kostnader för nytillkomna Olof Nästa möte fastighetsanslutningar, lägst vad kostnaden för etapp 2 blir Fastighetsanslutningsavtal måste uppdateras Olof för nya anslutningar Ett förtydligande om att det är ett krav på att Olof behålla sin anslutning i 5 år. Få in de tre överlåtelserna snarast om Olof
Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status fastigheterna skall ha tillgång till giltig fiberanslutningen. Bänorp Grinden, Bullorp 2, Gottorp Granorp. Ta fram förslag på stadgeändring till årsmötet angående överlåtelse till ny ägare när fastighet säljs Historik över föreningens medlemmar från start, 2012,, och framåt läggs på hemsidan Olof Johan. S Skjuta upp föreningsmötet, nytt datum årsstämman 2015 Alla brunnar måste kollas innan besiktningen, fortfarande några som inte är färdigställda Kolla med Utsikt vad som gäller markeringsstolpar vid privata/enskilda vägar Medlemsmöte föreningen flyttad till Årsstämman 2015 Förberedelser praktiska. frågor för beslut Styrelsen Enligt tidigare uppdelning inom styrelsen Efter Vintern 2015 Raymond snarast Styrelsen Olof 24/11 Slutrapport Johan S. Snarast Olof lägger ut på hemsidan att vi nu har fiber i etapp 1 och med bild på installationen. Olof kollar med Utsikt om vi kan lagra de överblivna materialet från etapp 1 och använda till etapp 2, slippa fraktkostnader för kranbil Samordna och inventera materialet som skall lämnas tillbaka till utsikt samlingsplats hos Sivert Olof Snarast Olof Snarast Sivert Alla kollar Snarast Fixa så det finns en jourgrävare finns till hands Stefan snarast Utsikt börjar fibrera denna vecka, kontakt samt Olof Snarast schemalägga fibreringen och anslutningarnas Göra en extra kontroll så att allt är färdigt vid Styrelsen snarast husen inför fibreringen Kontroll med Utsikt hur ser ansvarsbiten ut för Olof snarast lednings kollen Sätta upp egna stolpar på de privata vägarna Stefan snarast Öppna inget krav från Utsikt Fastsättning av optoskyltarna, poppnita 17 Stefan snarast stolpar Sammanställning av kalkylen/kartmätning Olof snarast Kontroll av märkningen av Sivert Utan åtgärd slangtrummorna/slangarna, rapport till Olof Framtagning av medlemmar som inte betalt medlemsavgiften Johan S. 2
Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Hitta rätt Bokföringsmodell för föreningen Johan.S/ Sivert innan året är slut Johan S. kollar med Länsstyrelsen angående bokföringen Johan S. 25/8 25/8 Reglera felaktigheter i avgifter Martin W Betala en proj Stefan J: 2kkr åter Gösta: Medlemsavgift (via Mårten/Fredrik E) Henrik: Medl avg Bertil: Medlavg Hur ska projekteringskostnad göras per medlem eller fastighet? 3 Johan Sköld Omgående Johan Sköld omg BESLUT: Per fastighet. JS ordnar med indrivning av kostnader. 13/5 Ny utvärdering angående de extra 2000 kr för Olof Innan nytillkomna anslutningar. Frågan tas upp på årsmötet nästa föreningsmöte 2015 a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. Etapp 2 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Kolla med Vevstad om det finns en slang vid Raymond Snarast Öppet hans tomtgräns Kontroll med Utsikt angående övrig fibrering Olof Snarast i området, konkurrens, vad som är på gång. Kolla servitut för vägen mellan Sibborps hage till vägen vid Fallbron Robban Snarast Besluta om Projektledare, kontaktperson mot Utsikt samt Länsstyrelsen Styrelsen Nästa möte Raymond Nästa möte Samordna med Johan S. inför Upphandlingen Ta fram en tydlig handlingsplan, adresslista, Raymond Innan budget samt tidsplan för Etapp 2 Bidragsansökan Kolla upp giltighetstiden för upphandlingen Raymond Snarast Framtagning kartmaterial, kolla markägare, samt förbereda för projektering och bidragsansökan Arbetsgruppen Etapp 2. snarast Kontakta Magnus för kontakt till PEAB Raymond Snarast Skicka in angående markrättsavtal till Robban snarast Fortifikationsverket. Kolla om det går att komplettera det befintliga avtalet eller om dom kräver ett nytt avtal. Raymond och Robban besöker ev. nya Raymond/Robban 28/9 intressenter för att sälja in fiber Utarbeta en strategi och handlingsplan för Raymond Snarast Etapp 2. 9/9 19/3 Kartmaterial för sträckningar som ska till Robert 14/4
Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Fortifikationsverket. 19/3 Föreslagna grävsträckor mot Slottstornet ska förankras. Robert 14/4 19/3 Erhålla betalning för projektering Raymond 14/4 19/3 Uppdatera projekteringsunderlag för att återspegla Etapp 2 19/3 Uppdaterat projekteringsunderlag skickas till Länsstyrelsen för godkännande a aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. Datum Listor och Avtal Etapp 2 Anteckningar Klart Utsikt Kartor För Projektering vanliga posten OK och elektroniskt via mail 8/12 Adresslista Elektroniskt via mail OK Pågår Materialbeställning Elektroniskt via mail Pågår Beställningsblanketterna Bredband Utsikt Vanlig Post Länsstyrelsen Bidragsansökan Elektroniskt via Jordbruksverkets hemsida Pågår Budget för projektet Vanlig Post till Länsstyrelsen Hos Kartmaterial Vanlig Post till Länsstyrelsen Utsikt Fullmakt Firmatecknare Elektroniskt Jordbruksverkets hemsida Stärka Firmatecknare Konstituerande styrelseprotokoll Vanlig Post till Hos Adresslista Elektroniskt via mail Utsikt Pågår Tidsplan Elektroniskt i samband med bidragsansökan Övriga Listor och avtal Upphandling Operatör via Visma TendSign Markrättsavtal Alla berörda markägare Kontakt Anmälan för samråd Kommunen Elektroniskt tagen Upphandling Grävningen Inget tvång för bidragsansökan Samråd samt förankra grävningen hos lokala grävare Avtal med grävarna enligt avtal för Etapp 1 Inhämta alla tillstånd som måste beviljas innan grävningen 36.6 Frågor för beslut Styrelsen beslutade att alla nya projekt i föreningen måste vara självbärande ekonomiskt för att få startas. 4
Styrelsen beslutade att all överskott i ekonomin skall fonderas tills vidare. Andelsmodell för föreningen skall vara klar till föreningsmötet 2015 Medlemmar som inte betalt medlemsavgiften för utesluts, medlemmar som inte betalt avgiften för utesluts efter årsskiftet /15, se bifogad lista. Uteslutna Medlemmar 2012 Förnamn Efternamn Adress Fastighetsförteckning Johan Pettersson Bjärka Bjärkhult Bjärka1:2 Hubert Didriksson Hjälmsätter Lindsbo? Mikael Broberg Slättmon Häradsskälet Stackstorp1:17 Karin Rehn Bjärka Karlstorp 1 Bjärka 1:21 Ulf Hallqvist Enhagsvägen 49 Lkpg.? Evelin Bertilsson Fröjd Bjärka Backe Bjärka 1:6 Samuel Svensson Prästtomta Solliden Prästtomta 2:21 Örjan/Leif Pettersson Kungs Norrby Gilleberga 2:1 Roland Markström Hjälmsätter Perstorp Hjälmsäter 1:2 Ola Bjärkefur Bjärka Bjärka 1:3 Randi Löfgren Gottorp Gärdet? Per Nilsson Slättmotorp 1 Slättmon 2:2 Hans Johansson Karl Dalgrensgatan 55 Lkpg. Hjälmsäter Bäckliden Stefan Bohlin Bjärka Björkliden Bjärka 1:7 Roine Andersson Kilen Stackstorp Sonia Larsson Skallorp 1? 36.7 Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar Ekonomisk rapport, se bifogad fil. Uteslutna medlemmar, se bifogad fil. Avgift för hemsidan Fiber i Ljung är betald. 36.8 Övriga frågor Beslutslogg Medlemmar som inte betalt medlemsavgiften för utesluts, medlemmar som inte betalt avgiften för utesluts efter årsskiftet /15, se bifogad lista. Andelsmodell för föreningen skall vara klar till föreningsmötet 2015 Styrelsen beslutade att all överskott i ekonomin skall fonderas tills vidare. Alla nya projekt i föreningen måste vara självbärande ekonomiskt för att få startas. Styrelsen beslutade att använda Visma TendSign annonsering för upphandling av operatör till Etapp 2. Styrelsen beslutade om föreningsmöte den 24 november Styrelsen beslutade att utesluta de medlemmar som inte betalt medlemsavgift och betala tillbaka insatsen. Styrelsen beslutade att stänga etapp 2.fredagen den 10 oktober. Styrelsen beslutade att om vi inte får behålla materialet från etapp 1 och använda i etapp 2 skall vi be Utsikt ordna med transporten och skicka räkning till oss Styrelsen beslutade Medlemsmöte för Etapp 2 måndagen den 6 oktober i Perstorps bygdegård Styrelsen beslutade att föreningen skall sättas upp egna stolpar på de privata vägarna med 5
optoskyltar Föreningen står för Slangarna på tomterna och extra slangar Krav på kontinuerligt medlemskap för att få installation och ta del av ev. återbetalning: gäller från betald insats 9/9 Styrelsen beslutade att vi sätter upp märkstolpar vid genomföringar enbart på allmän väg då vi inte kan se att det är ett krav för enskilda vägar. 9/9 Styrelsen beslutade att dela upp anslutningarna på styrelsemedlemmarna och göra egenkontroll på de fastigheter som skall fibreras, se bilaga Egenkontroll. 25/8 BESLUT: Reglera felaktigheter i avgifter 25/8 Hur ska projekteringskostnad göras per medlem eller fastighet? BESLUT: Per fastighet. JS ordnar med indrivning av kostnader. 11/8 Sättning av kvarvarande brunnar skall sättas under två helger 23/24 8 samt 30/31 8 Två grävarlag/ helg 11/8 Styrelsen kom fram till att skadorna på utsikts stamnät vid lilla Bänorp inte ligger under föreningens ansvar 3/6 Styrelsen beslutade om att betala för adressändring av den nya styrelsen 3/6 Styrelsen beslutade att Olof kollar och ev. justerar texten i avtalet som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet 3/6 Styrelsen beslutade att Siwert, Olof samt Johan ställer samman en gemensam kalkyl inklusive moms som vi skall förhålla oss till, därefter kan vi ta beslut hur momsen kommer att påverka slutprognosen. 3/6 Styrelsen beslutade att avsluta ärendet med vattenfall angående samförläggning av slang, inte genomförbart. 13/5 Styrelsen beslutade att betala till Bolagsverket för att registrera den nya styrelsen. 900 kr. 13/5 Styrelsen beslutade att en ny Projektskylt skall införskaffas, den tidigare är borta ca.300 kr. 13/5 Projekteringsavgiften skall betalas separat och inte hopräknat i betalningsåttagandet. 13/5 Styrelsen beslutade att all bokföring skall finnas hos kassören 13/5 Styrelsen beslutade att ändra sluttidpunkten för projektet till den 31/10 13/5 Styrelsen beslutade att en ny värdering kring de extra 2000 kr som gäller vid ny anslutning. 13/5 Styrelsen beslutade att en påminnelse skall skickas ut angående medlemsavgiften samt att projekteringsavgiften skall betalas av de fastigheter som ännu inte har gjort det. 13/5 Styrelsen beslutade att Siwert Westlund och Johan Sköld upprättar rutiner för attestgången i föreningen, klara instruktioner tas fram 14/4 Styrelsen beslutade att köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för att ansöka om TA plan. 19/3 Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan och kostnader är acceptabla 19/3 Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. 10/2 Styrelsen beslutade att påbörja grävning så snart all materiel erhållits. 10/2 Styrelsen beslutade att hålla ett Föreningsmöte under mars (se även 25.9 nedan) samt Årsmöte under april 17/12 Styrelsen beslutade att om det inte går att hitta en annan bra lösning så ska avgiften om 3 5000 6
kr betalas. 17/12 Styrelsen beslutade att köpa material från Utsikt. 6/11 Styrelsen beslutade att betala fakturan för domänadress om 200SEK. 6/11 Styrelsen beslutade att föreningen finansierar de extra PE25 slangarna 6/11 Styrelsen beslutade om följande övergripande tidplan: Grävstart 1:a december, klar 30:e maj med reservation för väder och vind. 6/11 Styrelsen beslutade att godkänna och skriva under avtalet med Utsikt. 2/10 Fortsatt arbete hos PEAB beslutades om ett takpris om ytterligare 5000 SEK. 6/8 Styrelsen beslutade att Projektören ska fortsätta sitt arbete med att slutföra att ta fram markägare, ledningsrättsavtal med Vägverket samt kontakta Länsstyrelsen för att kontrollera fornminnen. Detta görs mot ett takpris om 10.000 SEK. 6/8 27/6 27/6 14/5 14/5 14/5 Med motiveringen att uppkomna utträden sänker den totala kostnaden för projektet beslutar styrelsen att acceptera deras utträde utan att vidta några åtgärder. Styrelsen beslutar att skicka ut fastighetsanslutningsavtal till medlemmarna, med information om att detta ska vara påskrivet senast 15/7 och att inbetalning ska ske senast 1/8. Styrelsen beslutar att godkänna justerat avtal från Utsikt mailkonversation Föreningen/Utsikt/Länsstyrelsen sparas. Sivert förslag på Ledningsrättsavtal godkändes av styrelsen. Styrelsen beslutade att tillsätta ett utskott med Robert Sjöberg som sammankallande med uppgiften att ta fram beslutsunderlag för etapp 2 av projektet. För att få ett erbjudande om anslutning skall insats, medlemsavgift, projekteringskostnad om 1250kr var inbetalda samt att ett betalningsåtagande alt. anslutningsavtal ska vara påskrivet 2/5 2/5 2/5 2/5 20/3 Sedan tidigare har beslutats att tillkommande medlemmar som inte lämnat in betalningsåtagande ska betala 2000kr extra. Utformning av ledningsrättsavtal enligt förslag Tillsättning av utskott som bereder beslutsunderlag för Etapp 2 av fiberprojektet. Robert Sjöberg är sammankallande. Som ett resultat av förgående års revision beslutade styrelsen att komplettera den ekonomiska rapporten med en beslutslogg för de utbetalningar föreningen godkänt. Styrelsen beslutade att snarast ansöka om maximalt förskottsbelopp. Under förutsättning att kompletterande bidragsansökningar kan ske i efterhand ska projektansökan uppdateras enligt Länsstyrelsen förslag och enbart omfatta de 30 hushåll som vi i dagsläget har finansiering för. Detta innebär att beslut från förgående möte har uppdaterats. Bidrags ansökan ska ske för alla 36 hushåll. En villkorad ansökan görs där föreningen blir skyldig att betala tillbaka bidrag om inte kanalisation slutfördes. Styrelsen informerar om utfallet av enkäten om betalningsåtagande för enskilda medlemmar 10/2 10/1 10/1 Tillkommande medlemmar: styrelsen fattar beslut i varje enskilt fall om fastigheten kommer med i projektet eller ej. 10/1 Borenet hittar ingen lösning till samarbete 10/1 Årsmöte i mars månad 4/10 Inga formella beslut fattades. 23/8 I de fall fastigheter vill ansluta sig efter avslutad projektering beslutade mötet att ett uppsamlingsheat och att en modell för anslutning i senare skede tas fram. 7
23/8 PEAB genomför projekteringen. Underlaget biläggs protokollet 29/5 Beslut om projektering 15/5 Inga formella beslut fattades 17/4 Inga formella beslut fattade 27/3 Inga formella beslut fattades 12/3 Magnus registrerar föreningen och öppnar konto. Olof och Magnus tecknar firman i föreningen var och en för sig. Beslutslogg endast kopplade till ekonomiska beslut. 13/5 14/4 17/12 6/11 2/10 6/8 27/6 30/5 14/5 Styrelsen beslutade att inköpa Ca. 20 stolpar för markering av övergångar vid enskilda/privata vägar Styrelsen beslutade att använda Visma TendSign annonsering för upphandling av operatör till Etapp 2. 7500 kronor inklusive moms 4500 kr+ moms Bidragsgrundande Faktura från Mårten Engholm 131 250 kr. Bidragsgrundande Köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för ansökan om TA plan. 500 (exkl. moms) Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor c:a 1000 Faktura för domänadress 200 Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören (PEAB) Max 5.000 Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören Max 10.000 Bidragsgrundande (PEAB) Slutförande av projektering Ca 4000 kr innestående Bidragsgrundande Registrering av ny styrelse 900 Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor 1063 Bidragsgrundande EU skylt 215 Bidragsgrundande 36.9 Nästa möte Torsdagen den 15 januari 2015, Perstorps Bygdegård, Klockan 19.30 36.10 Mötet avslutas Justeringsman Mötets ordförande 8