2016-08-18 Arbetsbeskrivning BRF Sjögläntan Ordförande Väljs på konstituerande styrelsemöte efter årsmötet Kallar till styrelsesammanträden och leder dem Ser till att sammanträden hålls när det behövs Sammankallar även styrelsen om en enskild styrelseledamot begär det Skriver dagordning och ser till att beslutsunderlag till styrelsemötena tillhandahåller styrelsen i god tid innan mötena Identifiera uppgifter som styrelsen bör behandla och se till att någon styrelseledamot utför det styrelsen beslutar om. Ansvarar för att beslut inte fattas utan att samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling och fått relevant underlag för att avgöra ärendet. Eftersträvar god mötesdisciplin Är ytterst ansvarig för att stämmo- och styrelsebeslut blir verkställda Följer bostadsrättsföreningens verksamhet Har kontakt med förvaltare för att följa upp föreningens verksamhet Ansvarar tillsammans med förvaltaren för att förberedelser av möten Ser till att förvaltningen av föreningens fastigheter löpande bedrivs på ett effektivt sätt och att relevant lagstiftning och förordningar efterlevs Är kontaktperson gentemot Riksbyggen Är kontaktperson gentemot mäklare Är postmottagare för föreningen. Ser till att posten tas med till styrelsemötena och informerar övriga i styrelsen. Välkomnar nya medlemmar tillsammans med annan styrelseledamot. Går igenom information om föreningen så att nya medlemmarna vet vad som gäller. Allmänt ledamöter Ska kontinuerligt hålla sig informerade om föreningens verksamhet och händelser av väsentlig betydelse Har samma ansvar som ledamöter med speciella funktioner. Som styrelseledamot förväntas man känna till de regler och lagar som verksamheten omfattas av. Ordinarie ledamöter undertecknar årsredovisningen Svarar på e-post som skickas mellan styrelseledamöter och suppleanter inom 3 dagar Ser hela föreningens intressen i alla beslut som fattas
Vice Ordförande Inträder som ordförande på styrelsemöten när den ordinarie ordförande är frånvarande Bör liksom ordförande fortlöpande hålla sig underrättad om föreningens verksamhet Fungerar annars som en övrig ledamot. Ekonomi Attesterar bostadsrättsföreningens fakturor Överlåtelsemottagare, har mandat att skriva på en överlåtelse som sedan skall godkännas på styrelsemöte. Vid kreditvänlighet under fem begära in mer underlag från ekonomicenter. Inkassokontakt, blir kontaktad om någon dröjt med sin betalning av månadsavgiften Sammanställer presentation av föreningens ekonomi till styrelsemöte Har löpande kontakt med föreningens ekonom på Riksbyggen Tillsammans med föreningens ekonom på Riksbyggen tar fram första utkastet på budget och årsredovisning Sekreterare För protokoll samtliga styrelsemöten Ser till att protokoll blir justerade av ordförande och annan vald på styrelsemötet samt skicka in dem till Riksbyggen i Borås för arkivering. Följer upp styrelsens beslut tidigare beslut verkställs Följer upp bordlagda ärenden Ser till att information till medlemmarna skrivs och distribueras vid behov Brandskyddsansvarig Du är föreningens brandskyddsombud Kontrollerar: o Att föreningens verksamhet följer fastställda brandskyddsregler o Enligt drift- och underhållsinstruktioner i föreningens SBA-pärm och uppdaterar dokumentationen i föreningens SBA-pärm. o Det tekniska brandskyddet, t ex brandcellsväggar och branddörrar o Efter hantverkare, t ex håltagning och brandtätning Informerar om: o Skrifterna Minska risken för brand och i händelse av brand i lägenhet. o Föreningens brandskyddsregler o Brandsäkerhet på stämmor o Batterikontroll och rengöring av brandvarnare en gång per år Anslår vid behov brandskyddsregler i olika utrymmen
Samordnar släckövningar Studieorganisatör Enligt stadgarna 15 ska styrelsen arbeta för att studie- och fritidsverksamhet och lösa frågor i samband med skötseln av föreningens egendom så att medlemmarnas trivsel och aktiva deltagande i verksamheten främjas. Ser över styrelsens utbildningsbehov Har kontakt med Riksbyggens Intresseförening gällande utbildningar för både styrelsen och bostadsrättshavare. Informerar kontinuerligt styrelsen om utbildningar och aktiviteter från utbildningskatalogen. Påminner regelbundet styrelsen om kurser på möten för att fånga intresset Utbildningskatalogen finns på Kundwebben. Ombud Intresseföreningen Varje Riksbyggenbostadsrättsförening utser minst ett ombud till Intresseföreningen, eller flera beroende på föreningens storlek Ombudet kallas till en årlig stämma i Borås, den hålls vanligtvis i mars månad På stämman hålls sedvanliga mötesförhandlingar. Det tas bl a beslut om årsredovisning, årsavgift per lgh och val av styrelse Miljöansvarig En person i styrelsen som brinner för miljön och kan hålla i miljöfrågor Arbetar utifrån miljöhandboken, vilken de flesta av föreningarna har tillgång till Ser till att styrelsen har miljöaspekt då olika typer av beslut fattas Rapporterar på möten om hur beslutande miljöåtgärder fortskrider Informerar boende om miljötips. Informerar sig via Riksbyggens Klimatskolan Håller koll på ordningen i sophusen Beställer avfallspåsar Beställer rengöring av sopkärlen i båda sophusen E-post Ansvarig för att kolla och svara på epost som inkommer till föreningens gemensamma epost inkorg 2 gånger i veckan. Ärendens som e-postas in skickas vidare till ordförande för att få med på nästkommande styrelsemöte. Flaggar om beslut behöver tas snabbare. Ansvarig för att hålla epostgruppen aktuell med aktuella e-postadresser till alla boende och uppdatera denna när nya medlemmar flyttar in.
Växtlighetsansvarig Köper bensin och olja till gräsklippare och trimmer Upprättar och ansvarar för att en underhållsplan för trädgårdsmaskiner efterlevs. Behov av skötsel av gemensamma växter på området (häckar och träd) NKI-kontakt En kontaktperson för Riksbyggens årliga kundundersökning NKI. NKI-kontakten får undersökningen skickad hem till sig Suppleanter Deltar på samtliga styrelsemöten för att vara insatt i samtliga aktuella ärenden Ersättare för ordinarie ledamöter Inträder i den ordning de är valda Om en suppleant träder in som reserv för en ledamot har den samma ansvar som ledamoten. Den bör därför vara ordentligt påläst om den skall delta i något beslut. Suppleanter har samma tystnadsplikt som ledamöterna. Undertecknar inte årsredovisningen. Föreningsvald revisor Kontrollerar hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och bokföring samt dess övriga verksamhet. Kontrollerar att protokollförda beslut genomförs Genomför sitt uppdrag under året; inför den ordinarie årsstämman Gör sina granskningar efter att ekonomiska revisorn gjort sina granskningar Den auktoriserade revisorn tillhandahåller en mer detaljerad arbetsbeskrivning för den föreningsvalda revisorn Får delta på styrelsemötena har därmed samma tystnadsplikt som övriga styrelsemedlemmar. Valberedning Valberedningen väljs på årsstämman Ska i god tid inför årsstämman förhöra sig om ifall nuvarande styrelseledamöter, suppleanter och föreningsvald revisor är intresserade av att bli omvalda Ska undersöka om styrelsen har behov av eller önskemål om kompletterande kompetens Kontrollerar närvaro och aktivitet hos nuvarande styrelseledamöter. Finns det någon som visar bristande engagemang?
Tittar på hur fördelningen mellan gamla/unga, kvinnor/man osv ser ut i styrelsen för att hitta en bra balans Valberedningens förslag bör redovisas skriftligt på stämman och helst ska medlemmarna ha tillgång till förslagen i förväg Bör kunna informera de som ska väljas till styrelsen om ungefär hur mycket tid de kan förväntas lägga på styrelsearbetet. T ex antal möten per år och andra aktiviteter däremellan. Valberedningen kan söka personer med kunskap inom t ex; fastighet, bygg, el, energi, miljö, målning, trädgård, juridik, ekonomi, IT & data, information och medlemsaktiviteter. Men inte minst viktigt är att ha ett gott engagemang för sin förening och ett intresse för sitt boende! Firmatecknare Föreningens firma tecknas enligt stadgarna 15, förutom av styrelsen i sin helhet, av styrelsens ledamöter två i förening. Kan teckna föreningens avtal, underteckna bankhandlingar med mera.