Styrning och uppföljning av fritidshemsverksamheten

Revisionsrapport Styrning och uppföljning av fritidshemsverksamheten Trosa kommun Anna Gröndahl, Marie Lindblad

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Uppdrag... 3 2.3. Metod och avgränsning... 3 3. Resultat... 5 3.1. Fritidshemsverksamhetens organisation... 5 3.2. Pedagogiskt komplement till skolan... 6 3.2.1. Vår analys och bedömning... 7 3.3. Nämndens styrning och uppföljning... 7 3.3.1. Vår analys och bedömning... 9 4. Revisionell bedömning... 11 Trosa kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i Trosa kommun har gett i uppdrag att granska fritidshemsverksamheten. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Bedriver humanistiska nämnden fritidshemsverksamheten ändamålsenligt och på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt? Vår samlade revisionella bedömning är att fritidshemsverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt men att det inte är humanistiska nämnden som genom styrning och uppföljning säkerställer detta. Den ekonomiska styrningen av verksamheten fungerar genom resursfördelningsmodellen väl medan uppföljningen innehåller brister främst beroende på att personalens kostnader inte alltid konteras på den verksamhet där de arbetar. Utifrån detta faktum är det svårt att uttala sig om verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Bedömningen baseras på: Fritidshemmen utgör ett pedagogiskt komplement till såväl förskoleklass som grundskola. Det finns ingen spårbar styrning från humanistiska nämnden vad avser barngruppers storlek, personaltäthet eller personalens utbildning. De olika besök som sker i verksamheten ger de som besöker verksamheten en god bild av verksamhetens kvalitet. Informationen behöver dock spridas till hela nämnden. Kvalitetsarbetet på enhetsnivå dokumenteras. Nämnden får dock inte del av denna dokumentation. På förvaltningen dokumenteras de pedagogiska samtal som genomförs från och med hösten 2012. Det är positivt att nämnden kommer att få information om detta utvecklingsarbete. Detta kan tillsammans med de för nämnden redovisade föräldraenkäterna ge nämnden en bättre bild av fritidshemsverksamhetens kvalitet och utveckling. Nämnden har med sitt resursfördelningssystem en fungerande ekonomistyrning. Ekonomiska uppföljningar redovisas för nämnden tre gånger per år. Det finns en uppenbar risk att personalkostnaderna för grundskola och fritidshem inte är korrekt bokförda på rätt verksamhet. Nämnden behöver säkerställa att grundskolan respektive förskoleklassen bär kostnaderna för den personal som arbetar i verksamheten även om personalen som en del av sin tjänst arbetar på fritidshemmet. Trosa kommun 1 av 12

Vi bedömer att nämndens uppföljning av fritidshemmen i större utsträckning behöver innehålla en uppföljning av måluppfyllelsen för fritidshemmen utifrån skollagen och läroplanen istället för att som tidigare i huvudsak baseras på brukarenkäter. Trosa kommun 2 av 12

2. Inledning 2.1. Bakgrund Fritidshemmen ska, enligt skollagen, komplettera den obligatoriska skolverksamheten. Utveckling och lärande ska stimuleras och meningsfull fritid och rekreation ska erbjudas. Utbildningen ska utgå från en helhetssyn på eleven och elevens behov samt främja allsidiga kontakter och social gemenskap. Enligt skollagen ska huvudmannen se till att elevgrupperna i fritidshemmen har en lämplig sammansättning och storlek samt att eleverna i övrigt erbjuds en god miljö. Skollagen reglerar vilka elever som har rätt till fritidshem och anger att plats ska erbjudas så snart behov av plats framkommit. Utöver skollagen, styrs verksamheten av de läroplaner som gäller för förskoleklass och det obligatoriska skolväsendet. I Trosa kommun är det en högre andel av barnen i åldern 6-12 år som har plats på fritidshem än vad det är i riket och i kommungruppen pendlingskommuner. Personaltätheten är något högre i Trosa än i riket och kommungruppen medan andelen personal med pedagogisk högskoleexamen i Trosa är låg och markant avviker mot såväl rikets som kommungruppens andel. Revisorerna har i sin bedömning av risk och väsentlighet beslutat att granska styrningen och uppföljningen av fritidshemmens verksamhet. 2.2. Uppdrag Revisorerna i Trosa kommun har gett i uppdrag att granska fritidshemsverksamheten. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Bedriver humanistiska nämnden fritidshemsverksamheten ändamålsenligt och på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt? Granskningen har följande granskningsmål: Fritidshemsverksamheten uppfyller kravet som ett pedagogiskt komplement till skolan. Nämnden har en strukturerad styrning och uppföljning av fritidshemsverksamheten Det finns fungerande ekonomistyrning och uppföljning av det ekonomiska resultatet för fritidshemsverksamheten. 2.3. Metod och avgränsning Granskningen omfattar humanistiska nämnden och genomförs genom: Trosa kommun 3 av 12

intervjuer med nämndens presidium, skolchef samt en grupp rektorer och en grupp fritidshemspersonal (totalt 4 intervjuer). granskning av budget och andra styrdokument, dokumenterat kvalitetsarbete, uppföljningar, planeringar, nämndprotokoll för juli 2011 augusti 2012 mm. Rapporten har sakgranskats av de som intervjuats. Trosa kommun 4 av 12

3. Resultat 3.1. Fritidshemsverksamhetens organisation Fritidshemsverksamhet bedrivs på samtliga kommunala skolor som har skolåren F- 6. Fritidshemspersonalen är vanligtvis organiserad i egna arbetslag och arbetar ofta en del av sin arbetstid i skolan. I vilken form detta sker beror enligt intervjuerna på skolans behov och personalens kompetens och intresse. Det är rektor som är ansvarig chef för respektive fritidshem. Varje arbetslag har en arbetslagsledare. Fritidshemmen är organiserade i olika avdelningar där det oftast är så att en avdelning omfattar barn från ett eller två skolår. Det finns dock även avdelningar som har barn i spannet skolår 2-5. Den offentliga statistiken för 2011 över fritidshem ger följande bild: Inskrivna barn/årsarbetare kommunala fritidshem, antal Årsarbetare i fritidshem med pedagogisk högskoleexamen, andel % Kostnad fritidshem, kr/inv 6-12 år Andel inskrivna barn, 6-12 år, % Trosa Riket Liknande kommuner, skolbarnsomsorg 13,6 20,6 21,2 25,0 60,8 47,7 21 897 17 438 17 026 58 50 53 Vid intervjuerna framkommer att då Trosa är en pendlingskommun, har barnen långa vistelsetider i fritidshemmen. Det finns även relativt många äldre barn (10-12 år) i fritidshemsverksamheten. Det finns ingen öppen fritidsverksamhet i kommunen, men vid intervjuerna framkommer att frågan diskuteras som idé. Det är svårt att rekrytera utbildad personal. Personalen i fritidshemmen framför i intervjun att de tycker att den låga andelen högskoleutbildad personal inte har någon negativ påverkan på verksamheten. Det varierar mellan fritidshemmen vilka lokaler som verksamheten har att tillgå. På någon skola finns egna lokaler, på en annan delas lokalerna med förskoleklass medan en tredje skola är trångbodd med en paviljong för förskoleklass och fritidshem. Trosa kommun 5 av 12

3.2. Pedagogiskt komplement till skolan Granskningsmål: Fritidshemsverksamheten uppfyller kravet som ett pedagogiskt komplement till skolan. Rektorerna framför i intervjuerna att de ser fritidshem och skola som en helhet. De trycker på att det är viktigt att skapa en Vi-känsla på skolan. Representanter från fritidshemmen är med i skolans ledningsgrupp/pedagogiskt råd. Skolorna har gemensamma arbetsplatsträffar, arbetar med bland annat likabehandlingsplanen och värdegrundsfrågor i blandade grupper. Det finns även en gemensam planering vad gäller kompetensutveckling. Rektorerna lyfter fritidshemmens viktiga roll som ett komplement till skolan, att ge ett socialt perspektiv och erbjuda både styrd och fri verksamhet. Personalen på fritidshemmen har individuell planeringstid, planerar tillsammans med kollegor samt har kvällsmöte en gång per månad. Ibland finns även samplanering med lärare i grundskolan. Omfattningen av planeringstiden varierar mellan skolenheter och beror även på vilket uppdrag man har i skolan. Enheterna försöker få till samplanering mellan skola och fritidshem men det är svårt att få till samverkan med alla, främst p g a av att det är svårt att hitta gemensamma tider för planering. En gång per termin träffas kommunens fritidshemspersonal i en nätverksträff. Dessa är enligt personalen ett bra forum för diskussioner. Deltagandet på dessa träffar varierar. Av intervjun med fritidshemspersonalen framkommer att en del rektorer ser träffarna som frivilliga medan andra ser dem som obligatoriska. Ibland arbetar fritidshemmen tillsammans med förskoleklassen och grundskolan exempelvis tematiskt. Detta sker främst då fritidshemmets personal arbetar på förmiddagarna i skolans motsvarande skolår. Personalen upplever då att fritidshemmet kan vara ett pedagogiskt komplement till grundskolan och förskoleklassen. När man bakar så blir det matematik osv. Fritidshemmet kan förstärka det som sker i undervisningen. När det inte finns naturliga mötesarenor mellan skola och fritidshem får fritidshemmet mer av en egen agenda. Verksamheten formas utifrån läroplanen och elevernas önskemål. Vid intervjun framförs att det är en konst att bygga in lärandet i leken utan att barnet märker det. Exempelvis genom att leka café och sedan efteråt reflektera över vad vi lärde oss. Vid intervjuerna med personalen framkommer att det är viktigt att bevara fritidshemmens särart. Barnen har långa visteletider och det får inte uppfattas vara skola hela dagen. Någon skola arbetar med Skolfritids en typ av samlad skoldag, och då ansvarar fritidshemspersonalen för exempelvis Livskunskap. Trosa kommun 6 av 12

I granskningen har vi tagit del av dokument som beskriver fritidshemsverksamheten. Det som redovisas i dokumenten stärker den bild av verksamheten som vi får i intervjuerna. Personalen framför att det vid loven kan vara svårt att få till utmanande verksamhet, verksamheten kan bli lite tråkig. Det är inte alltid det finns resurser till transporter för att kunna ta sig ut i närområdet. Det finns dock mycket idéer på vad som skulle kunna göras. Nämnden har bestämt att på nämndövergripande nivå inte använda de kvalitetsredovisningar som tidigare var obligatoriska enligt skollagen. Av intervjuerna framkom att enheterna själva kan välja om de skriver kvalitetsredovisningar eller dokumenterar sitt kvalitetsarbete på annat sätt. Några enheter använder sig av årshjul för att planera och dokumentera kvalitetsarbetet. Personalen upplever att rektor försöker ha eller har daglig insyn i verksamheten. Det framkommer av intervjuerna att fritidshemspersonalen hoppar in och hjälper till i förskoleklasser och grundskola vid ev sjukdom och brist på personal men det är sällan tvärtom, att lärare kan hoppa in och hjälpa till vid sjukdom och brist på personal på fritidshemmen. 3.2.1. Vår analys och bedömning Vår samlade bedömning är att fritidshemmen utgör ett pedagogiskt komplement till såväl förskoleklass som grundskola. 3.3. Nämndens styrning och uppföljning Granskningsmål: Nämnden har en strukturerad styrning och uppföljning av fritidshemsverksamheten. Det finns fungerande ekonomistyrning och uppföljning av det ekonomiska resultatet för fritidshemsverksamheten. Trosa kommun har ett fåtal mål för den pedagogiska verksamheten. De flesta berör elevernas måluppfyllelse i grundskolan. Inget av målen berör uttalat fritidshemsverksamheten direkt. Fritidshemmen uppges dock vara en viktig del för att skolan ska lyckas med sina mål, bland annat att kommunen ska tillhöra de 10% mest effektiva skolkommunerna. När det gäller den låga andelen högskoleutbildad personal framförs i flera intervjuer att det finns ett ej dokumenterat mål om att det på respektive fritidshemsavdelning ska vara två av tre personal som är högskoleutbildad. På kommunens hemsida redovisas inte fritidshemmen som en egen verksamhet under barnomsorg. De syns inte heller under rubriken grundskola. Det finns dock information om fritidshem på respektive skolas hemsida. Trosa kommun 7 av 12

Nämnden resursfördelar medel till fritidshemmen enligt ett pengsystem. Om de samlade volymerna skulle öka så finns den en central buffert hos kommunstyrelsen för att kunna hantera volymjusteringar så att både humanistiska nämnden och den berörda enheten får det beslutade pengbeloppet. Nämnden har en buffert för oförutsedda händelser och Vitalisskolan fick exempelvis medel från denna buffert när de behövde utöka fritidshemslokalerna under ombyggnationen. Enligt intervjuer med rektorerna finns det inte längre någon möjlighet att få extra stöd till fritidshemmen för barn i behov av särskilt stöd. Vid intervjun med rektorerna framförs att det varierar mellan de olika enheterna hur fritidshemspersonalens tid konteras, d v s på vilken verksamhet kostnaden för deras lön redovisas. Rektorerna ser skola fritidshem som en helhet. Det finns enheter där all tid konteras på fritidshemmet trots att personalen under en del av dagen arbetar i förskoleklassen eller grundskolan. Av intervjun med rektorerna framkommer att fritidshemmen ekonomiskt går runt även om de får arbeta hårt för det med anledning av de långa öppettiderna. Rektorerna framför att de har svårare att klara ekonomin för grundskolan än för fritidshemmet. Av intervjuerna framkommer att det inte förs så mycket diskussioner om fritidshemsverksamheten på nämndens sammanträden. Vi har granskat nämndens protokoll för att se om fritidshemsverksamheten ger ett avtryck i dessa. Vi ser att det inte finns några särskilda ärenden som endast berör fritidshemmen. Däremot berörs verksamheten i budget, kvartalsrapport, delårsrapport, bokslut, verksamhetsberättelser. Nämnden får också information om resultatet på de föräldraenkäter som genomförs om fritidshemsverksamheten. Varje månad redovisas även månadsstatistik på verksamhetsnivå gällande volymer för nämnden. Vid intervjun med personalen framförs en oro för att frågorna om fritidshem försvinner i den samlade enkäten till föräldrarna. Nämnden följer även verksamheten genom verksamhetsbesök. Det finns tre typer av verksamhetsbesök: A) Kommunalrådet, kommunchef, nämndens ordförande och skolchefen besöker alla enheter en gång per år. B) Oppositionsrådet och nämndens vice ordförande besöker alla enheter en gång per år C) Ett par nämndledamöter besöker verksamheter och rapporterar om detta muntligen på nämndens sammanträde. (under 2012 genomförs dock inte detta pga så många nya rektorer och de besök som genomförts har inte återkopplats till nämnden) Trosa kommun 8 av 12

Skolchefen genomför från och med höstterminen 2012 tillsammans med utvecklingsledaren pedagogiska samtal med alla enheter två gånger per år. På hösten ägnas samtalet åt en självskattning som enheten gjort av sin verksamhets kvalitet. Här finns ett fokus på det som skolinspektionen har fokus på i sina granskningar. Under vårterminen är tanken att diskussionen fördjupas och även omfattar resultatet från föräldraenkäten. Denna arbetsmodell har redovisats för nämnden. Framöver kommer skolchefen att redovisa detta arbete tillsammans med skolchefens analys. Nämnden förlägger ofta sina sammanträden ute i verksamheten. När det kommer nya rektorer bjuds dessa in till nämnden för att presentera sig. På varje sammanträde presenteras månadsstatistik över antal barn i verksamhet, inutflyttning, ev. kösituation mm. Nämnden avsätter medel för kompetensutveckling. Förvaltningschefen ansvarar för att kompetensutveckling sker där det ger mest effekt. Nu pågår kompetensutveckling i tidig läs- och skrivutveckling för personal på förskoleklass, fritidshem och de lägre skolåren. Det finns även flera andra gemensamma kompetensutvecklingsinsatser, exempelvis Entreprenöriellt lärande (ESF-projekt). Av intervjun med personalen framgår även att varje anställd lyfter behov av kompetensutveckling med sin chef. 3.3.1. Vår analys och bedömning Granskningen visar att fritidshemsverksamheten inte är synlig i nämndens styrning och inte heller på kommunens hemsida. Det finns ingen spårbar styrning från humanistiska nämnden vad avser barngruppers storlek, personaltäthet eller personalens utbildning. Vi bedömer att nämnden i stort saknar en strukturerad styrning och uppföljning av fritidshemsverksamheten. Vi bedömer att de olika besök som sker i verksamheten ger de som besöker verksamheten en god bild av verksamhetens kvalitet. Vi bedömer att dessa besök är positiva för verksamheten men att informationen om verksamheten behöver spridas till hela nämnden. Granskningen visar att kvalitetsarbetet på enhetsnivå dokumenteras. Nämnden får dock inte del av denna dokumentation. På förvaltningen dokumenteras de pedagogiska samtalen. Samtalen är en god grund för verksamhetsutveckling. Det är positivt att nämnden kommer att få information om dessa samtal och vilket avtryck förbättringsarbetet ger i respektive fritidshem. Detta kan tillsammans med de för nämnden redovisade föräldraenkäterna ge nämnden en bättre bild av fritidshemsverksamhetens kvalitet och utveckling. Vi bedömer att nämnden med sitt resursfördelningssystem har en fungerande ekonomistyrning. Ekonomiska uppföljningar görs kontinuerligt och redovisas för Trosa kommun 9 av 12

nämnden tre gånger per år. Vi bedömer att det finns en uppenbar risk att personalkostnaderna för grundskola och fritidshem inte är korrekt bokförda på rätt verksamhet. För att den ekonomiska uppföljning en och den offentliga statistiken ska bli mer rättvisande är det viktigt att respektive verksamhet bär sina egna kostnader. Nämnden behöver därför säkerställa att grundskolan respektive förskoleklassen bär kostnaderna för den personal som arbetar i verksamheten även om personalen som en del av sin tjänst arbetar på fritidshemmet. Att inte kontera personalens kostnader på rätt verksamhet ger konsekvensen att statistiken visar en felaktig personaltäthet samt att verksamheten ser ut att vara dyrare/billigare än vad den egentligen är. Trosa kommun 10 av 12

4. Revisionell bedömning Vår samlade revisionella bedömning är att fritidshemsverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt men att det inte är humanistiska nämnden som genom styrning och uppföljning säkerställer detta. Den ekonomiska styrningen av verksamheten fungerar genom resursfördelningsmodellen väl medan uppföljningen innehåller brister främst beroende på att personalens kostnader inte alltid konteras på den verksamhet där de arbetar. Utifrån detta faktum är det svårt att uttala sig om verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Trosa kommun 11 av 12

2012-10-29 Marie Lindblad Projektledare Inger Kullberg Uppdragsledare Trosa kommun 12 av 12