Europeiska unionens råd Bryssel den 15 mars 2016 (OR. en) Interinstitutionellt ärende: 2015/0280 (NLE) 7126/16 SCH-EVAL 53 VISA 76 COMIX 215 LÄGESRAPPORT från: Rådets generalsekretariat av den: 15 mars 2016 till: Delegationerna Föreg. dok. nr: 6688/16 Ärende: Rådets genomförandebeslut med en rekommendation om åtgärdande av de brister som identifierades vid 2015 års utvärdering av Belgiens tillämpning av Schengenregelverket på området för den gemensamma viseringspolitiken För delegationerna bifogas rådets genomförandebeslut med en rekommendation om åtgärdande av de brister som identifierades vid 2015 års utvärdering av Belgiens tillämpning av Schengenregelverket på området för den gemensamma viseringspolitiken, som antogs av rådet vid dess 3458:e möte den 15 mars 2016. I enlighet med artikel 15.3 i rådets förordning (EU) nr 1053/2013 av den 7 oktober 2013 kommer denna rekommendation att översändas till Europaparlamentet och de nationella parlamenten. 7126/16 ehe/ab 1
Rådets genomförandebeslut med en REKOMMENDATION om åtgärdande av de brister som identifierades vid 2015 års utvärdering av Belgiens tillämpning av Schengenregelverket på området för den gemensamma viseringspolitiken EUROPEISKA UNIONENS RÅD UTFÄRDAR DENNA REKOMMENDATION med beaktande av rådets förordning (EU) nr 1053/2013 av den 7 oktober 2013 om inrättande av en utvärderings- och övervakningsmekanism för kontroll av tillämpningen av Schengenregelverket och om upphävande av verkställande kommitténs beslut av den 16 september 1998 om inrättande av Ständiga kommittén för genomförande av Schengenkonventionen 1, särskilt artikel 15, med beaktande av Europeiska kommissionens förslag, och av följande skäl: (1) Syftet med denna rekommendation är att föreslå Belgien åtgärder för att avhjälpa de brister som upptäcktes under 2015 års Schengenutvärdering på området för den gemensamma viseringspolitiken. Efter utvärderingen antogs genom kommissionens genomförandebeslut C(2015)7501 en rapport som innehöll resultat och bedömningar samt bästa praxis och brister som konstaterats under utvärderingen. (2) Mot bakgrund av vikten av att följa Schengenregelverket, särskilt när det gäller en korrekt tillämpning av bestämmelser med anknytning till informationssystemet för viseringar (VIS), bör prioritering ges till att genomföra rekommendationerna nr 1, 15, 16, 17, 29, 30 och 31 nedan. 1 EUT L 295, 6.11.2013, s. 27. 7126/16 ehe/ab 2
(3) Denna rekommendation bör överlämnas till Europaparlamentet och medlemsstaternas parlament. Inom tre månader efter rekommendationens antagande ska den utvärderade medlemsstaten, i enlighet med artikel 16 i förordning (EU) nr 1053/2013, fastställa en handlingsplan för att avhjälpa de brister som konstaterats i utvärderingsrapporten och lägga fram den för kommissionen och rådet. HÄRIGENOM REKOMMENDERAS FÖLJANDE. Belgien bör 1. vidta åtgärder för att se till att de fotografier som lagras i VIS överensstämmer med specifikationerna i artikel 8.4 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 767/2008, 2 och de tekniska specifikationer som det hänvisas till i artikel 13.4 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 810/2009 3 om viseringskodexen och som beskrivs i bilaga 11 till kommissionens beslut K(2010) 1620 slutlig av den 19.3.2010 om införande av en handledning för handläggning av viseringsansökningar och ändring av utfärdade viseringar, 2. införa en mekanism i Visa-Schengenhouse 4 och i VisaNet 5 varigenom ansökningsakterna raderas automatiskt efter en viss tid som måste definieras i nationell lagstiftning, 2 3 4 5 Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 767/2008 av den 9 juli 2008 om informationssystemet för viseringar (VIS) och utbytet mellan medlemsstaterna av uppgifter om viseringar för kortare vistelse (VIS-förordningen) (EUT L 218, 13.8.2008, s. 60). Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 810/2009 av den 13 juli 2009 om införande av en gemenskapskodex om viseringar (viseringskodex) (EUT L 243, 15.9.2009, s. 1). Maison Schengen Kinshasa-databasen. Nationell databas för visering. 7126/16 ehe/ab 3
3. införa en mekanism i Visa-Schengenhouse som automatiskt raderar biometriska uppgifter när dessa har överförts till viseringsavdelningen och som automatiskt raderar ansökningsakten när det slutliga beslutet om ansökan har fattats och delgivits sökanden, 4. överväga att bevilja konsulat befogenhet att fatta slutliga beslut och begränsa de situationer där det krävs samråd med de centrala myndigheterna till sådana fall där tveksamhet råder eller där det är möjligt att avvika från de generella bestämmelserna (t.ex. vid utfärdande av viseringar med begränsad territoriell giltighet), dock inte uppenbara fall och fall där det krävs kännedom om lokala förhållanden, 5. förbättra hanteringen av det elektroniska viseringsmärket samt distributionen av ej ifyllda viseringsmärken till berörd personal, 6. vidta åtgärder för att säkerställa att de stämplar som visar att viseringsmärket har återkallats används korrekt och att man faktiskt använder standardformuläret (som anges i bilaga VI till förordning (EG) nr 810/2009); vidare bör korrekt information om återkallandet av viseringsmärket föras in i VIS, dvs. att viseringen har återkallats på viseringsinnehavarens begäran, 7. rådfråga den belgiska dataskyddsmyndigheten om huruvida de lokala svarta listorna är förenliga med Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG 6 och den belgiska genomförandelagstiftningen samt begära att den myndigheten rapporterar sina resultat, Ambassad/viseringsavdelning i Algeriet 8. förbättra samarbetet med och övervakningen av teletjänstcentralen, bland annat genom att (a) (b) säkerställa att teletjänstcentralen besvarar telefonsamtal i sitt eget namn för att undvika att vilseledande sökanden, upprätta formella rutiner för övervakning av de tjänster som erbjuds av teletjänstcentralen och utarbeta förfaranden för utbyte av information mellan ambassaden och teletjänstcentralen om klagomål, 6 Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (EGT L 281, 23.11.1995, s. 31). 7126/16 ehe/ab 4
9. förbättra informationen till allmänheten bland annat genom att (a) (b) (c) uppdatera webbplatser och anslagstavlor utanför viseringsavdelningen med information som saknas, göra en tydlig åtskillnad mellan information om viseringar för kortare vistelse och information om viseringar för längre vistelse, strukturera informationen på ett bättre sätt och se till att relevanta uppgifter tillhandahålls på en lämplig webbplats och att informationen på alla webbplatser är identisk samt lägga in en synlig länk till den allmänna webbplatsen för Office des Etrangers (ODE) på viseringsavdelningens webbplats, 10. överväga sätt att anpassa tillträdet till ambassaden och viseringsavdelningen med hänsyn till personer med särskilda behov, 11. installera en larmanläggning, elektroniska system för tillträde samt kompletterande CCTVkameror och CCTV-monitorer i ambassadbyggnaden eller på ambassadområdet för att höja säkerhetsnivån och göra det möjligt att övervaka tillämpningen av de olika förfarandena, inklusive förfarandena när det gäller säkerhetskontroller, 12. förstärka säkerheten för den del av arkiven som inte är inrymd i ambassadens/viseringsavdelningens huvudlokal, 13. vidta åtgärder för att täcka kablarna till fingeravtrycksskannern och monitorerna i receptionen för att förhindra oavsiktliga eller uppsåtliga avbrott i verksamheten och elektroniska anslutningar, 14. ändra arrangemangen kring receptionsdiskarna så att det finns åtminstone en outnyttjad disk mellan två diskar som används, för att säkerställa integriteten för de sökande, 15. ålägga sökande att tvätta händerna innan fingeravtryck tas, för att säkerställa kvaliteten på de tagna fingeravtryck som ska registreras i VIS, och instruera receptionspersonalen att göra en okulärbesiktning av fingrarna innan fingeravtryck tas, för att utesluta manipulerade/förfalskade fingeravtryck och undvika felaktiga matchningar mot VIS, 7126/16 ehe/ab 5
16. säkerställa en korrekt tillämpning av bestämmelserna i artikel 13.1 i förordning (EG) nr 810/2009, så att alla viseringssökandes fingeravtryck samlas in var 59:e månad såvida de inte tillhör någon av de kategorier för vilka detta krav får frångås, 17. se till att ansökningar från enskilda medlemmar av en grupp, oberoende av gruppens storlek (dvs. två eller flera personer som reser tillsammans), är sammankopplade i VIS, 18. följa bestämmelserna i förordning (EG) nr 810/2009 beträffande när en ansökan kan tas upp till prövning och utforma en tydlig strategi för hantering av fall där styrkande handlingar saknas, 19. avskaffa bruket att låta sökande underteckna en kompletterande förklaring som går ut på att informationen om insamlandet av resehandlingen endast skickas via e-post, och se till att denna information också förmedlas via SMS eller per telefon, eftersom många sökande inte har direkt tillgång till e-post, 20. se till att alla sökande systematiskt ger in bevis på innehav av en tillräcklig och giltig medicinsk reseförsäkring när ansökan lämnas in, så att försäkringsbeloppet och den geografiska täckningen kan kontrolleras på ett tillfredsställande sätt innan det slutliga beslutet om ansökan fattas och viseringsmärket trycks, 21. vidta åtgärder för att klargöra innehållet i protokollen mellan det algeriska försvarsministeriet och vissa belgiska sjukhus och se till att dessa avtal är förenliga med bestämmelserna i förordning (EG) nr 810/2009 i allmänhet och, särskilt, huruvida villkoren för att utfärda enhetliga Schengenviseringar med lång giltighet faktiskt är uppfyllda, i synnerhet villkoret om att sökanden ska ha tillräckliga medel för uppehället, 22. uppmuntra utstationerad personal att skapa viktiga kontakter i värdlandet och dra full nytta av utbyten inom det lokala Schengensamarbetet för att kontrollera styrkande handlingars äkthet och bättre dra nytta av lokal personal vid utförandet av sådana kontroller, 23. informera lokalanställda om förteckningen över resehandlingar och de frekventa ändringarna av denna, eventuellt genom att införliva den i VisaNet, 7126/16 ehe/ab 6
24. säkerställa adekvat övervakning av lokalanställda vid receptionsdiskar, 25. vidta åtgärder för att se till att lämplig utbildning anordnas för lokalanställda i enlighet med artikel 38.3 i viseringskodexen, Ambassad/viseringsavdelning i Demokratiska republiken Kongo 26. använda en metalldetektorbåge, korrekt kalibrerad, för den huvudsakliga säkerhetskontrollen och endast använda den handburna detektorn för kompletterande kontroll vid behov, 27. se över rutinerna vid Maison Schengen Kinshasa (nedan kallat MSK), t.ex. vid förflyttning av personal och gäster och genomförande av intervjuer, för att minimera risken för att obehöriga bereder sig tillträde till MSK:s lokaler, 28. förbättra informationen till allmänheten bland annat genom att (a) (b) göra en tydlig åtskillnad mellan information om viseringar för kortare vistelse och information om viseringar för längre vistelse, och se till att all relevant information enligt artikel 47 i viseringskodexen tillhandahålls på ett välstrukturerat och användarvänligt sätt, uppdatera och korrigera checklistor (gällande olika resor) och webbplatser, 29. säkerställa en korrekt tillämpning av bestämmelserna i artikel 13.1 i förordning (EG) nr 810/2009 så att alla viseringssökandes fingeravtryck samlas in var 59:e månad, och inte oftare än så, 30. vidta åtgärder för att förhindra att en persons biometriska uppgifter av misstag kopplas till en annan persons ansökningsakt på grund av att registreringen av ansökan respektive insamlingen av biometriska uppgifter görs separat, 31. se till att statusen ansökan avskriven (closed application) endast registreras i VIS om ansökan dras tillbaka eller inte fullföljs innan ett beslut har fattats om ansökan, i enlighet med artikel 10.2 i förordning (EG) nr 767/2008, 7126/16 ehe/ab 7
32. se till att sökande endast måste lämna in ett enda ansökningsformulär, i enlighet med artikel 11.1 i förordning (EG) nr 810/2009, 33. omedelbart avskaffa bruket att systematiskt kräva att viseringssökande fyller i ytterligare ett formulär vid ansökan om visering och endast begära sådan ytterligare information i enskilda fall, när så är relevant, 34. vidta åtgärder för att säkerställa lämplig utbildning av lokalanställda vid MSK, 35. säkerställa adekvat övervakning av lokalanställda vid MSK och att mer strukturerade och regelbundna möten anordnas med MSK:s personal för att diskutera de senaste instruktionerna och klagomålen samt komplicerade ärenden, 36. se till att bestämmelserna i förordning (EG) nr 810/2009 följs med avseende på stämpeln som visar att ansökan kan tas upp till prövning, 37. vidta åtgärder för att följa bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/38/EG 7 och de riktlinjer som anges i del III av beslut K(2010) 1620 slutlig vad gäller de styrkande handlingar som ska lämnas av familjemedlemmar till EU-medborgare som omfattas av det ovan nämnda direktivet. Denna rekommendation riktar sig till Konungariket Belgien. Utfärdad i Bryssel den På rådets vägnar Ordförande 7 Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/38/EG av den 29 april 2004 om unionsmedborgares och deras familjemedlemmars rätt att fritt röra sig och uppehålla sig inom medlemsstaternas territorier och om ändring av förordning (EEG) nr 1612/68 och om upphävande av direktiven 64/221/EEG, 68/360/EEG, 72/194/EEG, 73/148/EEG, 75/34/EEG, 75/35/EEG, 90/364/EEG, 90/365/EEG och 93/96/EEG (EUT L 158, 30.4.2004, s. 77). 7126/16 ehe/ab 8