HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1 (5) Utgivningsdatum/uppdaterad 1.7.2016 1. Registrets namn 2. Registerförare 3. Registeransvarig 4. Kontaktperson i registerärenden 5. Ändamål och grunder för behandlingen av personuppgifter 6. Informationsinnehåll i registret 7. Regelrätta informationskällor 8. Regelrätta utlämnanden av uppgifter 9. Överföring av information utanför EU eller EES 10. Principerna för skyddet av registret 11. Rätt till insyn 12. Rätt att begära rättelse av en uppgift 13. Förbudsrätt 14. Information till den registrerade 15. Registerförvaltning SL 33 Registerbeskrivning Personregister 1. Registrets namn 2. Registerförare 3. Registeransvarig 4. Kontaktperson i registerärenden 5. Ändamål och grunder för behandlingen av personuppgifter Klientregister för mottagning av personer som söker internationellt skydd Verkschefen för social- och hälsovårdsverket Andra linjen 4 A PB 7000 00099 HELSINGFORS STAD Chefen för Krämertsskogs förläggning för Krämertsskogs förläggnings del Chefen för Helsingfors förläggning för Helsingfors förläggnings del Befattning Dokumentcentralen vid social- och hälsovårdsverket Adress Helsingfors stad Social- och hälsovårdsverket/dokumentcentralen PB 6000 00099 HELSINGFORS STAD Andra kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer under tjänstetid, e-postadress) Social- och hälsovårdsverket 09-310 5015 (växel/dokumentcentralen) sosiaalijaterveys@hel.fi Med mottagning avses förläggningarna och den service som arrangeras i dem som helhet, vars avsikt är att säkra utkomsten och trygga omsorgen av personer som ansöker om internationellt skydd och som erhåller tillfälligt skydd. Mottagningstjänsterna arrangeras av den förläggning som personen som ansöker om internationellt skydd eller tillfälligt skydd har registrerats som klient hos. Till klientregistret för mottagning hör ett riksomfattande delregister och de delregister som förs av förläggningarna och flyktingslussarna. Det riksomfattande delregistret förs för att styra, planera och följa upp mottagningen av och hjälpen för personer som söker internationellt skydd, personer som får tillfälligt skydd och offer för människohandel. Migrationsverket upprätthåller detta delregister. De delregister som förs av förläggningarna och flyktingslussarna används för att organisera mottagningstjänsterna för personer som söker internationellt skydd eller får tillfälligt skydd. Registret används
HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 2 (5) även som hjälpmedel vid organisering av tjänster och stödåtgärder för personer som är offer för människohandel. För förandet av detta delregister svarar den förläggning som tillhandahåller dessa tjänster. I klientregistret lagras de nödvändiga och tillräckliga uppgifterna som krävs för att planera, arrangera, genomföra och verkställa uppföljningen av kundens ärende, tjänster och stöd. Klientregistret kan även användas för lagstadgad vetenskaplig forskning, statistikföring eller i myndigheternas planerings- och utredningsarbete. Grunden för förandet av registret utgör klientrelationen och lagstiftningen som styr verksamheten samt bland annat följande lagar och förordningar som baseras på dem: Lag om mottagande av personer som söker internationellt skydd och om identifiering av och hjälp till offer för människohandel (746/2011) Lag om bemötande av utlänningar som tagits i förvar och om förvarsenheter (116/2002) Utlänningslag (301/2004) Förvaltningslag (434/2003) Förvaltningsprocesslag (586/1996) Lag om utkomststöd (1412/1997) Barnskyddslag (417/2007) Hälso- och sjukvårdslag (1326/2010) Lag om specialiserad sjukvård (1062/1989) Lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) Lag om patientens ställning och rättigheter (812/2000) Lag om klientavgifter inom social- och hälsovården (7341/1992) Personuppgiftslag (523/1999) Lag om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009) Lag om utlänningsregistret (1270/1997) 6. Informationsinne håll i registret I klientregistret lagras de nödvändiga och tillräckliga uppgifterna som krävs för att planera, arrangera, genomföra och verkställa uppföljningen av kundens ärende, tjänster och stöd. Registret innehåller social- och hälsovårdens register som delregister: 1. Uppgifter som krävs för att bedöma, planera, verkställa och uppfölja socialtjänster som ges av yrkespersoner inom socialvården och därtill hörande stödtjänster. 2. Uppgifter som en yrkesmänniska inom hälsovården har antecknat och som behövs för bedömning av hälsotillstånd eller sjukdom samt för planering, genomförande och uppföljning av vård. Registret består också av anteckningar som gjorts ATJ- och Effica-datasystemen, patientdatasystemet samt i klient- och patientdokumenten. 7. Regelrätta informationskällor Uppgifterna erhålls och upprätthålls baserat på de uppgifter som den registrerade och/eller hens lagliga företrädare meddelat samt utgående från de uppgifter som uppkommer i förläggningarna och flyktingslussarna. Personens uppgifter kan erhållas från myndigheterna eller andra parter, antingen med klientens samtycke eller utgående från bestämmelserna i en viss lag. Om anskaffningen av uppgifterna ska göras en anteckning i klientregistret. Uppgifterna i klientregistret över mottagningen av personer som söker internationellt skydd kan utlämnas mellan registerförare och uppgifterna i det gemensamma registret kan överlämnas utan klientens samtycke när klienten förflyttas från en förläggning till en annan. Registerföraren har rätt att trots sekretessbestämmelserna erhålla av Migrationsverket, Polisen, gränsbevakningsmyndigheterna samt närings-, trafik- och miljöcentralen de uppgifter för klientregistret för mottagning som krävs för att utföra sina lagstadgade uppdrag.
HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 3 (5) Inrikesministeriet, Migrationsverket, förläggningar, flyktingslussar, och kommunala myndigheter har rätt att trots sekretessbestämmelserna avgiftsfritt få de upplysningar som är nödvändiga för att utföra uppgifterna enligt 3 och 4 kap. av varandra, av privata serviceproducenter som tillhandahåller tjänster enligt 3 och 4 kap. och av företrädare för barn utan vårdnadshavare. Uppgifterna kan lämnas ut enligt överenskommelse med registerföraren, även i maskinläsbar form eller med hjälp av en teknisk anslutning, ifall den som begär om uppgifterna visat upp en utredning om skyddet av uppgifterna på det sätt som avses i 32 1 mom. i personuppgiftslagen. 8. Regelrätta utlämnanden av uppgifter Uppgifter om den registrerade kan lämnas ut till andra myndigheter och aktörer med den registrerades samtycke eller med stöd av en bestämmelse i lagen i fråga Om personen saknar förutsättningar att bedöma betydelsen av sitt samtycke får uppgifterna lämnas ut med samtycke av en laglig representant för personen. Registeruppgifterna lämnas ut på begäran till myndigheter eller aktörer som med stöd av lag har rätt till registrets uppgifter. Den som begär utlämnande av uppgifter ska ha en rättslig grund med stöd av vilken hen begär uppgifterna. Om utlämnandet av uppgifterna ska göras en anteckning i klientregistret. Uppgifterna kan lämnas ut för vetenskaplig forskning, statistikföringsändamål eller för myndigheternas planerings- eller utredningsarbete med klientens uttryckliga samtycke eller på basis av lagstiftning som uttryckligen berättigar utlämnandet. Uppgifterna i klientregistret över mottagningen av personer som söker internationellt skydd kan utlämnas mellan registerförare och uppgifterna i det gemensamma registret kan överlämnas utan klientens samtycke när klienten förflyttas från en förläggning till en annan. Utöver det som föreskrivs annanstans i lagen får man utan hinder från sekretessplikten överlämna sådana uppgifter ur registret för mottagning till Migrationsverket, polisen, gränsbevakningsmyndigheterna samt till närings-, trafik- och miljöcentralerna som krävs för att sköta de uppdrag som härrör till personer som söker internationellt skydd, erhåller tillfälligt skydd och för att hjälpa offer för människohandel. Inrikesministeriet, Migrationsverket, förläggningar, flyktingslussar, och kommunala myndigheter har rätt att trots sekretessbestämmelserna avgiftsfritt få de upplysningar som är nödvändiga för att utföra uppgifterna enligt 3 och 4 kap. av varandra, av privata serviceproducenter som tillhandahåller tjänster enligt 3 och 4 kap. och av företrädare för barn utan vårdnadshavare. En privat serviceproducent som producerar tjänster enligt mottagningslagen kapitel 3 och 4 som har som kunder asylsökanden, personer som erhåller tillfälligt skydd eller offer för människohandel, har rätt att trots sekretessbestämmelserna avgiftsfritt få från Migrationsverket och från flyktningförläggningarna och flyktingslussarna de uppgifter som är nödvändiga för att kunna producera nämnda tjänster. En representant för ett barn utan vårdnadshavare har rätt att trots sekretessbestämmelserna avgiftsfritt få från Migrationsverket, flyktningförläggningarna och flyktingslussarna, från de kommunala myndigheterna och från privata serviceproducenter som producerar tjänster enligt kapitel 3 och 4 sådan information som krävs för att utföra sitt uppdrag enligt 41 i mottagningslagen. Uppgifterna kan även lämnas ut i maskinläsbar form eller med hjälp av en teknisk anslutning. Innan uppgifter lämnas ut genom teknisk anslutning ska den som begär uppgifterna visa att de skyddas på det sätt som avses i 32 1 mom. i personuppgiftslagen. Uppgifter om de betalningar som betalas till klienterna eller på deras vägnar via banken ges banken.
HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 4 (5) Till kassan för allmänheten vid Helsingfors stads ekonomiförvaltningstjänster lämnar man ut uppgifter om de betalningar som betalas via kassan ifråga. Klientfaktureringsuppgifterna skickas till faktureringssystemet för Helsingfors stads ekonomiförvaltning. Uppgifterna i klientdatasystemet överförs till verkets interna statistikföringssystem som används som hjälp vid produktion av statistik- och rapporteringsinformation. Därutöver lämnar man ut uppgifter för forskningsverksamhet enligt de forskningstillstånd som social- och hälsovårdsverket beviljat. I övrigt lämnar man ut personuppgifter endast på basis av en specificerad informationsbegäran till de myndigheter som är berättigade till det och i enlighet med gällande anvisningar om dataskydd. 9. Överföring av information utanför EU eller EES 10. Principerna för skyddet av registret Registeruppgifterna överförs inte utanför EU eller EES. A. Manuella uppgifter Arkiven och vårdenheterna har passerkontroll och låsning av dörrar. Vid verksamhetsenheterna förvaras dokumenten i övervakade lokaler och/eller låsta skåp. B. Uppgifter som behandlas elektroniskt De registeruppgifter som sparats elektroniskt har krypterats så att endast därtill behöriga anställda har tillgång till uppgifterna. Användningen av datasystemen övervakas och systemen är endast tillgängliga med användarnamn och lösenord. 11. Rätt till insyn Var och en har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan hen meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om hen som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om hen. En registrerad kan personligen eller skriftligen vid social- och hälsovårdsverkets enheter framföra begäran om rätt till insyn. I regel verkställs rätten till insyn vid den enhet där uppgifterna har uppstått. Man strävar efter att utan dröjsmål och på begäran ge uppgifterna i skriftlig form. För klienten reserveras möjlighet att bekanta sig med uppgifterna om hen på en skärm och på begäran ges uppgifterna som utskrifter i önskad omfattning. Om rätten till insyn undantagsvis förvägras, får klienten ett skriftligt intyg om detta. Orsakerna till att rätten till insyn förvägrades samt besvärsanvisningarna framgår av intyget. Den registrerade kan föra ärendet till dataombudsmannen för behandling. 12. Rätt att begära rättelse av en uppgift rättelse av en uppgift Registerföraren ska utan ogrundat dröjsmål på eget initiativ eller på den registrerades begäran rätta, radera eller komplettera en registrerad uppgift som med tanke på behandlingens ändamål är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Om man i registret upptäcker en felaktig, onödig eller bristfällig uppgift, kan den rättas eller raderas. Ändringarna görs så att det i registret finns information om ändringen, vem som har gjort den och när, och så att det även i efterhand är möjligt att se den ursprungliga anteckningen. Klienten/patienten ska begära om rättelse av en uppgift/uppgifter skriftligt av den enhet där anteckningen har gjorts. Om klientens/patientens yrkande på rättelse av en uppgift avslås, får klienten/patienten ett intyg över vägran varav orsakerna till vägran framgår. Till intyget bifogas anvisningar om hur ärendet kan föras till dataombudsmannen för behandling.
HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 5 (5) 13. Förbudsrätt 14. Information till den registrerade 15. Registerförvaltning Uppgifterna i klientdatasystemet är sekretessbelagda. De lämnas ut endast med klientens/patientens uttryckliga samtycke eller på en laglig grund. Den registrerade behöver inte visa upp något uttryckligt förbud mot utlämnande av uppgifter. Verkets olika verksamhetsenheter svarar för behandlingen av sina klienters/patienters uppgifter, uppgifternas riktighet, att den registrerade informeras och registerbeskrivningarna finns till påseende. Enligt social- och hälsovårdsnämndens beslut av den 19 mars 2013 är verkschefen för social- och hälsovårdsverket registeransvarig för verkets register. Ansvarspersonerna för register tillsätts genom beslut av verkschefen. En ansvarsperson för ett register har hand om fastställande av registrets informationsinnehåll och användningsändamål principer och förfarandesätt med vilka användarrättigheter beviljas, att den registrerade informeras och rätten till insyn verkställs, uppgifter rättas och lämnas ut utarbetande av registerbeskrivningar