HR-enheten vid landstingsdirektörens stab TJÄNSTESKRIVELSE Landstingsstyrelsen 1 (2) Referens Diarienummer 160308 Uppdrag 16/26 En samlad rekryteringsstrategi ska tas fram Förslag till beslut 1. Landstingsstyrelsen godkänner slutredovisning av utredningsuppdrag 16/26 En samlad rekryteringsstrategi ska tas fram. 2. Landstingsstyrelsen antar personal- och kompetensförsörjningsstrategin daterad den 26 september 2016, att gälla från och med den 1 december 2016. 3. Personal- och kompetensförsörjningsstrategin ska ses över varje mandatperiod. Landstingsstyrelsen överlämnar till Personaldelegationen att besluta om eventuella revideringar. Bakgrund I landstingsplanen 2016-2018 gavs landstingsdirektören, HR-enheten, uppdraget 16/26 En samlad rekryteringsstrategi ska tas fram. För att nå visionen om Hälsolänet för ett friskare, tryggare och rikare liv behövs delaktiga och engagerade medarbetare med rätt kompetens. Ett strategiskt arbete med personal- och kompetensförsörjning syftar till att säkerställa att rätt kompetens finns för att bedriva och utveckla dagens och morgondagens verksamhet. Det strategiska och operativa arbetet med personal- och kompetensförsörjning ska genomsyras av ett öppet, engagerat och kunnigt förhållningssätt i alla led. Landstinget i Kalmar län ska vara en attraktiv arbetsgivare och en av Sveriges bästa arbetsplatser. För att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare inom landstingets verksamheter ska vi arbeta långsiktigt, strukturerat och målmedvetet. Arbetet innefattar såväl analys och planering av kompetensbehov som insatser i syfte att möta det behovet. Katarina Nilsson HR-strateg Peter Rydasp HR-direktör Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Postadress Besöksadress Telefon 0480-810 00 vx Organisationsnr 232100-0073 Bankgiro 833-3007
Referens Diarienummer 160308 2 (2) Bilaga Personal- och kompetensförsörjningsstrategi.
Personal- och kompetensförsörjningsstrategi Syfte För att nå visionen om Hälsolänet för ett friskare, tryggare och rikare liv behövs delaktiga och engagerade medarbetare med rätt kompetens. Ett strategiskt arbete med personal- och kompetensförsörjning syftar till att säkerställa att rätt kompetens finns för att bedriva och utveckla dagens och morgondagens verksamhet. Det strategiska och operativa arbetet med personaloch kompetensförsörjning ska genomsyras av ett öppet, engagerat och kunnigt förhållningssätt i alla led. Giltighet Från och med den 1 november 2016 och tillsvidare. Ansvarig för dokumentet HR-direktör Revideras och följs upp Riktlinjen följs upp och revideras vid behov, dock minst en gång per mandatperiod. Beslutsdatum Beslutat av
2(6) 1. Inledning Landstinget i Kalmar län ska vara en attraktiv arbetsgivare och en av Sveriges bästa arbetsplatser. För att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare inom landstingets verksamheter ska vi arbeta långsiktigt, strukturerat och målmedvetet. Arbetet innefattar såväl analys och planering av kompetensbehov som insatser i syfte att möta det behovet. 2. Modell för analys och planering av kompetensbehovet Landstingets modell för analys och planering av kompetensbehovet löper över tre år och uppdateras årligen. I vissa fall krävs längre perspektiv. Den visar vårt behov av kompetens samt åtgärder/aktiviteter som ska genomföras på olika nivåer för att möta behovet under kommande treårsperiod. Analys och planering beskrivs i medarbetaravsnittet i verksamhetsplaner på förvaltnings- och basenhetsnivå och utgör underlag till landstingsplanen. Följande delar ingår: Nuvarande och framtida bemanningsstruktur Nuvarande och framtida kompetensbehov samt eventuellt kompetensgap och/eller behov av kompetensväxling Yrkesroller och utveckling av dessa Nyckelfunktioner Åtgärder och aktiviteter i form av kompetenshöjande insatser och rekrytering för att möta framtida kompetensbehov Uppföljning av kompetensförsörjningsplaneringen beskrivs i medarbetaravsnittet i verksamhetsberättelser och bokslut och ligger därmed till grund för kommande planer. Chefen ansvarar för analys och planering av kompetensbehovet med stöd av HR-funktion.
3(6) Figur 1 visar kompetensplaneringsprocessen 2.1 Landstingsplan/verksamhetsplan/mål Utgångspunkten för kompetensförsörjningsplaneringen är landstingets långsiktiga mål, uppdrag i landstings- och verksamhetsplaner samt målen i balanserade styrkort. 2.2 Kompetensanalys Utifrån verksamhetens uppdrag definieras vilket behov av kompetens som krävs för att utföra dagens och morgondagens arbete. Faktorer som påverkar kan vara mål, uppdrag, förväntad verksamhetsutveckling, politik, demografi, lagstiftning och ekonomi. Kompetensbehovet sammanställas i en kompetensmatris som är ett verktyg för att tydliggöra befattningar, roller, behov och befintlig kompetens. Utifrån verksamhetens behov och nuvarande kompetens kan ett eventuellt kompetensgap konstateras. Kompetensgapet är skillnaden mellan kompetensbehovet och befintlig kompetens. Kompetensanalysen kan också visa på ett behov av kompetensväxling, d.v.s. behov av en annan/ny kompetens i framtiden. 2.4 Utvecklingsplanering och rekryteringsplanering Åtgärder för att möta kompetensgapet kan vara såväl kompetenshöjande insatser för att behålla och utveckla befintliga medarbetare som rekrytering av nya medarbetare.
4(6) Verksamhetens komptensgap hanteras kopplat till den enskilda medarbetaren i medarbetarsamtalet där individuell utvecklingsplan upprättas. I den individuella utvecklingsplanen dokumenteras alla de aktiviteter som syftar till att utveckla den enskilde medarbetarens kompetens kopplat till verksamhetens mål och behov. De individuella utvecklingsplanerna kan summeras i gemensamma utvecklingsplaner på olika nivåer. En plan för vilken kompetens som behöver attraheras och rekryteras upprättas vid behov på olika nivåer och beskrivs i verksamhetsplanerna på basenhets- och förvaltningsnivå. 3. Hur vi möter kompetensbehovet 3.1 Vårt arbetsgivarvarumärke Arbetsgivarvarumärket är vårt varumärke gentemot potentiella och nuvarande anställda. Det utgörs av den kultur som skapar stolta medarbetare som vill arbeta inom landstinget och som förmedlar det vidare till sin omgivning. Vi definierar vårt arbetsgivarvarumärke; Vi erbjuder ett meningsfullt och utvecklande arbete varje dag. Arbetsgivarvarumärket syftar till att attrahera, motivera och behålla nuvarande och potentiell arbetskraft samt i förlängningen bidra till en identifierbar och unik arbetsgivaridentitet. Det ger presumtiva medarbetare en tydlig bild av vad vi står för och erbjuder som arbetsgivare. Arbetsgivarvarumärket skapas genom alla kontakter med oss oavsett om vi medvetet arbetar med varumärket eller inte. Det är därför viktigt att vara tydliga med vad vi står för och agera som en enhetlig arbetsgivare gentemot såväl blivande som nuvarande medarbetare. Varje del i arbetet ska uppfattas som professionellt och effektivt. 3.2 Attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avsluta För att möta landstingets kompetensbehov krävs ett målmedvetet arbete med att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla medarbetare och chefer. Det är också viktigt med planerade och värdiga avslut. Målbilden är att nuvarande och potentiella medarbetare ska känna landstinget som en attraktiv, utvecklande och hälsofrämjande arbetsplats för att säkerställa att vi har rätt person på rätt plats i rätt tid. För att möta framtida utmaningar har landstinget följande fokus; 3.2.1 En lärande organisation Landstinget är en professionell utbildningsaktör både för befintliga medarbetare och för blivande medarbetare under utbildning. Vi är en lärande organisation med stark kunskapsstyrning som påverkar lärosäten och andra utbildningsanordnare vad gäller omfattning och innehåll i utbildningsprogram. Vi stimulerar till vidareutbildning inom prioriterade områden och förbättrar ständigt vår verksamhet med hjälp av forskning, utveckling och förbättringsarbete. 3.2.2 Använd kompetensen rätt Rätt kompetens på rätt plats samt utveckling av yrkesroller krävs för att säkerställa att medarbetarnas tid, kunskap och engagemang, inom alla professioner tas tillvara på bästa möjliga sätt.
5(6) Landstinget ska åstadkomma en långsiktig kvalitetshöjning och en verksamhet som är resurseffektiv och nytänkande inför framtidens behov. 3.2.3 Visa på karriärmöjligheter Vi skapar förutsättningar för bra utvecklingsmöjligheter och olika karriärvägar inom en mängd yrken. En bredare syn på karriär och fler olika yrkesroller ger medarbetare chansen att utveckla både sig själva och verksamheten. Vi erbjuder möjlighet till olika karriärvägar exempelvis chefskap, specialisttjänst, förbättringsledare, teamledare och projektledare i olika former. 3.2.4 Utveckla arbetsvillkor och underlätta lönekarriär Vi tydliggör och utvecklar anställningsvillkor såsom lön och förmåner. En tydlig lönebildning med verksamhetsknutna lönekriterier och individuella och differentierade löner ska motivera medarbetare till goda arbetsinsatser. Landstingets lönekultur beskriver lönepolitiska målsättningar och tillämpningar i praktiken. 3.2.5 Skapa engagemang Delaktiga och engagerade medarbetare bidrar på jobbet och är goda ambassadörer för landstinget som arbetsgivare. Varje medarbetare ska ha möjlighet att påverka sitt arbete och sin arbetssituation. Medbestämmande ska integreras i den dagliga verksamheten och i utvecklings- och förbättringsarbeten. Förutsättningarna beskrivs i Dialog- och samrådsavtalet. 3.2.6 En hälsofrämjande arbetsplats Vi planerar och organiserar arbetet utifrån ett hälsofrämjande perspektiv och skapar på så sätt ett hållbart arbetsliv för våra medarbetare. Det innebär att alla chefer och medarbetare har ett ansvar att aktivt samverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet för att främja god hälsa och förebygga orsaker till ohälsa. Landstingets regel, Arbetsmiljö och rehabilitering, syftar till att visa systematiken i arbetsmiljöarbetet och samtidigt ge praktisk vägledning i arbetsmiljöfrågor. 3.2.7 Nyttja digitaliseringens möjligheter Det finns stor potential till innovativa lösningar där digitaliseringens möjligheter kan nyttjas. En ökad digitalisering öppnar för både effektivare verksamhet och bättre kvalitet. IT-lösningar ska tas tillvara för att skapa nytta för verksamheten och invånarna och ge stöd för förändrade arbetssätt, bemanningsstruktur och ett mer effektivt resursutnyttjande. 3.2.8 Marknadsför jobben och målanpassa rekryteringsaktiviteterna Kompetensförsörjningsplaneringen utgör grunden för vilka insatser, riktade aktiviteter, målgrupper och bristyrkesgrupper som ska prioriteras i den årliga handlingsplanen för att attrahera och rekrytera nya medarbetare. Landstinget ska arbeta med planerad rekrytering via strategiskt utvalda rekryteringsinsatser och medvetna val av informationskanaler. Ett gott omhändertagande av praktikanter och nyanställda medarbetare genom en väl genomtänkt introduktion är mycket viktigt. Från att en rekrytering påbörjas till att en ny medarbetare introduceras finns stöd och fördjupning att hämta från den landstingsgemensamma rekryteringsprocessen/rekryteringsriktlinjen.
6(6) 3.2.9 En jämställd och mångkulturell arbetsplats Människor vi möter behandlas likvärdigt oavsett personliga egenskaper, bostadsort, ålder, kön, funktionsnedsättning, utbildning, social ställning, etnisk eller religiös tillhörighet, sexuell läggning, könsidentitet eller könsuttryck. Mångfald kan bidra till nytänkande, utvecklar vår organisation och gör att fler kan bidra till vår gemensamma välfärd. Vi ska därför öka mångfalden och se till att såväl kvinnor som män bidrar i flera yrkesroller. Landstinget kartlägger och analyserar årligen eventuella löneskillnader mellan kvinnor och män som har lika och likvärdigt arbete. Syftet är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i löner mellan män och kvinnor. 3.2.10 Låt fler jobba mer och längre För att klara välfärdens utmaningar och skapa attraktiva anställningsvillkor för våra medarbetare skapar vi förutsättningar för flexibla lösningar, möjlighet till heltid och fler yrkesverksamma år. Eftersom vi är en kunskapsintensiv organisation är det viktigt att ta vara på erfarna medarbetares kompetens och kvalitetssäkra kompetensöverföringen i kommande generationsväxlingar. Vi är därför öppna för alternativa lösningar för medarbetare och chefer som vill kvarstå längre i arbetet. 3.2.11 Ett öppet, engagerat och kunnigt chef- och ledarskap Vi ska skapa förutsättningar för att våra chefer ska bedriva ett öppet, engagerat och kunnigt chef- och ledarskap. Chefsriktlinjen beskriver vilket förhållningssätt en chef i landstinget ska ha och vad som kännetecknar ett gott ledarskap. Chefskapet vilar på landstingets värdegrund och vision om Hälsolänet. Ledarskapet utgår från tillit till medarbetarnas vilja, ansvar och engagemang. 3.2.12 Avslut med omtanke och respekt Vi ska avsluta anställningar på ett respektfullt sätt med ett medvetet och strukturerat avgångssamtal. Avgångssamtalet belyser varför en medarbetare väljer att avsluta sin anställning för att identifiera eventuella förbättringsområden för den egna arbetsplatsen och landstinget i stort. Med ett avslutningssamtal är möjligheten större att medarbetaren förblir en god ambassadör för sin arbetsplats och landstinget och i framtiden söker sig tillbaka. 3.3 Uppföljning För att förbättra och utveckla våra insatser krävs löpande utvärdering och uppföljning på alla nivåer. Det är därför viktigt att vi löpande utvärderar genomförda åtgärder för att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avsluta anställningen av medarbetare på ett värdigt sätt.