Analys av HISinOne som grund för Ladok 3

Analys av HISinOne som grund för Ladok 3

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 2 (12) Innehåll 1 INTRODUKTION... 4 1.1 SYFTE... 4 1.2 REFERENSER... 4 2 SAMMANFATTNING... 5 3 BAKGRUND... 6 3.1 HIS OCH HISINONE... 6 3.2 ANALYSENS PRAKTISKA GENOMFÖRANDE OCH METOD... 6 4 SKISS ÖVER HUR HISINONE ÄR UPPBYGGT... 7 4.1 FÖRKLARINGAR AV BEGREPPEN... 7 4.1.1 Rot... 7 4.1.2 Unit... 7 4.1.3 Modul och event... 8 4.1.4 Begreppet Konto... 8 4.2 ADMINISTRATIV GÅNG MYCKET SCHEMATISKT... 8 5 STYRKOR OCH UTMANINGAR... 9 5.1 HITTA SVENSKA BEGREPP FÖR DE TYSKA TERMERNA... 9 5.2 HANTERING AV FRISTÅENDE KURSER... 9 5.3 TYDLIG EXAMEN INGEN EXAMENSADMINISTRATION... 9 5.4 HISTORIK... 10 5.5 RAPPORTER OCH LISTOR... 10 5.6 SPECIELL HANTERING AV UTBYTESSTUDERANDE... 10 5.7 ANONYMISERAD TENTAMEN... 10 5.8 SEKRETESSHANTERING... 10 5.9 DOKTORANDER... 10 5.10 KODKOMMENTARER... 11 5.11 KOMMUNIKATION MED HIS... 11 5.12 KOMMANDE FUNKTIONALITET... 11 6 ÖNSKVÄRD FORTSÄTTNING... 12 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar 1.0 2011-08-04 Slutgiltig version 2

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 3 (12) 1.1 2011-08-11 Uppdaterad efter kommentarer 3

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 4 (12) 1 Introduktion 1.1 Syfte Som en del av lösningsdelprojektet för Ladok3 skall olika alternativ utredas för att realisera Ladok3. Syftet med den här rapporten är vara ett underlag för beslut om HISinOne kan vara en möjlig lösning för ett framtida Ladok 3. En arkitekturanalys av HISinOne gjordes i april 2011 och nästa steg var att genomföra en analys av HISinOnes funktioner. Den funktionella analysen genomfördes vid en workshop i Umeå den 20-23 juni. Den här rapporten sammanfattar de resultat som kom fram under workshopen. Eftersom fokus låg på funktionalitet har de tekniska aspekterna till stor del lämnats utanför diskussionen. Se referens [1] för en mer detaljerad teknisk analys och en genomgång av HIS som organisation. 1.2 Referenser Referens Beteckning 1. HISinOne Arkitekturrapport 4

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 5 (12) 2 Sammanfattning Under workshopen gick gruppen igenom ett antal grundläggande frågor och de flesta av de processer som beskrivits inom Ladok 3- projektet. Gruppen har inte hittat något som skulle göra att HISinOne inte skulle kunna vara en rimlig grund för ett nytt Ladok. Det finns detaljer som saknas, men de är inte av sådan storlek att systemet inte skulle vara användbart med vissa mindre justeringar. På det stora hela är HISinOne ett flexibelt system med många möjligheter. Det är mer fokuserat på examen och program än vad vi är vana vid, men det ser ut att vara möjligt att använda även på ett svenskt sätt. HISinOne har också stöd för mycket mer än själva Ladok, t.ex. antagningssystem och kursplanedatabas. Trots en intensiv vecka så hann vi inte så långt att vi kan påstå oss förstå HISinOne. Det vi däremot kan konstatera är att vi inte kan avfärda systemet i detta skede, eftersom allt än så länge ser lovande ut. För att kunna svara på om HISinOne kan bli grunden för det nya Ladok 3 krävs en fördjupad studie, där man kan laborera med och testa HISinOne rent konkret. 5

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 6 (12) 3 Bakgrund 3.1 HIS och HISinOne HIS är en tysk icke-vinstdrivande organisation som finansieras av statsbidrag. Organisationen arbetar för tyska lärosäten med bland annat med it-lösningar, men även med statistik och som konsulter. HIS har under en tid tillhandahållit flera system för olika delar av studieadministrationen. När användarna upplevde att det blev rörigt med flera system utvecklades HISinOne, där inone står för att man har slagit samman de olika systemen till ett enda. HISinOne är ett relativt nytt system och endast ett fåtal lärosäten har gått över till det. 3.2 Analysens praktiska genomförande och metod Analysen genomfördes i huvudsak i Umeå den 20-23 juni. Deltagare var Inger Peters-Pengel, konsult från HIS, Stellan Englén, Chalmers, Erik Ångman, Umeå universitet och Ellen Jacobsson, ITS, Umeå universitet. Delvis deltog även Mikael Berglund, ITS, Umeå universitet. Utgångspunkten för analysen var de processer som formulerats inom Ladok3- projektet. Genom att stämma av vilka av processerna som stöds i HISinOne försökte vi få en bild av om systemet kan användas för Ladok3. Diskussionerna kring processerna ledde till fördjupade diskussioner om vissa delar av systemet. Resultatet av diskussionerna sammanfattas under avsnitten Utmaningar och styrkor. Generellt kan man säga att HISinOne stödjer i stort sett alla de processer som vi diskuterade, med undantag för att man inte hanterar doktorander separat, samt att man inte har stöd för anonym rättning av tentamina. Under diskussionerna blev det också tydligt att de processer som tagits fram inom Ladok 3-projektet inte går att direkt överföra till HISinOne. Även om det finns stöd i HISinOne för det beskrivna resultatet, så ser arbetsprocessen ofta annorlunda ut. De beskrivna processerna användes därför mest som en lista att stämma av mot, samt ett sätt att starta en diskussion kring en viss administrativ rutin. Det som analysen inte hann med var att testa systemet konkret. Vi fick se en demonstration av vissa delar, men hade inte möjlighet att själva testa, vilket skulle behövas för att helt klargöra HISinOnes lämplighet. 6

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 7 (12) 4 Skiss över hur HISinOne är uppbyggt Workshopen ägnade mycket tid åt att försöka förstå hur program och kurser byggs upp, och hur de olika begreppen kan jämföras med svenska förhållanden. I grova drag ser strukturen ut som nedan. 4.1 Förklaringar av begreppen 4.1.1 Rot Roten är endast en fast punkt till vilken man sedan kopplar olika delar. Roten har i sig själv inga egenskaper. 4.1.2 Unit En utbildning skapas genom att man skapar och kopplar samman så kallade units. En unit som kan vara en av 14 olika entiteter, som kurs, kursdel, föreläsning, tentamen, strukturdel. Till en unit kan man koppla regler och units kan kopplas till varandra i önskat antal nivåer. Units var en av de delar som diskuterades extra under workshopen, eftersom det motsvarar så många av de svenska begrepp som används idag. 7

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 8 (12) 4.1.3 Modul och event En modul motsvaras ungefär av en kurs, som i sin tur kan bestå av flera mindre komponenter, events. Varje event har i sin tur en specificerande undernivå som anger tid, plats och ansvarig lärare för eventet - det verkar i praktiken vara en kurstillfällesdel. Examinationen är i allmänhet ett eget event, skiljt från undervisningen. 4.1.4 Begreppet Konto Konton är en administrativ finess. Genom att sätta upp ett konto för en viss del av t.ex. ett program så kan man koppla ihop vissa kurser eller units. Exempelvis skulle alla matematikkurser inom ett program kunna utgöra ett konto. Samtliga units inom kontot räknas samman och man kan enkelt se när studenten läst tillräckligt mycket matematik för programmet. Studenten kan också få ett medelbetyg på kurserna inom kontot. På samma sätt kan man välja att lägga in alla grundkurser på ett konto, alla kurser utom programmet på ett konto och eller på annat valfritt sätt. Till kontot kan man koppla vissa regler, t.ex. att vissa kurser måste läsas före andra. Ett program kan ha ett eller flera konton. När studenten har tillräckligt många poäng inom varje konto så finns examen färdig att hämta ut. Det krävs därmed ingen särskild examenshandläggning. Om en student väljer att läsa en kurs som inte ingår i programmet kopplas kursen till ett konto för kurser utom studieprogrammet, och räknas inte in i examen. 4.2 Administrativ gång mycket schematiskt 1. En studieplan för programmet skapas 2. En examen skapas 3. Studieplanen kopplas samman med examen i roten. Examina kan moduleras efter varje lärosätes behov, och det finns till synes inga begränsningar för hur en examen kan sättas samman, vilket gör att program med inriktningar hanteras på ett smidigt sätt. 4. När en student söker en viss utbildning söker den till ett studieprogram som i roten är sammankopplat med en viss examen. 5. Under studietiden görs uppföljning med hjälp av konton. 6. När alla krav är uppfyllda kan studenten hämta ut sin examen. 8

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 9 (12) 5 Styrkor och utmaningar HISinOne är ett omfattande system med stöd för betydligt mer än den studieadministration vi är vana att hantera inom Ladok. Bland de delar som tillhandahålls för de lärosäten som använder HISinOne finns studieadministration, antagningshantering, och lokalbokning men även ekonomisk redovisning för lärosätet. Systemet i sig är byggt för att kunna anpassas till olika lärosätens behov, och är mycket flexibelt i sin tekniska grund. 5.1 Hitta svenska begrepp för de tyska termerna HISinOne har en rad termer som inte finns i nuvarande Ladok, några av dem finns beskrivna i avsnitt 4. En utmaning med att använda HISinOne skulle vara att hitta bra svenska begrepp. Eftersom det tyska systemet ser annorlunda ut, handlar det inte bara om ren översättning. Eftersom det finns fler nivåer (program, kurs, kurstillfälle, kurstillfällesdel, föreläsning ) i HISinOne så kan det vara en styrka, men det finns en risk att det även påverkar de svenska arbetsprocesserna. 5.2 Hantering av fristående kurser I Tyskland ligger fokus på program och examen, och det är inte vanligt att på egen hand kombinera ihop fristående kurser till en generell examen. Alla studenter söker till ett visst studieprogram med en viss examen. Även om vi under analysen inte hittat något som säger att det inte är möjligt att läsa fristående kurser, så är det ett specialfall i Tyskland och det måste undersökas om det verkligen fungerar i den svenska praktiken. 5.3 Tydlig examen ingen examensadministration Units och konton kan kopplas ihop till att avspegla examens- eller programkraven och detta hanterar även utan problem det vi kallar programinriktningar. Systemet har överlag ett mycket tydligt fokus på examen och studenten studerar från den första dagen med en specifik examen i åtanke och har på så sätt en individuell studieplan. När studenten klarat alla sina units skapas examen automatiskt och finns tillgänglig för avhämtning. I de fall studenten har för många poäng totalt, t.ex. genom att ha läst extra kurser inom ett område som kan räknas in i examen, så väljs vissa kurser bort. Detta görs tillsammans med en studievägledare. En skillnad mot det svenska systemet är att varje student läser för en viss examen. I Sverige är det inte ovanligt med flera examina, t.ex. för civilingenjörer som även tar ut en magisterexamen. De i Ladok 3-projektet beskrivna processerna för examenshandläggning fick vi till stor del lämna därhän, eftersom hanteringen är så väsensskild från det svenska systemet. Här behövs en djupare analys för att verkligen förstå hur det tyska 9

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 10 (12) systemet fungerar, och om HISinOne skulle kunna fungera för svenska förhållanden också. 5.4 Historik Historik finns genom att t.ex. program har ett unikt identifikationsnummer och ytterligare ett unikt nummer som är kopplat till att en viss egenskap för programmet, till exempel vilken studieplan som gäller. Denna kombination ger då rätt programbenämning för vad som gällde när den studerande började på programmet. 5.5 Rapporter och listor Rapporter av olika slag går att få ut för alla olika ändamål. Inbyggt i HISinOne finns även en del för ekonomisk redovisning, vilket förklarar HIS behov av rapportuttag. Dock saknas de i Sverige vanliga listorna på de studenter som är registrerade på ett visst kurstillfälle, men utveckling pågår och det är möjligt att det kommer i någon av de närmaste releaserna. Även om det sägs att det inte ska vara några problem att få ut i stort sett vilken data man än önskar, så bör det undersökas vidare. Något motsvarande de svenska årsredovisningarna verkar t.ex. inte finnas och vi måste i något läge verifiera att alla begrepp och studiedeltaganden finns som behövs för att göra en korrekt årsredovisning. 5.6 Speciell hantering av utbytesstuderande Varken för inresande eller utresande utbytesstudenter är det möjligt att ange inom ramen för vilket utbytesprogram de reser. Det går inte heller att se vilket lärosäte de kommer från eller reser till. Inresande utbytesstudenter har en särskild status i systemet, och hanteras ungefär som åhörare. 5.7 Anonymiserad tentamen Det blir allt vanligare i Sverige att tentamina rättas anonymt. Något sådant stöd finns för närvarande inte i HISinOne. 5.8 Sekretesshantering Under workshopen kunde vi inte få svar på hur skyddade identiteter hanteras. 5.9 Doktorander Doktorander hanteras som vilka andra studenter som helst. 10

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 11 (12) 5.10 Kodkommentarer Själva koden skrivs på engelska, men kommentarerna i anslutning till koden skrivs på tyska. Dessa går att översätta, men eftersom kommentering är en pågående process kommer en översatt version alltid att vara lite gammal. 5.11 Kommunikation med HIS Ett möjligt problem med att välja HISinOne skulle kunna vara kommunikationsproblem. Den tyska konsult som deltog i analysen kunde bara delta i en av de ursprungligt planerade två veckorna. HIS valde också att skicka en konsult vars engelska inte använts i arbetet på en längre tid. I analysarbetet den här gången var det inte något stort problem, men samarbetsviljan från HIS är en faktor att tänka på. 5.12 Kommande funktionalitet Universitetet i Göttingen testar nu en portalfunktionalitet, och faller testerna väl ut så kommer funktionaliteten att finnas tillgänglig för alla intresserade från någon av de närmaste releaserna. 11

Ellen Jacobsson, Mikael Berglund Sida: 12 (12) 6 Önskvärd fortsättning Det är svårt att avfärda systemet utan att konkret fått jobba i det och försökt skapa den struktur som vi är vana vid. Helt klart är att man har ett annat fokus i Tyskland, där program och examen är utgångspunkten för all fortsatt administration. Vi behöver därför fördjupa oss ytterligare i hur t.ex. fristående kurser kan hanteras samt hur utbudet av kurs- och programtillfällen kan administreras. Om ett nästa steg är aktuellt bör det bli att få tillgång till en egen testinstallation av HISinOne där vi kan försöka återskapa den svenska studieadministrationen. Huvudpoängen med testinstallationen skulle initialt inte vara att testa systemet i sig, utan att se om det är möjligt att konfigurera HISinOne så att man kan hitta svenska motsvarigheter till de tyska termerna. För att detta ska vara möjligt kommer vi att behöva både expertis från HIS och fler svenskar som kan hjälpa till med kloka tankar. Frågor som behöver besvaras är av typen: Kan vi också göra vägen till examen så tydlig för studenten att speciell examenshantering blir överflödig? Hur hanterar vi fristående kurser? Kan vi använda oss av units och konton, och i så fall hur gör vi det bäst? Vad skulle det innebära att alla svenska lärosäten arbetar i samma installation? Känns det som att samarbetet fungerar bra? 12