Stipendieregler vid Karolinska Institutet Dnr 1-728/2015

Stipendieregler vid Karolinska Institutet 2016-06-01 Dnr 1-728/2015

Stipendieregler vid Karolinska Institutet Dnr 1-728/2015 2016-06-01 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 Grundläggande bestämmelser... 1 2.1 Rättigheter och skyldigheter... 1 2.2 Lägsta inkomstnivå... 1 2.3 Finansiering av stipendier... 2 2.4 Tidigare anställningar... 2 2.5 Utbetalning av externa stipendier... 2 2.6 Kompletterande anställning... 2 2.7 Rektors delegation till prefekt... 2 3 Studenter på grundnivå eller avancerad nivå... 2 3.1 Stipendiebelopp... 3 4 Doktorand... 3 4.1 Stipendiebelopp... 3 5 Postdoktor... 4 5.1 Stipendiebelopp... 4 6 Ändrade inkomstförhållanden... 4 7 Arbetsmiljöansvar... 4 8 Försäkringar... 4 8.1 Sjukdom och föräldraledighet... 5 9 Konsekvenser av felaktigt prefektbeslut... 5 Bilaga 1 Regler och rutiner för handläggning Bilaga 2 Försäkran Diarienummer: 1-728/2015 Beslut: Rektor Dnr föregående version: 1-125/2014 Handläggs av avdelning/enhet: Personalavdelningen Beslutsdatum: 2016-05-17 Revidering med avseende på: Förtydligande av målgrupp och villkor, ändring av belopp m.m. Giltighetstid: Gäller tillsvidare fr.o.m. 2016-06-01 Dokumenttyp: Riktlinjer Beredning med: Dekanus för forskning och forskarutbildning, Avd. för styrelsestöd och internationella relationer, Universitetsförvaltningen

1 1 Inledning Stipendiereglerna omfattar de stipendier som Karolinska Institutet, KI, utger för mottagarens utbildning. Stipendier inom Erasmus, Linnaeus-Palme och Nordplus samt stipendier av Marie Curie-typ omfattas inte av dessa stipendieregler. För vidare information, se dokumentet Lokala riktlinjer för utlandsstudier på grund- och avancerad nivå. Regler och rutiner för handläggning av stipendieärenden på institutionsnivå finns i slutet av dokumentet. Se även FAQ om stipendier som uppdateras fortlöpande. 2 Grundläggande bestämmelser KI utger endast stipendier för mottagarens utbildning. Utbildningsstipendier är skattefria under förutsättning att de inte utgör direkt ersättning för utfört arbete (8 kap, 5 i Inkomstskattelagen). För vidare information, se dokumentet Rättsutredning om stipendier och skatteregler samt informationen från Skatteverket. 2.1 Rättigheter och skyldigheter Stipendiater är inte anställda vid KI och har därmed inte samma rättigheter beträffande pension, traktamente, friskvårdsbidrag m.m. De har inte heller någon formellt reglerad semesterrätt. Omfattning och tidpunkt för deras ledighet bör regleras i den individuella studieplanen. Stipendiater ska fullfölja sin utbildning och närvaro enligt kursplan eller studieplan. Vid misskötsel kan KI dra tillbaka beviljade men inte utbetalda stipendiemedel. Stipendiater förväntas följa KI:s uppförandekod som gäller för samtliga medarbetare inklusive stipendiater. Den utgår ifrån KI:s grundläggande värderingar och tydliggör allas ansvar och vad som förväntas av varje enskild medarbetare utifrån ett psykosocialt arbetsmiljöperspektiv. 2.2 Lägsta inkomstnivå Lägsta inkomstnivån för doktorander med extern finansiering ska motsvara de lägsta inkomstnivåerna efter skatt i de lokala kollektivavtalen för doktorander. Lägsta inkomstnivån för postdoktorer rekommenderas motsvara de högsta inkomstnivåerna efter skatt i de lokala kollektivavtalen för doktorander. 1 1 Aktuella avtal finns publicerade på KI:s intranät.

2 2.3 Finansiering av stipendier Stipendier kan inte finansieras med statsanslag. De får endast inrättas av medel från extern finansiär som skriftligen godkänt medlens användning för utbetalning av stipendium. 2.4 Tidigare anställningar Stipendium ska inte ges till person som inom en tvåårsperiod före första stipendieutbetalningen har mottagit lön eller arvode från KI, med följande undantag: Mindre belopp (maximalt 5000 kr per år) är inget hinder för stipendieinrättande. Ersättningar för arbete som försöksperson, studentrepresentant och KIambassadör eller liknande om arbetet skiljer sig markant från det som sker i utbildningssyfte. Det är viktigt att det finns tydlig dokumentation om vilka arbetsuppgifter stipendiaten har utfört för att fastställa att det inte skett i utbildningssyfte. 2.5 Utbetalning av externa stipendier Överföring av externt beslutade stipendier är inte tillåtna. Utbetalning av sådana stipendier ska göras direkt av stipendieutgivaren till stipendiaten. 2.6 Kompletterande anställning Förutom stipendium kan i vissa fall även en kompletterande deltidsanställning erbjudas till doktorand/postdoktor med extern finansiering som inte når upp till KI:s aktuella lägsta inkomstnivå. 2.7 Rektors delegation till prefekt Beslut om stipendium fattas av prefekt och får inte delegeras. 3 Studenter på grundnivå eller avancerad nivå Dessa stipendier syftar till att ge studenter på grundnivå eller avancerad nivå tidig praktisk erfarenhet av forskningsarbete för att stärka kopplingen mellan utbildning och forskning samt uppmuntra till framtida studier på forskarnivå. Stipendiet kan antingen ges för studier inom en befintlig kurs, eller för en kortare period av praktisk forskningserfarenhet (som dokumenteras genom en individuell studieplan/forskningsplan) för antagna studenter på grundnivå eller avancerad nivå. Stipendier får bara ges till: o personer som är antagna (och registrerade i Ladok) till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå vid KI, o personer som är antagna (och registrerade) till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå vid ett universitet som KI har samarbete med. Stipendier får inrättas för maximalt 12 månader fördelat på maximalt fyra kurser/perioder.

3 3.1 Stipendiebelopp Stipendiebeloppet rekommenderas motsvara det studiemedelsbelopp som utgår från CSN vid heltidsstudier (9 904 kr/mån, 2016 för aktuellt belopp 2017 eller senare, se CSN). Stipendiebeloppet beslutas för maximalt ett halvår i taget och betalas ut månadsvis. 4 Doktorand På KI finns doktorander som helt eller delvis finansieras genom externa stipendier. Externa stipendier innebär att KI inte är utbetalare utan att doktoranden har med sig finansiering i form av stipendier från sitt hemland, hemuniversitet eller dylikt. I begreppet externa stipendier inkluderas i det här sammanhanget även bidrag från SIDA (s.k. SIDA-allowance). 4.1 Stipendiebelopp För dessa doktorander gäller att deras sammanlagda inkomstnivå inte ska vara lägre än de lägsta inkomstnivåerna efter skatt i de lokala kollektivavtalen för doktorander 2. I de fall det externa stipendiet är lägre än dessa nivåer ska tilläggsfinansiering erbjudas genom ett kompletterande doktorandstipendium eller en anställning. Observera att stipendium inte kan finansieras med statsanslag. Kompletterande doktorandstipendium till externt stipendium ska tillsammans med det externa stipendiet nå de aktuella lägsta inkomstnivåerna för doktorander varav det externa stipendiet måste uppgå till minst 50 procent av den totala stipendiesumman vid antagningen, får inrättas för person som är antagen till utbildning på forskarnivå vid KI och har tilldelats ett externt stipendium, får undantagsvis inrättas på heltid under maximalt 4 månader före antagning till forskarutbildning vid KI under förutsättning att personen har tilldelats ett externt stipendium för utbildning på forskarnivå som börjar utbetalas efter antagningen, kan under kortare perioder inrättas på heltid under förutsättning att den totala summan tilläggsstipendier för hela doktorandperioden (inkl. ev. stipendium före antagning) inte överstiger den totala summan för det externa stipendiet, får inte löpa parallellt med någon typ av anställning på KI (se även 2.5 ovan). Externt stipendium innebär följande: KI är inte utbetalare av detta stipendium. Stipendiet kommer från hemuniversitetet eller annan stipendieorganisation. Stipendiet har sökts och tilldelats i konkurrens. 2 Aktuella avtal finns publicerade på KI:s intranät.

4 5 Postdoktor Stipendium för bedrivande av postdoktorsstudier får ges till personer bosatta i andra länder som kommer till Sverige med avsikt att endast stanna i Sverige under hela eller delar av sin postdoktorsutbildning vid KI. Personer som är bosatta i Sverige och/eller har genomfört hela eller delar av sin akademiska utbildning vid KI eller något annat lärosäte i Sverige kan inte komma ifråga för stipendium från KI. Prefekten bedömer om utbildning och vetenskaplig meritering kan anses motsvara minst svensk doktorsgrad. Grunden för prefektens bedömning ska klart framgå av stipendiebeslutet. Stipendium för bedrivande av postdoktorsstudier kan utdelas under högst två år inom en fyraårsperiod efter disputationen/motsvarande. En förutsättning för tilldelning av postdoktorsstipendium är att stipendiaten registreras som postdoktor i KIMKAT. 5.1 Stipendiebelopp Postdoktorsstipendium från KI kan vara heltäckande eller som tillägg till annan extern inkomst. Postdoktorers inkomstnivå rekommenderas vara på minst de högsta inkomstnivåerna efter skatt i de lokala kollektivavtalen för doktorander. 3 Högsta stipendiebelopp rekommenderas vara 30.000 SEK/månad. Högre belopp kan utbetalas undantagsvis. Orsak måste dokumenteras i stipendiebeslutet. Stipendiet beslutas för 12 månader i taget och betalas ut månadsvis. Undantagsvis kan kortare perioder vara aktuella. 6 Ändrade inkomstförhållanden Ändrade inkomstförhållanden hos mottagare av KI-stipendium såsom stipendium eller lön från annan utbetalare än KI kan påverka KI-stipendiets omfattning. KI-stipendiat som erhållit eller avser att söka medel från extern finansiär för finansiering av sin försörjning under pågående KI-utbildning, måste först diskutera de eventuella konsekvenser som annan inkomst kan innebära med både handledare och administrativ chef/motsvarande. Denna diskussion ska dokumenteras samt skriftligen godkännas av samtliga parter och utgöra underlag för eventuella ändringar i den individuella studieplanen/finansieringsplanen. 7 Arbetsmiljöansvar KI har arbetsmiljöansvar för alla som vistas stadigvarande i KI:s lokaler vilket även inbegriper stipendiater oavsett finansiering. Det krävs därför att alla stipendiater är registrerade i KIMKAT. 8 Försäkringar Det bör observeras att stipendiater inte omfattas av några förmåner enligt kollektivavtal såsom föräldralön, sjuklön etc. Stipendiatens situation gällande 3 Aktuella avtal finns publicerade på KI:s intranät.

5 socialförsäkringsförmåner varierar beroende på medborgarskap, varaktighet i Sverige etc. Detta måste redas ut i varje enskilt fall så att stipendiaten och KI vet vad som gäller. Läs mer om detta på KIs intranät under Försäkringar. 8.1 Sjukdom och föräldraledighet Doktorander med stipendier är försäkrade via Kammarkollegiet för de fall då deras stipendier bortfaller på grund av frånvaro från studierna vid sjukdom eller föräldraledighet. Övriga personer med KI-stipendium får behålla sitt stipendium vid sjukdom och föräldraledighet. Dock får de maximala perioderna för tilldelning av stipendier, 12 månader på utbildning på grundnivå eller avancerad nivå, respektive två år vid postdoktorsstudier, inte förlängas pga. sjuk- eller föräldraledighet. 9 Konsekvenser av felaktigt prefektbeslut I Rättsutredning om stipendier och skatteregler utvecklas frågan om gränsdragningen mellan arbete och utbildning. Som framgår av rättsutredningen är det vanskligt att närmare beskriva gränsdragningen mellan arbete och utbildning. KI:s regler är dessutom en generell tolkning av lagstiftningen. Beslut i enskilda ärenden som baseras på KI:s regler innebär därför ingen garanti för att inte granskare från skattemyndigheten eller Riksrevisionsverket kan komma till andra ståndpunkter. De ekonomiska konsekvenserna som - efter felaktigt stipendiebeslut enligt skattemyndighetens bedömning - vållats KI och/eller stipendiater, ska bäras av institutionen (såväl skatt som sociala avgifter mm). Detta innebär att institutionen förutom sociala avgifter ska ersätta stipendiaten för den uppkomna skatten. Denna ersättning betraktas i sin tur som en lön till stipendiaten.

Karolinska Institutet bilaga till stipendieregler Bilaga 1 Regler och rutiner för handläggning Beslut om inrättande av stipendium fattas av prefekt efter förslag av stipendiatens kursansvariga lärare (GU)/handledare. Den tilltänkta stipendiaten ska erhålla tydlig information om vad det innebär att vara stipendiat vid KI. För att säkerställa detta ska stipendiaten, kursansvariga lärare (GU)/handledare och handläggare från institutionens HR-avdelning eller motsvarande, gå igenom villkor och regler enligt detta dokument samt övrig relevant information på KI:s intranät. Efter genomgång ska en försäkran undertecknas av samtliga. Om ett personligt möte inte går att ordna, ska information skickas till stipendiaten som genom påskrift intygar att hen har förstått villkoren och därefter återsänder formuläret till KI. Se bilaga 1. Upplysningar i stipendieärenden ges i första hand av respektive institutions HR-handläggare eller motsvarande. Kursansvariga läraren/handledaren ansvarar för att: Nivå Samtliga Grund och avancerad nivå Vad Stipendiat får korrekt information om rättigheter och skyldigheter för stipendiater vid KI (se tidigare stycke). Prefekten kontinuerligt informeras om utbildningens fortskridande och om orsaker som kan göra att stipendiet bör omprövas. Stipendiat på grundnivå eller avancerad nivå är antagen student vid KI och registrerad i Ladok eller antagen vid annat universitet - registreringsbevis bifogas (Ladokutdrag eller liknande). Om studenten inte är antagen vid KI ska samarbetet styrkas. Kursplan, för den kurs som stipendiet delas ut för bifogas. Om stipendiet gäller forskning för antagen student ska en individuell studieplan/ forskningsplan för den aktuella perioden bifogas. Klart Förvaras hos Institution UF Postdoktor Doktorand - tillägg Postdoktorstipendiat är registrerad i KIMKAT och att prefektens bedömning av utbildning/vetenskaplig meritering bifogas stipendiebeslutet. En individuell studieplan över metoder som ska studeras bifogas för postdoktorstipendier. Stipendiat har tilldelats ett externt stipendium som har sökts i konkurrens. Stipendiat är antagen till utbildning på forskarnivå vid KI (eller är FoU-praktikant under max. 4 månader och utbetalning av det externa stipendiet påbörjas efter antagningen) Det externa stipendiet uppgår till minst 50 procent av KI:s lägsta nivå enligt gällande doktorandstege.

Karolinska Institutet bilaga till stipendieregler Bilaga 1 - fortsättning Handläggaren ska kontrollera att följande krav har uppfyllts: Nivå Samtliga Vad Att extern finansiär skriftligt medgivit att medlen får disponeras för ändamålet. Att stipendiaten inte erhållit lön eller arvode från KI under den senaste tvåårsperioden. Om lön erhållits ska tydlig dokumentation bifogas om o arbetsuppgifternas art så att det tydligt framgår att inte smitta föreligger samt o ersättningens storlek. Att stipendiebeloppet överensstämmer med KI:s rekommendationer. Att beslut upprättats på särskilt fastställd blankett Stipendium som finns på KI:s internwebb under Blanketter och mallar inom personalområdet samt att bilagor enligt blanketten bifogas. Att beslutet diarieförs. Att ett originalbeslut jämte bilagor/dokumentation arkiveras vid institutionen och att en kopia lämnas till stipendiaten. Vid behov ska dock ett originalbeslut lämnas till stipendiaten. Att kopia av originalbeslutet men med den nedersta delen - utbetalningsorder - undertecknad i original - tillsvidare insänds till personalavdelningen för utbetalning. Att alla stipendier utbetalas via personalsystemet Primula, även stipendier till personer med ofullständigt personnummer. Personer med ofullständigt personnummer tilldelas ett fiktivt personnummer bestående av födelsedatum plus institutionsbeteckning plus KK för kvinna och MM för man. Ex. 720428-C6KK (kvinnlig stipendiat vid IMM) Att stipendiaten är sjuk- och olycksfallsförsäkrad, antingen genom egen försäkring eller genom försäkring från sitt hemland, eller genom de försäkringar som KI tecknar (se doktorand-tillägg). Klart Förvaras hos Institution UF Postdoktor Doktorand - tillägg Att postdoktorn är anknuten/registrerad postdoktor i KIMKAT. Försäkring är tecknad hos Kammarkollegiet

Karolinska Institutet bilaga till stipendieregler Bilaga 2 Försäkran Stipendiat Härmed intygar jag att jag har tagit del av och tillsammans med ansvarig lärare/handledare och/eller HR-ansvarig/motsvarande gått igenom Karolinska Institutets (KI) stipendieregler och om vad det innebär att vara stipendiat vid KI. Jag är medveten om att jag som stipendiat inte är anställd och därför inte har samma rättigheter och skyldigheter som anställda. Jag är vidare medveten om att stipendiet utges till mig i utbildningssyfte och att KI kan dra tillbaka beviljade men inte utbetalda stipendiemedel vid misskötsel. Ort och datum Stipendiatens underskrift och namnförtydligande Ansvarig lärare/handledare och HR-ansvarig/motsvarande Härmed intygas att vi tillsammans med stipendiaten har gått igenom innehållet i dokumentet Stipendieregler vid Karolinska Institutet. Ort och datum Underskrift och namnförtydligande Kursansvarig lärare (student på grundnivå eller avancerad nivå) Huvudhandledare (doktorand med tilläggsstipendium) Handledare (postdoktor) Underskrift och namnförtydligande HR-ansvarig eller motsvarande