Stora Koviks Vägförening Org.nr 717910-3655 Protokoll fört vid ordinarie årsmöte 2015 Tid: Torsdag 16 april kl 19.00 Plats: Gustavsbergsteatern, Gustavsberg centrum 1. Mötets öppnande Maria öppnar mötet efter att tidigare hälsat alla välkomna. 2. Val av mötesordförande Anders Lundell, Framstegspartner, valdes till mötesordförande. 3. Val av mötessekreterare Tomas Gustafsson valdes till mötessekreterare. 4. Val av två protokolljusterare Madeleine Westin och Bodil Kamp valdes till protokolljusterare. 5. Är årsmötet stadgeenligt utlyst Årsmötet konstaterades stadgeenligt utlyst. 6. Fastställande av dagordning Dagordning fastställdes. 7. Fastställande om val kan ske genom röstkort. Detta beslutades kunna ske. Närvarande: 102 fastigheter representerade varav 3 via ombud. 8. Verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning för det gångna året (2014) Punkten inleddes med att en mindre justering av redogörelsen i kallelsen meddelades genom att Stefan Wahlström är vald till årsmötet 2015 och inget annat. Verksamhetsberättelsen och ekonomiska redogörelsen gicks därefter igenom av mötesordföranden och föreningens ordförande tillsammans enligt det som tidigare meddelats i årsmöteshandlingarna. En notering om förändrad, lägre, bidragsnivå från Trafikverket gjordes. En fråga om administrationskostnader för styrelsen förklaras delvis med att kostnaden fortsatt ligger hög men att budget sannolikt ligger för lågt eftersom kostnaden ligger på ungefär samma nivå årligen. Verksamhetsberättelsen och den ekonomiska redovisningen lades därefter till handlingarna. 9. Revisionsberättelse 2014 Ingen av revisorerna fanns närvarande vid mötet. Revisionsberättelsen lades till handlingarna efter att revisorernas tillstyrkan lästs upp.
10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Styrelsen beviljades ansvarsfrihet för det gångna räkenskapsåret. 11. Granskning av styrelsens förslag till åtgärder Maria Sigfridsdotter redogjorde kort för respektive punkt enligt följande. Planerade arbeten 2015: Vägar: Endast nödvändigt underhåll. Inga stora arbeten planeras med tanke på VA-utbyggnaden. Grönområden: Rishögen vid masten håller på att avvecklas. Inget ris får läggas här. Enligt överenskommelse med Kovikstippen får fastighetsägare inom Stora Kovik lämna ris på tippen utan kostnad. Styrelsens förslag till årsstämman: Godkännande av avtal med Värmdö Kommun. Några frågor som kom upp gällande vilka motkrav kan vi ställa. Vi har svårt att ställa krav men vi får garanti på utfört arbete som upprättas genom avtal. Kommunen kan ansöka om ledningsrätt vilket gör att kommunen i princip har sista ordet när det gäller hur man vill göra. Kommunen återställer vägarna i befintligt skick. Föreningen har inte bestämt hur vi vill ha våra vägar efteråt vad gäller exempelvis hög/låg standard utan detta kan göras senare. Stämman godkände att styrelsen har rätt att teckna avtal mellan Stora Koviks vägförening och Värmdö Kommun där föreningen upplåter de områden som behövs för VA-utbyggnadens genomförande. Föreningens deltagande i Värmdö kommuns upphandling av entreprenaden. Frågor om kostnader som kan uppkomma ställdes. Styrelsen har inte svar på alla frågor angående kostnader som kan komma i framtiden. Stämman önskade en förändring och ett tillägg i förslaget. Den nya förändringen och tillägget innebär att styrelsen har stämmans godkännande att, för föreningens räkning, kunna förhandla med kommunen, entreprenörer och leverantörer. Styrelsen skall också kalla till extra stämma innan avtal undertecknas. Styckning av fastigheter. Styrelsen har inte tillfrågat aktuella intilliggande fastighetersägare. Ett förslag mot försäljning av fastigheterna hördes med motivation att det per fastighet inom föreningen inte inbringar särskilt mycket pengar. Andra grönområden kommer att tillkomma som i viss mån kan kompensera för en eventuell försäljning motiverades av styrelsen. Anslutningsavgiften till fastigheterna betalas tidigast när VA-utbyggnaden är klar. Kommunen har bedömt att max tio tomter var vad en eventuell konfliktnivå skulle klara av. Votering begärdes. Provomröstning indikerade tydligt att en rösträkning inte behövde ske, den som begärt votering drog därmed tillbaka sitt yrkande om votering. Stämman beslutade därefter att bifalla styrelsens förslag att de tre tomterna skall styckas av. GC-väg med belysning efter Koviksuddsvägen.
Maria presenterade ett förslag om utbyggnation av GC-väg med belysning från Lagnövägen till infotavlan. Förslag om delning av förslaget på GC-väg och belysning bifölls med ett yrkande på tre delar: Beslut Projektering av GC-väg: bifölls enligt stämman. Byggande GC-väg: bifölls enligt stämman. Byggande av belysning för sträckan avslogs av stämman: (33 för och 53 mot efter begärd votering). Ranstigen ny väg i slinga Bifölls av stämman. Ansökan om nyförrättning hos Lantmäteriet Bifölls av stämman. Förslag till riktlinjer gällande snöavtal. Tillägg/förtydligande: Sandning sker efter plogning, eller efter bedömning av entreprenör eller styrelsen. Där det i förslaget angetts förening avses istället styrelsen. Förslaget bifölls av stämman med förändringen att sandning efter plogning sker efter behovsprövning. Förslag till riktlinjer för skötsel av grönområden Texten och vägområden tas bort, eftersom de vägnära delarna av naturmark ingår i skötselansvaret gällande t.ex. sikt längs vägar. Förslaget bifölls av stämman efter ändringen enligt ovan. 12. Inkomna ärenden och motioner Inga motioner har inkommit. 13. Arvoden till styrelse, styrelsesuppleanter och revisorer Ordinarie styrelsemedlemmar får dela på 62,5% av ett basbelopp. Suppleanter får 0,5 % var av ett basbelopp per möte. Revisorer får vardera 1,5 % av ett basbelopp. Stämman bifaller styrelsens förslag om höjning av ersättning som betalas ut till styrelsemedlemmar eller andra medlemmar som utför extra arbetsuppgifter, utöver den förtroendevalda delen av arbetet, höjs till 175 kr/tim för 2015, och därefter med en uppräkning av 3% vid varje kalenderårs början. 14. Styrelsens förslag till budget samt avsättning till underhålls- & förnyelsefond Budgeten fastställdes i sin helhet enligt styrelsens förslag. 15. Fastställande av debiteringslängd, beslut om utdebitering samt sista betaldag Önskemål framfördes om att redovisa totala antalet andelar i protokollet. Enligt framlagda debiteringslängd är det totalt 530709 andelar. Den framlagda debiteringslängden fastställdes. Avgiften i utdebiteringen beslutades enligt förslaget, och kvarstår enligt samma nivå som tidigare år. Sista dag för betalning av medlemsavgiften är fredag 29 maj 2015.
16. Val av tre styrelseledamöter för en tid av två år Mötet valde följande: Tomas Gustafsson, omval. Maria Sigfridsdotter, omval. Stefan Wahlström, nyval (tidigare suppleant). 17. Val av fyra styrelsesuppleanter för en tid av ett år Mötet valde följande: Sara Böhlmark, nyval. Eva Grünberger nyval. Mikael Lindblom nyval. Kent Henningson, omval. 18. Val av en revisor för en tid av två år Christian Sande, omval. 19. Val av styrelseordförande för en tid av ett år Maria Sigfridsdotter valdes av mötet till styrelseordförande. 20. Val av valberedning, varav en sammankallande, för en tid av ett år Mötet valde Anders Helgerum (sammankallande), Magnus Blademo, Mats Skoglund. 21. Övriga frågor (inga formella beslut vid denna punkt) Sophämtning i detaljplanen. Stora problem kan antas uppkomma i samband med sophanteringen. Styrelsens intention är att tillsätta en grupp som jobbar med dessa typer av frågor. Intresserade hör av sig. Andelstal fördelning av kostnaden för VA-utbyggnad Andelstal, förslag om att hitta ett annat, mer rättvist andelstal. Andelstal är ett Lantmäteribeslut. Önskemål om att mer information om andelstalen skall läggas ut, exempelvis på hemsidan. Skeviksstrandsvägen, förslag om multibana för sport Klas Mattson och Mikael Lindström presenterade ett förslag. Kontakta någon av dessa för mer information och dialog, klas.mattsson@gmail.com, 073-515 50 03 eller mikael.lindstrom@h2m.se, 070-110 20 81. Önskan om redogörelse av punkter från samrådet. Frågor om byggrätter och prickmark kom upp. Information finns hos Värmdö Kommun. Maria meddelade att granskningsförslag sannolikt finns i mitten av augusti. Lekplats. Förslag om lekplats och en förbättring av den begränsade lekplats som idag finns invid festplatsen. Styrelsen är juridiskt ansvarig för såväl eventuella lovpliktiga byggnationer som besiktning och drift av desamma. Vidare föreslår styrelsen samverkan med villaägareföreningen då det är en trivselfråga. 22. Beslut om tid och plats där protokollet ska hålla tillgängligt för medlemmarna Senast 30 april anslås protokollet på föreningens hemsida www.storakovik.se samt på infotavlan vid infarten till området. 23. Mötets avslutande
Magnus och Britt-Louise tackades av för arbetet som suppleant respektive valberedningen. Tack också till Karin som suppleant och Camilla och AnnaKarin i valberedningen. Vid protokollet Tomas Gustafsson Justeras Madeleine Westin Bodil Kamp