Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Johanna Bång 2014-07-18 KS-2014/812 Upphandlingsstrateg Kommunstyrelsen Riktlinjer för direktupphandling KS-2014/812 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa riktlinjer för direktupphandling i enlighet med bilaga 1. Sammanfattning Förvaltningen föreslår att beloppsgränsen ett prisbasbelopp ersätts med det fasta beloppet 50 000 kr, upphandlingar överstigande 50 000 kr ska genomföras i upphandlingssystemet Kommers elite samt dokumenteras. Bakgrund Den 1 juli 2014 trädde nya regler för direktupphandling i kraft. Med de nya reglerna höjdes gränsvärdet för direktupphandling till 28 procent av tröskelvärdet för varor och tjänster (LOU). År 2014 motsvarar det 505 800 kr. Samtidigt infördes krav på att upphandlande myndigheter ska besluta om riktlinjer för användning av direktupphandling samt dokumentationsplikt vid direktupphandling överstigande 100 000 kr. Analys av gällande riktlinjer för direktupphandling Idag finns bestämmelser avseende direktupphandling i riktlinjerna för upphandling. Bestämmelserna finns inte samlade under en rubrik utan återfinns utspridda i dokumentet. Förvaltningen föreslår att riktlinjer för direktupphandling fastställs i ett separat dokument. Direktupphandling är vanligt förekommande och ett stort antal medarbetare genomför direktupphandlingar. Många av dem saknar grundläggande kunskaper om offentlig upphandling. Separata riktlinjer för direktupphandling kan minska upplevelsen av att riktlinjerna är omfattande och komplicerade, vilket ökar chanserna att de efterlevs i verksamheten.
Sida 2 av 3 Riktlinjerna innehåller följande bestämmelser (utöver de regler som finns i LOU): Motiv för direktupphandling, tillvägagångssätt och beslut skall alltid dokumenteras. I upphandlingssituationer där värdet av upphandlingen överstiger 1 prisbasbelopp skall verksamheten undersöka om samverkan med andra verksamheter är möjlig. Vid direktupphandling över ett basbelopp ska av konkurrensskäl om möjligt minst tre leverantörer tillfrågas (kan ske muntligt) och skäl för direktupphandling och val av leverantör ska dokumenteras. Reglerna för dokumentation är otydliga (ska alla upphandlingar dokumenteras eller endast de över ett prisbasbelopp?). I praktiken dokumenteras endast en mycket liten del av de direktupphandlingar som genomförs. Rutiner för dokumentation saknas. Många medarbetare känner inte till hur stort ett prisbasbelopp är. SCB beräknar prisbasbeloppet årligen med utgångspunkt i förändringen av konsumentprisindex. Prisbasbeloppet år 2014 är 44 400 kr. Att genomföra en direktupphandling är en relativt enkel och smidig process. Samverkan i själva direktupphandlingen är därför inte avgörande. Däremot är samordning av/överblick över kommunens direktupphandlingar av stor vikt eftersom det är det sammanlagda värdet av alla varor och tjänster av samma slag som köps under ett räkenskapsår som inte får överskrida beloppsgränsen för direktupphandling. Riktlinjerna för direktupphandling måste revideras och kompletteras för att uppfylla de krav i LOU som trädde i kraft vid halvårsskiftet 2014. Förslag till riktlinjer för direktupphandling Se bilaga 1. Förslaget har utformats med beaktande av Konkurrensverkets rekommendationer. Konkurrensverket anser att samtliga direktupphandlingar ska dokumenteras, alltså även de som understiger 100 000 kr. I syfte att undvika betungande administration föreslår förvaltningen att Knivsta kommun sätter en gräns vid 50 000 kr. Förvaltningen föreslår att direktupphandlingar överstigande 50 000 kr ska genomföras i upphandlingssystemet Kommers elite. På så sätt får upphandlingsstrategen en sammanställning över genomförda direktupphandlingarna av samma slag och kan därmed bistå verksamheterna vid bedömningen av om det är tillåtet att direktupphandla. Förvaltningen har även tagit fram en blankett för dokumentation av direktupphandling. Den bifogas tjänsteskrivelsen för kännedom, se bilaga 2. Ekonomisk konsekvensanalys De nya riktlinjerna för direktupphandling bedöms inte medföra några nya kostnader.
Sida 3 av 3 Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt separat checklista. Lena Fransson kommunchef Beslutet ska expedieras till: Akten Upphandlingsstrateg Kontorschefer
Barnchecklista inför beslut Nämnd Kommunstyrelsen Diarienummer KS-2014/812 Ärenderubrik Riktlinjer för direktupphandling Datum för sammanträde 2014-08-25 Handläggare Johanna Bång 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej X Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
Tjänsteskrivelse Diarienummer Bilaga 1 Riktlinjer för direktupphandling KS-2014/812 Förslag till RIKTLINJER FÖR DIREKTUPPHANDLING Dessa riktlinjer innehåller anvisningar för hur direktupphandling ska genomföras i Knivsta kommun. Riktlinjerna gäller även för de kommunala bolagen. Riktlinjerna fastställdes av kommunstyrelsen 2014-XX-XX. När är det tillåtet att direktupphandla? Huvudregeln är att det endast är tillåtet att direktupphandla då att samtliga nedanstående punkter är uppfyllda det saknas avtal/ramavtal för det som ska köpas, direktupphandlingens värde inte överstiger beloppsgränsen för direktupphandling (505 800 kr år 2014), det sammanlagda värdet av den direktupphandling som ska genomföras och de inköp av varor/tjänster av samma slag som gjorts i kommunen tidigare under året inte överstiger beloppsgränsen för direktupphandling. Om verksamhetens eller kommunens behov är löpande och på ett par år överskrider beloppsgränsen för direktupphandling ska övervägas att istället upphandla ett ramavtal med annonserat förfarande. Utöver huvudregeln är det även tillåtet att direktupphandla om det vid en annonserad upphandling inte har inkommit några giltiga eller lämpliga anbud. Direktupphandling är också tillåtet vid möjlighet till extra förmånligt köp, vid upphandling av vissa hälso- och sjukvårdstjänster samt socialtjänster, vid synnerlig brådska samt när det inte är lämpligt att begära in anbud genom annonsering. Den som genomför en direktupphandling med åberopande av någon av dessa undantagsregler måste kunna bevisa att direktupphandling är tillåtet. Undantagsreglerna ska tillämpas restriktivt och rekvisiten är sällan uppfyllda. Vem har rätt att direktupphandla? Om inte annat framgår av delegationsordningen har alla medarbetare med budgetansvar rätt att göra en direktupphandling eller ge någon annan i uppdrag att genomföra en direktupphandling. 1
Genomförande av direktupphandling De grundläggande principerna om likabehandling, icke-diskriminering, tranparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande gäller även vid direktupphandling. Det är viktigt att valet av leverantör görs på objektiva och affärsmässiga grunder. Hur direktupphandlingen ska genomföras i övrigt varierar från direktupphandling till direktupphandling, bl a beroende på värdet. I Knivsta kommun gäller nedanstående: Avtalsvärde > 50 000 kr Om direktupphandlingens värde är mindre än 50 000 kr väljer den som upphandlar själv hur inköpet ska konkurrensutsättas, om direktupphandlingen ska genomföras muntligen eller skriftligen och hur det ska gå till, om avtal ska tecknas eller inte. Avtalsvärde 50 000 kr 505 800 kr Vid direktupphandling med avtalsvärden från 50 000 kr ska minst tre leverantörer bjudas in att lämna offert, ska direktupphandlingen genomföras i upphandlingssystemet Kommer elite, ska skriftligt avtal tecknas, ska direktupphandlingen dokumenteras, ska direktupphandlingen och avtalet diarieföras på separata diarienummer. Vid avtalsvärden överstigande 90 000 kr bör annonsering av upphandlingen övervägas. Val av leverantörer vid riktad offertförfrågan Om det finns lämpliga, lokala leverantörer ska en inbjudan att lämna offert skickas till dessa. Om direktupphandlingen annonseras ska de lämpliga, lokala leverantörerna informeras om den pågående direktupphandlingen samt hur de gör för att delta. Dokumentation Direktupphandlingen kan antingen dokumenteras löpande direkt i Kommers elite eller med hjälp av Blankett för dokumentation av direktupphandling. Diarieföring Förutom Blankett för dokumentation av direktupphandling /den dokumentation som exporteras från Kommers elite ska offertförfrågan, offerter och tilldelningsbeslut diarieföras. 2
Avtalsdatabasen Avtal ska läggas in i kommunens avtalsdatabas. Mer information Mer information och direktupphandling finns i Upphandlingsstödets vägledning Direktupphandling. Kontakta kommunens upphandlingsstrateg för att få tillgång till upphandlingssystemet Kommer elite och ytterligare råd och stöd. 3
Bilaga 2 BLANKETT FÖR DOKUMENTATION AV DIREKTUPPHANDLING Version 2014-07-01 Direktupphandling av Direktupphandlingens diarienummer Beskrivning av direktupphandlingen Direktupphandlingens uppskattade värde: Direktupphandlingen genomfördes av Direktupphandlingen genomfördes i Kommers elite via e-post på annat sätt, nämligen Konkurrensen togs till vara genom att följande leverantörer tillfrågades upphandlingen annonserades Datum för inbjudan/annonsering Följande leverantörer lämnade offert Direktupphandlingen vanns av Motivering av val av leverantör Knivsta kommun, organisationsnummer 212000-3013 Sida 1 av 2
Bilaga 2 Skriftligt avtal (beställning) upprättades ja, diarienummer nej Knivsta kommun, organisationsnummer 212000-3013 Sida 2 av 2