24 Oktober 2014 Protokoll Förbundsstyrelsemöte 141024 Styrelsemöte med beslutsrätt, 24 oktober 2014, kl. 17.36-20.27. Plats: Göteborgs Universitet, Sprängkullsgatan 19, 411 23 Göteborg. Närvarande: Bidragsansvarig Julia Yates, Mattias Näsman för UPF Umeå, Joakim Silvstam för UF Jönköping, Peter Hjertsson för UF Stockholm, Victoria Lindén för UF Malmö, David Blomgren för UF Linköping, Jehna al-moushahidi för UF Luleå, Viktor Sundman för UF Uppsala, Viktoria Lindén för UF Göteborg, Linnéa Ehlin för UF Södertörn, Diana Malic för UF Växjö, Saga Sohlman för UPF Lund, Oskar Johansson för UPF Karlstad, förbundskommunikatör Linnéa Wik, förbundsordförande Anna Welsapar, förbundssekreterare Axel Nordenstam, Lanja Rashid värd för UF Göteborg och Adam Josefsson värd för UF Göteborg Tillförordnad förbundsekonom Wilhelm Åkesson anlände kl. 17.57 till mötet och beviljades då närvaro- och yrkanderätt. Bilagor: Bilaga 1: Röstlängd Bilaga 2: Dagordning Bilaga 3: PC-beslut: Representation vid LSU:s årsmöte Bilaga 4: PC-beslut: Nominering av FN- Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 1 (20)
Bilaga 5: Bilaga 6: Bilaga 7: Bilaga 8: Bilaga 9: Bilaga 10: 1 Mötets öppnande representant Motion: lokalmedlemmars engagemang i utskotten Motion: utskottsbeskrivningar Visitkort Kommunikationsutskottets yttrande gällande visitkort Motion: LSU-nominering Yrkanden Förbundsordförande Anna Welsapar förklarade styrelsemötet öppnat kl 17.36. 2 Val av mötesordförande att välja Anna Welsapar till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare att välja Axel Nordenstam till mötessekreterare. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 2 (20)
4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare Victoria Lindén för UF Malmö och Mattias Näsman för UPF Umeå kandiderade till protokolljusterare tillika rösträknare. att välja Victoria Lindén och Mattias Näsman till protokolljusterare tillika rösträknare. 5 Fråga om mötets stadgeenliga utlysande att anse mötet stadgeenligt utlyst. 6 Fastställande av röstlängd att fastställa röstlängden till tretton (13) ledamöter, se bilaga 1. 7 Fastställande av dagordning Inga förslag om ändringar inkom. att lägga föreslagen dagordning till handlingarna, se bilaga 2. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 3 (20)
Uppsala yrkade att Lanja Rashid och Adam Josefsson beviljas närvarorätt, se yrkande 1. att bifalla yrkande 1. 8 Föregående protokoll Förbundssekreterare Axel Nordenstam frågade huruvida personliga brev inför val av poster ska vara med i protokollet. Förbundsstyrelsen ansåg att så ej ska vara fallet och följaktligen återfinns de ej som bilagor. 9 Uppdatering från förbundsstyrelsensledamöter Göteborg: Planerar inför sin Jordanien resa. Deras MUN har blivit antagna till MUN Cambridge. Deltar också i ett Erasmus+-projekt om kriminalitet på Sicilien. Ett nytt nummer av medlemstidningen är på gång. Jönköping: Ska upp till Stockholm och besöka två ambassader och har under hållit föreläsningar. Snart är 100 personer medlemmar och deras medlemsvärvningsmål börjar uppnås. Linköping: Har uppnått läsårets mål för medlemsvärvning och haft en resa till flygvapenmuseet. De har även haft höstmöte där tidigare styrelse har blivit beviljad ansvarsfrihet. Karlstad: Har bjudit in FI och ryska ambassaden till att hålla föreläsningar. Luleå: Har haft extrainsatt årsmöte med många intresserade. Har även funderat på vilka bidrag som kan sökas för att trygga ekonomin samt planerar föreläsningar. Dessutom samarbetar de aktivt med kåren. Lund: Har haft en hel del föreläsningar och rekryterat en projektgrupp för sitt 80 års jubileum vars tema kommer vara FN:s milleniummål. Ett avhopp i resekommittéen har skett och deras rysslandresa ligger på is men allt rullar på. Malmö: Har arbetat med intern kommunikation men blev tvungna att ställa Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 4 (20)
in resa till Bryssel, men en ny sådan planeras. Föreläsningar och moviescreenings rullar på. I november kommer deras årliga Model United Nations - MUN konferens att hållas. Stockholm: Har haft en aktiv höst och bland annat besökt ryska ambassaden. En resa till Washington var planerad men problem uppstod och därmed planeras istället en resa till Georgien istället innan årsskiftet. Vidare planeras en konferens i fredaktivism. Södertörn: Har haft årsmöte och har valt en ny styrelse. Aktiviter har planerats och en resa väntar till Istanbul, förmodligen tillsammans med Jönköping. Umeå: Börjar komma i gång med kommittéer och skapar grunder för resor. Är nu uppe i 170 medlemmar och ser fram emot framtiden. Växjö: Har precis haft en föreläsning om Ukrainakrisen. Nyligen har en ny revisor och kassör valts. Problem med ekonomin har funnits men nya strikta riktlinjer har utformats för att undvika framtida problem. Uppsala: Har under terminen haft två föreläsningar i veckan och åker kommande vecka till Bukarest. Nästa vecka kommer även deras årsmöte att hållas. Förbundskommunikatör Linnéa Wik: Uppmanar medlemsföreningarna att twittra mer eftersom det underlättar för UFS kommunikation då UFS förmedlar vidare informationen. Bidragsansvarig Julia Yates: Har planerat inför Forumhelgen. Väntar på riktlinjer från MUCF vilka ska skickas ut till alla medlemsföreningar inför bidragsansökan. Förbundsordförande Anna Welsapar: Har arbetat med bidragsansökan, haft kontakt med valberedning samt haft överlämning till tillförordnad förbundsekonom Wilhelm Åkesson. Vidare har hon träffat amerikanska ambassaden som uttryckte intresse för samarbete med UFS och dess medlemsföreningar. Förbundssekreterare Axel Nordenstam: Har lagt mycket fokus inför stämman men även stöttat Växjö i sin ansökan. I sedvanlig ordning har även mail besvarats och dokument författats, exempelvis inom styrdokumentsutskottet. Med anledning av sin frånvaro vid mötet skickade Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah ett uppdateringsmail till Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 5 (20)
förbundsstyrelsen inför dagens styrelsemöte. I detta meddelade hon bland annat att hon har förberett inför styrelsemötet, stämman och haft möte med Utrikespolitiska Institutet (UI). 10 Uppdatering från utskott Tillförordnad förbundsekonom Wilhelm Åkesson anländer kl. 17.57 till mötet. Umeå yrkade att den tillförordnade förbundsekonomen beviljas yrkande- och närvarorätt, se yrkande 2. att bifalla yrkande 2. Ekonomiutskottet: Bidragsansvarig Julia Yates sade att de har formulerat beskrivningen och inte skrivit allt för mycket. Tf förbundsekonom Wilhelm Åkesson tillade att många dokument har genomlästs och planering inför året har skett. Forumutskottet: Bidragsansvarig Julia Yates berättade att frågetecken har retts ut och att information nu ska skickas ut inför Forumhelgen. Det mesta är under kontroll och det är säkerställt att UF Uppsala välkomnar alla till Uppsala den 28-30 november 2014. Internationella utskottet: Förbundssekreterare Axel Nordenstam berättade att utskottet har arbetat med det kontinuerliga sökandet av föreningar och att de snart ska börja rikta in sig på internationella bidrag. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 6 (20)
Kommunikationsutskottet: Förbundskommunikatör Linnéa Wik berättade att en ny hemsida håller på att göras och en första deadline är 30 november. Linköping kodar och förbundskommunikatör Linnéa Wik och Södertörn skriver texter. Det konstateras att de ämnar att ha hemsidan på engelska, varpå de ber samtliga utskott att skicka en kort text om utskotten tillägnad hemsidan. Det som bör vara med är: (1) vilka som är med och (2) hur kontakt tas. Dessutom har utskottet målsättningen att en strategi om kommunikationen ska vara klar innan 30 november. Styrdokumentsutskottet: Uppsala beskrev att ett första utkast till ett visionsdokument har författats samt att utskottet ligger bakom propositionen rörande stadgerevidering. Förbundssekreterare Axel Nordenstam redogjorde för arbetsgången vid författandet av propositionen och hänvisade till workshopen i samband med föregående förbundsstyrelsemöte. Tvåspråkighetsutskottet: Har översatt uppdragsbeskrivningarna för Almedalsprojektet och Konventet. De har även granskat stadgeöversättning från föregående verksamhetsår men valde att inte slutföra den tills det är klart huruvida en ny stadgan antas och då hur den formuleras. Utbildningsutskottet: Umeå redogjorde att tankeställare har initierats och Förbundssekreterare Axel Nordenstam fyllde i att utskottet väntar på stämmans beslut angående en ny stadga. 11 Per capsulam-beslut Förbundsordförande Anna Welsapar förtydligade att det handlar om att lägga besluten till handlingarna. De två per capsulam-besluten (PC-beslut) behandlade; (1) representation vid LSU:s årsmöte 2014 och (2) nominering Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 7 (20)
av Emma Hoën Bustos till Sveriges representantskap för LSU till FN:s Generalförsamling. Förbundsordförande Anna Welsapar konstaterade att enligt PC-beslutet så har PC-beslutet rörande LSU:s årsmöte ej blivit antaget. Varpå Linköping belyste vikten av att närvara, följt av en fråga från Umeå angående vilka som ska närvara. Förbundskommunikatören Linnéa Wik frågade varför beslutet inte blev avtaget och förbundsordförande Anna Welsapar sade att det var för få som röstade. Samtalet fortsatte sedan med att Linköping frågade hur det var föregående år och förtydligades av förbundsordförande Anna Welsapar som meddelade att ordföranden var ombud, och hon själv var representant, vid LSU:s årsmöte 2013. Vid årsmötet får ombudet rösta och representanten får yttra sig. Umeå yrkade att UFS skall vara representerade på LSU:s årsmöte via förbundsordföranden som ombud, se yrkande 3. att bifalla yrkande 3. Umeå ansåg att förbundet inte ska skicka mer än en person. Linköping betonade värdet i att närvara vid LSU:s årsmöte och visa upp sig. Vid fråga om vilka som var intresserade konstaterades det att förbundssekreterare Axel Nordenstam tidigare hade visat intresse. Tf förbundsekonom Wilhelm Åkesson upplyste att förbundet har ekonomisk täckning men att det är upp till förbundsstyrelsen att fatta beslutet. Göteborg yrkade att förbundssekreteraren får ingå i UFS representation vid LSU:s årsmöte 2014, se yrkande 4. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 8 (20)
att bifalla yrkande 4. Linköping yrkade att UFS ska bekosta resa samt boende för UFS representanter vid LSU:s årsmöte, se yrkande 5. att bifalla yrkande 5. Södertörn yrkade att skicka Victoria Heiman, ordförande UF Södertörn som representant till LSU s årsmöte, se yrkande 6. att bifalla yrkande 6. Linköping efterfrågade en motivering till PC-beslut som skickas ut. Förbundsordförande Anna Welsapar tackade för input och bekräftade att det ska tas med inför framtiden. 11.1 Representation vid LSU:s årsmöte 2014 (bilaga 3) 11.2 Nominering av FN-representant (bilaga 4) att lägga 11.1 och 11.2 till handlingarna, se bilaga 3, och 4. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 9 (20)
12 Behandling av motioner 12.1 Lokalmedlemmars engagemang i utskotten (bilaga 5) Lund föredrog sin motion angående lokalmedlemmars engagemang i utskotten i enlighet med författad motion. Lund framhävde konkurrenssituationen mellan UFS och dess medlemsföreningar, varpå en diskussion påbörjades. Göteborg sade att de ställer sig tveksamma till att konkurrenssituationen finns och att engagemang ska låsas av tre anledningar: (1) att engagera sig nationellt har en större tröskel än lokalt, (2) att utskotten syftar till att stöta medlemsföreningarna, exempelvis utskottet för utbildning, (3) att om begränsning av personer sker till enbart förbundsstyrelsen så gås det miste av kunskap. Lund förtydligade att de även hade snedrektrytering i åtanke: att en medlemsförening blev överrepresenterad. Umeå höll med Göteborg och frågade sig vad som kan hända på sikt. De önskade också att Lund skulle besvara den frågan. Lund menade att de vill behålla aktiva medlemmar på lokal nivå och att det skulle kunna eskalera på nationell nivå. Tf förbundsekonom Wilhelm Åkesson sade att man bör väga det mest negativa mot varandra. Förbundssekreterare Axel Nordenstam hänvisade till det internationella utskottet där en stor majoritet inte sitter i förbundsstyrelsen och att det är en fråga om dess existens. Det internationella utskottet framhävdes även av Malmö som såg det som något positivt. Malmö menade att det inte finns någon konkurrens och att det är bra med fler personer inblandade. Luleå sade att de förstår Lund och ser poängen i deras motion men anser att det är positivt att folk vill engagera sig och att kunna samla upp kompetensen. Malmö tillade att gapet mellan UFS och Malmö är stort men genom utskotten minskas det. Linköping förtydligade att anledningen till att kalla grupperna utskott var just att öppna upp för engagemang. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 10 (20)
att avslå motionen. 12.2 Utskottsbeskrivningar (bilaga 6) Ingen diskussion uppkom och styrelsen gick direkt till beslut. att fastställa utskottsbeskrivningarna. 12.3 Visitkort (bilaga 7) Vid föregående styrelsemöte nämndes visitkort och till följd av detta har offerter begärts in. Kommunikationsutskottet har även inkommit med ett yttrande i frågan, se bilaga 8, där offerterna även behandlar visitkort med punktskrift. Södertörn framhävde att sammanhållningen främjas av visitkort men punktskrift kan vara bra. Förbundskommunikatören Linnéa Wik konstaterade att det är ekonomin som bör avgöra valet. Efter presentationen av dem båda uppkom en diskussion. Umeå frågade sig hur man skulle använda visitkorten och menade att det är ett stort spann. Bidragsansvarig Julia Yates undrade vad det tidigare hade kostat för visitkort för presidialer, vilket besvarades med en uppskattning. Stockholm förtydligade att det går att beställa prover och efterfrågade lösningar. Linköping förespråkade det tryckeri vi använt tidigare eftersom vi då vet kvalitén och vad vi får. Lund frågade sig vilket behov som finns för en förbundsstyrelseledamot att inneha visitkort, likväl Umeå såg inget behov. Förbundskommunikatören sade att det finns ett enhetsvärde som styrelse men att om det tros att någon användning inte Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 11 (20)
kommer ske, finns ingen anledning till beställning. Linköping nämnde tillfällen då visitkort hade varit en fördel. Bidragsansvarig Julia Yates menade att det kan vara upp till medlemsföreningen, varpå en fråga ställdes gällande hur många medlemsföreningar som har visitkort. Svaret var 4 styck. att inte beställa visitkort för alla förbundsstyrelseledamöter i UFS. Nominering till LSU:s hållbarhetsrepresentant (bilaga 9) Göteborg började med att ursäkta oklarheterna vid nomineringsprocessen av en LSU-representant till generalförsamlingen och beklagade sin sent inkomna motion. Göteborg har en kandidat som är intresserad av posten och förespråkade därför att UFS ska nominera Natalie Hafdelin. Linköping yrkade att behandla UF Göteborgs motion Nominering till LSU:s hållbarhetsrepresentant, se yrkande 12. att bifalla yrkande 12. att nominera N a t a l i e H a f d e l i n t i l l p o s t e n s o m L S U : s hållbarhetsrepresentant. 13 Val av projektledarposter Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 12 (20)
Almedalen Göteborg sade att Vice förbundsordförande Rosaline Marbinahs tidigare inkomna skriftliga tips var klokt, vilket var att en sammankallade person bör finnas. Göteborg förespråkar att det ska vara upp till vardera grupp att utse en sådan person. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att det dessutom kan vara praktiskt att ha en ledare för gruppen då det ger ett incitament till verksamhetsledning. Umeå förespråkade Göteborgs alternativ. Umeå frågade om en arbetsordning för grupperna finns, varpå förbundsordförande Anna Welsapar sade att det finns en arbetsbeskrivning. Umeå frågade även vad som sker om arbetet inte sker, vilket förbundsordförande Anna Welsapar besvarade med att det är vice ordföranden som brukar följa upp arbetet. Göteborg yrkade att en utav projektledarna i Almedals- resp. Konventprojektet utses till sammankallande inom respektive projekt, se yrkande 7. att projektgrupperna uppdras att meddela vem som valts till sammankallande senast 7 november 2014, annars utser UFS förbundsstyrelse person till posten, se yrkande 7. att bifalla båda att-satser i yrkande 7. Diskussion rörande ansökningarna öppnades upp. Ansökningar har inkommit från Caroline Köhler, Kasper Irgens, Linnea Wikström och Liza Olsson. Förbundssekreterare Axel Nordenstam framhävde att det är kort om tid för boende och att förbundsstyrelsen bör skicka med att det är just kort om tid. Tidigare hade fyra projektledarposter för Almedalprojektet utlysts. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 13 (20)
att välja Caroline Köhler till projektledare för Almedalsprojektet 2015. att välja Kasper Irgens till projektledare för Almedalsprojektet 2015. att välja Linnéa Wikström till projektledare för Almedalsprojektet 2015. att välja Liza Olsson till projektledare för Almedalsprojektet 2015. Konventet Göteborg menade att det kan vara bra att välja samtliga kandidater i konventsgruppen, trots att det tidigare hade utlysts fyra projektledarposter. Sedan tidigare har det inkommit fem ansökningar. Linköping yrkade att utöka projektgruppen för konventet till fem personer, se yrkande 8. att bifalla yrkande 8. att välja Andreas Palmlöv till projektledare för konventet 2015. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 14 (20)
att välja Beatrice Schönning till projektledare för konventet 2015. att välja Dana Pourkomeylian till projektledare för konventet 2015. att välja Felicia Nordström till projektledare för konventet 2015. att välja Zeth Isaksson till projektledare för konventet 2015. 14 UI Samarbetet Rosaline som hade möte med UI har skickat ut en rapport gällande mötet. Inga synpunkter inkom för framtida möten. 15 Bidragsredovisning år 2013 för MUCF Det finns en ingående balans på 135 529,53 kr som inte tidigare har använts. Till följd av detta är UFS återbetalningsskyldigt MUCF. Växjö frågade varför bidraget inte har utnyttjats tidigare och sade att de som interimistiska föreningar har fått höra att pengar inte finns. Umeå frågade om summan handlade om lokalstöd eller om det var något annat. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att ändamålet ska vara lokal verksamhet. Förbundskommunikatör Linnéa Wik efterfrågade en hållbar strategi så att detta inte händer igen och att någon sorts långsiktig lösning behövs. Förbundssekreterare Axel Nordenstam instämde att det kan vara Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 15 (20)
bra att tänka långsiktigt och nämnde att den pott som är oförbrukad hade kunnat gå till att helfinansiera ett konvent och dess deltagare. Bidragsansvarig Julia Yates frågade om pengarna hade kunnat gå till konventet, vilket bekräftades att så var fallet. Umeå efterfrågade att uppdra den valda förbundsekonomen till att granska varför differensen finns. Umeå yrkade att förbundsekonomen får i uppdrag att utreda varför bidraget från ungdomsstyrelsen verksamhetsåret 2012/13 blev återbetalningsskyldigt, se yrkande 9. att bifalla yrkande 9. Göteborg yrkade att ekonomiutskottet uppdras att inkomma med förslag på bättre rutiner för användande av bidrag, med målsättning att bidragspengar till förbundet inte förfallet framgent, se yrkade 10. att bifalla yrkande 10. 16 Rambudget Med anledning av datakrasch kunde inte tf förbundsekonom Wilhelm Åkesson presentera något förslag till revidering av rambudgeten och kommer således skicka ut en sådan inom kort. Som förändringar nämnde han att PR-budgeten bör ökas. Utöver dessa pengar finns 169 000 som behöver spenderas under kalenderåret. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 16 (20)
Uppsala frågade om det gäller bidraget avser förbunds- eller lokalnivå, varpå tf förbundsekonom Wilhelm Åkesson förklarade att det gäller förbundsnivå. Bidragsansvarig Julia Yates frågade om pengarna måste spenderas i år och om det gick att betala saker i förväg, vilket förbundsordförande Anna Welsapar besvarade med att det ej går att betala fakturor i förväg. Umeå nämnde att det är bra att skapa förutsättningarna för framtiden. Göteborg frågade om det var någon mening med att köpa loss den grafiska profilen, följt av att förbundskommunikatör Linnéa Wik sade att det finns olika uppfattningar om vem som innehar upphovsrätten till den grafiska profilen. Vidare konstaterade hon att UFS tekniskt sett redan äger den men företaget Bror Rudi anser att de äger den. Härefter påbörjades det brainstormas där idéer såsom en extern part i hemsidan, ökade budgetanslag till PR och Forum-helgen berördes. Styrelsen ansåg att fatta beslut i frågan med ett PC-beslut som tidigare diskuterats vid ett Skypemöte. 16 Forumhelgen den 28-30 november Bidragsansvarig Julia Yates berättade att den kommer vara i Uppsala och kommer hålla till i Ekonomikum, vilket är samma lokal som konventet var i våras. Vid samtal om Forumhelgen undrade förbundssekreterare Axel Nordenstam om externa talare kommer tala och Malmö efterfrågade PR. Göteborg rekommenderade LSU:s metodoprogram som är prisvärda och går att skräddarsy för ändamålet. Förbundssekreterare Axel Nordenstam menade att fokus borde ligga på medlemsvärvning. Umeå sade att vi kan lära oss av varandra kontinuerligt men det kan vara bra att ta tillfället i akt och dra nytta av extern expertis. Detta följdes sedan av att huvudansvarig Julia Yates tackade för inputen och meddelade att Forumutskottet ska se vad de kan göra. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 17 (20)
18 Nästa möte att hålla nästa förbundsstyrelsemöte kl. 19.30 den 6 november 2014 per Skype då rambudgeten och de förslag som kommer in ska diskuteras. 19 Övriga frågor Mentorskapsansvariga Mentorskapsansvariga har kommit in med ett förslag på hur rekryteringen ska ske. Förbundssekreterare Axel Nordenstam förtydligade att utlysningen ska ske i enlighet med deras inkomna förslag, vilket är att en post som mentorskapsansvarig utlyses i november och att den valda sedan arbetat tillsammans med befintliga ansvariga fram till februari då deras mandat är över. Uppsala yrkade att utlysa posten som Mentorskapsansvarig under november månad, se yrkande 11. att bifalla yrkande 11. Valberedningens arbete och policy Umeå berörde att valberedningen skulle kunna sköta nomineringar till projektledarposter där deras roll hade kunnat vara att intervjua kandidater och inkomma med en rekommendation till förbundsstyrelsen. Likt Umeå ansåg Uppsala att valberedningens uppdragsbeskrivning behöver ses över Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 18 (20)
men att förbundsstyrelsen själv kan ta besluten om tillsättande av projektledarposter. Umeå förtydligade då att deras förslag kan vara en lösning på att få in valberedningen tidigare i valprocesser. Detta följdes av att förbundsordförande Anna Welsapar föreslog att Styrdokumentutskottet ska revidera valberedningens uppdragsbeskrivning. Förbundsstämman Linköping menade att motionen från Malmö till förbundsstämman bör tas bort, vilket förbundsstyrelsen tog med sig inför förbundsstämman. Vidare nämnde förbundssekreterare Axel Nordenstam att sittande förbundsstyrelse borde överväga att yttra sig om den bordlagda propositionen gällande upptagande av Växjö och Karlstad till fullvärdiga medlemsföreningar. Umeå efterfrågade mer information om Växjö som meddelade att de har haft full närvaro vid förbundsstyrelsens möten, har arrangerat föreläsningar och uppföljt kraven för fullvärdigt medlemskap. Vidare har de tagit i med hårdhandskarna i hur ekonomin ska fungera efter att uppkommit att det inte tidigare har varit fullgott. I detta arbete har tf förbundsekonom Wilhelm Åkesson stöttat Växjö. Förbundsordförande Anna Welsapar läste därefter upp policyn för att förbundsstyrelsen ska rekommendera förbundsstämman att uppta medlemsföreningar. Tf förbundsekonom Wilhelm Åkesson nämnde att tidigare missar är åtgärdade och han tillade även sina förhoppningar av att Växjö har ordnat med långsiktigt ekonomiskt arbete. Detta följdes av att Linköping sade att förbundsstyrelsen ska vara tydliga med att propositionen kom från tidigare förbundsstyrelse. Förbundsstyrelsen ansåg att ej yttra sig i frågan och således stå fast vid tidigare förbundsstyrelses rekommendation. 20 Mötets avslutande Mötesordförande Anna Welsapar förklarade mötet avslutat kl. 20.27. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 19 (20)
Anna Welsapar, Mötesordförande Axel Nordenstam, Mötessekreterare Victoria Lindén, Justerare Mattias Näsman, Justerare Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 20 (20)
Styrelsemöte i Göteborg den 24 oktober 2014. Bilaga 1: Röstlängd 1. Bidragsansvarig Julia Yates 2. Mattias Näsman för UPF Umeå 3. Joakim Silvstam för UF Jönköping 4. Peter Hjertsson för UF Stockholm 5. Victoria Lindén för UF Malmö 6. David Blomgren för UF Linköping 7. Viktor Sundman för UF Uppsala 8. Viktoria Lindén för UF Göteborg 9. Linnéa Ehlin för UF Södertörn 10. Saga Sohlman för UPF Lund 11. Förbundskommunikatör Linnéa Wik 12. Förbundsordförande Anna Welsapar 13. Förbundssekreterare Axel Nordenstam Närvarande var även Oskar Johansson för UPF Karlstad, Jehna al- Moushahidi för UF Luleå, Diana Malic för UF Växjö, tillförordnade förbundsekonomen Wilhelm Åkesson, Lanja Rashid värd för UF Göteborg och Adam Josefsson värd för UF. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 1 (1)
25 september 2014 Dagordning Styrelsemöte 141024 Styrelsemöte med beslutsrätt Datum: 24 oktober 2014 Tid: 17.30 Plats: Sprängkullsgatan 19, Göteborgs universitet Närvarande: 1 Mötets öppnande 2 Val av mötesordförande (beslutspunkt) 3 Val av mötessekreterare (beslutspunkt) 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare (beslutspunkt) 5 Fråga om mötets stadgeenliga utlysande (beslutspunkt) 6 Fastställande av röstlängd (beslutspunkt) 7 Fastställande av dagordning (beslutspunkt) 8 Föregående protokoll (informationspunkt) 9 Uppdatering från förbundsstyrelseledamöter (informationspunkt) 10 Uppdatering från utskott (informationspunkt) Ekonomiutskottet Forumutskottet Internationella utskottet Kommunikationsutskottet Styrdokumentsutskottet Tvåspråkighetsutskottet Utbildningsutskottet 11 Per capsulam-beslut (beslutspunkt) Nominering av LSU-representant till FN:s generalförsamling Representation på LSU:s årsmöte 2014 12 Behandling av motioner (beslutspunkt) Lokalmedlemmars engagemang i utskotten Utskottsbeskrivningar Visitkort Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 1 (2)
Nominering av LSU-representant till FN:s högnivåforum för hållbar utveckling 13 Val av projektledarposter (beslutspunkt) Almedalen Konventet 14 UI samarbetet (informationspunkt) 15 Bidragsredovisning år 2013 för MUCF (informationspunkt) 16 Rambudget (diskussionspunkt) 17 Forumhelgen den 28-30 november (diskussionspunkt) 18 Nästa möte (beslutspunkt) 19 Övriga frågor 20 Mötets avslutande Mentorskapsansvariga Valberedningens arbete och policy Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 2 (2)
10 oktober 2014 Per capsulam-beslut LSU:s årsmöte Att satser: att Anna Welsapar ska representera UFS som ombud på LSU:s årsmöte 2014 att övriga representanter som vill delta får mat- och reseersättning från UFS. Tidpunkt för omröstningens avslutande: 17 oktober 2014 kl. 18.00 Röstade ja : Förbundssekreterare UF Göteborg UF Malmö UPF Lund UF Uppsala Förbundskommunikatör UF Stockholm UF Jönköping Blanka röster: Linköping Förbundsordföranden (initiativtagare till PC-beslutet) fann ej bifall vid beslutet. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 1 (1)
13 oktober 2014 Per capsulam-beslut Nominering av FN-represenatant Att satser: a t t n o m i n e r a E m m a H ö e n B u s t o s t i l l p o s t e n s o m L S U : s Generalförsamlingsrepresentant. Tidpunkt för omröstningens avslutande: 17 oktober 2014 kl. 20.00 Röstade ja : UPF Umeå UF Södertörn UF Linköping UPF Lund Förbundskommunikatör Förbundssekreterare UF Malmö UF Stockholm UF Göteborg Förbundsordföranden (initiativtagare till PC-beslutet) fann bifall. Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 1 (1)
24 oktober 2014 Motion till styrelsemötet i Göteborg Motion till förbundsstyrelsen angående lokalmedlemmars engagemang i Utrikespolitiska Förbundet Sveriges utskott. Det kan vara svårt för lokalföreningarna att rekrytera aktiva medlemmar och således bedriva en verksam förening. Genom att öppna upp för lokala medlemmar att engagera sig på nationell nivå i utskottsarbete konkurrerar Utrikespolitiska Förbundet Sverige med lokalföreningarna om aktiva medlemmar. Konkurrenssituationen är problematisk då förbundets syfte är att stödja lokalföreningarna. Utskottsarbete på nationell nivå för lokala medlemmar riskerar att bli ett kontraproduktivt stöd för lokalföreningarna. Mot bakgrund av detta föreslås att utskottsarbete i Utrikespolitiska Förbundet Sverige endast ska utföras av medlemmar i förbundsstyrelsen. Det föreslås således även ett tillägg i respektive utskottsbeskrivning där det förtydligas att utskotten endast ska engagera medlemmar i förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsen föreslås besluta att Utrikespolitiska Förbundet Sveriges utskott endast ska engagera förbundsstyrelsens medlemmar. att förtydliga i respektive utskottsbeskrivning att utskotten i Utrikespolitiska Förbundet Sverige endast ska engagera förbundsstyrelsens medlemmar. Författare: Utrikespolitiska Föreningen Lund Box 1282 Frejg. 13 114 79 Stockholm Orgnr: 802436-8659 info@ufsverige.org www.ufsverige.org