Bilagor: - ärende 4 - ärende 6 - ärende 21 - ärende 22 - ärende 27

Bilagor: - ärende 4 - ärende 6 - ärende 21 - ärende 22 - ärende 27

Kommunalförbundet ITSAM Revisorerna Till kommunfullmäktige i: Boxholms kommun Kinda kommun Ydre kommun Vimmerby kommun Åtvidabergs kommun Ödeshögs kommun Revisionsberättelse för år 2014 Vi, av Kinda kommuns kommunfullmäktige utsedda revisorer i Kommunalförbundet ITSAM, har granskat den verksamhet som bedrivits av direktionen för Kommunalförbundet ITSAM under år 2014. Direktionen ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Den svarar också för att det finns en tillräcldig intern kontroll samt för återredovisning till medlemmarnas kommunfullmäktige. Revisorernas ansvar är att granska verksamhet, kontroll och redovisning och att pröva om verksamheten bedrivits i enlighet med uppdraget. ranskningen har utförts enligt kommunallagen och god revisionssed i kommunal verksamhet. ranskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning. Som underlag för vårt uttalande har vi utöver vår granskning av årsredovisning och delårsredovisning granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i förbundet samt genom överläggning med direktionens ordförande och delar av förbundsledningen. Vår övergripande bedömning är att direktionen har bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredställande sätt. Under tidigare år har vi påpekat vikten av att arbeta med att förstärka den interna kontrollen. Vi har under året sett att åtgärder har vidtagits, direktionen har fått fortlöpande återkoppling utifrån beslutad intern kontrollplan. Vi vill understryka vikten av att fortsätta med dessa rutiner så att intern kontrollen fortsatt blir ett prioriterat område. Direktionen har beslutat om mål för verksamheten och de tillsammans ska bidra till en god ekonomisk hushållning för kommunalförbundet ITSAM. Det finns ett finansiellt mål för 2014 vilket har nåtts. För verksamheten finns det 20 uppsatta mål vilka återrapporteras i årsredovisningen. Vi bedömer måluppfyllelsen som svag. Det är viktigt att arbetet fortgår med att nå samtliga beslutade mål för verksamheten. I och med årets resultat har balanskravet uppnåtts och tidigare års underskott har återställts. Vi bedömer att resultaträkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av årets resultat. Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentlig ger en rättvisande bild av den ekonomiska ställningen.

Kommunalförbundet ITSAM Revisorerna Vid vår samlade bedömning av direktionens arbete under år 2014 rekommenderar vi kommunfullmäktige enligt nedan: Vi tillstyrker att direktionen beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014. Vi tillstyrker att kommunalförbundets årsredovisning för verksamhetsåret 2014 godkänns. Kisa den 20 mars 2015. -t '.)./""),.,. / j I l ( / /'~..., / /./ J /. --- - --... < e,.;; / ' '-j//;, };:&-. //. //'i/>)//.,,...'<-.:..._.._ i (/1, /t'/v I. 1.c/,-' 4' /'./"/' "' - / ustaf Main;ström Per Bergina Av kommunfullmäktige i Kinda kommun utsedda revisor

Kommunalförbundet ITSAM årsredovisning 2014 ~ 1 ~

INNEHÅLLSFÖRTECKNIN FÖRVALTNINSBERÄTTELSE... 3 ITSAMs syfte...3 Sammanfattande kommentarer och måluppfyllelse...3 Viktiga händelser efter periodens utgång...4 Kommunalförbundets ekonomi...5 Periodens resultat och jämförelsemed budget för helåret 2014 5 Viktiga händelser under perioden...3 personal...4 Redovisning av sjukfrånvaro... 4 od ekonomisk hushållning...5 Ekonomisk ställning...5 Investeringar och balanskrav...5 Verksamheterna...6 Bredband - Fysiska nät... 6 Tjänste id-kort... 7 SÄKERHET... 7 Utveckling... 7 ITSAM-Arkiv... 8 Aktiva nät... 6 Telefoni... 8 Kundansvariga... 8 Service... 9 Servicedesk... 10 FINANSIELLA RAPPORTER OCH NOTER... 11 Resultaträkning... 11 Noter och tilläggsupplysningar till resultaträkningen... 11 Kassaflödesrapport... 12 Balansräkning... 13 Noter och tilläggsupplysningar till Kassaflödesrapporten och balansräkningen... 14 INVESTERINAR... 15 Redovisningsprinciper... 14 MÅLUPPFYLLELSE... 16 ~ 2 ~

FÖRVALTNINSBERÄTTELSE Kommunalförbundet ITSAM avlämnar här årsbokslut för verksamhetsåret 2014. Rapporten syftar till att ge läsaren en översiktlig redogörelse för utvecklingen av ITSAMs verksamhet. Kostnader och intäkter har periodiserats. ITSAM S S Y F T E ITSAM ska leverera största möjliga kundnytta inom ITområdet till sina medlemskommuner. Detta syfte konkretiseras i följande punkter: 1. ITSAM ger medlemskommunerna en gemensam ITorganisation med bred och djup kompetens 2. ITSAM ska leverera funktion och vara en betjänande och informerande stödverksamhet. 3. ITSAM ska bygga ut bredband till medlemskommunernas invånare. 4. ITSAM ska agera som en juridisk part mot leverantörer. 5. ITSAM ska vara medlemskommunernas beställarkompetens när det gäller IT-relaterade frågor. 6. ITSAM ska vara medlemskommunernas spjutspets vad det gäller IT-strategiska frågor. 7. ITSAM ska medverka till och möjliggöra fördjupad samverkan på andra verksamhetsområden. S A M M A N F A T T A N D E K O M M E N T A R E R O C H M Å L U P P- F Y L L E L S E Verksamheten har under perioden arbetat vidare utifrån de fyra övergripande målsättningarna från ITSAM-avtalet innefattande 1) en effektiv gemensam IT-driftsorganisation, 2) en god samordning av IT-verksamheten på kommun och förvaltningsnivå, 3) Beställarkompetens inom IT-området samt 4) IT-Strategikompetens. I samband med tillträdet av en ny förbundsdirektör organiserades verksamheten om internt, en naturlig följd av det uppdrag om översyn av kommunalförbundet organisation, mål och finansiering som direktionen beslutade om i november året innan. Den tidigare fastslagna budgeten från november 2013 arbetades om och fastställdes av direktionen i juni 2014. I samband med antagandet av de reviderade verksamhetsmålen inleddes ett arbete med att formalisera och förbättra kommunikation och samarbete med medlemskommunerna. Arbetet innebär att rutiner och processer för varje levererad tjänst behöver kartläggas i samråd med användarrepresentanter i förvaltningarna för att därefter formaliseras i driftsöverenskommelser/avtal i enlighet med intentionerna i ITSAM-avtalet. Arbetet är i linje mot att överföra finansiering via anslag till finansiering genom tjänst. I syfte att förstärka och förbättra inköpsfunktionen tillsattes en upphandlingschef i början av året och under 2014 har fyra öppna upphandlingar genomförts, fyra konkurrensutsättningar inom befintliga ramavtal och ett antal mindre direktupphandlingar. Som en del av den interna kontrollen för 2014 har stickprov även gjorts gällande upphandlingar som visar på god lagefterlevnad inom de områden som kontrollerats. Sammantaget är verksamheten nu på väg in i en viktig konsolideringsfas där processer ses över och effektiviseras. Måluppfyllelsen utifrån de reviderade målen bedöms överlag som god, verksamhetsmässigt- och ekonomiskt. V I K T I A H Ä N D E L S E R U N D E R P E R I O D E N -Projekt gällande införande av nytt dokument och ärendehanteringssystem (IDHA) är avslutat. Samtliga medlemskommuner använder nu systemet i skarp drift. -Samtliga medlemskommuner har antagit informationssäkerhetspolicy IT, vilket är det övergripande dokument som framgent styr formaliseringen av IT-driften inom medlemskommunerna och kommunalförbundet. Handhavandeinstruktioner, användarvillkor och underliggande policys har publicerats på kommunalförbundets websida. -Utökad teknisk support för verksamhetskritiska system har införts under perioden där tekniker nu har beredskap på kvällar och helger. Supportfunktionen har utnyttjats vid fyra tillfällen. -Driftsättning av verktyg för kontroll av mobila enheter (MDM) har avbrutits pga utvecklingsstopp. Arbetet är uppskjutet till 2015. -Utbyggnaden av fibernät inom Vimmerby Kommun är i gång på bred front. Stamfiber till Kisa finns på plats och under hösten driftsattes ullringens skola som den första kommunala verksamheten i Vimmerby kommun och efter detta har flera verksamheter anslutits. -Införande av system för nyckelfri hemtjänst har påbörjats i enlighet med option från tidigare upphandling. Först in i drift är Vimmerby Kommun. -Förnyad konkurrensutsättning för nätverksprodukter, fordon, support och underhåll för IDM system samt servrar och lagringsprodukter är genomförda -Uppgradering av telefoniväxel är genomförd enl. plan. -Projekt för byte av Microsoft grundplattform och grupprogramvara för e-post (Projekt OWE) har slutförts i samtliga kommuner undantaget Vimmerby. Slutförande av projektet innebär en likriktning av IT-miljön som gör att ärendefloran på sikt bör minska. Samtidigt ger en likartad miljö bättre förutsättningar för att samverka kring tex gemensamma system. ~ 3 ~

Direktupphandling av publiceringsverktyg för kommunhemsidor (CMS-system) har påbörjats under året. I och med detta startar formell samverkan kring ännu ett system där samtliga medlemskommuner medverkar. Efter ett fiberbrott i maj 2014 där Åtvidabergs Kommun förlorade sin internet- och telefoniförbindelse initierades ett ärende i syfte att skapa redundans i fibernätet inom ITSAMkommunerna. Förberedelser inför upphandling har genomförts. Antivirusskydd har bytts ut inom samtliga kommuner inom ramen för det treåriga avtalet som tecknades med Microsoft 2013. Ett ärende gällande utveckling av e-tjänster med påföljande direktupphandling av plattform har initierats inom kommunalförbundet för att svara mot kommunernas behov att möte SKL:s strategi för e-samhället. Förberedelser har gjorts i syfte att ansluta ITSAM-kommunerna till tjänsten mina meddelanden som gör det möjligt att samla myndighetspost digitalt. Tjänsten förvaltas av Skatteverket på regeringens uppdrag. P E R S O N A L Kommunalförbundet har under året arbetat för att klara verksamheten med en decimerad personalstyrka framförallt inom Serviceorganisationen. Som en följd av anställningsstopp under en period har verksamheten löpt på med en lägre servicenivå än tidigare år vilket skett samtidigt som antalet ärenden har ökat. I syfte att bättre kunna möta personalen gällande förändringar i verksamheten tecknades under vintern ett samverkansavtal med fackförbundet Vision. Kommunalförbundet hade vid årets slut 49 anställda. Som ett led i tjänsteutvecklingen för att kunna mäta och följa upp nedlagd tid i processer upphandlades under året ett system för tid- och frånvarorapportering. Systemet hanterar all arbetstid, ansökningar och rapportering av frånvaro samt redovisning av resor och utlägg och är ett steg mot att kunna följa kostnad och arbetsinsats för specifika tjänster som ITSAM levererar till medlemskommunerna. Systemet togs i skarp drift den 1 november. V I K T I A H Ä N D E L S E R E F T E R P E R I O D E N S U T Å N En begäran från tjänstemannaledningen i Vimmerby kommun har inkommit gällande avveckling av virtuella datorskrivbord (VDI). VDI är ett arv från tiden innan Vimmerby gick in som medlem i kommunalförbundet. Vilken resultatpåverkan teknikbytet kommer att få utreds inom ramen för projektet. Redovisning av sjukfrånvaro I Lagen om kommunal redovisning föreskrivs att kommunen ska lämna upplysningar om de anställdas sjukfrånvaro i sin förvaltningsberättelse. Med begreppet långtidssjukfrånvaro avses 60 sjukdagar eller mer. IT- SAM har en fortsatt låg sjukfrånvaro. Funktionen kundansvariga har avskaffats från och med 1 februari 2015. Syftet är att korta beslutsvägarna genom att låta verksamhetscheferna inom ITSAM samverka direkt med användare och chefer i förvaltningarna. Formerna för den nya arbetsmetodiken kommer att prövas under våren 2015. Kinda kommun har i samverkan med kommunalförbundet lämnat in en ansökan till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) om säkerhetshöjande åtgärder. Ett positivt utfall väntas kunna ge bidrag för säkerställande av kommunikationsvägar till/från medlemskommunerna samt uppgradering av fysiskt skydd i serverhallar som drivs av ITSAM. MSB:s svar inväntas. Beslut om fortsatt utökad teknisk support för verksamhetskritiska system har avropats av medlemskommunerna. Förhoppningen är att kunna vidga beredskapen till fler system/tjänster. Åtvidaberg har beslutat om effektuering av den budgeterade investering i kommunens fibernät som ITSAM planerat på uppdrag av Åtvidabergs kommun under 2013 och 2014. Sammantaget beräknas investeringen påverka omsättningen för ITSAM med över 20 mkr till följd av detta sett till en period om tre år. Indikator / nyckeltal ( I förhållande till ) Total sjukfrånvarotid: 154 dagar Summa tid med långtidssjukfrånvaro: 0 dagar Summa sjukfrånvarotid för kvinnor: 38 dagar Summa sjukfrånvarotid för män: 116 dagar Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre: 44 dagar Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30 49 år: 85 dagar Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre: 25 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid: 10 936 dagar Total sjukfrånvarotid: 154 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid för kvinnor: 2 670 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid för män: 8 266 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre: 1 097 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 30 49 år: 7 345 dagar Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre: 2 494 dagar 2014 2013 1,4 % 1,3 % 0 % 0 % 1,4 % 1,6 % 1,4 % 1,2 % 4,0 % 3,5 % 1,2 % 0,9 % 1,0 % 0,9 % ~ 4 ~

K O M M U N A L F Ö R B U N D E T S E K O N O M I Under årens lopp har ITSAMs ekonomi ramjusterats och överförts till finansiering i form av tjänst. Det finns en uttalad ambition från medlemskommunerna att detta ska fortsätta även framöver och under året har förberedelser gjorts för att ytterligare minska det fasta anslag som kommunerna betalar till ITSAM. P E R I O D E N S R E S U L T A T O C H J Ä M F Ö R E L S E M E D B U D - E T F Ö R H E L Å R E T 2014 Periodens resultat uppgår till 4 036 tkr. Den totala omsättningen återspeglar ITSAMs ordinarie verksamhet och de den fiberutbyggnad som ITSAM utför. Under året har ekonomin påverkats kraftigt positivt av anställningsstopp samt stopp för utveckling av nya tjänster. Minskningen av personalkostnaderna har varit en medveten men tillfällig besparingsåtgärd som skett delvis på bekostnad av en lägre servicenivå till användarna i de kommunala verksamheterna. Kommunalförbundet ser mycket positivt på medlemskommunernas medverkan till att ett fullständigt återställanden av underskottet från 2013 kunnat ske. Återbesättning av vakanta tjänster har skett under hösten. Stark positiv påverkan på årets resultat är att antalet enheter, datorer och läsplattor fortsätter att öka och generera intäkter i form av supportavgifter. Med en oförändrad storlek på serviceorganisationen har detta haft en gynnsam effekt på årets resultat och bedömningen är att utvecklingen kommer fortsätta ytterligare en period innan nuvarande organisation eventuellt behöver förstärkas. Antalet mobila enheter som i dagsläget inte är försedda med supportavgift ( Smarta telefoner ) ökar kontinuerligt. Tillgång till internet, epost och kalender i mobilen underlättar för många anställda inom kommunerna men ställer också ökade krav på den bakomliggande infrastrukturen i fråga om trådlöst nätverk samt säkerhet och support på telefoner och programvara. Likriktning och kostnadseffektivitet vid utbyggnaden av trådlösa nätverk liksom möjlighet till managering av mobila enheter väntas bli nyckelfrågor under kommande verksamhetsår. I enlighet med principen om finansiering efter utnyttjad tjänst kan frågan om supportavgifter för smarta telefoner även behöva tas upp för översyn om trenden av ökande ärenden för den här typen av enheter håller i sig. Samtidigt finns mycket som talar för att antalet ärenden kan minskas. ällande likriktning av miljön och utveckling av guider och andra möjligheter till självhjälp har mycket förbättrats under året. Årets resultat har tyngts av ett antal poster av engångskaraktär vilket innefattar tilläggsköp av licenser avseende identitetshantering för ej avslutade konton i kommunerna (285 tkr), förlikning med leverantörer avseende ombyggnad i Bexhuset 2011 (29 tkr), skrivaravtal i Åtvidabergs kommun (194 tkr) samt lösen av avtal gällande förbättringsåtgärder i andras fastighet i ITSAMs tidigare kontor i Boxholm (147 tkr). Sammantaget med avbetalning på befintliga lån har detta lett till ett negativt totalt kassaflöde för 2014. O D E K O N O M I S K H U S H Å L L N I N od ekonomisk hushållning innebär planering och hantering av ITSAMs verksamheter och ekonomi så att kommunalförbundet långsiktigt har förmåga till god och konkurrenskraftig service för medlemskommunerna. Verksamheten ska dessutom ge ett överskott på 3 % av intäkterna (exkl fiberutbyggnad) för att bygga upp det egna kapitalet. För verksamhetsåret 2014 budgeterades ett ekonomisk överskott på 2,5 % av intäkterna och verksamhetsmål fastställdes i enlighet med tabell på sid 17-18. Överskottet av verksamheten uppgick till 6,2% av intäkterna för året. Verksamhetsmålen är i allt väsentligt uppfyllda varför kommunalförbundet bedömer verksamheten 2014 i allt väsentligt bedrivits på ett tillfredsställande sätt utifrån en god ekonomisk hushållning. Under hösten har direktionen gett tjänstemannaorganisationen i uppdrag att initiera ett arbete med att ta fram långsiktiga finansiella mål för kommunalförbundet ITSAM. Arbetet har påbörjats och kommer ske i samråd med medlemskommunerna. E K O N O M I S K S T Ä L L N I N Det egna kapitalet uppgår efter årets slut till 4 317 tkr vilket ger en soliditet på 9 %. Kommunalförbundet har lån i bank på totalt 16 786 tkr vilket för närvarande tillgodoser behovet av rörelsekapital. I samband med att Åtvidaberg kommun beslutat om investeringar i det kommunala fibernätet kommer kapitalbehovet att öka och en översyn pågår i syfte att fastställa en övergripande finansieringspolicy för kommunalförbundet. I N V E S T E R I N A R O C H B A L A N S K R A V Kommunalförbundet har två typer av investeringar i verksamheten. De investeringar som genomförs för medlemskommunernas räkning samt de investeringar som görs i syfte att klara befintlig eller utökade driftsåtaganden för befintliga tjänster. Av de för 2014 budgeterade investeringarna för medlemskommunernas räkning har 3,0 av 3,3 mkr effektuerats under 2014. Av den interna investeringsbudgeten har enbart 1,1 av totalt 3,7 mkr effektuerats. Åtgärden har gett en kortsiktig besparingsåtgärd på 1,1 mkr jämfört med den reviderade budgeten för verksamhetsåret. Kommunallagens balanskrav definieras som att intäkterna ska överstiga kostnaderna för varje år sett över en treårsperiod. Det negativa balanskravsresultatet från 2013 ska vara återställt senast tre år efter att det uppkommit. Avstämningen nedan visar att kommunalförbundet åter uppfyller balanskravet. Årets resultat Justeringar Tidigare års underskott (2013) Balanskravsresultat 4 036 tkr -3 225 tkr 811 tkr ~ 5 ~

V E R K S A M H E T E R N A Bredband - Fysiska nät Stamnätsutbyggnad och kundanslutningar pågår i alla medlemskommuner. Riksmålet om att 90% av medborgarna ska ha tillgång till 100/100MB till 2020 gör att krav finns, ett ökat intresse och medvetande hos allmänheten gör att det också finns många eldsjälar i kommunerna. Boxholm. I Andersbo och Kopparhult, där man tidigare i samförläggning har lagt slang, har kommunen påbörjat arbetet att dra fiber fram till hushållen. Eklabo byalag har schaktat och sjöförlagt ett områdesnät som anslutits till kommunens stamnät. Boxholms kommun har idag 8 tekniknoder där privatpersoner och företag är uppkopplade. Kinda. Stamnätslinjen mellan Kinda och Vimmerby har färdigställts och sedan Q4 finns nu tänd egen fiber mellan dessa kommuner. Fastigheter utmed sträckan har möjlighet till fiberanslutning, varav ett flertal valt att ansluta och aktivera anslutningen under själva projektet. Ekeby-Hornsberg och Ennnesbo påbörjade anslutning till stamnätet under 2014. Kinda kommun har idag 12 tekniknoder där privatpersoner och företag är uppkopplade. Vimmerby. Stamförbindelsen mellan Kisa och Vimmerby är klar och flera kommunala verksamheter har under hösten anslutits till det kommunala fibernätet. Detaljprojektering och grävning inne i staden är påbörjad. Flera byalag i nordvästra delarna är klara med grävning och kanalisation. Ydre. Sträckan Hestra-Torpa kyrkby-färjeläget har nu kanalisation klar för fibrering vilket sammanbinder Ydre med Boxholm. Förberedelser för fiberanslutning har också gjorts i områden som Asby vid masten, Rörsberga, Salvarp-Brostorp, Torpalandet och Ramfall. Ydre kommun har idag 5 tekniknoder där privatpersoner och företag är uppkopplade. Åtvidaberg. Byalag ermundebo-båtvik har påbörjat anslutning till stamnätet vid Frängsbo. rebo fortsätter att förtätas i nätet. Det finns stort behov och efterfrågan att fortsätta stamnätsutbyggnation från Hannäs. Beslut om omfattande utbyggnation av fibernätet i tätort Åtvidaberg har tagits av kommunen. Ödeshög. Sträckan Bro-Bonderyd-Trehörna har slutförts under 2014. Vid anslutningsarbetet av reningsverket har fastigheter vid Öninge-Orrnäs visat intresse för anslutning. Byalag Siggarydsvägen har påbörjat arbetet för anläggning av områdesnät. Ödeshög kommun har idag 10 tekniknoder där privatpersoner och företag är uppkopplade. Byalag. I alla sex kommuner finns stort intresse samt uppdämt behov av att vilja anlägga områdesnät av fiber för vidare anslutning till det kommunala stamnätet. Länsstyrelser, nätägare, utförare, kommersiella aktörer och ideella krafter inväntar fortfarande ramverket för att kunna hantera, samordna och söka medel från detta stödprogram. När detta kommer väntas ett stort tryck på samtliga aktörer i genomförandet. ITSAM följer utvecklingen och kommer att stötta nätägare och byalag i att hitta en modell för anslutning med och/eller utan stödmedel. Bredband - 2014 års anslutningar Kommun 2014 2013 Boxholm 45 15 Kinda 44 137 Vimmerby 10 0 Ydre 21 10 Åtvidaberg 49 226 Ödeshög 31 10 Totalt 200 398 Aktiva nät ruppen för aktiva nät, telefoni och säkerhet har under året genomfört ett antal uppdrag inom områdena trådlösoch trådbunden infrastruktur, skalskydd och befintlig telefoniplattform. Behovet av trådlösa nät ökar konstant och behovet av tillgängliga och stabila nät ökar i och med ökningen av mobila enheter inom alla verksamhetsområden. Antalet trådlösa accesspunkter som installerats har ökat från 700 till ca ca 800 i slutet av året. Mot bakgrund av denna utökning ser verksamheten över befintliga fastighetsnät och byter de delar av fastighetsnäten som inte uppfyller kraven på hastighet och svagströmsförsörjning till aktiva enheter såsom nätutrustning, telefoner mm. Antal aktiva portar i nätet, dvs portar som till största delen sammanbinder kontorens datauttag, uppgår till nära 16 000 portar 2014-12-31 vilket är en ökning med ca 500 portar jämfört med föregående år. En upphandling av aktiv nätutrustning är utförd under året och avtal har tecknats mellan leverantör och ITSAM. I och med detta har prisbilden ändrats och prissättningen för aktiv utrustning har justerats ner. Kommunalförbund har även infört en månadskostnad för både trådlösa anslutningspunkter och för del i nätverksswitch som ett led i övergången till leverans av tjänst. Kommunerna behöver i och med detta inte längre själva stå för investeringar i aktiv utrustning utan kostnaden ingår från och med nu i priset för anslutningspunkten och i priset för port i nätverksswitch. Portar i nätet per kommun per den 2014-12-31 Boxholm Kinda Vimmerby Ydre Åtvidaberg Ödeshög Totalt 2014 1 430 2 860 5 148 910 3 744 1 612 15 704 ~ 6 ~

Tjänste id-kort ITSAM har sedan våren 2012 ansvaret för utgivningen av Tjänste ID-kort för säker identifiering. I samband med övergången att hemsjukvården i Landstinget Östergötland överfördes till kommunerna den 20 januari har efterfrågan på tjänste ID-kort ökat kraftigt. Direktionens beslut från våren 2014 om att göra en genomlysning av befintlig organisationen för utgivning av tjänste ID-kort pågår i samråd med socialförvaltningarna. Utredningen beräknas kunna slutföras under våren 2015. SÄKERHET Säkerhetsområdet, som delas in i IT-säkerhet och Informationssäkerhet, är av vikt för att möta verksamheternas krav men och för att möta externa krav samt lagar och förordningar. Nya IT-policys har arbetats fram och som nu är tagna och gäller i samtliga medlemskommuner. Till detta hör också underliggande rutiner och instruktioner som tagits fram eller ska tas fram, arbetet sker löpande. Inventering av befintliga verksamhetssystem påbörjades början av 2014 och arbetet är inne i slutfasen. Denna inventering är av vikt för att dels sätta roller och för att klassificera aktiva system. En viktig komponent är risk- och sårbarhetsanalyser av inventerade verksamhetssystem. Analyser av journalsystemet Procapita påbörjades under hösten 2014 för Åtvidabergs räkning. Risk och sårbarhetsanalyser för kritiska system fortlöper och kommer framgent att upprättas för alla system som används inom ITSAM-kommunerna. En uppgradering av skalskydd i form av brandväggar är genomförd i enlighet med investeringsplan. Fysiskt skalskydd i form av passagesystem och övervakning av fibernoder och teknikbodar har också genomförts under året, investeringen har där tagits av respektive kommun. Utveckling Harmonisering av Microsoft plattform och grupprogramvara - Införande projekt OWE (Office, Windows, Exchange) har under perioden präglat mycket av verksamheten samtidigt som mycket tid gått till ordinarie driftsärenden. Sammantaget har detta inneburit en hög belastning på personalen i utvecklingsgruppen. 7 500 timmar har lagts ned i projektet sedan starten i maj 2013 till en beräknad kostnad på 3 300 tkr. Projektet är slutfört under året i samtliga kommuner undantaget Vimmerby. En betydande arbetsinsats har genomförts under hösten i syfte att flytta tidigare serverrum i Kinda kommunhus till Vimmerby där en investering gjorts av Vimmerby kommun med hjälp av medel från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). I december genomfördes ett driftsstopp då utrustning flyttades och den nya serverhallen togs i bruk. Användandet av den gemensamma lösningen för utskrift/kopiering, Follow-print, fortsätter att öka efterhand som lokala skrivare byts ut. Under året har antalet utskrifter/kopior ökat med nära 20 % jämfört med tidigare år. Serverpark - nyckeltal Tabellen nedan visar antal servrar i drift per den 2014-12- 31. Under året har ett arbete inletts med att leverera serverdrift som tjänst i enlighet med ITSAM-avtalet och modellen tillämpas nu vid prissättning av samtliga nya system som tas i drift. Serverhall Servrar 2013-12-31 Fysiska Totalt Bexhuset 19 123 142 Kinda Kommun 17 50 67 Vimmerby 4 113 117 Totalt antal servrar 40 286 326 Serverhall Bexhuset Servrar 2014-12-31 Fysiska Som ett led i arbetet mot tjänstefinansering lämnar IT- SAM från och med nu uppgift om antal konton i kontodatabasen (AD) vilket identifieras som en starkt kostnadsdrivare. Under 2015 kommer dialog att inledas med medlemskommunerna för att minska antalet inaktiva konton och samtidigt (utifrån fastställd IT-säkerhetspolicy) få bort de gruppinloggningar fortfarande finns inom en del verksamheter. Virtuella Virtuella Totalt 15 154 169 Kinda Kommun 8 36 44 Vimmerby 4 114 118 Totalt antal servrar 27 304 331 Konton i kontodatabasen (AD) 2014-12-31 Kommun EDU ADM Elev rupp Tot Kinda 283 822 1 306 29 2 440 Åtvidaberg 343 853 1 716 64 2 976 Boxholm 148 411 514 14 1 087 Ödeshög 164 447 610 47 1 268 Ydre 120 279 361 33 793 Vimmerby 587 896 2 170 301 3 954 Totalt 1 645 3 708 6 677 488 12 518 ~ 7 ~

ITSAM-Arkiv Tillsyn av arkivverksamheten har utförts i samtliga kommunala verksamheter i Ydre kommun. Tillsyn har även genomförts i Vimmerby kommun där fokus under våren legat på utbildningsverksamheten. Inspektionsprotokoll delges berörd nämnd samt respektive arkivmyndighet. I linje med konsolidering av verksamheten inom medlemskommunerna avslutades samarbetet med Vadstena kommun den 31 mars. Ordnande och förtecknande av arkivhandlingar har fortsatt kontinuerligt ute i kommunerna i samverkan med arkivassistenterna i respektive kommun. Mycket tid har lagts på arbetet med den nya klassificeringsstrukturen i form av möten i samverkan med andra pågående e-arkivprojekt i södra Sverige. Remiss för ny klassificeringsstruktur (diarieplan) är utskickad till samtliga medlemskommuner, ett arbete som ingår i VERKSAM (Verksamhetsbaserad arkivredovisning inom ITSAM). Ett stort arbete har även lagts på att förbereda den gemensamma dokumenthanteringsplan som ska utgå från den klassificeringsstruktur som just nu utarbetas. Detta arbete ingår i VERKSAM. Arbetet har främst bestått av inventering, genomgång, jämförelse och avstämning av bevarande och hanteringsanvisningar i de befintliga dokumenthanteringsplanerna och kontroll av dessa mot förslaget till ny dokumenthanteringsplan. Förslag till nytt arkivreglemente har utarbetats och ligger för fastställande i respektive medlemskommun, några har antagit reglementet men status från alla kommuner har ännu inte kommit kommunalförbundet till del. allringsutredningar rörande gallring av äldre nationella prov samt gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse har utförts och underlag för beslut översänts till samtliga kommuner. Återkoppling saknas ännu från kommunerna. I enlighet med direktionsbeslut under våren 2014 har ITSAM Arkiv deltagit som referens/stödfunktion i flera e- arkivprojekt tillsammans med Kronoberg/Blekinge län, Kalmar län och Östergötlands län. Formellt har ITSAM Arkiv tecknat ett ettårigt samarbetsavtal med Regionförbundet i Kalmar län, ett projekt som har en nära koppling till förberedelser och lägesorientering gällande för e-arkiv inom ITSAM Kommunerna. Fr o m 2014-09-01 samverkar ITSAM Arkiv i fråga om arkivstöd även med Västerviks kommun inom ramen för ett gemensamt samverkansavtal. Samverkan gällande e-arkiv bedöms ha ett strategiskt värde eftersom mycket information, mallar och dokument bedöms kunna produceras och användas inom ITSAMkommunerna framöver. E-arkivfrågan har även nära koppling till införandet av e-tjänster inom ITSAM-kommunerna. Telefoni Alla kommuner utom Vimmerby har en gemensam växel och året har präglats av arbetet med att uppgradera befintligt växel- och hänvisningssystem Alcatel/Trio. För medlemskommunernas räkning har även en förlängning med 2 år gjorts för operatörsavtalet med Telia. ITSAM tillhandahåller även växeltjänster till Vadstena kommun. Mobiltelefonin har under året fortsatt öka både med antal mobila enheter samt abonnemang. Eftersom fler och fler beställningar görs av surfmobiler, smartphones ökar även antalet ärenden där användaren önskar sin telefon synkroniserad med epost och kalender. Detta samtidigt som belastningen på trådlösa nätverk ökar. Kommun Antal fasta anknytningar 2014-12-31 2013-12-31 Antal mobilabonnemang 2014-12-31 Kinda 438 440 531 459 Boxholm 189 190 178 167 Vimmerby 702 695 625 650 Ydre 137 140 147 127 Åtvidaberg 338 323 384 326 Ödeshög 190 188 197 141 2013-12-31 Totalt 1 994 1 976 2 062 1 870 Kundansvariga Kundgruppen har under året bestått av två personer som kontinuerligt genomfört träffar med användargrupper i medlemskommunerna. Efter periodens slut har beslut fattats om att avveckla befintliga tjänster som kundansvariga och istället lägga över samverkan med användare och beställare på ITSAMs verksamhetschefer. Samverkan med användare och beställare ska numera även inkludera de kommunala helägda bolagen. ~ 8 ~

Service Service ansvarar för att beställa, leverera, byta ut, installera och serva medlemskommunernas IT-miljö samt att agera som på-platsen tekniker. I medlemskommunerna ska det vara en fräsch maskinpark där datorer byts med jämna intervall. Verksamheten har under året varit pressad genom en vakant tjänst (av totalt fyra) under stora delar av året vilket överlag sänkt servicenivån. Till följd av en förbättrad ekonomi återbesattes aktuell tjänst i slutet av året. Fördelning mellan olika typer av datorarbetsplatser: Den 31 december 2014 fanns det 6628 datorer totalt i medlemskommunerna. Datorerna följer en livscykel som innebär att de byts ut vart tredje till fjärde år och har garantier kopplade till sig under hela denna tid. Detta för att maskinparken ska vara uppdaterad och fungera så bra som möjligt med få avbrott i verksamheten. enom att kommunerna köper datorerna som en funktion blir detta ett sätt att renodla IT-driften och tydliggöra kostanden samt minimera antalet oplanerade driftavbrott. Serviceteknikerna ansvarar för felsökningar och reparationer och nedan lämnas statistik över fördelningen av antalet datorer hos respektive kommun. Datorarbetsplatser per den 2014-12-31: Kommun Bärbara Stationära Tunna klienter Summa Totalt Boxholm 214 113 0 327 189 516 69 Läsplattor Kinda 434 262 0 696 392 1088 217 Under perioden har trenden fortsatt med att stationära datorer minskar och bärbara enheter ökar. Användning av läsplattor ökar också stadigt. Ett stort arbete under perioden har varit utrullningen av Windows 7 på administrativa datorer. ällande konceptet 1-1 datorer (en dator till en elev) har många skolor valt att köpa in så kallade Chromebooks istället för traditionella bärbara datorer. Målet att under perioden förbättra informationsutbyte mellan serviceteknikerna för att kort lösningstider på ärenden har uppnåtts genom en centralisering av samtliga tekniker (undantag Ödeshög) till Kisa. Statistik visar att serviceteknikernas ärenden löses snabbare efter denna förändring trots att personalstyrkan har minskats med tre personer (naturlig avgång och omflyttning internt). Största vinningen ser vi bland logistikärenden där serviceteknikerna nu tar med sig ex datorn, smartphone eller surfplattan samtidigt som ett serviceteknikerärende ändå skall åtgärdas i närheten. 760 459 333 1552 583 2135 246 Ydre 133 83 0 216 81 297 66 1-1 Elevdatorer Vimmerby Åtvidaberg 396 258 0 654 1139 1793 92 Ödeshög 260 115 0 375 424 799 130 Totalt 2197 1290 333 3820 2808 6628 820 Fg. År 2067 1431 335 3833 2323 6156 487 ~ 9 ~

Servicedesk Servicedesk svarar för support till medlemskommunerna. Under 2014 har fokus varit att, utifrån en mindre bemanning, upprätthålla acceptabla lösningstider för ärenden utan att det går ut över kundbemötandet. Till följd av en förbättrad ekonomi har vi under hösten 2014 kunnat återbesätta den tjänst som hållits vakant under en stor del av året. Servicedesk har under 2014 omorganiserats enligt principen First-, Second- och Third-line support. I First-Line tar fem personer kundärenden. Second-Line fångar upp ärenden med längre hanteringstid samt ger tätare återkoppling till kunderna och beslut har under perioden tagits om att tillsätta en person permanent i second-line. Under perioden har servicedesk tagit över växelfunktionen för ITSAM, något som tidigare sköttes av Ydre kommun. Antalet ärenden har ökat under perioden som en naturlig följd av bytet av grundplattform samt övergången till nytt epostsystem (projekt OWE). Det interna målet att Servicedesk ska verka som ITSAMs förlängda arm innebär att börja arbeta mer proaktivt i de projekt och förändringar som genomförs inom IT-området. Detta innebär att samverkan med kommuner/användare är en framgångsfaktor för en god och kostnadseffektiv IT-support. Under hösten 2014 påbörjades ett arbete med att utveckla Servicedesksidan ytterligare så att den mer fungerar som en självserviceportal. Servicedesk strävar även mot att förstärka utbildningsmässigt för att kunna filtrera gentemot övriga grupper i organisationen och därigenom lösa fler ärenden i Servicedesk. En kundnöjdhetsenkät har genomförts i början av perioden med resultatet att 97 % av de tillfrågade anser att bemötandet är bra eller mycket bra. 93 % har svarat att de tycker kompetensen hos dem som behandlar ärenden är bra eller mycket bra och 82 % anser att den återkoppling som lämnas till användare är bra eller mycket bra. De fullständiga resultaten finns tillgängliga på websidan för Servicedesk. Nedan lämnas statistik på alla avslutade ärenden till ITSAM under året jämfört med respektive år. För tre av de fyra interna målen avseende lösningstider, klarar Servicedesk sitt åtagande. Per år jan-aug Antal ärenden Inom 1 timme Lösta ärenden i % Inom Inom 2 1 dag timmar Inom 3 dagar Inom 1 vecka 2009 9 386 29 36 58 76 2010 12 608 35 42 61 75 2011 16 411 39 45 60 72 2012 22 637 43 49 63 76 83 81 76 81 2013 22 265 43 50 66 78 83 2014 26 327 50 55 69 79 84 Mål 2014-50 % - 60 % 70 % 90 % ~ 10 ~

FINANSIELLA RAPPORTER OCH NOTER Resultaträkning Belopp i Tkr 2014 2013 2014 BUDET* Verksamhetens intäkter Not 1 94 065 79 109 70 190 Verksamhetens kostnader Not 2, 3-85 054-78 465-62 279 Av- och nedskrivningar Not 4-4 442-3 308-5 582 Verksamhetens nettokostnader 4 569-2 664 2 329 Finansiella intäkter Not 5 35 109 Finansiella kostnader Not 6-568 -670-584 Resultat före jämförelsestörande poster 4 036-3 225 1 745 Jämförelsestörande poster 0 0 Resultat före extraordinära poster 4 036-3 225 1 745 Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader Årets resultat 4 036-3 225 1 745 *Exkl kostnader/intäkter för fiberutbyggnad Noter och tilläggsupplysningar till resultaträkningen Not 1 Verksamhetens intäkter 2014 2013 Verksamhetens intäkter 94 065 79 109 Varav Bredbandsprojekt ( in-ut ) 28 828 19 210 Summa 94 065 79 109 Not 2 Verksamhetens kostnader 2014 2013 Verksamhetens kostnader -85 054-78 465 Varav kostnader för huvudverksamhet -56 733-46 459 Varav kostnader för personal 1-17 270-19 034 Varav övriga verksamhetskostnader -11 050-12 972 Not 5 Finansiella intäkter 2014 2013 Ränta på likvida medel 35 109 Summa 35 109 Not 6 Finansiella kostnader 2014 2013 Räntor, banklån 535 570 Övriga finansiella kostnader 33 98 Summa 568 668 I verksamhetens kostnader ovan ingår Bredbandsprojekt ( in-ut ) med -28 282-19 210 Summa -85 054-78 465 1. Inkl individuella delen pensioner -1 336-589 Not 3 Leasing 2014 2013 Datorer -10 912-11 124 Fordon -411-658 Övrigt -1 515-1 169 Summa -12 838-12 951 Not 4 Av- och nedskrivningar 2014 2013 Tekniska anläggningar -2 042-1 911 Maskiner & inventarier -1 997-1 066 Fordon -67-40 Förbättringsåtgärder i annans fastighet -336-291 Summa -4 442-3 308 ~ 11 ~

Kassaflödesrapport Belopp i Tkr 2014 2013 Löpande verksamhet Periodens resultat 4 036-3 225 Justering för av- och nedskrivningar 4 442 3 308 Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 8 478 83 Ökning (-) / minskning (+) kortfristiga fordringar 2 880-19 385 Ökning (-) / minskning (+) förråd, varulager och exploatering Ökning (+) / minskning (-) kortfristiga skulder -2 502 10 326 Kassaflöde från löpande verksamheten 8 856-8 976 Investeringsverksamhet Investering i materiella anläggningstillgångar -7 065-1 137 Försäljning av materiella anläggningstillgångar 177 Investering pågående projekt Not 10 2 907-1 651 Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten -3 981-2 788 Finansieringsverksamhet Långfristig upplåning, förändring -4 243 11 678 Kortfristig skuld av långfristig upplåning, förändring -1 448 3 798 Ökning (-) / minskning (+) av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten -5 691 15 476 Årets kassaflöde -816 3 712 Likvida medel vid årets början 785-2 927 Likvida medel vid periodens slut Not 7,15-31 785 ~ 12 ~

Balansräkning Per den 2014-12-31 Belopp i Tkr 2014 2013 Tillgångar Anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggningar Not 8 4 290 4 855 Maskiner och inventarier (inkl fordon) Not 9 9 926 6 827 Pågående investeringar/arbeten Förbättringsåtgärder i andras fastighet Not 10 Not 11 224 2 016 3 132 2 103 Summa anläggningstillgångar 16 456 16 917 Omsättningstillgångar Kundfordringar Not 12 23 261 28 254 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Not 13 6 962 5 978 Övriga kortfristiga fordringar Not 14 1 149 1 Kassa och bank Not 15 480 785 Summa omsättningstillgångar 31 852 35 018 Summa tillgångar 48 308 51 935 Eget kapital, avsättningar och skulder Eget kapital Ingående balans 281 3 506 Periodens resultat 4 036-3 225 Summa eget kapital 4 317 281 Avsättningar Pensioner och liknande förpliktelser Not 16 1 211 988 Summa avsättningar 1 211 988 Skulder Långfristiga skulder Not 17 13 435 17 678 Checkräkningskredit Not 7 511 0 Kortfristiga skulder Not 7, 18 28 834 32 988 Summa skulder 42 780 50 666 Summa eget kapital, avsättningar och skulder 48 308 51 935 ~ 13 ~

Noter och tilläggsupplysningar till Kassaflödesrapporten och balansräkningen Not 7 Checkräkningskredit 2014 2013 Checkräkningskredit 5 000 5 000 Varav utnyttjad -511 0 Not 14 Kortfristiga fordringar 2014 2013 Fordringar hos staten Moms 0 1 149 Summa 1 149 1 1 0 Not 8 Tekniska anläggningstillgångar 2014 2013 Ingående redovisat anskaffningsvärde 7 355 6 860 Periodens inköp 1 477 495 Utgående redovisat anskaffningsvärde 8 832 7 355 Ingående avskrivningar -2 501-590 Årets avskrivningar -2 041-1 910 Utgående ackumulerade avskrivningar -4 542-2 501 Utgående redovisat värde 4 290 4 855 Not 9 Maskiner och inventarier (inkl. fordon) 2014 2013 Ingående redovisat anskaffningsvärde 8 365 7 911 Periodens inköp 5 341 454 Periodens avyttringar -177 0 Utgående redovisat anskaffningsvärde 13 529 8 365 Ingående avskrivningar -1 538-432 Periodens avskrivningar -2 065-1 106 Utgående ackumulerade avskrivningar -3 603-1 538 Utgående redovisat värde 9 926 6 827 Not 10 Pågående projekt 2014 2013 Ingående redovisat värde 3 132 1 480 Periodens avslutade projekt -3 132 0 Periodens pågående projekt 224 1 652 Utgående redovisat värde 224 3 132 Not 11 Förbättringsåtgärder i andras fastighet 2014 2013 Ingående redovisat anskaffningsvärde Periodens investeringar Utgående redovisat anskaffningsvärde 2 670 2 482 249 2 919 188 2 670 Ingående avskrivningar -567-275 Periodens avskrivningar -336-292 Utgående ackumulerade avskrivningar -903-567 Utgående redovisat värde 2 016 2 103 Not 12 Kundfordringar 2014 2013 Enligt reskontra 23 261 28 275 Nedskrivningar kundfordringar -21-21 Summa 23 240 28 254 Not 13 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 2014 2013 Förutbetalda kostnader 6 129 4 749 Upplupna intäkter 834 1 229 Finansiella rapporter och Summa 6 962 5 978 Not 15 Likvida medel 2014 2013 Checkkonto -511 773 Övriga bankkonton 480 11 Summa 480 785 Not 16 Pensioner och liknande förpliktelser* 2014 2013 Kompletterande ålderspension 895 771 Löneskatt 24,26 % 316 278 Summa 1 211 988 *periodens Not 17 Lån i bank- och kreditinstitut 2014 2013 Banklån, löptid 7 år Varav kortfristig* del 11 786 14 142 1 684 2 020 Banklån, löptid 3 år 5 000 8 333 Varav kortfristig* del 1 667 2 778 Summa 16 786 22 476 *förfallodag inom 1 år. Not 18 Kortfristiga skulder 2014 2013 Leverantörsskulder 8 056 6 715 Semesterlöneskuld, upplupna löner 1 572 1 674 Förutbetalda intäkter 10 588 13 796 Övrigt 8 618 10 803 Summa 28 834 32 988 Redovisningsprinciper Kommunalförbundet ITSAMs redovisning har fullgjorts enligt god redovisningssed. Årsredovisningen är upprättad enligt Kommunal redovisningslag (SFS1997:614) samt rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR). Kostnader och intäkter som avser redovisningsåret har periodiserats. Avskrivningar görs planenligt, linjär metod baserat på den ekonomiska livslängden för tillgångarna. Avskrivningarna görs på anskaffningsvärdet. ITSAM tillämpar ett halvt prisbasbelopp för att ett inköp skall räknas som investering. Kommunalförbundet har gjort bedömningen att inga finansiella leasingavtal förekommer i verksamheten. ~ 14 ~

INVESTERINAR Investeringsredovisning Projekt för medlemskommunernas räkning, införandekostnader Ingående Budget 2014 Utfall 2014 Status IDHA, system för dokument- och ärendehantering 2 594 380 683 777 1 314 239 Slutförd Microsoft Licenspaket Office, Windows, Exchange (OWE) exkl licenser 537 188 1 896 777 227 216 Slutförd* Uppgradering telefoniplattform Alcatel/Trio 712 800 595 093 Slutförd Nyckelfri hemtjänst inkl planeringsverktyg, Vimmerby - 191 217 Slutförd Nätutbyggnad ärenden - 91 530 Slutförd Nätutbyggnad Ydre - 120 563 Slutförd Trådlöst nätverk, Vimmerby - 125 723 Slutförd Utbyggnad trådlöst nät, ärenden - 224 236 Pågående Läsplattor - 121 495 Slutförd Totalt 3 131 568 3 293 354 3 011 312 Investeringsredovisning Enligt plan, kommunalförbundet Ingående Budget 2014 Utfall 2014 Status Reservkraft Bexhuset, inkl lokalanpassningar - 200 000 0 Uppskjuten Rack, B-Site Vimmerby - 385 000 246 803 Slutförd Server, B-Site 580 000 516 258 Slutförd Kapacitetsförbättring, UCS-kluster 500 000 0 Uppskjuten Uppgradering bladservrar 1 000 000 0 Uppskjuten MS SCOM licenser 380 000 0 Uppskjuten Självserviceportal 150 000 50 000 Slutförd Sahlinvagn 50 000 0 Uppskjuten Blåsutrustning fiber 290 000 0 Uppskjuten Aktiv nätutrustning, switchar, brandväggar 226 000 82 221 Delvis genomförd Lokalanpassningar Bexhuset* 0 249 040 Slutförd Totalt 3 761 000 1 144 322 *Avser förlikning med leverantör gällande tvistig skuld för ombyggnad, beställd och levererad tidigare år ~ 15 ~

MÅLUPPFYLLELSE Utifrån fastställd ekonomiskt budget 2014 med reviderade målsättningar utifrån uppdrag om översyn av organisation, mål och finansiering. HUVUDMÅL DELMÅL MÅLUPPFYLLELSE * KOMMENTAR En god IT-Support Behålla acceptabla lösningstider för ärenden 4 Se tabell under Service. Tre av fyra delmål uppfyllda. Anpassa lösningstiderna för ärenden till nationell standard. 1 Kräver först en bättre definition av tjänster innan tillgänglighetsnivåer kan jämföras på ett tillfredsställande sätt. Arbete med benchmarking är påbörjat men det saknas nationell eller regional samverkan gällande detta. Målet är i det avseendet tveksamt formulerat. Säkrande av verksamhetskritiska system 4 Arbete pågår. Riskanalyser genomförs löpande. Backuprutin finns och fungerar. Upprättande av B- Site i Vimmerby inkl fiberförbindelse är klar och avtal har tecknats med Vimmerby Kommun. Redundans i fibernät 2 Förberedelser gjorda, och förslag till samverkansavtal diskuteras med kommunalt bolag i Linköpings Kommun. Biträda samtliga 6 kommuner med ansökningar av projektmedel från MSB Inleda tecknandet av driftsöverenskommelser ( SLA ) för system 2 Förberedande arbetet är klart. ITSAM samverkar med Kinda kommun för att planera arbetet. Kinda har lämnat in en ansökan om medel från MSB i början av 2015. 3 Avtalsmall finns framtagen. Diskussioner med verksamheterna pågår för nyinförskaffade system inledningsvis. Arbetet måste kompletteras med risk- och sårbarhetsanalyser för samtliga system/tjänster. En kostnadseffektiv IT-driftsorganisation Förstärkt funktion och ökat kompetensutbyte hos servicetekniker 5 Servicetekniker utgår från Kisa. Har lett till väsentligt kortade ärendetider och bättre kompetensutbyte. Läge bemanning till följd av omprioriteringar internt. IT-strategi 3 Arbetsdokument framtagen internt med prioriteringsordning. Kraft läggs i huvudsak på att likrikta driften inom befintlig miljö. Effektivare central klientmanagering 5 SCCM driftsatt som del av projekt OWE Bättre resursallokering utifrån behov Bättre intern styrning och kontroll Framtidssäkring av internetleverans 3 Arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser för system påbörjat. Modell påbörjad för att överföra detta till driftsöverenskommelser. Arbetet vad gäller kundgrupper behöver först anpassas till nya förutsättningar. 5 Fullständig inventering av hårdvara genomförd under året. Veckovisa möten hålls i verksamhetschefsgrupp samt stab. Arbete pågår med att fortsätta att dokumentera interna rutiner. 3 Kravspecifikation framtagen och upphandling beräknas kunna genomföras under 2015. En effektivare arkivfunktion Skapa förutsättningar för kommungemensamma system Effektiv ärendehantering i respektive kommun En ändamålsenlig administrativ organisation Harmonisering av Microsoft plattform och grupprogramvara 4 Ärendehanteringssystemet Ciceron driftsatt i samtliga medlemskommuner. Brister vid leveransgodkännandet har under en period skapat merarbete och osäkerhet vid rapportering av supportärenden till systemleverantören. 4 Ny organisation sedan årsskiftet med bla upphandlingschef tillsatt. 5 rundplattform utbyggd i samtliga medlemskommuner. Projektet avslutat ~ 16 ~

Skapa förutsättningar för samverkan mellan kommunernas förvaltningar avseende deras förvaltningssystem emensam driftssäker IT Hushåll i medlemskommunerna ska ha möjlighet att ansluta sig till bredband Kontinuerliga träffar i kundgrupperna Samtliga medlemskommuner ska ha implementerade styrdokument inom IT-området Medverka till att infrastrukturplaner arbetas fram i respektive kommun 3 Kontinuerliga träffar har hållits i kundgrupperna. Översyn av arbetsformer för kundgrupperna pågår och efter årets utgång har ett beslut tagits om att formellt avskaffa kundansvariga inom kommunalförbundet. Kundkontakt tas under en konsolideringsfas över av ITSAMs driftsorganisation. 3 Den övergripande Policyn för IT-säkerhet är nu antagen av samtliga medlemskommuner. Underliggande policys och handhavandeinstruktioner finns publicerade på ITSAM.SE. Ett omfattande arbete med implementation i medlemskommunerna återstår. 4 Bredbandsstrategi utarbetas fram i samråd med respektive kommun. Bättre styrning och uppföljning Förbättra rutiner för tid- och frånvarorapportering 4 System för tid, frånvaro- och projektrapportering inköpt och driftsatt. Används i skarp drift sedan 1 november. En stabil ekonomi Förbättra ekonomisk styrning och uppföljning Återställa underskott från föregående år 3 Rutiner och checklistor för avstämningar/periodisering av poster påbörjat men ej slutfört. 5 Kraftigt förbättrat resultat till följd av anställningsstopp och stopp för utveckling av nya tjänster. Senareläggning av investeringar har ytterligare gett kortvarig resultateffekt. *uttalande gällande måluppfyllelse anges som ett betyg 1-5 där följande menas: 1. Dålig - Ej påbörjat 2. Otillfredsställande påbörjad ej avslutad eller delrapporterad 3. Måttlig delrapporterad 4. od arbete fortgår enl plan 5. Hög genomfört/rapporterat ~ 17 ~

Rapport Vimmerbys IT-Ekonomi 2015-04-13 Diarienr: 2015/00028

Innehåll... 1... 1 Rapport Vimmerbys IT-Ekonomi... 1 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte... 3 1.3 ränsdragningar... 3 2 Analys... 4 2.1 Data och uppgifter... 4 2.1.1 Ekonomi... 5 2.1.2 Vimmerbyspecifika kostnader... 5 2.1.3 WSP rapport... 6 2.2 Enheter... 6 2.3 Leasing/Licenser/Support... 7 2.3.1 Licenser... 8 2.3.2 Support... 8 3 Nyckeltal... 9 4 Trådlöst... 11 5 Servrar och drift... 12 5.1 Molntjänster... 12 6 Sammanfattning... 13 6.1 Prismässigt... 13 6.1.1 Priser samverkan... 13 6.1.2 Priser som blandas ihop med IT-kostnader... 13 6.1.3 Kommunikation... 13 7 Strategi och framtid... 14 2

1 Inledning Vimmerby kommun har sedan 2012 varit medlemmar i ITSAM för samverkan, drift, support och utveckling inom IT. En utredning gjordes före inträdet och beslut togs av KF 454 2011-12-19. Ledord KSF 2011 Fördelar Besparingspotential på sikt Infrastrukturell satsning på fiber Ökad ekonomisk tydlighet Ökad kvalitet Strategisk samverkan - även inom fler områden Nackdelar Ökade kostnader Ökade investeringskostnader Ökade kostnader per förvaltning Färre antal IT personal på plats Funktionsupphandling av system - ej valfritt 1.1 Bakgrund Kommunchefen i Vimmerby har med anledning av det uppkomna ekonomiska läget i kommunen bett ITSAM att göra en jämförelse med Vimmerbys och andra kommuners IT-kostnader. I uppdraget ingår också att jämföra Vimmerbys tidigare kostnader, när IT drevs i egen regi, med nuvarande. 1.2 Syfte Syftet med denna skrivelse är att påvisa IT och dess kostnader under de senaste åren. Att få en bild av hur IT-kostnaden såg ut före inträdet i ITSAM med samverkan. Det ska också framgå hur ITtätheten och användningen av IT har förändrats de senaste fem åren och att viss teknik/behov som finns nu, inte fanns för fem år sedan. 1.3 ränsdragningar Rapporten visar bilden av IT och dess kostnader gällande Vimmerby kommun. För att kunna göra en rättvis bedömning som är jämförbar med andra kommuner har inga kostnader för Fiberprojektet tagits upp. Dessa särredovisas i vanliga fall och så också i detta underlag. Underlaget baseras på ITkostnader, såsom; leasingkostnader, support, drift, utveckling, nätverk, internet, trådlöst och dylikt. Observera att kostnader för systemlicenser som betalas direkt till leverantör inte finns med i ITSAMs redovisning. Kommunalförbundet har enbart kännedom om dessa kostnader i de fall medlemskommunerna samverkar. Övriga delar som inte klassas som IT-kostnader i ITSAMs redovisning är projektorer, Telebild konferenssystem, molntjänster som köps direkt från leverantör och konsultkostnader för system där inte ITSAM har driftsansvar. 3

2 Analys 2.1 Data och uppgifter Inhämtande av data har gjorts via: Ekonomisystemet Aditro Rapporter från ekonomisystemet i Vimmerby kommun WSP s rapport 2010 Underlag för kostnadsberäkningar gjorda via införandeprojektet Underlag för kostnadsberäkningar gjorda på Vimmerby kommun Underlag från årsbokslutet för 2014 Statistik via SCB Kontakt med personal på andra kommuner gällande nyckeltal 4

2.1.1 Ekonomi IT-kostnaden för en kommun är bland annat baserad på: Enheter datorer, surfplattor och därtill kringutrustning Licenser knutna till enheten, såsom Microsoftlicenser Licenser knutna till verksamhetssystem, såsom Procapita Licenser knutna till central IT infrastruktur, servrar, brandvägg mm Kommunikation Internetkostnad Infrastruktur Datahallar, servrar, switchar, aktiva nät Personal kostnader för personal anställda för IT-drift/support/ledning Redovisning av IT-kostnader skiljer sig distinkt jämfört med dagens ITSAM-samarbete. Historiskt sett har Vimmerby haft en central IT-avdelning som i sin tur haft en drift- och investeringsbudget. Varje verksamhet har löpande stått för sina egna kostnader gällande system/program, datorer och licenser. I och med ITSAM-samverkan köper verksamheterna en funktion som är prissatt istället för att använda investeringsbudget för upphandling av datorer och system. 2.1.2 Vimmerbyspecifika kostnader VDI påverkar Vimmerbys kostnader mer än alla andra kommuners inom ITSAM-samarbetet. Dessa kostnader slår hårt mot BoU, då de har många klienter och många dubbla klienter. Används VDI på en vanlig stationär eller bärbar dator betalar man för både Microsoftlicenser och VDI licensen, vilket inte är kostnadseffektivt. Av cirka 1.200 möjliga VDI:er används 330 tunna klienter. Det innebär att många betalar dubbla licenskostnader. Det finns en VDI-rapport som gjordes under hösten 2014. Den låg till grund för beslutet att avveckla detta system under 2015. Kostnaderna belastar dock 2014 och även till viss del i årets faktureringar. Kostnader relaterade till VDI: Vimmerby betalar per år 1 319 148 ITSAM har kostnader för VDI 2 220 236-901 088 Som syns av resultatet av VDI är det en minuspost för ITSAM-kommunerna med nästan 1MSEK per år. Detta innebär indirekt att även övriga medlemskommuner betalar för driften av systemet. Det är inte så lätt att säga att ovanstående kostnader försvinner direkt vid avveckling. Tunna klienter måste bytas ut mot stationära/bärbara/surfplattor och för de som verkligen behöver mer avancerad fjärråtkomstlösning tillkommer en mindre kostnad. Dock blir den totala kostnaden lägre och ITSAMkommunerna fokuserar på en plattform, Microsoftplattformen. Förutom VDI har Vimmerby kommun även specifika kostnader i form av förhyrda förbindelser. Dessa uppgår till närmare 400.000:-/år. Dessa avvecklas i samband med att fiberprojektet ansluter verksamheter. 5

2.1.3 WSP rapport 2010 gjordes en rapport av WSP gällande Vimmerby kommuns IT-kostnader och hantering. Den såg ut som följer: OBS WSP original är det som rapporten visade. Den högra kolumnen, WSP korrigerad, är tillagd av ITSAM för att påvisa hur de totala IT-kostnaderna såg ut inklusive verksamheternas IT-kostnader. Kostnaden i originalet var endast baserad på centrala IT-kostnader, dvs exklusive verksamhetssystem, licenser och datorer. WSP 2010 WSP original WSP korrigerad IT-kostnader 7 816 000 15 415 000 Antal datorer 1 183 1 183 Antal anställda 1 509 1 509 Anställda inom IT 6 6 Antal invånare 15 850 15 850 Kostnad per PC 6 607 13 030 Antal PC / tekniker 197 197 IT-kostnad / anställd 5 180 10 215 IT-kostnad /kom.inv 493 973 2.2 Enheter Antalet datorer i kommunen baserat på inventeringar och rapporter. 2009 tas uppgifterna från WSP, 2010 från kommunens uträkning, 2011 avser Vimmerbys beslutsunderlag vid tillträde och 2014 är ITSAMs siffror. Förvaltning 2009 (WSP) 2010 Vimmerby 2011 **Projektet 2014 ITSAM BoU 874 1265* 1575 Övriga förvaltningar 666 (184 lärctr) 484 445 Surfplattor 279 Totalt 1183 1540 1749 2299 *Noterbart 231 registrerade datorer på BoU var äldre än tre år före inträdet i ITSAM. ** Projektet Beslutsunderlaget för inträde i ITSAM-samarbetet 6

2.3 Leasing/Licenser/Support Vimmerby hade en ålderdomlig maskinpark vid inträdet i samarbetet ITSAM, varvid bedömningen var att Vimmerby skulle ingå i en regelbunden utbytescykel med leasing av datorer. Huvudargumentet var inte själva valet av finansieringstyp, utan att datorer byts ut med regelbundna intervaller. Leasing används för att få en stabil och problemfri drift och kontinuitet för den som använder en dator som arbetsredskap. Kostnaden och irritationen som uppstår vid ett driftsavbrott på en äldre dator är hög och effektiviteten påverkas. Säkerheten på en äldre dator är dessutom sämre, då drivrutiner och säkerhetspatchar inte finns tillgängliga då hårdvarusupporten från leverantören upphört. Leasingkostnaden för datorer fanns med i prognosen som låg till grund för inträdet i kommunalförbundet ITSAM. Den totala datorkostnaden togs också fram med hänsyn taget till då gällande Microsoftregler och den överenskomna supportavgiften till ITSAM. Prognos för 2014 enligt kommunens beslutsunderlag 2011, före inträdet i ITSAM. Leasingkostnad Licenskostnad Supportkostn Totalkostnad arb.plats KS 334 586 kr 159 048 kr 201 600 kr 695 235 kr BoU 3 356 492 kr 839 795 kr 2 498 400 kr 6 694 687 kr Soc 167 293 kr 79 524 kr 100 800 kr 347 617 kr Omsorg 454 576 kr 227 212 kr 288 000 kr 969 789 kr T&S 167 293 kr 79 524 kr 100 800 kr 347 617 kr K&F 250 582 kr 124 976 kr 158 400 kr 533 949 kr Övr 243 776 kr 134 907 kr 171 000 kr 549 684 kr Totalt 4 974 598 kr 1 644 986 kr 3 519 000 kr 10 138 578 kr 2014 fakturerades 3.294.777 kr för leasing av datorer och andra enheter, vilket kan jämföras med prognostiserad kostnad 4.974.598 kr. Noterbart är att antalet enheter har ökat mer än prognosen och därmed även den totala supportkostnaden, men leasingkostnaden hålls nere på grund av samverkansfördelar vid upphandling. 7

2.3.1 Licenser Licenser Vid inventeringen som gjordes före inträdet visade det sig att det var underskott på ett antal licenser för Vimmerbys del. Detta bidrog till att kostnaderna ökade när ITSAM korrigerade uppgifterna till leverantörerna. Nedan visas ett urval av de licenser som inte var redovisade och därmed påverkade kostnadsbilden mest: - Office -158st (ca 395.000 kr/år) - VMware -297st (ca 175.000 kr/år) - Elevdata -153st - StavaRex -451st - Thinlinc -123st - Antivirus -981st - Antivirus -916st När ITSAM redovisade korrekta antal licenser ökade kostnadsbilden naturligt. 2.3.2 Support Support En summa på 1.800kr/dator fastslogs innan inträdet i ITSAM. Denna innefattar både servicedesk, närstöd (på-platsen-tekniker) och logistik (se klientens livscykel). Under Q1 2015 har gymnasiet i Vimmerby haft på platsen support fem timmar per dag. Under Q2 kommer support på plats att finnas tillgänglig två timmar per dag utan extra kostnad. Detta är en speciallösning som inte återfinns i någon annan verksamhet eller kommun. 8

3 Nyckeltal Nedan i tabellen visas jämförelsetal för IT-kostnaden för Vimmerby kommun 2010, 2011 (pre ITSAM) och 2014. WSP original WSP korrigerad 2011 2014 IT-kostnader 7 816 000 13 816 000 15 453 000 20 724 000 Antal datorer 1 183 1 183 1 540 2 020 Antal anställda 1 509 1 509 1 540 1 675 Anställda inom IT 6 6 6 6 Antal invånare 15 850 15 850 15 473 15 279 Kostnad per PC 6 607 9 155 10 034 10 259 Antal PC per tekniker 197 197 256 336 IT-kostnad per anställd 5 180 10 215 10 034 12 373 IT-kostnad per kom.inv 493 871 999 1 356 Som tabellen visar är kostnaden per kommuninvånare 1.356 kr. Värt att notera är att samtliga kostnader är inkluderat i beräkningen för 2014, inklusive telefonikostnader och alla kostnader för delade system i ITSAM-samverkan. Även skolornas datorer och IT, vilket inte är så vanligt att kommuner tar med i beräkningarna. I jämförelse med andra ITSAM kommuner ser det ut som nedan. Vimmerby Kinda Boxholm Åtvidaberg Ödeshög Ydre Total IT kost. 2014 20 724 000 14 509 000 6 752 000 15 907 000 8 709 000 3 569 185 Invånare 15 287 9 802 5 322 11 472 5 240 3 660 Kostnad/inv 1 356 1 480 1 269 1 387 1 662 1 916 2 000 Kostnad per kommuninvånare 1916 1 800 1662 1 600 1 400 1356 1480 1269 1387 1 200 1 000 800 600 400 200 0 Vimmerby Kinda Boxholm Åtvidaberg Ödeshög Ydre 9

I jämförelse med andra utomstående kommuner ser det ut som nedan Eksjö Nässjö Knivsta Strömstad Total IT kostnad 26 471 000 36 700 000 21 616 000 20 100 000 Invånare 16 598 29 907 14 969 12 335 Kostnad/inv 1 595 1 227 1 444 1 630 Kostnad per kommuninvånare 1800 1600 1400 1200 1356 1595 1227 1444 1630 1000 800 600 400 200 0 Vimmerby Eksjö Nässjö Knivsta Strömstad Övriga kommuner som vi har fått siffror ifrån visar t.ex att: Värnamo har en kostnad per dator och år på 12.111:- I Kristinehamn kostar det 10.500:- i nätavgift per år, därtill kostnaden för datorn och support Nacka har Tjänstekatalog med kostnader o Konto 1.856:-/år o MS-licens 2.760:-/år o Nätåtkomst 1.812:-/år o Lagring 185:-/B och år Till detta tillkommer pris för dator, verksamhetssystem, verksamhetsspecifika licenser, trådlöst mm Ovanstående tabeller påvisar att Vimmerby har en normal till låg kostnad i jämförelser med andra kommuner. Om man ställer dessa siffror tillsammans med vad kostnaden blir utslagen på varje dator, som i Vimmerbys fall ligger på 10.259:-/dator, blir kostnaden låg. När avveckling av VDI är genomförd kommer kostnad per dator bli lägre. 10