Promik Manual Version 8.0
Innehåll Licensavtal 3 Generellt 5 Användningsområden 7 Installation/uppdatering 9 Att analysera ett företag 11 Steg 1: starta programmet 11 Steg 2: öppna ett företag eller nytt år 11 Steg 3: basuppgifter 12 Steg 4: inmatning och inläsning av indata 16 Steg 5: resultaträkning 17 Steg 6: balansräkning 18 Steg 7: lagra datafilen 19 Steg 8: analys av nyckeltal 19 Steg 9: analys av kassaflöde 24 Steg 10: resultatanalys 26 Steg 11: kapitalanalys 27 Steg 12: simulatorn 28 Steg 13: analys av personalkostnad 31 Steg 14: analysrapport 33 Steg 15: grafiskt ID-kort 33 Steg 16: egen sida 34 Steg 17: utskrift av analysen 35 Att upprätta en budget 36 budgetens uppbyggnad 37 Steg 1: intäkter 38 Steg 2: materialkostnader 40 Steg 3: externa kostnader 42 Steg 4: personalkostnader 44 Steg 5: rörelsekapital 47 Steg 6: investeringar 52 Steg 7: finansiering 54 Steg 8: övriga poster 56 Steg 9: likviditetsbudgetering 58 Steg 10: analysera budgeten 60 Att upprätta en värdering 61 Steg 1: kalkylränta 62 Steg 2: substansvärde 63 Steg 3: EVA (Economic Value Added) 64 Steg 4: P/e-tal 65 Steg 5: ekonomisk prognos 66 Steg 6: avkastningsvärde 69 Steg 7: simuleringssida 71 Steg 8: värderingsrapport 72 Kontakta Promik support! 73 Promik Manual version 8.0 Sida 2
Licensavtal Detta avtal reglerar licensvillkoren för användande av medföljande program från Business Control Systems AB. Innan du använder programmet eller medföljande material bör du läsa igenom nedanstående villkor. Licenstid och uppsägning av avtal Genom att använda programmet eller materialet anses du ha accepterat licensavtalets villkor och förbinder dig därmed att följa villkoren. Skulle du inte acceptera villkoren kan du returnera det oanvända programmet och medföljande material till Business Control Systems AB eller återförsäljare om du har erhållit en CD, varpå erlagd licensavgift återbetalas. Om du har laddat ned programmet från internet kan du meddela Business Control Systems AB eller dess återförsäljare inom en vecka efter nedladdningen om du inte vill acceptera villkoren. Erlagd licensavgift kommer då att återbetalas. Licensen är begränsad till den tid som framgår av fakturan i normalfallet är den 12 månader från inköpstillfället. Antalet installationer Programmet får användas på alla datorer du äger, men du får inte göra extra kopior för detta ändamål. Programmet får dock ej användas på flera datorer samtidigt än vad licensen omfattar enligt avtalet mellan dig och Business Control Systems AB eller dess återförsäljare. Rättigheter Detta avtal är inget köpeavtal. Samtliga rättigheter till program, eventuella säkerhetskopior, manual och annat material till programmen ägs av Business Control Systems AB. Du hyr programmet under den tid som framgår av licenstiden på fakturan. Enligt lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk är det ej tillåtet att framställa kopior av programmet. Det enda undantaget från kopieringsförbudet är framställning av säkerhetskopior. Kopiering för enskilt bruk Manualen och annat material till programmet får kopieras för enskilt bruk. Överlåtelse, uthyrning eller utlåning av programmet är ej tillåtet. Programmet får inte översättas från binärt språk till högnivåspråk, dekompileras, disassembleras eller modifieras. Promik Manual version 8.0 Sida 3
Avtalets upphörande Licensavtalet upphör med omedelbar verkan om du bryter mot någon av de i avtalet uppställda villkoren. Vid licensavtalets upphörande på grund av avtalsbrott skall omedelbart programmet, eventuella säkerhetskopior manual samt övrig dokumentation förstöras. Garanti Business Control Systems AB åtar sig att lämna service under den tid licensavtalet gäller. Business Control Systems garanterar att programmet går att använda på IBM:s persondator och kompatibla datorer med operativsystemet Windows 2000 eller XP. Felaktig leverans Programcd som är obrukbar vid leverans ersätts med ny vara om den defekta disketten returneras inom 30 dagar från fakturadatum till Business Control Systems eller återförsäljare. Programmet tillhandahålles i befintligt skick utan andra garantier eller utfästelser än ovan nämnda. Ansvar Business Control Systems AB eller dess återförsäljare är under inga förhållanden ansvariga för några skador eller förluster, vare sig direkta eller indirekta, som kan uppkomma på grund av användandet av programmet eller den därtill hörande dokumentationen. Utebliven affärsvinst, avbrott i verksamheten, förlust av information och felaktigheter i upprättade dokument på grund av fel i programmet, räknas som indirekta skador och ersätts alltså ej. Eventuell skadeståndsskyldighet är under varje licensperiod begränsad till det belopp som erlagts i licensavgift. Uppsägning av avtal Uppsägning av detta hyresavtal ska komma Business Control Systems AB eller dess återförsäljare tillhanda innan en månad innan licensavtalet går ut. Om det inte sägs upp fortsätter avtalet i ytterligare tolv månader. Promik Manual version 8.0 Sida 4
Generellt PromikAnalys kan användas både för analys av företagets historiska utveckling och för att budgetera den kommande verksamheten. Hela arbetet sker inom samma program och datafil, och blir därigenom mycket enkelt och effektivt att utföra. Den historiska analysen baseras på företagets resultat- och balansräkningar, vilka kan matas in manuellt eller importeras från redovisningssystemet genom s k SIE-filer. Analysen omfattar 1-4 perioder, vilka kan bestå av kompletta bokslut eller periodrapporter från ett pågående år. Därefter kan analysen rullas fram för att fortsätta med flera år. Varje företag kan innehålla ett obegränsat antal år, men du väljer ut 4 år i taget för att arbeta med på bildskärmen eller för utskrift. Programmet arbetar enligt rapportstrukturen i Lagen om Årsredovisning. Följande analyser sker automatiskt baserat på resultat- och balansräkningarna i indata: Procentuell fördelning av resultaträkningen, för att kunna analysera om olika kostnaders andel av omsättningen ökar eller minskar. Beräkning av nyckeltal, för att visa företagets utveckling på viktiga områden som likviditet, soliditet, avkastning mm. Dessutom visas ett plus (+) eller minus (-), samt färgmarkering, för att markera om trenden för de olika nyckeltalen är positiva eller negativa. Bedömning av nyckeltalen mot en referenstabell, för att visa i klartext om nivån på nyckeltalet är Farligt, Dåligt, OK, Bra eller Utmärkt. Referenstabellen kan läggas in av användaren, eller läsas in från SCB (Statistiska Central Byrån) via Ekonomitolken.se som sammanställer typvärden per bransch för alla landets företag. Alternativt läser du in branschvärden från UC. Analys av kassaflödet, för att bedöma hur företaget genererar och binder likvida medel i olika delar av verksamheten. Detta är en mycket viktig del av analysen, eftersom även lönsamma företag kan få stora problem på grund av brist på likvida medel. Simulering av lönsamhet, soliditet och likviditet, kan ske genom en unik simulator. Programmet innehåller en unik simulator som är en vidareutveckling av Dupont-modellen, där resultat- och balansräkningarna sammanställs grafiskt för att visa hur resultat och likviditet mm uppstår. Här kan simuleringar av typen Vad händer om och Vad krävs för genomföras på en mängd nivåer. Promik Manual version 8.0 Sida 5
Analysen tolkas genom en rapport i klartext, för att verbalt beskriva företagets utveckling på olika områden. Rapporten baseras på en databas med cirka 700 olika textkombinationer, och den utför även viss simulering i bakgrunden som utnyttjas till ett tolkningsförslag för olika delar av analysen. Rapporten presenteras som ett standardförslag, men användaren kan själv tillföra kommentarer och redigera den föreslagna texten genom att överföra den till ordbehandling. Rapporten innehåller även en sammanfattande översikt med grafiska färmarkeringar för viktiga utvecklingstrender. Grafisk presentation, kan ske av alla värden i hela programmet, genom att klicka på radens grafikmarkering visas ett diagram som även kan skrivas ut på skrivaren. Grafiska ID-kort, kan byggas upp av användaren. Detta är en helt fri kombination av upp till sex grafer på en sida, där varje diagram kan innehålla valfria variabler t ex för att jämföra personalkostnader mot omsättningen. Fria kommentarer kan anges som text under varje grafikavsnitt. Egna rapporter, kan byggas av användaren för att sammanställa valfri textinformation från hela systemet till en unik företagsrapport. En budget kan upprättas, baserat på den historiska utvecklingen, antingen för de kommande 1-3 åren eller 1-3 olika alternativ för nästkommande år. Detta sker genom att ange simuleringsvärden för omsättning, kostnader, investeringar, finansiering mm. Budgeten skapar nya resultat- och balansräkningar, där alla samband mellan resultatutveckling och kapitalbindning ingår. Budgeten kan sedan analyseras på samma sätt som det historiska materialet enligt ovan. Under detta avsnitt kan även en likvididitetsbudget per månad byggas upp för att styra och följa upp utvecklingen med en likviditetsprognos. Värdering av företaget, kan ske genom att fortsätta analysen med ett avsnitt med modeller för att värdera företaget baserat på eget kapital eller vinstutvecklingen. Här kan bl a substansvärden och avkastningsvärden beräknas och simuleras. Promik Manual version 8.0 Sida 6
Användningsområden PromikAnalys har flera olika användningsområden, några exempel anges nedan. Analys av det egna företaget Genom att analysera det egna företaget kan man hitta styrkor och svagheter, samt viktiga trender för utvecklingen. Genom att jämföra mot branschgenomsnitt från SCB kan dessutom det egna företagets position jämföras med konkurrenterna. Periodrapporter kan analyseras för att styra den löpande utvecklingen. Analys av kunder och leverantörer Att hålla sig informerad om utvecklingen hos viktiga kunder och leverantörer kan vara av avgörande betydelse även för den egna verksamheten. Bedömningar av kunders kreditvärdighet och viktiga leverantörers stabilitet är exempel på områden som påverkar även det egna företagets beslut. Budgetering och likviditetsstyrning Genom att använda budgetdelen kan en komplett budget upprättas för företaget.utgångspunkten kan vara det senaste historiska året, eller att börja helt från noll.budgeten kan fördelas till månadsnivå för resultat och likviditet för att styra och följa upp utvecklingen, t ex med prognoser för resultat och likviditet. Nyetablering och expansion Uppstart av nya företag eller utvidgning av den befintliga verksamheten till nya affärsområden kräver en noggrann analys av kapitalbehov, möjlighet till finansiering och den potentiella lönsamheten. Detta kan hanteras i programmets budgetavsnitt, både som helt nya värden och som förändringar av en befintlig verksamhet. Företagspresentationer Vid diskussioner med t ex banker och anställda krävs att man är tydlig så att alla tolkar det presenterade materialet på samma sätt. Här är den färdiga analysrapporten i klartext med redigeringsmöjligheter samt programmets omfattande grafiska möjligheter mycket effektiva verktyg. Promik Manual version 8.0 Sida 7
Riskrevision och analytisk granskning Revisorns och redovisningskonsultens arbete fokuseras allt mer på den känslighet för ändrade förutsättningar som företaget kan ställas inför. Genom att kombinera den historiska analysen med en förlängning av trenden till nya budgetvärden kan företagets nuvarande utveckling utvärderas och styras mot ökad stabilitet och en sänkt risknivå. Här kan även simulatorns möjligheter till målstyrning ge snabba och effektiva svar på viktiga frågor. Företagsvärdering och överlåtelser Både köpare och säljare måste utgå från den historiska utvecklingen vid den första bedömningen. Genom att använda simulatorn och fortsätta in i avsnitten för budgetering och värdering kan även den förväntade framtida utvecklingen värderas enligt olika modeller samt presenteras och bedömas vid diskussionen. Promik Manual version 8.0 Sida 8
Installation/uppdatering Business Control Systems och Orres AB utvecklar och marknadsför en hel serie av analysprogram. Programmen bildar en egen produktfamilj, och använder därför vissa gemensamma delar. Programvaran kan vara Analys, Budget, Prognos, Värdering och Egen Sida. Vi har även programvara för rapportering på webben, EC Report och programvara för att analalysera koncerner eller andra typer av grupper av företag genom Promik Koncern. Att installera från internet När du har köpt programmet har du också fått ett inloggningsnamn och en inloggningskod. Gå till www.orres.se och skriv in dessa namn och koder i fälten för uppdatering av Promik. En sida kommer då att visas där du kan hämta den version du har av programmet. Klicka på länken och välj att spara filen. Filen kommer då att läggas i den mapp du har som inställning när du hämtar filer från internet. Dubbelklicka på filen för att starta den. Installationsprogrammet kommer då att startas och du följer instruktionerna som visas på bildskärmen När du startar Promik kommer ett meddelande om att du måste registrera programmet. Du gör detta genom att välja verktygsmeny och alternativet Registrering online. Ange ditt användarnamn och inloggningskod igen i fälten. Promik kommer då att hämta dina licensuppgifter från vår databas över internet och ge dig tillgång till programmets olika funktioner. Observera att du måste tillåta Promik att hämta uppgifter automatiskt i din brandvägg eller virusprogram. Om du inte vill att programmet hämtar uppgifterna automatiskt kan du också läsa ned en så kallade ini fil. Ini filen hämtar du på samma sätt som programfilen från den sida som visas när du loggar in på vår hemsida. Välj då alternativet Registrering. Du ska då leta reda på ini filen och markera den. Tryck därefter på Öppna så registrerar du dina användaruppgifter och kan köra programmet. Att installera från CD Leveransen innehåller 3 filer Install, vilket är själva installationsprogrammet. PromikAnalys, vilket är själva applikationen. BCSINI, vilket är en kundunik fil med licenskoden. Grundinstallation (första gången) 1. Dubbelklicka på filen Install för att starta den. 2. Följ instruktionerna på skärmen för att genomföra installationen. Promik Manual version 8.0 Sida 9
Uppdatering (ny version eller tilläggsmodul) 1. Dubbelklicka på filen Install för att starta den. 2. Följ instruktionerna på skärmen för att genomföra installationen. Registrering För att aktivera programmet skall en registrering ske vid första start. Detta sker genom att välja menyalternativet Verktyg och därefter Registrering. Leta därefter upp filen BCS.INI som innehåller licensinformation, klicka på den för registrering. Automatisk registrering När du startar Promik kommer ett meddelande om att du måste registrera programmet. Du gör detta genom att välja verktygsmeny och alternativet Registrering online. Ange ditt användarnamn och inloggningskod igen i fälten. Promik kommer då att hämta dina licensuppgifter från vår databas över internet och ge dig tillgång till programmets olika funktioner. Observera att du måste tillåta Promik att hämta uppgifter automatiskt i din brandvägg eller virusprogram. Promik Manual version 8.0 Sida 10
Analysera Nedan skall de olika stegen för hur analysen upprättas beskrivas steg för steg. Samma information finns hela tiden tillgänglig i programmet genom att klicka på Hjälp för varje sida. Observera också att du hela tiden har tillgång till hjälpfilmer genom att det finns en knapp i menyn som heter filmer. När du trycker på den knappen kommer Promik att leta reda på den film som passar bäst för det ställe du arbetar med i Promik när du tryckte på knappen. Steg 1: starta programmet Börja med att starta programmet genom att välja: 1. Start, 2. Program, 3. Promik Analys OBSERVERA! När programmet har startats måste ett företag först öppnas för att alla funktioner skall vara aktiva. Analysdelen aktiveras genom att klicka på fliken Analys i högerkanten. De olika rapporterna för inmatning och analys kan nås genom att välja alternativet Rapporter i menyraden överst på bildskärmen. Steg 2: öppna ett företag eller nytt år Befintligt företag Om du redan har lagt upp ett företag som du vill fortsätta att arbeta med väljer du Arkiv och Öppna. Förutom dina egna företag finns här exempelföretaget Promik Demo AB. Promik kommer att leta i det bibliotek som finns angivet i verktygsmenyn och valet alternativ. Som ursprungsförslag sparas dina datafiler under alterantivet PromikAnalys i mappen Mina dokument. Promik Manual version 8.0 Sida 11
Nytt företag Om du inte har lagt upp något företag så måste du först göra det genom att välja Arkiv och Nytt och sedan gå vidare till Basuppgifter nedan. Nytt år Om du vill lägga upp ett nytt år för ett befintligt företag går du också vidare till Basuppgifter nedan. Steg 3: basuppgifter Under detta avsnitt anges uppgifter som kommer att identifiera analysen på kommande utskrifter, samt vissa kompletterande värden för analysen enligt nedan. Under detta avsnitt lägger du även upp ett nytt analysår. Välj Företagsdata och Basuppgifter för att aktivera detta avsnitt. Menyval Företagsdata - Basuppgifter Bolagsnamn Uppgifter om bolagets namn skrivs ut överst på alla listor för att kunna identifiera analysen. Bolagsnamnet anges första gången vid uppläggning av företaget, och kan sedan ändras genom att redigera basuppgifterna. Det är också det här namnet som ges som förslag när du ska spara din fil med uppgifter. Val av analysperiod Den historiska analysen kan visa 4 år i taget. Programmet kan innehålla data för ett obegränsat antal år, och val av 4-års serie kan ske genom att bläddra med verktygs-knapparna (grå pilar) vänster-/höger ovanför det senaste aktiva analysåret på denna sida. Uppläggning av ett nytt företag Vid uppläggning av nytt företag måste alltid det äldsta året som man vill använda läggas upp först. Det går inte att lägga upp gamla år, utan bara nya år kan läggas till i en fil. Börja därför med det tidigaste året som kan komma att användas för företaget. Promik Manual version 8.0 Sida 12
Uppläggning av ett nytt år Om inget ytterligare analysår finns vid bläddring framåt kan ett nytt år skapas. I dialogen för basuppgifter finns grå pilar vänster och höger. Klicka på högerpilen för att lägga till ett nytt år. Komplettera dialogen med val av kontoplan och välj OK för att bekräfta. Som förslag ger vi kontoplansuppställning enligt EU. Denna inställningar har endast inverkan på vilka konton som överförs till vilka fält i programmet. Med startmånad avses den första månaden i det nya året, t ex januari för ett kalenderår. Antal månader avser hur många månader det nya året kommer att innehålla (1-18). Välj kontoplan som BAS för gamla bokföringslagen eller EU för årsredovisningslagens uppställningsform. Detta val påverkar filformat för den senare SIE-importen. Observera att det är viktigt att du anger rätt val av kontoplan för rätt år. Ett gammalt år kan ju innehålla den gamla uppställningsformen och ett nyare enligt EU uppställningen. Ta bort analysår Under företagsdata och basuppgifter finns en möjlighet att ta bort analysår. Enbart det senaste året i varje serie kan tas bort, vilket innebär att man måste bläddra fram detta året i dialogen för Basuppgifter för att kunna ta bort det. Önskas ytterligare borttag av år får proceduren upprepas igen. Knappen Ta bort kommer att tändas när programmet visar det sista året som är upplag i analysdelen. Det är också det året du kan ta bort. Menyval Rapporter - Basuppgifter Periodlängd Antal månader som anges i dialogen för basuppgifter avser hur många månader som det aktuella året faktiskt kommer att innehålla när det är komplett. Med periodlängd avses hur många månader den aktuella rapporten som analyseras innehåller. Begreppet periodlängd återfinns i den första sidan i under analysfliken, kallad basuppgifter. Periodlängd kan komma att ändras flera gånger under ett analysår, i takt med att man uppdaterar analysåret med nyare information. Antal månader för analysåret totalt däremot kommer inte att ändras.t ex anges periodlängd 12 för helår och 3 för ett kvartal (delrapport). Om t ex 3 anges för att indikera att analysen avser en kvartalsrapport medför detta att de följande nyckeltalen och simulatorn kommer att justeras upp för att motsvara helårsvärden. Promik Manual version 8.0 Sida 13
Inför nästa periodrapport ändras värdet till 4 för att justera mot 4 månader osv. Detta värde kan vara 1-18 månader. Justeringen sker genom att proportionera mot 12-delar, t ex räknas ett kvartalsvärde om genom att divideras med 3 och multipliceras med 12. Om proportionering inte önskas kan 12 anges som periodlängd även för delrapporter. Det antal månader som anges som periodlängd avgör även hur många månader som visas för rapporten Resultat-Period. Periodlängd 6 för ett kalenderår visar jan-jun osv. Rullande tolv månader Vissa av rapporterna i analysmodulen av Promik innehåller rapporter som baseras på den senaste tolv månaderna av de uppgfter som du har importerat eller manuellt registrerat. För att programmet ska veta från och med och till och med vilken månad en sådan rapport ska hämta uppgifter så anger du den sista månaden som rapporten ska innehålla. Detta innebär att Promik kommer att hämta uppgifterna till och med för den månad du angivit och från och med den månad som ligger tolv månader innan den du angivit. Om du till exempel vill ha en rullande tolv månaders rapport för perioden oktober till och med november ska du ange siffran 11 i fältet för Rullande tolv månader om företaget har ett kalenderår som räkenskapsår. Vill du ha en rullande tolv månaders rapport för maj till och med april ska du ange siffran 4 om företaget har ett kalenderår som räkenskapsår. Periodrapport från och med och till och med En del av rapporterna i analysdelen av Promik arbetar med vissa intervall i de månader du har läst in eller registrerat manuellt. Du styr dessa intervall genom valet Periodrapport från och med och Periodrapport till och med. Om du till exempel vill visa kassflöde och nyckeltal för kvartalet april till och med juni så ska du ange startmånad april och slutmånad juni. Promik kommer då att jämföra detta kvartal med tidigare år av samma kvartal i rapporterna Nyckeltal periodval och Kassaflöde periodval. Antal anställda För att kunna beräkna nyckeltal per anställd krävs information om antal anställda. Värdet skall avse årsanställda. Promik Manual version 8.0 Sida 14
Momssats och skattesats Momssatsen anges som procent för påläggsmoms, och behövs för att kunna beräkna vissa nyckeltal som påverkas av momsen, t ex kredittiden för kundfordringar som i analysera balansräkningen står inklusive moms. Observera att värdet kan behöva jämkas vid blandad verksamhet. Om t ex hälften av omsättningen är momsfri vid 25% moms anges 12,5%. Till hjälp för den beräkningen finns också en knapp som heter Moms. När du trycker på den knappen ska du ange fördelningen av omsättningen för de olika momssatserna. Om du trycker på Ok kommer programmet att göra fördelningsberäkning åt dig och föra ned genomsnittsmomsen i fältet. Med skattesats avses den skatt som uttas på bolagets obeskattade vinster. Detta värde används t ex vid beräkningen av den latenta skatten på obeskattade reserver och påverkar en mängd nyckeltal. I ett aktiebolag är skattesatsen 26,3%. Checklimit Genom att ange checklimit beräknas nyckeltalet kassalikviditet brutto, dvs inklusive skillnaden mellan beviljad limit och det aktuella saldot. Observera att det är viktigt att du anger checklimiten i rätt storleksordning. Om programmet visar en onormalt stor kassalikviditet beror det ofta på att du har angett checklimiten i basuppgifterna i kronor och resten av uppgifterna i tusental. Valt år för analys Trendanalys av den valda 4-års serien sker automatiskt. Dock kan även ett av de 4 aktiva åren väljas ut för djupanalys och simulering. Detta sker genom att markera valt år under detta avsnitt. Observera att du kan spara hur många år som helst i Promik. Därefter kan du välja en fyra årsperiod som du vill analysera närmare. Du gör detta genom att använda de två pilknapparna längst upp till vänster, strax ovanför texten Periodlängd. Du kan då skjuta fyraårsperioden bakåt och också framåt om du har gjort en budget. Du kan alltså använda alla rapporter som finns i analysdelen i Promik även för den budget du har lagt upp i budgetdelen i programmet. Handläggare Här anges vem som upprättat eller ansvarar för analysen. Promik Manual version 8.0 Sida 15
Verksamhet Fria textrader för att beskriva företagets verksamhet och affärside. Övrigt Fri text för övrig information, t ex information om bankkontakt, revisor, beteckning på egen fastighet, viktiga avtal och telefonnummer till uppgiftslämnare etc. Steg 4: inmatning och inläsning av indata Utgångspunkten för analysen är företagets resultat- och balansräkningar. Kvaliteten på dessa rapporter kommer därför att bli avgörande för användbarheten av utdata i form av nyckeltal, kassaflöden och simuleringar. Var därför extra noggrann och kritisk vid klassificering och värdering av dessa poster. Tänk också på att vissa poster kan behöva justeras för analysen, t ex ägarlöner som inte är marknadsmässiga eller engångsposter som redovisats bland normala intäkter och kostnader. För alla dessa justeringar kan de extraordinära posterna utnyttjas som justeringsposter eller motvikter till justeringar som gjorts högre upp i resultatet. Alla nyckeltal och analyser mäts före extraordinära poster, varför dessa justeringar skall ske med syfte att mäta på ett konsekvent sätt de poster som är normala över tiden i företaget. Indata kan inmatas manuellt eller läsas in från så kallade SIE-filer (Standard-Import-Export). Här nedan skall båda metoderna beskrivas, men även om indata läses in från SIE-filer bör du läsa avsnitten om resultat- och balansräkningar nedan. Manuell inmatning Intäkter anges som positiva värden och kostnader anges som negativa värden genom att ange minustecken (-) före värdet. Markören flyttas genom Enter eller piltangenterna. Alla balansposter anges som positiva värden. Redovisad eller balanserad förlust anges dock som ett negativt värde genom att ange minustecken (-) före värdet. Promik Manual version 8.0 Sida 16
SIE-Import Indata kan automatiskt läsas in från datafiler i så kallat SIE-format (Standard-import-export). Du kan läsa mer om SIE formatet på internet under adressen www.sie.se. Välj Arkiv och Importera SIE för att läsa in datafilen. SIE-filer följer kontoplanen, och den SIE-fil som läses in måste vara av samma format som den kontoplan (BAS eller EU) som man angivit för det aktuella året i basuppgifter. Alla format av SIE-filer är godkända, och programmet känner själv av vilken nivå som läses in, och ställer följdfrågor om man vill utnyttja olika möjligheter som en följd av den nivå som upptäckts, t ex om man vill läsa in månadssaldon för SIE-2-filer. SIE nivå fyra filer kommer att importeras som årssaldon till Promik. Under våren 2010 kommer vi att leverera fullständig import av nivå fyra filer vilket innebär att Promik kommer att uppdatera alla månader med saldon. Steg 5: resultaträkning Varje analys kan innehålla ett obegränsat antal år, varav en serie om 4 år i taget kan visas på bildskärmen. Varje serie består av 4 resultaträkningar för helår, och en specifikation till det 4:e året i form av en underliggande periodrapport med resultat per månad. Detta betyder att en serie för 2006-2009 innehåller åren 2006, 2007, 2008 och 2009 samt att år 2009 har en underliggande månadsredovisning (Resultat-Period). I praktiken innebär detta att två olika arbetssätt kan användas vid uppbyggnad av analysen: Inmatning eller import av enskilda perioder. Här kan du till exempel manuellt registrera de tre första åren som helår och det sista året som perioder. Promik kommer då själv att summera ihop alla periodposter till helårsvärden och föra in dessa i rapporten avseende helår. Alternativt importera du SIE filer där det kräva nivå två för perioder. Alla perioder även för historiska år tidigare än det sista du visar kommer då att innehålla periodsaldon. Promik Manual version 8.0 Sida 17
Inmatning eller import av helårsvärden. Här anger du helårsvärden för alla resulataträkningar och använder rapporten Resultaträkning Trend. Alternativt importerar du värdena och använder då en så kallade SIE nivå ett fil. Grafik Varje rad kan visas som en graf genom att klicka på grafiksymbolen längst till vänster. Du kan också klicka på själva radbeteckningen för att ta fram grafikfunktionen. Grafen visas först på bildskärmen och kan därefter skrivas ut. Grafen kan efter valet ställas om mellan stapel- eller linjediagram, och 3D-effekter kan väljas på eller av. Du kan också kopiera grafen till något annat program genom att trycka på knappen kopiera. Starta det andra programmet och välj därefter klistra in så överförs grafen till exempel till din årsredovisning. Steg 6: balansräkning Varje analys kan innehålla ett obegränsat antal år, varav en serie om 4 år i taget kan visas på bildskärmen. Varje serie består av 4 resultaträkningar och 5 balansräkningar, eftersom det första årets ingående balans (IB) krävs analys av kassaflödet under det första året. Detta betyder att en serie för 2006-2009 innehåller följande år: Resultat 2006 2007 2008 2009 Balans IB (2005) 2006 2007 2008 2009 Grafik Varje rad kan visas som en graf genom att klicka på grafiksymbolen längst till vänster eller på själva radbeteckningen. Grafen visas först på bildskärmen och kan därefter skrivas ut. Grafen kan efter valet ställas om mellan stapel- eller linjediagram, och 3D-effekter kan väljas på eller av. Promik Manual version 8.0 Sida 18
Steg 7: Spara datafilen Indata lagras i separata datafiler för varje enskilt företag. Filerna lagras i XML-format och i programmets standardbibliotek: C:\Minadokument\PromikAnalys. Du kan ändra den plats dit du vill att data ska sparas genom att välja verktygsmenyn och alternativet sökväg. I datafilen lagras följande information: basuppgifter resultaträkningar för obegränsat antal år balansräkningar för obegränsat antal år inställningar för SIE-import och kontoplan inställningar för grafiskt ID-kort budgetdata och simuleringar Välj Arkiv och Spara som för att lagra datafilen under ett angivet namn. Välj Arkiv och Spara för att uppdatera den befintliga datafilen med ny information utan att byta namn på den. Datafilen kan enkelt kopieras till annat bibliotek eller flyttas till en annan maskin genom att använda Utforskaren i Windows. Steg 8: analys av nyckeltal Utgångspunkten för analysen är företagets resultat- och balansräkningar. Kvaliteten på dessa rapporter kommer därför att bli avgörande för användbarheten av utdata i form av nyckeltal, kassaflöden och simuleringar. Var därför extra noggrann och kritisk vid klassificering och värdering av dessa poster. Nyckeltal är nyskapad information som erhålles genom att kombinera värden från resultat- och balansräkningarna för att se nya samband. Programmet beräknar 15 vanliga och viktiga nyckeltal för analys av tillväxt, lönsamhet, betalningsförmåga och risk. Analysen av nyckeltalen kan ske på två olika sätt, dels en djupanalys av ett valt år, och del en trendanalys över tiden. Analys för enskilt år Sidan Nyckeltal är en sammanställning av resultat- och balansräkning med beräkning av nyckeltal för det år som valts för analys under basuppgifter. Promik Manual version 8.0 Sida 19