Av styrelsen fastställd uppförandekod 2012-03-05 Ägare: Ilija Batljan, VVD Uppförandekod Inledning Rikshem ska agera på ett ansvarsfullt sätt. Alla människors lika värde, den enskilda människans frihet och värdighet och en hållbar utveckling är centrala delar i vårt ansvarsbegrepp. Alla våra relationer ska präglas av värdighet, respekt och god etik. För att uppnå detta har vi formulerat en uppförandekod som beskriver hur vi ska uppträda som hyresvärd, affärspartner, arbetsgivare/arbetstagare och samhällsaktör. Uppförandekoden ( koden ) gäller alla medarbetare inom Rikshem. Utöver dessa förväntas våra leverantörer och samarbetspartners också följa koden och den ingår därför som en del av våra avtal med dessa. Genom att acceptera innehållet i koden åtar sig leverantörer och samarbetspartners att följa dess krav. Koden styr Rikshems förhållande till leverantörer och samarbetspartners då inga andra särskilda föreskrifter föreligger. I tillämpliga fall gör Rikshem en riskbedömning och ytterligare bestämmelser som reglerar förhållandet till leverantörer och samarbetspartners kan komma att komplettera denna kod. Uppförandekoden baseras på Fjärde AP-fondens ägarpolicy, AMF:s etiska regler, FNs Global Compact, samt nationella lagar och regler. Den finns tillgänglig på Rikshems hemsida. Tillämpning och efterlevnad Uppförandekoden gås igenom vid nyanställning av medarbetare samt vid tecknade av avtal med externa aktörer. Alla ska intyga att de följer koden i sina relationer till Rikshem och det åligger Rikshems chefer att säkerställa dess efterlevnad bland såväl medarbetare som leverantörer och samarbetspartners. Yttersta ansvaret för att koden är aktuell har Rikshems styrelse och VD. En översyn av koden görs på årsbasis eller vid behov. Vi engagerar oss enbart i sådan affärsverksamhet som överensstämmer med nationella lagar, ingångna överenskommelser och som är i enlighet med Rikshems uppförandekod. Misstanke om överträdelse eller brott mot koden ska omedelbart rapporteras till närmaste chef. Rikshem har inrättat en whistleblowerfunktion. Varje medarbetare i Rikshem ges genom denna möjlighet att anmäla misstanke om överträdelse av företagets regler. En sådan anmälan kan lämnas anonymt till företagets Chefsjurist. Whistleblowerfunktionen finns lätt tillgänglig på Rikshems intranät. Rikshem strävar efter ett öppet klimat och dialog inom företaget och ser detta som det huvudsakliga medlet för att hindra överträdelser från att ske eller upphöra om de inträffat. Överträdelse eller brott mot koden kan leda till rättsliga åtgärder samt uppsägning av både anställnings- och samarbetsavtal. 1/5
Affärsetik Verksamhet ska bedrivas med hänsyn till samhällsansvar och affärsmässighet. Följande affärsetiska aspekter ska beaktas vid verksamhetsutövning: Intressekonflikter och oberoende Professionalism ska vara vägledande i all Rikshems verksamhet. Vi fattar inga affärsbeslut där företagets eller enskilda medarbetares oberoende kan ifrågasättas. Medarbetare får inte blanda privata intressen med företagets affärsverksamhet. Vi deltar inte i hanteringen av ärenden där det finns ett egen- eller familjeintresse som kan stå i konflikt med Rikshems intressen. För att skydda Rikshems tillgångar kräver vi att alla medarbetare och externa aktörer undertecknar en sekretessförbindelse. Åtagandet att bevara information konfidentiell gäller även när anställning eller koppling till Rikshem upphört. Rikshem tillämpar nolltolerans mot alla former av mutor och bestickning, dolda provisioner eller andra olagliga förmåner. Medarbetare i Rikshem varken tar eller ger ersättningar i form av gåvor, resor, representation eller tjänster till ett värde som överskrider lokalt vedertagna gränser och därmed kan äventyra personens oberoende. Bedrägeri, penningtvätt All form av kriminell verksamhet, såsom bedrägeri eller penningtvätt, som rör Rikshems verksamhet kommer att beivras. Sund konkurrens Vi ska endast söka konkurrensfördelar genom lagliga medel och inte agera på ett sätt som kan uppfattas som konkurrensbegränsande. Vi vill bygga förtroendefulla relationer med leverantörer och samarbetspartners och följer de interna regler för inköp som finns inom Rikshem. Hantering av personuppgifter Information om Rikshems medarbetare ska hanteras med respekt för individens privatliv och får endast registreras, användas och sparas i enlighet med gällande lagar för behandling av personuppgifter. Det är varje medarbetares rätt att få tillgång till de personuppgifter som Rikshem har registrerat samt i vilket syfte detta har gjorts. 2/5
Anställningsförhållanden Arbetsklimatet hos Rikshem ska utmärkas av öppenhet, respekt och förtroende för varje enskild individ. Som medarbetare ska man kunna känna sig stolt över att arbeta hos oss. Diskriminering, jämställdhet och mångfald Inom Rikshem tolererar vi inte diskriminering vid anställning, lönesättning, utbildning, befordran, uppsägning eller pensionering på grund av kön, ålder, etniskt eller nationellt ursprung, kast, religion, handikapp, sexuell läggning, fackföreningsmedlemskap eller politisk anknytning får inte förekomma och kommer att motverkas och förebyggas. Vi arbetar för att förebygga all form av diskriminering. Vi strävar efter att öka mångfalden inom företaget, huvudsakligen i fråga om ålder, kön och etniskt ursprung. Vi visar våra kolleger respekt och bemöter dem på samma sätt som vi själva vill bli bemötta. Mobbning och trakasserier är inte tolererat inom Rikshem. Utvecklingsmöjligheter, löner och förmåner Medarbetare ska få de resurser och utvecklingsmöjligheter som krävs för att upprätthålla en hög kompetens inom sitt arbetsområde och befordran ska alltid ske baserat på erfarenhet och kompetens. Anställda med samma erfarenhet och kvalifikationer skall erhålla lika lön för lika arbete. Löner ska vara marknadsmässiga och regleras enligt gällande kollektivavtal. Föreningsfrihet Vi respekterar våra medarbetares rätt att organisera sig i fackföreningar utan negativa konsekvenser. Arbetsmiljö Hälsa och säkerhet Rikshems medarbetare har rätt till en arbetsmiljö som är säker och hälsosam. För att förebygga såväl arbetsskador som arbetssjukdom ska arbetsmiljö- och säkerhetsarbetet ske systematiskt. Relevant utbildning ska ske kontinuerligt. Samtliga anställda ska få möjlighet att medverka för att påverka sin egen arbetssituation. 3/5
Arbetstid Arbetstid och övertid får inte överskrida lagstadgad nivå. Ledighet regleras i enlighet med rådande lagstiftning. Barnarbete och tvångsarbete Vi anställer inga personer under tillämplig lagstadgad minimiålder. Vi tillåter inte tvångsarbete, slavarbete eller andra former av ofrivilligt arbete. Alla anställda har rätt till fri rörlighet. Miljö Rikshem tar ansvar för miljön genom att beakta miljöaspekter i all verksamhet och vi strävar efter att kontinuerligt minska vår verksamhets energi- och resursförbrukning. För mer detaljerad beskrivning av hur vårt miljöarbete bedrivs styrs, se Rikshems miljöpolicy. Samhällsansvar Rikshem arbetar långsiktigt och affärsmässigt i nära samarbete med såväl hyresgäster som kommuner, landsting och andra samhällsaktörer för att nå vår ambition att ta ett aktivt samhällsansvar. Rikshem tar ansvar för lokalsamhällets utveckling och månar om en rättvis och väl fungerande nationell allmännytta. För en mer detaljerad beskrivning av hur vi arbetar med samhällsansvar, se Rikshems samhällsansvarspolicy. Politisk aktivitet Rikshem stödjer inte politiska partier, organisationer eller företrädare. Sponsring All sponsring ska stödja Rikshems vision och värderingar och ska syfta till att stärka vårt anseende. Med sponsring vill vi bidra till en positiv samhällsutveckling genom att samarbeta med noga utvalda samhällsaktörer. Kommunikation Rikshems kommunikation bygger på trovärdighet, öppenhet och respekt, samt på en aktiv dialog med medarbetare och andra intressenter. Vår kommunikation ska vara ärlig och transparent inom ramarna för bevarandet av affärshemligheter. Som medarbetare i Rikshem skapar vi gemensamt bilden av företaget genom vårt uppträdande och de fakta som vi förmedlar till vår omgivning, både i arbetet och privat. 4/5
Vi respekterar att personer och organisationer kan vara kritiska till delar av Rikshems verksamhet och vi kommer alltid att utvärdera och bemöta sådan kritik på ett konstruktivt och ödmjukt sätt. Vi strävar efter att svara på synpunkter och frågor skyndsamt, samtidigt som vi aktivt kommunicerar Rikshems uppdrag, vision och övergripande mål, för att skapa förståelse och acceptans för vår verksamhet. För en mer detaljerad beskrivning av hur vi arbetar med kommunikation både internt och externt, se Rikshems Kommunikationspolicy. Information om uppförandekoden Vid frågor rörande uppförandekoden, vänligen kontakta: Chefsjurist Carl Conradi Frågor att ställa sig själv Är mitt handlande/beslut lagligt? Är det beslut jag är på väg att ta i enlighet med Rikshems grundvärderingar? Har jag övervägt om Rikshems goda anseende påverkas? Känns mitt handlande rätt och har jag tänkt över konsekvenserna av mitt handlande? Kan någon av Rikshems intressenter påverkas negativt av mitt agerande? Har jag, vid behov, sökt råd så att jag kan ta ett väl underbyggt beslut? Finns det något alternativt sätt att agera för att undvika potentiell konflikt eller oenighet? Hur skulle det kännas om den åtgärd jag vidtar idag hamnar i tidningen eller på tv imorgon? Föregår jag med gott exempel? 5/5