Du och din bostadsrättsförening Välkommen som SEKRETERARE Ordning på dokumenten Av din bostadsrättsförening har du blivit utsedd till sekreterare. Det är en viktig uppgift i föreningen! Från Fastighetsägarna vill här ge dig några råd som vi hoppas att du kommer att ha nytta av. DÄRFÖR måste vi ha protokoll Först och främst har vi en lag (föreningslagen) som säger att vi är skyldiga att föra protokoll. Protokoll är ett nödvändigt hjälpmedel för styrelsen när det gäller att hålla reda på vad som förekommit vid tidigare sammanträden, vilka beslut man fattat, vilka frågor som är bordlagda med mera. Uppföljning Man kan också bevaka att fattade beslut blir genomförda. Risken att något glöms bort blir betydligt mindre. Sekreteraren bör föra förteckning (se exempel på sidan 7) över bordlagda ärenden och regelbundet föredra den för styrelsen. Man kan också göra en checklista på de uppdrag som bestämts på mötet, för att på mötet därefter kunna kontrollera att uppdragen är genomförda (se exempel på sidan 6). SEKRETERARENS HUVUDSAKLIGA UPPGIFTER 4 Hålla reda på föreningens dokument. 4 Föra protokoll vid styrelsemötena. 4 Föra förteckning över bordlagda ärenden. 4 Ta fram underlag till verksamhetsberättelsen. Om du sedan som sekreterare för över klara uppdrag till ytterligare en lista så har styrelsen underlaget klart till verksamhetsberättelsen, där styrelsen ska berätta för medlemmarna om vad som skett under det år som gått. Då är det bara att ta det som finns på listan, över åtgärdade uppdrag. Finns inte denna lista måste styrelsen gå igenom samtliga årets protokoll för att få fram denna information. Kontroll När revisorerna ska granska föreningens verksamhet och räkenskaper, kan de i protokollen kontrollera att uppgifterna motsvarar de beslut som styrelsen tagit. Sid 1 av 8. Framtaget av Fastighetsägarna, nov 2012
Underlag till verksamhetsberättelsen Enligt bostadsrättsföreningens stadgar ska styrelsen efter varje räkenskapsår lämna en berättelse över vad som föreningen beslutat och åtgärdat under året som gått. När styrelsen sammanställer berättelsen har de god nytta av väl förda protokoll från styrelsens sammanträden. Men bäst är det om du som sekreterare för den lista över åtgärdade uppdrag som beskrivits under rubriken uppföljning på föregående sida. Protokollets innehåll Mötets ändamål I protokollet ska det anges vilken typ av möte som hålls, exempelvis styrelsemöte, ordinarie föreningsstämma, extra föreningsstämma eller konstituerande sammanträde. Protokollets nummer Protokollnummer och paragrafer numreras löpande under året. Undantag är föreningsstämmans, alternativt extra föreningsstämmans, protokoll. Vid första mötet på året (januari) börjar föreningen exempelvis med protokoll nr 1/2012 och med 1 och fortsätter sedan löpande under året. Om du är nyvald så är det förmodligen maj/juni månad när du kommer till styrelsen för första gången och ni har konstituerande sammanträde. Fråga tidigare sekreterare eller ordförande, vilka protokoll- och paragrafnummer som du ska fortsätta med. Närvarande I protokollet från styrelsesammanträde ska samtliga närvarande anges. Notera om det är någon suppleant som ersätter en ordinarie ledamot. Viktigt är också att ange om någon ledamot kommer senare eller går tidigare. Ange då vid ledamotens namn att denne till exempel närvarande från 47 eller lämnade efter 56, alternativt deltog under 47 49. Det är sekreteraren som för närvaroförteckningen över styrelsen. Sekreteraren noterar närvaron på listan vid varje sammanträde. Det är den listan som ligger till grund för de arvoden som sedan ska utbetalas. Exempel på utformning av närvarolista finns på sidan 9. ÄRENDEN PÅ DAGORDNINGEN Protokollet ska på ett kortfattat sätt redovisa vad som förekommit vid sammanträdet. Eftersom beslutsprotokoll ska användas bör det inte finnas långa referat i protokoll utan innehållet ska begränsas till de viktigaste motiveringarna till förslagen och besluten. Om du som sekreterare anser att ordföranden inte uttryckt beslutet tillräckligt klart, får du inte dra dig för att fråga direkt vid sammanträdet! Det är viktigt att föra noggranna anteckningar under sammanträdet. Skriv sedan protokollet så snart som möjligt, helst samma dag som mötet har hållits, eftersom du då har allt i färskt minne och kan tolka dina noteringar. Språket i protokollet Det är inte så svårt att skriva protokoll, eftersom du ska skriva enkelt. Skriv som du talar! Protokollet bör skrivas i presens (nuform). Exempel: Ordförande meddelar att det ansökta lånet beviljats. Men om du känner att det är naturligare att skriva i imperfektum alltså i förfluten tid så är det inget som hindrar dig från det. Det viktigaste är att protokollet är tydligt och att du får med alla beslut som fattas. I vanliga brev försöker man undvika att ha samma uttryck eller fraser alltför nära varandra i texten. När du skriver protokoll behöver du inte ta hänsyn till det, eftersom du endast redovisar vad som hänt på mötet. Där kan du upprepa dig, utan att det gör något. När ska styrelsen sammanträda? De viktigaste sammanträdena under året är: föreningsstämman konstituerande sammanträde budgetsammanträde bokslutssammanträde årlig besiktning av fastigheten. Kallelse Alla i styrelsen ska i god tid få en kallelse till sammanträdet. Om någon av styrelseledamöterna inte får en kallelse kan sammanträdet förklaras som ogiltigt. NÄR DU SKRIVER PROTOKOLL Undvik onödiga ord. Skriv kort. Var inte rädd för upprepningar Om bostadsrättsföreningen har suppleanter, rekommenderar vi föreningarna att kalla suppleanterna till varje möte. Suppleanterna behöver skaffa sig praktiska erfarenheter av styrelsearbetet och vara beredda på att hoppa in som ordinarie den dag det behövs. Suppleant som kallas till sammanträde fastän ordinarie ledamöter är närvarande bör få yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt. Styrelsen bör ta ett principbeslut när det gäller suppleanternas närvaro vid styrelsemöten. Ett bra förslag när det gäller kallelsen till styrelsesammanträden är att skriva dagordningen direkt på kallelsen, då får alla klart för sig vad som ska behandlas på mötet. Får ledamöterna dagordningen i samband med Sid 2 av 8. Framtaget av Fastighetsägarna, nov 2012
kallelsen får de också chans att förbereda sig inför en fråga som finns på dagordningen. Styrelsen är beslutsför när de närvarande ledamöterna vid sammanträdet överstiger hälften av hela antalet styrelseledamöter. Vid den årliga besiktningen av föreningens fastigheter ska den föreningsvalde revisorn kallas. Kallelse till sammanträden upprättas lämpligen av ordföranden tillsammans med vicevärden. Justering och tillgänglighet Justering Styrelseprotokollet ska alltid justeras av bostadsrättsföreningens ordförande samt ytterligare en ledamot. Ett protokoll är inte giltigt förrän det är justerat. Det innebär att sekreteraren bör se till att protokollet skrivs ut omgående efter sammanträdet och justeras. Om ordförande och den valde justeraren anser att protokollet är riktigt skrivet, skriver de under protokollet. Är protokollet skrivet på lösblad ska justerarna även signera varje lösblad. Därigenom gör man det omöjligt att byta ut protokollbladen i efterhand. Om justerarna önskar att någon formulering ska ändras i protokollet, avgör sekreteraren detta. Skulle uppfattningarna gå isär ska sekreteraren formulera protokollet så som han/ hon anser vara rätt. Kan inte justerarna godkänna formuleringen kan de vid sina underskrifter ange hur de anser att protokollet bör lyda. Ibland kan man vid sammanträdet besluta att en paragraf ska anses omedelbart justerad. Detta ska då anges i protokollet. Föreningsstämmans protokoll När det gäller föreningsstämmans protokoll så ska det finnas tillgängligt för medlemmarna (utskrivet och justerat) senast tre veckor efter stämman. Det är även viktigt att se till att det utskrivna protokollet skrivs ut på en skrivare där arkivbeständighet kan garanteras. Vi rekommenderar föreningarna att även spara protokollen på ett usb-minne eller digitalt på något annat sätt. FÖRVARA PROTOKOLLET Enligt föreningslagen ska protokoll förvaras på betryggande sätt det vill säga så det inte är någon risk att det kommer bort eller förstörs. Lämpligt är ett brand- och dyrkfritt skåp Styrelseprotokoll är inte offentliga Protokoll från styrelsesammanträden är inte offentliga! Medlemmar eller andra har inte rätt att ta del av dem utan tillstånd från styrelsen. Undantag är revisorn som bland annat har till uppgift att granska protokollen. Därför är det viktigt att du som sekreterare förvarar protokollen så att ingen obehörig kan läsa dem. Föreningsstämmans protokoll är däremot offentligt och samtliga medlemmar har rätt att ta del av detta Tystnadsplikt Ledamot i bostadsrättsföreningens styrelse har tystnadsplikt när det gäller det som avhandlas på styrelsens sammanträden. EXEMPEL PÅ DOKUMENT På kommande sidor följer några exempel på hur du kan skriva: kallelse protokoll checklista bordlagda frågor närvarolista Lycka till med protokollskrivandet! Vi hoppas att denna handledning kommer att vara till din hjälp i samband med ditt sekreteraruppdrag inom bostadsrättsföreningen. Ett protokoll är inte giltigt förrän det är justerat. Sid 3 av 8. Framtaget av Fastighetsägarna, nov 2012
Exempel på kallelse 2011-11-15 KALLELSE Styrelsen för bostadsrättsföreningen Framtiden kallas till sammanträde DAG Måndagen den 22 mars 2010 TID Kl 18.30 PLATS Föreningens styrelserum, Mogatan 3 Välkomna! Elin Ek Ordförande PS! Glöm inte att anmäla förhinder! DAGORDNING 1. Sammanträdets öppnande 2. Fastställande av dagordning 3. Val av protokolljusterare 4. Saldo- och avgiftslistan 5. Ekonomisk rapport 6. Nya medlemmar - lägenhetsöverlåtelser 7. Målning av tvättstugor 8. Information från vicevärden 9. Övriga frågor 10. Nästa möte 11. Avslutning Sid 4 av 8. Framtaget av Fastighetsägarna, nov 2012
Exempel på protokoll Protokoll nr 2/06 fört vid sammanträde med bostadsrättsförening Framtiden i Byggebo, 2012-02-20 Plats: Föreningens styrelserum Tid: Kl 18.30 20.00 Närvarande: Elin Ek Barbro Berg Bertil Ek Jonas Alberg, från 41 Arne Andersson 12 Öppnande 13 Dagordning 14 Justering Ordförande Elin Ek öppnar sammanträdet och hälsar alla välkomna. Föreliggande dagordning fastställs. Arne Andersson utses att jämte ordförande justera protokollet. 15 Saldolistan Vicevärd Bertil Ek informerar att det på saldolistan noterats en rest på 5.125:-. Enl. förvaltaren har krav sänts ut till bostadsrättshavaren enligt gällande rutin. Rapporten godkännes. 16 Nya med- Vicevärden rapporterar att två lägenhetsöverlåtelser har anmälts. Karl Karlsson, lemmar lägenhet 45, avser att överlåta till Barry Berg den 1 mars och Karin Lind, lgt 87, avser att överlåta till Inga Tallberg den 1 april. Styrelsen beslutar godkänna Barry Berg och Inga Tallberg som medlemmar i föreningen. 17 osv. 21 Avslutning Ordförande avslutar mötet och tackar alla för visat intresse. Vid protokollet Barbro Berg Sekreterare Justeras Elin Ek Arne Andersson Sid 5 av 8. Framtaget av Fastighetsägarna, nov 2012
Exempel på checklista Brf Framtiden CHECKLISTA Åtgärdsförteckning Åtgärder Ansvarig Klart Inköp av cykelställ Vicevärden april 2012 Åtgärder efter inre besiktning Vicevärden Nästa möte Beställning lekparksbesiktning Vicevärden april 2012 Brf Framtiden CHECKLISTA Åtgärdsförteckning klara åtgärder Åtgärder Ansvarig Klart Inköp av snöskyfflar Vicevärden 5 januari 2011 Inköp av tvättmaskin Vicevärden 4 februari 2011 Sid 6 av 8. Framtaget av Fastighetsägarna, nov 2012
Exempel på FÖRTECKNING ÖVER bordlagda frågor Brf Framtiden Bordlagda frågor Åtgärder Datum för bordläggning Målning av tvättstugor 2011-09-12 Upprustning av gemensamhetslokal 2011-09-12 Sid 7 av 8. Framtaget av Fastighetsägarna, nov 2012
Exempel på närvarolista Brf Framtiden NÄRVAROLISTA Närvarande Ev. anmärkning. den 20.. /underskrift/ Sid 8 av 8. Framtaget av Fastighetsägarna, nov 2012