Finansinspektionens författningssamling Utgivare: Hans Schedin, Finansinspektionen, Box 7831, 103 98 Stockholm. Beställningsadress: Fakta Info Direkt, Box 6430, 113 82 Stockholm. Tel. 08-587 671 00, Fax 08-587 671 71. ISSN 1102-7460 Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt; beslutade den 10 juni 1999. Finansinspektionen föreskriver 1 följande. I anslutning till de paragrafindelade föreskrifterna lämnar Finansinspektionen allmänna råd. Dessa föregås av rubriken. Tillämpningsområde 1 Dessa föreskrifter innehåller bestämmelser om företag som driver sådan verksamhet som anges i 2 första och andra stycket lagen (1993:768) om åtgärder mot penningtvätt (i det följande benämnd penningtvättslagen). Föreskrifterna reglerar bl.a. vilka interna rutiner som skall tillämpas i syfte att förhindra att företagets tjänster utnyttjas för penningtvätt, i vilken utsträckning handlingar eller uppgifter som använts vid identitetskontroll skall bevaras och vilken utbildning företagets personal skall genomgå. Instruktioner m.m. 2 Företagets styrelse eller verkställande ledning skall i instruktioner fastställa: - besluts- och rapporteringsordning vid handläggning av ärenden där det finns skäl att anta att transaktioner förekommer som utgör penningtvätt, - uppgifter och ansvar för den centralt funktionsansvarige som avses i 3, - rutiner för identitetskontroll av kunder, - rutiner för hur granskning av transaktioner skall tillgå, - rutiner för arkivering av handlingar och - policy för utbildning av anställda i penningtvättsfrågor. Företaget bör i instruktioner eller i annan dokumentation såsom checklistor och manualer beskriva omständigheter som kan utgöra indikationer på penningtvätt och metoder som används vid penningtvätt. Dokumentationen bör regelbundet ses över och kompletteras. Beslut om uppgiftslämnande enligt 9 andra stycket första meningen penningtvättslagen bör fattas på central nivå i företaget. Detsamma bör gälla beslut enligt 9 andra stycket andra meningen och 9 tredje stycket samma lag. I samband med att beslut tas enligt 9 andra stycket första meningen 1 Föreskrifterna meddelas med stöd av förordningen (1993:1526) om åtgärder mot penningtvätt. 1
penningtvättslagen bör intern återrapportering ske i enlighet med företagets instruktion. Återrapportering huruvida anmälan skett bör alltid ske till den enhet eller funktion som initierade ärendet. Centralt funktionsansvarig 3 Företaget skall utse en person att i penningtvättsfrågor ha ett övergripande ansvar för att kontrollsystem, arbetsrutiner, besluts- och rapporteringsordning samt utbildningsprogram tillämpas i organisationen. Den centralt funktionsansvarige skall ingå i företagets ledning. Denne kan utse en eller flera personer att biträda honom eller henne och delegera befogenheter till dem. Rutiner för kontroll av kundärende 4 En handläggare skall, om det vid handläggningen av ett kundärende uppmärksammas förhållanden som ger skäl att anta att en transaktion utgör penningtvätt, omgående anmäla ärendet till överordnad i enlighet med företagets rapporteringsordning för närmare granskning enligt 9 första stycket penningtvättslagen. Granskning av transaktioner och bedömning om viss transaktion skäligen kan antas utgöra penningtvätt ställer betydande krav på företaget och dess personal. Det är därför av vikt att företaget har en god kännedom om sina kunder vad gäller karaktären och omfattningen av företagets mellanhavanden med kunden. Penningtvätt är en såväl nationell som internationell företeelse. Företaget bör därför, utöver den information som Finansinspektionen eller andra myndigheter lämnar, vid behov införskaffa information rörande internationella förhållanden inom området. Vägledning kan hämtas bl.a. från Financial Action Task Force on Money Laundering, FATF 2. Granskningen av transaktioner bör i tillämpliga delar följa samma principer oavsett om transaktionen initierats vid personlig kundkontakt eller på annat sätt. Det bör i detta sammanhang erinras om att transaktioner som avser medel som initierats i tidigare led via annat företag som omfattas av penningtvättslagen, t. ex. överföringar mellan kundkonton, innebär att även mottagande företag har att företa en självständig granskning i enlighet med 9 penningtvättslagen. Särskild uppmärksamhet bör iakttas vid granskning av transaktioner som har samband med personer eller företag i länder där det är förenat med svårigheter att erhålla information om kunden och som har betydande brister i legala system för bekämpning av penningtvätt eller saknar lagstiftning mot penningtvätt. Varningsmeddelanden och annan relevant information från bl.a. FATF bör beaktas i detta sammanhang. 2 2 FATF är en internationell aktionsgrupp med sekretariat i OECD vars syfte är att bekämpa penningtvätt. FATF har givit ut 40 rekommendationer som dess medlemmar åtagit sig att följa. FATF har f.n. 28 medlemmar. Dessa är Australien, Belgien, Danmark, Finland, Frankrike, Grekland, Island, Irland, Italien, Japan, Kanada, Luxemburg, Nederländerna, Norge, Nya Zeeland, Portugal, Singapore, Spanien, Storbritannien, Sverige, Schweiz, Turkiet, Tyskland, USA, Österrike, Kina/Hong Kong, EU-kommissionen och Gulfstaternas samarbetsorganisation. Aktuell information om FATFs arbete finns tillgänglig på Internet under adress: http://www.oecd.org/fatf.
Särskild uppmärksamhet bör även iakttas vid granskning av större växlingstransaktioner eller andra transaktioner som kan ha samband med EMU-ländernas konvertering av nationella valutor till euro. 5 Åtgärder och beslut vid granskning enligt 4 skall dokumenteras och bestyrkas med handläggares eller beslutsfattares signatur. Detsamma gäller av rutinkontroller föranledda förfrågningar eller inhämtande av uppgifter. Internt register 6 Företaget skall ha ett centralt internt register för att till handläggare kunna tillhandahålla kundinformation och information om sådana uppgifter som företaget lämnat enligt 9 andra stycket penningtvättslagen. Om registret förs med hjälp av automatiserad behandling av personuppgifter enligt lagen (1999:163) om penningtvättsregister bör den information som registreras, på lämpligt sätt och i den omfattning som det behövs, göras tillgänglig i realtid för handläggare av kundärenden som behöver sådan information. Identitetskontroll Identitetskontroll är enligt 4 första stycket penningtvättslagen obligatorisk då en kund vill inleda en affärsförbindelse med företaget. Detta betyder att företaget skall avvisa kunden om sådan kontroll ej kan genomföras. Som affärsförbindelse mellan företaget och en kund bör normalt betraktas ett mellanhavande som vilar på ett avtal i skriftlig form. Exempel på en affärsförbindelse är öppnande av inlåningskonto, upptagande av kredit, avtal om betalkort eller kreditkort, förhyrning av bankfack eller servicefack, öppnande av värdepappersdepå eller avstämningskonto, vissa värdepappersköp och tecknande av pensions- eller kapitalförsäkring. Om kunden ej är känd för handläggaren bör identitetskontroll normalt ske vid varje tillfälle kunden gör ett avtalsslut om en tjänst. Den identitetskontroll som följer av 4-7 penningtvättslagen bör genomföras på följande sätt. Ärenden som handläggs i närvaro av kunden: I den mån kunden inte är känd hos företaget bör identitetskontroll i fråga om fysisk person genomföras med ledning av giltiga certifierade identitetskort och körkort. Kontrollen kan även ske med ledning av pass som utfärdats efter utgången av 1997. Ifråga om utländsk medborgare får identitetskontroll ske med ledning av giltigt pass eller andra identitetshandlingar. Identiteten hos en juridisk person och uppgift om behörighet att företräda denna bör fastställas med ledning av registreringsbevis eller, i den mån sådana ej utfärdas för den juridiska personen, andra behörighetshandlingar. Motsvarande bör gälla för en utländsk juridisk person. 3
Ärenden som handläggs utan kundens närvaro: Identitetskontrollen bör genomföras med hjälp av uppgifter som företaget införskaffar skriftligen eller på annat sätt från kunden eller annan samt från interna register eller externa register tillgängliga hos kortutfärdare/tillverkare och myndigheter. I sådana fall av distanskommunikation som kan etableras t.ex. via post, telefon, telefax eller dator, bör identitetskontrollen ske genom lämplig kombination av kontroll av: - namnteckning mot fotokopia av legitimationshandling, - uppgifter om person- eller organisationsnummer, firmatecknare och styrelse, - adress, - kontokortsnummer, nummer på identitetshandling mot uppgifter i företagets egna register eller andra register. I IT-system utgör bl. a. personlig kod i förening med eller utan kontokortsinformation, andra verifieringsmetoder med användande av s.k. elektroniska id-kort, kontrollringning och elektroniskt förändringsskydd hjälpmedel för att styrka kundens identitet. Vid öppnande av lönekonto i bank via arbetsgivare bör arbetstagarens identitet fastställas av denne. Detsamma gäller när arbetsgivare tecknar tjänstepensionsförsäkring för sina medlemmar och när organisation tecknar eller förmedlar pensionsförsäkring för sina medlemmar. Uppgiftsskyldighet 7 Lämnande av uppgifter enligt 9 andra och tredje stycket penningtvättslagen skall ske utan dröjsmål. Rikspolisstyrelsen, Finanspolisen tillhandahåller särskild blankett för uppgiftslämnande som bör användas. Vid företagets kommunikation med Finanspolisen i fråga om uppgiftslämnande enligt 9 andra och tredje stycket penningtvättslagen bör den centralt funktionsansvarige eller person som utsetts att biträda denne, i första hand vara kontaktperson. Uppgiftslämnande bör ske från en enda funktion i organisationen. Rapportering vid viss utlandsetablering Företag som driver verksamhet utomlands från filial eller dotterbolag, bör till Finansinspektionen rapportera om förhållanden i det ifrågavarande landet om sådana brister finns i regleringen av penningtvätt eller andra delar i det legala systemet, att företagets policy och instruktioner mot penningtvätt ej kan tillämpas. 4
Därmed avses inte sådana anpassningar som normalt måste göras i instruktioner och regelverk med hänsyn till lokal lagstiftning om penningtvätt och myndigheters föreskrifter. Bevarande av handlingar 8 Sådana handlingar eller uppgifter som utgjort dokumentation vid identitetskontroll av kunder med affärsförbindelse med företaget, såsom avtal och kvitton med kundens namnunderskrift, kopior av identitetshandlingar samt registreringsbevis eller andra behörighetshandlingar med noteringar om identitetskontroll, skall bevaras i minst fem år efter det att affärsförbindelsen upphörde, dock inte kortare tid än vad som följer av bestämmelserna i 22 bokföringslagen (1976:125). Handlingarna skall arkiveras på det sätt och i den form som är medgivet för räkenskapsmaterial. Revision 9 Om företagets oberoende granskningsfunktion upptäcker förhållanden som ger skäl anta att en transaktion utgör penningtvätt, skall transaktionen granskas närmare. Resultatet av granskningen skall anmälas till den centralt funktionsansvarige. Om internrevision organiserats hos företaget bör funktionen inom ramen för sin granskning av den interna kontrollen även utarbeta ett program för uppföljning av företagets tillämpning av penningtvättslagen samt till lagen anknutna föreskrifter och allmänna råd. Resultat av genomförd granskning bör anmälas enligt de regelverk som gäller hos företaget samt till den centralt funktionsansvarige. Om en revisor vidtar sådana åtgärder som anges i 10 kap. 39 och 40 aktiebolagslagen (1975:1385) i fråga om företag under Finansinspektionens tillsyn på grund av misstanke om penninghäleri enligt 9 kap. 6 a brottsbalken bör Finansinspektionen omgående informeras. Utbildning 10 Varje företag skall ha ett fortlöpande utbildningsprogram i penningtvättsfrågor. Alla anställda som handlägger ärenden om penningtvättslagen skall ges en god utbildning. Anställda skall hållas fortlöpande informerade om aktuell utveckling vad gäller regler och tillämpning av dessa. Dessa föreskrifter och allmänna råd träder i kraft den 1 juli 1999, då Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 1994:9) angående kontrollrutiner m.m. till förebyggande av penningtvätt och Finansinspektionens allmänna råd (FFFS 1994:10) angående kontrollrutiner m.m. till förebyggande av penningtvätt skall upphöra att gälla. CLAES NORGREN Thomas Grahn (Kreditmarknadsavdelningen) 5