Sida 1 av 8 http://villaagarnalerum.se Protokoll från föreningens styrelsemöte onsdag den 27/1-2016 kl. 19.00 på Aspenäs Herrgård. Under sammanträdet serverades en enkel fika Närvarande: Johan Camp, Stig Wallin, Ander Jasphe, Gun-Britt Delsvik Svensson Ej närvarande: Hans Hellberg 1. Mötet öppnas Styrelsens ordf. Johan Camp öppnade mötet & hälsade ledamöterna välkomna. 2. Val av ordförande och sekreterare (om ordinarie ej närvarar) Johan Camp valdes till ordförande och Stig Wallin till sekreterare. 3. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes med tillägg av: Allt finns under 10. Övriga frågor a. Fakturan Kingdom Castle 2750:- som vi betalt ska SV Lerum betala, påminnelse är skickad sedan ett bra tag tillbaka & den är inte betald!. Detta gäller Villaägarmässan 2014: ny påminnelse + brev är skickade till SV & företaget som sköter betalningarna åt SV. På Styrelsemötet den 22/9 beslöts att Johan kontaktar företaget som sköter betalningarna åt SV så att fakturan blir betald av SV. Styrelsen beslöt på mötet den 27/10 att det här ska slutföras senast 31/12-2015 1. Är fakturan betald? Betalas den av företaget som sköter betalningarna åt SV? Fakturan är fortfarande inte betald, Johan försöker få tag på Johan Eklund så att fakturan betalas, om inte så återstår bara inkasso. SfV har fått påminnelser, bolaget som sköter betalningarna har fått påminnelser. Nu kan vi inte göra något annat. Vi har inte felat. Vad har hänt? Stig har den 9/12 pratat med Johan Eklund och han säger att SV inte har något företag som fakturerar åt dem, vidare säger han att han aldrig har godkänt ovanstående faktura, Johan E har bett att Johan Camp ska ringa honom på expeditionen på SV så att vi får det här uppklarat. Johan har försökt att få kontakt, men har ej lyckats, ärendet är bordlagt till januarimötet. b. Börja en diskussion/fatta beslut om att ev. starta en maskinpool i Lerums kommun. Vi ska grundligt gå igenom förutsättningarna för en släpkärrapool. Att starta en maskinpool får ligga på is tillsvidare, se protokoll 150922. Frågan om en släpkärrapool tas däremot upp i jan feb 2016 så vi ev. kan budgetera för en släpkärrapool och dessförinnan ha tagit fram material var vi kan ha släpkärrorna, vem som ska sköta service, vem sköter ett datorprogram och mycket annat som måste komma upp på bordet innan beslut fattas. Ärendet är bordlagt till januarimötet.
Sida 2 av 8 3. Godkännande av dagordningen forts. Dagordningen godkändes med tillägg av: Allt finns under 10. Övriga frågor c. Villaägarna i Lerums kommun införlivar/integrerar Villaägarna i Alingsås kommun samt Villaägarna i Partille kommun i vår förening. Namnbyte och tusen saker till. Regionkontoret & Regionstyrelse väst hjälper till/tar beslut så att allt går rätt till. Anders har pratat med damerna i styrelsen för Villaägarna i Alingsås kommun som är positiva till en sammanslagning. Vi ska även ha ett möte med dem snarast! Regionkontoret och Staffan Persson är positivt inställda och ska hjälpa till så att juridiska detaljer, utskick mm blir korrekta. Då Villaägarna i Partille kommun inte har någon styrelse ska Regionkontoret och Staffan Persson hjälpa till så att det även där fungerar korrekt med utskick, juridik mm inför sammanslagningen. Det kan bli möten innan jul med Regionkontoret, Alingsås och ev. någon som representerar Partille och vår styrelse måste ställa upp på detta. Nytt namn på föreningen ska tas fram, hemsidan ska ändras så att det framgår att Alingsås och Partilles föreningar/medlemmar är införlivade tillsammans med Villaägarna i Lerums kommun. På styrelsemötet den 10/12-2015 beslöt Styrelsen för Villaägarna i Lerums kommun enhälligt att införliva Villaägarna i Alingsås kommun & Villaägarna i Partille kommun i föreningen Villaägarna i Lerums kommun. 1. Villaägarna i Alingsås kommun. se bil. Avsiktsförklaring Den 21/1-2016 har styrelsen för Villaägarna i Alingsås kommun skrivit på en Avsiktsförklaring där man avser att lägga ner sin förening & avser att införlivas i Villaägarna i Lerums kommun Alingsås styrelse har 2 personer som ställer upp på att vara med i den nya styrelsen för Villaägarna i Alingsås, Lerum & Partille. Beslut om Alingsås införlivning tas av Regionstyrelse väst. Avsiktsförklaringen tar Anders tar med sig till Regionstyrelsen som har möte den 2 februari och då fattar beslut. Ärendet bordlagt till januarimötet d. Floda Bide under 5. Aktiviteter vintern-våren 2016 4. Godkännande av föregående mötesprotokoll från den 10/12-2015 Protokollet från styrelsemötet den 10/12-2015 godkändes och lades till handlingarna. 5. Aktiviteter vintern - våren 2016 a. Insjöriket: På förslag ligger ett trädgårdsmöte i år, ska vi utse någon/några att börja ta tag i det här eller ska vi vänta tills efter årsmötet? Bordlagt till januarimötet. 1. Hur ska vi göra Styrelsen beslöt att Johan kontaktar insjöriket för vidare information. b. Floda Bide Floda Bide ska ha en utställning på Floda torg lördag den 27/2. Styrelsen beslöt att Stig ringer Ingemar Hjelm 0705-275027 och tar reda på vad det är och om vi ska anmäla oss Stig ställer upp om vi ska vara där. Stig skickar sedan ut ett e-mail om vad Ingemar sagt. c. Villaägarmässa 2016? Kommunen måste ställa upp med pengar ca 80 000:- eller mer om det ska bli en Villaägarmässa. Hans ska träffa någon/några på kommunen men han har ännu inte hört av sig så vi återkommer till det här. Bordlagt till februarimötet 23/2
Sida 3 av 8 6. Årsmöte 2016 a. När ska årsmötet äga rum och var? Onsdag den 9 mars i Missionskyrkan i Lerum kl. 19.00-21.00 (Hyrd mellan 18.00 21.30) Vi måste få stolar och bord på plats för ca 50 60 personer mm. b. Inköp av ca 50-60 räkmackor med MSC-räkor samt sista föranmälningsdatum söndag den 6/3 från Lailas café i Gråbo. Johan beställer & hämtar räkmackorna Ej tjockt bröd! c. Vem/vilka beställer, hämtar, kaffe, te, kakor, på Kaffedoppet? Anders ställer upp, han köper & bär in till Missionskyrkan i Lerum samt tar med sig kvitto. d. Stig köper, levererar 1 back lättöl & 1 back läsk & mineralvatten Stig ska också se till att kvitto följer med. e. Gratislotteriet: vem köper presentkort på Glory, Sellmans, ICA Hulan? Vem köper lottring? Glory finns inte längre, så styrelsen beslöt att en frisörsalong på Bagges torg i Lerum ska vara med. Namn på den har ingen det tar Gun-Britt reda på. Lottring köper Gun-Britt. f. Vem kontaktar Mikael Madenfalk mikael@lamicfoto.se 0302-308 79, 070-661 64 12 som visar bilder från Säveån eller något annat intressant. Johan har kontaktat Madenfalk och fått följande svar. Det blir föredrag och visning av bilder på Säveån, kostnad 3000:- g. Ordförande för årsmötet blir Lars-Göran Larsson h. M Wendel från Regionkontoret / Madenfalk talar, visar bilder på årsmötet (Stig) Maria Fredriksson på Lerum Energi, 0302-55863, 0709-519586, maria.fredriksson@lerum.se Maria är intresserad av att ställa upp som talare på årsmötet 2016 där Johan kommer att presentera henne. Styrelsen beslöt att Stig kontaktar Maria F för att få reda på om hon ställer upp mm. Stig skickar ut ett e-mail om det här. i. Årsmötesannonser 1. Årsmötesannons minst 30 dagar före årsmötet, kommer i LT den 3/2 & ska vara LT tillhanda senast torsdag 28/1. Annonsen in i LT under Evenemang Styrelsen beslöt att Stig gör annonsen med vår logga och Lerum Energis logga och skickar in den till LT. Vi har 20% rabatt. Fakturan till oss. 2. Årsmötesannons in i LT ca. 14 dagar före blir torsdag den 25/2 ska vara LT tillhanda senast torsdag den 18/2. Annonsen in i LT under Evenemang Styrelsen sade nej till det här förslaget. 3. Årsmötesannons ca. 7 dagar före blir onsdag den 2/3 i LT, ska vara LT tillhanda senast torsdag den 25/2. Annonsen in i LT under Evenemang. Vi har kommit överens med Lerum Energi att dom betalar den här annonsen endast med vår logga samt att vi tar väck deras logga och där skriver in: Patric Ljunggren Sparbanken Alingsås som talar om bank-ekonomifrågor. Han kommer till mötet och pratar om det här. Stig har skickat in annonsen till LT allt där OK. Fakturan till Lerum Energi Maria Fredriksson. 4. Information/Annons i Villaägaren som utkommer 19 feb. (Stig) Stig har den 7/1 lämnat in alla uppgifter om årsmötet till tidningen Villaägaren.
Sida 4 av 8 j. Årsmöteshandlingar/rapporter/Konstituerande möte: Årsmötet 9/3-2016 1. Kallelse årsmötet (Johan, Stig) Kallelse till hemsida senast ons. 2/3 & via e-post till medlemmar med e-post senast sön. den 7/2. Kopiera upp ett 35-tal ex av varje årsmöteshandling, tillgängliga i Missionskyrkan. (Senast 7 dgr före årsmötet ska årsmöteshandlingar finnas tillgängliga.) Styrelsen beslöt att Johan och Stig tar hand om det här. Verksamhetsberättelse och Verksamhetsplan ska vara underskrivna av alla i styrelsen. 2. Verksamhetsberättelse 2015 senast till Regionkontoret måndag den 8/2 (Johan, Stig) (Lämnas senast 30 dgr före årsmötet till Region väst.) Stig och Johan fixar till och fyller i Verksamhetsberättelsen så att den blir läslig. Bilagan Resultat och Balansräkning fixar Johan. 3. Resultat & Balansräkning 2015 Som bilaga till Verksamhetsberättelsen (Johan) (Lämnas senast 30 dgr före årsmötet till Region väst.) måndag den 8/2 Johan ordnar det här. 4. Revisionsberättelsen 2015: styrelsen tillhanda senast onsdag den 24/2 (Johan) Alla papper lämnas av Johan C till revisor Manfred Hess senast måndag den 8/2 Vi måste ha allt från revisorn senast 24/2 då vi ska kopiera upp dessa årsmöteshandlingar. (30 dgr före årsmöte till revisor, revisor lämnar senast 14 dgr före årsmötet till styrelse) Johan fixar detta 5. Disposition av fastställd Resultat & Balansräkning 2015 (Johan) Det här ordnar kassör Johan Camp och det kommer när allt är färdigt. 6. Inkomna motioner till styrelsen senast torsdag den 18 /2 tas upp på årsmötet. (Stig) (Motioner ska vara styrelsen tillhanda senast 20 dgr för årsmötet.) Kommer det någonting tas det upp på årsmötet. 7. Avgift till föreningen för verksamhetsåret 2017. Ny medlem 2016 betalar 395:- Förnyat medlemskap 2016 kostar 430:- Styrelsen beslöt på inrådan av kassör Johan att vi behåller avgiften om 55:- 8. Verksamhetsplan inkl. budget 2016 senast måndag den 8/2 till Regionkontoret (Johan, Stig) (Skall lämnas senast 30 dgr före årsmötet till Region väst.) Johan och Stig jobbar med Verksamhetsplanen, Johan med budgeten. 9. Valberedningens förslag: av ordf., styrelse, revisorer, valberedning, styrelsen tillhanda senast onsdag den 24/2 med namn, telnr, e-postadress! Ska in i årsmöteshandlingar, m.fl. (Valberedningens förslag lämnas 14 dgr före årsmötet till styrelsen senast den 24/2) Styrelsen väntar med spänning vad som komma skall. 10. Information och diskussion i aktuella frågor: Vi har ännu ingenting att framföra. 11. Konstituerande möte & Firmatecknare, namn på nya styrelsemedlemmar & val till olika befattningar inom styrelsen, etc. allt justeras på plats direkt efter årsmötet! Närvarolistan är klar att använda. (Stig) Vi kan bara avvakta årsmötet och det konstituerande mötet. 7. Hemsidesrapport (Stig) a. Nytt medlemsregister Det nya medlemsregister kompletteras hela tiden eftersom det fortfarande är buggar, fel, etc. och ytterligare kompletteringar som ska tillföras.
Sida 5 av 8 b. Övrigt Facebook, Instagram och Twitter på hemsidan, följande är beslutat: Styrelsen beslutade att vi ska försöka få igång Instagram. Stig vill dock prata med Riks och Projektledare Villy Hansen för att få reda på vad Riks tycker och tänker om detta. Det ska poängteras att det är vår hemsida och inte Villaägarnas som vi använder. Styrelsen beslutade 27/10 att ha både Twitter och Instagram, det borde bli en bra injektion för vår hemsida, och i slutändan fånga upp nya medlemmar. Styrelsen beslöt den 1/12 att Johan helst ska återkomma till mötet den 10/12 eller januarimötet med namn på vårt Twitterkonto och namn på vårt Instagramkonto. Stig meddelande att Charlott Kärrhage lägger in ett lokalt Twitterkonto och lokalt Instagramkonto när hon har fått namnen. De kommer att ligga under Nyheter man kommer alltså att se kontona hela tiden vart man än är på hemsidan. 1. Har vi namn på kontona? eller ska vi vänta tills införlivningen är klar när vi har ett nytt föreningsnamn? Styrelsen beslöt att vi väntar tills efter införlivningen då vi har ett nytt namn på föreningen 2. Övrigt att rapportera? Det fanns inget mer att rapportera. 8. Ekonomirapport. (Johan) a. Resultatrapport december ingår i Resultatrapport 2015, Balansrapport 2015, Styrelsen informerades om att det blev ett minus på 19775,35:- för år 2015. Vidare är alla löneförmåner inrapporterade till Skatteverket. Frågor från ledamöterna besvarades av kassör Johan Camp, och ingen hade något att invända mot resultatet för år 2015 b. Övrigt Slutredovisning av Villaägarmässan 2015 Styrelsen beslöt den 27/10 att Villaägarna i Lerums kommun ska ha sin slutredovisning senast måndagen den 23/11 av Gimgården för att få tid att gå igenom den & därefter fatta beslut på styrelsemötet tisdag den 1/12 om slutredovisningen från Villaägarmässan 2015. Johan tar snarast kontakt med Hans Hellberg på Gimgården. Slutredovisningen av Villaägarmässan 2015 ska läggas till handlingarna på tisdagens styrelsemöte den 1/12 Hans kom inte på mötet den 1/12 och nu ska Johan ta kontakt fysiskt med Hans eftersom vi ska ha in det här i vår bokföring innan årets slut. Vårt bokslut för 2015 måste komma i hamn! Vad har hänt? Johan har fått ett e-mail där allt är bokfört. Vi kan nu avsluta redovisningen. Inför styrelsemötet den 10/12 presenterade Johan vad Hans hade bokfört & allt är ok frånsett fördelningen. Johan berättade att överskottet blev 6664,00 kr & eftersom vi tidigare har kommit överens att fördelningen ska vara 50%/50% ska Hans skicka över 3332 kr till vårt konto. Frågan bordläggs till januarimötet om det är något som återstår. 1. Vad finns för information att lämna nu? Redovisningen är nu äntligen klar och vinsten att fördela efter överenskommelsen 50% - 50% blir ca. 4000:-att fördela. Ärendet bordlagt till februarimötet 9. Medlemsutskick/nya medlemmar/medlemsinformation a. Välkomstbrev nya medlemmar har Stig lämnat till SV som kopierar, frankerar & postar. b. Nya medlemmar (Stig) Vi har fått 22 nya medlemmar i december. Totalt har vi tom den 31/12, 1792 medlemmar. Inkl. familjemedlemmar tom 31/12 är vi 1818 medlemmar ( 26 st familjemedlemmar ) tom den 25/1-2016, 1774 medlemmar, + familjemedlemmar då är vi 1800 medlemmar. Vi har hittills förlorat 18 medlemmar år 2016, vilket får anses vara bra när det är så lite!
Sida 6 av 8 c. Medlemsinformation (Stig) 1. Hur ska vi kunna behålla medlemmar och öka vårt medlemsantal? Frågan får hållas levande så att vi kan diskutera vidare om det här. Styrelsen beslöt också att vi ska ändra medlemsutskicken till nya medlemmar då det kommer att bli för stora dyrbara utskick när Alingsås och Partille införlivas i Villaägarna i Lerums kommun. 10. Övriga frågor a. Fakturan Kingdom Castle 2750:- som vi betalt ska SV Lerum betala, påminnelse är skickad sedan ett bra tag tillbaka & den är inte betald!. Detta gäller Villaägarmässan 2014: ny påminnelse + brev är skickade till SV & företaget som sköter betalningarna åt SV. På Styrelsemötet den 22/9 beslöts att Johan kontaktar företaget som sköter betalningarna åt SV så att fakturan blir betald av SV. Styrelsen beslöt på mötet den 27/10 att det här ska slutföras senast 31/12-2015 1. Är fakturan betald? Betalades den av företaget som sköter betalningarna åt SV? Fakturan är fortfarande inte betald, Johan försöker få tag på Johan Eklund så att fakturan betalas, om inte så återstår bara inkasso. SfV har fått påminnelser, bolaget som sköter betalningarna har fått påminnelser. Nu kan vi inte göra något annat. Vi har inte felat. Vad har hänt? Stig har den 9/12 pratat med Johan Eklund och han säger att SV inte har något företag som fakturerar åt dem, vidare säger han att han aldrig har godkänt ovanstående faktura, Johan E har bett att Johan Camp ska ringa honom på expeditionen på SV så att vi får det här uppklarat. Johan har försökt att få kontakt, men har ej lyckats, Bordläggs till januarimötet. 1. Vad finns att rapportera till detta styrelsemöte? Styrelsen beslöt än en gång att Johan ska försöka kontakta Johan Eklund så att vi kan få avsluta den här frågan. Frågan ska tas upp på februarimötet b. Börja en diskussion/fatta beslut om att ev. starta en maskinpool i Lerums kommun. Att starta en maskinpool får ligga på is tillsvidare, se protokoll 150922. Vi ska grundligt gå igenom förutsättningarna för en släpkärrapool. Frågan om en släpkärrapool tas däremot upp i jan feb 2016 så vi ev. kan budgetera för en släpkärrapool och dessförinnan ha tagit fram material var vi kan ha släpkärrorna, vem som ska sköta service, vem sköter ett datorprogram och mycket annat som måste komma upp på bordet innan beslut fattas. Årsmötet ska tillfrågas. 1. Hur går arbetet? Styrelsen beslöt att Anders tar reda på hur det nya bokningssystemet fungerar och hur det här kan fungera hos oss. Samt andra viktiga saker som måste upp på bordet innan det här sjösätts. Dessutom ska vi tillfråga årsmötet om hur intressant det här är.
Sida 7 av 8 10. Övriga frågor forts. (Ordf. Johan, ledamot Anders) c. Villaägarna i Lerums kommun införlivar/integrerar Villaägarna i Alingsås kommun samt Villaägarna i Partille kommun. i vår förening. Namnbyte och tusen saker till. Regionkontoret & Regionstyrelse väst hjälper till/tar beslut så att allt går rätt till. Se bilaga: PM om sammanslagningen Anders har pratat med damerna i styrelsen för Villaägarna i Alingsås kommun som är positiva till en sammanslagning. Vi ska även ha ett möte med dem snarast! Regionkontoret och Staffan Persson är positivt inställda och ska hjälpa till så att juridiska detaljer, utskick mm blir korrekta. Då Villaägarna i Partille kommun inte har någon styrelse ska Regionkontoret och Staffan Persson hjälpa till så att det även där fungerar korrekt med utskick, juridik mm inför sammanslagningen. Det kan bli möten innan jul med Regionkontoret, Alingsås och ev. någon som representerar Partille och vår styrelse måste ställa upp på detta. Nytt namn på föreningen & nya stadgar ska tas fram, hemsidan ska ändras så att det framgår att Alingsås och Partilles föreningar är införlivade i Villaägarna i Lerums kommun. På styrelsemötet den 10/12-2015 beslöt Styrelsen för Villaägarna i Lerums kommun enhälligt att införliva Villaägarna i Alingsås kommun & Villaägarna i Partille kommun i föreningen Villaägarna i Lerums kommun. 1. Villaägarna i Alingsås kommun. se bil. Avsiktsförklaring Den 21/1-2016 har styrelsen för Villaägarna i Alingsås kommun skrivit på en Avsiktsförklaring där man avser att lägga ner sin förening & avser att införlivas i Villaägarna i Lerums kommun Alingsås styrelse har 2 personer som ställer upp på att vara med i den nya styrelsen för Villaägarna i Alingsås, Lerum & Partille. Beslut om Alingsås införlivning tas av Regionstyrelse väst. Avsiktsförklaringen tar Anders tar med sig till Regionstyrelsen som har möte den 2 februari och då fattar beslut. 2. Vad händer nu med Villaägarna i Alingsås kommun och vad behöver vi göra? Styrelsen beslöt att vi på årsmötet behöver ta upp om medlemmar i vår förening accepterar Villaägarna i Alingsås kommun. Dessutom förslag på stadgeändringar, förslag på nytt namn ev. en tävling. Förslag på att 2 från ViAk & 2 från ViPk bör ingå i den nya föreningens styrelse. Villaägarna i Alingsås kommun flyttar sin verksamhet till oss i april. Brev till alla medlemmar i Villaägarna i Alingsås kommun tar Regionkontoret i Gbg. hand om. Anders meddelar om Regionstyrelsen den 2/2 har gett klartecken på att vi kan införliva Villaägarna i Alingsås kommun i vår förening och arbetet med införlivningen därmed kan fortsätta. 3. Arbetet med att införliva Villaägarna i Partille kommun, är mer komplicerat! Hur går det arbetet & vad behöver vi göra för att Villaägarna Riks & eller Regionstyrelsen ska ta ett snabbt beslut? samt att Regionkontoret hjälper till. Det ligger tillsvidare stilla 4. Övrigt att tillägga. Det finns inget att tillägga. 11. Fastställande av datum och plats för nästa styrelsemöte. Nästa styrelsemöte blir tisdag den 23/2-2016 kl. 19.00 på Aspenäs Herrgård Ev. möte med Partille villaägarförening och/eller Alingsås villaägarförening blir dag den / -2016 på/i Det blir inget möte Ev. möte med Regionkontoret om sammanslagningen blir dag den / -2016 på/i Det blir inget möte Ev. möte med Regionstyrelse väst om sammanslagningen blir dag den / -2016 på/i Det blir inget möte
12. Mötet avslutas. Ordföranden Johan Camp tackade ledamöterna och avslutade mötet kl. 21.05 Lerum som ovan Sida 8 av 8 Johan Camp Ordförande Stig Wallin Sekreterare Bilagor: PM om sammanslagningen. Avsiktsförklaringen från Villaägarna i Alingsås kommun, Resultatrapport december ingår i Resultatrapport 2015, Budgetrapport 2015