Hållbar upphandling 2014 GÖTEBORGS STADS UPPHANDLINGS AB:S HÅLLBARHETSREDOVISNING
Målet: En hållbar stad - öppen för världen Upphandlingsbolagets vision är att vara en ledande aktör inom offentlig upphandling. Bolaget ska genom samordnad upphandling erbjuda stadens verksamheter varor och tjänster med högt ställda miljömässiga, sociala och etiska krav till rätt kostnad. Upphandlingsbolaget ska bidra till en hållbar utveckling och krav på hållbarhet ska därför vara en naturlig del i all upphandlings- och inköpsverksamhet. Detta ligger helt i linje med det hållbarhetsfokus som finns i EU:s nya upphandlingsdirektiv, där flera aspekter av upphandling än den rent ekonomiska betonas. Miljöfrågor, social hänsyn och innovativa verksamheter lyfts fram. De nya direktiven blir verklighet i svensk lag 2016. Upphandlingsbolaget har intagit en hedervärd position i täten i landet när det gäller krav på miljö, etik och social hänsyn. Vi sticker ut hakan när vi endast upphandlar ekologiska köttprodukter, följer upp etiska krav utomlands och driver ett pilotprojekt inom social hänsyn. På dessa områden ser vi att stadens upphandling tydligt påverkar marknaden i en hållbar riktning! Säger Karin Pleijel, ordförande i Upphandlingsbolagets styrelse. Denna hållbarhetsredovisning beskriver hur bolaget under 2014 arbetat för och bidragit till en ekonomisk, ekologisk och social hållbar utveckling. Ambitionen är att kommunicera en lättillgänglig redovisning som tydliggör det hållbara resultatet av bolagets insatser under året. Ladda ner ditt digitala exemplar på www.uhb.goteborg.se. Innehåll VD har ordet 4 Vår hållbarhetshistoria 5 Ekonomiskt ansvar 8 Ekologiskt ansvar 10 Socialt ansvar 16 Hållbara relationer 22 Framtid och utsikter 26 Process för innehåll och avgränsningar Redovisningen har upprättats i enlighet med Global Reporting Initiatives (GRI) riktlinjer för hållbarhetsredovisning, version 4.0. Upphandlingsbolaget har genomfört en analys av vilka hållbarhetsaspekter som berör bolagets verksamhet, vilka är avgränsningen för innehållet i rapporten. De flesta illustrationer i denna redovisning är skapade av Helena Bergendahl.
20 ÅR AV SAMORDNAD UPPHANDLING 20 år av samordnad upphandling 2014 fyller Upphandlingsbolaget 20 år, en födelsedag bolaget delar med Lagen om offentlig upphandling. Vi har en lång historia av insatser som bidragit till samhällsnytta. I vårt agerande hoppas vi alltid kunna inspirera vår omgivning, såväl lokalt som globalt. Vision Upphandlingsbolaget ska vara en ledande upphandlingsorganisation inom offentlig sektor. Affärsidé Genom samlad kunskap tillhandahåller vi ramavtal och tjänster för att generera nytta och värde till våra kunder. Vi värnar om en seriös marknad. Vi bidrar till ett hållbart samhälle för göteborgaren. Vi vill skapa långsiktiga förutsättningar som hjälper kunder, leverantörer, samarbetspartners och anställda att växa i en hållbar riktning. Tillsammans har vi kraft att ställa krav som påverkar. Målet? En hållbar stad öppen för världen. Foto: Cecilia Wannebo 3
VD HAR ORDET Skapa hållbar balans Runt om i världen uttrycker forskare och företagsledare en oro för den ökade ojämlikheten i samhället. Denna trend ses också i Göteborg och under året kom rapporten om skillnader i livsvillkor och hälsa i Göteborg. Hela staden behöver tillsammans skapa förutsättningar för människors livsvillkor och upphandling kan användas som ett instrument för att förbättra den sociala situationen. Det görs allt fler upphandlingar med sociala krav i vår stad, vilket skapar möjligheter för fler människor att få jobb. Det pågående pilotprojektet med en stödorganisation för social hänsyn i upphandling, som bolaget projektleder, har redan fått närmare 40 personer från de prioriterade målgrupperna i anställning. Ett steg som bidrar till ökad jämlikhet. Långsiktigt fokus För bättre framtida upphandlingar och inköp har staden sedan 2014 ett system för fullständig elektronisk handel som bolaget ansvarar för. Detta ger förutsättningar för långsiktig ekonomisk hållbarhet och säkrare processer. I och med detta är Göteborg sannolikt den största offentliga organisation som bedriver e-handel i den omfattningen. Ökad samverkan Stadens mål för att skapa god livsmiljö och hållbar utveckling kräver insatser av oss alla. För bolaget innebär det att spänna bågen vad gäller miljökrav i upphandlingar; lagkrav är bara lägstanivån och ambitionen är att i ökad utsträckning ställa högre krav. Successivt ger det en positiv effekt för bolagets intressenters egna miljöarbete det kommer göra gott för mer än hela staden! Rättvisa villkor Självklart är målet att varor och tjänster ska ha en kvalitet som uppfyller kundernas behov och förväntningar, samtidigt som upphandlingarna ska medverka till rättvisa villkor för marknaden. Kvalitetsarbetet har därför under året utvecklats för att tillgodose behoven genom ramavtal, för att ur olika perspektiv generera värde till kunderna och i slutändan göteborgaren. Inom flera områden blir det allt tydligare att det uppstår intressekonflikter mellan olika intressenter såsom kunder, ägare och marknad. Utmaningen i detta är att skapa hållbar balans. Foto: Annelie Gärdmark Foto: Cecilia Wannebo 4
VÅR HÅLLBARHETSHISTORIA En hållbar resa - 20 år med Upphandlingsbolaget 1994 Sverige går med i EU och Lagen om offentlig upphandling (LOU) införs. Upphandlingsbolaget bildas för att möta det ökade behovet av samlad upphandlingskompetens. 2004 Första gången krav ställs på information om hur leverantörer arbetar med sitt etiska arbete. 2009 Bolaget följer för första gången upp hela processen med etisk hänsyn, från krav i upphandling till kontroll av fabriker i tillverkningslandet. Bolaget är först i Sverige, troligen hela EU, med att upphandla ramavtal för auditörer. 2012 Två medarbetare från Upphandlingsbolaget deltar i en uppföljning av etiska krav hos en underleverantör i Litauen. Det är andra gången bolaget gör denna typ av kontroll, vilket gör Göteborg till en ledande aktör på området. 2013 Upphandlingsbolaget genomför en upphandling av elenergi där enbart el från förnybara källor efterfrågas, vilket bidrar till att hela Göteborgs Stads klimatpåverkan minskar. 2014 Bolaget genomför två revisioner, vars syfte är att kontrollera att leverantörerna följer ställda krav och att de varor som är upphandlade är tillverkade på ett etiskt och korrekt sätt. 1999 Upphandlingsbolaget blir certifierade enligt ISO, både för miljö- och kvalitetsledningssystem. 2008 Första gången krav ställs på uppförandekod. 2012 I upphandlingen av varugruppen kött- och charkprodukter efterfrågas endast ekologiskt kött. Detta bidrar bland annat till att öka andelen miljömåltider i Göteborgs Stad. 2014 Bolaget är processägare sedan 2012 för uppdraget att öka antalet upphandlingar som görs med social hänsyn. Pilotprojektets arbete går under 2014 från planering till handling och satsningen har under året genererat 34 anställningar och fyra arbetsträningsplatser. 2003 Göteborgs Stad blir utsedd till värdstad för EcoProcura som är en inköps- och upphandlingskonferens för offentlig sektor i hela Europa med stort fokus på miljökrav i upphandling. Upphandlingsbolaget har en stor roll i genomförandet av konferensen. 2011 Upphandlingsbolaget gör en inköpsanalys där Göteborgs Stads samlade inköp kartläggs för första gången. Detta för att ta ett helhetsgrepp och utveckla inköpsprocessen i Göteborgs Stad. 2013 Upphandlingsbolaget vinner två domar. En från Högsta förvaltningsdomstolen som blir prejudicerande och en från Kammarrätten, som får stort genomslag. I dessa överprövningsprocesser har Upphandlingsbolaget drivit rätten att få förkasta oseriösa leverantörer och rätten att få förkasta onormalt låga anbud, viktiga åtgärder för att motverka svart arbetskraft. 5
EKONOMISKT ANSVAR Upphandlingsbolaget ska genomföra upphandlingar så att stadens verksamheter erhåller varor och tjänster med rätt kvalitet till rätt pris samt främja en god konkurrens. Med samordnad upphandling bidrar bolaget till en hållbar ekonomi för hela staden. Foto: Cecilia Wannebo 6
EKONOMISKT ANSVAR Nytt uppdrag: driva utvecklingen av e-handel i staden Under året slutfördes projektet från beställning till betalning, vilket innebär att 30 stadsdels- och fackförvaltningar nu har en fullständig elektronisk handel. En förändring som berör 10 000 medarbetare i staden. Stadens e-handelssystem Winst blir den centrala platsen för publicering av ramavtal, elektronisk beställning och hantering av fakturor. Winst stödjer verksamheterna i inköpet, så att medarbetarna handlar på rätt avtal och att beställningen attesteras av rätt person innan den går vidare till leverantören. Detta är ett helt nytt sätt att arbeta. 5 Upphandlingsbolaget blir processägare Sedan halvårsskiftet är bolaget processägare för Göteborgs Stads inköpsprocess och har därmed uppdraget att driva e-handelsfrågorna inom staden. Intraservice hanterar den löpande driften. Tillsammans jobbar vi för att stadens verksamheter ska få det bästa av Winst, med bra ramavtal och en effektiv administration, säger Inger Ek. Bättre överblick över stadens totala inköp Genom att samla stadens inköp får vi en bättre överblick över stadens totala inköp. Något som gör det möjligt för oss att på ett helt nytt sätt följa upp utvecklingen inom olika ramavtalsområden. Staden får en förbättrad styrning och en bättre överblick som möjliggör effektivare analyser genom en sammanhållen process- och systemlösning, eftersom all data finns på en plats. Stadens bolag visar intresse Nästa steg är att koppla in de kommunala bolagen. Under hösten skickades ett erbjudande ut till de bolag som visat intresse för att införa e-handel. Under våren 2015 kommer de första bolagen att ansluta sig till e-handel i Winst. 307 697 Antalet sökningar gjorda i Winst. 3800 83% 98% Antalet aktiva beställare i Winst Antalet elektroniska beställningar har ökat med 83 procent från 2013 98 procent av samtliga ramavtal är elektroniskt beställningsbara i Winst 7
EKONOMISKT ANSVAR Uppföljning och kontroll av ramavtalstrohet för fler hållbara inköp Hög avtalstrohet är viktigt för både beställare och leverantörer. Att inköpen görs på rätt ramavtal säkerställer en seriös relation med leverantören och att beställaren får varor och tjänster med rätt kvalitet till rätt pris. Risken för skadestånd minskar och staden får en lägre totalkostnad samt blir en trovärdig kund som bidrar till en seriös och hållbar marknad. Under 2014 har Upphandlingsbolaget följt upp hur ramavtalstroheten ser ut i staden. Uppföljningen avser de verksamheter som omfattas av stadens ekonomisystem, det vill säga i huvudsak stadsdels- och fackförvaltningar. Bolaget har även utvecklat en ny metod för hur ramavtalen ska följas upp, vilken ska säkerställa att ställda krav uppfylls av leverantören och att avtalen fungerar för beställaren. Analysen är baserad på verksamheternas konteringar och omfattar endast uppgifter om volymvärdet och från vilken leverantör beställning görs. Hög avtalstrohet enligt analysen Hittills har sju områden analyserats. IT-konsulttjänster (82 %), Kontorsmaterial (81 %), Städtjänster (98 %), Tekniska konsulter (77 %), Företagshälsovård (95 %), Arbetskläder (89 %) samt Livsmedel (95 %). På de analyserade områdena är den genomsnittliga ramavtalstroheten 89 procent. Det är viktigt att ha i åtanke att dessa siffror snarare visar en trend eller en indikation än ett mätetal. Det är först när alla inköp av varor och tjänster inom staden görs via ett e-handelssystem som vi kan få fram fullständiga uppgifter om vad som köpts, i vilken volym och från vilken leverantör. Detta är en förutsättning för att få fram trovärdiga siffror gällande ramavtalstrohet. Här är vi inte riktigt ännu, berättar Anna Brandt, analytiker på Upphandlingsbolagets avdelning Specialist & Uppföljning. Det är viktigt att beställning görs på rätt avtal Upphandlingsbolaget har ett stort informationsansvar här. Vi måste se till att beställarna vet vilka produkter och tjänster de ska beställa på vilket ramavtal. En stor framgångsfaktor är att i takt med att allt fler beställningar görs i e-handelssystemet Winst, minskar risken att inköp görs utanför ramavtal. Stadens målsättning är att samtliga inköp ska göras på avtal när avtal finns. Detta leder till fler hållbara inköp och på sikt till en hållbar ekonomi för hela staden. Upphandlingsbolaget följer upp ramavtalstroheten årligen. Uppföljning av ramavtal VAD INGÅR? Kontroll av leverantörens ekonomiska stabilitet. Kontroll av priser. Inhämta statistik från kunder/ leverantör. Analysera statistik. Ramavtalstrohet. Kundkommentarer. Kontroll av miljö- och kvalitetskrav. Kontroll av CSR-krav. Inhämtande av dokument. 98% 98 procent av inköpen av städtjänster görs på ramavtal 77% 77 procent av inköpen av tekniska konsulter görs på ramavtal 8
EKONOMISKT ANSVAR Små och medelstora företag är viktiga leverantörer Göteborgs Stad har som mål att underlätta för små och medelstora företag att delta i upphandlingar. Detta görs bland annat genom att bryta ner upphandlingarna i mindre delar. Upphandlingsbolagets analys av storleksfördelningen på ramavtalsleverantörer och vilken andel de har av de samlade inköpen visar att det är så mycket som 84 procent av de leverantörer som Upphandlingsbolaget har avtal med som är små och medelstora leverantörer (SME). Från 2012 till 2013 har andelen små och medelstora leverantörer ökat med 4 procentenheter. Från 2010 har andelen ökat med 12 procentenheter. Står för 56 procent av försäljningsvolymen 56 procent av den totala försäljningen från de ramavtal som Upphandlingsbolaget har tagit fram går till små och medelstora leverantörer. En ökning med 8 procentenheter från föregående år. Analysen visar att små och medelstora leverantörer finns med i stor omfattning på stadens gemensamma ramavtal, vilket är i enlighet med stadens policy och Upphandlingsbolagets uppdrag. Av de små och medelstora ramavtalsleverantörerna är cirka 50 procent lokala aktörer, något som har en positiv påverkan på arbetsmarknaden och på det lokala näringslivet i Göteborg. Läs den fullständiga SME-analysen på www.uhb.goteborg.se. Hållbar ekonomisk utveckling För att verkställa och genomföra politiska mål, bli bättre på uppföljning och få in hållbarhetsaspekter i bolagets verksamhet krävs en god ekonomi i bolaget. Genom att följa upp leverantörernas försäljning på ramavtalen säkerställer vi att bolaget får in rätt intäkter och har den ekonomi som krävs för att fullgöra bolagets uppdrag. 52MSEK Bolagets omsättning 2014 uppgick till 52,1 (47,8) MSEK. 35% 35 procent av ramavtalsleverantörerna har färre än 10 anställda 2010 72% 2012 80% Andelen ramavtalsleverantörer som är mikro/små/medelstora 2013 84% 2010 51% 2012 48% 2013 56% Andel av inköpen som går till ramavtalsleverantörer som är mikro/små/medelstora 9
EKOLOGISKT ANSVAR Upphandlingsbolaget ska bidra till en bättre miljö genom att aktivt försöka minimera miljöpåverkan från de upphandlingar bolaget ansvarar för. Vår ambition är att kontinuerligt minska verksamhetens påverkan på miljön samt bidra till en miljöanpassning av stadens förbrukning. Foto: Cecilia Wannebo 10
EKOLOGISKT ANSVAR Miljöanpassad upphandling Genom att ställa relevanta miljökrav i stadens upphandlingar och göra det möjligt för verksamheterna att välja miljöanpassade alternativ, bidrar Upphandlingsbolaget till en positiv påverkan på miljön. Staden och dess verksamheter får tillgång till varor och tjänster med en hög miljöprestanda, något som gör skillnad. Detta kallar vi miljöanpassad upphandling. Uppföljning av miljökrav VAD INGÅR? Följande delar vägs alltid in när vi ställer miljökrav: Behov av miljöledning. Miljöstyrningsrådets kriterier. För att miljöanpassad upphandling ska ge effekt krävs det att stadens verksamheter köper in de miljöbästa alternativen som finns på avtalen. Det är beställarnas eget inköpsbeteende som styr innehållet i leverantörernas sortiment och därmed miljöanpassningen av stadens förbrukning. Tydlig miljöinformation i Winst Miljöinformation om produkterna finns tillgänglig i Winst. Sortimentet utvecklas hela tiden och det är viktigt att beställarna för fram önskemål till både leverantören och Upphandlingsbolaget, så att vi tillsammans kan utveckla ett mer hållbart sortiment. Leverantörerna är skyldiga att skriva ut miljöinformationen och Upphandlingsbolaget kontrollerar att informationen stämmer. Miljökrav för en mindre klimat- och miljöpåverkan Krav på miljöhänsyn ska vara en naturlig del i all upphandlings- och inköpsverksamhet som utförs av staden, detta i enlighet med Göteborgs Stads Upphandlings- och inköpspolicy. De produkter och tjänster som används ska medföra en så liten klimat- och miljöpåverkan som möjligt med bibehållen funktion. Vilka miljökrav som kan ställas framgår av aktuell lagstiftning och rättspraxis. I kravställningen tas hänsyn till faktorer så som avtalets art, hur redo marknaden är och vilken miljöpåverkan det blir. Miljökraven ska vara möjliga att följa upp och det ska gå att kontrollera att kraven efterlevs av leverantörerna. Foto: Cecilia Wannebo Miljömärkning, relevanta delar. Transportintensitet. Stadens ställningstaganden. Relevant följsamhet till miljöprogrammet. Ekologisk minimässa på Burgården om ramavtalet för livsmedelsgrossist. 11
EKOLOGISKT ANSVAR Staden tror på ekologisk mat Varje år serverar Göteborgs Stad 19 miljoner måltider och är därmed en av Sveriges största inköpare av livsmedel. Maten vi äter står för en tredjedel av vår totala klimatpåverkan och har en direkt koppling till flera viktiga miljöfrågor så som rent vatten, biologisk mångfald och kemikalieanvändning. Vilken mat vi väljer har stor påverkan på arbetsförhållanden för dem som arbetar med att producera maten i andra länder. Nytt grossistavtal för livsmedel Från 1 november 2014 är det tänkt att alla kött- och charkprodukter som serveras i Göteborgs Stads kök ska vara ekologiska. Ett resultat av stadens nya livsmedelsavtal för grossist. Avtalet innebär bland annat att utbudet av ekologiska produkter blivit större, att det ställs djurskydds- och transportkrav samt att bisfenol A och palmolja kommer fasas ut. Martin & Servera får fortsatt förtroende som leverantör till staden. På grund av att det finns så få ekologiska artiklar och i små volymer, har Upphandlingsbolagets styrelse tagit beslut om att det under en övergångsperiod ska finnas vissa konventionella ersättningsprodukter i sortimentet. Ny upphandling blir komplement för äldreomsorgen En kompletterande upphandling av konventionella kött- och charkprodukter som i första hand gäller inköp inom äldreomsorgen är genomförd och avtalet är beställningsbart våren 2015. Detta ramavtal ska göra det möjligt för personal inom äldreomsorgen att köpa in ett begränsat antal konventionellt framställda köttprodukter, främst fläsk och kyckling. Avtalet kommer att fasas ut allt eftersom ekologiska alternativ finns att tillgå på grossistavtalet. Foto: Anders Västlund 2012 65% 2013 83% 2014 92% 2012 43% 2013 64% 2014 71% Stadens inköp av ekologiskt och etiskt märkta bananer Stadens inköp av miljömärkt fisk 12
EKOLOGISKT ANSVAR Utfasning av palmolja och bisfenol A Göteborg Stads kommunfullmäktige beslutade 2012 att bisfenol A (BPA) inte ska finnas i livsmedelsförpackningar som används i stadens verksamheter. I Göteborgs Stads måltidsprogram står det även att produkter som innehåller palmolja ska ersättas successivt. Förpackningar fria från bisfenol A BPA är hormonstörande, det vill säga ett ämne som som påverkar de hormonella systemen och kan orsaka skada på organismer, populationer eller ekosystem. Leverantören Martin & Servera ska vid varje avtalsuppföljning redovisa om alternativa produkter i BPA-fri förpackning tagits in i deras sortiment, så att dessa produkter kan läggas till i avtalssortimentet. BPA finns i första hand i konservburkar men även i tuber och på insidan av plåtlock till glasburkar. Produkter med ocertifierad palmolja ska ersättas Ett steg i utfasningen av palmolja är att i en övergångsperiod välja produkter som innehåller certifierad palmolja (Green Palm) och prioritera producenter som följer RSPO:s kriterier (Round Table on Sustainable Oil). Leverantören Martin & Servera ska vid varje avtalsuppföljning redogöra för nya produkter som uppfyller dessa krav och som kan ersätta befintliga avtalsprodukter som innehåller ocertifierad palmolja. Göteborgs Stads kemikalieplan 2012 13% 2013 22% 2014 34% Stadens inköp av ekologiskt kött antogs i miljö- och klimatnämnden den 24 mars 2014. Upphandlingsbolaget arbetar aktivt med att, i enlighet med kemikalieplanen, ta fram kemikaliekrav för stadens inköp i första hand för varor och produkter i barnens vardag som till exempel inredning, leksaker, livsmedel och byggprodukter. Bolaget finns representerat i kemikalierådet, vars uppgift är att vara pådrivande i stadens arbete med att åtgärderna i planen genomförs. 13
EKOLOGISKT ANSVAR Krav på systematiskt miljöarbete!! I Göteborgs Stads Upphandlings- och inköpspolicy anges att leverantörer till staden ska bedriva ett systematiskt miljöarbete som är möjligt att följa upp. Upphandlingsbolaget ställer därför alltid krav på att leverantören har ett systematiskt miljöarbete. 01 02 03 04 05! Oftast är kravet formulerat som att leverantören ska ha ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 eller likvärdigt. Den specifika kravställningen och huruvida miljöledningssystemet ska vara implementerat vid anbudsinlämnandet eller vid ett senare tillfälle beror på avtalets innehåll och omfattning, hur redo marknaden är och vilken miljöpåverkan det blir. Förbättrad uppföljning av miljöledningssystem Under året har vi arbetat med att utveckla och förbättra Upphandlingsbolagets rutiner för granskning och uppföljning av leverantörernas miljöledningssystem. Med nya rutiner hoppas vi kunna granska dokumentationen mer utförligt och därigenom säkerställa att den ger en korrekt bild av verkligheten. Kravet på miljöledningssystem är inte enbart ett dokumentationskrav. Det är viktigt att leverantörerna kan visa att de har ett systematiskt miljöarbete som leder till ständiga förbättringar. Proportionerliga krav Kraven som ställs i upphandlingarna ska vara proportionerliga och leverantörerna ska bedömas lika. Detta är alltid en utmaning eftersom det kan vara en stor variation bland leverantörer när det kommer till storlek, resurser och miljöpåverkan. Miljöbedömning inför kravställning Upphandlingsbolaget genomför en miljöbedömning av varje avtalskategori för att få en uppskattning om vilka områden (energi, avfall, miljöledning etcetera) som miljökrav kan vara aktuella att ställas och i vilken utsträckning. Till hjälp i detta arbete använder vi vår Checklista för miljöbedömning. 14
EKOLOGISKT ANSVAR Ett diversifierat miljöarbete Upphandlingsbolaget genomförde sin första miljöutredning 1998. Året därpå certifierades miljöledningssystemet enligt standarden ISO 14001. Miljöutredningen har sedan dess blivit uppdaterad med jämna mellanrum och i år var det dags igen. Resultatet var likt tidigare utredningar där miljöanpassad upphandling är den enskilt mest betydande miljöaspekten, men för bolaget är det interna miljöarbetet också viktigt. ISO 14001 - en viktig kvalitetsstämpel ISO 14001-certifieringen är en viktig kvalitetsstämpel för Upphandlingsbolaget. Det är en förutsättning för att vi ska framstå som trovärdiga när vi ställer krav på stadens leverantörer att bedriva ett systematiskt miljöarbete. Under året har bolaget arbetat fram lokala anvisningar för Göteborgs Stads miljöpolicy, där det framgår att bolaget ska ha ett certifierat miljöledningssystem. Utöver den externa revisionen genomför bolaget två interna revisioner varje år. Förnybar el och ett grönt hyresavtal Bolagets lokaler värms upp av fjärrvärme och elen kommer från förnybara energikällor. 2015 går vi över till ett grönt hyresavtal, något vi är stolta över, säger Samuel Sandholm, miljösamordnare på Upphandlingsbolaget. Genom det gröna hyresavtalet har vi lyckats påverka vår hyresvärd till att möjliggöra källsortering av förpackningar. Vi har gjort ett omfattande arbete för att kartlägga vilka lagar och krav som bolaget omfattas av och som är relevanta för miljöarbetet. Lagar och krav inom miljöområdet ser vi som en utgångspunkt för en högre ambitionsnivå. Interna drivkrafter som påverkar bolagets miljöarbete Förståelse för att vårt arbete med miljöhänsyn i ramavtal leder till en mer hållbar utveckling. Förståelse för att vår trovärdighet ökar när vi själva har ett systematiskt miljöarbete. Interna motkrafter som påverkar bolagets miljöarbete Lagen om offentlig upphandling används ibland felaktigt som en ursäkt för att begränsa möjligheterna till att ställa miljökrav. Ledningens och personalens engagemang i miljöfrågor varierar. 15
SOCIALT ANSVAR Upphandlingsbolaget ska generera värde för staden, medarbetarna och samhället. Bolaget bidrar till samhällsutvecklingen, både lokalt och globalt, genom ansvarsfull upphandling. Foto: Cecilia Wannebo 16
SOCIALT ANSVAR Kontroll av arbetsvillkoren hos stadens leverantörer för en socialt hållbar produktion Under 2014 har bolaget deltagit i revisioner av två av stadens leverantörer, Canon som levererar skrivare och Aroma som levererar frukt och grönt. Syftet med revisionerna är att kontrollera att leverantörerna följer ställda krav och att de varor som är upphandlade är tillverkade på ett etiskt och korrekt sätt. Upphandlingsbolaget har i revisionerna samarbetat med SKL Kommentus Inköpscentral (SKI). Uppdragen har beställts från SKI:s ramavtal för revisorer och Goodpoint AB blev leverantör. Första revisionen av Canons arbetsmiljö Revisionen av Canon utfördes i Kina under juni månad. På plats fanns den svenska revisorn och deras kinesiska partner. Under revisionen granskades fabriken och bostäderna samt dokumentation för bland annat löner, ålder, hälsoundersökningar och miljöpolicys. Ledningen och 53 av revisorerna slumpvis utvalda arbetare intervjuades. Rapporten visar att fabriken och arbetsförhållandena var goda, inget barnarbete eller tvång förekom och de anställda tjänade 35 procent mer än minimilönen. Tre avvikelser hittades. Canon har antingen åtgärdat dessa eller påbörjat planer för att åtgärda dem. Vi tycker det är bra att revisionen gjorts. Det är första gången en kund gjort en revision av arbetsmiljön i denna anläggning, säger Linda Elmén, hållbarhetschef på Canon. Väntar på rapport om Aroma Revisionen av Aroma gjordes i oktober hos en av deras tomatleverantörer i Spanien. Rapporten från revisionen presenteras på Upphandlingsbolagets hemsida så snart den är klar. I sortimentet: MER FAIRTRADE Göteborg är diplomerad som en Fairtrade City, en diplomering för kommuner som engagerar sig för etisk konsumtion. Syftet är att öka kännedomen och efterfrågan på varor som har blivit producerade med respekt för mänskliga rättigheter. Upphandlingsbolaget har under året utökat antalet etiskt producerade varor som kan beställas i Winst från 135 till 300 stycken. Det mesta är livsmedel så som kryddor, frukt, juice och kladdkaka men även sportbollar finns. 72% Andelen varuupphandlingar där bolaget ställt krav på eller infört villkor för etik, såsom arbetsvillkor. 17
SOCIALT ANSVAR Social hänsyn ger arbetstillfällen och ökad integration Upphandlingsbolaget driver Göteborgs Stads pilotprojekt för social hänsyn i tjänsteupphandling, där fokus ligger på att skapa anställningsmöjligheter för personer som står långt från arbetsmarknaden. Syftet är en ökad social hållbarhet. Med hjälp av ansvarsfull upphandling kan vi både förändra människors livssituation och bidra till att hålla ihop staden, säger projektledare Maja Ohlsson som tillsammans med Jörgen Larzon samordnar arbetet. Fler arbetstillfällen för ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättning skapar jämnare villkor på arbetsmarknaden och en ökad integration. Samtidigt får företagen en bredare kompetens och ökad mångfald i sina verksamheter. Det minskar samhällskostnaderna. Alla tjänar på att ta social hänsyn enligt denna modell, summerar Jörgen Larzon. Sju bolag och förvaltningar deltar i projektet Projektet har under 2014 gått från planering till implementering. Sju bolag och förvaltningar deltar och testar de kravformuleringar som tagits fram i samarbete med Upphandlingsbolagets jurister. Samtidigt har en viktig del av projektet handlat om att tillsammans med arbetsmarknadsanknutna verksamheter arbeta fram och testa en arbetsordning för att identifiera, utbilda och rusta personer för de anställningsmöjligheter som kommer till genom upphandlingarna. Modellen unik för Sverige Modellen är unik i Sverige och intresset stort. Därför har projektet även satsat mycket på kommunikation. En kommunikatör har anställts, en hemsida har lanserats och nyhetsbrev skickas ut. Kontinuerliga dialoger förs med näringsliv, sektor social ekonomi, fack- och branschorganisationer och andra intressenter. Modellen beräknas tas upp för beslut i kommunstyrelsen hösten 2015. Då ska även beslut tas om huruvida pilotprojektet ska förlängas eller inte. Läs mer om pilotprojektets arbete med social hänsyn på www.socialhansyn.se. 34 Antalet personer som fått anställning via projektet 4 Antalet personer som fått arbetsträning via projektet 300+ Antalet upphandlingar planerade inom projektet fram till 2017 30% Andelen tjänsteupphandlingar där bolaget ställt krav på eller infört villkor för social hänsyn avseende sysselsättning 18
SOCIALT ANSVAR Arbetslösheten löper som en röd tråd genom problematiken med segregation, utanförskap och ekonomiska problem. Samtidigt handlar det ju om en enorm outnyttjad potential av kompetens, erfarenheter och arbetslust. Låt oss ta vårt ansvar och hitta kreativa lösningar! Mats Andreasson, inköpssamordnare på Higab De flesta arbetsgivare ser att mångfald i företaget är en styrka Eva-Maria Samelius Kristensen, arbetsförmedlare på Arbetsförmedlingen Krav på GENUSTEORETISK KOMPETENS Alla verksamheter och arbetsplatser i Göteborgs Stad ska präglas av jämställdhet, jämlikhet och mångfald. Upphandlingsbolaget ska arbeta med att integrera ett jämställdhetsperspektiv i Foto: Peter Svensson Jag blev jätteglad, verkligen. Jag skakade i hela kroppen Fenk Abdullkarim, projektadministratör på Tuve Bygg, om hur det kändes när hon fick anställningsbeskedet efter upphandling med social hänsyn. Jag tror krav på social hänsyn i upphandlingar kommer höja baskraven och lyfta lägstanivån på anbudsgivarna. Det är bra! Thomas Andersson, Vice VD på WH Servicebolagen AB upphandlingsverksamheten och har i linje med detta öppnat upp för möjligheten att i förnyade konkurrensutsättningar av tjänster ställa krav på genusteoretisk kompetens. Antidiskrimineringsklausuler har införts i alla ramavtalsupphandlingar av tjänster sedan 2013 och i de fall där det är relevant ställer bolaget även krav på könsuppdelad statistik. 19
SOCIALT ANSVAR Foto: Annelie Gärdmark Insatser för arbetsmiljön 2014 Arbetat vidare med vår värdegrund. Skapat ett årshjul för vårt systematiska miljöarbete (SAM). Arbetat fram nya rutiner, riktlinjer och arbetssätt för SAM. Utvecklat underlaget för utvecklingssamtal. Jämställdhetsutbildning för alla anställda. Utbildning för chefer i arbetsmiljö- HBTQoch samverkansfrågor. 20