Intern kontrollplan Kommunstyrelse 2016
Bakgrund Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika att allvarliga fel begås. Vidare ska den interna kontrollen ge medarbetare och politiker trygghet genom att skydda dem från oberättigade misstankar om oegentligheter. Detta ska göras genom: att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten ges, att lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. efterlevs. Organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att se till att det finns en god intern kontroll inom kommunen och att en övergripande organisation för detta upprättas. Varje nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Nämnden ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas. Förvaltningschefen har ansvaret för: att konkreta regler och anvisningar utformas, att förslag till internkontrollplan upprättas samt att löpande rapportering om hur den interna kontrollen fungerar lämnas till nämnden. Verksamhetsansvarig är skyldig att följa reglerna och anvisningarna om intern kontroll, att informera övriga anställda om reglernas innebörd, att verka för att arbetet sker i enlighet med regelverket samt att tillse att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Uppföljning av intern kontroll Internkontrollplan ska årligen antas av varje nämnd. Uppföljning av intern kontroll ska ske i enlighet med den upprättade interna kontrollplanen och rapporteras till nämnden. Nämndens rapportskyldighet består av att i samband med årsredovisningens upprättande rapportera till kommunstyrelsen de under året konstaterade fel och brister, som framkommit i samband med uppföljningen av den interna kontrollen samt rapportera de åtgärder som vidtagits. Rapporten ska även tillställas kommunens revisorer. Kommunstyrelsens skyldigheter består av, att med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådana. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Från och med 2015 används verktyget Stratsys för upplägg och uppföljning av intern kontrollplan. Inom ekonomi, personal och politik finns gemensamma uppföljningspunkter för hela kommunen, medan verksamhet är specifik för respektive förvaltning. Uppföljningen av de gemensamma punkterna görs av kommunstyrelseförvaltningen, medan punkterna inom verksamhet följs upp av respektive förvaltning. Kommunstyrelse, Intern kontrollplan 2(6)
Hantering av bensinkort 3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprov på fakturaunderlaget. Beskrivning Syfte att kontrollera att underlag finns enligt beslutade riktlinjer. Mätmetod Slumpmässigt utvalda fakturor kontrolleras. Ju lägre utfall desto bättre. Hantering av betalkort 3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprov och granskning av fakturaunderlaget. Beskrivning Syfte att kontrollera att underlag finns enligt beslutade riktlinjer. Mätmetod Alla fakturor över 10 000 kr granskas, dessutom stickprov på övriga fakturor. Ju lägre utfall desto bättre. Representation 3. Stor 2. Måttlig 6 Granskning av representation. Beskrivning Att underlagen uppfyller Nybro kommuns policy och Skatteverkets regler. Mätmetod Stickprov. Ju lägre utfall desto bättre. Inköp utan giltigt avtal 3. Stor 3. Betydande 9 Att inköpen görs hos leverantörer som det finns ramavtal eller avtal med. Mätmetod Alla inköp kontrolleras mot giltiga avtal. Ju högre utfall desto bättre. Granskning av utanordningar från kassan 3. Stor 2. Måttlig 6 Stickprovskontroll av utanordningar från kassan. Beskrivning Stickprovskontroll av utanordningar från kassan. Kommunstyrelse, Intern kontrollplan 3(6)
Uppföljning av politiska beslut Researvoden till förtroendevalda Kontroll av arvoden för förtroendevalda. 2. Liten 2. Måttlig 4 Uppföljning av beslut och verkställighet 2. Liten 1. Mindre 2 Researvoden för förtroendevalda Beskrivning Kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beslut ska följas upp så att verkställighet skett. Mätmetod Stickprov av verkställighet på fattade beslut. Beskrivning Avstånd mellan bostad och möte ska vara korrekt. Mätmetod Kontroll av hemadress gentemot reseräkning. 3. Stor 2. Måttlig 6 Kontroll av arvoden för förtroendevalda. Beskrivning Kontroll av arvoden för förtroendevalda. Mätmetod Stickprov av närvarolista mot utbetalda arvoden. Kommunstyrelse, Intern kontrollplan 4(6)
Rapportering av arbetstid Veckovila i samband med beredskap 3. Stor 2. Måttlig 6 Rapportering av arbetstid 2. Liten 3. Betydande 6 Kontroll av uttagen veckovila i samband med beredskap. Beskrivning Kontroll av att rätt arbetstid/ledighet är rapporterad i befintliga system. Mätmetod Stickprovskontroll hos cheferna av flexrapporter, samt ledigheter i självservice. Beskrivning Kontroll av uttagen veckovila i samband med beredskap. Mätmetod Stickprov av tidrapporter. Kommunstyrelse, Intern kontrollplan 5(6)
Säkerhetskopiering av filer Brandstationens inventarier ska vara på avsedd plats. Insatstiderna gällande utryckning Utbildningsfrekvens gällande brandmän Serviceavtal gällande servrarnas hårdvara 2. Liten 4. Hög/Katastr ofal 2. Liten 4. Hög/Katastr ofal 2. Liten 4. Hög/Katastr ofal 8 Säkerhetskopiering av filer. Beskrivning Att säkerhetskopiering och återläggning av filer sker och fungerar. Mätmetod Stickprov av filer såsom systemfiler, dokumentfiler från G- och H-katalog. En årlig uppdatering av backup-rutinen. Ju fler filer som kan återläggas desto bättre. 8 Kontroll av att material finns på rätt plats. Beskrivning Kontroll av att material finns på rätt plats. Mätmetod Stickprov utifrån Inventarielistan ska kontrolleras så att materialet finns på plats. 8 Insatstider under 10 min Beskrivning Insatstiderna ska normalt vara under 10 minuter, ca 75% av kommuninvånarna. Insatstider under 20 min Beskrivning Insatstiderna ska vara under 20 minuter, ca 98% av kommuninvånarna. Insatstiderna under 30 minuter 2. Liten 2. Måttlig 4 Uppföljning av utbildningsinsatser 3. Stor 3. Betydande 9 Kontroll av att serviceavtal finns till servicehårdvara Beskrivning Insatstiderna ska vara under 30 minuter, ca 100% av kommuninvånarna. Beskrivning Kontroll av byte av servicehårdvara utföres i rätt tid och att serviceavtalen för servrar är gällande. Kommunstyrelse, Intern kontrollplan 6(6)