Malmö stad Stadsområdesförvaltning 1 (1) Datum 2016-02-05 Vår referens Lars Tingsmark Ekonomichef Lars.Tingsmark@malmo.se Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2016 SOFN-2016-70 Sammanfattning Enligt kommunstyrelsens reglemente för intern kontroll ska nämnderna varje år senast under februari anta en särskild plan för uppföljningen av den interna kontrollen. Förvaltningen har gjort en risk- och väsentlighetsanalys. Förvaltningens förslag till plan för intern kontroll samt risk- och väsentlighetsanalys redovisas i särskilda bilagor. Förslag till beslut föreslås besluta att godkänna förvaltningens förslag till intern kontrollplan för 2016. Beslutsunderlag G-Intern kontroll 2016 Internkontrollplan 2016 underlag Bilaga Riskmatris IK 2016 Beslutsplanering 2016-02-24 a Ann Söllgård Förvaltningschef SIGNERAD 2016-02-10
Intern kontrollplan 2016
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Ansvar... 4 3 ar... 5 3.1 Bristande rutiner kring upprättande av vårdplaner... 5 3.2 Bristande rutiner kring hygienstandard... 5 3.3 Bristande rutiner kring upprättande av genomförandeplaner... 6 3.4 Ej genomförd tillsyn av andrahandslägenheter... 6 3.5 Bristande rutiner kring utbetalningar... 7 3.6 Brister i rutin gällande abonnemangsfakturor... 7 3.7 Bristande rutiner avseende brukaravgifter... 8 3.8 Felrekrytering... 8 3.9 Bristande förståelse för beslut... 9 3.10 Bristande rutiner kring 24-timmarsregeln och postregistrering... 10 3.11 Bristande serviceskyldighet... 10 3.12 Åtagande enligt checklistan för systematiskt arbetsmiljöarbete... 11, Internkontrollplan 2016 2(11)
1 Inledning Inledning Intern kontroll handlar om att med rimlig grad av säkerhet uppnå målen att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv, att information om verksamhet och ekonomi är tillförlitlig och att lagar, samt att förordningar och styrdokument efterlevs. Den interna kontrollen ska genom att hålla fokus på osäkerheter och risker bidra till att kvalitetssäkra de interna verksamhetsprocesserna på olika områden inom stadsområdesnämndens verksamheter. Intern kontrollplan 2016 har utformats efter ett nytt kommungemensamt arbetssätt med enhetlig layout och rubriksättning. Arbetssättet är ett resultat av ett kommunövergripande utvecklingsarbete för att förbättra den interna kontrollen. Vid framtagande av Intern kontrollplan 2016 har samtliga avdelningar på förvaltningen, efter genomförd analys, tagit fram förslag på granskningar. Förslagen har föregåtts av en risk- och väsentlighetsanalys där risker bedömts, Internkontrollplan 2016 3(11)
2 Ansvar Ansvar Enligt reglemente och kommunallag ska se till att ha en god intern kontroll som säkerställer att verksamheten bedrivs på ett i tillfredsställande sätt. I Malmö stads reglemente för intern kontroll (2000-09-28) fastställs ansvarsfördelningen på följande sätt: Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret. I detta ligger ett ansvar för att en organisering kring intern kontroll med regler och anvisningar upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. De ska se till att en organisation upprättas samt att regler och anvisningar antas för intern kontroll. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade och för att en god intern kontroll kan upprätthållas. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare ska de verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Övriga medarbetare är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Stadsområdesdirektören och förvaltningsledningen arbetar aktivt för att säkerställa att det finns rutiner och processer som tillgodoser kommunallagens krav på en god intern kontroll. Stadsområdesdirektören ansvarar för att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Stadsområdesdirektören fastställer förslag till intern kontrollplan och ansvarar för återrapportering till stadsområdesnämnd och för att de brister som identifieras rättas till i verksamheten. Intern kontroll ingår i verksamhets- och ledaransvaret., Internkontrollplan 2016 4(11)
3 ar 3.1 Bristande rutiner kring upprättande av vårdplaner Säkerställa att rutinerna följs kring upprättandet av vårdplaner i samband med användningen av skyddsåtgärder. Kontrollera att rutinen följs kring dokumentation i upprättade vårdplaner för de personer som har skyddsåtgärder där presumtivt eller konkluderat samtycke föreligger. Chef för vård och omsorg av rutinen om dokumentation vid upprättande av vårdplaner Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Förvaltningen ska kontrollera att rutinen avseende dokumentation i upprättade vårdplaner för de personer som har skyddsåtgärder där presumtivt eller konkludent samtycke föreligger följs. Syfte med granskningen Förvaltningen ska säkerställa att rutinerna avseende upprättandet av vårdplaner, i samband med användningen av skyddsåtgärder följs. smetod sker genom att kvalitetsgranska innehållet i 20 upprättade vårdplaner i en kommunövergripande mall. en ska genomföras i maj. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 2, årsanalys 3.2 Bristande rutiner kring hygienstandard Säkerställa att en god hygienstandard uppnås för att förebygga uppkomsten av vårdrelaterade infektioner. Kontrollera att hygienkraven följs utifrån gällande centrala rutiner. Chef för vård och omsorg av hygienstandard Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Kontrollera att hygienkraven följs utifrån gällande centrala rutiner. Syfte med granskningen Säkerställa att en god hygienstandard uppnås för att förebygga uppkomsten av vårdrelaterade infektioner. smetod sker i samtliga särskilda boenden (SÄBO), genom slumpmässigt urval av tio oberoende yrkeskategorier per SÄBO, i enlighet med protokollsmallar och granskningsresultats-rapport från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 1 och årsanalys, Internkontrollplan 2016 5(11)
3.3 Bristande rutiner kring upprättande av genomförandeplaner Säkerställa att genomförandeplaner upprättas (utifrån Malmö stads lokala värdighetsgarantier för hemtjänst). Kontrollera att en genomförandeplan upprättas inom två veckor efter det att insatserna till brukaren har startat Chef för vård och omsorg av genomförandeplaner Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Kontrollera att en genomförandeplan upprättas inom två veckor efter det att insatserna till brukaren har startat. Syfte med granskningen Säkerställa att genomförandeplaner upprättas (utifrån Malmö stads lokala värdighetsgarantier för hemtjänst). smetod sker genom statistik i Lifecare av antal genomförandeplaner inom Ordinärt boende (ORBO). en genomförs under maj juli månad. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 2, årsanalys 3.4 Ej genomförd tillsyn av andrahandslägenheter Säkerställa att avtalsbrott gentemot fastighetsägarna inte uppstår som kan leda till att förvaltningen får färre lägenheter. Bristande tillsyn kan leda till stora skador i lägenheten om t ex inte vattenläckor upptäcks. Om tillsynen inte sker enligt rutin kan en konsekvens bli att det är dålig kontroll av betalda hyror och hemförsäkring, vilket kan leda till höga kostnader för förvaltningen. Konsekvensen kan dessutom leda till att klient inte får överta lägenhetskontrakt. Säkerställa att teknisk tillsyn genomförs 1 gång/per månad enligt rutin. Chef för Individ och familjeomsorg av teknisk tillsyn Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Rutinen kring teknisk tillsyn Syfte med granskningen Säkerställa att teknisk tillsyn genomförs 1 gång per månad enligt rutin. smetod Gransking av 10 slumpmässigt utvalda ärenden. Kontroll av aktmaterial, digital och fysisk akt. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 1 och årsanalys, Internkontrollplan 2016 6(11)
3.5 Bristande rutiner kring utbetalningar Säkerställa att IT-system varnar. (Swedbank och procapita kommunicerar ej). Det kan finnas risk att fel summa betalas ut, betalning uteblir eller sker dubbelt på grund av bristfälligt kontrollmoment på förladdade kort. Konsekvensen kan bli att klient får felaktig eller ingen utbetalning samt ökad kostnad för verksamheten om det betalas ut mer än beräknat. Chef för Individ och familjeomsorg av rutin avseende förladdat kort Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Kontroll av utbetalningsrutinerna samt IT-systemens varningssystem. Syfte med granskningen Att inte felaktiga utbetalningar görs. Att IT-systemens varningssignaler fungerar. smetod Gransking av 10 slumpmässigt utvalda ärenden, där förladdat kort används. Kontroll av aktmaterial och listor från ekonomiavdelningen Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 1 och årsanalys 3.6 Brister i rutin gällande abonnemangsfakturor Vissa abonnemangsfakturor som understiger 500 kr automatgranskas i vissa fall, vilket innebär en risk att budgetansvarig missar uppsägningar av abonnemang/avtal. Konsekvensen kan bli att förvaltningen betalar för tjänster som inte används. Ekonomichef av rutin avseende abonnemangsfakturor Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Kontrollera av abonnemang och avtal sägs upp efter avslutat användande. Syfte med granskningen: Att avtal och abonnemang sägs upp i tid. Att rutiner är kända och följs. smetod Intervjuer med budgetansvariga kring rutiner och hantering, stickprov av 50 slumpmässigt utvalda abonnemangsfakturor Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 2, årsanalys, Internkontrollplan 2016 7(11)
3.7 Bristande rutiner avseende brukaravgifter I samband med övergången till nytt vård och omsorgssystem och kommunstyrelsebeslut om nya avgifter finns risk för brister i rutinerna avseende brukaravgifter. Det finns risk att brukare inte betalar korrekt avgift. Ekonomichef av rutin avseende brukaravgifter Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? en avser brukaravgifter inom vård och omsorg. Vilka rutiner som finns och om dessa följs. Syfte med granskningen: Att de avgifter och avgiftssystem som kommunfullmäktige beslutat om följs. smetod Intervjuer med budgetansvariga/enhetschef bistånd VoO. Beskrivning och analys av flödet. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 2, årsanalys 3.8 Felrekrytering Risk för felrekrytering p.g.a bristande följsamhet mot gemensam rekryteringsprocess, vilket kan leda till att vi inte rekryterar medarbetare som har bäst förutsättningar att klara uppdrag och uppnå mål. HR-Chef Rekryteringsprocessen Syfte med granskningen en syftar till att undersöka om Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess, fri från diskriminerande strukturer, tillämpas i alla rekryteringar. Omfattning/avgränsning Den processgrupp som samordnar det gemensamma arbetssättet kring rekrytering i Malmö stad plockar slumpmässigt plockar slumpmässigt ut 200 rekryteringar fördelade på samtliga nämnder och på olika nivåer. smetod Digital enkät, framtagen av stadskontoret, skickas till rekryterande chef och till HRavdelning senast i juni. Chef och HR-funktion besvarar frågor och uppskattar sin egen insats i rekryteringsarbetet. Resultatet av enkäten tillgängliggörs för förvaltningarna senast i september. innebär att ta fram dokumentation och sedan jämföra denna med enkätsvaren. ska göras av annan än HRavdelningen på förvaltningen. Stadskontoret skickar i juni ut anvisning om vilken dokumentation som behöver samlas in och hur denna ska jämföras med enkätsvaren., Internkontrollplan 2016 8(11)
3.9 Bristande förståelse för beslut Risk för att mottagare inte förstår innebörden av beslut p.g.a. att vi inte uttrycker oss vårdat, enkelt och begripligt, vilket kan leda till minskat förtroende för demokratin, men även att resurser får läggas på att i efterhand förtydliga för mottagaren. Chef för Områdesutveckling och kommunikation Klarspråk i beslut och beslutsunderlag Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? huruvida mottagare av beslut förstår innebörden av beslutet. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad formulerar beslut i enlighet med 11 Språklagen (2009:600), d.v.s. att språket är vårdat, enkelt och begripligt. Omfattning/avgränsning En urvalsundersökning av beslut fattade av politiska organ ligger till grund för granskningen. Respektive förvaltning ansvarar för urvalet. Undersökningen ska inrikta sig på beslut som har en tydlig mottagare exempelvis enskilda Malmöbor, medarbetare, organisationer och myndigheter såsom förvaltningar. en ska omfatta sammanlagt minst 30 beslut fördelade på olika typer av mottagare enligt ovan. smetod Undersökningen ska genomföras i form av enkät som kan distribueras via papper, elektroniskt, via telefon eller genom personligt möte. Enkäten ska omfatta följande fråga och alternativ: Är beslutet tydligt och begripligt? *Förstår inte alls *Förstår efter hjälp att tyda *Förstår efter flera genomläsningar *Förstår direkt För att undersöka om det finns ett samband mellan hur mottagaren uppfattar tydlighet och begriplighet i förhållande till beslutets karaktär, så kompletterar granskaren varje svar med följande uppgift: *beslutet innebär avslag *beslutet innebär bifall *ej tillämpligt alternativt ej helt klart om beslutet innebär avslag eller bifall Utöver detta ska beslutsmottagaren ha möjlighet till kommentar. Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 2, årsanalys, Internkontrollplan 2016 9(11)
3.10 Bristande rutiner kring 24-timmarsregeln och postregistrering I samband med hög arbetsbelastning eller vid bristande information gällande riktlinjer finns risker att 24-timmarsregeln för postregistering inte följs. Chef för Områdesutveckling och kommunikation av funktionsbrevlådor Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? att 24-timmars regel följs och postregistering sker enligt gällande riktlinjer. Syfte med granskningen Säkerställa offentlighetsprincipen smetod Samtliga enhetschefer granskar vid två tillfällen under året all e:post som inkommit under 7 dagar till funktionsbrevlådorna i sina verksamheter för att kontrollera om de hanterats enligt gällande riktlinjer Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 2 och årsanalys 3.11 Bristande serviceskyldighet Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen p.g.a. felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc Chef för Områdesutveckling och kommunikation Användande av sociala medier Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad hanterar sociala medier på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med Malmö stads riktlinjer och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Omfattning/avgränsning en omfattar samtliga konton på Facebook, Twitter och Instagram. smetod en innebär att kontroll ska göras huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. För att kontrollera huruvida fråga besvaras inom 24 timmar väljer förvaltningen, d.v.s. granskaren, ut enkla frågor som rör verksamheten och ställer dessa i förvaltningens konton i sociala medier. Stadskontoret återkommer med instruktion för hur kontrollen ska genomföras av granskaren (förvaltningen). Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 2, årsanalys, Internkontrollplan 2016 10(11)
3.12 Åtagande enligt checklistan för systematiskt arbetsmiljöarbete Kontroll att checklistan för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) följs. Till följd av hög arbetsbelastning finns risk att checklistan inte implementeras fullt ut och att rutiner inte färdigställs eller förankras i organisationen. Konsekvensen kan medföra försämrad arbetsmiljö. Chef för Individ och familjeomsorg Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Det systematiska arbetsmiljöarbetet Syfte med granskningen Att checklistan för SAM följs smetod Kontroll av varje sektions arbetsmiljöarbete enligt SAM. av upprättade dokument i gemensamma mappar Återrapportering till nämnd/styrelse (tidpunkt) Delårsrapport 1 och årsanalys, Internkontrollplan 2016 11(11)
Riskmatris ( ) 1 2 5 4 11 8 10 3 4 12 5 7 6 9 3 2 1 Konsekvens 1 2 3 4 5 Sannolikhet 6 6 Hög Medel Totalt: 12 Hög Medel Låg Konsekvens Sannolikhet 5 Synnerligen allvarligt Nästintill säkert 4 Allvarligt Troligt 3 Påtagligt Möjligt 2 Kännbart Föga troligt 1 Knappt kännbart Nästintill omöjligt
Riskkategori Risk Enhet Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Vidare hantering Till internkontrollplan Verksamhet 1 Bristande rutiner kring upprättande av vårdplaner 4. Troligt 5. Synnerligen allvarligt 20 Ja Verksamhet 2 Bristande rutiner kring hygienstandard 4. Troligt 5. Synnerligen allvarligt 20 Ja Verksamhet 3 Bristande rutiner kring upprättande av genomförandeplaner 5. Nästintill säkert 4. Allvarligt 20 Ja Verksamhet 4 Ej genomförd tillsyn 2. Föga troligt 4. Allvarligt 8 Ja Verksamhet 5 Bristande rutiner kring utbetalningar 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Ja Ekonomisk/Finansiell 6 Brister i rutin gällande abonnemangsfakturor 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Ja Ekonomisk/Finansiell 7 Bristande rutiner avseende brukaravgifter 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Ja HR 8 Felrekrytering 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Ja Kommunikation 9 Bristande förståelse för beslut 5. Nästintill säkert 3. Påtagligt 15 Ja Kommunikation 10 Bristande rutiner kring 24- timmarsregeln och postregistrering 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Ja Informationssäkerhet 11 Bristande serviceskyldighet 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Ja Arbetsmiljö 12 Åtagande enligt checklistan för SAM görs ej 2. Föga troligt 3. Påtagligt 6 Ja