Vårdval primärvård bilaga om IT-tjänster. 1 Innehållsförteckning

AVTAL 2015-09-04 Regionservice Informationsteknik Karl Langner Vårdval primärvård bilaga om IT-tjänster 1 Innehållsförteckning 1 Innehållsförteckning... 1 2 Förutsättningar... 2 2.1 Gemensamma IT-tjänster... 2 2.2 Vårdgivarens IT-organisation... 2 2.3 Patientjournal... 3 2.4 Nationella ehälsotjänster... 3 2.5 E-tjänstekort... 3 2.6 Informationssäkerhet... 4 2.7 Avvikelsehantering... 4 2.8 Medicinteknik... 4 2.9 Listning och ersättning... 5 2.10 Uppföljning och rapportering... 5 3 IT-tjänster för program... 6 3.1 Beskrivning... 6 3.2 Obligatoriskt... 7 4 IT-tjänster för utrustning... 8 4.1 Beskrivning... 8 4.2 Obligatoriskt... 9 5 IT-tjänster för datakommunikation... 9 5.1 Beskrivning... 9 5.2 Obligatoriskt... 10 6 IT-tjänster för telekommunikation... 10 6.1 Beskrivning... 10 6.2 Obligatoriskt... 11 7 IT-tjänster för support, utbildning och beställningsstöd... 11 8 Priser och övriga villkor... 11 8.1 Priser... 11 8.2 Villkor... 11 Bilaga 2 IT-tjänster 2015-09-04 Sida 1 av 12

2 Förutsättningar 2.1 Gemensamma IT-tjänster Gemensamma IT-tjänster är en väsentlig förutsättning för att Region Kronoberg ska kunna tillhandahålla en god, säker och effektiv vård samt för att en optimal samverkan ska kunna utvecklas i vårdprocessen mellan olika utförare. IT-tjänsterna är också en nödvändig förutsättning för att uppdrag ska kunna följas upp. Region Kronoberg tillhandahåller IT-tjänster till samtliga offentligt finansierade utförare i länet inom vårdområdet. Tjänsterna delas upp i obligatoriska och frivilliga tjänster (tillval). En del IT-tjänster tillhandahålls utan kostnad och andra mot ersättning. Tjänster och system för att hantera och ge tillgång till patientinformation (journalinformation) skall vara gemensamma, obligatoriska och oberoende av utförare för att det ska vara möjligt att tillgodose kravet på kontinuitet över tid för patienterna. Det skall vara möjligt att hantera byte av utförare. Inom medicinsk service skall även Region Kronobergs metoder och materiel användas för att resultat ska kunna publiceras med referensvärden på en gemensam lablista. Utöver de system som direkt hanterar patientinformation finns ett antal övriga system som är av sådan betydelse för vårdsystemen eller för verksamheten att de skall vara gemensamma och obligatoriska. Vårdenheter inom vårdvalet skall använda de IT-tjänster som anges i detta dokument. IT-tjänsterna är beskrivna utifrån följande områden: Program Utrustning Datakommunikation Telekommunikation Support, utbildning och beställningsstöd 2.2 Vårdgivarens IT-organisation Vårdgivaren skall ha en IT-beställare för beställning av IT-tjänster i enlighet med i detta dokument beskrivna tjänster. Vårdgivaren skall ha en organisation för samverkan med Region Kronobergs organisation för förvaltning och support av IT-tjänster. Sida 2 av 12

2.3 Patientjournal Vårdgivaren skall träffa avtal med Region Kronoberg om sammanhållen journalföring enligt patientdatalagen. Den sammanhållna journalföringen omfattar Region Kronobergs vårdenheter, den kommunala sjukvården i länet samt privata vårdenheter som Region Kronoberg har avtal med. I den sammanhållna journalföringen kan även ingå vårdenheter hos andra vårdgivare inom ramen för de nationella ehälsotjänsterna. Vårdenheten skall dokumentera all vård i vårdsystem tillhandahållna av Region Kronoberg. I avtalet ska även ingå att journalerna skall överlämnas till Region Kronoberg efter entreprenadens upphörande enligt socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14). Avsikten är att Region Kronoberg som företrädare för befolkningen ska kunna garantera patienterna en gemensam patientjournal över tid och oberoende av utförare. Vårdenheten skall följa den informationsstruktur som Region Kronoberg anger såsom koder, sökord, mallar och kataloginformation. Vårdenheten skall ingå i Region Kronobergs Verksamhetskatalog samt HSA-katalog. 2.4 Nationella ehälsotjänster Region Kronoberg ansvarar för att utförarna i länet ansluts till befintliga och kommande nationella ehälsotjänster på samma sätt som Region Kronoberg. Exempel på nationella ehälsotjänster är Patientöversikt för vårdgivare, Infektionsverktyget, Pascal, ehälsotjänster via 1177.se och Journal via nätet. Vårdgivaren skall medge att Region Kronoberg ansluter vårdenheten till nationella ehälsotjänster och följa de riktlinjer som gäller vid en anslutning, exempelvis hur information och säkerhetstjänster ska hanteras hos vårdgivaren. För nationella ehälsotjänster skall vårdgivaren träffa avtal med Region Kronoberg om personuppgiftsbiträde. 2.5 E-tjänstekort Vårdenhetens användare skall använda e-tjänstekort utgivna av Region Kronoberg för bl a inloggning i lokala system såsom Cosmic och nationella system såsom Pascal. E-tjänstekort tilldelas endast personer med svenskt personnummer, svenskt samordningsnummer eller europeiskt pass. Krav kommer från bland annat Socialstyrelsen (SOSFS 2008:14 2 kap 5 ) på säker inloggning, med s.k. stark autentisering. Det är även en del i den nationella strategin för ehälsa där samtliga kommuner, landsting och regioner Sida 3 av 12

åtagit sig anslutning till nationell säkerhetslösning (SITHS) med säkra kort och certifikat, s.k. e-tjänstekort. 2.6 Informationssäkerhet Vårdenheten skall följa de krav på informationssäkerhet och behörighetsstyrning som Region Kronoberg anger. Detta gäller även rutin för loggkontroll. Reglerna är en förutsättning för att informationshanteringen ska uppfylla gällande lagar och författningar samt för att samverkan i vårdprocessen ska kunna ske på ett säkert sätt för såväl patienter som utförare. Vårdenheten ansvarar för att åtgärder vidtas för att minimera hot och risker som riktar sig mot informationens tillgänglighet, sekretess, riktighet och spårbarhet. Vårdenheten ansvarar för informationssäkerheten inom sitt verksamhetsområde. Avtal skall träffas om att Region Kronoberg ska vara personuppgiftsbiträde för de tjänster som hanterar register över personuppgifter. 2.7 Avvikelsehantering Vårdenhetens skall använda avvikelsesystem tillhandahållet av Region Kronoberg. En avvikelse är något som avviker från normal rutin, tar tid och/eller kostar pengar att rätta till, oavsett om det handlar om misstag, situationer som lett till eller kunnat leda till skada, felaktigheter, merarbete, tidsspillan eller irritation. En avvikelse kan exempelvis röra patienters vård och behandling, personalens situation, arbetsmiljö och administrativa rutiner. Avvikelsehantering innebär att man på ett systematiskt sätt arbetar med att identifiera, dokumentera samt rapportera negativa händelser och tillbud. Det systematiska arbetssättet innefattar även att man fastställer och åtgärdar orsaker, utvärderar åtgärdernas effekt samt sammanställer och återkopplar erfarenheterna till verksamheten. Alla medarbetare har ett ansvar att rapportera avvikelser på vårdenheten när de inträffar eller upptäcks. 2.8 Medicinteknik För medicintekniska produkter och tillämpningar skall vårdenheten använda samma typ (modell) av utrustning och version av program som Region Kronoberg, när: Utrustningen behöver nätanslutas eller anslutas till en nätansluten dator Programmet ska integreras med vårdinformationssystem eller annan gemensam IT-tjänst Sida 4 av 12

Information ska lagras i gemensamt system 2.9 Listning och ersättning Patienter kan lista sig och lista om sig från ehälsotjänsten via 1177.se eller genom att skicka in en blankett till Region Kronobergs vårdvalsservice. Vårdenheten kan löpande följa antal listade patienter i olika åldersgrupper via rapport tillhandahållen av Region Kronoberg. I vårdsystemet visas vilket val patienten har gjort. Information överförs från listningssystemet till Region Kronobergs datalager för beräkning av vårdersättning. Från vårdinformationssystemet överförs information om kontakter till datalagret för beräkning av ersättningar för besök mm. ACG-gruppering av patienter görs på kontakter i datalagret. Vårdenheten får tillgång till underlaget för beräkningen i form av rapporter tillhandahållna av Region Kronoberg. Information om patientavgifter överförs till Region Kronobergs ekonomisystem. 2.10 Uppföljning och rapportering Vårdenheten skall använda rapport och analysverktyg tillhandahållet av Region Kronoberg. Region Kronoberg har ett datalager som skall vara en gemensam resurs för alla utförare. Region Kronoberg använder datalagret för uppföljning av de uppdrag som ges till olika utförare bl a inom vårdvalet. Datalagret används även av Region Kronobergs styrgrupper, medicinska kommittén och förvaltningsgrupper för vårdinformationssystem (VIS) för uppföljning. Vårdgivaren skall medge att information från Region Kronobergs vårdinformationssystem överförs till Region Kronobergs datalager och används för vårdvalsuppföljning och kvalitetssäkring samt leverans till nationella register bl a hos exempelvis socialstyrelsen, SKL och registerhållare för kvalitetsregister i samma omfattning och på samma sätt som för Region Kronobergs enheter. Överföringar till nationella kvalitetsregister från vårdinformationssystem görs allteftersom den nationella standarden blir möjlig att ansluta sig till via tjänstekontrakt och tjänsteplattform. Det är obligatoriskt för vårdenheter inom vårdvalet att delta i de kvalitetsregister som skall rapporteras via vårdinformationssystem inom ramen för uppdraget. Sida 5 av 12

3 IT-tjänster för program 3.1 Beskrivning Region Kronoberg använder vårdinformationssystemet Cambio Cosmic på alla vårdenheter inom Region Kronoberg samt på privata vårdenheter inom vårdval i Region Kronoberg. Cosmic används också för samordnad vårdplanering mellan sjukhus, vårdcentraler och kommuner i hela länet. Flertalet av kommunerna i Kronobergs län använder även Region Kronobergs system för sin egen journalhantering inom hemsjukvård och elevhälsa. Cosmic har funktioner för bl a vårdplanering, vårdadministration, vårddokumentation, läkemedelshantering, remisshantering, beställning och svar. Utöver detta finns stöd för specialistvård som barnhälsovård, mödrahälsovård, förlossning, operationsplanering samt processtöd för akutvård och psykiatri. Det finns en gemensam läkemedelslista för sjukvården i länet. Elektronisk överföring av beställning och svar finns för klinisk kemi, mikrobiologi, klinisk fysiologi, patologi och cytologi och röntgen. Röntgenbilderna i det gemensamma PACS-arkivet kan nås från Cosmic. Elektronisk remisshantering för konsultation gäller mellan alla vårdenheter. Medicintekniska system integreras med Cosmic bl a ekg, spirometri och långtidsblodtryck. Digital diktering och lokal skanning används på alla enheter. Digitala bilder kan bifogas till vårddokumentationen och filerna lagras i arkivsystemet Comprima som är integrerat i Cosmic. Övriga multimedia filer t ex gällande skopiverksamhet och ljudfiler från logopeder lagras i Picsaras multimediaarkiv som också är integrerat med Cosmic. Cosmic används för individuella vårdplaner och standardvårdplaner. DRGgrupperare är integrerad med Cosmic. ACG-gruppering genomförs i Region Kronobergs datalager på kontakter. Det finns även en meddelandefunktion inbyggd i Cosmic. Ny funktionalitet och integrationer beställs och införs utifrån behov inom Region Kronoberg. Region Kronobergs vårdsystem får enligt detta avtal inte användas för annan typ av verksamhet än den som utförs inom ramen för vårdvalet. För nya vårdenheter ingår utbildning i vårdsystem i samma omfattning som för Region Kronobergs vårdenheter. Lokal verksamhetskatalog och nationell HSA-katalog finns över enheter, personer, funktioner och medarbetaruppdrag. Dessa kataloger behövs för användaridentitet, e-tjänstekort, inloggning, behörighetshantering och säkerhetstjänster samt anslutning till nationella ehälsotjänster exempelvis Infektionsverktyg, Pascal och tjänster via 1177.se. Inloggning i vårdsystem utförs enbart med e-tjänstekort utgivna av Region Kronoberg vilket är ett krav för alla anslutna vårdenheter. Användare inom vårdenheten skall registreras i Region Kronobergs verksamhetskatalog. Användaren kommer att tilldelas ett unikt användarkonto. Sida 6 av 12

Användarkonto tilldelas endast personer med svenskt personnummer, svenskt samordningsnummer eller europeiskt pass. För kommunikation mellan användare och för notifiering från andra nödvändiga tjänster och system kan användare tilldelas en brevlåda i Region Kronobergs e-postsystem. Vårdgivaren skall för respektive vårdenhet inom verksamheten ha en s.k. funktionsbrevlåda som kontrolleras löpande. E- postadresser erhålls enligt regelverk (abc@kronoberg.se). Automatisk vidarebefordring av e-post till annan brevlåda eller annat e-postsystem tillåts ej. Region Kronoberg har en gemensam intern webb för information om gemensamma rutiner mm samt en extern webb för information om Region Kronoberg. Regional information om hälso- och sjukvård samt ehälsotjänster för invånare finns på webbplatsen 1177.se. De ehälsotjänster som Region Kronoberg är anslutet till skall omfatta alla Region Kronobergs utförare. Program inom ekonomi- och personalområdet tillhandahålls ej. Microsoft Office inklusive Microsoft Outlook används som kontorsprogram inom Region Kronoberg. Programpaketet erbjuds som tillval mot en hyreskostnad. Hyreskostnaden baseras på licenskostnaderna och de licensvillkor som är gällande för Region Kronoberg. Program och utrustningar skall vara certifierade enligt Region Kronobergs krav på säkerhet och teknisk IT-miljö. Region Kronoberg certifierar endast program och utrustning som krävs inom ramen för uppdraget. Program och utrustningar som hyrs under avtalsperioden skall vara avsedda för användning i den verksamhet som avtalet avser. IT-tjänster som är en förutsättning för leverans av andra tjänster är obligatoriska. 3.2 Obligatoriskt Tjänst Vårdinformationssystem (Cosmic) Digitalt arkivsystem (Comprima) Digitalt multimediasystem (Picsara) Medicinska servicesystem (röntgen, kemi, mikrobiologi, patologi, blod) Befolknings- och Listningssystem (Master) Nationella ehälsotjänster via 1177.se Nationella ehälsotjänster för vårdpersonal Kostnad Ingår i respektive tjänster Sida 7 av 12

Analys- och rapportverktyg (Business Objects) Verksamhetskatalog och HSA-katalog Rehabiliteringssystem (Mobilus Pro) Intern och extern webb (EPiServer) Elektroniska kallelser (Cosmic e-brev) SMS-påminnselse (Cosmic Reminder) Användarkonto med brevlåda och hemkatalog Baspaket (obligatorsikt för nätanslutna datorer) Microsoft Office Viewers Microsoft Office Standard Avvikelsehantering (Synergi) Månadshyra (se produktbilaga) Kostnad debiteras per kallelse Kostnad debiteras per SMS Månadshyra (se produktbilaga) Månadshyra (se produktbilaga) 4 IT-tjänster för utrustning 4.1 Beskrivning Vårdenheten skall vara ansluten till Region Kronobergs datakommunikationsnät Kronnet. All IT-utrustning som ska anslutas till Region Kronobergs datakommunikationsnät Kronnet eller till annan nätansluten IT-utrustning skall hyras av Region Kronoberg eller beställas via Region Kronobergs ITverksamhet enligt ett godkänt sortiment och enligt Region Kronobergs rutiner. Detta gäller även tillbehör med särskilda drivrutiner och program t ex kortläsare, mus eller tangentbord. I hyreskostnaden för en dator (bärbar eller stationär) ingår installation, garanti under hyrestiden samt skrotningsavgift. Vissa tillbehör kan köpas till enligt vid varje tillfälle gällande prislista (engångshyra), men dessa är inte en förutsättning för uppdraget. Avyttring eller skrotning skall genomföras enligt Region Kronobergs rutin. En IT-utrustning kan inte köpas ut. Utöver hyreskostnaden för en dator (bärbar eller stationär) tillkommer en hyra av ett obligatoriskt baspaket med basprogram. Programpaket för kontorsprogram (Office) finns som tillval till varje dator. Baspaket och kontors program är beskrivet i produktbilagan för IT-tjänster. Under avtalsperioden kan det tillkomma nya typer av utrustningar som alternativ eller komplement till den utrustning som nu erbjuds. Utrustning som hyrs under avtalsperioden skall vara avsedd för användning i den verksamhet som avtalet avser. Sida 8 av 12

Utrustning och program som används i Region Kronobergs datanät skall vara certifierade enligt Region Kronobergs krav för anslutning till datakommunikationsnät Kronnet. Detta inkluderar även medicinteknisk utrustning. Av säkerhetsskäl skall utrustning, operativsystem och program vara konfigurerade och installerade enligt Region Kronobergs rutiner. All installation till datakommunikationsnät Kronnet skall utföras av Region Kronobergs egen personal eller av extern personal på uppdrag av Region Kronoberg. Vårdenheten styr antal utrustningar och väljer mellan alternativa ambitionsnivåer. Anslutningar till fastighetsnätet i form av datauttag för anslutning av ITutrustning till datakommunikationsnät Kronnet bekostas av vårdgivaren. Region Kronoberg övervakar och uppdaterar kontinuerligt alla datorer som är anslutna till datakommunikationsnät Kronnet med nya programversioner och säkerhetsuppdateringar. Region Kronoberg kan efter prövning tillåta att underentreprenör till vårdenhet som utför en avgränsad tjänst att fjärransluta till Region Kronobergs datakommunikationsnät Kronnet. Detta sker över Internet och enligt Region Kronobergs regelverk för fjärranslutning. Via fjärranslutning kan endast Cosmic och ett begränsat utbud av IT-tjänster tillhandahållas. Medicinteknisk utrustning och dikteringsutrustning kan inte anslutas. Region Kronobergs ansvar slutar vid fjärranslutningen. Inga garantier om tillgänglighet kan ges vid anslutning över Internet. Datorutrustning kan inte hyras eller supporteras. Grundläggande krav på prestanda och säkerhet ställs på underentreprenörens datorutrustning. För utskrifter bör användas den typ av utrustning som Region Kronoberg rekommenderar. 4.2 Obligatoriskt Tjänst E-tjänstekort, ordinarie E-tjänstekort, reserv Kostnad Kostnad per kort (se produktbilaga) Kostnad per kort (se produktbilaga) 5 IT-tjänster för datakommunikation 5.1 Beskrivning Datanätet Kronnet är en infrastruktur som skall vara gemensam för alla utförare. Region Kronoberg ansvarar för tillgänglighet och säkerhet i Kronnet. Skydd mot skadliga program och intrång är en gemensam tjänst i datanätet. Vårdgivaren skall använda Region Kronobergs datanät Kronnet för kommunikation. Sida 9 av 12

Kronnet har anslutningar mot Sjunet, Internet och samtliga kommunnät i länet. Kronnet tillhandahålls utan kostnad med en teknisk ambitionsnivå utifrån fastighetens geografiska placering. Vårdgivaren ska i fastigheten tillhandahålla ett rum för dataställ som uppfyller Region Kronobergs krav på placering och säkerhet. Fastighetsnät bekostas av vårdgivaren. Befintligt fastighetsnät kan anslutas till datanätet Kronnet om det uppfyller Region Kronobergs krav på datanät utifrån standard, placering och säkerhet. Vårdgivaren bekostar anslutningar i from av datauttag till fastighetsnätet. Kostnader för mobil datakommunikation beskostas av vårdgivaren. Om en privat vårdenhet behöver nå ett externt datanät, t ex ekonomisystem i företagets datanät, ska detta godkännas av Region Kronobergs IT-verksamhet. Ingen specifik programvara ska krävas på datorn och ingen sammankoppling får ske av Region Kronobergs datanät och extern datanät. Begäran om åtkomst till externt datanät ska beskrivas i både text och bild. Fjärranslutning till datanätet Kronnet är möjligt för vårdgivaren. 5.2 Obligatoriskt Tjänst Datanät Kronnet Dataförbindelse, primär Dataförbindelse, redundant Anslutningar i form av datauttag till Kronnet Fjärranslutning till Kronnet Kostnad (endast vid första etablering) Etablering bekostas av vårdgivaren Bekostas av vårdgivaren Personlig RSA-dosa (se produktbilaga) 6 IT-tjänster för telekommunikation 6.1 Beskrivning Region Kronobergs system Tele-Q för samtalsbokning skall användas. Ingående samtal för patienter till mottagningen ska vidarekopplas till TeleQsystemet. Den gemensamma ingången för rådgivning till sjukvården oavsett utförare är 1177. Sjukvårdsrådgivningen skall kunna sätta upp patienter i mottagningens telefonkö. Mobiltelefoner anskaffar vårdgivaren själv, med undantag för om synkronisering önskas med e-postsystem eller andra tjänster i Region Sida 10 av 12

Kronoberg. I dessa fall skall certifierade mobiltelefoner med tillhörande abonnemang beställas av Region Kronoberg. Tjänster för fast telefoni tillhandahålls ej av Region Kronoberg. 6.2 Obligatoriskt Tjänst Tele-Q Kostnad Enligt avtal med leverantören. Tele-Q grundpaket: 2 215 kr/mån. Ett antal tillval för TeleQ-tjänsten finns, prisintervall: 275 990 kr/mån. Telefoniabonnemang för Tele-Q och samtalskostnad bekostas av vårdgivaren. 7 IT-tjänster för support, utbildning och beställningsstöd I de IT-tjänster som Region Kronoberg tillhandahåller ingår IT-support och VIS-support dygnet runt alla dagar enligt samma servicenivå som Region Kronobergs utförare erhåller. 8 Priser och övriga villkor 8.1 Priser Angivna priser i detta dokument och produktbilagan är exkl moms. Priser för program, utrustning och tjänster revideras var 12:e månad och uppdateras utifrån hur Region Kronobergs externa kostnader för anskaffning förändras. Se produktbilaga för aktuella priser. 8.2 Villkor Vårdgivaren ska följa Region Kronoberg regelverk för IT-tjänster som finns på publicerade på Region Kronobergs interna webbplats. IT-tjänster kan under avtalsperioden komma att förändras eller ersättas av likvärdiga utifrån nya upphandlingar och avtal som Region Kronoberg sluter. Etablering av ny verksamhet, flytt av verksamhet, etablering av filialmottagning samt avveckling av verksamhet ska meddelas Kundvalsenheten inom Region Kronoberg 10 veckor innan driftsättning eller avveckling. Vid flytt av verksamhet och etablering av filialmottagning debiteras en engångskostnad på 25 000 kr. Sida 11 av 12

Allriskförsäkring inkl. stöld ingår i pris för hyra av utrustning. Detta ingår inte för utrustning som betalas genom engångshyra. För tillval med engångshyra ingår endast grundgaranti och ingen på-platsenservice. Utanför garantitiden tillkommer kostnader för reparation och service. Sida 12 av 12