Revisionsplan redovisningsrevision 2016 Region Skåne BAKGRUND Vårt uppdrag Deloitte har fått i uppdrag att utföra redovisningsrevisionen åt Revisorskollegiet i Region Skåne. Uppdraget kommer att utföras i enlighet med god revisionssed i Sverige och i enlighet med SKYREVs vägledning för redovisningsrevision vilken är baserad på ISA. Den planering av uppdraget som vi upprättat är föremål för Region Skånes revisorers godkännande och syftar till att vara en del av den överordnade revisionsplanen. Verksamhet/Organisation Region Skåne är den högsta direktvalda politiska organisationen i Skåne med ansvar för vård och hälsa, kollektivtrafik, utveckling av näringsliv, kultur, infrastruktur, samhällsplanering och miljö- och klimatfrågor i Skåne. Region Skåne omsätter cirka 40 mdkr och har cirka 33 000 anställda. Ekonomi och framtidsutsikter Det ekonomiska resultatet för 2015 uppgick till minus 557 mnkr (blandmodellen) medan resultatet enligt så kallad fullfonderingsredovisning var positivt med 32 mnkr. Region Skånes eget kapital är negativt med 2,1 mdkr (blandmodellen) eller negativt med 20,4 mdkr medräknat pensionsåtagandena. Den ekonomiska situationen är således mycket allvarlig. Den ekonomiska tillväxten i Sverige förväntas ligga på en hög nivå även under 2016 vilket i sin tur förväntas leda till ökad sysselsättning och därmed ett ökat skatteunderlag. Samtidigt förväntas dock nettokostnaderna öka, exempelvis till följd av ökande sjukfrånvaro. Investeringsnivån bedöms vara hög de närmaste åren till följd av investeringar i sjukhusen i Malmö, Lund och Helsingborg. Verksamheternas behov av investeringar i byggnader och utrustning innebär en ökad ekonomisk belastning som behöver finansieras. Likviditeten har minskat under 2015 främst som en följd av investeringar i kombination med avbetalningar av låneskulder. Den långsiktiga bedömningen är att likviditeten kommer att fortsätta påverkas negativt på grund av fortsatt höga investeringsnivåer. Revisionsplan 2016 Region Skåne 1/9
REDOVISNINGSPRINCIPER OCH -FRÅGOR Region Skåne tillämpar Kommunallagen, Lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. En väsentlig avvikelse från lagen är att Region Skånes redovisning presenterar resultatoch balansräkningar enligt fullfonderingsmodellen som en med den stadgade blandmodellen likvärdig uppställningsform. En statlig utredning har kommit med förslag under våren 2016 innebärande bl. a att fullfonderingsmodellen skall bli den i framtiden föreskrivna principen. KRITISKA TRANSAKTIONSFLÖDEN OCH IT Kritiska transaktionsflöden Löneprocess Löner och lönebikostnader svarar för en mycket stor del av de totala verksamhetskostnaderna. Löneprocessen innehåller även ett antal förtroendekänsliga moment såsom representation, utläggsredovisning mm. Löneprocessen är även en transaktionsrik process. Detta sammantaget medför att löneprocessen är kritisk. Inköpsprocessen Enheterna gör årligen stora inköp till verksamheten och inköpsfunktionen är därför att anse som kritisk och ställer stora krav på ansvarsfördelning, integritet och effektivitet och kunskaper i avtalsskrivning. Enheterna är dessutom skyldiga att följa lagen om offentlig upphandling (LOU), vilket även ställer krav på väl fungerande rutiner för undvikande av eventuella anspråk som kan riktas mot Region Skåne från leverantörer. Läkemedelskostnader utgör en väsentlig del av Region Skånes kostnadsmassa. Det är därför av vikt att ändamålsenlig uppföljning sker och att avstämning görs mot befintliga avtal. Bokslutsprocessen Den primära målsättningen för vår revision av den finansiella redovisningen är att tillförsäkra att den externa redovisningen som lämnas i den samlade årsredovisningen är rättvisande och följer Kommunallagen och Lagen om kommunal redovisning. Den ofta snäva tidplanen i samband med årsbokslut och förekomsten av manuella transaktioner medför att det är av yttersta vikt att bokslutsprocessen inte fallerar med avseende på avstämningsrutiner, periodiseringar, fullständighet, dokumentation, konsolidering etc. Under 2016 har rapporteringstiderna förkortats ytterligare vilket ställer ännu högre krav på fungerande bokslutsrutiner och lämnande av information från verksamheterna till ekonomiavdelningen samt att alla tillämpar aktuella redovisningsprinciper på ett enhetligt sätt. Processen för periodiseringar i samband med bokslut blir ytterligare kritisk för kvaliteten såväl i boksluten som för dessa som underlag för prognoser och beslut. Vår ingående analytiska granskning av väsentliga balansposter omfattar granskning av ej förväntade förändringar och poster. Vår granskning kommer att ske utifrån vår förståelse av enheternas verksamheter samt vår Revisionsplan 2016 Region Skåne 2/9
kunskap om och revisionsiakttagelser från verksamheten i övrigt. Vi kommer också att i samarbete med ansvariga försäkra oss om att en rättvisande bild ges av verksamheten. Detta gör vi genom granskning av redovisningsprinciper och -regler, former för presentation samt tilläggsupplysningar. Intäktsprocessen skatteintäkter m fl intäkter Skatteintäkterna utgör 80 % av Region Skånes totala intäkter, varför denna process är att anse som kritisk. Komplexiteten i processen är dock relativt låg och posterna går att verifiera genom substansgranskning. Region Skåne får emellertid även andra intäkter i form av ersättningar, exempelvis relaterade till migrationskostnader. Vissa av dem kräver ett aktivt arbete för sökning av rörliga komponenter varför processerna kring detta blir viktiga. Intäktsprocessen verksamhetens intäkter Region Skånes intäktsprocess är mycket transaktionsintensiv. Detta ställer höga krav på integritet (fullständighet och korrekthet) i informationsflödena för att erhålla en korrekt redovisning och periodisering av intäkterna. Intäktsredovisningen involverar ett flertal komplexa IT-system och ITberoendet är högt varför intäktsprocessen är att anse som kritisk. Investeringar/pågående projekt/anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar utgör en stor del av balansomslutningen. Rutinen för anläggningstillgångar är därför att anse som kritisk, främst beträffande administration av anläggningsregister, rörelsetillhörighet, värdering inklusive prövning av eventuella nedskrivningsbehov, redovisning av pågående nyanläggningar (rörelsetillhörighet, kostnadsfördelning, avslut/aktivering, uppföljning mot budget, projektledning etc.), fastställande av nyttjandeperioder (avskrivningar) och integritet i involverade IT-system. I samband med införande av komponentredovisning har frågeställningen kring avgränsning mellan aktivering och kostnadsföring av nedlagda utgifter fått ytterligare relevans. Avsättningar Region Skånes avsättningar uppgår till stora belopp och utgör ca 50 % av balansomslutningen. Det finns en stor inbyggd komplexitet i värderingen av avsättningar och att identifiera och estimera dessa avsättningar kräver ett stort inslag av bedömningar varför detta anses som ett kritiskt område. Finansiering/säkringsredovisning Region Skånes lånefinansiering uppgår till stora belopp. Säkringsredovisning relaterat till denna är ett komplext område med specifika redovisningsfrågor. Användande av finansiella instrument ställer höga krav på personalens kompetens och en fungerande ansvarsfördelning då bristande rutiner eller felaktiga beslut skulle kunna få stora konsekvenser. Mervärdesskatt Mervärdesskatt är ett område med hög inbyggd komplexitet beaktat den verksamhet Region Skåne bedriver. Beaktat den inbyggda komplexiteten anser vi att rutinen för att säkerställa en korrekt mervärdesskattehantering som kritisk. Revisionsplan 2016 Region Skåne 3/9
SAMMANFATTNING AV REVISIONSMETOD Baserat på ovanstående information har vi upprättat följande riskhypotes för Region Skåne, vilken utgör grunden för vår detaljerade revisionsansats för redovisningsrevisionen av Region Skåne. Ovanstående riskområden granskas huvudsakligen genom en detaljerad bedömning och testning av interna kontroller för att hantera dessa risker. I de fall den interna kontrollmiljön fallerar kommer övergång till traditionell substansgranskning att ske. Vid vår granskning av interna kontroller kommer vi att utvärdera dessa vad gäller kontrollmiljön och det löpande arbetet med intern kontroll. Vår utvärderingsmodell har sin utgångspunkt i nedanstående temperaturmätare: I granskningen av den interna kontrollmiljön ingår granskning av förtroendekänsliga områden samt bedömning av risken för oegentligheter och fel. Vårt ansvar är att på grundval av gjord riskbedömning lägga upp en granskning som ger betryggande säkerhet för att sådana felaktiga uppgifter som beror på oegentligheter och fel och som är väsentliga för årsredovisningen som helhet upptäcks. Utöver granskning av ovanstående specifika områden kommer analytisk och översiktlig granskning att ske av övriga resultat- och balansräkningsposter såväl löpande (delårsbokslut per augusti) som i samband med årsbokslut. Revisionsplan 2016 Region Skåne 4/9
FÖRDJUPADE GRANSKNINGAR REDOVISNINGSREVISION Anläggningstillgångar Sedan tidigare år har Region Skåne delat in sina fastigheter i komponenter. För att få en mer rättvisande redovisning samt att minska gränsdragningsproblematiken mellan investeringar och planerat underhåll har Region Skåne från och med 2015 infört ytterligare delkomponenter för fastigheterna. och väl fungerande rutiner för att säkerställa att aktivering respektive kostnadsföring av anläggningstillgångar sker inom ramen för tillämpliga regelverk. Vår granskning kommer huvudsakligen att inriktas mot följande: Gränsdragning mellan aktiverade respektive kostnadsförda utgifter. Klassificering i korrekt komponenttyp och därmed avskrivningstid och årlig kostnad. Korrekt behandling av utrangerade komponenter. Intervjuer med utvalda personer vid såväl granskade förvaltningar som den centrala ekonomifunktionen. Stickprovsgranskning av kostnadskonton kopplade till underhåll och reparationer. Stickprovsgranskning av under året nyanskaffade komponenter. Stickprovsgranskning av utrangering av komponenter. Genomläsning och utvärdering av riktlinjer och tillhörande dokumentation. Lönekostnader Region Skåne har cirka 33 000 anställda. Det stora antalet anställda innebär att lönekostnaderna uppgår till väsentliga belopp. Omfattningen av personal innebär att det inte är praktiskt möjligt för Region Skåne att bedöma riktigheten i rapporterade värden för varje enskild individ. Det är därför av stor vikt att lönehanteringen och rapporteringsrutinen fungerar tillfredställande. och väl fungerande rutiner för redovisning och utbetalning av löner. Vår granskning kommer huvudsakligen att inriktas mot följande: Kartläggning och bedömning av rutiner kring hantering av arbetad tid och löneutbetalningar. Revisionsplan 2016 Region Skåne 5/9
Verifiering på stickprovsbasis att riktlinjerna efterlevs. Intervjuer med relevant personal hos GSF och den centrala ekonomifunktionen. Verifiering av utvalda kontroller på stickprovsbasis. Begränsad stickprovsgranskning av lönehantering för ett antal individer. Kvalitet i periodiseringar Region Skåne fattade under hösten 2015 beslut om att från och med våren 2016 tidigarelägga sina bokslutstidpunkter för såväl månads- som delårsoch årsbokslut. Detta ställer ytterligare krav på att det finns väl fungerade rutiner i samband med bokslut och rapportering. En väsentlig del i detta innebär att det finns väl fungerande rutiner i samband med periodiseringar samt efterföljande uppföljning av avvikelser och bedömning av kvalitet i gjorda periodiseringar. och väl fungerande rutiner i samband med periodiseringar i bokslut samt att bedöma kvaliteten i periodiseringarna. Vår granskning kommer huvudsakligen att inriktas mot följande: Kartläggning av ändrade rutiner för periodiseringar och insamling av nödvändig information från verksamheterna till ekonomiavdelningen. Bedömning av om de nya rutinerna tillämpas enhetligt. Metod för bedömningar och uppskattningar. Kartläggning av rutinen för uppföljning och utvärdering av kvalitet i gjorda periodiseringar. Kartläggning av erfarenheter från initial tillämpning av de nya riktlinjerna och dessas inverkan på bokslutens kvalitet. Intervjuer med utvalda personer vid verksamheters ekonomiavdelningar och vid den centrala ekonomifunktionen. Verifiering av utvalda kontroller på stickprovsbasis. Genomläsning och utvärdering av riktlinjer och tillhörande dokumentation. Uppföljning av dokumentation från analyser av avvikelser mot budget jämfört med tidigare år. Kartläggning av om syftet med den ändrade rutinen har uppnåtts. Revisionsplan 2016 Region Skåne 6/9
Migrationsersättning Region Skåne erhåller bland annat intäkter i form av ersättningar relaterade till migrationskostnader. Dessa kräver ett aktivt arbete för sökning av rörliga komponenter varför processerna kring detta blir viktiga. Det är av stor vikt att det finns ändamålsenliga rutiner och kontroller för att tillse att regionen erhåller de ersättningar som man är berättigad till. och väl fungerande rutiner för att inhämta nödvändig information för att kunna sammanställa de underlag som krävs för att söka den rörliga delen av migrationsersättningen. Vår granskning kommer huvudsakligen att inriktas mot följande: Hur ser rutinen ut för sökande av ersättning. Vilka processer finns för att insamla nödvändig information kring individrelaterade kostnader. Hur ofta sker redovisning till migrationsverket. Vilka risker/osäkerheter är förknippade med denna hantering och vad görs för att begränsa dessa. Vilka rutiner finns för uppföljning och kontroll. Intervjuer med utvalda personer vid ekonomiavdelningen och berörda förvaltningar. Genomgång av processbeskrivningar. Stickprovsmässig granskning av sammanställd information från förvaltningarna. Stickprovsmässig granskning av ersättningsframställan. Stickprovsmässig granskning av uppföljning och kontroll av faktiskt erhållen ersättning. Läkemedelskostnader Under 2015 uppgick kostnader för läkemedel i Region Skåne till 3 913 mkr, vilket utgör en väsentlig del av verksamhetens kostnader. Det är viktigt att det finns väl fungerande rutiner på plats för att säkerställa uppföljning av Revisionsplan 2016 Region Skåne 7/9
läkemedelskostnader samt att de kostnader Region Skåne har för läkemedel stämmer överens med ingångna avtal. och väl fungerande rutiner för att säkerställa att uppföljning görs av läkemedelskostnader i förhållande till ingångna avtal. Vidare att eventuella rörliga delar i avtalen identifieras och beaktas korrekt i samband med bokslut. Vår granskning kommer huvudsakligen att inriktas mot följande: Hur säkerställer man att fakturerade priser överensstämmer med ingångna avtal. Hur ser attestrutinen ut kring godkännande av debiterade läkemedelskostnader och eventuella rabatter. Vilka processer finns för insamlande av nödvändig information för att kunna beakta eventuella upplupna kostnader eller rabatter vid upprättande av bokslut. Rutiner för uppföljning av kostnader och avvikelser mot budget. Avgränsning öppenvård/slutenvård. Rutiner och kontroller relaterade till regelsystemet kring högkostnadsskydd. Intervjuer med utvalda personer vid ekonomiavdelningen och berörda förvaltningar. Stickprovsgranskning av kontroller för attestering av läkemedelskostnader. Genomgång av processbeskrivningar. Granskning av rutin för korrekt periodisering och hantering relaterad till öppenvård/slutenvård och högkostnadsskydd. Granskning av rutin för uppföljning av kostnader och avvikelser mot budget. KOORDINERING OCH UPPDRAGSSTYRNING För att säkerställa en god uppdragsstyrning och koordinering har vi för avsikt att kommunicera löpande med de granskade enheterna samt att kommunicera och rapportera till revisionskontoret efter överenskommelse om vad som är lämpligt. Revisionsplan 2016 Region Skåne 8/9
FÖRDELNING AV REVISIONSRESURSER Våra revisionsresurser kommer för 2016 års revision att fördela sig enligt följande: Planering, riskbedömning och utformning av detaljerad revisionsansats 15 % Granskning av rutiner och intern kontroll och övrig löpande granskning 25 % Granskning av delårsbokslut 25 % Granskning av årsbokslut, årsredovisning, koncernredovisning och -rapportering 35 % TIDPLAN OCH REVISIONSTEAM Granskningen kommer att utföras enligt separat överenskommelse och enligt den tidplan Revisionsenheten utfärdar i sina instruktioner. Revisionsteam Grupp Västra Grupp Östra Grupp Centrum Grupp RS Grupp HSN Malin Ohlsson Paul Hansson Per Stomberg Per Stomberg Paul Hansson Malmö den 23 maj 2016 DELOITTE AB Per Stomberg Revisionsplan 2016 Region Skåne 9/9