Dnr KS-2012-670 Dpl 00 sid 1 (7) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Verksamhetsstyrning Tjänsteyttrande 2013-02-27 Jenny Mentzer, 054-540 -10 40 jenny.mentzer@karlstad.se Översyn av arbetsformer och reglemente för rådet för personer med funktionsnedsättning Dnr KS-2012-670 Dpl 00 Bakgrund Ett av de övergripande målen i kommunens strategiska plan är att Karlstadsbornas erfarenheter och kunskaper bättre ska tas till vara. Som en del i att nå målet har kommunstyrelsen ansvar för ett åtagande om att utveckla arbetsformer för kommunens råd för intresseorganisationer och andra forum för dialog. Utifrån åtagandet gjorde kommunledningskontoret en kartläggning av pensionärsrådet och rådet för personer med funktionsnedsättning under våren 2012. Intervjuer genomfördes med: Organisationsrepresentanter som sitter med i råden Organisationsrepresentanter som inte sitter med i råden Förtroendevalda som sitter med i råden Tjänstemän som har varit i kontakt med råden Syftet var att kartlägga rådens verksamhet utifrån de olika aktörernas perspektiv. I kartläggningen framkom att rådens funktion och syfte var oklart. Förslaget till fortsatt arbete blev därför att tydliggöra syftet genom att definiera vad rådens verksamhet ska leda till. Översynen resulterade även i ett underlag till fortsatt arbete och utveckling av råden som presenteras i det här ärendet. Nuläge Rådet för personer med funktionsnedsättning består av sju ledamöter och sju ersättare från handikappföreningar verksamma i Karlstad med omnejd och förtroendevalda från kommunstyrelsen, arbetsmarknads- och socialnämnden, barnoch ungdomsnämnden, Karlstads-Hammarö gymnasienämnd, teknik- och fastighetsnämnden, stadsbyggnadsnämnden samt vård- och omsorgsnämnden. Enligt gällande reglemente ska rådet sammanträda fyra gånger per år. Efter genomgång av protokoll från rådsmöten under åren 2009 till 2012 framgår det att innehållet på mötena i huvudsak är information från kommunens olika förvaltningar. I rådet för personer med funktionsnedsättning kommer en tredjedel av informationen från vård- och omsorgsförvaltningen, resterande från övriga Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8A Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 34 06 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
Dnr KS-2012-670 Dpl 00 sid 2 (7) förvaltningar. Informationen från övriga förvaltningar består till stor del av allmän information som även är av intresse för alla Karlstadsbor. Därutöver ges viss målgruppsspecifik information från andra förvaltningar. Närvarande politiker på rådsmötet informerar från respektive nämnd. Innehållet är oftast allmän information och vad som beslutades på senaste nämndsammanträdet. På rådsmötena ställer handikappföreningarna ofta frågor till varje punkt på dagordningen samt till politikerna när de rapporterar från nämnderna. Frågorna som riktas till politikerna är oftast av driftskaraktär, det vill säga på tjänstemannanivå. På dagordningen finns en stående punkt om aktuellt från handikappföreningarna. Punkten innehåller information om aktiviteter och initiativ i handikappföreningarna, men även konkreta frågeställningar till kommunen. Inför varje rådsmöte hålls ett beredningsmöte där beredningsgruppen förbereder ärenden och föreslår dagordning. Beredningsgruppen består av ordförande, vice ordförande, ytterligare en representant för handikappföreningarna och sekreteraren i rådet. Översynens genomförande Översynen består av fyra delar 1. Arbetsgrupp med handikappsföreningarna 2. Återrapportering och samverkan på rådsmöte 3. Dialog med politiker i rådet 4. Omvärldsbevakning 1. Arbetsgrupp med handikappföreningarna Med kartläggningen som grund bildade kommunledningskontoret en arbetsgrupp med fem representanter från handikappföreningarna som sitter med i rådet. Gruppen träffades tre gånger. Arbetsgruppens roll var att bidra med kunskap om hur de upplever hur rådet fungerar idag och att förmedla vad föreningarna har för behov och hur de vill arbeta framöver. Arbetsgruppen var överens om att rådets nuvarande arbetsform inte är framgångsrikt för dialog. Föreningarna uttrycker en stark önskan att politikerna kommer med frågor till föreningarna, att politikerna efterfrågar deras kompetens. Föreningarna uttrycker också ett behov av utbildning. Dels upplever de att det från kommunens sida finns okunskap om hur föreningarna fungerar och verkar och dels skulle föreningarna vilja ha mer kunskap om tjänstemännens och de förtroendevaldas olika roller. Vad gäller själva rådsmötena efterfrågar arbetsgruppen information från nämnderna, främst om sådant som är på gång framöver och där föreningarna skulle kunna vara med och påverka. De efterfrågar även en återkoppling på synpunkter som föreningarna framfört på bland annat rådsmötena. Föreningarna uttrycker en önskan om att få kontaktpersoner på förvaltningarna för att underlätta dialogen med tjänstemännen. I övrigt är det positiva till arbetsgrupper som arbetssätt.
Dnr KS-2012-670 Dpl 00 sid 3 (7) Den viktigaste frågan som föreningarna driver är att alla oavsett eventuell funktionsnedsättning ska ha full delaktighet i samhället. De områden som föreningarna tycker är mest angeläget att få samverka kring utifrån det är: Fysisk miljö - bostäder - offentliga lokaler Kollektivtrafik och kommunikationer Kognitiva hjälpmedel och hjälpmedel över lag Ny- och ombyggnation Som ett sista led i förankringen med handikappföreningarna stämdes förslaget på nytt arbetssätt av med arbetsgruppen. Föreningarna lämnade synpunkter och utifrån det har vissa delar av förslaget tydliggjorts och föreningarna är i grunden positiva till förslaget. 2. Återrapportering och samverkan på rådsmöte På efterkommande rådsmöte fick deltagarna i smågrupper bestående av både politiker och representanter från handikappföreningarna diskutera följande frågor: Teman - Vilka frågor är det mest angeläget att samverka kring? Rådsmötena vilka typer av frågor bör lyftas? Framåtsyftande? Arbetsgrupper på vilket sätt skulle det kunna göras och vilka frågor skulle kunna vara aktuella här? De frågor som de tycker är mest angeläget att samverka kring är tillgänglighet i ett brett perspektiv. De ser rådet som ett informationsforum för vad som är på gång i de olika nämnderna, framför allt kring frågor där deltaktighet från föreningarnas sida är möjlig. De frågor som lyfts på rådsmötena skulle därför kunna mynna ut i en arbetsgrupp som kan jobba vidare med frågan för att sedan återkoppla till rådet. Arbetsgrupper skulle även kunna vara kopplade till specifika projekt där de får vara med och diskutera frågorna. Rådsmötena och arbetsgrupperna blir då en bra mix som kompletterar och samverkar med varandra. Det framförs också önskemål om en temadag där föreningarna och kommunen kan lära sig mer om varandra. Det skulle bli en bra start för det nya arbetssättet och där grunden kan läggas för fortsättningen. De ser möjligheter i att kunna samköra temadagar med pensionärsrådet. 3. Dialog med politiker i rådet Kommunledningskontoret träffade vid ett tillfälle politiker som sitter med i rådet för att fånga upp deras syn på hur rådet skulle kunna arbeta framöver. Politikerna framför att rådsmötena till stor del består av information. De önskar att det var mer diskussioner i ett tidigt skede kring olika ärenden. När förändringar ska genomföras tycker de att det är viktigt att ta reda på vad det kan få för konsekvenser för olika målgrupper, där funktionsnedsatta är en av dem. Politikerna tycker att rådsmötena behöver struktureras upp. Det kan ske genom att ha en informationsdel på mötet
Dnr KS-2012-670 Dpl 00 sid 4 (7) och en dialogdel där de sitter i små bikupor och diskuterar olika frågeställningar. De efterfrågar en prioriteringslista från handikappföreningarna, att de får i uppdrag att tala om vad de vill få information om och föra dialog kring. Utifrån det kan rådet tillsammans prioritera och tidsbestämma när frågorna ska lyftas i rådet. 4. Omvärldsbevakning Ett led i översynen har varit att inhämta kunskap om hur kommunens olika förvaltningar och andra kommuner samverkar med handikappföreningar. Vård- och omsorgsförvaltingens LSS-verksamhet träffar regelbundet representanter från handikappföreningarna för att informera om verksamheten. Det är ett forum för information och dialog. Under 2012 har det funnits ett stort informationsbehov om hur nämndens besparingar inom handikappomsorgen skulle lösas och träffarna har därför varit tätare. Vård- och omsorgsförvaltningen använder sig av fokusgrupper för att inhämta information i arbetet med kvalitetsfrågor, det vill säga utveckling och förbättring. Brukare handplockas då utifrån dialogens syfte. Ett annat bra exempel är parkeringsplatsutredningen som teknik- och fastighetsförvaltningen gjorde i samarbete med SWECO. De prioriterade grupperna, bland annat personer med funktionsnedsättning, har varit delaktiga och upplever att deras behov har tillgodosetts på ett bra sätt i ärendet. Våra jämförelsekommuner Linköping, Örebro, Jönköping, Sundsvall, Gävle, Växjö, Luleå och Kalmar arbetar på liknande sätt som Karlstad med sina rådsmotsvarigheter. Precis som här innehåller deras rådsmöten i huvudsak information från tjänstemän. Undantaget är Linköping där rådet i stor uträckning arbetar i arbetsgrupper med tydliga teman, exempelvis kollektivtrafik och stadsmiljö. Tjänstemän bjuds ibland in för att besvara detaljfrågor. Linköping har också jobbat med utbildningar för rådets ledamöter avseende deras roll vad som förväntas av dem och vad rådet är för slags arena. Detta arbete har bidraget till en känsla av att det görs något av betydelse inom rådet. Kungsbacka är en kommun som tagit ett samlat grepp kring vad de kallar för invånardialog. Arbetet bedrevs först i projektform under ett och ett halvt år, men har nu permanentats. Ett av uppdragen inom ramen för projektet var att besvara frågan om invånardialogen kunde ersätta pensionärs- och handikappråden, som under projektet lades på is. Genom projektet visade det sig att råden inte behövs specifikt. Målgrupperna fanns representerade i de olika dialogforum som testades. De konstaterade däremot att det fanns ett behov hos organisationerna av att få information från kommunen. Äldreomsorgsnämnden och nämnden för funktionshinder fick därför i uppdrag att ha informationsmöten direkt med berörda organisationer. Råden i sin ursprungliga form har därför lagts ner.
Dnr KS-2012-670 Dpl 00 sid 5 (7) Kommunledningskontorets förslag på nytt arbetssätt Kommunledningskontoret har arbetat fram ett förslag på nytt arbetssätt utifrån kartläggningen, arbetet i arbetsgruppen, det som framkom på rådsmötet och omvärldsbevakningen. Syftet med förslaget är att möta upp handikappföreningarnas önskemål och att bättre ta tillvara deras kompetens genom att renodla och särskilja medborgar- och brukardialogen. En medborgardialog handlar om frågor som berör människor i rollen som medborgare i kommunen, det vill säga övergripande frågor om samhällsutvecklingen. Här krävs det politiska beslut, vilket gör förtroendevalda till viktiga aktörer. I en brukardialog deltar människor i rollen som brukare av en specifik verksamhet eller service. Det innebär ofta att frågan inte kräver politiska beslut och att dialogen främst sker mellan brukare och tjänstemän. För att renodla dialogen föreslår kommunledningskontoret att rådsmötet blir ett forum för medborgardialog och att brukardialogen sker genom dialog och samverkan mellan tjänstemännen på förvaltningarna och handikappföreningarna. Rådsmöte För att få en renodlad medborgardialog och för att möta upp handikappföreningarna önskemål om att föra dialog med de förtroendevalda och därmed kunna påverka i ett tidigt skede föreslår kommunledningskontoret att rådet i sig finns kvar. Rådsmötets nuvarande form är i grunden riggat för medborgardialog i och med att både förtroendevalda och föreningsrepresentanter finns närvarande. Däremot finns även tjänstemän närvarande genom att de är där och informerar i olika frågor. Kommunikationen med tjänstemännen föreslås däremot istället ske genom dialog och samverkan med förvaltningen, se rubrik Dialog med nämnderna och förvaltningarna nedan. Rådsmötet föreslås bestå av i huvudsak tre punkter: Ett ämne/tema som diskuteras Aktuellt från nämnderna Frågor från pensionärsorganisationerna Varje rådsmöte föreslås ha ett tydligt fokus på ett ämne eller tema. På så sätt kan de förtroendevalda och pensionärsorganisationerna diskutera ämnet tillsammans. På så sätt får politiken med sig organisationernas synpunkter och tankar. Under punkten aktuellt från nämnderna kan politikerna inhämta synpunkter i andra större övergripande frågor från organisationerna. Avslutningsvis bör det även finnas en punkt där organisationerna får tillfälle att lyfta frågor de vill diskutera med politikerna. Syfte Syftet med rådsmötet är att de förtroendevalda kan föra en medborgardialog med handikappföreningarna.
Dnr KS-2012-670 Dpl 00 sid 6 (7) Ansvar och frekvens Kommunledningskontoret föreslår två rådsmöten per år, ett på våren och ett på hösten. Beredning inför mötet sker enligt förslag under rubrik Beredning, se nedan. Temadag För att ytterligare öka medborgardialogen föreslår kommunledningskontoret en temadag per år. Temadagen sätter fokus på ett specifikt ämne och kan till exempel bestå av information, föreläsningar och workshops. Dagen är öppen för alla att delta på, det vill säga inte bara för dem som sitter med i rådet för personer med funktionsnedsättning. Temadagen blir därmed ett forum där politiker, tjänstemän, handikappföreningarna och övriga medborgare kan mötas. Syfte Syftet med temadagar är att fortbilda förtroendevalda, handikappföreningarna, tjänstemän och andra intresserade i frågor som berör personer med funktionsnedsättning. Ansvar och frekvens Kommunledningskontoret förslår en temadag per år och att nämnderna som är representerade i rådet för personer med funktionsnedsättning anordnar den var sitt år. Detta görs med fördel i samverkan med handikappföreningarna. Beredning Beredning föreslås ske för hela året samtidigt. Det innebär att ordförande, vice ordförande, en politiker från oppositionen och ytterligare en organisationsrepresentant träffas för att planera innehållet för årets rådsmöten och temadagen. Innehållet ska vara övergripande politiska frågor. Dialog med nämnderna och förvaltningarna Brukardialogen, det vill säga dialogen mellan tjänstemän och handikappföreningarna, behöver stärkas upp. Kommunledningskontoret föreslår därför att nämnderna och förvaltningarna som sitter med i rådet utökar sin samverkan och dialog med handikappföreningarna. För att underlätta föreningarnas kontakt med berörda förvaltningar ska de utse kontaktpersoner. Nämnderna och förvaltningarna föreslås även använda sig av handikappföreningarna som referensgrupp eller arbetsgrupp i frågor som rör personer med funktionshinder. På så sätt kan föreningarna bidra med kompetens och får möjlighet att påverka verkställigheten. Nämnderna och förvaltningarna ska bjuda in föreningarna och ta initiativ till diskussion och samverkan med dem när till exempel större förändringar eller projekt som berör personer med funktionsnedsättning planeras. Syfte Syftet med dialogen är att skapa ett forum för brukardialog mellan tjänstemän och handikappföreningarna. Det blir ett tillfälle att fånga upp föreningarnas synpunkter i genomförandeprocessen.
Dnr KS-2012-670 Dpl 00 sid 7 (7) Ansvar och frekvens För att underlätta kontakten mellan förvaltningarna och handikappföreningarna ska förvaltningarna utse kontaktpersoner. Förvaltningarna ska även vid behov samverka med handikappföreningarna genom att till exempel bilda en arbetsgrupp. Utvärdering Kommunledningskontoret föreslår att arbetssättet utvärderas efter två år. Utöver det har kommunledningskontorets löpande ett uppföljningsansvar, som en del av det samlade demokratiarbetet. Reglemente Reglementet för rådet för personer med funktionsnedsättning behöver justeras efter det föreslagna arbetssättet, se bilaga 1. Föreningarn har lyft frågan om att upprätta ett samverkansavtal mellan kommunen och handikappföreningarna istället för reglementet. Kommunledningskontoret ställer sig positiv till det och föreslår att den möjligheten ses över vid utvärderingen om två år. Lena Huldén enhetschef Jenny Mentzer verksamhetscontroller inriktning folkhälsa