KYRKOSTYRELSENS CIRKULÄR Nr 2/

KYRKOSTYRELSENS CIRKULÄR Nr 2/2006 23.1.2006 TIDTABELL FÖR DE FÖRSAMLINGSVAL SOM HÅLLS I NOVEMBER 2006 SAMT BESTÄLLNING AV RÖSTSEDLAR OCH DOKUMENTBLANKETTER I november i år hålls församlingsval, där det väljs ett kyrkofullmäktige för församlingarna. För de församlingar som hör till en kyrklig samfällighet väljs ett församlingsråd för varje enskild församling samt som gemensamt beslutande organ ett gemensamt kyrkofullmäktige. Tidtabell för församlingsvalen Tidtabellen för församlingsvalen medföljer som bilaga till detta cirkulär. Beställning av röstsedlar Valen förrättas så att var och en med en vit röstsedel röstar på en kandidat till kyrkofullmäktige/gemensamma kyrkofullmäktige och med en blå röstsedel röstar på en kandidat till församlingsrådet. Enligt 2 kap. 42 3 i valordningen för kyrkan låter Kyrkostyrelsen trycka upp röstsedlarna. Röstsedlarna måste beställas före 28.2.2006. Beställning av andra dokument Med anledning av valen skall man i församlingen grunda valmansföreningar för nomineringen av kandidater. En valmansförening grundas med en särskild stiftelseurkund, som skall innehålla de uppgifter som nämns i 2 kap. 33 1 i valordningen. Kyrkostyrelsen låter trycka upp blanketter för stiftelseurkund samt i anslutning till detta ansökningsblanketter för valmansförenings ombud. Varje församling får 10 st. av dessa blanketter sända till sig utan beställning. Om församlingen vill beställa fler exemplar skall beställning göras på den bifogade beställningsblanketten. Man kan också själv ta kopior på dessa blanketter. I förhandsröstningen kan man använda följekuvert och valkuvert från föregående val. De andra valdokumenten kommer att ändras så man kan inte använda gamla exemplar av dessa. För att vi skall få reda på hur många röstningssedlar och andra valdokument som måste tryckas upp ombeds kyrkorådet/gemensamma kyrkorådet/församlingsrådet

2 uppskatta hur många röstningssedlar och andra dokument som behövs. Rådets ordförande gör utgående från detta en beställning med beställningsblanketten. Dokumenten i anslutning till bildandet av en valmansförening sänds till kyrkoherdeämbetet i början av augusti. Röstningssedlarna sänds senare men i god tid före valet. Valdokumenten sänds direkt från tryckeriet, vilket också fakturerar församlingen för dokumenten. Priset för valdokumenten är ännu inte känt, utan klargörs senare utgående från offerterna. Alla röstsedlar och andra valdokument trycks som tvåspråkiga, på både finska och svenska. För beställning av valdokument på samiska sänds senare ut en separat beställningsblankett till församlingarna på samernas hembygdsområden. Den bifogade beställningsblanketten måste vara Kyrkostyrelsen tillhanda senast den 28 februari; blanketten sänds helst per fax på nummer 09 180 2350 eller per post (Hamngatan 11, PB 185, 00161 HELSINGFORS). Märk kuvertet med: Blankettbeställning för församlingsvalen. Frågor om blanketterna besvaras av direktörens sekreterare Tuija Rekonen, tfn (09) 180 2219. Om vallängder Varje församlings aktuella medlemsregister upprätthålls för närvarande av ett maskinläsbart medlemsdatasystem. Varje församling skriver ut de behövliga vallängderna över röstberättigade från de egna medlemsdatasystemen. KYRKOSTYRELSEN Risto Junttila Mikko Tähkänen ISSN 0782-9558 Tryckort: Kyrkostyrelsens kopieringscentral

BESTÄLLNINGSBLANKETT FÖR DOKUMENT I ANKNYTNING TILL FÖRSAMLINGSVALET ÅR 2006 Obs! Beställningen skall göras med denna blankett. Församlingen behåller en kopia av beställningen. De församlingar som ingår i en kyrklig samfällighet bör beställa samma antal vita och blåa röstningssedlar. Enskilda församlingar bör beställa det antal röstningssedlar som beräknas gå åt, även för förhandsröstare från andra församlingar. Församling: Adress: E-postadress: Stift: Tfn: Församlingen beställer följande antal exemplar att skickas till församlingen: 1. Vita dokument för val av kyrkofullmäktige/gemensamma kyrkofullmäktige: 1. Vita röstningssedlar st. 2. Blanketter Stiftelseurkund för valmansförening 3. Blanketter Valmansförenings ombuds försäkran 4. Blanketter Valmansförenings kandidats samtycke och försäkran 2. Blåa dokument för val av församlingsråd: 5. Blåa röstningssedlar st. 6. Blanketter Stiftelseurkund för valmansförening 7. Blanketter Valmansförenings ombuds försäkran 8. Blanketter Valmansförenings kandidats samtycke och försäkran 3. Dokument för förhandsröstning: 9. Blanketter Följebrev/förhandsröstning st. 10. Kuvert till följebrev 11. Valkuvert 12. Förteckning över personer som förhandsröstat (används även för hemmaröstning) 4. Dokument för hemmaröstning: 13. Blanketter Anmälan till hemmaröstning st. 14. Blanketter Följebrev/hemmaröstning 15. Kuvert till följebrev 16. Valkuvert Ort, tid och underskrift:.02.2006 kyrkoherde Beställningsblanketten skall vara Kyrkostyrelsen tillhanda senast 28.2.2006: a) helst per fax på numret 09 180 2350; eller b) per post på adressen Blankettbeställning för församlingsval, Kyrkostyrelsen, PB 185, 00161 HELSINGFORS

TIDTABELL FÖR FÖRSAMLINGSVALEN ÅR 2006 Förkortningar: KL KO VOK Kyrkolagen Kyrkoordningen Valordningen för kyrkan Paragrafhänvisningarna i 2 kap. i valordningen för kyrkan är utan att detta anges separat tagna ur 2 kap. i valordningen. Nr Tid Åtgärder Anmärkningar 1 senast 31.5; i god tid under april-maj 1) Kyrkofullmäktige/församlingsrådet kan besluta att församlingens område skall indelas i röstningsområden (VOK 2: 1,2) rekommenderas 2) Kyrkofullmäktige/församlingsrådet väljer medlemmar i valnämnden jämte suppleanter för dessa enligt KL 8: 6 1 och VOK 2:1 2 samt utser ordförande. 3) Kyrkorådet/församlingsrådet väljer enligt 17 1 inom sig två personer som skall granska vallängden. 4) Gemensamma kyrkorådet kan tillsätta en centralvallängd (KL 8:6 3 ). 5) Beslut om att välja en tidning/tidskrift i vilken vissa kungörelser och meddelanden i anslutning till valen samt sammanställningen av kandidatlistorna 2 senast onsdag 31.5 3 senast 1.8; rekommendatio n: före semestersäsonge n publiceras (KO 23:2 3 ). Gemensamma kyrkofullmäktige fastställer mandatfördelningen enligt folkmängden i den kyrkliga samfällighetens församlingar (KL 11:7, 2 och VOK 2:66). Valnämndens första sammanträde 1) konstituerar sig enligt 1 1 : val av vice ordförande och sekreterare. 2) beslutar om mottagande av valmansföreningarnas stiftelseurkunder och avfattar en kungörelse om detta i enlighet med 35 1 : - antalet medlemmar som skall väljas till kyrkofullmäktige eller gemensamma kyrkofullmäktige och församlingsrådet; - förutsättningarna för kandidaternas valbarhet, samt - vilka dagar och klockslag samt vart valmansföreningarna skall inlämna stiftelseurkunderna. 3) avfattar en kungörelse enligt 18 om att vallängden är framlagd samt om yrkande på rättelse: - var och när vallängden är framlagd till påseende, - hur rättelseyrkande mot längden kan Med tanke på semestrarna rekommenderas att sammanträdet tidigareläggs. Tidpunkterna i 35 2 Om förutsättningarna för valbarhet, se: KL 7:3, samt 8:3 1 och 4 1 ; VOK 2:33 3 och 37 2 Tidpunkterna i 18 3 1

göras, samt - när valnämnden sammanträder för att behandla rättelseyrkandena. 4 senast 9.8 Den kungörelse som nämdes i punkt 3.2 sätts upp på församlingens anslagstavla och publiceras i tidningen. 5 åtminstone 9.8 15.9 kl. 16 Tid inom vilken kungörelsen om mottagningen av valmansföreningarnas stiftelseurkunder skall finnas framlagd på församlingens anslagstavla. 6 senast (??)1.9 Vallängden sammanställs av kyrkorådet eller församlingsrådet. Vallängden skrivs ut från medlemsdatasystemet. 7 senast 25.8 5.9 Tid inom vilken kungörelsen om vallängden skall finnas framlagd på församlingens anslagstavla. 8 senast 30.8 Kungörelsen om när och var vallängden finns framlagd publiceras i tidningen. 9 senast 1.9 Två av kyrkorådet/församlingsrådet valda medlemmar granskar och kontrasignerar vallängden. 10 4.9 kl. 10 14 5.9 kl. 15 19 11 4 7.9 senast kl. 16 Vallängden finns framlagd för granskning på kyrkoherdeämbetet. Tid inom vilken skriftliga rättelseyrkanden mot vallängden skall lämnas in till kyrkoherdeämbetet. 12 fredag 8.9 Senast denna dag skall en kopia av rättelseyrkande som gäller annans rösträtt skickas per brev till den person som avses i rättelseyrkan. Om personens adress inte är känd skall ett meddelande om rättelseyrkan läggas fram till påseende på församlingens anslagstavla. 13 fredag15.9 före kl. 16 Mottagning av valmansföreningars stiftelseurkunder på kyrkoherdeämbetet upphör. Tidpunkterna i 35 2 Tidpunkterna i 35 2 Tidpunkterna i 15 2 1 punkten. Tidpunkterna i 18 3 Tidpunkterna i 18 3 Tidpunkterna i 17 1 Tidpunkterna i 18 1 Grund i KL 24:7,1-3 Tidpunkterna i KL 24:9,2 Tidpunkterna i 19 3 Tidpunkterna i 36 1 14 senast lördag 16.9 Sammanträdet kan hållas 15.9 efter kl. 16 15 måndag 2.10 före kl. 16 16 måndag 2.10 kl. 16- Valnämndens sammanträde vid vilket enligt 37 2 : - valmansföreningarnas stiftelseurkunder granskas i beredande syfte jämte tillhörande kandidatlistor och valmansföreningarna bereds tillfälle att senast 2.10 kl. 16 lämna utredning eller göra rättelse om upptäckta fel och brister som bör meddelas - godkänns de stiftelseurkund vilka inte gett anledning till anmärkningar eller för vilka inga beslut om tilläggsutredningar har fattats. Fram till denna dag har valmansförening möjlighet att till valnämnden lämna in rättelse, komplettering eller tilläggsutredning som gäller kandidatnomineringen eller valföreningen. Valnämndens sammanträde vid vilket i enlighet med 39 Tidpunkterna i 37 1 3 37 4 Tidpunkterna i 37 3 jfr. VOK 1:3 Valnämndens sammanträde flyttas till 2.10 efter kl. 16 med stöd av VOK 1:3 2

1) behandlas rättelseyrkanden som gäller vallängden, om vilka fattas beslut samt ges besvärsanvisning och delges den som framställt yrkande men inte är närvarande vid sammanträdet; i besvärsanvisningen skall som besvärstidens sista dag anges 17.10 före kl. 16 2) tas till slutgiltig behandling och avgörande de valmansföreningars stiftelseurkunder för vilka har begärts rättelse eller tilläggsutredning på basis av beslut vid valnämndens sammanträde i punkt 14 3) görs i kandidatlistorna ändringar som orsakas av rättelser, kompletteringar och justeringar enligt 37 2 och 3 och 38 samt ändringar som orsakas av att en kandidat avlidit 4) fattas beslut om huruvida i sammanställningen skall inkluderas en kandidats tilltalsnamn, förkortning av förnamnet eller boningsort så som avses i 40 2 5) görs en eller flera sammanställningar av kandidatlistorna genom utlottning av ordningsföljden på listorna; alla listor numreras med romerska siffror från vänster till höger och de beteckningar som godkänts för sammanställningen antecknas 6) numreras kandidaterna i löpande nummerföljd börjande med nummer 2 så, att de kandidater som finns på den kandidatlista som genom lottning är den första i sammanställningen först ges nummer i den ordningsföljd som valmansföreningen har uppgett, därefter till kandidaterna i den kandidatlista som genom lottning är den andra i sammanställningen osv. 7) uppgörs en tidningsannons om var och när sammanställningen eller sammanställningarna av kandidatlistorna finns till påseende och kan erhållas 8) fastställs vallokalerna samt beslutas om val skall förrättas på bägge dagarna som nämns i 30 1 samt vilka dagar och vid vilka tidpunkter röstningen sker vid respektive ställe; fattas beslut om vilka av valnämndens medlemmar och suppleanter som skall närvara vid respektive ställe; uppgörs beställning av röstningsskärmar och valurnor från kommunens lager för valmaterial 9) fattas beslut om frågor som gäller förhandsröstning och hemmaröstning, bl.a. förordnas för dessa valförrättare och KL 24:9,3 VOK 19 4 och 20 2 59 2 i förvaltningslagen I kyrkl. samf. skall kandidatlistorna för bägge valen numreras från och med nummer 1 39 1 5 punkten och 3 Tidpunkterna 41 43 och 44 2 samt 49 f 6 Tidpunkterna 50 3

valvittnen; uppgörs kungörelser om förhandsröstningen och hemmaröstningen för församlingens anslagstavla och tidningen 10) uppgörs en valkungörelse för församlingens anslagstavla och tidningen. Denna skall sättas upp på församlingens anslagstavla senast 3.11 och publiceras i tidningen senast 6.11 11) väljs valbiträden och fattas beslut om andra åtgärder i anslutning till valförberedelserna, om beslut om dessa inte har fattats dessförinnan; en kandidat får inte vara valbiträde 17 senast 3.10 Protokollutdrag och besvärsanvisningar om beslut som valnämnden fattat 2.10 om anteckning om rösträtt eller frånvaro av rösträtt skall skickas per brev till den som gjort 18 senast 17.10 före kl. 16 rättelseyrkan och till den som berörs av rösträtten Tid inom vilken besvär jämte besvärsskrift över avgöranden som fattats med anledning av rättelseyrkanden som gäller vallängden skall, riktade till domkapitlet, inlämnas till kyrkoherdeämbetet 19 senast 20.10 Valnämndens sammanträde, vid vilket vid behov sammanställs vid behov redogörelser till förvaltningsdomstolen över inlämnade besvär (se punkt 18); besvärshandlingarna jämte eventuella bilagor samt samtliga handlingar som kommit till under behandlingen av ärendet, utdrag ur valnämndens protokoll samt valnämndens eget utlåtande tillställs förvaltningsrätten senast 20.10 20 senast söndag 22.10 Annons i tidningen om sammanställningarna av kandidatlistor och om var och när sammanställningarna är framlagda och kan erhållas 21 22.10»Tidpunkterna då nedan nämnda handlingar skall finnas framlagda på församlingens 3.11 anslagstavla 13.11 «- kungörelse om förhandsröstning - sammanställningen av kandidatlistor 22 senast 25.10 Kungörelse om förhandsröstning publiceras i tidningen 23 23 27.10 Meddelanden om hemmaröstning tas emot på före kl. 16 kyrkoherdeämbetet. Rekommenderad telefonjour kl. 12 16 24 30.10 3.11. Förhandsröstning på kyrkoherdeämbetet kl. 9 18 och även på andra ställen om valnämnden har fattat beslut om detta 3 4 Tidpunkterna i 20 2 Tidpunkterna i KL 24:9,3 59 i förvaltningslagen KL 24:9,3 41 Tidpunkterna i 43 1 Tidpunkterna i 41 Tidpunkterna i 43 1 49 c 43 2 25 30.10 3.11. Hemmaröstning 30.10 2.11 kl. 9 20 och 3.11 kl. 49 1 9 16 26 4.11 13.11. Tidpunkt då valkungörelsen om församlingsval 50 2 4

skall finnas framlagd på församlingens anslagstavla 27 senast 7.11 Den valkungörelse som uppgjorts enligt punkt 16.10 publiceras i tidningen 28 fre 10.11. kl. 16 Valnämndens sammanträde vid vilket 1) behandlas förhandsröstningsdokumenten 2) görs de rättelser i vallängden som beror på rättelseyrkanden som avgjorts med lagakraftvunnet beslut 3) avfattas meddelande för församlingens anslagstavla om att valprotokollet jämte besvärsanvisningar finns till påseende på kyrkoherdeämbetet under dess öppettider 29 söndag 12.11 Valet börjas vid det i valkungörelsen angivna klockslaget efter högmässan och fortsätter i den ordning som meddelats i kungörelsen 30 måndag 13.11 senast kl. 18 31 efter att röstningen avslutats, senast måndag 13.11 kl. 18 32 senast onsdag 22.11 33 senast från och med 20.11 eller 21.11, i 30 dagar Röstningen avslutas senast kl. 18 på måndagen Valnämndens sammanträde vid vilket i enlighet med 55 57 rösterna räknas och valresultatet fastställs; valmansförenings ombud eller dennes suppleant har rätt att närvara vid valnämndens sammanträde då röstsedlarna räknas och valresultatet fastställs, dock endast som observatör och inte som rösträknare; de närvarande skall antecknas i protokollet. Information om preliminärt valresultat till den riksomfattande resultattjänsten och lokalt. Valnämndens sammanträde vid vilket i enlighet med 60 - fastställs valets utgång - meddelas om valresultatet till gemensamma kyrkofullmäktige/kyrkofullmäktige, församlingsrådet/kyrkorådet samt till invalda medlemmar och suppleanter Tid under vilken i enlighet med 60 - meddelande om att valprotokoll jämte besvärsanvisning finns framlagda på kyrkoherdeämbetet under dess öppettider skall vara framlagt på församlingens anslagstavla, likaså skall valprotokollet jämte besvärsanvisning vara framlagda på kyrkoherdeämbetet under dess öppettider 50 2 49 21 3 60 30 1 30 1 59 60 60 Här skall beaktas huruvida valet förrättas under en eller två dagar 5