Koncernkontoret Regionarkivet Datum 2014-01-16 Ansvarig: Enheten för tillsyn och utredning Version 1.0 Förteckna arkiv INNAN ELLER EFTER LEVERANS TILL REGIONARKIVET Dokumentslag: Styrande Dokumenttyp: Instruktion
Inledning... 2 Allmänna arkivschemat... 2 Grundläggande begrepp... 3 Arkivbildare... 3 Historik... 3 Huvudavdelningar... 3 Serie... 4 Volym... 4 Förteckna arkiv, steg för steg... 5 Förteckna digital information... 11 Visual Arkiv... 11 Bilagor Förteckningsblad för en arkivserie Förteckningsblad för arkivvolymer 1
Inledning En arkivförteckning redovisar vilken information som finns i ett arkiv, här listas de slags handlingar som finns och deras omfattning utifrån ett förutbestämt schema. Det är endast information som bevaras för all framtid som ingår i en arkivförteckning och traditionellt sett är förteckningen den huvudsakliga sökingången till ett arkiv. Kravet om att det måste finnas en arkivförteckning kommer från arkivlagen men är också inskrivet i Region Skånes arkivreglemente. Där står att den skall utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet. Oftast förtecknas arkiv i Region Skåne efter det att informationen överlämnats till Regionarkivet för slutförvar, men vissa verksamheter väljer att själva förteckna innan leverans. Dessa instruktioner ska följas i båda fallen. Instruktionerna ges på en allmän nivå och enheten för tillsyn och utredning ska kontaktas vid mer detaljerade frågor. Allmänna arkivschemat I Region Skåne förtecknas arkiv enligt Allmänna arkivschemat. Denna förteckningsmodell infördes 1903 och har sedan dess dominerat i svensk offentlig sektor. Arkivschemat kategoriserar informationen utifrån de olika slags allmänna handlingar som normalt sett förekommer i en myndighet. Handlingarna delas därifrån in i olika huvudavdelningar, serier och volymer. Dessa tilldelas sedan unika kombinationer av bokstäver och siffror som gör dem sökbara. På senare år har schemat kommit att anses föråldrat. Kritiker har menat att indelningen i schemats huvudavdelningar inte längre är representativt för dagens myndigheter, brister i anpassningen till digital informationshantering har också påtalats. I framförallt statliga myndigheter har det därför påbörjats en övergång till vad som kallas verksamhetsbaserad arkivredovisning. Istället för att utgå från de handlingar som normalt sett förekommer i verksamheten utgår denna redovisning ifrån de processer som ofta upprepas. I Region Skåne har övergången till verksamhetsbaserad arkivredovisning inte påbörjats, när detta blir aktuellt kommer instruktionerna för att förteckna också att uppdateras. 2
Grundläggande begrepp Innan förteckningsarbetet kan påbörjas är det nödvändigt att känna till de begrepp som återkommer i allmänna arkivschemat. Dessa utgör delarna i den förutbestämda struktur som ska användas när informationen förtecknas. Arkivbildare Historik Huvdavdelning (A till L) Huvudavdelning (A till L) Serie (en till flera) Serie (en till flera) Volym (en till flera) Volym (en till flera) ARKIVBILDARE Handlingar ska förtecknas utifrån den verksamhet där de upprättats, en verksamhet kallas då arkivbildare. En arkivbildare i Region Skåne är till exempel en förvaltning eller en privatläkare. HISTORIK I en arkivförteckning finns det en historik, en löpande text som skildrar arkivbildaren och arkivet. Verksamhetens historik och arkivmaterial ska här återges i stora drag, till exempel betydande omorganisationer och vilken slags information som verksamhetens arkiv främst utgörs av. Informationen hämtas i huvudsak från verksamhetens arkivbeskrivning. HUVUDAVDELNINGAR Allmänna arkivschemat består av ett antal övergripande huvudavdelningar som den arkiverade informationen sorteras under. Rubrikerna för dessa hänger samman med de olika slags handlingar som ofta förekommer i en myndighet, huvudavdelningarna är bestämda och 3
det går inte att skapa egna. Huvudavdelningarna är också märkta med var sin bokstav, vilka fungerar som ett unikt kännetecken. De har till viss del förändrats sedan arkivschemat infördes, följande används idag i Region Skåne: A Protokoll B Utgående handlingar, årsberättelser C Diarier D Register och liggare E Korrespondens F Ämnesordnade handlingar 1 G Räkenskaper H Statistik, egen och från SCB J Ritningar K Fotografier L Pressklipp SERIE Under varje huvudavdelning delas informationen in i en eller flera serier. En serie innehåller informationstyper av samma slag. Serienamn kan till exempel vara Årsberättelser eller Patientjournaler. En serie identifieras genom ett nummer och tillsammans med huvudavdelningens bokstav blir seriesignumet unikt i arkivförteckningen (till exempel: F6 Patientjournaler). VOLYM En eller flera volymer återfinns sedan i en serie. Volymen är den lägsta nivån i förteckningsschemat och den hör ihop med den enhet i vilken informationen faktiskt förvaras. Till exempel kan en volym syfta på en arkivbox, ett IT-system eller en inbunden bok som står på en hylla i arkivet. Volymen är på så vis begränsad av enhetens faktiska utrymme, men det finns inga begränsningar för hur många volymer det kan finnas i en serie. Varje volym tilldelas ett nummer som blir unikt när det sätts samman med huvudavdelningens bokstav och seriesignumet (till exempel: F6:1). Förvaringsenheten märks sedan med denna bokstav- och sifferkombination så att den kan återfinnas med hjälp av förteckningen. I en arkivförteckning ska det också framgå var en volym går att hitta, till exempel på vilken hylla i arkivet som arkivboxen står. I förteckningen står det också vilket omfång av information som ingår i volymen, baserat på vilket sätt handlingarna i serien har sorterats (till exempel: 2010-2013 eller A-F). 1 Under ämnesordnade handlingar ingår till exempel patientjournaler, personalakter och projekt som bedrivits i verksamheten. 4
Förteckna arkiv, steg för steg Här beskrivs ett tillvägagångssätt för att ordna och förteckna ett arkiv. Momentens ordning kan variera och exemplet beskriver hur pappershandlingar förtecknas. Rensa och gallra bort dokument och kontorsmaterial som inte ska bevaras, endast handlingar som bevaras får ingå i arkivförteckningen. Bevarande- och gallringsplaner ska användas i detta moment. Om handlingarna inte finns med i en bevarande- och gallringsplan ska arkivredogörare, arkivansvarig eller enheten för tillsyn och utredning rådfrågas. Dela upp handlingarna som ska bevaras utifrån arkivschemats huvudavdelningar. Hur uppdelningen går till beror på hur handlingarna förvaras och hur mycket det är. Om handlingar läggs i högar eller på annat sätt skiljs åt ska uppdelningen hur som helst ge en bild av vilka huvudavdelningar som finns representerade. Det sätt som handlingarna från början är sorterade på, till exempel utifrån datumordning, ska inte brytas i detta moment. Sortera huvudavdelningarna i serier, varje handlingstyp ska bli en egen serie. Det finns inga krav på hur stor eller liten en serie får vara utan detta avgörs av typens omfattning. Undvik att skapa serier med namn som Övrigt eller Diverse. Anteckna seriernas namn under tiden du sorterar. Tre typer av protokoll från Folktandvården sorteras och blir tre serier i huvudavdelning A. 5
Serierna förberedas sedan för att läggas i arkivboxar. En arkivbox kan innehålla en eller flera serier. Om flera serier ska förvaras i en arkivbox ska varje serie ligga i aktomslag som skilja dem åt. På aktomslaget ska arkivbildarens namn stå, vad serien heter och seriens tidsperiod. Aktomslag kan även användas för att separera exempelvis olika ärenden, patienter eller handlingar från olika årtal inom en serie. Serien Centrala samverkansgruppen har lagts i ett aktomslag. Lägg sedan handlingarna i arkivboxar, varje box kommer att utgöra en volym. Börja med seriens äldsta handlingar och arbeta framåt, på så vis kan serien sedan fyllas på med nya volymer. Hela arkivboxen ska helst fyllas upp, men inte så mycket så att den blir svår att stänga. Handlingar läggs i en arkivbox. 6
Märk sedan med en blyertspenna varje arkivbox med seriens namn och vilket omfång av handlingar som ligger i den. Märkningen görs där etiketten sedan ska sitta, på så vis kommer etiketten att täcka över märkningen. Märkningen ska göras längst ner på ryggen av arkivboxen. Föreställ dig att arkivboxen ska förvaras stående som en bok. När alla handlingar ordnats och kartonglagts ska förteckningsbladen fyllas i, detta är något som också kan göras parallellt med kartongläggningen. Fyll först i förteckningsbladet för en arkivserie. 2 Under seriens format fylls i hur informationen förvaras, om det till exempel är inbundna böcker eller arkivboxar. Inom en serie kan information förvaras på flera sätt. Exempel på ett förteckningsblad för en arkivserie. 2 Förteckningsblad följer med som bilagor i slutet av detta dokument. Skriv ut och kopiera efter behov. 7
I nästa steg ska ett förteckningsblad för arkivvolymer fyllas i. Antalet arkivvolymer varierar beroende på hur mycket material som ingår i serien, om en serie innehåller många volymer kan det behövas fler än ett förteckningsblad. Börja med att fylla till vilken serie volymerna hör. Under period/omfattning ska det därefter fyllas i över hur lång tid varje volym sträcker sig. I vissa fall sorteras inte handlingar efter tid utan efter bokstavsordning eller ärendenummer, i så fall ska detta framgå i fältet. Regeln är att börja bakifrån så att volym 1 kommer att innehålla de första handlingarna. Under utseende ska det framgå hur volymen förvaras, varje volym kan bara förvaras på ett sätt. I rutan för anmärkningar kan man till exempel skriva om innehållet är döpt på något annat sätt än seriens namn. Exempel på ett förteckningsblad för arkivvolymer. Lägg märke till hur volymernas utseenden kan variera. 8
I vissa fall kan det bli nödvändigt att förvara flera serier i samma arkivbox, till exempel om det rör sig om ett antal mindre omfattande serier eller om två serier av någon anledning redan hänger ihop. Detta ska i så fall också framkomma i förteckningen genom att en korshänvisning mellan de olika volymerna görs. Här följer ett exempel på hur det kan se ut när handlingar från en serie inte förvaras i en egen volym. Volymnumret uteblir eftersom MBL-protokoll i detta fall finns i en arkivbox i en annan serie. Under rubriken Anmärkning ges istället en hänvisning till i vilken volym (arkivbox) som serien faktiskt förvaras. Likaså ska hänvisningen framkomma på förteckningsbladet där volymer från serien A3 redovisas, därför namnet korshänvisning. Detta görs genom att det under Anmärkning skrivs in att det förvaras ytterligare en serie i volymen. Till exempel som på detta förtecknings-blad: häri även A4 MBL-protokoll. 9
I samband med att volymbladen fylls i ska arkivboxarna också märkas med tillhörande volymnummer. Skriv med blyerts på samma ställe som seriens namn. Seriebladet och tillhörande volymblad ska sedan hållas samman, förslagsvis i en plastficka eller att de häftas ihop, och följa med vid en eventuell leverans till Regionarkivet. Ställ sedan i ordning arkivboxarna efter den struktur som har skapats. Börja med huvudavdelning A och jobba framåt. Kontrollera att arkivboxarnas innehåll och ordningen stämmer överens med förteckningsbladen. Om arkivet sedan ska levereras till Regionarkivet ska det packas enligt samma ordning. Efter att arkivet levererats till Regionarkivet skrivs uppgifterna från de ifyllda förteckningsbladen in i Visual Arkiv, det digitala förteckningsprogram som används i Region Skåne. Etiketter skrivs sedan ut från programmet och sätts arkivboxarna. Boxarna placeras därefter på hyllor enligt arkivförteckningens bokstavs- och volymnummerordning. Övriga uppgifter om arkivbildaren och arkivet överförs från arkivbeskrivningen in under historik i Visual Arkiv. 3 Om arkivbeskrivningen finns i PDF kan den skickas digitalt till Regionarkivet, då kan den läggas in direkt i Visual Arkiv. På Regionarkivet märks arkivboxarna med etiketter innan de slutligen placeras på hyllor. Arkivet har i och med detta ordnats, förtecknats och har gjorts sökbart enligt allmänna arkivschemats principer. Under förteckningsarbetet uppstår det alltid frågor. Vad som får gallras, vilken information som hör hemma i vilken huvudavdelning, eller hur serierna ska namnges är frågor som måste redas ut när ett arkiv förtecknas. Vid oklarheter behöver det inte nödvändigtvis hindra arbetet från att fortsätta, men det är i så fall viktigt att oklarheterna antecknas så att de kan redas ut 3 Om arkivbeskrivningen inte är fullständig behöver uppgifterna kompletteras. 10
senare eller efter att arkivmaterialet har överlämnats till Regionarkivet. Ett påbörjat men ofullständigt förteckningsarbete är också till stor hjälp för Regionarkivet. Förteckna digital information När digital information som bevaras i ett IT-system ska förtecknas behöver arbetet anpassas. Eftersom digital information inte kan sorteras ordnas på samma sätt som papper måste indelningen i huvudavdelningar och serier ske på en mer abstrakt nivå. Informationsmängder som ligger i en databas kan i vissa fall också vara svåra att se som separata handlingar. Huvudregeln i dessa fall är att verksamhetens användande av informationen ska väga tungt, med andra ord att de vanligt förekommande sammanställningarna ska återfinnas som allmänna handlingar i arkivförteckningen. Precis som för papper motsvarar en volym var informationen förvaras, till exempel ett ITsystem eller e-arkiv. När det rör sig om ett och samma system för en hel serie blir det således enbart en volym där seriens hela bestånd ingår. Samma IT-system kan också förekomma som volym i skilda serier, om ett system till exempel skulle innehålla både patientjournaler och personalakter. Visual Arkiv För att söka reda på handlingar används i Region Skåne finns ett digitalt förteckningsprogram som heter Visual Arkiv. Innehållet hanteras i huvudsak av personal på Regionarkivet och programmet används dagligen av arkivpersonal för att eftersöka handlingar. Vissa verksamheter väljer att också själva förteckna i Visual Arkiv. Om önskemål för detta finns ska Regionarkivet kontaktas, därefter ges vidare instruktioner och behörighet till programmet. Programmets sökfunktioner finns tillgängliga på Internet där vem som helst kan söka i regionens förtecknade bestånd. I Visual Arkiv på nätet är Region Skåne en av flera arkivinstitutioner och sökande ombeds kontakta Regionarkivet om det finns ett intresse av att ta del av handlingar. Visual Arkiv på nätet 11
Förteckningsblad för en arkivserie Arkivbildare: Ingår i huvudavdelningen: Kännetecknande bokstav: Seriens namn: Seriesignum (huvudavdelningens bokstav och seriens nummer: Seriens tidsperiod (äldsta till senaste handlingen i serien): Seriens utseende (till exempel arkivbox, pärm, inbunden):
Förteckningsblad för arkivvolymer Namn på serie där volymerna ingår: Seriesignum (bokstav och siffra): Volymer Volymnummer Period/omfattning i volymen Volymens utseende Anmärkning