1 (7) Plats: Gullbergsvass konferenscenter, Bergslagsgatan 2, Göteborg Representanter från Västra Götalandsregionen Patrik Mattsson, chef ehälsa, VGR, Ordförande Marie-Louise Gefvert, Primärvårdsdirektör, VGR Thomas Wallén, Sjukhusdirektör, Södra Älvsborgs sjukhus, VGR Eva Kollberg, ehälsa, VGR, mötessekreterare Representanter från kommuner inom Västra Götalandsregionen Per-Olof Hermansson, Förbundsdirektör, Skaraborgs kommunalförbund Thomas Jungbeck, Direktör, VästKom Helena Söderbäck, Förbundsdirektör, Göteborgsregionens kommunalförbund Joakim Svärdström, Regionutvecklingschef, Sjuhärads kommunalförbund Sven Höper, Direktör Utbildning och Välfärd, Göteborgs stad Karl Fors, Länssamordnare, VästKom Föredragande P 2 Jan Carlström, Ordförande i styrgrupp SVPL P 3 Pär Levander, Anders Carlqvist, Ledningsrådet för hjälpmedel P 4, 5, 6 Katarina Amundsson, Funktionsansvarig GITS Förhindrade Göran Ejbyfeldt, IS/IT-direktör, VGR Fredrik Adolfsson, Regionutvecklingsdirektör, VGR Annika Wennerblom, Stadsdirektör, Trollhättans stad (Fyrbodal) Ersättare Linda Lingsten, Regional utveckling, VGR Bilageförteckning Dokumentnamn P 3 Finansieringsmodell och styrning av IT-stöd för hjälpmedelsförskrivning, websesam P 4 sförslag Distansmöte via video vid samordnad vård- och omsorgsplanering 2016 P 5 Statusrapport Utveckling SITHS, gemensam kortutgivning P 6 sförslag Budget för GITS 2016 P 6 b Reviderad Budget GITS 2016 P 9 Välfärdstjänster i hemmet
2 (7) Inledning Ordföranden hälsade alla välkomna till dagens möte. Joakim Svärdström, Sjuhärads kommunalförbund, kommer i fortsättningen att ersätta Lena Brännmar. 1. Föregående mötesanteckningar Föregående anteckningar godkändes. 2. Status införande nytt SVPL-system och styrgrupp SVPL s syn på sitt uppdrag Ordförande i styrgrupp SVPL, Jan Carlström, redogjorde kort för bakgrunden till bildandet av styrgrupp SVPL och styrgruppens syn på sitt uppdrag. Det är oklart vem som egentligen är uppdragsgivare till SVPL LiSA eller. Styrgruppen behöver tydliga mandat och tydlig uppdragshandling med kopplingar till samverkansgrupperingarna. Det är ingen IT-fråga hur SVPL-ledningen ska arbeta. SVPL-förvaltning är samägda och kan inte ingå i VGR objektorganisation. Styrgruppen träffas ca fyra gånger per år. föreslog att Jan Carlström för dagens diskussion vidare till LiSA-gruppen. Några av styrgruppens utmaningar är bland annat att förbereda sig för ny lag med annat processflöde, privata vårdgivare saknar förvaltare, videomöten med Lync kommer att övergå till SVPL förvaltning samt att driva regional samsyn med sjukhusen är svårt då sjukhusen kan skapa egna lösningar. Jan Carlström lämnade statusrapport från införandeprojektet av det nya upphandlade SVPLsystemet, ITMV. Extern projektledare är Christina Wisser. Direktivet omarbetas just nu och projektplanen håller på att tas fram. Avtalet med Cerner kommer i dagarna att undertecknas. Den preliminära tidplanen för projektet sträcker sig från oktober 2015 till en bit in på 2017. Presentationen utsänds med anteckningarna. 3. Finansieringsmodell och styrning av IT-stöd för hjälpmedelsförskrivning Pär Levander och Anders Carlqvist, Ledningsrådet för hjälpmedel, redogjorde för förslaget till finansieringsmodell och styrning/förvaltning av IT-stöd för hjälpmedelsförskrivning. Nuvarande samordning och förvaltning av IT-stödet websesam är både otydligt och osäkert vad gäller finansiering och förvaltning. Målet med den nya modellen för IT-stöd är självförsörjande och bygger på vårdgivarnas användning och behov av IT-stöd.
3 (7) Förslaget är att från och med den 1 januari 2016 finansiera IT-stödet (IT-tjänst, drift, utveckling, support och funktionskoordinator) inom ramen för finansieringsmodellen i Samarbetsavtalet för försörjning av personliga hjälpmedel. Kostnaden för IT-stödet 2016 beräknas till ca 2,8 mnkr. Beredningen av ärendet har varit hos Ledningsgruppen för samverkan VGR/VGK (LiSA-gruppen) som 2015-10-27 ställde sig bakom förslaget. Ledningsrådet för hjälpmedel godkände förslaget 2015-10-29. Ställningstagande väntas fattas av den Politiska beredningsgruppen för hjälpmedelsfrågor inom ramen för samverkansorganisationen för hjälpmedelsavtalet i VG. Utdrag ur Samarbetsavtalet som stödjer beredningen av frågan har efter mötet inkommit från läkemedelschef Anders Carlqvist. Formuleringen i bilaga B stödjer informationen till den politiska beredningsgruppen för hjälpmedelsfrågor i januari. Avtalet: - Samarbete kring hjälpmedelsfrågorna ska också ge en rationell verksamhet utan parallella organisationer. Samarbetsavtalet ska säkerställa en gemensam successiv utveckling av försörjningen av personliga hjälpmedel. Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen åtar sig att med transparens och öppenhet samarbeta för att möjliggöra en gemensam hjälpmedelsverksamhet och medverka till att verksamheten utvecklas och bedrivs effektivt med hög kvalitet Bilaga B: - Modellen ska stödja innehållet i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel och uppmuntra till en rationell förskrivning, hög nyttjandegrad av hjälpmedel, kostnadseffektiv hantering samt bidra till att minska kvalitetsbristkostnader. - För produkter personliga hjälpmedel, oavsett uthyrda eller försålda, tar modellen sin utgångspunkt i Hjälpmedelscentralens inköpspris för produkten. Till detta läggs de aktiviteter/tjänster/övriga kostnader som är förknippade med produkten/produktgruppen. Detta resulterar i ett utpris till vårdgivaren som uttrycks som funktionshyra eller försäljningspris. Politisk beredningsgrupp (Bilaga B): - Strategisk utveckling av samverkan mellan Västra Götalandsregionen och länets kommuner. - Säkra att strategiska samverkansfrågor för gemensamma IT-system tas omhand inom ramen för Styrgrupp IT i Väst (). Bilaga D: beslutade: - Det nya samarbetsavtalet ska möjliggöra en gemensam successiv utveckling av hjälpmedelsområdet. 1. ställde sig bakom hanteringen av det redovisade förslaget.
4 (7) 4. Distansmöte via video vid samordnd vård- och omsorgsplanering Katarina Amundsson, funktionsansvarig GITS, redogjorde för det fortsatta uppdraget med att införa videomöte genom Microsoft Lync som alternativ mötesform vid samordnad vård- och omsorgsplanering (SVPL). Införandet av videomöten har haft en mycket positiv utveckling och drivit fram trepartsdeltagande vid vårdplaneringsmöte samt utveckling av agenda för alla typer av SVPL möten. Microsoft byter nu successivt ut Lync till Skype for Business vilket innebär ett stort arbete för GITS genom bland annat uppgradering av lathundar och manualer som används som användarstöd. För att införandet inte ska stanna upp finns behov av förlängning av uppdraget för samordnaren på 50 % under 2016. Samordnaren ska då även följa upp status i införandet och stötta verksamheterna där behov finns. om budgeten för uppdraget på totalt 600 000 kronor för år 2016 tas under punkten 6 i samband med beslut om den totala budgeten. Marie-Louise Gefvert föreslog att det tas fram ett presentationsmaterial/film som beskriver hur ett videomöte går till. beslutade: 1. Under förutsättning att budgeten för 2016 godkänns gav GITS funktionsledare Katarina Amundsson i uppdrag att förlänga uppdraget med nuvarande samordnare Lena Ahrnstedt Olsson genom överenskommelse med samordnarens linjechef. 2. uppdrog till Katarina Amundsson att se över hur ökade informationsinsatser till användarna kan realiseras. 5. Utveckling SITHS Katarina Amundsson lämnade statusrapport från uppdraget att samordna SITHS-organisationen och gemensam kortutgivning mellan VGR och kommunerna. Katarina Amundsson är tillsammans med två e-samordnare på tillsammans 50 % från kommunerna ansvariga för uppdragets genomförande. En rapportsammanställning över problemställningar, utmaningar och planerade aktiviteter hade utsänts före mötet. Nytt beställningssystem kommer att upphandlas.
5 (7) Kostnader och finansering av uppdraget är inte klargjorda ännu och tas i samband med beslut om budget 2016. VGR vill ha en tidplan och nyttobeskrivning som underlag inför förankring och finansiering. 6. Budget för GITS 2016 Katarina Amundsson redogjorde för förslaget till budget för GITS-funktionen 2016. GITS, Gemensam IT-samordningsfunktion, finansieras av VGR och länets kommuner (VGK) enligt överenskommen fördelningsnyckel. Budgeten omfattar personalkostnader för tre heltidstjänster, drift- och systemförvaltning av två IT-stöd samt projekt och uppdrag som beslutats om av. Budgetförslaget 2016 ligger totalt på 15 156 237 kronor vilket är en budgetökning från 2015 med 163 000 kronor. Fördelningen föreslås vara 6 049 323 kronor för VGK och 9 106 913 kronor för VGR. VGR reserverade sig avseende budgetposten Uppdrag SITHS kortutgivning på 462 500 kronor. beslutade: 1. Uppdrogs till Katarina Amundsson att justera budgeten så att den motvarar 2015 års nivå. Budgeten för 2016 godkänns därefter för GITS-funktionen med reservation från VGR avseende posten på 462 500 kronor för Uppdrag SITHS kortutgivning. Posten lyfts ur budgeten och Katarina Amundsson och Karl Fors fick i uppdrag att återkomma med ny redovisning vid mötet den 4 februari 2016. Den justerade budgeten biläggs anteckningarna. 2. godkände budget för uppdraget om samordning av videomöte vid samordnad vårdoch omsorgsplanering på totalt 600 000 kronor för år 2016. Finansieringen av kostnaderna fördelas lika med 50 % vardera mellan VGK och VGR. 7. Förvaltningsstruktur GITS Ordföranden informerade från uppdraget med att reda ut hur VGRs IS/IT styrmodell ska fungera ihop med GITS förvaltning av SVPL/Klara respektive websesam som gav vid sitt möte 2015-05-20.
6 (7) Efter VGR s omorganisation på Koncernkontoret finns nu resurserna för GITS och objektledarna för de aktuella objekten samlade på samma enhet. Arbete pågår med att se hur samspel kan ske på tydligare sätt framöver. Exempelvis diskuteras om SVPL/Klara fortsättningsvis behöver tillhöra något objekt. Samarbetsavtalet för hjälpmedel ger också möjligheter till nya arbetssätt. 8. Status NPÖ, privata vårdcentraler Ordföranden redogjorde för status för privata vårdcentraler i NPÖ vilket gav uppdrag om vid sitt möte 2015-09-17. Ordföranden och privata vårdgivare ska träffas för diskussion om krav och kvalitetsboken då det finns krav att privata vårdgivare ska ansluta sig. Det är dock dålig uppföljning från VGR s sida. Närhälsan byter nu journalsystem till Asynja/Visph och ordföranden har bjudits in för diskussion om anslutning av privata vårdgivare. 9. Välfärdstjänster i hemmet Karl Fors återrapporterade från uppdraget avseende Välfärdstjänster i hemmet och presenterade tre framtagna perspektiv rörande Patienten/brukaren/verksamheten, Bedömning av Continuaramverket och Välfärdsbredband inom Västra Götaland. Förslag till fortsatt uppdrag är att ge huvudmännen, genom VästKom och VGR, i uppdrag att genomföra de förslag som föreslås inom Continua-ramverket för redovisning vid -mötet 2016-05-19. önskar tillsätta en gemensam arbetsgrupp för att ta fram en förenklad uppdragshandling som tydligt beskriver syfte och mål med uppdraget. Presentationen bifogas anteckningarna. beslutade: 1. återremitterade ärendet för fortsatt utredning och återredovisning sker vid mötet 2016-02-04. 10. Byte av ordförande inför 2016 Ordförandeskapet för övergår 2016 till kommunerna och till Thomas Jungbeck.
7 (7) 11. Nästa möte Nästa möte är 2016-02-04 kl 13.00-16.00. Ort och plats meddelas längre fram. Vid anteckningarna Eva Kollberg Mötessekreterare VGR Patrik Mattsson Ordförande VGR