Granskning av förutsättningar för ett gott ledarskap och medarbetarskap inom Vård- och omsorg

Granskning av förutsättningar för ett gott ledarskap och medarbetarskap inom Vård- och omsorg Carl-Gustaf Folkeson Båstads kommun Mars 2012

Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte 2 1.1 Uppdrag och revisionsfråga 2 1.2 Avgränsning 2 1.3 Metod 2 2 Iakttagelser 3 2.1 Personalpolitiskt program 3 2.2 Medarbetarenkäter 4 2.3 Organisation 5 2.4 Granskningsresultat 6 2.4.1 Ledare 6 2.4.2 Medarbetare 8 3 Bedömning 8 1 av 10

1 Bakgrund och syfte Ett gott ledarskap är en viktig framgångsfaktor för att kommunen ska kunna möta kommuninvånarnas behov och förväntningar på bästa möjliga sätt. För att uppnå ett gott ledarskap är det av största vikt att chefer ges goda förutsättningar för att kunna utöva sitt ledarskap. En del i detta är att chefer får ett adekvat stöd i sitt uppdrag. Detta är särskilt viktigt avseende första linjens chefer. Vidare är det angeläget att rekryteringen av nya chefer säkerställs både genom interna karriärvägar och genom extern rekrytering. Av de förtroendevalda revisorernas väsentlighets- och riskanalys framgår bland annat att det finns kompetensbrister kring ledarskap på lägre nivåer. Av denna anledning har revisorerna valt att inleda en granskning kring förutsättningarna för ledarskap inom verksamhetsområde vård- och omsorg. I övrigt har revisorerna noterat att flera konsultrapporter under senare år tagits fram gällande vård- och omsorgsverksamheten. Dessa rapporter har bland annat berört ledarskaps- och medarbetarskapsfrågor. Enligt de uppgifter som revisorerna haft tillgång till har dessa rapporter inte åtföljts av några tydliga åtgärdsprogram. 1.1 Uppdrag och revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan för denna granskning är om det finns ändamålsenliga förutsättningar för att kunna utöva ett gott ledarskap och medarbetarskap inom Kommunstyrelsens verksamhetsområde vård- och omsorg. Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Stödjande dokument för chefer finns upprättade En gemensam värdegrund är antagen för ledare och medarbetare Rekryteringsbehovet av chefer och medarbetare inventeras löpande Planer för löpande kompetensutveckling av chefer finns Mentorskap och liknande stöd finns för chefer Stödfunktioner finns tillgängliga för att stödja chefsrollen Fungerande dialog finns mellan de olika chefsnivåerna samt mellan medarbetare och första linjens chefer inom vård- och omsorg 1.2 Avgränsning Granskningen har avgränsats till att gälla verksamhetsområde Vård- och omsorg inom Kommunstyrelsens ansvarsområde under år 2011. 1.3 Metod Intervjuer genomfördes initialt med vård- och omsorgschef samt tre enhetschefer (1:a linjens chefer) inom hemtjänst, sjuksköterskeverksamhet samt särskilt boende. 2 av 10

Vi har även tagit del av kommunens personalpolitiska program där även kommunens kärnvärden ingår. I samband med avrapportering till revisorerna utifrån den ursprungliga revisionsfrågan om det finns ändamålsenliga förutsättningar för ledarskap, beslöt revisorerna att revisionsfrågan skulle kompletteras med ett medarbetarperspektiv. Detta med anledning av de synpunkter på verksamheten som framförts av medarbetare inom verksamhetsområdet till revisorerna under granskningens gång. Granskningen har därefter kompletterats med intervjuer av medarbetare som valts ut av revisorerna. Vi har även tagit del av kommunens medarbetarundersökning som gjordes under år 2011 inom verksamhetsområde vård- och omsorg. De resultat som framkommit i denna granskning har diskuterats med kommunens personalchef. Revisionsrapporten har varit föremål för sakgranskning av vård- och omsorgschef samt enhetschefer. 2 Iakttagelser 2.1 Personalpolitiskt program Kommunstyrelsen antog år 2010 ett personapolitiskt program som omfattar alla kommunens verksamhetsområden. Programmet är ett övergripande styrdokument och ska bidra till att utveckla en ändamålsenlig verksamhet. Visionen för kommunen är följande: Båstads kommun är en attraktiv arbetsgivare som kan rekrytera, utveckla och behålla kompetenta och engagerade medarbetare som känner sitt uppdrag och är stolta över sitt arbetsresultat. Till visionen har tre kärnvärden kopplats som tillsammans utgör värdegrunden för samtliga medarbetare: Professionalism Arbetsglädje Respekt (ansvar, tydlighet och öppenhet) Syftet med dessa kärnvärden är att skapa förtroende, ge ett enhetligt förhållningssätt, förena anställda i organisation samt ge en bas för kommunikation. Det personalpolitiska programmet är uppdelat i sju olika fokusområden; medarbetarskap, ledarskap, delaktighet och samverkan, jämställdhet och mångfald, kompetens och personalförsörjning, hälsa och arbetsmiljö samt lön och anställning. Inom fokusområde medarbetarskap anges bland annat att medarbetare ska ha en helhetssyn på verksamheten samt ha förmåga till att prioritera. Vidare framgår att medarbetare aktivt ska medverka till att fattade beslut genomförs. 3 av 10

För ledare anges bland annat att en chef ska vara en arbetsgivarrepresentant samt ska driva och utveckla verksamheten mot uppställda mål. En chef ska också ta ansvar för att fattade beslut genomförs. I chefsrollen ingår även att vara utvecklingsorienterad och att pröva nytt. 2.2 Medarbetarenkäter Under år 2011 genomfördes en medarbetarundersökning inom kommunens samtliga verksamhetsområden. Liknande undersökningar har genomförts även tidigare år. Inom verksamhetsområde vård- och omsorg sammanställdes enkäterna för respektive enhetschefs ansvarsområde, baserat på medarbetarnas omdömen. Ytterligare en sammanställning gjordes för förvaltningschefen som grundades på omdömen från enhetscheferna. I enkäterna redovisas olika områden som anses vara viktiga indikatorer på hur medarbetarna och ledarna upplever sin situation. Bland dessa kan nämnas följande: Båstad kommun som arbetsgivare Mål och resultatinriktning Ledarskap Delaktighet och samverkan Medarbetarsamtal Kompetens och utvecklingsmöjligheter Enligt personalchefen uppvisar verksamhetsområde vård- och omsorg sämst resultat bland kommunens anställda med ett snittresultat på 3,9 av totalt 6,0 möjliga. Svarsfrekvensen låg på 64 procent vilket är lägre än kommunen som helhet där svarsfrekvensen låg på 70 procent. Den lägre svarsfrekvensen inom vård- och omsorg förklarades av personalchefen bland annat med att enkäten innehöll ett stort antal frågor vilket gjorde att det tog tid att besvara den samt att det framkommit att det finns en viss misstänksamhet från medarbetarhåll i vilken grad arbetsgivaren kan spåra vem som har svarat på enkäterna. Vid en översiktlig jämförelse av resultaten i de olika enkäterna, indikerar svaren i den enkät som gjorts av enhetscheferna till förvaltningschefen, något mer positiva bedömningar än de som medarbetarna lämnat till sina respektive enhetschefer. Som illustration av de svar som lämnades återges här några av de omdömen som lämnades. På frågan om Båstad kommun är en bra arbetsgivare visar sammanställningarna att medarbetarna i flera områden lämnat ett omdöme runt 3,0 av 6,0 möjliga. Benägenheten att rekommendera andra att söka jobb i kommunen bedöms ungefär på samma sätt. Förtroendet bland medarbetarna på sin närmaste chef uppvisar en stor spridning från ca 2,0 till 5,4. När det gäller frågan om medarbetaren allvarligt har övervägt att sluta sin anställning i kommunen under det senaste året svarade uppger mer än 50 procent av de svarande att de övervägt detta. Avseende den fysiska arbetsmiljön bedöms denna i allmänhet att vara något bättre än den psykosociala arbetsmiljön bland medarbetarna. 4 av 10

2.3 Organisation Årsbudgeten år 2011 för verksamhetsområde Vård- och omsorg uppgår till ca 183 mnkr. Antalet årsarbetare (komprimerade heltider) uppgår till 363 stycken. Omräknat i antal personer motsvarar detta 458 anställda. Verksamheten leds av en vård- och omsorgschefen som under sig har ett ledningsteam bestående av 2 utvecklingsledare samt 13 enhetschefer. Verksamhetsområde Vård- och omsorg är organiserat enligt följande: Från och med år 2012 kommer de två utvecklingsledarna att få varsitt ansvarsområde. Ett av syftena med denna förändring är att ge vård- och omsorgschefen större möjligheter att arbete med utvecklingsfrågor framöver. En ytterligare förändring från årsskiftet är att ledningsgruppen kommer att minskas till fem personer. 5 av 10

2.4 Granskningsresultat 2.4.1 Ledare Inledningsvis noterades att det finns en samstämmig beskrivning av den rådande kulturen inom verksamhetsområdet bland de intervjuade där medarbetare och ledare strävar efter att ge brukarna bästa tänkbara omsorg. Ur ett ledarperspektiv framfördes dock att det i många fall finns en tydlig skillnad mellan medarbetarens uppfattning om vad dennes uppdrag är i förhållande till förväntningarna från arbetsgivarens sida. Denna skillnad i uppfattning och förväntan anses delvis bero på att det tidigare inte funnits någon gemensam värdegrund för medarbetare inom verksamhetsområdet. En ytterligare förklaring är att ledarskapet, på olika nivåer inom organisationen, har uppvisat brister. En tillåtande kultur har varit förhärskande där den enskilde medarbetaren i stor utsträckning fått utforma sitt arbete utifrån dennes prioriteringar snarare än organisationens mål. De mål som har funnits för verksamheten har enligt uppgift inte tydliggjorts för den enskilde medarbetaren i tillräcklig utsträckning. Från ledningsnivå upplevs att det i vissa sammanhang funnits en bristande acceptans till fattade beslut som inneburit att genomförandet försvårats. Sammantaget anses dessa brister ha bidragit till att organisationen inte har arbetet på ett effektivt sätt. Ett förbättringsområde som nämndes är att utbytet av goda exempel mellan de olika verksamhetsdelarna behöver förbättras. Uppfattningen är att genom att dra lärdom av varandras erfarenheter ökar organisationens kunskap som helhet. För att åstadkomma detta behövs en ökad öppenhet mellan de olika ansvarsområdena där erfarenheter, både positiva och negativa, kan utbytas. Den nya värdegrunden som antagits för kommunen anses utgöra ett viktigt steg för att skapa en ökad grad av helhetssyn och samstämmighet kring uppdraget hos ledare och medarbetarna. Värdegrunden anses även bidra till att skapa en ökad grad av vi-anda. För att kommunicera ut värdegrunden i verksamheten används befintliga forum såsom exempelvis arbetsplatsträffar. Genom att diskutera de olika punkternas formuleringar och hur dessa kan omsättas i den praktiska verksamheten så blir värdegrunden mer konkret för medarbetarna. Värdegrunden är även till hjälp för att utveckla dialogen mellan de olika ledningsnivåerna inom organisationen. Kännedomen om värdegrunden anses dock än så länge vara relativt låg bland medarbetarna men att det pågår ett aktivt arbete för att förbättra detta förhållande. I beskrivningen av sina förutsättningar för att kunna vara goda ledare nämns att en försvårande faktor är att flera chefer anser sig ha ett för stort antal underställda. Detta innebär att det som chef i praktiken är svårt att möta varje enskild medarbetare på ett önskat sätt. På frågan om de intervjuade cheferna upplever att det råder en rimlig balans mellan ansvar och befogenheter är svaren av varierande karaktär. Ett område som nämns är budgetansvaret där det formella ansvaret ligger 6 av 10

på första linjens chef men där cheferna själva inte alltid anser sig ha fullt inflytande över sin ekonomi. En övervägande del av cheferna uppger att det finns kollegialt stöd mellan cheferna vilket anses utgöra ett värdefullt och viktigt stöd. Vidare anses att förvaltningschefen utgör ett gott stöd till första linjens chefer. Dock upplevs att i svåra situationer, exempelvis då massmedia uppmärksammar frågor, saknar cheferna ett adekvat stöd från de förtroendevaldas sida. Från första linjens chef beskrivs att det vid vissa tillfällen är svårt att leda medarbetare. Detta utifrån att det finns starka individuella uppfattningar om hur arbetat ska bedrivas hos medarbetarna. Det finns en lång tradition och vana av att exempelvis arbeta på en viss avdelning vilket gör det svårt som chef att flytta medarbetare mellan avdelningar utifrån verksamhetens behov. Den pågående generationsväxlingen anses dock bidra till ett mer flexibelt synsätt bland medarbetarna. En viktig del i ledarskapet är att det finns ett adekvat administrativt stöd i form av ekonomi- och personalspecialister. Samtliga intervjuade uppger att de anser sig genomgående ha ett gott stöd av ekonomifunktionen i samband med budgetarbete, ekonomiska uppföljningar, hjälp med att tolka ekonomisk information med mera. Avseende personalfunktionens stöd till cheferna så upplevs detta vara av varierande karaktär. Exempel på frågor där ett mer påtagligt stöd hade önskats gäller rehabiliteringsåtgärder samt åtgärder i samband med att medarbetare har gjort sig skyldiga till försummelser. Mentorskap har enligt uppgift erbjudits till första linjens chefer men har ännu inte lett till något formaliserat mentorsstöd. Detta uppges vara ett förbättringsområde där möjligheten och fördelarna med ett mentorsstöd behöver kommuniceras tydligare till chefer inom organisationen. Behovet av kompetensutveckling för ledare diskuteras i samband med medarbetarsamtalet. Resultatet av denna dialog dokumenteras sedan i en kompetensutvecklingsplan för varje chef. Kommunen erbjuder ett särskilt kompetensutvecklingsprogram för nyanställda chefer som ska ge dem de verktyg de behöver för sitt ledarskap. Rekrytering av chefer till verksamhetsområdet beskrivs som delvis problematisk. En faktor är att kommunens varumärke som arbetsgivare inom vård- och omsorgsområdet enligt uppgift inte är så starkt. Det råder även en konkurrens från andra kommuner vilket ytterligare försvårar möjligheterna till att få sökanden med önskad kompetens. Samtidigt befinner sig förvaltningen i en generationsväxling där både chefer och medarbetare kommer att lämna organisationen på grund av pensionsavgångar vilket kommer att resultera i ett ökat rekryteringsbehov. Förvaltningschefen följer löpande hur rekryteringsbehovet bland chefer och medarbetare utvecklas. En notering i sammanhanget är att medelåldern bland cheferna i nuläget är lägre än hos medarbetarna. 7 av 10

2.4.2 Medarbetare I de intervjuer som gjordes av medarbetarna framfördes åsikten att ledarskapet uppvisar brister i vissa delar. Bland annat ansågs att första linjens chefer har alltför stora ansvarsområden som försämrar förutsättningarna för att kunna utöva ett gott ledarskap. En ytterligare synpunkt från medarbetarnas sida på ledarskapet var att det finns brister i dialogen mellan medarbetare och ledare vilket bland annat kommer till uttryck på medarbetarsamtalen. Några av de intervjuade upplevde att medarbetarsamtalen inte präglas av öppenhet och de uppfattades som negativa av arbetsgivaren då de framförde synpunkter. Det personalpolitiska programmet samt kommunens gemensamma värdegrund ansågs inte vara särskilt kända i nuläget bland medarbetarna och att dessa dokument inte diskuterats mer genomgripande på exempelvis arbetsplatsträffar eller på medarbetarsamtal. Vidare gav medarbetarna uttryck för att de känner en viss otrygghet i förhållande till närmaste chef vilket de anser vara till nackdel för möjligheterna att kunna tala öppet om upplevda problemen i verksamheten. En annan aspekt är att vissa av de intervjuade inte känner att de bemöts med tillräcklig tillit och förståelse för det arbete som de utför från sin chef. På frågan om hur de intervjuade ser på sin roll som medarbetare, beskrev en övervägande del sin roll med att de har primärt fokus på brukaren och dennes behov. Medarbetarna uttryckte vidare att de upplever en relativ låg samhörighetskänsla till kommunen som arbetsgivare. Avslutningsvis framförde några av medarbetarna att det finns brister i verksamheternas administrativa rutiner vilket ansågs vara en försvårande omständighet i det dagliga arbetet. 3 Bedömning Nedan redovisar vi våra bedömningar utifrån varje kontrollmål. I slutet av detta avsnitt redovisar vi vår samlade bedömning utifrån den övergripande revisionsfrågan. Stödjande dokument och gemensam värdegrund Vi bedömer att det personalpolitiska program som antogs år 2010 utgör en viktig grund för att tydliggöra vilka egenskaper som ska vara representativa för både ledare och medarbetare i kommunen. I detta dokument ingår de kärnvärden (värdegrunden) som ska gälla för hela den kommunala organisationen. Vi anser att detta dokument på ett tydligt sätt beskriver vilka krav som ställs från arbetsgivarens sida. Samtidigt ger dokumentet medarbetaren en bild av vilka förväntningar som är rimliga att ställa på arbetsgivaren. 8 av 10

En brist som framkommit i samband med vår granskning är att dokumentet inte upplevs vara väl känt bland medarbetare i nuläget. Vi bedömer att det är av stor vikt att innehållet kommuniceras till medarbetarna genom en öppen dialog i samtliga arbetsgrupper. Avseende förutsättningarna för första linjens chefer visar vår granskning att flera av dessa upplever att de i nuläget har ett för stort antal underställda. Detta verifieras även av de synpunkter som framförs av medarbetarna Vi bedömer att vara chef över ett större antal medarbetare är en försvårande faktor när det gäller chefernas möjligheter att kunna utöva ett gott ledarskap i enlighet med det personalpolitiska programmets intentioner. Av den anledningen föreslår vi att en norm fastställs, som kan tjäna som en riktlinje för hur många underställda en chef bör ha, kopplat till verksamhetens behov och omfattning. Vidare anser vi att intervjusvaren samt de resultat som framkommit i medarbetarenkäterna, ger en bild av att ledare och medarbetare inte i alla avseenden lever upp till de ambitioner som anges i det personalpolitiska programmet samt i värdegrunden. Rekrytering av ledare och medarbetare Avseende rekrytering av chefer till verksamheten visar vår granskning att det i nuläget finns problem med att hitta personer med önskad kompetens. Vidare indikerar resultaten från medarbetarenkäten att det finns brister i kommunens uppträdande som arbetsgivare. Vi bedömer att möjligheterna till att kunna rekrytera både chefer och medarbetare med önskad kompetens är av avgörande betydelse för att upprätthålla en väl fungerande verksamhet. Av den anledningen är det av största vikt att åtgärder vidtas och att resultaten av dessa åtgärder sedan följs upp för att säkerställa att dessa får avsedd verkan. För att öka möjligheterna till att rekrytera chefer och medarbetare anser vi att kommunens varumärke som arbetsgivare behöver utvecklas. En del i detta är att på ett tydligt sätt redovisa vad Båstad kommun kan erbjuda som arbetsgivare. Vidare anser vi att de interna karriärvägar som finns bör tydliggöras för att på sätt ta tillvara framtida chefsämnen. Vi vill även poängtera vikten av att ta tillvara den upparbetade kunskap som finns, både hos chefer och medarbetare, i samband med pensionsavgångar med mera för att säkra att kompetensen i största möjliga utsträckning finns kvar i organisationen. Kompetensutveckling och mentorskap Gällande kompetensutvecklingsbehovet hos chefer bedömer vi att det finns fungerande rutiner för att tillse att detta underhålls. Den dokumentation som upprättas i form av en individuell kompetensutvecklingsplan anser vi vara ett viktigt stöd i detta och att denna plan löpande stäms av i samband med medarbetarsamtalen. Vår granskning visar att mentorskap har erbjudits till chefer inom vård- och omsorg men att det ännu inte funnits något uttalat behov av detta stöd. Vi ser möjligheterna till mentorsstöd som en viktig del för att stödja och stärka chefsrollen. Vi anser 9 av 10

därför att kommunstyrelsen bör överväga att införa ett obligatoriskt mentorsstöd för samtliga chefer inom vård- och omsorg. Detta ser vi även som ett bidrag till att stärka kommunens varumärke som arbetsgivare, både externt och internt. Stödfunktioner för chefer När det gäller stöd till chefer inom vård och omsorg så visar vår granskning att cheferna, i deras roll som budgetansvariga, erhåller stöd i önskad omfattning från ekonomifunktionen. Avseende stöd i olika personalfrågor visar dock vår granskning att det finns ett förbättringsutrymme. De synpunkter som framkommit på personalfunktionen kan enligt vår uppfattning bottna i ett förväntansgap mellan vilket stöd cheferna förväntar sig och vilket stöd personalenheten faktiskt kan ge med hänsyn till gällande lagar och avtal. Av den anledningen anser vi det vara viktigt med en ökad tydlighet från personalenhetens sida kring vilken nivå på stöd som är rimlig att förvänta sig som chef. Granskningen visar även att det finns behov av ett förbättrat stöd till chefer i de fall större händelser inträffar i verksamheten som bland annat kan komma till medias kännedom. Av den anledningen anser vi det vara av vikt att ett klarläggande görs om vilka tjänstemän och förtroendevalda som ska uttala sig i sådana lägen och att dessa sedan ges de förutsättningar som behövs för ändamålet. Fungerande dialog inom verksamhetsområdet Vi bedömer att det finns en väl fungerande dialog mellan chefer på samtliga nivåer inom verksamhetsområdet och att cheferna ger varandra ett kollegialt stöd. Noterbart är att första linjens chefer upplever sig få ett adekvat stöd från ledningsgruppen. Utifrån ett medarbetarperspektiv gör vi dock bedömningen att dialogen inte fungerar i alla delar mellan medarbetare och enhetschefer. Vår granskning indikerar att det finns ett förtroendegap mellan ledare och medarbetare som kan vara en orsak till att dialogen inte fungerar i alla delar. En ytterligare förklaring tror vi kan vara ett bristande förtroende samt förståelse för varandras roller som ledare och som medarbetare. Sammanfattande bedömning Utifrån gjorda iakttagelser och bedömningar i samband med granskningens kontrollmål gör vi den sammanfattande bedömningen att det inte i alla delar finns ändamålsenliga förutsättningar för att kunna utöva ett gott ledarskap eller medarbetarskap inom kommunstyrelsens verksamhetsområde vård- och omsorg. 10 av 10