Stadgar för Doktorandföreningen vid Institutionen för Folkhälso- och Vårdvetenskap Från 8 maj 2012, reviderade 2014-06-03 1 Syfte och Verksamhet Doktorandföreningens medlemmar är doktorander vid Institutionen för Folkhälso- och Vårdvetenskap (IFV). Doktorandföreningen är ett intresseråd vars syfte är att kontinuerligt bevaka och diskutera olika frågor rörande forskarutbildningen och medlemmarnas arbetssituation. Doktorandföreningen ansvarar för att doktorandrepresentation finns i forskarutbildningsgruppen (FUG) vid Institutionen för Folkhälso- och Vårdvetenskap att doktorandrepresentation finns i Lika villkor vid Institutionen för Folkhälso- och Vårdvetenskap att val av ordinarieledamot och suppleant från doktorandkorperationen till styrelsen för Institutionen för Folkhälso- och Vårdvetenskap sker de år då inte gemensamt val till institutionsstyrelsen sker. Valet ska ske enligt Uppsala universitets regelverk. 2 Sammansättning av styrelse Styrelsen utgörs av ordförande och sekreterare samt eventuellt vice ordförande, web-ansvarig och kassör. Om så önskas kan ersättare till styrelsen även utses. Vid vakans utses ny representant. Styrelsen väljs av föreningen. Mandattiden är ett (1) år. 3 Beslutande organ Årsmöte och Valmöte Årsmötet och valmötet är Doktorandföreningens högsta beslutande organ. Rösträtt på årsmötet och valmötet har samtliga medlemmar i doktorandföreningen. Beslut fattas med enkel majoritet. Varje mötesdeltagare har en (1) röst. Ordförande har utslagsröst och röstar inte förrän utslagsröst krävs. Protokoll för årsmötet respektive valmötet skall föras, justeras och arkiveras. Årsmöte Årsmötet skall hållas varje år i augusti/september eller då hälften av styrelseledamöterna så kräver. Kallelse till årsmötet skall utgå minst fjorton (14) dagar före mötet med agenda för årsmötet (se bifogad mall), verksamhetsberättelse (se bifogad mall) samt revisionsberättelse (se bifogad mall).
Valmöte Valmötet skall hållas varje år i april/maj Kallelse till valmötet skall utgå minst fjorton (14) dagar före mötet med agenda (se bifogad mall) och valberedningens förslag. Vid valmötet väljs för en mandatperiod av ett (1) år ordförande och sekreterare samt eventuellt vice ordförande, web-ansvarig, kassör, revisor och valberedning. Valberedning utgörs i första hand av avgående styrelseledamöter om dessa fortfarande är doktorander vid nästa valmöte, i andra hand väljs valberedning. Valbara är samtliga medlemmar i föreningen. Fyllnadsval av representanter kan ske löpande under verksamhetsåret. Medlemsmöten Medlemsmöten skall hållas en gång per månad under perioden september juni. Kallelse till mötet skall utgå senast sju (7) dagar innan mötet med agenda. Styrelsemöten Styrelsemöten skall hållas när så behövs. Ordföranden eller minst tre (3) ledamöter äger rätt att kalla till styrelsemöte. Kallelse till mötet skall utgå senast sju (7) dagar innan mötet. Beslut fattas med enkel majoritet. Varje ledamot har en (1) röst. Ordförande har utslagsröst och röstar inte förrän utslagsröst krävs. Protokoll för varje möte skall föras, justeras och arkiveras. 4 Ekonomi Verksamhets- och räkenskapsåret omfattar tiden from 1 juli tom 30 juni. Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var och en för sig. Dessa personer har även rätt att var och en för sig disponera föreningens tillgångar. 5 Ändring av stadgar Doktorandföreningen kan ändra sina stadgar då 2/3 majoritet föreligger bland de närvarande. 6 Upplösande av föreningen För upplösning av föreningen krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall anges dels att föreningens tillgångar skall användas till bestämt doktorandfrämjande ändamål, dels var den upplösta föreningens handlingar skall arkiveras.
Agenda för årsmöte Mötets öppnande Val av mötesordförande Val av mötessekreterare Val av två justerare tillika rösträknare Fråga om mötets behöriga utlysande Upprop och fastställande av röstlängd Fastställande av föredragningslista Framläggande av verksamhetsberättelse Föredragning av revisionsberättelse Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Övriga frågor Avslutning av möte
Mall för Verksamhetsberättelse Detta är föreningens verksamhetsberättelse för tiden 20XX-07-01 20XX-06-30. Alla doktorander vid Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap (IFV) är medlemmar. Styrelsesammansättning, revisor, valberedning samt doktorandrepresenation Ordförande: Vice ordförande: Sekreterare: Webansvarig: Revisor: Valberedning: Ordinarie ledamot i styrelsen för IFV Suppleant styrelsen för IFV Doktorandrepresentant till Forskarutbildningsgruppen (FUG): Medlemsmöten Medlemsmöten har hållits Datum + innehåll Styrelsemöten har hållits Aktiviteter Datum Prodisputioner Doktoranddag Datum och för vem Datum + innehåll Information till nya doktorander
Datum + vilka som gav informationen Uppsala 20XX-08-XX Ordförande Sekreterare Vice ordförande Web-ansvarig
Mall för Revisionsberättelse Föreningens verksamhets- och räkenskapsåret omfattar tiden from 1 juli tom 30 juni. Undertecknad som utsetts till revisor i Doktorandföreningen vid Institutionen för Folkhälso- och Vårdvetenskap, har granskat föreningens verksamhetsår 20XX-07-01 20XX-06-30. Undertecknad har tagit del av verksamhetsberättelse och föreningsmötesanteckningar. Med stöd utifrån vad stadgarna säger om föreningens verksamhet förordar jag att styrelsen beviljas full ansvarsfrihet för verksamhetsåret 20XX-07-01 20XX-06-30. Uppsala 20XX-08-XX Revisor
Agenda för valmöte Mötets öppnande Val av mötesordförande Val av mötessekreterare Val av två justerare tillika rösträknare Fråga om mötets behöriga utlysande Upprop och fastställande av röstlängd Fastställande av föredragningslista Val av styrelse på ett år (ordförande, vice ordförande, sekreterare, ev. kassör, ev. webbansvarig) Val av revisor på ett år Val av valberedning om avgående styrelseledamöter inte är doktorander vid nästa valmöte Val av doktorandrepresentant till Forskarutbildningsgruppen (FUG) Övriga frågor Avslutning av möte
Agenda för medlemsmöte Mötet öppnas Val av ordförande Val av sekreterare Val av justerare Välkomnande av nya doktorander samt presentationsrunda av närvarande medlemmar Rapporter Institutionsstyrelsen Medicinska doktorandrådet Forskarutbildningsgruppen (FUG) Övrigt Kommande disputationer Övriga frågor