CERTIFIERINGSREGLER (13.4.2004) Miljöcertifikat för läroanstalter kan sökas av alla läroanstalter som strävar efter att förbättra miljöarbetet i sina egna lednings-, undervisnings- och servicefunktioner. Certifikatet beviljas av OKKA-stiftelsen på basis av en formbunden ansökan. Läroanstalten kan söka Miljöcertifikat för läroanstalter när den uppfyller Miljökriterierna för läroanstalter (2003). Verifiering av kraven grundar sig på läroanstaltens självvärderingsrapport samt en revision som genomförts av en extern revisor i läroanstalten. Certifierbar läroanstalt Alla skolor och läroanstalter, oberoende av storlek, undervisningsområde eller -stadium, kan delta i miljöcertifiering av läroanstalter. Med en certifierbar läroanstalt avses en skola eller annan läroanstalt som upprätthålls av en kommun, en stiftelse, staten, en privat eller annan instans, och som har egna funktioner och administration oberoende av om den är en juridisk person. Läroanstalten kan söka certifikat för en eller flera enheter, förutsatt att verksamheten utgör en helhet som kan utvärderas på basis av Miljökriterierna för skolor och läroanstalter. Om föremålet för ansökan inte är läroanstalten i sin helhet, beslutar OKKA-stiftelsen om ansökningsrätt på basis av den sökande läroanstaltens framställning. Utbildningsarrangören kan också söka certifikat men självvärdering, extern revision och certifiering görs alltid specifikt för varje läroanstalt. Ansökan om certifikat Läroanstalten kan söka Miljöcertifikat för läroanstalter när den uppfyller Miljökriterierna för skolor och läroanstalter. Certifiering gäller alltid miljökriteriernas alla helheter, som är: 1. Planering, organisering och utveckling av miljöfrågor 2. Undervisning, deltagande, samarbete och inlärning 3. Servicefunktioner. Ansökningsprocessen framskrider på följande sätt: 1. Läroanstalten utför en självvärdering och utarbetar på basis av den en självvärderingsrapport. Rapporten skall omfatta följande punkter: a. Självvärderingens frågelistor ifyllda i sin helhet inom verksamhetens alla delområden. b. Läroanstaltens miljöprogram. 2. Läroanstalten levererar självvärderingsrapporten inklusive bilagor till en extern revisor (i det följande revisor), som ingår i OKKA-stiftelsens register över revisorer, senast tre veckor före revisionen i läroanstalten. Revisorn kan på förhand be om annat material än det som nämnts i punkt 1; t.ex. läroanstaltens miljöpolicy eller - principer, ansvarspersoner i miljöarbetet och deras uppgifter, delar ur läroplan, avfallsplanen eller räddningsplanen (säkerhetsplanen). 3. Revisorn utvärderar självvärderingsrapporten och verifierar de ärenden som presenteras i rapporten, genom en revision i läroanstalten. Revisorn överlämnar revisionsrapporten, som innehåller ett formbundet intyg över att läroanstaltens verksamhet uppfyller Miljökriterierna för skolor och läroanstalter, till läsoanstalter. Revisorn skalla leverera revisionsrapporten till läroanstalten senast en vecka efter revisionen i läroanstalten. 4. Om brister och sådant som måste åtgärdas observeras i den första utvärderingen informerar revisorn läroanstalten om dessa skriftligt i revisionsrapporten. Läroanstalten skall vidta korrigerande åtgärder inom tre månader efter att den 1
mottagit revisionsrapporten. Revisorn verifierar de korrigerande åtgärder genom en nyrevision i läroanstalten eller genom att godkänna läroanstaltens skriftliga utredning. Revisorns godkännande bifogas den ursprungliga revisionsrapporten. 5. Läroanstalten söker certifikat från OKKA-stiftelsen med en formbunden ansökan. Till ansökan skall bifogas läroanstaltens självvärderingsrapport samt den av revisorn utarbetade revisionsrapporten, som original eller bestyrkt kopia. Läroanstalten kan ansöka om Miljöcertifikat för läroanstalter på basis av revisionsrapporten inom sex månader efter den externa revisionen. OKKA-stiftelsen har rätt att använda informationen i läroanstaltens självvärderingsrapport och revisionsrapport för att utveckla systemet för miljöcertifiering av läroanstalter eller i forskningssyfte, men en enskild läroanstalts information lämnas inte ut till utomstående utan läroanstaltens samtycke. Frågelistor för självvärdering och ansökningsblankett för miljöcertifikat finns i elektronisk form på adressen www.koulujaymparisto.fi. De kan också beställas i pappersform från OKKA-stiftelsen. Ansökan om certifikat inklusive bilagor skickas till adressen: OKKA-stiftelsens styrelse Miljöcertifiering av läroanstalter Järnvägsmannagatan 6 A 00520 Helsingfors Behandlingen av ansökningar OKKA-stiftelsen behandlar certifikatsansökningarna vid styrelsemötet. Tidpunkterna för mötena och sista inlämningsdagen för ansökningen finns på adressen www.koulujaymparisto.fi. Om det inte finns formella hinder för certifiering, skickar OKKAstiftelsen meddelande till läroanstalten om att certifieringen godkänts, ger ett certifikatnummer och antecknar läroanstalten i registret över certifierade läroanstalter. Läroanstalten får tillgång till Miljöcertifikatet för läroanstalter, försett med registernummer samt logo. Miljöcertifikatet för läroanstalter är i kraft 36 månader åt gången. Den certifierade läroanstalten får använda Miljöcertifikatet för läroanstalter och logotecknet i sin kommunikation under certifikatets giltighetstid. Miljöcertifikatet för läroanstalter kan på begäran också fås i elektronisk form. Certifikatet är antingen finsk- eller svenskspråkigt beroende på vilketdera den sökande har begärt. Certifikatet kan mot betalning fås även på andra EU-språk. Miljöcertifikat och -logo för läroanstalter kan ses på dessa websidor. Upprätthållande av certifikatet (första och andra året efter att certifikat beviljats eller förnyats) Upprätthållande av Miljöcertifikatet för läroanstalter förutsätter att läroanstalten årligen reviderar informationen i självvärderingsrapporten. För rapporteringen används en uppdaterigsblankett, där fullföljandet av miljöprogrammet och planering av nästa års verksamhet betonas. Läroanstalten skall leverera en ifylld uppdateringsblankett till revisorn inom tolv månader från beviljandet av certifikat eller från föregående revidering av uppgifterna. Revisorn ger läroanstalten respons på rapporten samt en skriftlig bekräftelse över uppdateringen av uppgifterna inom tre veckor efter att läroanstaltens levererat uppdateringsblanketten. Läroanstalten skall leverera revisorns bekräftelse till OKKAstiftelsen som original eller bestyrkt kopia senast en månad efter att läroanstalten erhållit bekräftelsen. Uppdateringsblankett får elektroniskt på adressen www.koulujaymparisto.fi.. 2
Att förnya certifikatet (tredje året efter att certifikatet beviljats) Miljöcertifikat för läroanstalter skall förnyas senast 36 månader från att certifikatet beviljats eller från den tidpunkt det senast förnyades. Certifikatet förnyas genom att läroanstalten skickar föregående revisionsrapport samt första, andra och tredje årets uppdateringsblanketter till revisorn. Revisorn genomför revision i läroanstalten och försäkrar sig om att kontinuerlig förbättring har skett och att läroanstaltens funktioner har hållit sig på den nivå som Miljökriterierna för skolor och läroanstalter förutsätter. Revisorn utformar en revisionsrapport, i vilken eventuella avvikelser som måste korrigeras presenteras. Revisorn skall leverera en revisionsrapport till läroanstalten inom tre veckor efter att revisionen utförts. Läroanstalten skall vidta korrigerande åtgärder inom tre månader efter att den mottagit revisionsrapporten. Revisorn verifierar de korrigerande åtgärder genom en ny revision i läroanstalten eller genom att godkänna läroanstaltens skriftliga utredning. Revisorns godkännande bifogas den ursprungliga revisionsrapporten. Efter att korrigerande åtgärder har vidtagits skall läroanstalten skicka revisionsrapporten till OKKA-stiftelsen. Detta skall ske inom en månad efter att läroanstalten har mottagit den av revisorn godkända rapporten. Om det inte finns formella hinder, uppdaterar OKKA-stiftelsen läroanstaltens uppgifter i registret över certifierade läroanstalter och sänder läroanstalten ett nytt Miljöcertifikat för läroanstalter. Avtal mellan revisor och läroanstalt Läroanstalten väljer revisor från OKKA-stiftelsens register över revisorer och avtalar om genomförande av extern revision (innan registret över revisorer har bildats tar den läroanstalt som är i behov av extern revision kontakt med OKKA-stiftelsen, som utser en revisor). Läroanstalten gör ett avtal med revisorn och fastslås bl. a. tidpunkten för revisionen, det material som skall skickas till revisorn, uppskattad tidsåtgång för revisionen samt revisorns ersättning på basis av tidsåtgången. Rekommendationer för revisorns ersättning finns på adressen www.koulujaymparisto.fi. Förfallna certifikat Läroanstaltens miljöcertifikat kan förfalla i följande fall: - Extern revision har inte genomförts inom 36 månader efter beviljandet eller förnyandet av certifikatet. - Brister som revisorn påvisat har inte korrigerats inom utsatt tid, tre månader. - Läroanstalten har inte levererat revisionsrapport till OKKA-stiftelsen inom en månad efter att läroanstalten erhållit en godkänd revisionsrapport av revisorn. OKKA-stiftelsen avgör om certifikatet skall förfalla efter att först ha hört läroanstalten. En läroanstalt vars certifikat förfallit, avlägsnas ur registret över certifierade läroanstalter och den förlorar sin rätt att använda Miljöcertifikatet för läroanstalter och tillhörande logo. Certifikatet förfaller inte om den årliga uppdaterigsrapporten saknas (första och andra året efter beviljandet eller förnyandet av certifikatet). Om läroanstalten inte har levererat uppdateringsrapporterna till revisorn skall läroanstalten för att få nytt certifikat göra en självvärdering och utforma en självvärderingsrapport i samma omfattning som i ansökan om certifikat. Även extern revision i läroanstalten genomförs i samma omfattning som en certifieringsrevision. Kostnader för certifiering och revision Miljöcertifikatet för läroanstalter är kostnadsfritt. Läroanstalten ansvarar dock för kostnader för förberedelser inför certifiering, åtgärder som krävs för att uppfylls Miljökriterierna för 3
skolor och läroanstalter samt för extern revision. OKKA-stiftelsen definierar referenspriser för externa revisioner. Grunderna för prissättning finns på adressen www.koulujaymparisto.fi. Upprätthållande av certifieringssystemet OKKA-stiftelsen ansvarar för upprätthållandet av certifieringssystemet. Stiftelsens uppgifter fördelas mellan stiftelsens styrelse, certifieringsnämden som är underordnad stiftelsen samt stiftelsens miljöexpert. 1. Styrelsens uppgifter i OKKA-stiftelsen OKKA-stiftelsens styrelse verkar som beslutande organ för Miljöcertifierin i läroanstalter. Till styrelsens uppgifter hör: - att besluta om ansökningsrätt när föremålet för certifiering inte är en läroanstalt i sin helhet - att besluta om beviljande av certifikat, förnyat certifikat och om upphävande av certifikat - att ändra på regler och kriterier - att besluta om sammansättningen på certifieringsnämnden och att utse certifieringsnämndens medlemmar - att godkänna kompetensen hos utbildare av revisorer och att upphäva deras rätt att utbilda revisorer - att besluta om upphävning av revisorns rätt att utföra revision - att lösa tvister som berör certifieringen - att definiera referenspriser för externa revisioner. 2. Certifieringsnämndens funktioner och uppgifter Medlemmarna i certifieringsnämnden representerar en bred sakkunskap inom miljö- och utbildningdområdet. Gruppen är underordnad OKKA-stiftelsen och sammanträder regelbundet 3-4 gånger per år. OKKA-stiftelsen ansvarar för sammankallandet av certifieringsnämnden. Certifieringsnämnden består av 9-15 specialister och/eller en representant från ledningen. Certifieringsnämndens uppgifter är: - att ansvara för uppdatering av Miljökriterier för skolor och läroanstalter - att bedöma kompetensen hos utbildare av revisorer - att övervaka och utveckla revisorernas utbildning - att övervaka revisorernas kompetens - att ansvara för kvalitetskontroll och utveckling av miljöcertifiering - att vid behov presentera ändringar i reglerna för OKKA-stiftelsens styrelse. 3. Miljöexpertens uppgifter i OKKA-stiftelsen Miljöexpertens uppgifter i OKKA-stiftelsen är: - att förbereda beslut som berör certifiering - att upprätthålla register som behövs i systemet: i. register över certifierade läroanstalter ii. register över revisorer iii. register över utbildare - information och rådgivning: i. information som berör certifieringssystemet 4
ii. ledning och rådgivning: läroanstalter, revisorer, utbildare av revisorer iii. tolkning av miljökriterierna - utveckling av certifieringssystemet - att vara certifieringsnämndens sekreterare. Revisorernas kompetens 1. Extern revisor Personer som genomgått utbildningen Miljörevisor i läroanstalt samt kompetensprov för miljörevisor och blivit godkända, får ett kompetensbevis som är i kraft ett år efter att kompetensprovet utförts. Under denna tid kan personen på basis av beviset ansöka om inträde i OKKA-stiftelsens register över revisorer. En registrerad revisor skall genomföra den första externa revisionen under ledning av en revisor som utsetts av OKKA-stiftelsen. För att upprätthålla kompetensen måste revisorn regelbundet delta i kompletterande utbildning och i externa revisioner. OKKA-stiftelsen upprätthåller ett register över kompetenta revisorer och övervakar revisorernas kompetens. OKKA-stiftelsen har rätt att upphäva revisorns rätt att utföra revision. 2. Utbildning av revisor Utbildningen av revisorer består av grundutbildning (Läroanstaltens miljörevisor) samt regelbunden kompletterande utbildning. De som erbjuder utbildningen upprätthåller med stöd av OKKA-stiftelsen lokala revisorscirklar, inom vilka revisorernas kunnande upprätthålls och uppdateras. 3. Kompetens hos utbildare av revisorer Utbildningen av revisorer inom ramen för systemet för miljörevision i läroanstalter kan arrangeras enbart av kompetent utbildare av revisorer. Kompetent utbildare är en organisation som arrangerar utbildning av revisorer, som är godkänd av OKKA-stiftelsen, som har deltagit i utbildningen för utbildare och förbundit sig att genomföra formbunden utbildning av revisorer. Utbildaren skall ansöka om kompetens från OKKA-stiftelsen, som säkrar att utbildaren har resurser att genomföra utbildningen av revisorer. OKKA-stiftelsen har behörighet att övervaka utbildarnas kompetens och behörighet att upphäva rätten att utbilda revisorer, om utbildarens resurser att genomföra utbildningen väsentligen försvagats. Upprätthållande av utbildarkompetens förutsätter regelbundet deltagande i kompletterande utbildning. Kompetent utbildare får använda det utbildningsmaterial som utformats i projektet ENVEDU och är berättigad att bevilja revisorskompetens till personer som genomgått utbildningen. Användningsrätt till utbildningsmaterial ges och utbildningen av utbildare genomförts på rimliga kommersiella villkor på initiativ av samarbetspartners i projektet ENVEDU. 5