Utvecklingsplan för ideellt arbete. i Trollhättans pastorat.

Utvecklingsplan för ideellt arbete i Trollhättans pastorat. 2012 1

Inledning Ty liksom vi har en enda kropp men många lemmar, alla med olika uppgifter, så utgör vi, fast många, en enda kropp i Kristus, men var för sig är vi lemmar som är till för varandra. Vi har olika gåvor allt efter den nåd vi fått: profetisk gåva i förhållande till vår tro, tjänandets gåva hos dem som tjänar, undervisandets gåva hos dem som undervisar, tröstens gåva hos dem som tröstar och förmanar, gåvan att frikostigt dela med sig, att vara nitisk som ledare och att med glatt hjärta visa barmhärtighet. Rom 12: 4-8 Församlingen har ett gemensamt uppdrag. Vi behöver vara många och olika för att utföra uppdraget. Idag finns många ideella, anställda och förtroendevalda medarbetare i vår församling, men vi behöver vara fler. Intresset för att göra en ideell insats och få ett ideellt uppdrag ökar. I kyrkoordningen står: Delaktigheten i de döptas och troendes prästadöme förenar alla i församlingen, döpta, vigda och icke vigda. Alla har tillsammans ansvaret för att församlingens grundläggande uppgift blir utförd Kallelsen att föra ut evangelium är given åt hela Guds folk. Alla i kyrkan är lemmar i en och samma kropp. Dopet är den grundläggande vigningen till tjänst i kyrkan och ger delaktighet i kyrkans gemensamma uppdrag. Människor som är döpta in i Kristi kyrka utför Guds handlingar i världen, även utanför kyrkans organisation och vetskap. Guds verk sker ständigt. Bakgrund Omvärldsanalys Trollhättans stad har nästan 55 500 invånare och befolkningen har ökat stadigt de senaste åren med höga födelsetal och stor inflyttning. Visionen är att växa till 70 000 invånare år 2030. Arbetskraftsinvandringen var stor på 1960-70-talen och på 1990- talet kom många flyktingar till Trollhättan. En hög andel av Trollhättans befolkning (16%) är födda i andra länder att jämföra med 14% i hela landet och 16% av barnen har båda föräldrarna födda utomlands medan motsvarande siffra för hela Sverige är 10%. Den industritäta staden Trollhättan styrs med egen socialdemokratisk majoritet. De största arbetsgivarna är Trollhättans stad, Västra Götalandsregionen och Volvo Aero. Trollhättan har den högsta arbetslösheten i Skara stift, 15,3% (mot 6% i Sverige som helhet och ungdomsarbetslösheten är hela 19,6 (mot 10% i hela landet). I Trollhättan finns nybyggda Högskolan Väst med mer än 11 000 studenter. Under 2011 gick SAAB i konkurs, vilket på har påverkat arbetslösheten i staden. Flest arbetstillfällen i Trollhättan finns inom tillverkning samt vård och omsorg. Endast 31% av befolkningen har eftergymnasial utbildning (jmf 35% i hela Sverige). 2

Idealitet i Trollhättan Trollhättan har ett rikt föreningsliv med 367 aktiva föreningar. Det finns många idrottsföreningar och inom dessa är de ideella krafterna av stor betydelse. Musiklivet är stort och engagerar många. Inom den sociala frivilliga sektorn finns Verdandi, Röda Korset, Rädda barnen, Lions, KF Länken, Sällskapet Länkarna, Norra Älvsborgs Frivilliga Samhällsarbetare (NÄFS), Brottsofferjouren, Kvinnojouren, Föräldraföreningen mot narkotika (FMN), Invandrare mot narkotika m.fl. De kristna samfunden är många. Frälsningsarmén, Pingstkyrkan, Missionskyrkan, Ekumeniska församlingen, Katolska och Ortodoxa församlingar engagerar ideella. Tillsammans bildar de kristna kyrkorna Trollhättans ekumeniska råd (TER). Andra stora religiösa grupper i Trollhättan är sunni- och shiamuslimer. På Högskolan Väst samarbetar Studentkåren med Universitetskyrkan om Volontärcentrum, som förmedlar ideella uppdrag mellan studenter och olika lokala frivilligorganisationer. Ideologisk grund Grunden för kristen tro är den gudsrelation som finns i och genom Jesus Kristus, hans liv, död och uppståndelse. Gud har omsorg om var och en av oss och vill befria oss och kallar oss som medarbetare i Guds rike. Utgångspunkten för vårt ideella arbete är bilden av kyrkan som en enda kropp med många lemmar (se inledningstexten). Församlingen är en levande gemenskap som ska ta tillvara människors kreativitet, förmågor och vilja att finnas till för andra. Idealitet handlar om engagemang och tillhörighet och är en förutsättning för en levande kyrka. Församlingen bygger på såväl förtroendevaldas, anställdas och ideellas likvärdiga medverkan. Vi ser en utveckling där anställda alltmer går emot att bli möjliggörare istället för utförare. Definition Med ideell medarbetare avses i utvecklingsplanen en oavlönad person som bär någon form av överenskommet ansvar för det gemensamma församlingslivet. Nulägesbeskrivning I de tre församlingarna finns ca 250 ideella med många olika uppgifter såsom kyrkvärdar, gudstjänstgrupper, medhjälpare vid soppservering och kaffeservering, hembesökare, följeslagare, ungdoms/konfirmandledare, ledare i studiecirklar och samtalsgrupper, internationella ombud, närradioverksamhet m.m. Därtill kommer ca 340 körsångare och 80 syföreningsmedlemmar. Under 2010-2013 pågår ett idealitetsprojekt i samverkan med Sensus, Skara stift och Vänersborgs pastorat. Se bilaga 1. 3

Behovsanalys Det ideella arbete som utförs idag grundar sig till stor del på de behov som anställda har sett. Det vore önskvärt att ideella uppdrag även utgår från enskilda människors initiativ och önskan om att få utlopp för sin kreativitet och de behov som ideella möter. Alla församlingar behöver arbeta vidare med gudstjänsten så att den mer och mer blir navet som all annan verksamhet utgår från och syftar till. Exempel på specifika behov just nu: Götalundens församling Ideella medarbetare behövs i den internationella gruppen, i flyktingarbetet, som fikafixare i Öppna förskolan, vid sommarcaféer, som kyrkvärdar samt som kaffevärdar vid kyrkkaffet. Människor i alla åldrar behövs till Gudstjänstgrupper. Lextorps församling Fler yngre ideella medarbetare behövs i konfirmand- och barngrupper. Dessutom behövs närradioproducenter, hembesökare, gudstjänstvärdar på äldreboenden och medarbetare i flyktingarbete. Kaffevärdar till kyrkkaffe behövs liksom fler kyrkvärdar. För att levandegöra gudstjänsten arbetar man med att öka delaktigheten i planeringen. Trollhättans församling Fler ideella medarbetare behövs i konfirmandgrupper och 0-18 arbetet. Vi ser gärna fler yngre medarbetare i gudstjänstgrupperna. I pastoratet finns uppdragen nu även på Volontärbyrån. Policy för det ideella arbetet En policy för det ideella arbetet är en hjälp att tydliggöra det ideella arbetet, visa vad som görs och strukturera ramar, riktlinjer och villkor för detta arbete. En gemensam policy stärker kvalitet och säkerhet genom att viktiga delar görs tydliga. Relation ideella, anställda och förtroendevalda De ideella insatserna samordnas och möjliggörs av församlingarnas anställda. Det ska vara tydligt för varje ideell medarbetare vem som är kontaktperson. De förtroendevalda ansvarar för att medel ställs till förfogande för ideellt arbete. Rekrytering Ideella medarbetare rekryteras på flera sätt: - Personliga kontakter där förtroendevalda, anställda och ideella i möten med människor tänker in möjligheten att rekrytera fler ideella medarbetare. - Intresseanmälan - genom volontärbyrån i Svenska kyrkan, och i kyrkans lokaler ska finnas möjlighet att anmäla sitt intresse att få göra en insats i församlingen. 4

Kontinuerligt informeras om aktuella behov av ideella insatser i församlingsblad, hemsidan och anslagstavlor. - Uppdragen finns nu utlagda på Volontärbyrån i svenska kyrkan, som även kan nås via www.svenskakyrkan.se/trollhättan - 65-årssamlingar regelbundet för att presentera verksamhet och inbjuda till ideellt engagemang. - Du behövs i församlingen - en kväll för intresserade ideella en gång om året, där aktuella behov presenteras och idéer fångas upp. - Volontärcentrum på Högskolan Väst är en möjlighet till riktad inbjudan till studenter. Introduktion och utbildning I nuläget anordnas ledarutbildning kontinuerligt för unga ledare och alla som är intresserade av ideellt diakonalt arbete erbjuds en diakonicirkel som omfattar sex tillfällen. Därefter kommer deltagaren i samtal med diakonen fram till om och vilket uppdrag som skulle passa. Vissa delar av dessa utbildningar skulle med fördel kunna vara gemensamma t.ex. kyrkosyn och tystnadslöfte. På vissa håll i pastoratet har vi börjat med enskilda samtal. En checklista i punktform har tagits fram. Den anställde som ansvarar för den ideelle medarbetaren går igenom checklistan vid första träffen. Se bilaga 2. En ambition är att utveckla en gemensam introduktion i ideellt arbete i Svenska kyrkan med olika inriktningar för olika typer av uppgifter. Fortbildning Kontinuerlig fortbildning är viktig för att behålla kvalitet och engagemang. En del grupper av ideella, t.ex. besökstjänstgrupp, träffas kontinuerligt för fortbildning och stöd i uppgiften. För diakonala medarbetare erbjuds en inspirationskväll årligen genom TER. Dessutom erbjuds ibland fortbildningsdagar för ideella som arbetar bland äldre, genom Britta Lundqvists stiftelse. Unga ledare möts regelbundet till utbildning och reflektion över uppdraget. Körsångare och syföreningsmedlemmar får fortbildning och uppmuntran främst inom ramen för respektive grupp. Behovet av fortbildning för medarbetare i gudstjänsten ökar, t.ex. kyrkvärdar och gudstjänstgrupper. I oktober 2011 var Ideellt forums idédagar förlagda till Göteborg. Många ideella var med och det var bra gensvar. Samma möjlighet kommer att även erbjudas hösten 2012. Handledning och problemlösning Varje ideell medarbetare knyts till en anställd kontaktperson. Till denna person har den ideelle medarbetaren alltid möjlighet att vända sig när frågor dyker upp eller när man är förhindrad att genomföra sitt uppdrag enligt överenskommelse. Om inte problemet går att lösa finns arbetslagschefen som en resurs. För vissa uppdrag är det angeläget att erbjuda utvecklingssamtal regelbundet. 5

Överenskommelser Överenskommelse om tystnadslöfte skrivs under av ideella medarbetare när uppdraget påbörjas. Se bilaga 3. Övriga policys Pastoratets miljöpolicy, mångfaldspolicy och policy för alkohol och droger omfattar även ideella medarbetare. IT-policyn bör vara vägledande även för ideella. En policy för Trollhättans pastorats tjänstebilar är antagen och omfattar även ideella medarbetare. Se bilaga 4. Försäkringar Olycksfallsförsäkringen i Kyrkans Försäkringar AB omfattar alla som deltar i Svenska kyrkans verksamheter. Arbetstids- och arbetsmiljölagar omfattar inte ideella medarbetare men bör ändå följas för den ideelles säkerhets skull. Straffregister Om en ideell medarbetare skall arbeta i verksamheter riktat mot barn och ungdom, begär vi utdrag ur polisens brottsregister av den ideelle medarbetaren. Utgiftsersättning De ideella uppdragen skall inte innebära några merkostnader för den ideelle medarbetaren. Överenskomna utgifter ersätts mot uppvisande av kvitto. Uppmuntran och tack En viktig del i uppmuntran är att se och bekräfta den ideelle medarbetaren och dennes tjänst i vardagen. Önskvärt vore att pengar budgeteras för detta. Ambitionen är att en gång om året samla alla ideella medarbetare, anställda och förtroendevalda i resp. församling till gemensam fest. Inom varje verksamhetsområde uppmuntras ideella medarbetare genom att varje år erbjudas en resa eller mindre gåva, som tack. Alla ideella medarbetare erbjöds från och med 2011 en prenumeration på tidningen Intro. Alla ideella fick också boken Julboken som uppmuntrans gåva. Avslutning Ett ideellt uppdrag avslutas när det är fullgjort eller när den ideelle medarbetaren bestämmer sig för att sluta. Då erbjuds ett avslutande samtal med kontaktpersonen, där en gemensam utvärdering görs. Intyg om utfört uppdrag kan utföras vid begäran. En ideell medarbetare kan också skiljas från sitt uppdrag om det missköts, dock först efter ett samtal. Denna utvecklingsplan ska ses över årligen. 6

Bilaga 1. Projektbeskrivning: IDEALITETSPROJEKTET Projektets omfattning är 1 juli 2010 31 dec 2013 Beställare är kyrkoråden i Trollhättans pastorats församlingar och kyrkorådet i Vänersborgs och Väne-Ryrs församling. Projektets struktur Två projektgrupper och en styrgrupp och två projektledare. Styrgruppen består av: Projektledare är: Håkan Dafgård, Vänersborgs och Väne-Ryrs församling Gunilla Bengtsson ers. Barbro Holst Maria Classon, Trollhättans pastorat Märta Tofelt ers. Lars Jonsson Gunilla Nordin, Skara stift David Ekh, Sensus Maria Zetterlund, Vänersborgs och Väne-Ryrs församling Agneta van der Poel, Trollhättans pastorat Projektmålet är: Att nå en väl förankrad och tydlig strategi bland förtroendevalda och anställda för hur man arbetar i församling/pastorat med att identifiera uppgifter och möjliggöra utförandet, rekrytera, utbilda och uppmuntra ideella medarbetare. I församlingarna finns människor med många och olika gåvor. Denna mångfald bör komma till uttryck i församlingens gemensamma liv. Sedan år 2000 är Svenska kyrkan tydligt en del av den ideella sektorn. Intresset för att göra en ideell insats ökar och församlingarna behöver en tydlig strategi där anställda alltmer blir möjliggörare istället för utförare. Alla anställda får därmed en tydlig handledarfunktion. I kyrkoordningen står: Kallelsen att föra ut evangelium är given åt hela Guds folk. Alla i kyrkan är lemmar i en och samma kropp. Dopet är den grundläggande vigningen till tjänst i kyrkan och ger delaktighet i kyrkans gemensamma uppdrag. I projektbeskrivningen bryts projektmålet ned i fyra huvudområden: Identifiera uppgifter och möjliggöra utförandet, rekrytering, utbildning och uppmuntran. 7

1. Identifiera uppgifter och möjliggöra utförandet Utvecklingsplaner för resp. församling/pastorat beslutas och uppdateras kontinuerligt. Ha en stående punkt på dagordning på kyrkorådsmöten, APT o.d. kring idealitet. Tänka in ideella för att utveckla befintlig verksamhet Projektets utgångspunkt är att anställda i sina arbetsuppgifter i allt högre grad fungerar som handledare och ideella medarbetare ses som en tillgång Utarbeta policy för ideella när det gäller försäkringar, resor, nycklar o.d. Inbjuda till referensgruppsbrainstorming för att ta in ideellas tankar och idéer minst en gång per år i Vänersborg respektive Trollhättan 2. Rekrytering För att rekrytering ska kunna ske behöver synsättet ovan förankras bland förtroendevalda och personal under de här tre åren. Använda Mun-till-mun-metoden och visa öppenhet och lyhördhet för människors gåvor och förmågor när vi möts i olika sammanhang. Börja använda Volontärbyrån i Svenska kyrkan som arbetsredskap för rekrytering fr.o.m. hösten 2011. 3. Utbildning Samverka Thn/Vbg kring att utveckla basutbildning för ideella. Skapa möjligheter till mer specialiserad fortbildning för enskilda eller grupper av ideella. Två halvdagar arrangeras för förtroendevalda och anställda med Ideellt forum i Svenska Kyrkan / Volontärbyrån. Ägna någon av kontraktsdagarna åt ämnet, förslagsvis med Lars Olsson från Björkekärr Tänk frivilligt I samband med PU-samtal skall behovet av kompetensutveckling inom området beröras med all personal Fler anställda ges möjlighet att gå kursen Att leda ideella 4. Uppmuntran Avsätta en viss summa i budgeten per ideell medarbetare för uppmuntran. Erbjuda utvecklingssamtal med ideella (ev. lösningsfokuserat efter modell från Vänersborg) Eftersträva gemensamma fester/uppmuntranstillfällen för förtroendevalda, anställda och ideella Plan för förankringsarbetet Sept./okt. 2010 Info i församlingsblad och hemsidor om idealitetsprojektet 8

16 mars 2011 En halv utbildningsdag för förtroendevalda och personal Våren 2011 Maj 2011 Utvecklingsplaner för resp. församling/pastorat beslutas. Ny grupp anställda börjar kursen Att leda ideella 20 september 2011 En halv utbildningsdag för förtroendevalda och anställda 12 oktober 2011 Kontraktsdag förslagsvis Tänk frivilligt med Lars Olsson November 2011 Våren 2012 September 2012 Våren 2013 September 2013 Hösten 2013 Få igång tjänsten Volontärbyrån i Svenska kyrkan på våra hemsidor. Utvecklingsplaner för resp. församling/pastorat uppdateras. Ny grupp anställda börjar kursen Att leda ideella Utvecklingsplaner för resp. församling/pastorat uppdateras. Ny grupp anställda börjar kursen Att leda ideella Avslut och avrapportering av projektet. 9

Bilaga 2. Checklista för Trollhättans pastorat: Du är värdefull del av församlingen Referenser Utdrag från brottregistret Vad är uppdraget? Beskriv detta! Början/slut? Var? När? Hur? Tystnadslöftet Policys Försäkringar Kontaktperson Rutiner just där du är Utbildning/fortbildning Handledning Samtal Uppmuntran 10

Bilaga 3. Överenskommelse om tystnadslöfte Som ideell medarbetare i den församlingsvårdande verksamheten inom Svenska kyrkan i Trollhättan får man reda på saker i förtroende. Här möts människor med en förväntan att var och en respekteras. All kännedom om personliga förhållanden rörande människor jag möter som ideell inom Svenska kyrkan i Trollhättan får jag inte föra vidare. Behöver jag diskutera med någon så gör jag det med den anställde som är min kontaktperson (eller dennes efterträdare). Detta gäller även efter att jag slutat som ideell medarbetare. Trollhättan Namn Kontakten är förmedlad genom: Namn och telefonnummer 11

Bilaga 4. Regler för församlingarnas bilar Till i första hand församlingsarbetslagen finns tre bilar inköpta att användas för i första hand vaktmästarsysslor och i mån av tid till övriga sysslor/verksamheter. De tre bilarna placeras enligt följande: 1 bil står vid Kyrkans Gård Strömslund och används av Trollhättans Västra arbetslag 1 bil står vid Kyrkans hus och används av Trollhättans Östra arbetslag 1 bil står vid Götalundens kyrka och används av Lextorps och Götalundens arbetslag (fördelat efter lämplig modell) En bokningspärm finns för bilarna hos resp arbetslags vaktmästarlag. Vaktmästarna ansvarar för nyckelförvaringen och utlämningen av nycklarna. Extranyckel förvaras bland övriga nycklar. Till varje bil finns en körjournal där varje förare ansvarar för att fylla i sitt namn, mätarställning, vart man kört och tiden det tagit. Med resp bil följer också inköpskort för drivmedel. Varje förare ansvarar för att det finns minst en halv tank drivmedel när man återlämnar bilen. Vaktmästarlaget svarar för tvätt, städ, service m m av bilen men det åligger varje förare att lämna bilen i snyggt skick efter varje körning. Ev skador på bilen ska omedelbart rapporteras till vaktmästarlaget samt större skador även till närmaste chef. Ev böter fortkörning, parkering m m betalas av föraren. Föraren av bilen är naturligtvis också i alla sammanhang ansvarig förare. Församlingarnas bilar hålls helförsäkrade och arbetsgivaren ansvarar för ev uppkomna självrisker o dyl. Detta gäller dock inte om föraren uppenbart brustit i ansvar. Regler för församlingarnas bilar antagna av Kyrkonämnden 2009 10 12. Komplettering av ovanstående regler 2011 12 29 se nedan. Regeln för församlingarnas bilar kompletteras 2011 12 29 med följande: Församlingarnas bilar kan även köras av ideella medarbetare då försäkringen gäller oavsett förare. Ovanstående regler gäller oavsett förare men för att allt ska fungera med nycklar, bensinkort o likn måste alltid ideella medarbetare köra bilarna på uppdrag av anställd personal. En särskild blankett finns framtagen för detta ändamål: Överenskommelse om bilköring ideella medarbetare. Den verksamhetsansvarige ansvarar för överenskommelsen och att kopia på den ges till så väl den ideella medarbetaren som vaktmästarlaget. Överenskommelsen gäller så länge det ideella uppdraget pågår och den verksamhetsansvarige är ansvarig kontakt. Kompletteringen gjord av Kyrkoherde Maria Classon efter hörande i Kyrkonämndens arbetsutskott och kontroll av försäkringen. 12

Överenskommelse om bilkörning - ideella medarbetare Härmed intygas att jag tagit del av de regler som gäller för församlingens bilar och är beredd att bistå med att köra bilen, efter förfrågan från anställd medarbetare som ansvarar för aktuell verksamhet. Regler för församlingarnas bilar Till i första hand församlingsarbetslagen finns tre bilar inköpta att användas för i första hand vaktmästarsysslor och i mån av tid till övriga sysslor/verksamheter. De tre bilarna placeras enligt följande: 1 bil står vid Kyrkans Gård Strömslund och används av Trollhättans Västra arbetslag 1 bil står vid Församlingsgården och används av Trollhättans Östra arbetslag 1 bil står vid Götalundens kyrka och används av Lextorps och Götalundens arbetslag (fördelat efter lämplig modell) Bilen bokas av ansvarig anställd medarbetare. Till varje bil finns en körjournal där varje förare ansvarar för att fylla i sitt namn, mätarställning, vart man kört och tiden det tagit. Mappen med körjournal och nyckel hämtas hos vaktmästaren. Med resp bil följer också inköpskort för drivmedel. Varje förare ansvarar för att det finns minst en halv tank drivmedel när man återlämnar bilen. Vaktmästarlaget svarar för tvätt, städ, service m m av bilen men det åligger varje förare att lämna bilen i snyggt skick efter varje körning. Ev skador på bilen ska omedelbart rapporteras till vaktmästarlaget samt större skador även till närmaste chef. Ev böter fortkörning, parkering m m betalas av föraren. Föraren av bilen är naturligtvis också i alla sammanhang ansvarig förare. Församlingarnas bilar hålls helförsäkrade och arbetsgivaren ansvarar för ev uppkomna självrisker o dyl. Detta gäller dock inte om föraren uppenbart brustit i ansvar. Trollhättan Namn.. Kontakten är förmedlad genom: Namn och telefonnummer.. 13