28 Riktlinje för publicering och utlämnande av kallelser inom nämndsadministrationen

PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-02-01 1 (2) KOMMUNSTYRELSEN Dnr KSF 2015/582 28 Riktlinje för publicering och utlämnande av kallelser inom nämndsadministrationen Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta: Följande riktlinje för publicering respektive utlämnande av kallelser till nämndssammanträden (inklusive kommunstyrelsen) samt där tillhörande handlingar ska gälla från beslutsdagen: Kallelsen i sin helhet, inklusive beslutsförslag och beslutsunderlag, publiceras på Höörs kommuns hemsida och lämnas ut till allmänhet/journalister (främst genom hänvisning till hemsidan) samma dag som kallelsen görs tillgänglig på Höör24. Nämndprotokoll och kommunstyrelseprotokoll publiceras på hemsidan samma dag som eller dagen efter justeringen. Ärendebeskrivning Kommunkansliet har upprättat ett underlag för diskussioner rörande när publicering respektive utlämnande av kallelser till nämndssammanträden samt där till hörande handlingar. Yrkanden Lars-Olof Andersson (C) yrkar bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut. Bifallsyrkandet biträds av Björn Andreasson (M), Christer Ohlsson (M) och Erik Mårtensson (KD). Christer Olsson (M) yrkar att sista meningen ska ändras till: Nämndprotokoll och kommunstyrelseprotokoll publiceras på hemsidan samma dag som eller dagen efter justeringen. Stefan Lissmark (S) yrkar att journalister/allmänhet ändras till allmänhet/journalister. Beslutsordning Ordföranden konstaterar att det finns ett bifallsyrkande och två tilläggsyrkanden. Ordföranden ställer proposition på yrkandena och finner att kommunstyrelsen beslutat i enlighet med kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut och tilläggsyrkandena. Justerande Utdragsbestyrkande

PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-02-01 2 (2) KOMMUNSTYRELSEN Beslutsunderlag 1. Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-01-18 16. 2. Diskussionsunderlag, 2016-01-13. 3. Reflektioner (mail) från Tobias Lagerholm, 2016-01-19. Justerande Utdragsbestyrkande

2016-01-13 KSF 2014/999 1 (7) När ska vi lämna ut respektive offentliggöra kallelser till nämndssammanträden? Information och dess tillgänglighet är såväl en demokratifråga som en möjlighet att påverka medborgarnas syn på kommunen. Denna tjänsteskrivelse utgör underlag för en politisk diskussion om hur Höörs kommun vill att kallelser till nämndssammanträden och därtill hörande beslutsunderlag ska lämnas ut respektive läggas ut på Höörs kommuns hemsida. De riktlinjer som beslutas ska utgöra ett komplement till lagfästa regler som rör offentlighetsprincipen och skyddet för personlig integritet och avser situationen då kommunen får men inte måste lämna ut information. Tidigare skickades kallelser och beslutsunderlag till nämndssammanträden ut i pappersform. Under 2015 har de flesta nämnder istället övergått till elektroniska kallelser. Det upprättas således inte längre något komplett dokument som innehåller både kallelse och underlag till beslut. Detta har gett upphov till en diskussion bland tjänstemän, politiker och press om hur medborgare och press ska få insyn i nämndernas arbete. Informationen på kommuners hemsida ses idag som en viktig grund för demokratin. Medborgarnas möjlighet att påverka förutsätter att de har möjlighet till insyn i vilka frågor som är aktuella inom kommunen. Kommunen i korthet (KiK) är en undersökning från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som bland annat tar upp frågan om hur tillgänglig en kommuns hemsida är. Kommuner som läger upp kallelser till nämnder samt underliggande beslutshandlingar på sin hemsida anses mer tillgängliga än kommuner som inte gör det. SKL:s syfte med KiK är att öka tillgängligheten och möjligheten för kommunmedlemmarna att få insyn och kunna påverka. Mot denna inställning kan till exempel den enskildes krav på integritet och politikernas möjligheter att förbereda sig vägas. I detta dokument informeras kort om befintliga rutiner inom kommunkansliet, offentlighetsprincipen, offentlighet- och sekretesslagen samt lagen om personuppgifter. Denna information kompletteras med en omvärldsanalys och förslag på olika ställningstaganden. Syftet är att denna information ska utgöra underlag för ett ställningstagande för hur nämndkallelser och beslutshandlingar ska lämnas ut respektive offentliggöras i Höörs kommun. Skillnaden mellan vad som får lämnas ut och vad som måste lämnas ut tydliggörs. Även skillnaden mellan vad som får lämnas ut Höörs kommun: Box 53 243 21 Höör Besöksadress: Södergatan 28 Höör Tel: 0413-280 00 Fax: 0413-207 41 kommun@hoor.se www.hoor.se www.facebook.com/hoorskommun

2016-01-13 KSF 2014/999 2 (7) (journalist/allmänhet begär ut offentlig handling) och vad som får offentliggöras t.ex. genom att lägga ut informationen på hemsidan tydliggörs. Kommunallagen Kommunfullmäktigesammanträden är offentliga medan nämndernas (inkl. kommunstyrelsens) möten inte är offentliga. Offentlighetsprincipen m.m. Offentlighetsprincipen återfinns i Tryckfrihetsförordningen som är en av våra grundlagar. Offentlighetsprincipen syftar till att möjliggöra insyn i offentlig verksamhet såsom t.ex. kommunal verksamhet. Huvudregeln är att en allmän handling är offentlig. För att en handling ska anses vara allmän krävs dock att det är en handling, att den inkommit, upprättats eller expedierats. Detta innebär att arbetsmaterial och interna dokument ofta inte är allmänna handlingar. För kallelser så anses föredragningslistan upprättad när den fått sin slutliga utformning. I övrigt är kallelsen inte allmän handling förrän protokollet från mötet justerats. Inte heller beslutsunderlaget är allmän handling före protokollets justering om det inte finns underlag som kommit in till kommunen, t.ex. en ansökan. Tjänsteskrivelser och andra internt upprättade dokument är således inte allmän handling förrän protokollet justerats. Det går alltså inte att göra en sammantagen bedömning av alla handlingar i en kallelse utan varje dokument måste bedömas för sig. När en handling blivit en allmän handling är vi skyldiga att lämna ut den (om informationen inte är skyddad av sekretess). Vi kan emellertid välja att lämna ut en handling som ännu inte blivit allmän, den blir då en allmän handling i och med utlämnandet. Vi är inte skyldiga att publicera möteshandlingar, gör vi det blir de allmänna handlingar i och med publiceringen. Sekretess i kommunal verksamhet Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, är upplagd så att det finns några fåtal bestämmelser som sekretessbelägger viss typ av information. Majoriteten av sekretessbestämmelser utgår dock från i vilken verksamhet som informationen finns. I kommunal verksamhet finns särskilda sekretessbestämmelser främst inom utbildningsverksamhet, hälso- och sjukvård samt inom socialtjänstens verksamhet. Utanför dessa verksamhetsområden är det endast information om en enskilds hälsa eller sexualliv som kan omfattas av sekretess. Sekretessprövningen görs alltid vid utlämnandetidpunkten men det finns metoder att sekretessmarkera ett ärende eller en handling i diariet för att uppmärksamma en handläggare om att informationen kan omfattas av en sekretessbestämmelse samt begränsa antalet personer som har tillgång till informationen

2016-01-13 KSF 2014/999 3 (7) (detta benämns ofta som att man sekretessbelagt ärendet men det finns ingen sk. hemligstämpling utan prövningen görs alltid vid en begäran om utlämnande). Ansvarig för sekretessbedömningen är verksamhetschefen för respektive sektor och inför en kallelse bör sekretessfrågor diskuteras vid beredningsmötet. Sekretessbelagd information hanteras på särskilt sätt i kallelseprocessen och är således skyddad på så sätt att den endast är tillgänglig för de beslutande ledamöterna. Sekretessbelagd information ska aldrig läggas ut på hemsidan. Personuppgiftslagen Personuppgiftslagens (1998:204), PuL:s, syfte är att skydda enskilda personers integritet. Det är framförallt systematiskt lagrade personuppgifter som avses men även personuppgifter i löpande text om dessa kan anses kränka den registrerades personliga integritet. Det är respektive nämnd som är ansvarig för att PuL följs. Bedömning av om kallelsen eller beslutsunderlaget behandlar personuppgifter på ett lagstridigt sätt bör göras vid beredningsmötet innan kallelsen går ut. Särskilda bestämmelser gäller för publicering på internet. Det är tillåtet för kommuner att i viss utstäckning, utan samtycke enligt personuppgiftslagen, publicera personuppgifter som förekommer i kallelser och protokoll (personuppgiftsförordningen 12 ). Huvudregeln är dock att kränkande eller känsliga uppgifter inte får publiceras. Känsliga personuppgifter är uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa eller sexualliv, brottsuppgifter, personnummer och samordningsnummer. Förtroendevaldas personuppgifter som gäller förtroendeuppdraget, dvs. namn, partibeteckning samt typ av uppdrag får dock publiceras utan samtycke. PuL gäller inte behandlingar av rent privat natur och behandlingar uteslutande för journalistiska ändamål. Om någon begär ut sammanställningar eller gör massuttag kan personuppgiftslagen vara tillämplig och bedömning ska göras i särskild ordning. Omvärldsbevakning samt interna rutiner Kallelser och beslutsunderlag hanteras mycket olika i olika kommunerna. En rundfrågning ger bilden att få kommuner diskuterat frågan närmre. Publicering på hemsidan

2016-01-13 KSF 2014/999 4 (7) Många kommuner lägger aldrig ut beslutsunderlaget, vissa lägger ut all information samtidigt som kallelsen skickas ut medan andra lägger ut beslutsunderlaget när protokollet läggs ut. Vissa lägger endast ut föredragningslistan medan andra lägger ut hela kallelsedokumentet med eller utan förslag till beslut. De flesta kommuner lägger ut protokollen efter justeringen. Det finns kommuner som har sk. offentliga diarier. Där kan man söka i diariet direkt på hemsidan, denna lösning vållar särskilda problem vid tillämpning av PuL och är inte lämplig med den typ av diarium Höörs kommun har. Höörs kommun lägger ut kallelse och underliggande beslutsunderlag till kommunfullmäktige på hemsidan samma dag som kallelsen går ut. Kallelse till kommunstyrelsen och underliggande beslutsunderlag läggs ut på hemsidan samma dag som kallelsen går ut, dock tas förslag till beslut bort. För övriga nämnders kallelser är rutinen att föredragningslistan läggs ut på hemsidan samma dag som kallelsen går ut. Journalister hänvisas till hemsidan i första hand. Begärs underliggande beslutsunderlag görs prövning enligt lag för varje dokument för sig för att avgöra om de är en allmän handling. Prövningen görs på respektive sektor. Samtliga protokoll (utom kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll) publiceras på hemsidan efter justeringen ägt rum. Utlämnande av information till journalister Även här skiljer det sig mellan kommunerna. Många som fortfarande har sk. papperskallelser skickar en kallelse i till journalisterna, vissa väntar tills två dagar efter utskicket (i syfte att ge inläsningstid till politikerna), andra lämnar ut den samma dag som sammanträdet äger rum och det finns de som lämnar ut handlingarna först efter protokollet justerats. Kommuner som kommit långt med utvecklingen har sk. Droppboxar för journalisterna. Där läggs information (i elektronisk form) direkt till enskilda journalister eller redaktioner, på så sätt går det fort att få ut informationen på ett säkert sätt. Gällande kallelse och underliggande beslutsunderlag till kommunfullmäktige hänvisas journalister i första hand till hemsidan. För kallelse till kommunstyrelsen och underliggande beslutsunderlag hänvisas journalister i första hand till hemsidan.

2016-01-13 KSF 2014/999 5 (7) För övriga nämnders kallelser hänvisas journalister till hemsidan. Begärs underliggande beslutsunderlag görs prövning enligt lag för varje dokument för sig för att avgöra om de är en allmän handling. Prövningen görs på respektive sektor. I vissa fall lämnas komplett kallelse ut i samband med sk. pressträffar. Det har kommit in synpunkter på att detta gör att pressträffarna inte blir lika stringenta som tidigare då journalisterna inte har möjlighet att läsa in sig i materialet och välja ut intressanta ärenden att ställa frågor på. Kommunstyrelsens arbetsutskott är ett beredande organ till kommunstyrelsen, deras kallelser och protokoll offentliggörs därför inte. Däremot finns de under anmälningar på kommunstyrelsens kallelser. Gällande protokoll hänvisas journalister till hemsidan. Inkomna synpunkter har fångat upp synpunkter från folkvalda inom kommunen, kommunens tjänstemän och massmedia. Från politiskt håll har det kommit in synpunkter om: Att journalister och kommunmedborgarna bör få ut samma information samtidigt. Detta innebär att kallelser och underlag som lämnas ut till journalister bör samtidigt läggas ut på hemsidan (Kommentar från kansliet: Detta kräver att granskning enligt PuL regelmässigt görs vid beredningsmötet, ansvarig är nämnden. Sekretesskyddad information läggs aldrig ut på hemsidan, ansvarig är sektorchefen). Att politikerna bör få utrymme att diskutera ärendena i sina partier innan information offentliggörs/lämnas ut. Att alla nämnder bör göra likadant Att förslag till beslut inte bör offentliggöras/lämnas ut innan nämndssammanträdet ägs rum då det kan missförstås som om att det är beslutat. Att vi bör vägledas av KiK, dvs. lägga ut all information i samband med att kallelsen går ut. Från massmedia har det kommit in synpunkter om: Att all information bör ges ut till journalisterna för att skapa möjlighet till en bra nyhetsbevakning. Att informationen bör skickas eller mailas löpande direkt till de journalister som bett om det så att den inte behöver hämtas på hemsidan eller begäras ut varje gång (prenumeration). Från tjänstemän har det kommit in synpunkter om: Att det är mycket tidskrävande att ge ut information.

2016-01-13 KSF 2014/999 6 (7) Att kansliet bör lämna ut information som rör nämnderna. Att alla sektorer bör göra likadant. Att det saknas tekniskt stöd för smidig publicering på hemsida, mörkning av sekretesskyddade uppgifter och uppgifter med personuppgifter som inte bör publiceras. erbjuder sig att utveckla rutiner för utlämnande av kallelser och underliggande beslutsunderlag samt ta på sig att lägga ut informationen på hemsidan/lämna ut informationen till journalister/allmänhet för det fall att det skapas en samsyn för hela kommunen vilken information som ska publiceras/lämnas ut samt när den ska publiceras/lämnas ut. En förutsättning är att frågor om sekretess och PuL tas upp på ett beredningsmöte innan kallelsen går ut. På beredningsmötet bör sektorchef, nämndsordförande samt nämndsekreterare delta. Därigenom kvalitetssäkras processen och kansliets uppgift blir stödjande och verkställande, besluten i sig fattas av nämndordföranden (PuL) och sektorchefen (sekretess). Om någon begär ut allmän handling i övrigt (handling som inte är del i en kallelse/protokoll) är det alltid sektorn som hanterar utlämnandet, kansliet kan ge stöd vid förfrågan.

2016-01-13 KSF 2014/999 7 (7) Alternativa beslutsförslag Det finns oändligt antal varianter som kan föreslås. Här framförs tre förslag som tydligt anger olika fokus. Alternativ 1 Fokus på öppenhet Kallelsen i sin helhet, inklusive beslutsförslag och beslutsunderlag, publiceras på hemsidan och lämnas ut till journalister (främst genom hänvisning till hemsidan) samma dag som kallelsen görs tillgänglig på Höör24. Protokoll publiceras på hemsidan samma dag eller dagen efter justeringen. Följder som kan förutses: verkar för ökad demokrati och öppenhet, färre förfrågningar om att få ut handlingar från allmänhet och journalister, kan utgöra fara för den personliga integriteten om beredningsmötena inte går till på rätt sätt, politikerna har inte tid att sätt sig in i ärenden innan de får frågor från journalist/allmänhet, massmedia kan påverka den politiska debatten. Alternativ 2 Fokus på arbetsro Inga handlingar lämnas ut förrän de blivit allmänna. Föredragningslistan lämnas ut när kallelsen skickats. Kallelsen, beslutsunderlag och protokoll lämnas ut när protokollet justerats. Föredragningslista och protokoll publiceras på hemsidan när kallelsen skickats ut respektive när protokollet justerats. Följder som kan förutses; sämre poäng i KiK, motverkar kommunfullmäktiges mål, ökad antal förfrågningar på allmänna handlingar, risk för olik hantering inom de olika sektorerna, politikerna har möjlighet att vara väl förberedda innan de får frågor från allmänhet/journalister, politikerna har tid att inom partierna diskutera ärendena och ta ställning. Alternativ 3 Medelvägen Föredragningslistan publiceras och lämnas ut när kallelsen gjorts tillgänglig i Höör24. Kallelsen i sin helhet publiceras på hemsidan/lämnas ut samma dag som sammanträdet äger rum. Protokoll publiceras/lämnas ut när det justerats. Följder som kan förutses; sämre poäng i KiK, kan utgöra fara för den personliga integriteten om beredningsmötena inte går till på rätt sätt, ökad antal förfrågningar på allmänna handlingar, politikerna har möjlighet att vara väl förberedda innan de får frågor från allmänhet/journalister, politikerna har tid att inom partierna diskutera ärendena och ta ställning. Gunilla D Skog Kanslichef

From: Björner, Karin Sent: 19 Jan 2016 16:52:16 +0100 To: Björner, Karin Subject: VB: Nämndskallelser Från: Tobias Lagerholm [mailto:tobias.lagerholm@skd.se] Skickat: den 17 januari 2016 23:12 Till: Dencker Skog, Gunilla Ämne: SV: Nämndskallelser Hej! Tack för en gedigen redogörelse i det här ärendet! Några reflektioner som kan vara bra att ha med till måndagens sammanträde. 1. Som du skriver är det vissa kommuner som i dag lägger/lämnar ut allt material. Man skulle till och med kunna skriva att många kommuner gör det. Jag vet att kommuner som Malmö, Kristianstad, Osby, Eslöv, Hörby och Kävlinge lämnar ut allt beslutmaterial till nämnder och styrelser före sammanträde. 2. Varför är ett offentligt diarium på kommunens hemsida inte lämpligt i Höör men i många andra kommuner? 3. Jag vill påpeka att det underliggande beslutsmaterialet till nämnder och styrelser i dag inte läggs ut med automatik ens när protokollen justeras. Dagens situation gör det oerhört svårarbetat för oss i pressen och man får många gånger stånga pannan blodig. 4. Varför görs i dag en viss skillnad i hanteringen av handlingar mellan kommunstyrelse och nämnder? Det är svårt att förstå. 5. Med stöd av vilken paragraf kan kallelsen till KSAU hållas under sekretess? Skånska Dagbladet önskar fortsättningsvis att åtminstone ärendelistan och gärna övrigt beslutsunderlag lämnas ut före sammanträde. 6. En slags kompromiss skulle kunna vara tvådagarslösningen så att politiker hinner läsa in sig innan allmänhet och press får tillgång till ärendelista med tillhörande beslutsunderlag. Men helst vill Skånska Dagbladet att information offentliggörs i samma sekund som när politikerna får tillgång till den. 7. Hur vi som journalister får informationen är av mindre betydelse. Mail, papper, dropbox eller kommunens hemsida fungerar samtliga. Det viktigaste är att vi får all information i god tid före sammanträde. 8. Läser jag din redogörelse rätt blir det mer positivt både för journalister och anställda inom Höörs kommun om en generell men framförallt generös informationspolicy nu införs. 9. Vi på Skånska Dagbladet är självklart för alternativ 1. Om detta alternativ blir verklighet är vår bedömning att politikerna arbetsro knappast påverkas i någon större utsträckning. Och att arbetsron ibland påverkas får en politiker räkna med. För oss i pressen är det viktigt att när vi någon gång skriver artiklar om ej fattade beslut bör vi så också meddela detta i artikeln så att inte förvirring uppstår.

10. Vi betonar att det inte bara är journalister som har synpunkter på den nuvarande informationshanteringen. På kommunfullmäktiges novembersammanträde gick oppositionspolitikern Magnus Marvéus upp i talarstolen och klagade på att Liberalerna som parti inte hade någon insyn i nämnderna. 11. Höörs kommunalråd Stefan Lissmark har angett att det nuvarande politiska styret kräver en sluten informationsprocess. Vi menar att öppenheten inom Höörs kommun måste ses betydligt mer långsiktigt. För bara några år sedan rådde också total öppenhet inom Höörs kommun. Det är viktigt att poängtera. Och som politiker i opposition hade nuvarande kommunalråd då ingenting att erinra. Vänligen Tobias Lagerholm Reporter Skånska Dagbladet 0704-142503 tobias.lagerholm@skd.se Från: gunilla.skog@hoor.se [gunilla.skog@hoor.se] Skickat: den 12 januari 2016 17:31 Till: Tobias Lagerholm Ämne: Nämndskallelser Hej! Här är ett första utkast enl ök. Vi ska diskutera ärendet på ksau på måndag 18/1. Då ska vi förhoppningsvis bestämma om ärendet ska beslutas i kommunfullmäktige eller i varje nämnd för sig. Kom gärna med synpunkter. Med vänlig hälsning Gunilla Dencker Skog Kanslichef Kommunledningskansliet Kansli Södergatan 28 Tel: 0413-281 63 - Vxl: 0413-280 00 gunilla.skog@hoor.se www.hoor.se