Lotta Kavtaradze. Jur. kand. och PUL-konsult PUL-Akademin

Transkript

1 Lotta Kavtaradze Jur. kand. och PUL-konsult PUL-Akademin

2 Dagens agenda Kort om den nya dataskyddsförordningen Grundläggande begrepp i PUL Diarieföring och ärendehantering Publicering av bl.a. diarier och protokoll PUL i förhållande till offentlighetsprincipen

3 Ny dataskyddsförordning alla medlemsstater får samma lagtext. Öppet för många tolkningar ändå! flexibilitet på myndighetsområdet? ingen missbruksmodell stora bötesbelopp krav på analyser, rutiner och dokumentation samtycket och informationen ska vara tydligare och krävs oftare profilering/selektering inom marknadsföring blir svårare dataportabilitet och rätten att bli glömd dataskyddsombud incidenter ska anmälas inom 24 timmar (data breach notification) IT-leverantören blir tillsynsobjekt

4 Ny dataskyddsförordning Vad behöver ni förbereda? - nulägesanalys (inventering och juridisk utvärdering) - åtgärdsplaner - utbilda personal och beslutsfattare - ta fram rutiner för dokumentation och accountability - ta fram interna riktlinjer och policies - gör behovs- och riskanalyser - se över leverantörsavtalen

5 Personuppgift (3 ) All information som på något sätt kan kopplas till en identifierbar fysisk person som är i livet. Obs! En person kan identifieras på många andra sätt en genom namn eller personnummer! Det gäller även om kopplingsnyckeln inte finns hos den personuppgiftsansvarige!

6 Personuppgift exempel även INDIREKTA uppgifter omdömen och värderingar bild- och ljudupptagningar (digitalt) genetisk och biometrisk information

7 Känslig information (13 ) Förbud att registrera: - ras eller etniskt ursprung - politiska åsikter - religiös eller filosofisk övertygelse - medlemskap i fackförening - hälsa - sexualliv Det finns också specialbestämmelser om registreringen av uppgifter om brott/brottsmisstanke samt om personnummer (21-22 PUL).

8 Känslig information (15-19 ) Undantag från förbudet: Bl.a: uttryckligt samtycke eget offentliggörande arbetsrätten rättsliga anspråk hos myndigheter i ett ärende (löpande text) registerlagstiftningar

9 Diarier offentligt diarium: ändamålet, ärendemeningarna, behörighetstilldelningen, sökbegrepp internt diarium: arbetsredskap, fler uppgifter och sökbegrepp blir tillåtna publicerat diarium: 12 PuF

10 Ärendehantering känsliga personuppgifter i löpande text behörighetstilldelningen bara relevant information sökningar och sammanställningar uppgifter om lagöverträdelser - varningar skannade dokument sortera och avskilja för arkivering (gallring) uppdatering dela med andra förvaltningar

11 Diarier och protokoll på hemsidan 12 PuF (PUL-skydd) personuppgifter som direkt pekar ut en person ska inte publiceras. Undantag: förtroendevalda och tjänstemän (i dessa egenskaper) saknas risk för kränkning är det OK personnummer får aldrig publiceras känsliga personuppgifter får inte publiceras (även indirekta uppgifter) länkade dokument: vad är syftet? Publiceringen sker inte med stöd av offentlighetsprincipen!

12 Övrig publicering på hemsidan Datainspektionens svar på våra frågor: - PSI-lagen påverkar inte bedömningen av integritetsskyddet - Vad man kan publicera är alltid en bedömning i det enskilda fallet! - Alltså, inga slentrianmässiga publiceringar utifrån typ av ärende - Inte för mycket detaljer - Missbruksregeln kan vara tillämplig på dokument med löpande text (men den regeln försvinner med den nya förordningen)

13 Foton och filmer Missbruksregeln kränkningsprövning: 1. vad visar bilden för personuppgifter? 2. är det en närbild eller inte? 3. i vilket sammanhang förekommer personen på bilden? 4. i vilket sammanhang kommer bilden att visas? 5. i vilket syfte visas bilden? 6. vad kan det få för konsekvenser för personen? 7. vilken information lämnar ni till personen? 8. är det många bilder på samma person? 9. finns det några kommentarer till bilden? Men den starka rekommendationen är att alltid fråga!

14 Offentlighet och sekretess kontra PUL offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 21 kap. 7 = PUL-sekretess det är tillåtet att fråga! Annars går det inte att göra sekretessbedömningen! praxis: det kommersiella syftet väger tungt branschöverenskommelsen SWEDMA journalistisk verksamhet omfattas inte av PUL rent privat behandling omfattas inte av PUL andra myndigheter kan inte åberopa offentlighetsprincipen!