ARBOGA KOMMUN Granskning av delårsrapport per 31 aug 2011 Revisionsrapport 2011 Genomförd på uppdrag av revisorerna
Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Uppdrag och syfte... 4 2.3 Avgränsning och metod... 4 3 ANALYS AV RESULTAT OCH PROGNOS I DELÅRSBOKSLUTET 5 3.1 Utfall för perioden... 5 3.2 Prognos för helåret... 6 3.3 Bedömning av lämnade prognoser... 6 3.4 Hur ekonomi och verksamhet följs upp i delårsrapporten... 7 4 RÄTTVISANDE RÄKENSKAPER... 7 5 BALANSRÄKNINGEN... 7 5.1 Materiella anläggningstillgångar... 7 5.2 Kortfristiga fordringar... 8 5.3 Kassa och bank... 8 5.4 Långfristiga skulder... 8 5.5 Kortfristiga skulder... 9 6 KOMMENTARER OM MÅLUPPFYLLELSE... 9 6.1 Lagstadgade krav... 9 6.2 Avstämning av balanskravet... 9 6.3 Finansiella mål... 10 6.4 Verksamhetsmål... 10 6.5 Genomgång av måluppfyllelse... 11 2
1 Sammanfattning Vi har översiktligt granskat Arboga kommuns delårsrapport per 31 augusti 2011. Här följer en sammanfattning av granskningsresultatet: Delårsrapporten uppfyller lagstiftarens krav och god redovisningssed och ger därmed en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Delårsrapporten ger en god bild av resultatet för kommunen som helhet per den 31 augusti och den förväntade utvecklingen med prognos för helåret. En fyllig redovisning av såväl kommunens verksamhet som ekonomi lämnas. Vi rekommenderar Arboga kommun att utvecklar sin delårsrapport med en sammanställd redovisning inkluderade bolagen för att erhålla en helhetsbild av samtliga kommunens verksamheter. Dokumentationen av de väsentliga balansposterna är väldigt bra. Balanskravet uppnås vid delåret men om prognosen för 2011 är korrekt kommer balanskravet inte att uppnås vid årsskiftet. För att täcka underskottet på -6,6 Mkr som enligt prognosen uppstår ska kommunen använda tidigare års samlade överskott på totalt 31,1 Mkr. Överskottet 2010 berodde till stor del på förändrade redovisningsprinciper av pensioner. Ett underskott får enligt gällande regelverk budgeteras om det finns synnerliga skäl. En åtgärdsplan bör upprättats för att få en ekonomi i balans. Kommunen har även för kommande år budgeterat ett underskott. Vid övergången till det nya verksamhetssystemet ITS så har det uppkommit problem med bland annat motpartsbokningar. Detta innebär att en direkt avstämning mellan kommunens redovisning och upprättad delårsrapport inte är möjlig. För att kunna utföra avstämningen måste interna poster avräknas. Ekonomifunktionen har full kontroll på detta. Problemet i redovisningen är under utredning och kommer att vara åtgärdat till bokslutsdagen. Under 2011 har arbetet med att införa det nya anläggningsregistret påbörjats. Utredning av anläggningstillgångar påvisat en differens på 300 tkr mellan bokföring och anläggningsregister. Beslut om hur beloppet ska hanteras ska tas av kommunfullmäktige under hösten. Förändringarna i kommunens balansräkning i jämförelse med bokslutet föregående år består framförallt av investeringsmoms som återbetalats vid bolagiseringen av fastigheterna. Samtliga bokningar är inte färdigställda vid delåret utan kommer att utföras under hösten. Korrigeringarna som återstår har inte någon resultatpåverkan. 3
2 Inledning 2.1 Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Arboga kommun har Ernst & Young AB genomfört en översiktlig granskning av delårsbokslutet per 31 augusti 2011. Delårsbokslutet är ett bokslut som kommunen är skyldiga att upprätta enligt Kommunallagen och Lag om kommunal redovisning. 2.2 Uppdrag och syfte Enligt kommunallagens 9 kap 9 ställs krav på att revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenlig med de mål som fullmäktige beslutat. Delårsrapporten ska behandlas av fullmäktige. Revisorernas skriftliga bedömning ska biläggas delårsrapporten. Uppdraget att bedöma resultatet i delårsrapporten och årsredovisningen innebär att revisorerna fått en kompletterande roll i processen att säkerställa att god ekonomisk hushållning uppnås. En förutsättning för att revisorerna ska kunna göra en bedömning är att kommunfullmäktige i budget och planer har fastställda riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Uppdraget har syfte att: bedöma om ett balanserat resultat kan nås vid årets slut, bedöma om det är troligt att de av fullmäktige antagna finansiella målen uppnås, bedöma om verksamheten drivits så att fullmäktiges beslutade mål och inriktningar för verksamheten kan nås samt bedöma om delårsrapporten är upprättad enligt god sed för kommuner. 2.3 Avgränsning och metod Granskningen varit översiktlig. En översiktlig granskning är väsentligt begränsad i förhållande till en revision. De baseras främst på en analytisk granskning och intervjuer med fokus på väsentliga områden och prognosunderlag. Intervjuerna har utförts i syfte att erhålla rimliga förklaringar till resultatutfall, avvikelser mot budget och prognoser. Väsentliga konton i balansräkningen har stämts av mot underlag. Intervjuer har genomförts med ekonomifunktionen. Granskningen har inriktats på att uppföljningen av kommunens delårsrapport är upprättad enligt lagen om kommunal redovisning, rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning samt kommunens egna anvisningar. I granskningen ingår endast kommunens verksamhet då ingen sammanställd redovisning omfattande de kommunala bolagen upprättas för delåret. Vi 4
rekommenderar kommunen att upprätta en sådan även i samband med delårsboksluten då stor del av verksamheten finns i kommunala dotterbolag. 3 Analys av resultat och prognos i delårsbokslutet 3.1 Utfall för perioden DELÅRSRAPPORT PER 31 AUGUSTI 2011 RESULTATRÄKNING (tkr) Utfall Budget Utfall Prognos Avvikelse budget/ 2010-07-31 2011 2011-08-31 2011 prognos Verksamhetens intäkter 81 111 * 83 058 * * Verksamhetens kostnader -414 103 * -481 681 * * Jämförelsestörande post 0-15 216 Avskrivningar -23 212-27 791-16 743-26 000 1 791 Verksamhetens nettokostnader -356 204-645 111-415 366-646 622-1 511 Skatteintäkter 280 383 478 628 325 323 487 028 8 400 Generella statsbidrag och utjämning 74 852 137 949 89 487 137 321-628 Finansiella intäkter 5 943 27 113 17 742 25 365-1 748 Finansiella kostnader -3 393-8 500-6 592-9 705-1 205 Resultat före extraord. poster 1 581-9 921 10 594-6 613 3 308 Extraordinära intäkter Extraordinära kostnader 0 0 0 0 0 ÅRETS RESULTAT 1 581-9 921 10 594-6 613 3 308 Arboga kommuns delårsbokslut upprättas i år per den 31 augusti till skillnad från föregående år då det upprättades per 31 juli. Som framgår av uppställningen ovan uppgår kommunens resultat för perioden till 10,6 Mkr, vilket kan jämföras med resultatet för föregående år som då uppgick till 1,6 Mkr. Delårsresultatet har till stor del påverkats av en ökning av de finansiella intäkterna vilka är hänförliga till bolagiseringen av verksamhetsfastigheterna. Resultatökningen går även att härleda till ökade skatteintäkter. Övriga posters ökningar beror på att kommunen i år redovisar en längre period i delårsbokslutet. Vid avstämning av delårsrapportens resultaträkning mot redovisningssystemet finns differenser. Dessa beror på att det nya verksamhetssystemet, ITS, som infördes i början på sommaren. Kommunen har kontroll på differensen och i årsbokslutet kommer inga differenser att kvarstå. 5
3.2 Prognos för helåret Prognosen för helåret 2011 pekar ett resultat för kommunen på -6,6 Mkr föregående år var 1,6 Mkr. I förhållande till det budgeterade resultatet på -9,9 Mkr innebär prognosen en förbättring på +3,3 Mkr. De största avvikelserna mellan budget och prognos är skatteintäkterna som förväntas bli 8,4 Mkr högre än vad som tidigare budgeterats. DELÅRSRAPPORT PER 31 AUGUSTI 2011 DRIFTREDOVISNING (tkr) Utfall Utfall Budget Prognos Avv. prognos 2010-07-31 2011-08-31 2011 2011 budget 2011 Kommunfullmäktige och 30 103 38 634 60 456 60 256 200 kommunstyrelse Barn- och utbildningsnämnd 144 340 169 026 265 560 265 560 0 Fritids- och kulturnämnd 22 375 24 309 36 775 36 775 0 Miljö och byggnadsnämnd 3 082 0 0 0 0 Socialnämnd 130 697 155 786 231 714 233 814-2 100 Teknisk nämnd 35 099 25 269 41 635 41 635 0 varav teknisk förvaltning 29 231 24 480 41 635 41 635 0 varav va-verksamhet 3 714-360 0 0 0 varav övrig verksamhet 25 517 24 840 41 635 41 635 0 varav fastighetsförvaltning 5 866 788 0 0 0 varav ABO 904 0 0 0 0 varav övrig verksamhet 4 962 0 0 0 0 Summa nämnder, nettokostnader 365 696 413 024 636 140 638 040-1 900 Summa finansiering, nettointäkter 367 277 423 618 626 219 631 427 5 208 Summa 1 581 10 594-9 921-6 613 3 308 Som framgår av tabellen ovan finns negativ avvikelse inom Socialnämnden. De beror främst på ökade kostnader för flera funktionshindrade och för vård av barn och unga. Nämnden arbetar aktivt med att få ett resultat i balans till årsskiftet. Övriga väsentliga avvikelser går att härleda till finansiering som prognostiserar med en ökning med + 5,2 Mkr. 3.3 Redovisning av lämnade prognoser Prognosen utvisar att ett positivt resultat inte kommer att uppnås vid årets slut. Kommunledningen har utarbetat en plan för hur detta ska hanteras. Vi har inte funnit något som tyder på annat än att prognosen för helåret är tillförlitlig. Vid delårsbokslutet som upprättades den 31 juli 2010 uppgick det prognostiserade utfallet för 2010 till 4,6 Mkr medan det verkliga utfallet uppgick till 17,6 Mkr. Avvikelsen kan förklaras med att kommunen under 2010 övergick till att redovisa pensionsåtaganden tagna före år 1998 enligt fullfondsmodellen. Detta innebar att kommunen hade en jämförelsestörande post på +21,6 Mkr. Bortsett från denna post hade kommunens resultat för 2010 varit -3,7 Mkr, således 8.3 Mkr sämre än upprättad prognos. 6
3.4 Hur ekonomi och verksamhet följs upp i delårsrapporten Vi anser att delårsrapporten har en väl fungerade struktur. Resultat och förändringar som skett eller bedöms ske under året på ett bra sätt. Den valda formen med kortfattad information ger läsaren en bra översikt över årets väsentliga händelser. Ett av kommunens finansiella mål är att 2011 års resultat ska uppgå till - 1,6 procent av skatteintäkter, generella statsbidrag samt utjämning. Det ekonomiska resultatet innebär att målet inte kommer att kunna uppnås. 4 Rättvisande räkenskaper En förutsättning för att kunna bedöma ekonomi är i balans rättvisande räkenskaper. Delårsbokslutet ska upprättas enligt god kommunal redovisningssed, vilket innebär att samma redovisningsprinciper ska tillämpas som vid årsbokslut. Delårsrapporten ska vara strukturerad på samma sätt som årsredovisningen och innehålla förvaltningsberättelse, resultaträkning samt balansräkning. Även finansieringsanalys och relevanta nothänvisningar bör ingå. Detta medför krav på att bokslutsprocessen rutinerna anpassas så att det är möjligt att få fram uppgifter till delårsbokslutet samt att föra ut rättvisande resultatmätning på förvaltningar och deras undernivåer. Vi har tagit del av kommunens delårsbokslut och översiktligt granskat dokumentationen av avstämningar av balanskonton för väsentliga konton. Granskningen påvisar att dokumentationen för de konton som avstämts i huvudsak är mycket god. Nedan lämnas kommentarer till väsentliga balansposter. 5 Balansräkningen Vi har granskat balans- och resultaträkningen. Granskningen är analytisk och fokuseras på väsentliga områden och prognosunderlag. Vi har identifierat större förändringar av framförallt kortfristiga fordringar, kassa och bank, långfristiga skulder och kortfristiga skulder. Utöver dessa konton har vi även granskat materiella anläggningstillgångar. 5.1 Materiella anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggningar uppgår till 287,3 Mkr per 31 augusti 2011 jämfört med 288,6 Mkr vid årsbokslutet 2010-12-31. Förändringen avser nettoinvesteringar på 15,4 Mkr, avskrivningar på 16,7 Mkr samt mindre avyttringar (40 tkr). Investeringarna som utförts avser framförallt VA-investeringar och då framförallt kväverening samt en stödmur vid åkanten. Dessa investeringar har bokats som pågående projekt då de ännu inte är avslutade. Årets avskrivningar uppgår till 16,7 Mkr vilket är 6,5 Mkr lägre än vid föregående års delårsbokslut. Minskningen beror på att kommunen sålde av sina fastigheter 7
till en nystartad helägd fastighetskoncern med moderbolaget Rådhuset i Arboga AB i slutet av 2010. Stickprov på avskrivningar har inte kunnat göras då anläggningsregistret ännu inte är helt uppdaterat. Under 2011 har ett nya anläggningsregistret pinförts. Utredning av anläggningstillgångar som utförts under tiden har påvisat en differens mellan bokföring och anläggningsregister. Denna uppgår till 300 tkr och beslut om huruvida beloppet ska skrivas ner eller inte ska tas av kommunfullmäktige. Beloppet finns uppbokat i kommunens bokföring och finns således med i kommunens delårsrapportering. Ännu har inte principen avseende redovisning av exploatering förändrats, vilket kommer att ske när anläggningsregistret är på plats. 5.2 Kortfristiga fordringar Sedan årsskiftet har posten ökat med 29,3 Mkr. Ökningen utgörs av kundfordringar som ökat med 6,1 Mkr, slutavräkning av skatt som ökat med 9,6 Mkr, moms som ökat med 9 Mkr samt övriga fordringar som ökat med 11,8 Mkr. Ökningen i kundfordringar är främst hänförlig till fordringar på kommunens helägda fastighetsbolag. Prognosen för slutavräkning av skatt har ökat med 8,0 Mkr under 2011, vilket är i enlighet med prognosen som erhållits från SKL. Avräkningen för moms har ökat med 6,5 Mkr jämfört med årsbokslutet och med 7,0 Mkr mot föregående delårsbokslut. Anledningen till ökningen är att fastighetsförsäljningen som gjordes i slutet av 2010 fakturerades först under juni och juli vilket medför en högre momsfordran per 2011-08-31. Vad gäller de övriga fordringarna finns större förändringar främst i inbetald preliminärskatt för 2011 (5,6 Mkr) och upplupen ränta (4,1 Mkr). Den upplupna räntan är hänförlig till lånet som sedan länge är ställt till Mälarenergi Elnät. Räntan har kontrollerats mot avtal, periodisering har skett korrekt då årsräntan uppgår till 6,1 Mkr. Korrekt periodisering av ränta var inte gjord i föregående års periodbokslut vilket förklarar ökningen jämfört med 2010-07-31. Kommunens interimsfordringar utgör en del av de övriga fordringarna och har ökat jämfört med föregående år. Ökningen beror framförallt på en upplupen fordran avseende den moms som återbetalats avseende investeringar i verksamhetsfastigheter. 5.3 Kassa och bank Kassa och bank har minskat från 15,4 Mkr i årsbokslutet till -4,3 Mkr per 2011-08- 31. Den främsta anledningen till att likvida medel har minskat är återbetalningen av investeringsmoms i samband med fastighetsförsäljningen. Likviditeten har även påverkats av en återbetalning av skuld avseende skatteavräkning 2009 på 15 Mkr samt pensionsutbetalningar i mars uppgående till 13 Mkr. 5.4 Långfristiga skulder De långfristiga skulderna har ökat med 62,5 Mkr jämfört med årsskiftet. Nyupplåning på 68 Mkr har gjorts då kommunens likviditet har minskat kraftigt under året. Förklaringar till den minskade likviditeten finns under avsnittet Kassa och Bank samt Kortfristiga fordringar. Avstämning av lån har skett mot engagemangsbesked från Kommuninvest. 8
5.5 Kortfristiga skulder De kortfristiga skulderna uppgår till 104,7 Mkr att jämföra med 171,8 Mkr vid årsskiftet och 125,7 Mkr föregående delårsbokslut. På kontonivå är det främst leverantörsskulderna som minskat med 28,6 Mkr sedan bokslutet vilket är att härleda till bolagiseringen av verksamhetsfastigheterna. Vi har stickprovsvis kontrollerat bokslutsbilagor mot bokföring och underlag. 6 Kommentarer om måluppfyllelse 6.1 Lagstadgade krav Följande gäller för samtliga kommuner: att kommunfullmäktige ska fastställa mål för god ekonomisk hushållning, att uppföljning av dessa mål ska göras i delårsrapport och årsredovisning samt att kommunens revisor ska granska och bedöma måluppfyllelsen. Kommunallagen ställer krav på kommunerna att styra på ett sådant sätt att god ekonomisk hushållning säkerställs och på behovet av att få en ökad långsiktighet i den ekonomiska och verksamhetsmässiga planeringen. Syftet med kraven är att genom mål styra kommunen mot ändamålsenlighet och effektivitet. Även om kravet primärt riktas mot fullmäktige så påverkas hela kommunens organisation. Mål för god ekonomisk hushållning omfattar både finansiella mål samt verksamhetsmål. Det är endast av fullmäktige fastställda mål inom ramen för god ekonomisk hushållning som är obligatoriska att utvärdera och bedöma i delårsrapport och årsbokslutet. Initialt är det kommunstyrelsen som i förvaltningsberättelsen ska utvärdera uppfyllelsen av de mål kommunfullmäktige fastställt och göra en bedömning av i vilken mån dessa mål kommer att kunna uppfyllas under räkenskapsåret. Om så behövs ska även förslag till åtgärder anges. Revisorerna ska därefter på basis av kommunstyrelsens utvärdering samt sin egen granskning av delårsrapport och årsredovisning bedöma uppfyllelsen av de mål som kommunfullmäktige fastställt. Även kravet på balans mellan intäkter och kostnader, balanskravet, är lagstadgad. Avstämning av balanskravet görs i delårsrapport och årsredovisning. 6.2 Avstämning av balanskravet Enligt kommunallagen ska kommuner redovisa positiva resultat, vilket innebär att de löpande intäkterna ska täcka de löpande kostnaderna. Vid avstämning av det lagstadgade balanskravet ska nedskrivningar beaktas enligt försiktighetsprincipen, medan realisationsvinster ska räknas bort. Med utgångspunkt från 2011 års resultatprognos på -6,69 Mkr, med hänsyn tagen till eventuella nedskrivningar och reavinster, kommer inte balanskravet att kunna uppnås under 2011 vilket även budgeterats. Underskott får budgeteras endast om synnerliga skäl föreligger. Kommunens åtgärd blir att använda samlade överskott från tidigare år för att täcka upp årets underskott. 9
6.3 Finansiella mål Kommunen ska besluta om finansiella mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning och kommunen ska även ange mål och riklinjer för verksamheten. I budgeten finns ett särskilt avsnitt om god ekonomisk hushållning. Utgångspunkten för god ekonomisk hushållning är den strategiska planen och de prioriterade verksamhetsmålen som den anger. I den strategiska planen finns fyra mätbara mål: Årets resultat år 2011 ska uppgå till minus 1,6 procent av skatteintäkter, generella statsbidrag samt utjämning. Även för åren 2012 och 2013 bedöms i dagsläget ett negativt resultat men en omprövning kommer att ske av dessa års resultat senare i processen. Långfristig upplåning kan endast ske till investeringar avseende avgiftsfinansierad verksamhet (va-verksamhet). Soliditeten år 2011 ska inte understiga 20,2 procent. Amorteringar av kommunens låneskuld ska ske med minst 7 Mkr år 2011 och med minst 10 Mkr per år under åren 2012-2013. Resultatet per 2011-08-31 uppgår till 10,6 Mkr. Resultatet enligt prognos på helår uppgår till -6,6 Mkr. Enligt strategisk plan är ett underskott budgeterat även för kommande år. Ett underskott får budgeteras endast om det finns synnerliga skäl. I delårsrapporten kommenteras ej hur planen ser ut för att få en ekonomi i balans. Åtgärdsplan bör upprättas. Kommunens långfristiga upplåning har under året ökat med ca 68 Mkr vilket beror på försämrad likviditet under året. Eftersom kommunens målsättning är att inte göra någon nyupplåning förutom till avgiftsfinansierad verksamhet har inte heller detta mål kunnat uppfyllas under året. Kommunens soliditet uppgår per den 31 augusti till 21,6 procent vilket innebär att kommunen vid delårsbokslutet uppnått sitt soliditetsmål. Vad gäller amorteringar har målet inte kunnat uppfyllas. Amorteringar har per den 31 augusti skett med 6,5 Mkr medan upplåning skett med 68 Mkr. 6.4 Verksamhetsmål God ekonomisk hushållning definieras i varje kommun genom de mål som fullmäktige fastställer i budgeten. Kommunfullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning finns i den strategiska planen för åren 2008-2011. Dessa mål ska utvärderas och följas upp av kommunstyrelsen i delårsrapporten respektive årsredovisningens förvaltningsberättelse. Vidare ska revisorerna bedöma måluppfyllelsen samt yttra sig till fullmäktige om denna. För att möjliggöra utvärdering, uppföljning och bedömning av måluppfyllelse är det nödvändigt att antalet mål är rimligt samt att målen är konkreta och mätbara. 10
6.5 Genomgång av måluppfyllelse Ett antal prioriterade strategiska områden och övergripande mål har fastställts för kommunen. De ska vara uppföljningsbara genom mätetal eller genomförbara aktiviteter. Arboga kommun har beslutat om åtta strategiska områden och kopplade till dessa finns 25 mål avseende 2011. Genom åtaganden förpliktigar sig nämnder och styrelser att utifrån angivna förutsättningar uppnå uppsatta mål. För samtliga strategiska områden görs uppföljning redan i delårsbokslutet och en måluppfyllelse avseende dessa presenteras. För varje strategiskt område presenteras även respektive mål och måluppfyllelse. Det totala utfallet av de strategiska områdenas mål är övervägande positivt även om det finns mål som ännu inte är uppfyllda eller ännu inte kunnat mätas. Sammanfattningsvis bedömer vi redovisningen av de strategiska områdena och målen vara lättöverskådlig och tydlig. Totalt har tre av målområdena redan uppnåtts och två är på väg att uppnås medan tre av målen endast delvis är uppfyllda redan vid delåret. Arboga den 20 oktober 2011 Katarina Nygren Susanne Johansson Jessica Enström 11