ÖM 84/14 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 10.1.1 Tillsyn över ställföreträdare Antagen av överförmyndarnämnden 2014-12-16 Gäller från och med 2015-01-01
3. Kärnprocesser Verksamhetsområde 3.Tillsyn över ställföreträdare och legala förmyndare Process 10.1.1 Tillsyn över ställföreträdare Beskrivning Överförmyndarnämnden svarar för tillsyn och kontroll av föräldrars, förordnade förmyndares, gode män och förvaltares verksamhet. Det är Föräldrabalken, Lag om god man för ensamkommande barn, Förmyndarskapsförordning och Lag om ersättning till vissa överförmyndare som styr överförmyndarnämndens verksamhet. För ärenden om godmanskap och förvaltarskap gäller gallringsfristen 4 år generellt: 1. Efter redovisningshandlingarna överlämnats eller 2. Efter ärendet avslutats eller 3. Om process pågår vid avslut, efter lagakraftvunnen dom eller meddelande om att målet avskrivits. Ansökan om godmanskap enligt FB 11:4 skickas till tingsrätten med nämndens yttrande. Grundaktens innehåll kan variera beroende på vad ställföreträdarskapet avser t.ex. finns inget beslut av tingsrätten om förordnande av god man enligt FB 11:1-3 lag om ensamkommande barn, fastighetsbildningslagen, expropriationslagen. Ansökan till tingsrätten avser även utökat ställföreträdarskap, upphörande av ställföreträdarskap eller del därav. Tingsrätten eller överprövande domstols beslut avser även dessa ärenden. Tingsrätten beslutar om godmanskap enligt FB 11:4, förvaltarskap enligt FB 11:7 och förmynderskap på ansökan av vissa kategorier varav överförmyndarnämnden är en. Aktivitet Handlingstyp Gallring Medium Sökväg Anmärkning Seriesignum Anmälan och registrering Anmälan 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende T.ex. God man, förvaltare Ansökan 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende T.ex. God man, förvaltare Läkarintyg, social utredning 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende eller liknande Register enl 9 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende förmynderskapsförordningen Diarium 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende Personärenden Journal/-dagboksblad för överförmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende Utredning Remisser, yttranden, skrivelser 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende Utdrag ur folkbokföring, 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende personbevis, släktutredning Rekrytering av SF Nämndens beslut att inte ansöka om ställföreträdarskap, kopia 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende Original i nämndens Samtycke 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende Åtagande 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende 14(26)
TR:s beslut Förteckningsgranskning Yttrande 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende Intresseanmälan 10 år efter senast avslutat uppdrag Papper Namnordning i närarkiv eller 1 år efter intresseanmälan som inte föranlett något uppdrag Lämplighetsintyg - - Papper Namnordning i närarkiv Utdrag fr Rikspolisstyrelsen Gallras vid Papper Namnordning i närarkiv ÖF:s ansökan till tingsrätten med bilagor Yttranden Tingsrättens beslut (prot-utdrag eller liknande) Förteckning över tillgångar och skulder Kopia av förteckning Verifikationer Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende Kopia till personakten. Vid avslut av ärendet, sätts protokollet från TR tillsammans med ärendekortet. Till huvudman eller dödsbo efter ärendets avslut Wärna/papper I diariefört ärende Till ställföreträdare efter granskning. Gäller ej för granskning av förteckning enligt Lag om ensamkommande barn. Saldobesked, depåförteckningar, inkomstuppg m m. till ställföreträdare efter kontroll Intyg/bevis till förteckning Begäran om komplettering Komplettering 4 år Wärna/Papper I diariefört ärende Vid vitesprocess Anmodan om forteckning Föreläggande, kopia Original i nämndens D 4 15(26)
Kontroll av årsräkning/sluträkning Ansökan till TR om utdömande, kopia Original i nämndens TR:s beslut Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende Kopia bevaras i årsakten D 4 Delgivningsbevis/ mottagningsbevis Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende D 4 Informationsbrev Gallras vid Pärm Checklista Gallras vid Pärm Årsräkning/sluträkning Till HM/dödsbo efter ärendets avslutande. Kopia på senaste räkning sparas i akten. Begäran om komplettering Komplettering Gallras vid Wärna/Papper I diariefört ärende Verifikationer till årsräkning Papper Återsänds till ställföreträdare efter granskning Övriga verifikationer till 4 år Papper Årsbesked, skuldverifikat, årsräkning/sluträkning gåvobrev m m. återsänds till ställföreträdaren efter granskning. Kopior sparas i årsakten. Underrättelse om granskningsanmärkning Yttrande med anledning av underrättelse Granskningsanmärkning Redogörelse över personlig omvårdnad Ansökan om arvode med bilagor 4 år Papper Personakt, namnordning i närarkiv, hängmapp Arvodesbeslut 1 ex till ställföreträdare Överklagan av arvodesbeslut Beslut om upphörande Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende 16(26)
Kontroll av dödsbo Befrielse från, eller förenklad form av årsräkning/sluträkning Köp av fondandelar och aktier Följebrev Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende Följebrev till myndig, D 4 huvudman, dödsbo. Delgivningskvitto/mottagnings Bevaras Papper D 4 bevis Bevis om ärendets överlämnande till annan överförmyndare Bevaras Papper Bevis om överflyttning sparas tillsammans med sammanställning av akt, mottagningsbevis och missivskrivelse. D 4 Sammanställning av akt Bevaras Papper D 4 Redogörelse för hinder mot skifte Beslut om ny tid för ingivande av handlingar Till huvudman eller representant för dödsboet efter ärendets avslut Wärna/papper I diariefört ärende Vid ingivande av 2 exemplar, återsänds det ena efter granskning Vid ingivande av 2 exemplar, återsänds det ena efter granskning Anmodan om bodelning/skifte Framställning till TR Arvskifte Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende Kopia i personakten D 4 Bodelning Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende Kopia i personakten D 4 Avtal om samlevnad i dödsbo Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende Kopia i personakten D 4 Beslut om samtycke till Bevaras Wärna/papper I diariefört ärende Kopia i personakten D 4 bodelning/arvskifte/avtal Bevis om utbetalning av arv från dödsbo Underrättelse om granskningsanmärkning Yttrande med anledning av underrättelse ovan Granskningsanmärkning Beslut Bevis om spärr av tillgångar 4 år Papper Ansökan om köp av fondandelar och aktier Yttrande från huvudman 17(26)
Köp/försäljning av fast egendom/bostadsrätt Överlåtelse av fast egendom/bostadsrätt ÖFN:s beslut om uttag, kopia Original i nämndens Underlag Kontoutdrag Bevis om köp Påminnelser Kompletteringar Ansökan Värdeutlåtande Köpekontrakt Samtycke Taxeringsbevis Lagfartsbevis Yttranden ÖFN:s beslut, kopia Original i nämndens Redovisning inkl likvidavräkning Intyg om ägarskap Påminnelse Begäran om komplettering Komplettering Uttag fr spärrat konto Ansökan om uttag ÖF:s beslut om uttag ÖFN:s beslut om uttag, kopia För belopp över 200 000 kr. Original i nämndens Kvitton Påminnelser Begäran om komplettering Komplettering 18(26)