ESLÖVS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 10 KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av kommunfullmäktige 2011-03-28 Redigerat 2013-09-30, 122 Att gälla från och med 2013-11-01 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Eslövs kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 i arkivlagen. 1 Arkivverksamhetens syfte Kommunens arkiv är en del av det nationella kulturarvet. De kommunala myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen Forskningens behov Dokumentation av myndigheternas verksamhet Effektiviteten i förvaltningen 2 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Detta reglemente gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar efter särskild överenskommelse. I detta reglemente inberäknas i fortsättningen även dessa organ i begreppet myndighet. Reglerna i detta reglemente är teknikneutrala om inget annat anges. 3 Myndighetens arkivansvar Varje myndighet ansvarar för det egna arkivet samt för av myndigheten övertagna arkiv. Till övertagna arkiv räknas arkiv från tidigare organisation, vars verksamhet övertagits av myndigheten. Myndighetens ansvar preciseras i 8-16 i detta reglemente. Inom varje myndighet ska det finnas minst en arkivansvarig för bevakning av myndighetens arkivfrågor och för samordning mellan myndigheten och arkivmyndigheten. Det skall även finnas en eller flera arkivredogörare med uppgift att sköta det löpande arkivarbetet. Myndighet ska beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras. Myndighet ska samråda med arkivmyndigheten om konsekvenserna av omorganisationen innan förändringen genomförs. 4 Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ansvarar för arkiv som överlämnats till kommunarkivet. Arkivmyndigheten har vidare ansvar för tillsynen över myndigheternas arkivbildning och arkivvård, vari ingår inspektion av myndigheternas arkiv. Arkivmyndigheten ska utfärda de tillämpningsföreskrifter och riktlinjer som behövs för en
god arkivvård i kommunen. Arkivmyndigheten äger rätt att utfärda bindande anvisningar om tillämpningen av detta reglemente. Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn både efter ensidigt beslut och efter överenskommelse med myndigheten. Arkivmyndigheten bestämmer vilken myndighet som ska ansvara för arkivering av digitala handlingar som ingår i system som används av mer än en myndighet i kommunen. Övriga myndigheter har ansvar för redovisning i arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan av den information som förekommer i den egna verksamheten. Arkivmyndigheten ska regelbundet inspektera myndigheterna och får i samband med inspektion förelägga myndighet att åtgärda brister som konstaterats. I de fall kommunen tillsammans med andra intressenter äger eller utövar rättsligt inflytande i en gemensam verksamhet ska parterna komma överens om vem som ska vara arkivmyndighet. 5 Kommunarkivet Hos arkivmyndigheten skall det finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet ska under arkivmyndigheten: Utöva tillsyn över arkivbildning och arkivvård hos kommunens myndigheter Ge myndigheterna råd i arkivfrågor Vårda och förteckna till arkivmyndigheten överlämnande handlingar Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetsprincipen och främja deras användning i kulturell verksamhet och för forskning I förekommande fall verksställa föreskriven och beslutad gallring av handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten Personalen vid kommunarkivet ska ha adekvat utbildning och kompetens. Kommunarkivet får även ta emot enskilda arkiv av lokalhistoriskt intresse. 6 Avgifter Arkivmyndigheten får av avlämnade myndigheter ta ut avgift för förvaring och framtagning av gallringsbara handlingar. Avlämnande myndighet står för de kostnader som tillkommer med verkställandet av gallringen. Kostnader för förvaring och gallring av handlingar i upphörda myndighetsarkiv, som förvaras i kommunarkivet, belastar arkivmyndigheten. Arkivmyndigheter får av avlämnande myndigheter ta ut avgift för rensning och ordnande av handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten utan att de har iordningställts enligt arkivmyndighetens krav. Detta gäller även då arkivmyndigheten ensidigt har beslutat att överta en myndighets arkiv. Avgiften tas ut med 500 SEK per påbörjad arbetstimme. 7 Arkivredogörare För fullgörande av arkivvårdande uppgifter inom en myndighets förvaltning ska det finnas en eller flera arkivredogörare hos varje myndighet. Arkivredogöraren har särskilt att: Känna till gällande lagar och bestämmelser rörande arkivvården Bevaka arkivlagens och reglementets tillämpning hos myndigheten Bevaka arkivfrågorna vid förändring i organisation och rutiner Förbereda och ombesörja leverans till kommunarkivet Ansvara för att dokumenthanteringsplaner och arkivbeskrivningar utarbetas
Verkställa beslutad och föreskriven gallring hos myndigheten Tillse att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen Informera berörd personal om bestämmelser och rutiner inom arkivområdet De som arbetar i kommunens arkiv har tystnadsplikt. 8 Redovisning av allmänna handlingar Varje myndighet ska redovisa sina allmänna handlingar genom att i en arkivbeskrivning ge information om vilka slag av handlingar som kan finnas, hur arkivet är organiserat, vilka register och sökingångar som finns och om det i arkivet vanligen förekommer någon särskild sekretess, vilka gallringsbeslut som tillämpas och vem hos myndigheten som är arkivansvarig respektive arkivredogörare. Arkivredovisningen ska revideras minst en gång per år och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar i vad som utgör myndighetens handlingar eller i hur myndighetens handlingar hanteras. Dessutom skall varje myndighet upprätthålla en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv. Dokumenthanteringsplan ( 9) är att anse som systematisk förteckning av myndighetens handlingar. Arkivförteckning upprättas då handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten. 9 Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska upprätta den dokumenthanteringsplan som redovisar myndighetens allmänna handlingar och hur dessa hanteras. Dokumenthanteringsplanen ska uppta myndighetens samtliga aktuella handlingar. Dokumenthanteringsplanen ska innehålla uppgifter om: handlingens benämning medium, dvs. om handlingen är av papper, mikrofilm, ADB, ljudband, eller liknande förvaringsplats sorteringsordning ordning för avställning och överföring till arkivmyndigheten gallringsfrist. Dokumenthanteringsplanen ska fastställas av respektive myndighet. Planens skall ses över minst en gång per år och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar i vad som utgör myndighetens handlingar eller i hur myndighetens handlingar hanteras. 10 Rensning och arkivavgränsning Handlingar som inte ska tillhöra arkivet, som t. ex arbetsmaterial, ska fortlöpande rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensningen ska genomföras senast i samband med arkivläggningen. Minnesanteckningar och motsvarande handlingar som behövs för förståelse av ett ärendes handläggning eller beslut ska läggas till handlingarna i ärendet. Respektive handläggare är skyldiga att delta vid rensningen. Detta i och med att rensningen ska utföras av en person som har god kännedom om handlingarnas betydelse för ärendet.
11 Gallring Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Hantering av handlingar i samband med konvertering och migrering räknas som gallring om detta medför Informationsförlust Förlust av möjliga sammanställningar Förlust av sökmöjligheter Förlust av möjligheten att fastställa informationens autencitet. Allmänna handlingar får endast gallras med stöd av lag, förordning eller efter beslut av myndighet. Om det inte finns något annat bestämt i lag eller förordning beslutar myndighet, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv. Gallringsbeslut fattas normalt i form av dokumenthanteringsplan, men vid behov kan gallringsbeslut även fattas för enskilda handlingsslag. Myndighetens förslag till gallring skall remitteras till arkivmyndigheten Arkivmyndigheten har rätt att besluta om undantag från gallring som beslutats av myndighet. Gallring i arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutas av arkivmyndigheten efter samråd med överlämnande myndighet. Handlingar som gallras ska utan dröjsmål förstöras. Sekretessbelagda handlingar ska förstöras under kontroll. Om sådana handlingar sänds till destruktion ska destruktionsintyg begäras. Förteckning över gallrade handlingar ska föras och bevaras. 12 Överlämnande av arkiv Definition Med överlämnande avses att ansvar för handlingarna och åligganden enligt arkivlagen och detta reglemente förs över till mottagaren. Specificerad förteckning (leveransreversal) skall upprättas i två exemplar vid överlämnande av arkivhandlingar. Det ena exemplaret återsänds till den överlämnande myndigheten som kvitto. Överlämnande till arkivmyndigheten Slutlig förvaring av kommunala uppgifter ska ske i kommunarkivet. Arkivmyndigheten kan överta arkivhandlingar enligt överenskommelse eller enligt bestämmelser i arkivlagen eller annan författning. Av dokumenthanteringsplanen framgår när överlämnandet ska ske. Gallringsbara handlingar tas endast emot i undantagsfall. (Till exempel då en kommunal myndighet upphör och dess verksamhet inte övertas av annan kommunal myndighet, stiftelse eller bolag). Före överlämnandet ska rensning och beslutad gallring ha verkställts, såvida inte annan överenskommelse har träffats med kommunarkivet. Handlingarna ska vara förpackade och märkta enligt överenskommelse med kommunarkivet. Myndigheten ansvarar för överlämnandet. När arkivmyndigheten övertagit arkiv från annan myndighet övergår hela ansvaret för arkivet till arkivmyndigheten. Överlämnande till annat kommunalt organ Om en kommunal verksamhet överförs till annan kommunal myndighet, stiftelse eller bolag får nödvändiga delar av arkivet överlämnas till den nya huvudmannen. Det ska framgå av överenskommelse vilka handlingar som berörs. Uppgift om överlämnandet ska noteras i arkivbeskrivningen. Om kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan kommunal myndighet, stiftelse eller bolag, skall myndighetens arkiv överlämnas till
arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige har beslutat något annat. I samband med omorganisation, som innebär att nämnd eller styrelse upphör eller att genomgripande förändring sker i verksamhetens organisation ska myndigheten i god tid kontakta kommunarkivet för samråd om hur berörda arkiv ska tas om hand. Om verksamheten uppdelas på flera myndigheter beslutar arkivmyndigheten efter förslag av berörda myndigheter hur arkivet ska hanteras. Överlämnande till enskilt organ eller myndighet utanför kommunen Överlämnande av allmänna handlingar till enskilt organ eller myndighet utanför kommunen kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. I sådana fall ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten. I kraft av detta reglemente får: ansökningshandlingar i anställningsärenden återlämnas till sökande som inte erhållit anställning Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden återlämna handlingar i återkallade ansökningseller anmälningsärenden enligt plan- och bygglagstiftningen och miljölagstiftningen. Barn- och familjenämnden till andra huvudmän inom det offentliga skolväsendet överlämna skolhälsovårdsjournaler i samband med att elever byter skola eller skolform. Likaså får Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden överlämna skolhälsovårdsjournaler till andra huvudmän inom det offentliga skolväsendet då elever byter skola. Överlämnande för viss tid Kommunfullmäktige får enligt lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får förvaras under viss tid hos ett specificerat enskilt organ, till exempel ett bolag eller en stiftelse, utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Det enskilda organet ska vid förvaring och hantering av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från bolagets egna handlingar och att bolaget vid hanteringen av allmänna handlingar jämställs med myndighet. Mellan arkivmyndigheten och bolaget bör man träffa en särskild överenskommelse om kommande leveranser av de allmänna handlingar som överlämnats till förvarig under viss tid. Om bolagets struktur ändras så att frågan om förvaringen av dess handlingar påverkas bör fullmäktige fatta ett nytt beslut om den framtida förvaringen. 13 Arkivbeständighet och registrering Handlingar som en myndighet upprättar ska framställas så att de kan läsas under den tid de ska bevaras. I förekommande fall ska hänsyn tas till möjligheten att i framtiden överföra uppgifterna till annan databärare. Så länge kommunen inte har tillgång till ett system för digitalt långtidsbevarande ska arkivinformation som skapats digitalt skrivas ut på papper för långtidsbevarande. Vid användning av elektroniska databärare ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten om val av medium för att säkerställa att informationen kan bevaras eller gallras medvetet. Av Riksarkivet, för statliga myndigheter, utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav ska tjäna som norm även för kommunens myndigheter. En myndighets allmänna handlingar ska registreras på ett sätt som främjar en framtida återsökning.
14 Förvaring Varje myndighet ska förvara sina allmänna handlingar under betryggande former. Arkivlokal ska utformas enligt Riksarkivets föreskrifter om arkivlokal. Myndighet som har för avsikt att bygga ny, bygga om eller förhyra arkivlokal ska innan arbetet påbörjas samråda med arkivmyndigheten. Innan ny eller ombyggd arkivlokal tas i bruk ska den godkännas av arkivmyndigheten. Om myndigheten saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingar utanför arkivlokal ska handlingarna placeras i skåp som ger motsvarande skydd. Närmare bestämmelser om förvaring får meddelas av arkivmyndigheten. 15 Utlån Utlån av allmänna handlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Handlingar får lånas ut För tjänsteändamål till annan myndighet, om utlån inte hindras av lag eller författning För forskningsändamål till institution som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet Till kommunalt bolag när detta övertagit verksamhet som tidigare bedrivits av en myndighet i kommunen Handlingar får inte lånas ut till enskilda för användning utanför myndighetens lokal. Utlån ska vara tidsbegränsade och ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av originalhandlingar ska i möjligaste mån begränsas. Begränsning av utlån av nu nämnda skäl får beslutas av arkivmyndigheten. 16 Samråd Utöver vad som anges i 3, 13 och 14 ska myndigheterna samråda med arkivmyndigheten i viktiga frågor rörande arkivvården. Med viktiga frågor avses till exempel inrättande och inredning av arkivlokal eller omorganisationer, samt inköp av digitala verksamhetssystem. 17 Delegation åt kommunarkivarien Arkivmyndigheten har rätt att delegera uppgifter enligt särskild delegationsordning åt kommunarkivarien. 18 Reglementets giltighet Reglementet gäller från den 1 november 2013 till dess fullmäktige fattat annat beslut.