1 Föreningen för Förvaltningsinformation, FFi Organisationsnummer 802412 7808 Verksamhetsberättelse/Årsredovisning 2007 Innehållförteckning Allmänt om verksamheten... 2 Bakgrund... 2 Styrelsens sammansättning 2007... 3 Viktiga händelser under året 2007... 3 Ekonomiredovisning... 6 Bilaga 1: Resultaträkning FFI 2007... 8 Bilaga 2: Balansräkning FFI per den 31 december 2007... 9 Bilaga 3: Resultaträkning FIAB AB 2007... 12 Bilaga 4: Balansräkning FIAB AB per den 31 december 2007... 13 Bilaga 5 Projektsammanställning FIAB... 14 Bilaga 6 : Budgetförslag 2008 avseende Föreningen för Förvaltningsinformation samt FIAB AB 15 1
2 ALLMÄNT OM VERKSAMHETEN Föreningens övergripande syfte är, enligt dess stadgar, att förvalta och vidareutveckla FI2002/Fi2 åt fastighetssektorn så att det fungerar som en defacto standard för alla verksamheter som uppstår under en fastighets hela livslängd. Viktiga arbetsområden är, också enligt stadgarna, följande. Föreningen skall publicera FI2002 samt utge revideringar av denna. Föreningen skall vidare verka för att kontinuerligt informera fastighetssektorn om förändringar i och den praktiska nyttan av FI2002. Föreningen skall sprida kunskap och skapa insikt om FI2002. Föreningen skall utgöra remissinstans och koordinator av forskning och utveckling inom fastighetssektorn. Föreningen för Förvaltningsinformation, FFi, är en ideell förening som i dagsläget har ca 60 medlemmar. Föreningen äger ett servicebolag, FIAB AB, som skall genomföra projekt och uppdrag. Styrelse för föreningen är också styrelse för bolaget. Medlem i FFi erlägger en årsavgift som består dels av en medlemsavgift till föreningen och dels en serviceavgift till bolaget. Det gångna verksamhetsåret var årsavgiften för företag med upp till 50 anställda 9 000: och för företag med mer än 50 anställda 15 000:. Av dessa avgifter avser 1000: medlemsavgift i föreningen och resterande serviceavgift till FIAB AB. Föreningen för Förvaltningsinformation äger 100 % av aktierna i Förvaltningsinformation FIAB AB, 556641 0048. BAKGRUND Som en del av det nationella forskningsprogrammet IT Bygg och Fastighet genomfördes under perioden 1998 2002 ett forsknings och utvecklingsprojekt finansierat av branschorganisationer och tongivande fastighetsföretag. Projektet syftade till att skapa en defactostandard för informationshantering inom fastighetssektorn (Förvaltningsinformation 2002 FI2002). Projektet Förvaltningsinformation 2002 (FI2002) var ett FoU projekt vars syfte var att skapa bättre förutsättningar för fastighetssektorn att utnyttja IT:s potential och därmed på ett avgörande sätt medverka till effektivare verksamhet och ökad kundnytta. Projektets strategi var att utveckla en branschgemensam och stabil grundstruktur för den centrala information som hanteras i förvaltningsverksamheten. Strukturen blev tillämpad, testad och implementerad i olika delprojekt inom ramen för FI2002 projektet. I projektets vision ingick tanken att den utvecklade grundstrukturen (FI2002 modellen) skulle kunna vidareutvecklas till en defacto 2
3 standard. Projektets resultat skulle också vara utgångspunkt för utveckling av kommersiella ITsystem för förvaltning och för utveckling av nationell och internationell standardisering inom förvaltningsområdet. När IT Bygg och Fastighet upphörde 2002, bildades Föreningen för Förvaltningsinformation (FFi) med syfte att förvalta och vidareutveckla en stabil grundstruktur (FI2002/Fi2) åt fastighetssektorn så att FI2002/Fi2 kan fungera som en defacto standard för all informationshantering som uppstår under en fastighets hela livscykel. FI2002 som benämning på föreningens produkt (de factostandaren) har bytts till Fi2. STYRELSENS SAMMANSÄTTNING 2007 Styrelsens sammansättning under 2007 har varit enligt följande. Namn Företag Bransch/Verksamhet Valperiod Bo Tyrefors, ordf Bo Tyrefors Konsult AB Konsult 2007 2008 Bo Johansson, v ordf Bo Johansson Konsult 2007 2008 Nicklas Walldan AP Fastigheter AB Fastighetsägare 2007 2008 Jan Sjöberg, kassör Landstingsfastigheter Dalarna Offentlig förvaltare 2006 2007 Torbjörn Isacsson Jönköpings kommun Offentlig förvaltare 2006 2007 Erik Westin Akademiska hus AB Privat förvaltare 2006 2007 Hans Lif Sweco Theorells AB Konsult 2006 2007 Peter Propst SysTeam AB Systemleverantör 2007 2008 Adjungerade till styrelsen är experter inom olika fackområden enligt följande: Kurt Löwnertz Metadata, dokumenthantering m.m. Kjell Svensson Teknisk samordnare, Fi2 m.m. VIKTIGA HÄNDELSER UNDER ÅRET 2007 Föreningen för förvaltningsinformation har 2007 placerats på ICT kartan framför allt med tillämpningen av Fi2xml för energideklarationer. Men också genom deltagande i utvecklingsprojekt och utgivning av Handbok Fi2xml version 1.2 och senare Fastighetslexikon 2008 har synliggjort defactostandarden. Fi2xml Handbok för Fi2xml version 1.2 publicerades i februari 2007. Även om Handboken inte blivit någon kioskvältare så bekräftar fortlöpande beställningar att den behövs och nyttjas av framför allt utvecklare av fastighetsinformationssystem. Fi2xml uppdateras fortlöpande genom att 3
4 utökas med addendum där version 1.21 innehåller förändringar föranledda av energideklarationer. En version 1.22 ligger dessutom runt hörnet baserat på behov som annonserats av andra tillämpningar. Som övervakare av dessa förändringar har Tekniska Rådet inrättat funktionen Utvecklingsstrateg där Anders Myrén bevakar kontinuitet samt hantering av versioner så att versionskonflikter undviks. Energideklarationer Med projektet Fi2Energi har ett viktigt steg tagits att brett implementera Fi2xml genom tillämpningen energideklarationer som levereras till Boverkets databas Gripen. Energieffektiviseringen är en angelägen fråga för fastighetsföretagen, dels av ekonomiska skäl med stigande energipriser, dels av långsiktiga överlevnadsskäl för att begränsa utsläpp av växthusgaser. Projektet Fi2Energi har genom sin slutrapport tagit höjd för fortsatt utveckling av energidatainsamling. Se http://www.boverket.se/templates/page.aspx?id=3207&epslanguage=sv. Informationsleveranser och informationsmängder Uppdateringen av Bygghandlingar 90 del 8 vidareutvecklar regelverket för branschens definitioner av informationsmängder till innehåll, struktur och form samt formerna för informationsleveranser vid utväxling mellan aktörer i såväl förvaltning, byggande och projektering. Remissomgången slutredovisades under året och boken med tillhörande webbplats publiceras under våren 2008. Föreningen för förvaltningsinformation har deltagit aktivt och ansluter sig till resultatet. Fastighetslexikon FASTIGHETSLEXIKON 2008 är ett uppslagsverk som förklarar mer än 1800 facktermer som används inom fastighetssektorn. Med detta lexikon vill Föreningen för Förvaltningsinformation bidra till att ge aktörerna i fastighetssektorn ett gemensamt språk för att överföra information om fastigheter och de behov som dessa skall tillgodose för verksamheter i fastigheterna. En tillämpning av detta är Fi2xml, som är en neutral plattform för att utväxla information mellan olika parter och system. När man jämför olika källor i den stora floran av fastighetsrelaterad litteratur kan man konstatera att samma term påfallande ofta definierats på olika sätt. Ofta är det samma betydelse som har formulerats på något olika vis, men ibland ges termerna helt olika innebörd. Det finns därför stort behov av att fastighetsrelaterade termer samlas i en skrift med enhetliga definitioner. Fastighetslexikon kan användas som ordbok, men boken syftar också till att ge en portion kunskap på vägen. Illustrationer och kommentarer spelar därför en viktig roll. 4
5 En arbetsgrupp har under 2007 tagit fram Fastighetslexikon, skickat ut denna på remiss till branschaktörer och erhållit god respons på denna remiss. Efter bearbetning har boken Fastighetslexikon 2008 produceras och publicerades i samband med Fastighetsbranschens ITdag den 13/2 2008. Hälften av upplagan på 1500 exemplar har sålts med förhoppningen är att boken skall sprida kunskap om fastighetsföretagens begrepp, en hjärtefråga för Föreningen för förvaltningsinformation. Se www.fastighetslexikon.se. Förvaltningshandlingar Vad innebär Förvaltningshandlingar? är en fråga som ofta ställs i branschsammanhang. Frågan relateras till motsvarande begrepp Bygghandlingar. Fastighetslexikon är ett svar på denna fråga. Andra projekt som uppdateringen av Bygghandlingar 90 del 8 och ICT2008 Digitala leveranser försöker ge svar på frågan. Demohuset Projektet Demohuset genomför i samverkan mellan Föreningen för förvaltningsinformation och Svenska IAI forum. Demohuset har syftet att visa på tillämpningar med informationsutbyte med nyttjande av framför allt öppna format och hur de kan kommunicera i bygg och förvaltningsprocessen. Se www.demohuset.se. Certifiering Projektet certifiering av system som nyttjar Fi2xml har initierats under året och resulterat i bygget av ett verktyg som med xml teknik och fyllt med data från demohuset ger certifieringsprojektet möjlighet att validera de meddelanden som systemet nyttjar. Marknadskommunikation Föreningen för förvaltningsinformations webbplats har fortlöpande uppdaterats under året. Framför allt ger den information för föreningens medlemmar. Men den öppna defactostandarden resulterar i en vidgad användarkrets Medlemmar Medlemsantalet vid årsskiftet är 57. Värvningen av nya medlemmar har intensifierats och vi ser ett ökande intresse att genom medlemskapet kunna vara med och påverka utvecklingen av branschens defactostandard Fi2xml. Att driva utvecklingsprojekt och synliggöra Föreningen för förvaltningsinformation har väckt intresse för medlemskap. 5
6 Speciell intressegrupp leverantörer Den speciella intressegruppen för systemleverantörer har fungerat som en viktig kontaktyta under året. Mötet den 14 mars samlade systemleverantörer som bland annat anmälde behov av certifiering. Styrelsen Styrelsen har under året träffats vid sex tillfällen. Fem ordinarie sammanträden samt ett strategimöte på Rosenön den 8 maj. Samtliga möten har varit välbesökta och resulterat i aktiva beslut. Tekniska rådet Tekniska rådet har vanligtvis förlagt möten i anslutning till styrelsens ordinarie sammankomster men också utnyttjat möjligheten till telefonmöten. Sex möten har protokollförts under året. EKONOMIREDOVISNING Ekonomi allmänt Föreningen och dess servicebolag har en god ekonomi. Redovisning sköts på uppdrag av Kymendö Redovisningsbyrå HB Den verksamhet som bedrivs idag finansieras i allt väsentligt via medlems och serviceavgifter samt via projektbidrag från Boverket och Energimyndigheten. Som tidigare nämnts har det varit styrelsens avsikt att så småningom avgiftsbelägga vissa tjänster såsom certifiering samt att verka för att framtagandet och utgivandet av publikationer blir självfinansierat Flerårsöversikt Nedan visas utvecklingen under de senaste två åren. 2007 2006 2005 2004 2003 Resultat efter finansiella poster, tkr 21 34 47 32 95 Soliditet 31,1% 100% 100% 88% 71% Balansomslutning, tkr 389 208 173 143 134 6
7 Förslag till vinstdisposition Från föregående år balanserad 100 561 vinst Årets vinst 20 545 Vinstmedel till förfogande 121 106 Styrelsens förslag till disposition Balanseras i ny räkning 121 106 Summa 121 106 Föreningen för Förvaltningsinformation 2008 03 06 Styrelsen Bo Tyrefors Bo Johansson Torbjörn Isacsson Hans Lif Peter Propst Jan Sjöberg Nicklas Walldan Erik Westin 7
8 BILAGA 1: RESULTATRÄKNING FFI 2007 2007 01 01 2006 01 01 2006 12 31 2005 01 01 2005 12 31 2007 12 31 RÖRELSENS INTÄKTER Försäljning Bidrag Medlemsavgifter 56 000 53 000 48 000 Summa försäljning 56 000 53 000 48 000 SUMMA RÖRELSEINTÄKTER 56 000 53 000 48 000 BRUTTOVINST 56 000 53 000 48 000 Övriga externa rörelseutgifter/kostnader Lokalhyra Bankkostnader 1 250 1 250 1 250 Övriga externa tjänster 34 268 17 500 Summa externa rörelseutgifter/kostnader 35 518 18 750 1 250 Utgifter/kostnader för personal Konferenser 0 0 0 Summa utgifter/kostnader för personal 0 0 0 SUMMA RÖRELSEKOSTNADER 35 518 18 750 1 250 RESULTAT FÖRE AVSKRIVNINGAR 20 482 34 250 46 750 Finansiella intäkter och kostnader Ränteintäkter/kostnader 63 0 0 Summa finansiella intäkter och kostnader 63 0 0 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER 20 545 34 250 46 750 REDOVISAT RESULTAT 20 545 34 250 46 750 8
9 BILAGA 2: BALANSRÄKNING FFI PER DEN 31 DECEMBER 2007 Not 2007 12 31 2006 12 31 2005 12 31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andelar i koncernföretag 1 100 000 100 000 100 000 100 000 100 000 100 000 Summa anläggningstillgångar 100 000 100 000 100 000 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Fordringar hos koncernföretag 2 155 000 67 000 31 500 155 000 67 000 31 500 Kassa och bank 134 094 40 561 41 811 Summa omsättningstillgångar 289 094 107 561 41 811 SUMMA TILLGÅNGAR 389 094 207 561 173 311 9
10 EGET KAPITAL OCH SKULDER Not 2007 12 31 2006 12 31 2005 12 31 EGET KAPITAL 3 Fritt eget kapital Balanserad vinst 100 561 176 311 126 561 Årets resultat 20 545 34 250 46 750 121 106 207 561 173 311 Summa eget kapital 121 106 207 561 173 311 Avsättningar Utvecklingsfond 4 107 000 0 0 107 000 0 0 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 31 268 0 0 Övriga skulder 126 720 0 0 Upplupna kostnader och 3 000 förutbetalda skulder Summa kortfristiga skulder 160 988 0 0 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 389 094 207 561 173 311 Ställda säkerheter INGA INGA INGA Ansvarsförbindelser INGA INGA INGA Redovisningsprinciper och noter Årsredovisningen är upprättad enligt årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd avseende små företag. Redovisningsprinciperna har ej förändrats i förhållande till föregående år. Föreningen är moderföretag, med stöd av ÅRL 7 kap 3 upprättas inte någon koncernredovisning. Fordringar Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Personal I likhet med tidigare år har föreningen ej haft några anställda och löner och andra ersättningar har inte utbetalats. Definition av nyckeltal Soliditet Eget kapital i förhållande till balansomslutningen. 10
11 Not 1 Andelar i koncernföretag 2007 12 31 2006 12 31 Ackumulerade anskaffningsvärden 100 000 100 000 Inköp 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 100 000 100 000 Utgående bokfört värde 100 000 100 000 Specifikation av innehav av andelar i dotterföretag Företagets säte Antal andelar Organisationsnummer Kapitalandel Bokfört värde Förvaltningsinformation FIAB AB 556641 0048 Stockholm 1 000 100% 100 000 100 000 Bolagets resultat och eget kapital för räkenskapsåret 2007 uppgår till 25 tkr resp. 95 tkr. Not 2 Fordringar hos dotterbolag 2007 12 31 2006 12 31 Ackumulerade anskaffningsvärden 67 000 31 500 Tillkommande fordringar 88 000 35 500 Redovisat värde vid årets slut 155 000 67 000 Not 3 Eget kapital Fritt eget kapital Summa Belopp vid årets ingång 207 561 207 560 Avsättning till utvecklingsfond 107 000 107 000 Årets resultat 20 545 20 545 Belopp vid årets utgång 121 106 121 105 Not 4 Övriga avsättningar 2007 12 31 2006 12 31 Utvecklingsfond 107 000 0 107 000 0 Not 5 Övriga skulder, lång och kortfristiga 2007 12 31 2006 12 31 Förfallotidpunkt, inom ett år från balansdagen 126 720 0 126 720 0 11
12 BILAGA 3: RESULTATRÄKNING FIAB AB 2007 2007 01 01 2007 2006 01 01 2006 12 31 12 31 RÖRELSENS INTÄKTER Försäljning 25 014 Övriga projektintäkter 135 000 Serviceavgifter 588 000 574 000 Bidrag 258 000 SUMMA RÖRELSEINTÄKTER 1 006 014 574 000 BRUTTOVINST 1 006 014 574 000 Övriga kostnader Lokalhyra 15 001 15 001 Förbrukningsinventarier 859 0 Frakt och transport 2 425 0 Resor, kontor, omkostn styr 16 820 17 751 Representation, avdragsgill 2 487 0 Representation, ej avdragsgill 9 798 0 Kontorsmateriel 7 880 0 Konstaterade kundförluster 15 000 0 Befarade kundförluster 15 000 0 Datakommunikation 78 954 23 769 Revisionsarvoden 21 875 10 000 Diverse främmande tjänster 20 946 67 280 Ritnings och kopieringskostnader 22 297 1 428 Redovisningstjänster 40 579 28 000 Projektkostnader mm 732 976 375 933 Sekr styrelsen 20 000 38 750 Bankkostnader 2 750 2 464 Övriga externa kostnader 5 148 0 Summa övriga kostnader 1 030 795 580 376 SUMMA RÖRELSEKOSTNADER 1 030 795 580 376 RESULTAT FÖRE AVSKRIVNINGAR 24 781 6 376 Finansiella intäkter och kostnader Ränteintäkter och kostnader 277 68 Summa finansiella intäkter och kostnader 266 2 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER 24 515 6 374 Bokslutsdispositioner och skatt Återföring från periodiseringsfond 0 7 500 Avsättning till periodiseringsfond 0 0 Skatt 3 383 Summa Bokslutsdispositioner och skatt 3 7 117 REDOVISAT RESULTAT 24 512 743 12
13 BILAGA 4: BALANSRÄKNING FIAB AB PER DEN 31 DECEMBER 2007 Not 2007-12-31 2006-12-31 TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 49 768 146 250 Nedskrivning kundfordran -15 000 Avräkning föreningen Avräkning skatter och avgifter 245 860 Momsfordran 64 292 617 Övr kortfristiga fordringar 126 720 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 4 654 3 000 Summa kortfristiga tillgångar 230 679 150 727 Likvida medel Plusgiro 2 053 2 113 Chekräkningskonto 72 690 216 439 Summa likvida medel 74 743 218 552 Summa omsättningstillgångar 305 422 369 279 SUMMA TILLGÅNGAR 305 422 369 279 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 3 Bundet eget kapital Aktiekapital 100 000 100 000 Reservfond/värdesäkringsfond 2 000 2 000 Summa bundet eget kapital 102 000 102 000 Fritt eget kapital Balanserad vinst 17 242 16 499 Årets resultat -24 512 743 Summa fritt eget kapital -7 270 17 242 Summa eget kapital 94 730 119 242 Obeskattade reserver Periodiseringsfond 0 0 Summa obeskattade reserver 0 0 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 37 060 163 313 Skatteskulder 0 1 224 Andra övriga kortfristiga skulder 0 0 Momsskuld 0 0 Avräkning Föreningen för Förvaltningsinformation 155 000 67 000 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 18 632 18 500 Summa kortfristiga skulder 210 692 250 037 SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL 305 422 369 279 13
14 BILAGA 5 PROJEKTSAMMANSTÄLLNING FIAB Projekt Intäkter kr Kostnader kr Resultat kr Status Anm Fi2xml 0 160 802 160 802 Pågående Fastighetslexikon 0 49 400 49 400 Avslutat Provisionsavtal Fi2Energi 393 000 422 310 29 310 Avslutat Demohus 0 11 881 11 881 Pågående 14
15 BILAGA 6 : BUDGETFÖRSLAG 2008 AVSEENDE FÖRENINGEN FÖR FÖRVALTNINGSINFORMATION SAMT FIAB AB FIAB FFI Budget Budget 2008 2008 helår helår Tkr Tkr Intäkter Övriga projektintäkter 0 0 Serviceavgifter 650 0 Medlemsavgifter 0 63 Konsult o adm tjänster 0 0 Certifieringstjänster 0 0 Fastighetslexikon 0 0 Räntor 0 0 Bidrag 0 0 Summa intäkter 650 63 Kostnader Webbhotell, e post, telefon 65 0 Resor, kontor, omkostnader styrelse 30 0 Lokaler 15 0 Sekreterartjänster, styrelsen 30 0 Ordförandetjänst, styrelsen 50 0 Ritnings och kopieringstjänster 0 0 Redovisningstjänster 40 0 Revision 15 0 Övriga konsulter 10 0 Finansiella kostnader 5 3 Övriga personalkostnader 0 0 Arbetsgrupper/projekt: 1. FI2/utveckling 30 0 2. Kontaktverksamhet/marknad/webb 80 50 3. Certifieringsverksamhet 100 0 4. Fastighetslexikon 0 0 5. Projekt/Utvecklingsstrategier ( A Myrén) 80 0 6. Klass /värdelistor 100 0 Dispositioner Skatt på årets resultat Summa kostnader 650 53 Resultat 0 10 15