Innehåll Kommunikationspolicy... 5 Övergripande om kommunikation... 5 Bakgrund... 5 Begrepp... 5 Kommunikationsansvar... 5 Känsligt material... 6 Att tänka på när du kommunicera... 6 Internkommunikation... 6 Mål för den interna kommunikationen... 7 Interna målgrupper... 7 Kommunikationskanaler... 7 Extern kommunikation... 7 Mål för den externa kommunikationen... 7 Externa målgrupper... 8 Kommunikationskanaler... 8 Kriskommunikation... 8 Före krisen... 9 Under krisen... 9 Efter krisen... 9 Massmedia... 9 Kanaler... 9 Lathund för massmediekontakt... 9 Mottagnings och introduktionspolicy... 11 Grundfilosofi... 11 Reglernas funktion... 11 Syfte & filosofi... 11 Grundsyfte...11 Allmänt beteende gentemot nya studenter...11 Deltagande...12 Mottagning på lektioner och föreläsningar, lärarsamverkan...12 Uppföljning...12 Fester och alkohol... 13 1
Allmänt...13 Valfrihet för nya studenter...13 Säkerhetsbestämmelser...13 Extra bestämmelser vid Sundsvalls Kårhus...14 Aktiviteter utanför studentkåren/mittuniversitetets område... 14 Syfte...14 Tillvägagångssätt...14 Mottagnings/introduktionsuppdrag... 14 Syfte...14 Förberedelser...15 Allmänna förhållningsregler...15 Information till faddrar och nya studenter...15 Annonsförsäljningspolicy... 17 Riktlinjer för annonser...17 Policy för fristående kårförening... 19 Bakgrund... 19 Mål... 19 Syfte... 19 Ansökan... 19 Rättigheter och skyldigheter... 20 Policy för Säkerhetsrutiner och Informationssäkerhet... 22 Bakgrund... 22 Mål... 22 Inbrott... 22 Förebyggande...22 Rutiner för hantering av pengar och värdepapper...22 Exponering av stöldbegärligt material...22 I händelse av inbrott...22 Brand... 23 Informationssäkerhet... 23 Säkerhetskopieringsrutiner...23 Fysisk dokumentation...23 Känslig information...23 Stöldbegärlighet...24 2
Personalpolicy... 26 Bakgrund... 26 Medarbetare... 26 Rekrytering... 26 Överlämning av valda poster... 27 Introduktion för nyanställda... 27 Kompetensutveckling och lärande... 27 Arbetsmiljö... 27 Friskvård och hälsa... 27 Policy för representation och resor... 28 Inledning... 28 Representation... 28 Alkohol...28 Övrigt...28 Resor... 28 Rutiner vid resor...28 Färdmedel och boende...28 Återbetalning av utlägg... 28 Policy för medlemshantering... 31 Syfte... 31 Omfattning... 31 Ansvar... 31 Behandling av personuppgifter... 31 Samtycke eller annat villkor för tillåten behandling...31 Tillgång till medlemsregistret... 31 Internt...31 Samarbetsavtal med inkassoföretag...31 Uppgifter från medlemsregistret... 31 Internt...31 Röstlängder...32 Kåridåren...32 Studentguiden eller motsvarande utskick...32 Linjeföreningar/ Studentföreningar...32 Externt...32 3
Känsliga uppgifter och sekretess... 32 Skydd av uppgifter...32 E-post, telefonnummer... 33 Försäljning/marknadsföring... 33 Marknadsföring till icke medlemmar...33 Alkoholpolicy... 34 Mål... 34 Ställ krav på din omgivning... 34 Mittuniversitetet ett alkoholfritt universitet... 34 Kunskap om alkohol... 34 Viktiga begrepp... 34 Inga aktiviteter kräver alkohol... 35 Utbud av alkoholfria drycker... 35 Lägga sig i = bry sig om... 35 Vad kan du göra?... 36 Drogpolicy... 37 Definition... 37 Målet är att... 37 Rätt till en drogfri studietid... 37 Våga ställa frågor = bry sig om... 37 4
Kommunikationspolicy Övergripande om kommunikation Bakgrund Begrepp Kommunikationsansvar 5
Känsligt material Att tänka på när du kommunicera Internkommunikation 6
Mål för den interna kommunikationen Interna målgrupper Kommunikationskanaler Extern kommunikation Mål för den externa kommunikationen 7
Externa målgrupper Kommunikationskanaler Kriskommunikation 8
Före krisen Under krisen Efter krisen Massmedia Kanaler Lathund för massmediekontakt 9
10
Mottagnings och introduktionspolicy Grundfilosofi Reglernas funktion Syfte & filosofi Grundsyfte Allmänt beteende gentemot nya studenter 11
Deltagande Mottagning på lektioner och föreläsningar, lärarsamverkan Uppföljning 12
Fester och alkohol Allmänt Valfrihet för nya studenter Säkerhetsbestämmelser 13
Extra bestämmelser vid Sundsvalls Kårhus. Aktiviteter utanför studentkåren/mittuniversitetets område Syfte Tillvägagångssätt Mottagnings/introduktionsuppdrag Syfte 14
Förberedelser Allmänna förhållningsregler - - - Information till faddrar och nya studenter 15
16
Annonsförsäljningspolicy Riktlinjer för annonser 17
18
Policy för fristående kårförening Bakgrund Mål Syfte Ansökan 19
Rättigheter och skyldigheter 20
21
Policy för Säkerhetsrutiner och Informationssäkerhet Bakgrund Mål Inbrott Förebyggande Rutiner för hantering av pengar och värdepapper Exponering av stöldbegärligt material. I händelse av inbrott 22
Brand Informationssäkerhet Säkerhetskopieringsrutiner Fysisk dokumentation Känslig information 23
Stöldbegärlighet 24
25
Personalpolicy Bakgrund Studentkårens arbete ska karaktäriseras av: Medarbetare Rekrytering 26
Överlämning av valda poster Introduktion för nyanställda Kompetensutveckling och lärande Arbetsmiljö Friskvård och hälsa 27
Policy för representation och resor Inledning Representation Alkohol Övrigt Resor Rutiner vid resor Färdmedel och boende Återbetalning av utlägg 28
29
30
Policy för medlemshantering Syfte Omfattning Ansvar Behandling av personuppgifter Samtycke eller annat villkor för tillåten behandling Tillgång till medlemsregistret Internt Samarbetsavtal med inkassoföretag Uppgifter från medlemsregistret Internt 31
Röstlängder Kåridåren Studentguiden eller motsvarande utskick Linjeföreningar/ Studentföreningar Externt Känsliga uppgifter och sekretess Skydd av uppgifter 32
E-post, telefonnummer Försäljning/marknadsföring Marknadsföring till icke medlemmar 33
Alkoholpolicy Mål Ställ krav på din omgivning Mittuniversitetet ett alkoholfritt universitet Kunskap om alkohol Viktiga begrepp 34
Inga aktiviteter kräver alkohol Utbud av alkoholfria drycker Lägga sig i = bry sig om 35
Vad kan du göra? 36
Drogpolicy Definition Målet är att Rätt till en drogfri studietid Våga ställa frågor = bry sig om 37
38