FINANSPOLICY Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Finanspolicy Policy 1998-06-15, 82 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare Version Senast reviderad Giltig till Kommunstyrelsen 1 1999-09-13, 130 Tills vidare Dokumentinformation Dokumentet gäller för Anger hur kommunen ska placera medel som ska förvaltas för längre tid, hur likviditeten ska hanteras, hur kommunen ska låna och låna ut medel samt hur kommunen ska hantera borgensåtaganden. Kommunstyrelsen och de kommunala bolagen
Sida 1 FINANSPOLICY MED FÖRESKRIFTER FÖR MEDELSFÖRVALTNINGEN 1 ALLMÄNT 1.1 Övergripande målsättningar för finansverksamheten Kommunens finansverksamhet ska bedrivas på ett säkert och effektivt sätt. Verksamheten ska bedrivas med så lite risktagande som möjligt så att en betryggande säkerhet alltid upprättshålls. Medelsförvaltningen ska medverka till att kapitalanskaffning- och användning i kommunen och dess företag blir effektiv och att kommunens finansnetto i ett långsiktigt perspektiv och med beaktande av säkerhetsaspekten, blir så bra som möjligt. Inom ramen för kommunallagens bestämmelser och denna policy ska kommunens upplåning ske till lägsta kostnad och de egna medlen placeras med god avkastning. I lag om kommunal redovisning finns bestämmelser om bokföring och rapportering av finansiella transaktioner och ställning. 1.2 Finanspolicyns syfte och innehåll För att kunna bedriva kommunens finansiella verksamhet effektivt måste arbetet ske efter genomtänkta och tydligt formulerade strategier. Finanspolicyn syftar till att klargöra hur finansiell verksamhet ska bedrivas och finansiella risker hanteras av kommunen och de kommunala bolagen. Policydokumentet innehåller mål och riktlinjer inom följande områden: Organisation och ansvarsfördelning Koncernsamverkan Likviditetsförvaltning Kapitalförvaltning Utlåning Borgen Rapportering och uppföljning Policyn preciserar de föreskrifter för kommunens medelsförvaltning som kommunfullmäktige enligt 8 kap 3 Kommunallagen ska meddela.
Sid 2 1.3 Tillämpning och uppföljning av finanspolicyn Om kommunens låne- eller placeringsportfölj behöver förändras till följd av denna policy gäller att förändringen ska genomföras så snart det kan ske. Ekonomikontoret ska, på kommunstyrelsens uppdrag, kontinuerligt följa upp den finansiella policyn för att pröva dess ändamålsenlighet. Kommunfullmäktiges föreskrifter för medelsförvaltning, uttrycka i denna finansiella policy, ska när behov föreligger omprövas. 2 FINANSFÖRVALTNINGENS ORGANISATION 2.1 Kommunen och de kommunala företagen För att hantera koncernens ekonomi effektivt, skall kommunen på det sätt och inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, koordinera de finansiella frågorna för de företag som ingår i kommunkoncernen. Samordningen mellan kommunen och de kommunala företagen regleras i denna policy samt i avtal och/eller ägardirektiv. I kommunkoncernen inbegrips i detta sammanhang de större helägda företagen. Företagen förtecknas i bilaga 1. 2.2 Ansvars- och befogenhetsfördelning För den kommunala koncernen ska följande fördelning av ansvars- och befogenheter gälla inom den finansiella verksamheten. Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Finansförvaltningen De kommunala bolagen Beslutar om övergripande riktlinjer och policy för kommunen och de kommunala bolagen. Beslutar om finansiella mål samt ramar för kommunens upplåning. Ansvarar för kommunens medelsförvaltning. Beslutar om upplåning inom ramen för kommunfullmäktiges delegation. Beslutar om externt förvaltningsuppdrag. Ansvarar för förvaltning av donationsmedel Finansförvaltningen vid ekonomikontoret ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet av den finansiella verksamheten enligt punkt 2.2.1 I kommunkoncernens bolag skall respektive styrelse fastställa en finanspolicy som i huvudsak skall baseras på denna policy och ägardirektiv. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamhet och risker.
Sid 3 I övrigt gäller vad som anges i fastställda reglementen och delegationsbeslut. 2.2.1 Finansförvaltningen Finansförvaltningen inom ekonomikontoret är organiserad i form av en internbank som har till uppgift att svara för övergripande samordning av kommunkoncernens finansiella verksamhet. Med samordning avses inte att internbanken övertar ansvaret för bolagets finansiella verksamhet. Styrelsen i resp bolag har det yttersta ansvaret för bolagets finansiering och övriga finansiella verksamhet. Exempel på övergripande samordning kan vara att tidsmässigt samordna bolagens upphandling av lån, vara behjälplig med finansiell strategi för bolaget, samordna kommunkoncernens finansiella verksamhet via finanskommitté mm bevaka utvecklingen inom de finansiella marknaderna administrera och samordna kommunkoncernens betalningsströmmar genom koncernkonto lämna erforderlig service i finansiella frågor till kommunkoncernens olika enheter rapportera om kommunens finansiella ställning och utveckling till kommunstyrelsen. initiera utvecklings- och förbättringsåtgärder av den finansiella verksamheten Ekonomichefen är ansvarig för finansförvaltningen och agerar utifrån den besluts- och delegationsordning som kommunstyrelsen fastställer. 2.3 Extern förvaltning av kommunens medel Vid beslut att anlita extern förvaltare av kommunens medel på kort eller lång sikt ska följande gälla: Förvaltare av kommunens medel ska vara svenskt värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för förvaltning av någon annans finansiella instrument, enligt 1 kap 3 p 4, lagen om värdepappersrörelse (1991:981). Uppdraget ska grunda sig på skriftligt avtal där förvaltaren åtar sig att följa kommunens placeringsföreskrifter med eventuella ytterligare preciseringar som kommunstyrelsen fattar beslut om. Avtalsperioden bör uppgå till högst 3 år. 2.3.1 Förvaring av värdepapper Om extern förvaltning sker ska portföljens tillgångar förvaras hos värdepappersinstitut som har Finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring enligt 3 kap 4 p 2, lagen om värdepappersrörelse (1991:981). 3 LIKVIDITETSFÖRVALTNING 3.1 Målsättning med likviditetsförvaltningen Kommunens likviditet ska alltid vara så stor att en god betalningsberedskap kan hållas. Nivån på betalningsberedskapen utgör ett av de finansiella mål som kommunfullmäktige årligen fastställer.
Sid 4 Målsättningen med likviditetsförvaltningen är att, under iakttagande av nedanstående riskbegränsande åtgärder, maximera avkastningen på den del av kommunens likviditet som förvaltas kortsiktigt d v s kortare tid än 1 år. 3.2 Tillåtna placeringsinstrument Tillåtna placeringsinstrument i likviditetsförvaltningen är räntebärande värdepapper i form av: 1. statsskuldväxlar och statsobligationer 2. kommun- och bankcertifikat 3. Kapitalmarknads- och bankreverser 4. konto i bank och postgiro 5. övriga former hos bank 6. placering i depå (likviditetsförvaltning) hos bank eller annan fondkommissionär 7. svenska räntefonder 3.3 Kreditrisker Med kreditrisker menas i detta sammanhang risken att en låntagare går i konkurs eller av annan anledning inte fullgör sina betalningsförpliktelser mot kreditgivare. I samband med att kommunen köper ett på penningmarknaden emitterat värdepapper iträder sig kommunen rollen som kreditgivare. I syfte att begränsa kreditriskerna får placering av likvida medel endast ske med en löptid mindre än 1 år hos följande motparter. Max andel Max andel Kategori per kategori % per emittent % A Svenska staten, statliga verk och bolag 100 100 B C Svenska kommuner, landsting och deras helägda bolag med kommunal borgen. 100 20 Bostadsfinansieringsbolag, svenska banker och deras helägda bolag samt Kommuninvest AB 100 20 D Helägda bolag (intern utlåning) 20 10 E Övriga värdepapper med lägst A1 eller Aa3 10 5 respektive lägst K1 eller P1 enligt Standard and Poor s och Moody s ratinginstitut.
Sid 5 3.4 Ränterisk och likviditetsrisk Med ränterisk menas risken att värdet på en placering eller en hel portfölj sjunker till följd av en räntehöjning. Detta realiseras under förutsättning att placeringarna/värdepappren säljs före förfallodagen. Kravet är att kommunen genom en effektivt fungerade likviditetsplanering ska minimera behovet av förtida inlösen p g a akuta likviditetsbehov. Likviditetsrisk är risken att ett värdepapper inte går att realisera till förväntat pris vid önskat tillfälle. Genom en blandning av värdepapper med en fungerande andrahandsmarknad och för dessa välja olika belopp, löptider mm minimeras dessa risker. 3.5 Övriga förutsättningar Ekonomichefen beslutar om kortsiktig placering av likviditet, enligt ovanstående placeringsregler, utifrån den beslut- och delegationsordning som kommunstyrelsen fastställer. 4 KAPITALFÖRVALTNING 4.1 Syfte och mål Syftet med kapitalförvaltning är att utifrån fastställda placeringsriktlinjer uppnå en god avkastning på den del av kommunens medel som ska förvaltas för en längre tid. Därigenom skapas förbättrade förutsättningar att minska de påfrestningar på likviditet som kommer av pensionsutbetalningar eller andra större åligganden i framtiden. Kommunfullmäktige ska årligen, i samband med att budgeten fastställs, besluta om hur stor del av kommunens likviditet som ska avsättas för långsiktig förvaltning. Nedan angivna placeringsregler syftar till att säkerställa att risktagandet står i proportion till den förväntade avkastningen. 4.2 Tillåtna tillgångsslag och limiter Portföljens medel kan placeras i följande tillgångsslag och limiter d v s den lägsta, högsta och normala andel som respektive tillgångsslag vid varje tidpunkt får utgöra av portföljens marknadsvärde: Min % Normal % Max % 1. Svenska räntebärande värdepapper 70 75 100 eller räntefonder 2. Svenska aktier eller aktiefonder 0 17,5 20 3. Europeiska aktiefonder 0 7,5 10 4. Likvida medel 0 0 10
Sid 6 4.3 Placeringsregler för räntebärande värdepapper Med räntebärande värdepapper avses statsskuldväxlar, obligationer, certifikat och liknande värdepapper. I syfte att begränsa kreditrisken medges endast placering i kort- och/eller långfristiga räntebärande värdepapper emitterade av följande kreditgivare: Max andel Max andel Kategori: per kategori % per emittent % A Svenska staten, statliga verk och bolag 100 100 B C D Svenska kommuner, landsting och deras helägda bolag med kommunal borgen, Kommuninvest AB 75 20 Bostadsfinansieringsbolag, svenska banker och deras helägda bolag 60 15 Övriga värdepapper med lägst A1 eller Aa3 respektive lägst K1 eller P1 enligt Standard 25 10 and Poor s och Moody s ratinginstitut För att begränsa ränterisken skall följande gälla: Den genomsnittliga kvarvarande löptiden (durationen) för den räntebärande portföljen ska vara högst 5 år och normalvärdet ska vara 3,5 år. För kategori D får durationen ej överstiga 360 dagar. Vid en ränteförändring med 1 % får ränterisken uppgå till högst 5 % av portföljens marknadsvärde. Placeringar ska göras i räntebärande värdepapper med hög likviditet, d v s marknadsnoterade värdepapper som vid varje tidpunkt kan omsättas. 4.3.1 Jämförelseindex Jämförelseindex för räntebärande värdepapper skall vara OMRX bond (75%). 4.4 Placeringsregler för aktier I syfte att begränsa kredit och likviditetsrisken samt kursrisken d v s att marknadsvärdet på en aktieportfölj sjunker ska följande regler gälla för aktieplaceringar. Svenska aktieplaceringar, enskilda såväl som i fond, får ske i bolag noterade på Stockholms fondbörs A, OTC och O listor. Placering på OTC och O listor får endast ske i bolag som flyttat från A-listan efter den 1 januari 1997 t o m 1 oktober 1997. Europeiska aktieplaceringar får enbart ske i aktiefonder.
Sid 7 Aktier hänförliga till ett enskilt företag eller företag ingående i samma koncern får utgöra högst 10 procent av aktieportföljens marknadsvärde. Aktier för enskilt företag som utgör mer än 10 procent av jämförelseindex (se punkt 4.4.1) får utgöra maximalt 15 procent av aktieportföljens marknadsvärde. Placeringar i företag som har sin huvudsakliga verksamhet inom alkohol, tobak och vapentillverkning får ej ske. 4.4.1 Jämförelseindex aktier Jämförelseindex för aktier skall vara Findatas avkastningsindex, justerat för utdelningar (17,5 %). Jämförelseindex för europeiska aktier skall vara MSCI Europe (7,5%). 4.5 Värdepappersfonder Placering får ske i andelar i värdepappersfond (som placerar i räntebärande värdepapper och/eller aktier), som står under tillsyn av Finansinspektionen eller motsvarande myndighet inom EU, och vars placeringsinriktning i all väsentlighet överensstämmer med bestämmelserna i denna placeringspolicy. 4.6 Värdering av portfölj och åtgärder vid avvikelser mot limiter Portföljens tillgångar värderas med ledning av gällande marknadsvärde. Vid avvikelser mot fastställda limiter ska tillgångar avyttras/anskaffas så snart det kan ske med hänsyn till de risker som avvikelsen medför. 4.7 Övriga förutsättningar/restriktioner Ekonomichefen beslutar om långsiktig placering av likviditet, enligt ovanstående placeringsregler, utifrån den beslut- och delegationsordning som kommunstyrelser fastställer. Portföljens tillgångar för ej belånas. 5. UPPLÅNING 5.1 Allmänt Kommunfullmäktige har som ett av tre finansiella mål beslutat att kommunen på sikt skall amortera ner sin låneskuld till 0 kronor. Kommunen skall också långsiktigt sträva efter att egenfinansiera sina investeringar dvs ej ta upp nya lån. Osäkerheten beträffande kommunens långsiktiga ekonomiska förutsättningar med beaktande av bland annat det nya utjämningssystemet gör att en beredskap för upplåning måste finnas. Därför tas detta avsnitt om upplåning med i finanspolicyn även om för närvarande kommunen egenfinansierar sina investeringar. Vid eventuell upplåning och skuldförvaltning skall sådana former väljas som medger en låg risknivå och lägsta möjliga finansieringskostnad för kommunkoncernen.
I samband med beslut om årsbudget fastställer kommunfullmäktige storleken av eventuell långfristiga upplåningen för kommande budgetår. 5.2 Riskhantering I samband med eventuell upplåning skall nedanstående risker särskilt beaktas. 5.2.1 Finansieringsrisk Sid 8 För att begränsa risken för att kommunen inte har tillgång till likvida medel i rätt tid när lån förfaller till betalning skall följande gälla. Den genomsnittliga återstående löptiden av utestående lån bör ej understiga 2,5 år. Samtliga lån skall dock kunna återbetalas inom 10 år utan extra kostnad Högst 25 % av lånestocken får förfalla till betalning inom en rullande 12-månadersperiod Finansförvaltningen skall tillförsäkra kommunen en god betalningsberedskap med utgångspunkt från det av kommunfullmäktige fastställda finansiella målet att likviditeten skall genomsnittligt uppgå till minst 10% av externa utgifter. 5.2.2 Ränterisk Med ränterisk avses risken för att en förändring av det allmänna ränteläget påverkar kommunens räntekostnader i negativ riktning. För att begränsa ränterisken skall lånestocken utformas enligt följande: Den genomsnittliga räntebindningstiden skall vara minst 2 år och högst 3 år. Lånen skall spridas på olika räntebindningsperioder så att minst 10% och högst 30% skall räntejusteras varje rullande 12-månadersperiod. Räntebindningstiden för enskilda lån får ej överstiga 10 år. 5.3 Motparter Upplåning får ske genom * Svenska staten * Svensk bank eller från svenska finansinstitut/försäkringsbolag * Kommuninvest i Sverige AB * Europeiska Investerings Banken (EIB) * Nordiska Investerings Banken (NIB) * Utländsk bank om upplåning sker med tillämpning av svensk lag och svensk lånedokumentation * Utgivande av kort eller långt skuldebrev på penning och kapitalmarknaden.
Sid 9 5.4 Finansiell leasing Finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för upplåning i denna policy. 5.5 Försäkringsinstrument Finansförvaltningen kan efter samråd med kommunstyrelsens presidium ingå sedvanliga, på den svenska och internationella marknaden, förekommande avtal, i syfte att minska och/eller sprida de med upplåningen eventuella förekommande riskerna. Följande typer av försäkringsinstrument ( eller kombinationer av dessa ) är tillåtna i syfte att begränsa valuta och/eller ränterisk. Ränteoption Valutaoption Valutatermin Räntetermin Valutaswap Ränteswap Innan nya typer av försäkringsinstrument får användas skall kommunstyrelsen godkänna dessa. Sälj eller köpoptioner får ej utställas. Försäkringsinstrumenten får enbart användas för att skydda en reell underliggande upplåning av motsvarande belopp och valuta, dvs dessa instrument för inte utnyttjas i spekulativt syfte. Motparten skall vara godkänd enligt bilaga 2. 5.6 Koncernfrågor De kommunala bolagen har det yttersta ansvaret för sin egen finansiering. Kommunens regler för upplåning skall i huvudsak tillämpas i bolagens egna riktlinjer för upplåning och skuldförvaltning. Internbanken samordnar bolagens upplåning och bistår i övrigt resp bolag med råd och stöd i finansieringsfrågor. Med samordning avses inte att internbanken administrerar upplåningen utan detta hanteras av respektive bolag. Bolagen skall däremot till internbanken rapportera årets upplåningsbehov och när detta infaller tidsmässigt för så att samordnad upphandling kan ske. 5.7 Övriga förutsättningar Extern upplåning i spekulativt syfte är ej tillåten. 6 UTLÅNING Utlåning kan ske till kommunens helägda bolag. Kommunstyrelsens arbetsutskott fattar beslut om utlåning till dotterbolag.
Sid 10 7 BORGEN Piteå kommun tillämpar en restriktiv hållning beträffande borgensåtagande. Borgen ges endast till helägt bolag och i huvudsak för lån avseende bostadsändamål. När kommunfullmäktiges beslut, att medge borgen, har vunnit laga kraft, får underskrift av handlingar ske. Kommunal borgen tecknas enligt kommunstyrelsens reglemente och särskilda beslut om firmatecknare och underskrift. Kommunen har som borgensman intresse av att varje investering som finansieras med borgenslån är betryggande försäkrat. Alla borgensåtaganden skall därför villkoras med ett förbehåll att låntagaren skall hålla investeringen försäkrad under hela åtagandetiden. I vissa fall kan borgensåtagande förutsätta att andra typer av säkerhet lämnas eller att kommunen genom avtal skaffar sig kontroll över gäldenärens övriga säkerheter ex pantbrev i egendom. 8 RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING 8.1 Intern kontroll Med intern kontroll avses i detta fall de kontrollmoment som ingår i administrationen av löpande placerings- och finansieringsavslut inklusive handhavandet av aktuell dokumentation. För att åstadkomma en god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet krävs att handläggarrespektive internkontrollfunktionerna inom internbanken hålls åtskilda. I samtliga fall av upplåning, likviditetsplaceringar, in- och utlåningsuppgörelser inom kommunkoncernen ska ett internt beslutsunderlag upprättas. Beslutet ska dokumenteras och undertecknas av behöriga personer och överlämnas till ekonomikontorets kassafunktion alternativt respektive bolags kassafunktion. Alla avier och avräkningsnotor avseende placeringar ska skickas till ekonomikontorets kassafunktion alternativt resp bolags kassafunktion. Kassan ska göra avstämningar mellan placeringsbeslut och dessa underlag samt svara för inrapportering till redovisningssystemet. 8.2 Rapportering till kommunledningen För att ge kommunens ledning kontinuerlig information som rör medelsförvaltningens utveckling ska ett väl fungerande rapporteringssystem finnas. Kontinuerliga rapporter från finansförvaltningen ska ske till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska ske i samband med varje delårsrapport och bokslut. Rapporteringen ska även innefatta eventuella medel avsatta för extern förvaltning.
Sid 11 8.3 Rapportering från extern förvaltare Om kommunen valt att anlita extern förvaltare ska denne efter varje månads utgång lämna en rapport till ekonomikontoret över förvaltningen. Rapporteringen ska innehålla bland annat följande uppgifter: Aktuellt marknadsvärde per innehav samt totalt för portföljen Avkastningen under månaden och året i absoluta tal och jämförda med fastställt index Förändringen av tillgångssättningen av innehavet under månaden Procentuell fördelning mellan räntebärande värdepapper, aktier och likvida medel Genomsnittlig löptid och räntekänslighet för innehavet av räntebärande värdepapper. Eventuellt större avvikelse från placeringsreglerna, avvikelsens orsak samt vidtagen åtgärd/förslag till åtgärd Antaget av KF 1998-06-15, 82 ÄNDRINGAR: KF 1999-09-13, 130
Sid 12 BILAGEFÖRTECKNING Bilagor till finanspolicy 1. Förteckning över företag som i detta sammanhang ska anses ingå i kommunkoncernen och därför omfattas av finanspolicyn. 2. Godkända motparter i termins- och swapaffärer
Sid 13 Bilaga 1 Pitebo AB Piteå Näringsfastigheter AB Renhållningen Piteå AB
Sid 14 Bilaga 2 Godkända motparter i termins-och swapaffärer Försäkringsinstrument Löptid Motpart 1 år eller längre AAA/Aaa (inkl. s.k. split rating AAA/Aa1 eller AA+/ Aaa) AA+/Aa/Aa1/Aa2 AA-/Aa3 Sv. motparter enl nedan Upp till 365 dagar A-1/P-1 Internationella motparter med lägre rating än AA-/Aa3 accepteras ej. Följande svenska motparter accepteras dock Nordbanken Föreningssparbanken Handelsbanken S E Banken