FINANSIELL POLICY FÖR TROLLHÄTTANS KOMMUN
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING Sid 1 2. SYFTE 1 3. UTFORMNING 1 4. OMFATTNING 1 5. MÅL 1 6. RIKTLINJER 1 6.1. RISKHANTERING 1 6.1.2. DERIVAT - INSTRUMENT FÖR RISKHANTERING 1 6.2. LIKVIDITETSPLANERING 2 6.3. BETALNINGSSTRÖMMAR 2 6.4. BETALNINGSBEVAKNING OCH KRAV 2 6.5. PLACERING AV LIKVIDA TILLGÅNGAR 2 6.5.1 LIKVIDITETSRISKER 2 6.5.2 KREDIT- OCH MOTPARTSRISKER 2 6.5.3 VALUTARISKER 2 6.5.4 RÄNTE- OCH KURSRISKER 2 6.5.5 FÖRSÄKRINGSINSTRUMENT 2 6.6. UTLÅNING 3 6.7. UPPLÅNING 3 6.7.1 FINANSIERINGSRISKER 3 6.7.2 RÄNTERISKER 3 6.7.3 FÖRSÄKRINGSINSTURMENT 3 6.7.4 FINANSIELL LEASING 3 7. BORGEN 3 8. KONCERSAMVERKAN Sid 4
9. ANSVAR OCH BEFOGENHETER 4 9.1. ÄNDRING AV POLICYN 4 9.2. BEHÖRIGHETER 4 9.3. RAPPORTERING 5 9.4. INTERN KONTROLL 5 9.5. ÖVERGÅNGSREGLER 5 9.5.1. TIDIGARE FÖRESKRIFTER UPPHÖR 5 9.5.2. ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER 5 9.6. OMPRÖVNING AV POLICYN 5 10. DEFINITIONER 6 10.1. RISKER 6 10.2. DERIVAT 6 10.3. KRAVTERMER 7 10.4. ÖVRIGA DEFINITIONER 7 BILAGA 1. RAMVÄRDEN FÖR BEGRÄNSNING AV 8 FINANSIELLA RISKER. BILAGA 2 HANTERINGSRISK 11 BILAGA 3. RIKTLINJER FÖR RAPPORTERING TILL KS 12 BILAGA 4. BETALNINGSSTRÖMMAR 13 BILAGA 5. KRAVRUTINER 15 BILAGA 6. BEHÖRIGHETER I DEN FINANSIELLA VERKSAMHETEN 16 1. INLEDNING Enligt kommunallagen (1991:900 kap 8 3) skall fullmäktige meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen i kommunen. I kommunallagen (1991:900 kap 8 2) sägs vidare om den finansiella verksamheten att kommunerna ska förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses.
Med god avkastning avses inte bara ränta på placerade medel utan också kostnaden för finansiering/upplåning. Det är alltså finansnettot som ligger till grund vid bedömning om avkastningen varit god. 2. SYFTE Syftet med policyn är att ange riktlinjer och regler för den finansiella verksamheten enligt kommunallagens intentioner. 3. UTFORMNING Policyn är uppdelad i 2 delar. Första delen behandlar övergripande riktlinjer. Andra delen är en bilagesamling som anger närmare preciseringar av de riktlinjer som ges i del 1. 4. OMFATTNING Policyn omfattar: - riskhantering - likviditetsplanering - betalningsströmmar - betalningsbevakning och krav - medelsförvaltning och placering - utlåning - finansiering/upplåning - borgen och garantier - koncernsamverkan - ansvar och befogenheter 5. MÅL Målet för den finansiella verksamheten är att med beaktande av kommunallagens krav på betryggande säkerhet uppnå bästa möjliga finansnetto för kommunen. 6. RIKTLINJER 6.1. RISKHANTERING All finansiell verksamhet är förenad med risker av olika slag. Kommunen skall ha klara regler för hur risker skall hanteras. Kommunen skall hålla en låg riskprofil. Kommunallagens krav på både säkerhet och god avkastning tillåter därmed ej spekulativ verksamhet. I policyn behandlas ränterisk, valutarisk, kreditrisk, motpartsrisk, likviditetsrisk och hanteringsrisk. Definition av risker finns under punkt 10. 6.1.2. DERIVAT - INSTRUMENT FÖR RISKBEGRÄNSNING På de finansiella marknaderna finns olika instrument - derivat - som kan användas för att begränsa vissa av de risker som nämns ovan vid placering eller upplåning. Derivat får ej användas fristående från underliggande lån eller placeringar. Godkända instrument och motparter anges i bilaga 1. 6.2. LIKVIDITETSPLANERING
Kommunen ska genom att planera likviditetsströmmarna sträva efter en god betalningsberedskap och låg likviditetsrisk. Ekonomikontorets finansavdelning ansvarar för kommunens likviditetsplanering. Samordning ska ske med kommunens dotterbolag inom ramen för koncernkontosystemet. Kommunen ska ha avtalade kreditlöften i händelse av likviditetsbrist. Ramvärde för likviditetsrisk i bilaga 1. 6.3. BETALNINGSSTRÖMMAR Rutiner skall utformas så att kommunen får in sina betalningar så snabbt som möjligt och att utbetalningar sker på rätt dag. Kommunens likvida medel skall vara räntebärande så länge som möjligt. Närmare riktlinjer i bilaga 4. 6.4. BETALNINGSBEVAKNING OCH KRAV Kommunens kravverksamhet skall bedrivas enligt god inkassosed. Detta innebär att gäldenären inte får vållas onödig skada eller olägenhet eller utsättas för otillbörlig påtryckning eller annan otillbörlig inkassoåtgärd. Ett led i kravverksamheten kan vara att tillgripa avstängning av tjänsten eller varan. Närmare riktlinjer i bilaga 5. 6.5. PLACERING AV LIKVIDA TILLGÅNGAR Placering av kommunens likviditet skall ske under sådana former att krav på god avkastning och betryggande säkerhet tillgodoses. Placering av kommunens likviditet får endast ske i ränterelaterade papper. Kommunstyrelsen får i särskilda fall besluta om placering i andra former. Vid all placering skall kredit-, ränte- och likviditetsrisk hållas på låg nivå. Löptiden samt möjligheten att avveckla placeringen före dess förfallodag skall bestämmas med hänsyn till föreliggande likviditetsprognos.. 6.5.1. LIKVIDITERSRISKER Likviditetsriskerna begränsas genom likviditetsplanering (avsnitt 6.2) och val av placeringsformer / värdepapper som vid var tidpunkt kan disponeras / säljas 6.5.2. KREDIT- OCH MOTPARTSRISKER Tillåtna motparter och den maximala placeringen för dessa är reglerade i bilaga 1. Förvärv och avyttring av värdepapper får ske genom svenska banker och av Finansinspektionen godkända fondkommissionärer samt av Kommuninvest i Sverige AB. 6.5.3. VALUTARISKER Kommunen skall inte ta några valutarisker vid placering av likviditeten. Endast placering i Svensk valuta får förekomma. 6.5.4. RÄNTE- OCH KURSRISKER Ränte- och kursrisker begränsas genom iakttagande av följande restriktioner: - Placering i aktier, andelar eller strukturerade lån (t.ex. aktieindexlån) får inte ske. - Löptidsbegränsning enligt bilaga 1. 6.5.5. FÖRSÄKRINGSINSTRUMENT
Finansförvaltningen kan ingå sedvanliga, på de svenska och internationella finansmarknaderna förekommande avtal, i syfte att minska och / eller sprida de med placeringen eventuellt förekommande riskerna. Godkända instrument och motparter anges i bilaga 1. Innan andra försäkringstyper får användas av finansförvaltningen skall kommunstyrelsen godkänna det. Sälj eller köpoptioner får ej utställas. Instrumenten får endast användas för att skydda en reell underliggande placering av motsvarande belopp. Motparten skall vara godkänd enligt bilaga 1 6.6. UTLÅNING Beslut om utlåning fattas av kommunfullmäktige. Vid utlåning bör räntan baseras på aktuell marknadsränta om inte särskilda skäl motiverar annan räntesättning eller räntefrihet. 6.7. UPPLÅNING Vid finansiering skall sådana former väljas att lägsta möjliga finansieringskostnader erhålls med beaktande av låg risk. Upplåning får ske i svensk eller utländsk valuta. Vid upplåning i utländsk valuta ska valutarisken beaktas. Kommunens låneskuld i utländsk valuta får inte överstiga 25 % av den totala låneskulden. Kortfristig upplåning får ske via certifikatprogrammet samt mot revers och checkräkning. Löptiden för kortfristig upplåning skall bestämmas med hänsyn till likviditetsprognosen. I samband med beslut om årsbudget fattar kommunfullmäktige beslut om storleken av den långfristiga nyupplåningen som skall gälla för budgetåret. Vid upptagande av kredit hos svensk bank eller kreditmarknadsbolag ingående i svensk bankkoncern där krediten är villkorad av att kredittagaren lämnar ett efterställt lån till banken eller kreditmarknadsbolaget ( sk deposition), skall efterställt lån lämnas med det belopp som erfordras enligt vid var tid gällande regler i banken eller kreditmarknadsbolaget. 6.7.1. FINANSIERINGSRISKER För att begränsa risken för att kommunkoncernen inte kan erhålla likvida medel i rätt tid gäller begränsningar enligt bilaga 1. 6.7.2. RÄNTERISKER För att begränsa risken att en förändring av det allmänna ränteläget påverkar kommunens räntekostnad i en negativ riktning gäller riktlinjer i bilaga 1. 6.7.3. FÖRSÄKRINGSINSTRUMENT För att begränsa och /eller sprida de med upplåningen eventuellt förekommande risker finns under bilaga 1 tillåtna försäkringsinstrument. Instrumenten får enbart användas för att skydda en reell underliggande upplåning av motsvarande belopp och valuta. Motparten skall vara godkänd enligt bilaga 1. 6.7.4. FINANSIELL LEASING
Finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för upplåning i denna policy. 7. BORGEN Borgen kan ges till företag ingående i kommunkoncernen, övriga företag där vi är delägare i samt till föreningar. KS bemyndigas i resp. budget att bevilja borgen för föreningars investeringsobjekt. Generell borgen får ej lämnas. Kommunal borgen kan lämnas för lån till investeringar. Kommunal borgen tecknas enligt bilaga 6. Kommunen har som borgensman intresse av att varje investering som finansierats med borgenslån är betryggande försäkrade. Därför ska alla borgensåtagande med investeringsändamål villkoras med ett förbehåll om att gäldenären skall hålla investeringen försäkrad under hela åtagandetiden. I vissa fall kan borgensåtagande förutsätta att andra typer av säkerhet lämnas eller att kommunen genom avtal skaffar kontroll över gäldenärens övriga säkerheter. (t.ex. pantbrev i egendom). Att gå i borgen innebär ett risktagande. Dessutom innebär åtagandet ökade administrativa kostnader av olika slag. Kommunfullmäktige fastställer därför årligen om en särskild avgift för borgensåtagandet skall utgå eller ej. 8. KONCERNSAMVERKAN Inom vissa områden i den finansiella verksamheten bedriver kommunen samarbete med sina dotterbolag. Kommunens och dotterbolagens likviditet är samordnade genom avtal om koncernkonto. I avtalen kan ingå en mindre kredit. Den gemensamma kortfristiga likviditeten förvaltas av kommunen. Varje bolag gottgöres resp belastas med ränta utifrån aktuell saldoavräkning i koncernkontosystemet. I koncernkontosystemet utnyttjas kvittning av in- och utbetalningar för respektive bolag vilket innebär att antalet räntelösa dagar minimeras. Kortfristig utlåning till helägda kommunala bolag får ske enligt riktlinjer i bilaga 1. Kommunen skall tillsammans med dotterbolagen fortlöpande undersöka möjligheter till utökat samarbete inom det finansiella området som syftar till att uppnå god avkastning och betryggande säkerhet. 9. ANSVAR OCH BEFOGENHETER 9.1. ÄNDRING AV POLICYN Enligt kommunallagen ska fullmäktige meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen vilket sker genom denna policy. Kommunstyrelsen är enligt kommunallagen och sitt reglemente ansvarig nämnd för handhavande av kommunens ekonomiska förvaltning. Till kommunstyrelsen delegeras rätten att besluta om ändringar i bilagedelen (bilaga 1-6). Vid beslut om ändringar skall vad som sägs nedan tillämpas. A) För begränsning av motpartsrisk/kreditrisk (bilaga 1) skall godkända kredittagare/motparter samt i förekommande fall beloppsgränser och löptider anges. B) För begränsning av ränterisk (bilaga 1) skall tidsintervaller för tillåten genomsnittlig räntebindningstid anges.
C) För begränsning av valutarisk (bilaga 1) skall tillåtna valutor anges. D) För begränsning av likviditets- och finansieringsrisk (bilaga 1) skall mål anges för likviditetsreserv och förfallostruktur. Vidare skall beloppsgränser för kortfristig upplåning anges. 9.2. BEHÖRIGHETER Behöriga befattningshavare är ansvariga för att verksamheten bedrivs enligt denna policy. Behöriga befattningar/personer att administrera den finansiella verksamheten anges i bilaga 6. 9.3. RAPPORTERING Placerings- och låneportföljens sammansättning samt den finansiella riskexponeringen skall månadsvis rapporteras till kommunstyrelsens ledningsutskott samt kvartalsvis till kommunstyrelsen. Ansvarig för detta är ekonomikontoret/finansavdelningen. Rapporteringen skall minst innehålla de uppgifter som framgår av bilaga 3. 9.4. INTERN KONTROLL Med intern kontroll avses i detta fall administration av löpande finansierings- respektive placeringsavslut inklusive handhavande av aktuell dokumentation, varvid kontrollfunktionen är viktig. Andra uppgifter är att upprätta och fortlöpande revidera förfallolistor, bokföra aktuella affärer och stämma av kommunens likvidkonton. För att åstadkomma god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet krävs att handläggar- respektive internkontrollfunktionen hålls åtskilda genom att organisationsmässigt tillhöra olika avdelningar. För Trollhättans kommun utför budget/redovisnings avdelningen internkontroll av finansiella transaktioner. Alla avier och avräkningsnotor avseende finansdispositioner skickas direkt till budget/redovisningsavdelningen och postöppnas först där. Banker och andra finansinstitut skall underrättas om att inga undantag från denna regel får förekomma. Alla affärsavslut / beslut skall omedelbart dokumenteras och överlämnas till budget/redovisningsavdelningen. vidare åläggs ansvarig tjänsteman vid internkontrollfunktionen en rapporteringsskyldighet direkt till kommunstyrelsens ordförande och kommunens revisorer om misstanke om oegentligheter i finansverksamheten skulle uppkomma. Värdepapper skall förvaras i depå hos bank eller fondkommissionär eller i eget säkert förvar. 9.5. ÖVERGÅNGSREGLER 9.5.1. Tidigare föreskrifter upphör Samtliga tidigare antagna föreskrifter om medelsförvaltning eller annat område som behandlas i denna policy upphävs. 9.5.2. Övergångsbestämmelser Beslut som avser borgensåtagande, upplåning eller motsvarande och som genom avtal gäller i förhållande till annan part, förändras ej så länge det tidigare åtagandet kvarstår
Om kommunens låne- eller placeringsportfölj behöver förändras till följd av denna policy, gäller att förändringen skall genomföras så snart det kan ske, dock senast sex månader efter beslutsdagen. 9.6. OMPRÖVNING AV POLICYN Policyn skall omprövas vid behov. Ansvarig för detta är ekonomikontoret/finansavdelningen. 10. DEFINITIONER 10.1. RISKER RÄNTERISK Med ränterisk menas risken att en förändring i marknadsräntorna får stort genomslag på kommunens finansnetto. Detta kan hända om en stor del av kommunens nettolåneskuld skall räntekonverteras vid en tidpunkt när räntan är hög. Ramvärden för begränsning av ränterisk i bilaga 1. VALUTARISK Med valutarisk menas risken för växelkursförändringar mellan olika valutor. Ramvärden för begränsning av valutarisk i bilaga 1. KREDITRISK/MOTPARTSRISK Med kreditrisk/motpartsrisk avses risken att en kredittagare/motpart inte kan fullgöra sina betalningsförpliktelser. Bilaga 1. LIKVIDITETSRISK Likviditetsrisk är risken att inte ha tillgång till likvida medel när betalningar ska göras. T.ex. svårighet att omsätta en finansiell tillgång/placering till likvida medel. Bilaga 1. HANTERINGSRISK Hanteringsrisk föreligger när administrationen kring den finansiella verksamheten inte är reglerad och kontrollerad. Rutiner skall utformas så att hanteringsrisken hålls på låg nivå. Bilaga 1. 10.2 DERIVAT Terminer - ett i förväg uppgjort pris på t.ex. en valuta. Affären är tvingande. Optioner - ett i förväg uppgjort pris på t.ex. en valuta. Köparen har möjligheten men inte skyldigheten att genomföra affären till avtalat pris. För detta betalar köparen en premie. Forward Rate - en standardiserad form av räntetermin där den underliggande Agreement (FRA) räntan är 3-månaders Stibor d.v.s. den ränta som bankerna använder när de lånar av varandra. Stibor fastställs varje bankdag klockan 11.00.
Swapar - byte av betalningsströmmar. Vid en valutaswap byter man lånevaluta. Ett lån i utländsk valuta kan t.ex. göras om till ett lån som betalas med svenska kronor. Likadant kan man göra om ett lån med fast ränta till ett med rörlig ränta eller tvärtom. Caps (tak) - Genom att köpa en cap är det möjligt att skapa en övre räntegräns för ett lån med rörlig ränta. En köpt cap på t.ex. 6 % innebär att räntan aldrig blir högre. Floor (golv) - Ett floor är motsvarande undre räntegräns. Genom att köpa en cap och sälja ett floor skapas ett intervall inom vilket räntan kan variera. Det vanliga är att kombinera en cap och ett floor som har samma pris och på så sätt skapa ett ränteintervall till 0-kostnad. 10.3. KRAVTERMER Nedskrivning - Borttag av intäkt och tillgång i redovisningen görs när fordran bedöms vara osäker t ex när vi går vidare till kronofogdemyndighet. Avskrivning - Borttag av fordran som bedöms omöjlig att driva in ex vid konkurs. Försvinner för gott ur kravkedjan. Kreditering - Borttag eller rättelse (delkreditering) av felaktig faktura. 10.4. ÖVRIGA DEFINITIONER Långfristig upplåning - Kortfristig upplåning - upplåning med en löptid överstigande 1 år upplåning med en löptid understigande 1 år I vissa fall kan enligt FAR:s anvisningar ett kortfristigt lån redovisas som långt om syftet med upplåningen är långfristigt. Certifikatprogram - Kommuncertifikat är en standardiserad form av kortfristig upplåning. Kommunen har avtal med 3 banker inom en ram av 150 Mkr. Nettolåneskuld - räntebärande skulder minus räntebärande tillgångar ECU - EU:s gemensamma valuta EURO - EMU:s gemensamma valuta NOK - norska kronor FIM - finska mark USD - amerikansk dollar JPY - japanska yen CHF - schweizer francs
Standard and Poor s A 1 Moody s Investor Service P 1 Nordisk Rating K 1
30 november 2000. Bil 1 reviderad i kommunstyrelsen den 15 maj 2003, 150 Bilaga 1. BEGRÄNSNING LIKVIDITETSRISK Kommunen skall ha en likviditetsreserv enligt följande formel: Omsättningstillgångar + tillgängliga kreditlöften kortfristiga skulder > 1 BEGRÄNSNING FINANSIERINGSRISK Godkända långivare är endast kreditgivare som har erhållit lägst långfristigt betyg från något kreditvärderingsinstitut enligt nedan: KREDITVÄRDERINGSINSTITUT BETYG Standard and Poor s A- Moody s Investors Service A3 Beloppsgräns kortfristig upplåning: certifikatprogrammet 150 Mkr. + ytterligare 150 Mkr. inklusive utnyttjad checkkredit. Maximalt förfall under ett år får inte överstiga 2/3 av tillgängliga kreditlöften. Leasing skall jämställas med upplåning. Varje leasingaffär skall godkännas av ekonomikontoret.
30 november 2000. Bil 1 reviderad i kommunstyrelsen den 15 maj 2003, 150 Bilaga 2. HANTERINGSRISK Kontroll, avstämning och redovisning av gjorda transaktioner får inte handhas av samma personer som verkställt transaktionen. Minst 3 av kommunen anställda tjänstemän skall ha insyn i och kunskap om kommunens finansadministrativa system och rutiner. Alla transaktioner skall kontrasigneras. Organisationsschema BANK/KREDITINSTITUT avräkningsnota affär Budget/redovisningsavdelning en Internkontrolltjänst dokumentation EKONOMICHEF FINANSCHEF rapporterar avvikelser kontroll av genomförda affärer mot finanspolicyn vad avser: Godkänd låntagare/emittent Max löptid Beloppsgräns Betyg från kreditvärderingsinstitut. Finansiell rapport KOMMUNENS KASSAFUNKTION KSLU/KS
30 november 2000. Bil 1 reviderad i kommunstyrelsen den 15 maj 2003, 150 bokföring av dokumentation + avräkningsnota Bilaga 3. RIKTLINJER FÖR RAPPORTERING TILL KOMMUNSTYRELSEN Den periodiska rapporteringen ska ske månadsvis till kommunstyrelsens ledningsutskott samt kvartalsvis till kommunstyrelsen. Rapporteringen skall ha följande innehåll: aktuell likviditetssituation låneportföljens sammansättning avseende volym, instrument, ränta och löptid låneportföljens genomsnittliga löptid och ränta utestående placerade medel med fördelning per placering och löptid placeringsportföljens genomsnittliga löptid och avkastning utestående valutaexponering uppföljning av räntenetto beslutad ej verkställd upplåning Ekonomi/finanschefen skall därtill lämna kommentar till de redovisade nyckeltalen och i övrigt redovisa annan väsentlig information om verksamheten.
30 november 2000. Bil 1 reviderad i kommunstyrelsen den 15 maj 2003, 150 Bilaga 4. BETALNINGSSTRÖMMAR Rutiner ska utformas så att kommunen får in sina betalningar så snabbt som möjligt och att utbetalningar sker på rätt dag. FAKTURERING/INBETALNINGAR Vad som nedan sägs gäller i de fall lag inte föreskriver annat. Anvisningar angående kreditvärdighet samt organisationsnummer/personnummer gäller när kommunen beviljar kredit d.v.s. när kunden får betala via faktura. Innan kommunen godkänner försäljning av en vara eller tjänst överstigande 25.000 kronor skall kundens kreditvärdighet kontrolleras. Gäller det nya kunder bör kontrollen göras även vid mindre belopp. Om kreditvärdigheten inte bedöms som god skall förskottsbetalning, bankgaranti eller andra garantier för betalning krävas. Vidare skall kontrolleras att kunden inte har tidigare förfallna skulder till kommunen. I de fall förfallna skulder finns skall inte ny leverans erbjudas innan de gamla skulderna är reglerade. Ekonomikontorets finansavdelning är behjälplig med ovanstående. Är köparen en juridisk person skall organisationsnummer alltid noteras i kommunens kundregister. Är köparen en fysisk person bör vid fakturering över 1.000 kronor köparens personnummer noteras och i möjligaste mån vid mindre faktureringar. Vidare bör köparen underteckna ett beställningsunderlag/fakturaunderlag. Vid tvist om en faktura skall gäldenären uppmanas att på förfallodagen inbetala det belopp som parterna är överens om för att därefter nå en överenskommelse om resterande belopp. Statsbidrag och bidrag från myndigheter Avgifter Hyror Interkommunala ersättningar Ersättning för externa arbeten Rekvisition skall ske så snabbt som möjligt. Om det finns möjlighet skall förskott sökas. Bevakning ska ske så att bidrag kommer in i rätt tid. I möjligaste mån skall fakturering ske månadsvis så att sista förbrukningsdag och förfallodag sammanfaller. Enkla avgifts- och taxekonstruktioner skall eftersträvas för att begränsa kommunens administrationskostnader. I möjligaste mån ska fakturering ske med förfallodag kvartalsvis eller månadsvis i förskott. Fakturering skall ske omedelbart efter avstämningsdag. Fakturering ska ske snarast efter arbetets slutförande. Arbeten som pågår under längre tid eller är av större omfattning ska a-contodebiteras månadsvis. Respektive förvaltning ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt ovanstående principer.
30 november 2000. Bil 1 reviderad i kommunstyrelsen den 15 maj 2003, 150 Bilaga 4. UTBETALNINGAR Principen ska vara att utbetalningar sker vid rätt tidpunkt dvs på förfallodagen. I samband med att avtal, kontrakt etc upprättas bör om möjligt följande beaktas: - betalningsdatum bör vara 30 dagar räknat från fakturans ankomstdatum - faktureringsavgift eller liknande avgifter bör inte accepteras - betalning i förskott skall i möjligaste mån undvikas Respektive förvaltning ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt ovanstående principer.
30 november 2000. Bil 1 reviderad i kommunstyrelsen den 15 maj 2003, 150 Bilaga 5. KRAVRUTINER Åtgärd Tidsfrist 1. Betalningspåminnelse förfallodag + 6 dagar 2. Inkassokrav förfallodag + 20 dagar 3. Betalningsföreläggande förfallodag + 40 dagar 4. Verkställighet begränsad i samband med betalningsföreläggande eller senare efter bedömning av gäldenärens betalningsförmåga. 5. Verkställighet fullständig -- -- Om skulden inte är reglerad efter avslutad kravkedja kan avtstängning av tjänsten/varan bli aktuell. Kommunen fakturerar lagstadgade avgifter i kravhanteringen. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta (diskonto + 8 %) räknas från förfallodagen tills full betalning sker. Beslutanderätt Kravverksamheten bedrivs av ekonomikontorets/finansavdelning/kravsektion som äger rätt att besluta om ett ärendes handläggning. Vidare har kravsektionen ensamrätt på följande beslut: - anstånd med betalning. - upprättande av avbetalningsplan. - kreditering av dröjsmålsränta och kravavgifter. - nedskrivning av osäkra fordringar. Avskrivning av kapitalbelopp beslutas av respektive debiterande nämnd/förvaltning enligt delegationsordning. Bilaga 6. BEHÖRIGHETER I DEN FINANSIELLA VERKSAMHETEN. Alla finansiella avtal och transaktioner skall kontrasigneras.
30 november 2000. Bil 1 reviderad i kommunstyrelsen den 15 maj 2003, 150 Behörigheten avser: 1 Upptagande av lån inom av fullmäktige eller kommunstyrelse beslutad låneram samt undertecknande av lånehandlingar. 2 Uppsägning och refinansiering av lån och godkännande av ändrade lånevillkor. 3 Ingå avtal om: Ränte- och terminskontrakt Ränte- och valutaswappar Köp av ränte- och valutapapper Forward Rate Agreement Cap och floor 4 Placera likvida medel i svensk valuta. 5 Öppna konton i bank och giroinstitut samt teckna transaktions- och koncernkontoavtal med bank och giroinstitut. 6 Uttag från postgiro och bank samt uttag från av kommunen förvaltade donationsfonder. 7 Verkställa borgensteckning efter beslut i fullmäktige eller kommunstyrelsen. 8 Besluta om borgen samt verkställa borgensteckning inom av kommunfullmäktig beslutad borgensram. 9 Besluta om fortsatt borgen samt verkställa borgensteckning vid konvertering eller refinansiereing. 10 Avtala om interna villkor och krediter i koncernkontosystemen. 11 Tillfällig höjning av utlåningslimiter till helägda dotterbolag Behöriga befattningar: Behöriga personer: Ekonomichef Daniel Nilsson eller Kommundirektör Stig Fredriksson eller Finanschef x) Kent Isbrand x) För finanschef med den begränsning att behörigheten ej avser punkterna 5,7,8,9 och 11 Med kontrasignation av Budgetsekreterare Redovisningskamrer Ekonomisekreterare Kamrer Ekonomisekreterare Inköpschef Per-Arne Ekström eller Carina Claesson eller Elisabeth Carlstein eller Barbro Grönlund eller Martin Elfving eller Bernt Hedlund