FINANSPOLICY FÖR FINSPÅNGS KOMMUN

Transkript

1 (21) FINANSPOLICY FÖR FINSPÅNGS KOMMUN Fastställd av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har den 27 oktober beslutat att upphäva Finansinstruktion beslutad av kommunfullmäktige samt fastställa nedanstående Finanspolicy för Finspångs kommun. Därefter införda ändringar och tillägg anges vid dessa. Innehållsförteckning 1 INLEDNING Övergripande mål för finansverksamheten Finanspolicyns syfte och omfattning 3 2 ORGANISATION AV FINANSFÖRVALTNINGEN Kommunen och de kommunala företagen Fördelning av ansvar och befogenheter Övergripande Finansförvaltningen Extern förvaltning av kommunens medel Förvaltning av externa medel Tecknande av kommunens firma i finansärende 5 3 RISKHANTERING 5 4 LIKVIDITETSFÖRVALTNING Målsättning med likviditetsförvaltningen Likviditetsplanering Koncernkonto Betalningsströmmar Betalningsbevakning och kravverksamhet 6 5 UPPLÅNING Allmänt Kortfristig upplåning Långfristig upplåning Finansieringsrisker Valutarisker Ränterisker Försäkringsinstrument - derivat Finansiell leasing Koncernfrågor Övriga förutsättningar 7 6. KAPITALFÖRVALTNING Allmänt 7

2 (21) 6.2 Riskhantering Kredit- och motpartrisker Valutarisker Ränte- och kursrisker Jämförelseindex Försäkringsinstrument Etiska riktlinjer för placeringar i värdepapper Belåning Förvar Extern förvaltning av kommunens medel 8 7 UTLÅNING 8 8 BORGEN OCH GARANTIER 9 9 INTERNKONTROLL, RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING Intern kontroll/hantering av operativ risk Rapportering till kommunstyrelsen 9 10 TILLÄMPNING OCH UPPFÖLJNING AV FINANSPOLICYN DEFINITIONER Risker Derivat Kravtermer Övriga definitioner 11 BILAGOR 12 Bilaga 1 Kommunkoncernen 12 Bilaga 2 Betalningsströmmar 13 Bilaga 3 Kravrutiner 14 Bilaga 4 Riktlinjer för begränsning av finansiella risker vid upplåning 15 Bilaga 5 Riktlinjer för begränsning av finansiella risker vid kortfristiga placeringar 17 Bilaga 6 Riktlinjer för begränsning av finansiella risker vid långfristiga placeringar 18 Bilaga 7 Godkända derivatinstrument och motparter 20 Bilaga 8 Riktlinjer för rapportering till kommunstyrelsen 21

3 (21) 1 INLEDNING 1.1 Övergripande mål för finansverksamheten Kommunens finansverksamhet skall drivas så att den medverkar till att säkerställa kommunens betalningsförmåga på kort och lång sikt. Kommunens finansverksamhet skall genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls. Medelsförvaltningen skall medverka till att kapitalanskaffning och kapitalanvändning i kommunen och dess företag blir effektiv. Kommunens räntenetto skall i ett långsiktigt perspektiv med beaktande av att säkerhetsaspekten bli så stort som möjligt. Inom ramen för kommunallagens bestämmelser och denna policy skall kommunens upplåning ske till så låg kostnad som möjligt och de egna medlen placeras så att god avkastning erhålls. 1.2 Finanspolicyns syfte och omfattning Finanspolicyn syftar till att i ett sammanhang lägga fast mål och riktlinjer för kommunen och de kommunala företagen inom följande områden: organisation och ansvarsfördelning koncernsamordning av finansverksamheten likviditetsförvaltning betalningar upplåning och leasing placering utlåning försäkringsinstrument borgen och garantier rapportering och uppföljning Policyn inkluderar de föreskrifter för kommunens medelsförvaltning som fullmäktige skall fastställa enligt 8 kap 3 Kommunallagen. I reglementet för kommunstyrelsen finns ytterligare regler för styrelsens verksamhet och beslutanderätt. I reglementet fastläggs bl.a. styrelsens övergripande ansvar för kommunens och kommunkoncernens ekonomi samt dess ansvar för medelsförvaltningen. I reglementet anges också vilka grupper av ärenden som kommunfullmäktige delegerat till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen fastställer i ett särskilt attestreglemente rätten att disponera kommunens medel t.ex. för inköp för kommunens räkning. I fullmäktiges årliga budgetbeslut fastläggs balansbudget, olika kompletterande riktlinjer, beloppsgränser etc. Dessa skall också beaktas i finansverksamheten. 2 ORGANISATION AV FINANSFÖRVALTNINGEN 2.1 Kommunen och de kommunala företagen För att hantera koncernens ekonomi effektivt, skall kommunen på det sätt och inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, samordna de finansiella frågorna för de enheter som ingår i kommunkoncernen.

4 (21) Samordningen mellan kommunen och de kommunala företagen regleras i denna policy samt i ägardirektiv till företagen. I kommunkoncernen ingår de helägda företag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande. Företagen förtecknas i bilaga Fördelning av ansvar och befogenheter Övergripande För den kommunala koncernen skall följande ansvars- och befogenhetsfördelning gälla för den finansiella verksamheten. Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunstyrelsekontoret Kommunförvaltningen De kommunala företagen Beslutar om övergripande riktlinjer och policy för kommunen och de kommunala företagen. Beslutar om ramar för upplåning samt övriga finansiella mål Ansvarar för kommunens medelsförvaltning. Inom ramen för fullmäktiges delegation beslutar styrelsen om upplåning, placering av kommunens medel och externa förvaltningsuppdrag samt förvaltning av donationsmedel. Antar riktlinjer och tillämpningsföreskrifter enligt bilagor till finanspolicyn. Ekonomiavdelningen ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet av den finansiella verksamheten enligt denna policy. Kommundirektören har det övergripande ansvaret för kommunkoncernens finansiella verksamhet. Inom ekonomiavdelningen skall utses en person med ansvar för finansförvaltningen enligt nedan. Ekonomiavdelningen svarar också för kommunens betalningar och betalningsberedskap. Inom ekonomiavdelningen ska utses en person med ansvar för internkontroll av finansförvaltningen. Det får inte vara samma person som utses enligt första stycket ovan. Följer i sin verksamhet reglerna i den finansiella policyn I kommunkoncernens företag skall respektive styrelse tillämpa denna policy. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamhet och risker. Se vidare punkt Finansförvaltningen Ansvaret för finansförvaltningen inom ramen för denna policy innebär att bevaka utvecklingen i de finansiella marknaderna vid behov lämna erforderlig service i finansiella frågor till kommunkoncernens olika enheter ombesörja att kommunstyrelsen erhåller fastställda rapporter om den finansiella utvecklingen och ställningen vid behov initiera ärende i kommunstyrelsen rörande kommunens finanser och eventuella förändringar av finanspolicyn ansvara för samordning av koncernens betalningsströmmar genom koncernkonto placera kommunens likviditet

5 (21) verkställa kommunens upplåning, utlåning och därmed sammanhängande finansiell försäkring Extern förvaltning av kommunens medel I de fall extern förvaltning förekommer, skall skriftligt avtal upprättas mellan kommunen och den externa förvaltaren. Av avtalet skall klart framgå att den externa förvaltaren är skyldig att följa kommunens finanspolicy Förvaltning av externa medel Om kommunen handhar någon annan organisations (t.ex. stiftelses) medel skall skriftligt avtal om förvaltningen upprättas. Kommunen får inte åta sig förvaltningsuppdrag som innebär att risktagande etc. går utöver den policy som gäller för kommunens egen medelsförvaltning. För uppdragen skall kommunen ha rätt att erhålla skälig ersättning Tecknande av kommunens firma i finansärende Kommunstyrelsen beslutar särskilt om vilka personer, som skall ha rätt att teckna kommunens firma i olika typer av finansärenden. 3 RISKHANTERING All finansiell verksamhet är förenad med risker av olika slag. Kommunen skall ha klara regler för hur risker skall hanteras. Kommunen skall hålla en låg riskprofil. Kommunallagens krav på både säkerhet och god avkastning tillåter därmed ej spekulativ verksamhet. I policyn behandlas ränterisk, valutarisk, kreditrisk, motpartsrisk, likviditetsrisk och operativ risk. Definition av risker finns under punkt LIKVIDITETSFÖRVALTNING 4.1 Målsättning med likviditetsförvaltningen Kommunens likviditet ska alltid vara så stor att en god betalningsberedskap kan hållas. Målsättningen med likviditetsförvaltningen är att, under iakttagande av riktlinjer i bilaga 5, maximera avkastningen på den del av kommunens likviditet som förvaltas kortsiktigt. Ramvärde för likviditetsrisk finns i bilaga Likviditetsplanering För att nå en effektiv penninghantering skall en samordnad likviditetsplanering ske. Ekonomiavdelningen svarar för att upprätta en gemensam likviditetsplan för kommunen. Den uppdateras varje kvartal. Härutöver rapporteras större förväntade avvikelser i penningflödet till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen får besluta om riktlinjer för likviditetsplaneringen i kommunkoncernen. Likviditetsplaneringen skall ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt vara underlag för beslut om placering av likvida medel och upplåning. Tillåtna placeringsinstrument och motparter återfinns i bilaga 5.

6 (21) 4.3 Koncernkonto Kommunen samt bolagen i den kommunala koncernen skall ingå i koncernkontosystemet och får inte utan kommunstyrelsens tillstånd öppna andra konton. 4.4 Betalningsströmmar Rutiner skall utformas så att kommunens in- och utbetalningar sker på rätt dag. Kommunens likvida medel skall vara räntebärande så länge som möjligt. Närmare riktlinjer i bilaga Betalningsbevakning och kravverksamhet Kommunens fordringar skall bevakas effektivt så att medel för utförda prestationer flyter in i så stor utsträckning som möjligt. Verksamheten skall genomföras i enlighet med god inkassosed. Ett led i kravverksamheten kan vara att tillgripa avstängning av tjänsten eller varan. Närmare riktlinjer i bilaga 3. 5 UPPLÅNING 5.1 Allmänt Vid upplåning och skuldförvaltning skall kravet på låg risk beaktas och lägsta möjliga finansieringskostnader eftersträvas vid den valda risknivån Upplåning som uteslutande syftar till att skaffa medel för placering med ränteförtjänst är inte tillåtet. Detta får dock inte förhindra att upplåning sker vid en tidpunkt som bedöms vara lämplig med hänsyn till förväntad förändring av räntorna på finansmarknaden. 5.2 Kortfristig upplåning Kommunen skall eftersträva att ha en låg andel kortfristig upplåning. Närmare riktlinjer i bilaga Långfristig upplåning I samband med beslut om årsbudget fattar kommunfullmäktige beslut om omsättning av lån och ramar för långfristig nyupplåning som skall gälla för budgetåret Finansieringsrisker För att begränsa risken för att kommunen inte kan erhålla likvida medel i rätt tid gäller begränsningar enligt bilaga Valutarisker Kommunen skall inte ta några valutarisker vid nyupplåning. Om upplåning sker i utländsk valuta skall valutarisken omedelbart försäkras bort med användande av lämpligt finansinstrument Ränterisker För att begränsa att en förändring av det allmänna ränteläget påverkar kommunens räntekostnader i negativ riktning gäller riktlinjer i bilaga Försäkringsinstrument - derivat Finansförvaltningen kan ingå sedvanliga, på de svenska och internationella finansmarknaderna förekommande avtal, i syfte att minska och/eller sprida de med upplåningen eventuellt förekommande riskerna. Instrumenten får enbart användas för att skydda den reellt underliggande upplåningen. Räntesäkringen bör ske så att räntebindningsdagar sammanfaller och räntebas överensstämmer mellan underliggande finansiering och räntederivat.

7 (21) Godkända instrument och motparter anges i bilaga Finansiell leasing Finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för upplåning i denna policy Koncernfrågor De kommunala bolagen har det yttersta ansvaret för sin egen finansiering. Internbanken samordnar kommunens och bolagens upplåning i en gemensam skuldportfölj via kommunens koncernkonto. Företagens kostnad för finansiering motsvaras av internbankens kostnader med tillägg för en interbanksmarginal, som dels består av internbankens administrativa kostnader, dels kommunens riskpremie för utlåningen. Bolagens delaktighet i internbanken säkerställs via en finansgrupp med representanter för kommunen och bolagen. Bolagen ska rapportera nästkommande årets upplåningsbehov till internbanken senast i april året innan så att samordning kan ske. Utökning av bolagens låneramar beslutas av kommunfullmäktige. Internbanksmarginalen beslutas av kommunstyrelsen Övriga förutsättningar Extern upplåning i spekulativt syfte är ej tillåten. 6. KAPITALFÖRVALTNING 6.1. Allmänt Syftet med kapitalförvaltning är att utifrån fastställda placeringsriktlinjer uppnå en god avkastning på den del av kommunens medel som ska förvaltas för en längre tid. Därigenom skapas förbättrade förutsättningar att minska de påfrestningar på likviditeten som kommer av pensionsutbetalningar eller andra större åtaganden. Kommunfullmäktige kan fastställa att viss del av likviditeten skall användas för långfristiga ändamål t ex för framtida pensionsutbetalningar. Förvaltning av pensionsmedel regleras i särskilt policydokument. 6.2 Riskhantering Kredit- och motpartrisker Tillåtna motparter och den maximala placeringen för dessa framgår av bilaga 6. Förvärv och avyttring av värdepapper får ske genom svenska banker och av Finansinspektionen godkända fondkommissionärer (1 kap 3 p. 1 lag [1991:981] om värdepappersrörelse) samt av Kommuninvest i Sverige AB. Placeringar i lån med efterställd betalning (förlagsbevis eller liknande) får inte ske Valutarisker Kommunen skall inte ta några valutarisker vid placering av likviditeten. Endast placeringar i svensk valuta får förekomma Ränte- och kursrisker Ränte- och kursriskerna begränsas dels genom begränsningar av vilka instrument som är tillåtna dels genom begränsning av löptider. (Se bilaga 6).

8 (21) Om angivna begränsningar har passerats skall anpassning av portföljens innehav ske så snart det lämpligen kan ske. Över-/underskridanden skall rapporteras till kommundirektören med beskrivning av orsak och förslag till åtgärd Jämförelseindex Utvecklingen av värdet av placeringsportföljen skall fortlöpande jämföras med Nasdaq/OMX index för aktier och obligationer Försäkringsinstrument I syfte att minska och/eller sprida de med placeringen eventuellt förekommande riskerna kan ingås sedvanliga, på de svenska och internationella finansmarknaderna förekommande avtal. Godkända instrument och motparter anges i bilaga 7 Innan nya försäkringstyper får användas av finansförvaltningen skall kommunstyrelsen godkänna det. Sälj- eller köpoptioner får ej utställas. Instrumenten får endast användas för att skydda en reell underliggande placering av motsvarande belopp. Motparten skall vara godkänd enligt bilaga Etiska riktlinjer för placeringar i värdepapper Vid samtliga placeringar i värdepapper skall göras en etisk bedömning avseende emittentens/aktiebolagets inriktning av verksamheten t.ex. vad gäller miljöfrågor, jämställdhetsfrågor, rasism, freden i världen, nyttjande av underårig arbetskraft, tobak och alkohol. Normen skall vara att emittenter/aktiebolag, som inte bedöms uppfylla rimliga etiska krav skall undvikas vid placering av kommunens medel. 6.4 Belåning Portföljens tillgångar får ej belånas. 6.5 Förvar Placeringsportföljens tillgångar skall förvaras hos värdepappersbolag, som har finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring (3 kap 4 p.2 [1991:981] lag om värdepappersrörelse) 6.6 Extern förvaltning av kommunens medel Om kommunala medel skall förvaltas av extern förvaltare skall särskilda avtal upprättas mellan kommunen och den externa förvaltaren. Av avtalet skall framgå att kommunens medel skall förvaltas i enlighet med den finanspolicy kommunfullmäktige har beslutat. 7 UTLÅNING Utlåning får ske till företag, organisation, stiftelser m m där kommunen är ägare eller har ett väsentligt intresse. Utlåning får inte ske till privata företag eller till privatpersoner. Beslut om utlåning fattas av kommunfullmäktige. Vid utlåning bör räntan vara lägst marknadsräntan på motsvarande lån, d v s vad kommunen själv får betala för sin egen upplåning, samt skälig riskersättning. Annan räntesättning eller räntefrihet kan förekomma om särskilda skäl föreligger. Om det är möjligt skall låntagaren ställa säkerhet för lånet t.ex. i form av pant. Se även 5.3.6

9 (21) 8 BORGEN OCH GARANTIER Kommunal borgen och garantier lämnas normalt endast till företag ingående i kommunkoncernen eller till verksamheter av väsentligt intresse för kommunen. Borgen kan lämnas för lån till investeringar i byggnader, anläggningar, maskiner, transportmedel och inventarier m m. Kommunen har en restriktiv inställning till borgen för lån till andra låntagare och ändamål. Borgen för lån till andra låntagare skall alltid föregås av kreditprövning. Beslut om borgen fattas av kommunfullmäktige. När kommunfullmäktiges beslut, att medge kommunal borgen, har vunnit laga kraft, får underskrift av handlingar ske. Kommunal borgen tecknas enligt kommunstyrelsens reglemente och särskilda beslut om firmatecknare. Kommunen har som borgensman intresse av att varje investering som finansierats med borgenslån är försäkrade. Därför ska alla borgensåtaganden för investeringsändamål villkoras med ett förbehåll om att låntagaren skall hålla investeringsobjektet försäkrat under hela den tid borgen skall gälla. Kommunen kan också vid önskemål om kommunal borgen ställa som villkor att andra typer av säkerhet skall lämnas till kommunen eller att kommunen genom avtal skaffar kontroll över gäldenärens övriga säkerheter (t.ex. pantbrev i egendomen). 9 INTERNKONTROLL, RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING 9.1 Intern kontroll/hantering av operativ risk Med intern kontroll avses här administration av löpande finansierings- respektive placeringsavtal och andra affärshandlingar gällande lån och placeringar med betoning av kontrollaspekten. Andra uppgifter är att upprätta och fortlöpande revidera förfallolistor och bokföra aktuella affärer. För att åstadkomma god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet krävs att handläggarrespektive internkontrollfunktionerna hålls åtskilda. Alla avier och avräkningsnotor o. dyl. avseende finansiella transaktioner skickas direkt från bank eller finansinstitut till ekonomiavdelningens backofficefunktion. Banker och andra finansinstitut skall underrättas om att inga undantag från denna regel får förekomma. Alla affärsavslut/beslut skall omedelbart dokumenteras och därefter överlämnas till backofficefunktionen. Vidare åläggs backofficefunktionen skyldighet att rapportera direkt till kommunstyrelsens ordförande och till kommunens revisorer om misstanke om oegentligheter i finansverksamheten skulle uppkomma. 9.2 Rapportering till kommunstyrelsen För att ge kommunens ledning kontinuerlig information som rör medelsförvaltningens utveckling, skall ett väl fungerande rapportsystem finnas. En skriftlig rapportering av kommunens finansverksamheten sker minst månatligen till kommunstyrelsen eller oftare om kommunstyrelsen så beslutar. Rapporteringen skall minst innehålla de uppgifter som framgår av bilaga 8.

10 (21) 10 TILLÄMPNING OCH UPPFÖLJNING AV FINANSPOLICYN Dessa regler skall delges samtliga banker och finansinstitut, som kommunen anlitar för upplåning av medel eller för placering av medel. Samtliga berörda tjänstemän skall likaså delges dessa bestämmelser och delgivningen skall dokumenteras. Om låne- och placeringsportföljen behöver förändras till en följd av denna policy gäller att förändringen ska genomföras så snart det kan ske. Ekonomiavdelningen ska, på kommunstyrelsens uppdrag, kontinuerligt (dock minst årligen) följa upp den finansiella policyn för att pröva dess ändamålsenlighet. Till kommunstyrelsen delegeras rätten att besluta om ändringar i bilagedelen. Kommunfullmäktiges föreskrifter för medelsförvaltning, uttryckt i denna finansiella policy, ska när behov föreligger omprövas. 11 DEFINITIONER 11.1 Risker Ränterisk Valutarisk Med ränterisk menas risken att en förändring i marknadsräntorna får stort genomslag på kommunens finansnetto. Detta kan hända om en stor del av kommunens nettolåneskuld skall räntekonverteras vid en tidpunkt när räntan är hög. Ramvärden för begränsning av ränterisk i bilaga 4. Med valutarisk menas risken för växelkursförändringar mellan olika valutor. Ramvärden för begränsning av valutarisk i bilaga 4. Kreditrisk/Motpartsrisk Med kreditrisk/motpartsrisk avses risken att en kredittagare/motpart inte kan fullgöra sina betalningsförpliktelser. Bilaga 5. Likviditetsrisk Operativ risk 11.2 Derivat Terminer Likviditetsrisk är risken att inte ha tillgång till likvida medel när betalningar ska göras. T.ex. svårighet att omsätta en finansiell tillgång/placering till likvida medel. Bilaga 5. Operativ risk föreligger när administrationen kring den finansiella verksamheten inte är reglerad och kontrollerad. Rutiner skall utformas så att - den operativa risken hålls på låg nivå. ett i förväg uppgjort pris på t.ex. en valuta. Affären är tvingande. Optioner Forward Rate Agreement (FRA) Swapar ett i förväg uppgjort pris på t.ex. en valuta. Köparen har möjligheten men inte skyldigheten att genomföra affären till avtalat pris. För detta betalar köparen en premie. en standardiserad form av räntetermin där den underliggande räntan är 3 månaders Stibor d.v.s. den ränta som bankerna använder när de lånar av varandra. Stibor fastställs varje bankdag klockan byte av betalningsströmmar. Vid en valutaswap byter man lånevaluta. Ett lån i utländsk valuta kan t.ex. göras om till ett lån som betalas med svenska kronor. Likadant kan man göra om ett lån med fast ränta till ett med rörlig ränta eller tvärtom.

11 (21) Räntetak (cap) Räntegolv (floor) Räntekorridor genom att köpa ett räntetak är det möjligt att skapa en övre räntegräns för ett lån med rörlig ränta. Ett köpt räntetak på t.ex. 6 % innebär att räntan aldrig blir högre. ett räntegolv är motsvarande undre räntegräns. genom att köpa ett räntetak och sälja ett räntegolv skapas ett intervall inom vilket räntan kan variera, en s k räntekorridor. Det vanliga är att kombinera ett tak och ett golv som har samma pris och på så sätt skapa ett ränteintervall till 0 kostnad Kravtermer Nedskrivning Borttag av intäkt och tillgång i redovisningen görs när fordran bedöms vara osäker t ex när den går vidare till kronofogdemyndighet. Avskrivning Kreditering Borttag av fordran som bedöms omöjlig att driva in ex vid konkurs. Försvinner för gott ur kravkedjan. Borttag eller rättelse (delkreditering) av felaktig faktura Övriga definitioner Långfristig upplåning upplåning med en löptid överstigande 1 år Kortfristig upplåning Certifikatprogram Nettolåneskuld EURO NOK USD JPY CHF GBP DKK upplåning med en löptid understigande 1 år. I vissa fall kan enligt FAR:s anvisningar ett kortfristigt lån redovisas som långt om syftet med upplåningen är långfristigt. Kommuncertifikat är en standardiserad form av kortfristig upplåning. räntebärande skulder minus räntebärande tillgångar EMU:s gemensamma valuta norska kronor amerikansk dollar japanska yen schweizer francs brittiska pund danska kronor

12 (21) BILAGOR Bilaga 1 Kommunkoncernen Förteckning över företag som i detta sammanhang skall anses ingå i kommunkoncernen och därför omfattas av finanspolicyn 1. Finspångs Förvaltnings- och Industrihus AB 2. Finspångs Tekniska Verk AB 3. Vallonbygden AB 4. Finspångs Stadsnät Finet AB

13 (21) Bilaga 2 Betalningsströmmar Rutiner ska utformas så att kommunkoncernen får in sina betalningar så snabbt som möjligt och att utbetalningar sker på rätt dag. Fakturering/Inbetalningar Kommunens normala betalningsvillkor skall vara 30 dagar netto. Undantag beslutas av ekonomichefen. I vissa fall finns en branschpraxis, då ska denna följas. Beloppsgräns för fakturering via kundreskontran är 100 kronor, vid lägre belopp används inbetalningskort. Bidrag från staten, EU m.fl. Ansökan om bidrag samt rekvisition av bidrag skall ske så snabbt som möjligt. Förskott skall sökas i de fall det är möjligt. Avgifter Interkommunala ersättningar I möjligaste mån skall fakturering ske månadsvis så att sista betalningsdag och förfallodag sammanfaller. Enkla avgiftsoch taxekonstruktioner skall eftersträvas för att begränsa kommunens administrationskostnader Fakturering skall ske omedelbart efter avstämningsdag. Ersättning externa arbeten/ tjänster/uthyrning Fakturering skall ske snarast efter varans/tjänstens leverans. Arbeten som pågår under längre tid eller är av större omfattning skall á-contodebiteras månadsvis. Utbetalningar Kommunen skall tillämpa villkor enligt nedan för betalning då avtal träffas om leverans av vara eller tjänst till kommunen. Villkoren anges i skriftliga och muntliga beställningar, avtal, kontrakt eller dylikt. Betalning skall ske från kommunen senast 30 dagar efter fakturans ankomst och sedan leveransen godkänts. Om faktura kommer före varans/tjänstens leverans gäller 30 dagar från leverans. Fakturaavgift, expeditionsavgifter eller liknande accepteras inte. Kommunen ska eftersträva att faktureras en gång per månad i stället för vid varje leverans. Betalning i förskott får inte avtalas utom i de fall affärsseden inom produkt/tjänsteområdet föreskriver förskottsbetalning. Om avtal om förskottsbetalning skall träffas förutsätter betalningen att leverantören kan ställa godtagbar säkerhet för fullgörande av sin skyldighet. Bankgaranti kan vara en sådan säkerhet. Bidrag till föreningar betalas ut enligt handläggares beslut. Vid betalning i utländsk valuta får kursen på kommande betalning säkras genom valutatermin. Om köpesumman i utländsk valuta över SEK ska valutasäkring göras. Kommunstyrelsen får delegera beslutanderätten om valutatermin till tjänsteman med ansvar för kommunens finansiering. Ankommande fakturor skall hanteras på sådant sätt att kommunen så fort som möjligt kan erhålla utbetalning av ingående mervärdesskatt. Fakturorna skall registreras genast vid ankomsten om möjligt.

14 (21) Bilaga 3 Kravrutiner Kravverksamheten är för närvarande inte samordnad inom koncernen vilket innebär att denna bilaga endast gäller för kommunen. Den kan dock tjäna som vägledning för kommunkoncernens bolag. Åtgärd Betalningspåminnelse Inkassokrav Ansökan om betalningsföreläggande och verkställighet Kommunen fakturerar lagstadgade avgifter i kravhanteringen. Tidsfrist förfallodag + 10 dagar förfallodag + 20 dagar förfallodag + 30 dagar Om skulden inte är reglerad efter avslutad kravkedja kan avstängning av tjänsten bli aktuell. Avstängning från barnomsorg regleras i kommunens barnomsorgsregler. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta (referensränta + 8%) räknas från förfallodagen tills full betalning sker Beslutanderätt Kravverksamheten bedrivs av ekonomiavdelningens kassafunktion som äger rätt att besluta om ett ärendes handläggning. Vidare har kassafunktionen slutgiltig beslutanderätt i följande ärenden Anstånd med betalning (mer än tre månader och kronor efter samråd med ekonomichef) Upprättande av avbetalningsplan (målsättning max 6 månader) Kreditering av dröjsmålsränta och kravavgifter (se beloppsgränser nedan) Nedskrivning av osäkra fordringar Riktlinjer för ovanstående beslut är att så stor del som möjligt av kapitalbeloppet skall inflyta till minsta möjligt kostnad. När fordran skickas till inkasso bokförs den som osäker fordran. Nedskrivning av osäker fordran sker när ett ärende förs över till långtidsbevakning (fordran på kunden finns kvar). Vid bokslut sker en värdering av befarade förluster. Avskrivning av kapitalbelopp, dvs beslut att återta fordran, beslutas av respektive debiterande sektor enligt delegationsordning. Beloppsgräns Om kund endast betalar in kapitalbelopp skickas inget särskilt krav på påminnelseavgift och ränta om det sammanlagda beloppet understiger 100 kronor. Överstiger beloppet 100 kronor görs en bedömning av gäldenärens betalningsförmåga. Kreditering av avgifter över 100 kronor ska dokumenteras och godkännas av ekonomichefen.

15 (21) Bilaga 4 Riktlinjer för begränsning av finansiella risker vid upplåning Syftet med riktlinjerna nedan är att begränsa kommunens finansiella risker vid upplåning. Riktlinjerna har delats upp i handhavandet av; ränterisk, valutarisk, finansieringsrisk samt godkända motparter. Ränterisk Med ränterisk avses risken för att förändringar i räntenivån påverkar kommunens finansnetto negativt genom ökade räntekostnader. Ränterisken ska hanteras genom att reglera förfallostrukturen för ränteförfall i skuldportföljen; samt genom att reglera den volymvägda genomsnittliga räntebindningstiden i skuldportföljen. Ränteförfallen ska spridas i rullande perioder enligt följande: Perioder Intervall Rörligt 0-50 % 0-1 år 0-25 % 1-2 år 0-25 % 2-3 år 0-25 % 3-4 år 0-25 % 4-5 år 0-25 % 5-7 år 0-25 % 7-10 år 0-25 % Fördelningen uttrycks som nettopositionen av de ränteförfall som finns i skuldportföljens underliggande lån mot ränteförfallen i räntederivaten. Perioden rörligt avser den nettoposition kortare än 0,25 år, som inte ligger bunden via ränteswap eller lån med fast ränta. Perioden 0-1 år avser den nettoposition kortare än ett år, som ligger bunden via ränteswap eller lån med fast ränta. Den genomsnittligt vägda räntebindningstiden bör vara 2-4 år, men får ej understiga 1 år och ej överstiga 5 år. För att belysa ränterisken bör finansgruppen minst en gång per år göra en scenarioanalys och därutöver i samband med större omläggningar i skuldportföljen. Valutarisk Med valutarisk avses risken för att förändrade valutakurser negativt påverkar kommunens balansräkning och räntekostnader. Valutarisken ska hanteras genom att helt elimineras med valutaderivat. Valutarisken i både valutalånets lånebelopp och räntebelopp ska elimineras genom användandet av valutaränteswappar eller valutaswappar. Vid köp av varor och tjänster med framtida betalning i utländsk valuta ska belopp i utländsk valuta större än SEK elimineras genom användandet av valutaterminer. Tillåtna valutor är EUR, NOK, USD, JPY, GBP, DKK och CHF.

16 (21) Andelen lån i utländsk valuta får av den totala lånestocken maximalt utgöra 10%. Finansieringsrisk Med finansieringsrisk avses risken för att kommunen vid varje tillfälle inte har tillgång till nödvändig finansiering. Finansieringsrisk innebär även att tillgången på kapital i marknaden försämras såväl på lång som kort sikt på grund av ett ansträngt marknadsläge. Finansieringsrisk kan också uppstå om kommunen blir för beroende av en finansieringskälla och att relationen till denna försämras. Finansieringsrisken ska hanteras genom att reglera förfallostrukturen för kapitaltillgångstiden i skuldportföljen; samt genom att reglera den volymvägda genomsnittliga kapitaltillgångstiden i skuldportföljen, samt även att finansieringen ska spridas på flera motparter. Högst 25 % av lånestocken bör förfalla till betalning inom en rullande 12-månadersperiod. I den närmaste 12-månadersperioden kan undantagsvis högst 50% av lånestocken förfalla till betalning. Maximalt 75 procent av den totala lånestocken får ligga på en och samma långivare. Undantag görs för Kommuninvest som kan vara ensam långivare. Den genomsnittliga återstående löptiden av utestående lån bör ej understiga 2,5 år. Samtliga lån måste dock kunna återbetalas inom 10 år, utan extra kostnader. Godkända motparter Upplåning för ske genom Lån från företag ingående i kommunkoncernen Svensk bank eller från svenska finansinstitut/försäkringsbolag Kommuninvest Europeiska Investeringsbanken (EIB) Nordiska Investeringsbanken (NIB) Utländsk bank om upplåning sker med tillämpning av svensk lag och svensk lånedokumentation Kommunstyrelsens ordförande har rätt att besluta om vissa avsteg från dessa riktlinjer vilket regleras i delegationsordningen.

17 (21) Bilaga 5 Riktlinjer för begränsning av finansiella risker vid kortfristiga placeringar Likviditetsrisk Kommunen skall ha en likviditetsreserv enligt följande formel: Omsättningstillgångar + tillgängliga kreditlöften Kortfristiga skulder >1 Kommunen bör ha en betalningsberedskap på 30 dagar, dvs likvida medel + tillgängliga kreditlöften/(samtliga in- och utbetalningar/365) Tillåtna placeringsinstrument Tillåtna placeringsinstrument i likviditetsförvaltningen är räntebärande värdepapper i form av: 1. Statsskuldsväxlar och statsobligationer 2. Kommun- och bankcertifikat 3. Kapitalmarknads- och bankreverser 4. Konto i bank och postgiro 5. Övriga former hos bank 6. Placering i depå (likviditetsförvaltning) hos bank eller annan fondkommissionär 7. Svenska räntefonder Kreditrisk I syfte att begränsa kreditrisker får placering av likvida medel endast ske med löptid mindre än 1 år hos följande motparter: Utgivare av instrument Största andel % Största andel i % per per utgivarkategori enskild utgivare A) Svenska staten, statliga verk och statliga helägda bolag B) Svenska kommuner, landsting och Kommuninvest AB C) Bostadsfinansieringsbolag, svenska banker och deras helägda bolag D) Helägda bolag (intern utlåning) E) Övriga värdepapper med lägst A1 och Aa3 respektive lägst K1 och P1 enligt Standard and Poor s och Moody s 10 5

18 (21) Bilaga 6 Riktlinjer för begränsning av finansiella risker vid långfristiga placeringar Tillåtna tillgångsslag och limiter Portföljens medel kan placeras i följande tillgångsslag och limiter dvs den lägsta, högsta och normala delen som respektive tillgångsslag vid varje tidpunkt får utgöra av portföljens marknadsvärde: Min % Mål % Max % 1. Svenska räntebärande värdepapper eller räntefonder 2. Svenska aktier eller aktiefonder 0 7, Europeiska aktiefonder 0 17, Likvida medel Placeringsregler för räntebärande värdepapper Kreditrisk Med räntebärande värdepapper avses statsskuldsväxlar, obligationer, certifikat och liknande värdepapper. I syfte att begränsa kreditrisken medges endast placering i kort- och/eller långfristiga räntebärande värdepapper emitterade av följande kreditgivare: Utgivare av instrument Största andel i % per utgivarkategori A) EU-stater, svenska staten, svenska statliga verk och statliga helägda bolag Största andel i % per enskild utgivare B) Svenska kommuner, landsting och Kommuninvest D) Svenska banker och deras helägda dotterbolag E) Andra värdepapper med lägst K-1/A1 rating enligt Standard & Poor s Nordisk Rating AB eller Moody s Ränterisk För att begränsa ränterisken ska följande gälla: Den genomsnittliga kvarvarande löptiden (durationen) för den räntebärande portföljen ska vara högst 5 år och normalvärdet ska vara 3,5 år. För kategori E får durationen ej överstiga 360 dagar. Vid ränteförändring med 1% får räntekänsligheten uppgå till högst 3,5% av portföljen. Placeringsregler för aktier och aktierelaterade instrument I syfte att begränsa kredit och likviditetsrisken samt kursrisken gäller följande regler för aktieplaceringar Svenska aktieplaceringar, enskilda såväl som i fond, får ske i bolag noterade på Stockholms fondbörs A-, OTC- eller O-lista. Placering på OTC- och O-listorna får uppgå till högst 20% av aktieportföljens marknadsvärde. Europeiska aktieplaceringar får enbart ske i aktiefonder. Aktier hänförliga till ett enskilt företag eller företag ingående i samma koncern får utgöra högst 10 % av aktieportföljens marknadsvärde.

19 (21) Värdepappersfonder Placering kan ske i värdepappersfonder vars placeringsinriktning i allt väsentligt överensstämmer med bestämmelserna i denna policy.

20 (21) Bilaga 7 Godkända derivatinstrument och motparter Godkända derivatinstrument Följande typer av försäkringsinstrument (eller kombinationer av dessa) är tillåtna i syfte att begränsa valuta- och/eller ränterisk. Ränte- och valutaswapar Forward Rate Agreemant (FRA) Räntetak Räntekorridor (räntetak i kombination med räntegolv) Valutaterminer Motpartsrisk Vid handel med derivatinstrument skall motparten uppfylla följande rating av Standard & Poors Nordisk Rating eller Moody s: Löptider över 1 år AAA/aaa (inkl sk split rating AAA/Aa1 eller AA+/Aaa) AA+/Aa/Aa1/Aa2 AA-/Aa3 Svenska motparter enligt nedan Löptider upp till 1 år A-1/P-1 Internationella motparter med lägre rating än AA-/Aa3 accepteras ej. Följande svenska motparter accepteras dock Swedbank Handelsbanken SEB Nordea Danske Bank För att kunna ingå avtal om räntederivat krävs ett underliggande avtal, som reglerar de övergripande avtalsvillkoren med den aktuella motparten.