Protokoll 140505: Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Victor Dudas, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Frånvarande: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Victor Dudas, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av kallelseförfarandet Mötet beslutade att godkänna förfarandet. 3. Godkännande av föredragningslista Mötet beslutade att godkänna föredragningslistan utan tillägg. 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Mötet beslutade att till mötesordförande välja: Ida. till mötessekreterare välja Linus. till justerare välja Jaś och Malin. 5. Föregående mötesprotokoll Ida föredrog föregående mötesprotokoll. 6. Vad har hänt sen sist? 6.1 PR-gruppens välgörenhetsfika för Syrien 12/4 Sofie är föredragande. Fikat har gått bra. 6.2 Rättvis handels korruptionsföreläsning 15/4 Hannah är föredragande. Föreläsningen var lärorik och ett fåtal personer närvarade 6.3 Panelsamtal främlingskap SRK Ida är föredragande. SRK och deltagarna ur styrelsen var nöjda med genomförandet. 6.4 Möte framtidsgruppen Ida är föredragande. Styrelsen representerades av Ida. Diskussionen rörde SRK:s verksamheter samt ett eventuellt utbyte mellan våra respektive verksamheter. 1
6.5 Möte RÅM tillsammans med förbundsstyrelsen Ida är föredragande. Lisa, Malin och Ida deltog från styrelsen. Det har varit ett internt möte och ett möte med representanter från RKUF. Våra idéer låg till stor del i linje med förbundet.. En stadsvandring kommer anordnas som lära känna aktivitet. Lokalerna för mötet kollades in. På lördagskvällen kommer det t anordnas en 18 årsfest då ungdomsförbundet fyller 18 år. Ida skickar med att vi i styrelsen ska klura på aktiviteter som kan vara med på stadsvandringen. 7. Ekonomi, ta del av verksamheternas inkomster Hannah är föredragande. Diskussion kring budget. Victor och Hannah uppdras göra ett utkast till budget, budgeten ska gälla från och med hösten 2014. Samtliga verksamheters budgetar ska inkluderas. Fråga om PR-gruppens budget diskuteras. Victor och Hannah kommer se över alternativ för hur PR-gruppens budget ska se ut när de gör utkast till budget. Mötet beslutar att göra en budget för 2015 under hösten 2014. Nuvarande saldo: Jourhavande Kompis: 46 823, 41 kr (- 971, 59 kr) Rättvis Handel: 7 788, 1 kr (- 2 276, 90 kr) Vänner Emellan: 36 173, 39 kr (FD: - 723, 31 kr ST: - 686, 60 kr) Styrelsen: 205 137, 46 kr (- 13 286, 54 kr) Läxhjälpen: 7 244 kr (- 589 kr) FörSköna: 1 808 kr (0, 00 kr) Sport: 15 025 kr (0, 00 kr) 7.1 Sommarskolan ekonomi (fika och namnskyltar) Lisa är föredragande. Sommarskolan saknar i dag ekonomiska medel. Fråga om hur den ekonomiska biten ska lösas innan bidrag kan sökas. Ida kollar vart pengarna från föregående har tagit vägen. Lisa kommer fråga CIS om de kan bidra med namnskyltar. I dagsläget täcks nästan alla kostnader för sommarskolan av CIS. Styrelsen kommer söka pengar för sommarskolan till hösten för att på så sätt kunna täcka kostnaderna för främst fika och eventuellt namnskyltar. 7.2 Ekonomimöte med vänner emellan Linus är föredragande. Vänner emellans ekonomi kommer att delas upp mellan Storträffen och Fadderdelen. Storträffen kommer erhålla 10 000 sek och Fadderdelen kommer få 26 779,09 sek. Styrelsen kommer skapa ett system för kontroll av vilka som lämnat in kvitton. På så sätt kan verksamhetsledarna och styrelsen lättare se vilka som gör av med pengar och hur mycket de gör av med. Ett protokoll från mötet med verksamheterna bifogas till detta protokoll. Mötet beslutar att fördela pengarna enligt ovan. 8. Kommande aktiviteter 8.1 Röda Korsets dag 8/5 2
Tanken är att vi ska stå på engelska parken. Kl. 11.00-13.00 Lisa, Ida och Jaś kommer delta. Sofie kan eventuellt delta. Ida kommer höra av sig till Dlovan om att arrangemanget blir av. 8.2 Terminsavslutning 21/5 Jaś är föredragande. Kommunikationskanaler diskuteras, Sofie kollar marknadsföringsvägar. Ledamöter med verksamhetskontakt uppmanas tipsa sina respektive verksamheter. Anmälan kommer ske till föreningsmailen. 8.3 Kulturernas karneval (KK) 24/5 Ida är föredragande. Schema finns på vårt skrivbord. De som kan skriver upp sig där. Prioriteringen för bemanning ska vara mitt på dagen. 8.3.1 Baka inför KK Ida är föredragande. Husmor har hört av sig och undrar om någon kan vara med och baka inför KK. Det kommer finnas möjlighet att baka dagarna innan KK. SRK kommer stå för kostnaderna. Bakningen kommer äga rum innan terminsavslutningen den 21/5 kl 15.00 för de som vill. 8.3.2 Uppdatera informationsmaterial inför KK Ida är föredragande. Fråga om vi behöver trycka fler övergripande broschyrer inför KK. Sofie får i uppdrag att se över hur många broschyrer vi har i dag. 8.3.3 Involvera frivilliga Ledamöterna uppmanas höra av sig till sina verksamheter. Främst gäller det att stå på eftermiddagen i pass om två timmar. Intresseanmälan skickas till föreningens mail. 8.3.4 Möte KK 6/5 Mötet ställs in då för få kan delta. Fråga om vi ska ha på flykt inspirerad tipsrunda. Varje ledamot ska göra två frågor var och maila till föreningsmailen senast fredag den 16/5. Tema på frågorna ska vara integration och/eller flykt. 8.4 Möte RÅM Inget datum satt. Malin kommer kolla med Lisa Petersson och återkomma. 8.5 På Flyktkväll 14/5 Äger rum på träffpunkten från kl 19.15. 8.5 Fondsökarkväll 22/5 Victor är föredragande. Fondsökarkvällen kommer äga rum kl. 18-21. Victor meddelar att de praktiska förberedelserna ännu inte är gjorda utan att han avsiktligen väntar med det tills efter att anmälningstiden gått ut. Middagen ska vara innan själva fondsökarutbildningen så att folk kan gå på den utan att känna sig tvingade att delta vid fondsökarutbildningen. Ledamöter med 3
verksamhetsansvar ska maila sina verksamheter och verksamhetsledare och påminna. Victor kommer skriva en inbjudan i VL-gruppen 9. Utbildning Pedagogisk utbildning för läxhjälpen diskuterades. Linus kollar med kompisar på lärarprogrammet om eventuell utbildningsinsats. 9.1 Utbildningsmöte med Dlovan 13/5 Linus är föredragande. Informerar om att mötet kommer äga rum. Återkommande utbildningar, HLR och mångfalds workshop kommer diskuteras. 10. Verksamheter 10.1 Jourhavande kompis Victor är föredragande. Informerar om deras nästa möte och besök. Datumet passar inte styrelsen så bra och besöket kommer göras vid senare tillfälle. Överlämning görs muntligt. Har deltagit vid ett riksmöte med övriga jourer. 10.2 Vänner emellan Fadderdelen Linus är föredragande. Inget att rapportera. 10.3 Vänner emellan Storträffen Linus är föredragande. Inget att rapportera. 10.4 Rättvis handel Malin är föredragande. Har träffat gruppen. Har planering för närmaste framtiden. Många medlemmar som deltar sporadiskt. Nya VL kommer behövas till hösten. 10.5 Läxhjälpen 10.5.1 Boende Malin är föredragande. Två VL har hittats. Första månadsmötet har varit. Pengar är sökta och rutiner är lagda. Utvärdering av tidigare utbildning. Många aktiva kommer sluta till hösten. Verksamheten har kommit igång bra. 10.5.2 Aktivitetshuset Lisa är föredragande. Inget att rapportera 10.6 PR-gruppen Sofie är föredragande. Inget att rapportera. 10.7 RKUF Sport Jaś är föredragande. Behöver maila VL och se hur det blir i höst. Börja bygga upp verksamheten. 10.8 FörSköna 4
Verksamheten ligger nere. 10.9 Sommarskolan Lisa är föredragande. Se punkt 7.1. Marknadsföreningen haltar lite men kommer igång i veckan. I nuläget finns 10 intresseanmälningar och behovet är ca 25 totalt. 11. RÅM 11.1 Involvering av våra frivilliga Malin är föredragande. Hur kan vi involvera våra frivilliga? Ett enkelt sätt är att bjuda in dem till festen (se punkt 6.5). Ida kommer att kolla med Mona om vi eller hon ska skapa ett facebookevenemang så att vi kan bjuda in våra frivilliga i Uppsala. 11.2 Möte ang. handlingarna Malin är föredragande. Kommer äga rum den 10/6 kl. 19.00. De som inte kommer kunna delta lämnar skriftliga synpunkter. Bjud in medlemmar till mötet så att de kan yttra sig om handlingarna. 12. Omfördelning av roller Malin är föredragande. Gällande läxhjälpen på boendena. Jaś anmäler intresse för att vara kontaktperson där hädanefter. Styrelsen beslutar att Jaś tar över som kontaktperson för läxhjälpen på boenden medans Lisa kvarstår som kontaktperson för läxhjälpen på aktivitetshuset. 13. Övriga frågor 13.1 Hyresavtal föreningslokal Ida är föredragande. Alternativen som gavs på mötet om hyra presenterades. När alternativen gavs var storleken på rummet okänt.. Alternativen är som följer: (årshyra/kvadratmeter)+(tillägg för nyttjane av gemensamma uttrymmen)+(administrativ avgift/kvartal) 1. 600/m 2 +3000+ 300*4= 9300kr (Samma årshyra som i dag). 2. 600/m 2 +3000+300*4=14400 (den nya årshyran är löst räknad på att vårt nya rum är dubbelt så stort som det gamla.) Förslag 1 innebär att vi får en hyressituation där Röda Korset kommer använda vårt rum än mer än i dag och kommer ha inflytande över hur rummets sköts i större utsträckning. Förslag 2 innebär att vi kommer få disponera och utnyttja rummet som vi vill. Mötet beslutar att vi ska få se ett hyreskontrakt för att godkänna innan det vinner laga kraft. Vi ställer oss positiva till att behålla en hyressituation som är så lik den vi har i dag som möjligt. 13.2 Nycklar Ida är föredragande. Information från mötet med SRK. I dagsläget finns det nycklar på som inte är på vift. Victor har som uppgift att söka de nycklarna. 13.3 Uppdatera informationsmaterial (bordlagd sedan förra mötet) 5
Se punkt 8.3.2. 13.4 Kommunikation Malin är föredragande. Protokoll bör göras tillgängliga för medlemmar. Medlemmar ska på vår facebooksida inbjudas till kommande styrelsemöten av den som är mötesansvarig för respektive möte. 13. Nästa möte 13.1 Datum Mötet beslutar att nästa möte kommer äga rum den 29/5-2014 kl 08.15 13.2 Mötesansvarig Mötet beslutar att Lisa är mötesansvarig vid nästa möte. 14. Mötet avslutas 6