Bilaga 1 till beslut C 2013-0655 FÖRESKRIFTER FÖR BETALNING AV STUDIEAVGIFTER FÖR AVGIFTSSKYLDIGA STUDENTER V E R S I O N 2016-03- 29
Föreskrifter avseende hantering av studieavgift betald av avgiftsskyldig student för utbildningsprogram och kurser vid Chalmers tekniska högskola AB. Ändringslogg finns på sista sidan (8). Bakgrund Riksdagen har beslutat att anmälningsavgifter och studieavgifter för studenter som kommer från länder utanför EU/EES-området (tredjelandsstudenter) ska införas vid de statliga högskolorna. Chalmers tekniska högskola AB (Chalmers) har beslutat att i likhet med statliga högskolor ta ut avgift i motsvarande fall. Chalmers har därmed såväl avgiftsbefriade som avgiftsskyldiga studenter som följer kurs/program. Hantering av avgifter för avgiftsskyldig student för utbildningsprogram och kurser vid Chalmers tekniska högskola AB ska ske enligt föreskrifter nedan. 1. Studieavgiftskyldighetens omfattning 1.1. Medborgare från länder utanför EU/EES Medborgare i länder utanför EES-området och Schweiz ska betala studieavgift för studier vid Chalmers som de sökt och antagits till och avses bedrivas efter 2011-07-31. I de fall Chalmers uppdragit åt Universitets- och högskolerådet (UHR) att administrera antagningen utreder UHR om avgiftsskyldighet föreligger för en student eller ej. UHR:s beslut gäller som Chalmers beslut. Då lokal antagning sker fattas beslut om avgiftsskyldighet av Chalmers. 1.1.1 Undantag Under vissa förhållanden kan studenter undantas från skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift. Chalmers tillämpar motsvarande undantag som de statliga högskolorna och som framgår av förordning (2010:543) om anmälnings- och studieavgifter vid universitet och högskolor. En studieavgiftsskyldig student får slutföra en kurs eller ett utbildningsprogram utan att betala studieavgift, om kursen eller utbildningsprogrammet har påbörjats före den 1 juli 2011. Om studierna inte har slutförts den 31 december 2018, ska avgift dock betalas för tid därefter. 1.1.2 Vid byte av avgiftsstatus En avgiftsskyldig student som under pågående programstudier byter status till avgiftsbefriad ska bli avgiftsbefriad för kommande termin. Ändringen ska anmälas till högskolan tillsammans med dokument som styrker ändringen. Ändrad status gäller inte retroaktivt. Student som sista dag för betalning av terminsavgift är avgiftsskyldig ska erlägga avgift. Status avseende avgiftsskyldighet som ändras efter denna dag tillämpas först inför nästkommande termin. 1.1.3 Tidpunkt för beslut om avgiftsstatus Frågan om huruvida en student är avgiftsskyldig eller ej beslutas då vederbörande antas till utbildningen då detta är en del av antagningsbeslutet. En student som har förklarats ej skyldig att betala studieavgift kan inte under utbildningens gång förklaras avgiftsskyldig. 2. Studieavgiftsskyldiga studenters rättsliga relation till Chalmers Studenten antas och bedriver studier enligt det regelverk som gäller vid Chalmers. Dessa regler är tillämpliga även för avgiftsbefriade studenter. Chalmers ska tillämpa likabehandlingsprincipen, vilket avseende avgiftsbetalande studenter innebär att de i studierna ska behandlas på samma sätt som andra studenter vid Chalmers. 2
3. Avgifter vid Chalmers 3.1 Fastställande av avgifter Studieavgiftens storlek fastställs inför varje läsår och för varje utbildning. Fastställandet sker innan masterantagningsomgångens öppnande. Studenter som läser fristående kurs ska betala studieavgift per kurspoäng. Studieavgiften ska beräknas så att full kostnadstäckning uppnås för den studieavgiftsfinansierade verksamheten i sin helhet. Studieavgiften för varje antagningsomgång ska publiceras på högskolans webbplats http://www.chalmers.se/en/education/fees-finance/pages/tuition-fees.aspx Studenten ska betala den studieavgift som gäller när studenten påbörjade studierna under förutsättning att studierna bedrivs i nominell takt utan uppehåll. 3.2 Studieavgiftens omfattning 3.2.1 Programstudent Studieavgiften avser för programstudenter studier om 60 högskolepoäng (hp) per läsår. Student som läser mer än 60 hp per läsår ska betala studieavgift för de överskjutande poängen. Introduktionskurs för programstudenter som omfattar maximalt 3 hp kan ingå utan extra studieavgift. Utöver utbildning omfattar studieavgiften för programstudent: - Erbjudande om bostad dock ej hyra - Kåravgift - Kurs i svenska Student kan efter godkännande, om särskilda skäl föreligger, tillåtas att läsa maximalt 37,5 hp per termin trots att den har betalat för 30 hp. Godkänns en sådan studieplan förbinder sig studenten till att läsa maximalt 22,5 hp nästföljande termin Studieavgiften avser registrerade kurser oavsett resultat. Student som inte är klar med sina kurser får avsluta kurserna vid ett senare tillfälle utan extra studieavgift. Studieavgiften omfattar inte övriga omkostnader förknippade med antagning eller studier på Chalmers. Student som inte har betalat full studieavgift för program eller kurs studenten har registrerats på ska betala återstående belopp innan examen utfärdas. 3.2.2 Student på fristående kurs Utöver utbildning omfattar studieavgiften för fristående kursstudent: kåravgift Studieavgiften avser registrerade kurser oavsett resultat. Student som inte är klar med sina kurser får avsluta kurserna vid ett senare tillfälle utan extra studieavgift. Studieavgiften omfattar inte övriga omkostnader förknippade med antagning eller studier på Chalmers. 4. Den studieavgiftsbetalande studentens rättigheter 4.1 Tillgång till Chalmers resurser Betalning av studieavgift berättigar studenten till undervisning och examination inom ramen för den utbildning som vederbörande antagits till och betalat för. 3
4.2 Rätt att fullfölja utbildningen Student som inte är klar med sina kurser får avsluta kurserna vid ett senare tillfälle utan extra studieavgift. Byte av utbildningsprogram sker enligt gällande rutiner. Vid programbyte inom Chalmers ska studenten betala studieavgift för de extra kurser som krävs för examen på det nya programmet. 5. Om betalning av studieavgift 5.1 Betalningsskyldighetens omfattning För att registreras på utbildningsprogram ska student betala studieavgift motsvarande utbildningens första 30 högskolepoäng senast vid den av Chalmers beslutade tidpunkten. Student som önskar läsa extrakurs eller vill läsa snabbare studietakt ska betala studieavgift innan registrering. För att registreras på fristående kurs betalar student studieavgift för den sökta kursen dvs för antalet sökta högskolepoäng enligt fastställd studieavgift och senast vid den tidpunkt som Chalmers har beslutat. Student som erhåller stipendium av Chalmers betalar fastställd studieavgift för den aktuella terminen, efter avräkning för stipendiet. Student som erlagt avgift för termin två eller senare, men beviljats studieuppehåll innan terminsregistrering har rätt att läsa kurser motsvarande antalet hp student har betalat för. Vid studieuppehåll sker ingen återbetalning av redan inbetald studieavgift. Student som slutför hela sitt studieåtagande på kortare tid än beräknade antal terminer har inte rätt att få tillbaka betald studieavgift. 5.2 Avgiftsskyldighet vid studieuppehåll och studieavbrott Student som avser ansöka om studieuppehåll ska, för att undvika skyldighet att betala studieavgift, lämna in en ansökan om studieuppehåll till studievägledare senast sista dagen för betalning av studieavgiften. Motsvarande gäller för student som avser avbryta sina studier. Vid avbrott på kurs gäller att kursen kan ersättas med en annan kurs utan avgift om avbrottet sker inom 3 veckor från kursstart. Sker avbrottet mer än 3 veckor efter kursstart behöver studenten betala studieavgift för den nya kursen innan registrering kan ske. 5.3 Betalningsrutiner Studieavgifter för program ska betalas terminsvis vid ett tillfälle inför varje termin. Deleller helårsbetalningar tillåts inte. Studieavgifter för fristående kurs ska betalas efter antagning och fakturering. Betalning av studieavgift sker, efter avisering, via internet med betalkort MasterCard/Visa alternativt till Chalmers bankkonto/plusgiro enligt information på fakturan. Studenter vars studieavgift betalas av ett företag eller en stipendieorganisation ska kontakta Tuition Fees Office inom en vecka efter att de erhållit den första fakturan. Tuition Fees Office kommer att informera studenten om processen och de dokument som krävs för ändrad hantering. 4
5.4 Tidsfrister för betalning 5.4.1 Antagen student Fakturering av avgift sker snarast möjligt efter att deadline för att tacka ja till sin plats har passerat. Vid urval som inte kräver bekräftelse så sker fakturering snarast möjligt efter urval. För programstudenter ska den första terminens studieavgift vara Chalmers tillhanda vid ett datum som bestäms årligen och som publiceras på http://www.chalmers.se/en/education/fees-finance/pages/payment-of-tuitionfees.aspx Studenter som söker fristående kurs samt studenter antagna vid reserv- och efterantagning faktureras löpande efter avslutad antagning. Den sökande informeras om senaste tidpunkten för betalning av studieavgiften samt verkan av utebliven betalning genom kundfaktura som tillsänds den antagne med e-post. 5.4.2 Aktiv student Student aktiv på utbildningsprogram ska betala studieavgiften senast 15 december för vårtermins studier och 15 augusti för höstterminsstudier. Avisering sker via e- post till studentens Chalmers e-post senast 30 dagar innan förfallodag. 5.5 Verkan av utebliven betalning 5.5.1 Antagen student Om betalning av studieavgift inte fullgörs i tid, utgår en betalningspåminnelse efter förfallodagen med ny betalningsfrist. Ingen straffavgift utgår. Påminnelsen innefattar en upplysning om att studenten förlorar sin utbildningsplats vid Chalmers om avgiften inte betalas i tid. Vid åberopande av avgiftsbefrielse ska denna styrkas senast sista förfallodag. Vid utebliven betalning efter att påminnelsen har delgivits förlorar studenten rätten till sin utbildningsplats. 5.5.2 Aktiv student Student aktiv på utbildningsprogram som inte betalat sin studieavgift erhåller en påminnelse med 10 dagars betalningsfrist. Studenten ska även informeras om att studenten riskerar att stängas av från sin utbildning och riskerar att visumet återkallas. Uteblir betalningen även efter den första påminnelsen så skickas en ny med ytterligare 10 dagars betalningsfrist. Studenten ska även informeras om att studenten kommer att stängas av från sina studier om betalning uteblir. Studenten informeras även att Chalmers kommer att meddela Migrationsverket att studenten inte längre är student om betalning uteblir. Visumet riskerar därför att återkallas. Om betalning trots påminnelser uteblir så stängs studenten av i Ladok, datorkonto stängs ner och Migrationsverket informeras om att studenten inte längre är att betrakta som student. Migrationsverket har därmed skäl att återkalla studentens visum. Beslut om avstängning pga obetald studieavgift fattas av chefen för Student- och utbildningsavdelningen. 5
6. Om återbetalning av studieavgift Återbetalning av studieavgiften är endast möjlig i särskilda undantagsfall. Ingen ränta utgår på återbetalade belopp. 6.1 Särskilda skäl Studenter som har betalat studieavgift men som inte beviljats uppehållstillstånd i Sverige har rätt att återfå den inbetalade studieavgiften. Ansökan om uppehållstillstånd samt avslag på den samma ska ha gjorts innan student kan ansökan om återbetalning på grund av avslag på ansökan om uppehållstillstånd. Även vid andra särskilda skäl utanför studentens kontroll som hindrar denne från att delta i kommande termins undervisning till exempel egen eller närståendes sjukdom (som närstående räknas barn, förälder eller partner) är det möjligt att ansöka om återbetalning av studieavgiften. Skälet ska ha uppstått efter att betalning har erlagts. Ansökan om återbetalning av studieavgift görs via blankett R109. Blanketten ska skickas tillsammans med dokumentation som styrker de särskilda skälen till tuitionfees@chalmers.se för beredning. Beslut om återbetalning fattas under terminstid. Ärenden som inkommer under sommaren behandlas under höstterminen. 6.2 Byte av avgiftsstatus Vid byte av avgiftsstatus under pågående termin sker ingen återbetalning av inbetald studieavgift. Återbetalning av studieavgift för kommande termin kan ske fram till terminsstart. 6.3 Inställt utbildningsprogram eller kurs Student har rätt till återbetalning av hela studieavgiften om Chalmers ställer in sökt utbildningsprogram eller kurs före utbildningsstart. 6.4 Återbud/Studieavbrott Vid återbud efter studiestart eller vid studieavbrott sker ingen återbetalning av redan inbetald studieavgift. Särskilda skäl är ej tillämpbart. 7. Anstånd Student som inte kan ta sin plats i anspråk kan om särskilda skäl föreligger beviljas ansöka om och beviljas anstånd till året efter. Vid anstånd behåller Chalmers betalningen och bokför den som betalning för den termin som studenten förväntas påbörja sina studier. Studenten måste följa de instruktioner och villkor som delges sökande med anståndsbeslutet. Om instruktionerna inte fullföljs så anses betalningen vara förverkad och studenten har inte längre någon plats på Chalmers. 8. Tillgodoräknande av kurser Av Chalmers tillgodoräknade kurser upp till 30 hp medför ingen sänkning av studieavgiften. Studenten får ersätta sådana kurser med andra kurser i motsvarande omfattning. Av Chalmers tillgodoräknade kurser motsvarande 30 hp eller mer medför sänkning med studieavgiften i motsvarande omfattning. 9. Utbytesstudier En avgiftsskyldig student som genomför utbytesstudier i Chalmers regi ska betala studieavgiften till Chalmers även för utbytesstudietiden. Om studenten inte kan tillgodoräkna sig 30 hp per utbytestermin så kommer studenten att behöva betala för extra kurser på Chalmers för att kunna erhålla examen. 6
9.1 Double Degree Studenter som genomför utbytesstudier i Chalmers regi och är antagna till Double Degree betalar studieavgift till Chalmers för tiden utomlands. 9.2. Nordic 5 Tech Studenter som är antagna genom programmet Nordic 5 Tech betalar studieavgift till Chalmers under den tid som de läser vid Chalmers. 10. Avstängning av student enligt 10 kap högskoleförordningen Disciplinära åtgärder får vidtas mot studieavgiftsskyldig student i enlighet med Disciplinstadga för studenter vid Chalmers. Sådana ärenden handläggs och beslutas av högskolans disciplinnämnd. Någon skillnad görs inte mellan avgiftsskyldiga studenter eller avgiftsbefriade studenter. Avstängning eller avskiljande från studier efter beslut från Chalmers disciplinnämnd medför inte rätt till återbetalning av studieavgift. 11. Uppdragsutbildning I de fall där företag köper in utbildning till sina anställda så hanteras studenterna och deras studieavgifter genom Chalmers Professional Education. 7
Ändringslogg för Föreskrifter för betalning av studieavgifter för avgiftsskyldiga studenter Datum Version Ändring 2014-02-05 1.1 Diarienr C 2013-0655. Föreskrifter om betalning av studieavgifter. Detta beslut ingick tidigare i ett sammanläggningsbeslut med två delar. Delarna har nu separerats och Föreskrifter om betalning av studieavgifter kvarstår oförändrad i föreliggande text medan den andra delen tidigare kallad Stipendieföreskrifter för avgiftsskyldiga studenter har gjorts om till ett separat beslut 2014-02-05 och handlingen är nu benämnd Ändringar av stipendievillkoren för avgiftsskyldiga studenter 2014 dnr C2014-0188 2016-03-29 1.2 Införande av ärendelogg i dokumentet Punkt 5.3 Betalningsrutiner, lagt till Studenter vars studieavgift betalas av ett företag eller en stipendieorganisation ska kontakta Tuition Fees Office inom en vecka efter att de erhållit den första fakturan. Tuition Fees Office kommer att informera studenten om processen och de dokument som krävs för ändrad hantering. Punkt 6.1 Särskilda skäl, tagit bort: Även vid andra särskilda skäl utanför studentens kontroll som hindrar studenten att delta i kommande termins undervisning är det möjligt att ansöka om återbetalning av studieavgiften. och ersatt med: Ansökan om uppehållstillstånd samt avslag på den samma ska ha gjorts innan student kan ansökan om återbetalning på grund av avslag på ansökan om uppehållstillstånd. Även vid andra särskilda skäl utanför studentens kontroll som hindrar denne från att delta i kommande termins undervisning till exempel egen eller närståendes sjukdom (som närstående räknas barn, förälder eller partner) är det möjligt att ansöka om återbetalning av studieavgiften. 8