Myndighet Tillväxtverket Diarienummer Dnr 6.1.1-2014-4411 2015-03-06 Rubrik Konsekvensutredning för Tillväxtverkets föreskrifter om stöd från de regionala strukturfondsprogrammen och det nationella regionalfondsprogrammet inom målet Investering för tillväxt och sysselsättning Bakgrund Ny programperiod och nya krav EU har beslutat om en ny programperiod för Europeiska regionala utvecklingsfonden. Med den nya programperioden, 2014-2020, följer också nya krav och fokusområden. Ett sådant fokus är förenklingar för stödmottagare och i artikel 4.10 i Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 anges att EU-kommissionen och medlemsstaterna ska utföra sina respektive uppgifter med målsättningen att minska den administrativa bördan för stödmottagare. Medlemsstaterna ska också genomföra programmen effektivt och kraven har nu tydliggjorts i artikel 4.8 och 4.9 i Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 1303/2013. Bl a anges att medlemsstaten ska tillämpa principen om sund ekonomisk förvaltning i enlighet med artikel 30 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom)) nr 966/2012 (EU:s budgetförordning). Det sägs också att medlemsstaten ska säkerställa att fonderna ska fungera effektivt. Detta fokusområde angränsar till förenklingskraven eftersom förenklingar också kan bidra till en effektivare administration hos förvaltande myndighet. Resultat är ett annat fokusområde och enligt artiklarna 20, 21 och 22 i Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 införs en s.k. resultatreserv som efter en resultatöversyn 2019 ska tilldelas de program och prioriteringar som har nått sina delmål. Ännu ett område där fokus ökat är säkerställandet av att stödet inte används felaktigt, det gäller såväl oavsiktlig felanvändning av medel som ekonomisk brottslighet. Även här går de olika fokusområdena i varandra eftersom en förutsättning att nå målen i programmen är att medlen används på ett riktigt och lagenligt sätt. Kraven ökar också på att kunna hantera dokument och uppgifter elektroniskt. Tillväxtverket förväntas tillhandahålla elektroniska system som underlättar för stödmottagare att kommunicera elektroniskt med myndigheten. Av de nya reglerna följer också att Tillväxtverket som förvaltande myndighet måste arbeta mer proaktivt och tidigarelägga en del av kontrollen i ärendeprocessen. T ex ska Tillväxtverket, enligt artikel 125.3 (d), innan beslut om stöd fattas, försäkra sig om att stödmottagare har den administrativa, ekonomiska och operativa förmågan att genomföra projektet. 1 (27)
Det ställs även ökade krav på att samordna olika EU-fonder och underlätta för sökande som söker stöd från flera fonder. Sverige möter det kravet bl. a genom en särskild fondsamordning mellan Tillväxtverket, Jordbruksverket och Svenska ESF-rådet. Mot bakgrund av ovan beskrivning har Tillväxtverket beslutat att revidera nuvarande föreskrifter. Ny struktur på Tillväxtverkets styrande dokument För att möta kraven på förenkling och samtidigt säkerställa EU:s krav på ett detaljerat men ändå flexibelt regelverk har Tillväxtverket utvecklat och förenklat stödregelverket. En ny struktur för styrande dokument har tagits fram för att tydliggöra de regler och krav som gäller för denna typ av stöd. De nya föreskrifterna får karaktären av ett ramregelverk och blir mer kortfattade och övergripande än tidigare. Föreskrifterna kompletteras med underliggande regler i form av en handbok som kallas Handbok för EU-projekt 2014-2020 (nedan Handboken). Istället för att som idag utgå från, utöver föreskrifterna och beslutet om stöd, ett stort antal riktlinjer, rutiner och arbetsbeskrivningar på olika nivåer, är de kompletterande reglerna samlade i Handboken. Stödsökande ska inte behöva leta bland olika dokument för att få reda på aktuella regler utan ska alltid kunna hitta informationen i Handboken. Det förtydligas även att beslutet om stöd har en viktig styrande funktion för genomförandet av projektet. Kraven på utformningen av beslutet om stöd har ökat och såväl i svensk som i EUrättslig lagstiftning framgår detaljerade skrivningar om vad besluten ska innehålla. I beslutet om stöd ska de villkor och förutsättningar som gäller för det aktuella projektet framgå och det är viktigt att stödmottagare följer vad som där anges, annars kan utbetalningen av stödet utebli. Eftersom beslutet om stöd är det enskilt viktigaste styrande dokumentet för projektet är det viktigt att det inte bara är rättsenligt utan också pedagogiskt utformat för att underlätta för stödmottagare att förstå vilka regler och villkor som gäller. Beslutet ska också hänvisa till Handboken för att tydliggöra kopplingen mellan dessa styrande dokument. De villkor som är av särskild vikt för stödmottagaren, t ex om det krävs att lag (2007:1091) om offentlig upphandling ska tillämpas, ska också framgå av beslutet om stöd. Genom att föreskrifterna utgör ett ramregelverk kan de hållas mer kortfattade än tidigare och de detaljerade kraven som gäller för denna typ av stöd framgår istället i Handboken. Med detta upplägg behöver stödmottagare inte heller läsa föreskrifterna i detalj utan det räcker att läsa Handboken för att få relevant information. Trots att denna typ av stöd är omgärdat av ett omfattande och mycket detaljerat regelverk på såväl EU-nivå som på svensk nivå ska stödmottagare alltså endast behöva vända sig till ett ställe för att få del av relevant information ( s.k. one-stop-shop ), nämligen Handboken. Detta upplägg utgör en reell förenkling för stödmottagare som slipper lägga tid på att hitta rätt i regelverket och istället kan ägna sig åt annat. Handboken finns tillgänglig på Tillväxtverkets hemsida eu.tillvaxtverket.se. Omfattningen av regler, den höga detaljnivån på reglerna och kravet på flexibilitet som präglar stödet från den Europeiska regionala utvecklingsfonden kräver att Tillväxtverket tillhandahåller en tydlig styrstruktur. Regler måste läggas in på en relevant nivå i systemet och detaljerade regler och regler som ofta ändras under hand måste omhändertas på en flexibel nivå i styrstrukturen så att de lätt kan anpassas till nya förutsättningar. Genom att tydliggöra att föreskrifterna utgör ramen för underliggande kompletterande regler möjliggörs en ökad flexibilitet i styrningen vilket gör att regelverket regelbundet kan anpassas till aktuella förutsättningar. EU-regelverket är, till skillnad från den svenska förvaltningsrätten, 2 (27)
ett relativt rörligt regelverk vilket kräver en kontinuerlig anpassning av regeltillämpningen. Ett omfattande och detaljerat regelverk som är flyktigt och omväxlande till sin natur är en utmaning att omsätta till lånsiktiga, väl avvägda och förutsägbara regler för stödmottagare. Förutom att olika organ inom EU initierar ändringar eller gör nya tolkningar av reglerna förekommer även nya tolkningar och ställningstagande på nationell nivå som påverkar tillämpningen av regler. Dessutom kan en allt för långsam eller på annat sätt otillräcklig tillämpning av reglerna få effekten att EU inte betalar ut medel till medlemsländerna för vidare utbetalning till stödmottagare. Vid ändringar av regelverket förutsätts alltså att Tillväxtverket inom ramen för sitt uppdrag som förvaltande myndighet snabbt kan anpassa reglerna i förhållande till stödmottagarna. Detta skiljer sig också från praxis inom svensk offentlig förvaltning där förutsättningarna generellt är mer stabila, detaljeringsgraden lägre och reglerna färre. Myndigheterna har här betydligt större skönsmässigt utrymme och kan fatta beslut och hantera frågor på sätt som de finner lämpligast så länge förvaltningslagen och andra lagar på området följs. Som konsekvens av den nya strukturen för styrande dokument är allmänna råd borttaget ur föreskrifterna. Eftersom allmänna råd inte är en del av föreskriftstexten utan utgör, precis som det låter, råd till läsaren är de allmänna råden i sin nuvarande form för oprecisa som mer detaljerad vägledning för stödmottagare. För ökad tydlighet krävs att texten utvecklas väsentligt och för konsekvensens skull bör i så fall också samtliga råd ingå i föreskrifterna. Skulle allmänna råd behållas i föreskrifterna skulle de bli mycket omfattande och totalt dominera föreskriftstexten. Råd och andra tips om hur man kan hantera olika frågor har därför lyfts in i Handboken. De nya föreskrifterna blir på detta sätt också ett renare och mer lättläst dokument. Handboken är självinstruerande och stödsökande kan själv utläsa om det som står i ett stycke är ett krav eller endast utgör information eller ett råd. Handboken inkluderar också ett antal formulär och mallar, t ex ansökan om stöd och ansökan om utbetalning av stöd. Den nya strukturen för de styrande dokumenten är återgiven i 1 tredje stycket i de nya föreskrifterna. Där framgår att stödmottagare ska följa bestämmelserna i föreskrifterna, beslutet om stöd och de regler Tillväxtverket i övrigt beslutar som kompletterar föreskrifterna, d v s Handboken. Den svenska strukturfondsförordningen Bemyndigandet för Tillväxtverket att meddela de nya föreskrifterna framgår av 2 kap. 46 i förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder. Förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder har för den nya programperioden ersatts av förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder (nedan Strukturfondsförordningen). Strukturfondsförordningen är mer omfattande än tidigare förordning och innehåller mer detaljerade regler. En nyhet är t ex de utvecklade reglerna om stödberättigande utgifter. Utformningen av Strukturfondsförordningen påverkar upplägget av och innehållet i de nya föreskrifterna. Eftersom nuvarande föreskrifter innehåller en del detaljerade bestämmelser om stödberättigande utgifter kommer innehållet att förändras då dessa frågor huvudsakligen regleras i Strukturfondsförordningen. En del andra nyheter som t ex möjligheten att låta bli att kräva återbetalning av belopp under 2000 kronor regleras också i Strukturfondsförordningen varför detta inte omnämns i föreskrifterna. 3 (27)
Allmänt om innehållet En allmän ambition har varit att genomgående förenkla och modernisera språket i föreskrifterna. Återkommande begrepp har ensats och vissa återkommande formuleringar används mer konsekvent. Språkliga ändringar återfinns därför i de flesta bestämmelserna även om bestämmelsens materiella innehåll är detsamma som tidigare. De nya föreskrifterna har också en närmare koppling till Strukturfondsförordningen än tidigare, t ex används de uttryck och begrepp som förekommer i förordningen även i föreskrifterna. Syftet är att minska risken för olika tolkningar och därmed felaktig tillämpning av bestämmelserna. Ikraftträdande De nya föreskrifterna föreslås träda i kraft den dag de utkommer från trycket, vilket beräknas bli omkring halvårsskiftet 2015. De tidigare föreskrifterna upphör då att gälla utom för de projekt och den handläggning som kvarstår för den gamla programperioden. Denna ordning överensstämmer med tillämpningen av Strukturfondsförordningen och förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder. Förklaring av bestämmelserna i föreskrifterna 1 Tillämpningsområde Första stycket Av skäl som nämnt ovan har allmänna råd tagits bort från detta stycke. I övrigt har namnen på programmen ändrats till de som är aktuella i den nya programperioden. Andra stycket Föreskrifterna omfattar inte finansieringsinstrument eftersom denna typ av stöd följer en annan handläggningsprocess än övriga stödtyper som regleras i föreskrifterna. Enligt artikel 66 i Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 utgör finansieringsinstrumenten en egen stödform som skiljer sig åt från den bidragsform som annars används inom strukturfonderna. T ex ska förvaltande myndighet, enligt artikel 38.4 (a) och (b) i Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 1303/2013, investera kapital i juridiska personer och delegera uppgifter till ett privaträttsligt eller offentligrättsligt organ för själva genomförandet av finansieringsinstrumenten. Stödberättigande kostnader regleras också på ett särskilt sätt för finansieringsinstrument och genomföraren kan bl. a få ersättning för förvaltningskostander och förvaltningsavgifter som framgår av artikel 12 i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014. Även i artikel 42.1 (a) i Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 anges en stödberättigande kostnad som avser slutmottagare och endast gäller för finansieringsinstrument. Eftersom finansieringsinstrumenten är föremål för en omfattande reglering inom ramen för EUförordningarna är utrymmet för reglering på föreskriftsnivå också begränsat. Tillväxtverket har dock inte tagit ställning till om det ska utfärdas särskilda föreskrifter på detta område eller inte. Tredje stycket Tredje stycket syftar till att förtydliga den nya styrstrukturen och att det inte endast är föreskrifterna som innehåller regler utan också Handboken och beslutet om stöd. För att inte tvingas ändra föreskrifterna i onödan p.g.a. att begrepp eller hänvisningar förändras under hand 4 (27)
har ett mer neutrala begrepp använts istället för Handboken. Med begreppet regler som kompletterar dessa föreskrifter åsyftas alltså Handboken. Kosekvenser och berörda Ändringarna berör samtliga som söker stöd. För borttagandet av allmänna råd hänvisas till resonemanget ovan under rubriken Ny struktur på Tillväxtverkets styrande dokument. Finansieringsinstrumenten berörs inte i nuvarande föreskrifter varför det inte blir någon konsekvens i den delen. Konsekvensen av förtydligandet i sista stycket är att det blir enklare för stödmottagare att förstå vilka dokument som är viktiga och styr genomförandet av projektet. 2 Grundläggande bestämmelser Här återges de dokument som lägger grunden för föreskrifterna. I huvudsak är det samma dokument som i nuvarande föreskrifter som nu uppdateras med nya namn och nummer. Ett tillägg har gjorts avseende EU:s budgetförordning (EU) nr 966/2012. Denna förordning har ökat i betydelse för den aktuella programperioden, bl. a hänvisas i Europaparlamentet och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 direkt till enskilda artiklar i budgetförordningen. Ändringarna medför ingen konsekvens utan tydliggör endast vilka styrande dokument som ligger till grund för denna typ av stöd. 3 Ansökningsomgångar Bestämmelsen är ny i Tillväxtverkets föreskrifter även om principen med ansökningsomgångar tillämpades även 2007-2013. Motsvarande text har funnits sedan tidigare i Svenska ESF-rådets föreskrifter för Europeiska socialfonden. Fondsamordning med ESF eftersträvas för att underlätta för stödsökande. Bestämmelsen syftar till att förtydliga var ansökningsomgångar publiceras och att det finns ett rättsligt ramverk kring varje omgång. Förutsättningar och villkor som Tillväxtverket anger i utlysningen av en ansökningsomgång kommer att avspeglas i besluten om stöd för projekt som beviljas i den omgången. Genom att hänvisa till Tillväxtverkets webbplats utan att ange exakt webb-adress undviks behov av att ändra föreskrifterna om det blir förändringar i webb-adressen. Ändringarna berör samtliga som söker stöd. Eftersom det är ett förtydligande av den praxis som gäller får det inga egentliga konsekvenser annat än att det leder till ökad transparens och förutsebarhet för sökande. Bestämmelsen bidrar också till ökad fondsamordning med svenska ESF-rådet. 5 (27)
4 Ansökan om stöd Fösta stycket EU har ökat kraven om elektronisk hantering av handlingar i den nya programperioden. Föreskrifterna innehåller en ny formulering om möjligheten att lämna in en elektronisk ansökan. Texten är medvetet öppet formulerad för att möjliggöra flera olika tekniska alternativ för elektroniskt undertecknande, t ex signatur, bank-id eller nya framtida modeller. Det klargörs även att möjligheten att lämna ansökningar fysiskt fortfarande kvarstår. Stödsökande får nu alltså flera olika möjligheter att välja mellan vilket innebär att ärendeprocessen blir mer flexibel och ger utrymme för stödsökande att välja det alternativ som passar denne bäst. Bestämmelsen är en utveckling av nuvarande 3 Ansökan om stöd, och syftar till, förutom att möta EU:s krav på elektronisk hantering, även till förenkling för stödsökande och Tillväxtverket. Jämförelser har gjorts med andra bestämmelser om elektroniska ansökningar, t.ex. 21 i förordning (2008:762) om statligt stöd till forskning och utveckling samt innovation och 20 förordning (2008:761) om statligt stöd till forskning och utveckling samt innovation inom energiområdet. Även jämförelse med andra myndigheters föreskrifter har genomförts, bl. a 2 kap 1 i Jordbruksverkets föreskrifter (SJVFS 2014:22). Andra stycket Nuvarande föreskrifter innehåller krav på undertecknad ansökningshandling. Det finns emellertid inga formella krav på undertecknande av ansökan varken i EU-rätten eller i svensk lag. I 3 Förvaltningsprocesslagen (1971:291) nämns ett krav på egenhändigt undertecknad ansökan, men detta rör ärenden som tas upp vid allmän förvaltningsdomstol. Varje myndighet ansvarar för sin egen verksamhet och för att det ställs relevanta och proportionella krav på bl. a inkommande handlingar. Ett krav på undertecknande syftar till att säkerställa, så långt det är praktiskt möjligt, att handlingen är autentisk och seriöst menad. Det innebär också att handlingen kan kopplas till straffansvar enligt BrB 15 kap 10 och 11. I artikel 114.4 c) i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 framgår att förvaltande myndighet ska införa effektiva och proportionella bestämmelser om bedrägeribekämpning med beaktande av konstaterade risker. Detta är ett nytt krav jämfört med tidigare programperioder. EU:s krav att medlemsstaternas ska ta ett större ansvar för att minska risken för bedrägerier innebär också att ett undertecknande av ansökningar är fortsatt viktigt, oavsett om det görs elektroniskt eller fysiskt. Tredje stycket Tredje stycket innehåller en text som syftar till att tydliggöra att ansökan ska ha inkommit inom viss tid. Det står alltså inte stödsökande fritt att ansöka när som helst utan de av Tillväxtverket bestämda tidsperioderna gäller. Tiden anges i respektive ansökningsomgång och kan variera. Tillväxtverket har haft fasta tidsperioder för ansökningsomgångar även tidigare, men det har inte alltid varit tydligt för stödsökande att ansökan ska ha inkommit inom viss angiven tid. Ändringarna berör samtliga stödsökande. Möjligheten till elektronisk ansökan underlättar för stödsökande vid inlämnandet och minskar administration med pappershantering vilket leder till förenkling för såväl stödsökande som Tillväxtverket. 6 (27)
Möjligheten att lämna in en ansökan fysiskt kvarstår varför det inte blir någon konsekvens i den delen. Tillägget om att ansökan ska ha inkommit inom viss tid utgör ett förtydligande för stödsökande och underlättar därmed förståelsen för vilka regler och villkor som gäller. 5 Underlag till ansökan om stöd Bestämmelsen är en utveckling av nuvarande 4 Underlag till ansökan om stöd. Jämfört med nuvarande föreskrifter är bestämmelsen förkortad och mer överskådlig. Syftet är att förenkla för stödsökande och underlätta läsbarheten och förståelsen för vilken typ av handlingar som ska ingå i underlaget. Detaljerna i nuvarande föreskrifter har lett till otydligheter när krav och förutsättningarna ändrats av olika organ inom EU eller på nationell nivå under programperioden. Det görs också en koppling till ansökningsformuläret som innehåller mer detaljerade krav. Ansökningsformuläret innehåller förtydliganden och utvecklar vilka dokument som ska ges in och vilka uppgifter som avses. Kopplingen till ansökningsformuläret gör att kraven på vilka handlingar och uppgifter som ska inhämtas lättare kan anpassas till ändrade förutsättningar och nya krav. De uppgifter som begärs in från stödsökande behövs för att Tillväxtverket ska kunna bedöma om projektet har förutsättningar att uppfylla relevanta EU-bestämmelser, andra svenska bestämmelser och det aktuella operativa programmet. Inhämtandet av uppgifter i ansökan ökar något jämfört med tidigare till följd av att en del av kontrollen tidigarelagts i ärendeprocessen. Nuvarande punkterna 1-17 tas bort eller skrivs om då de antingen ingår i Tillväxtverkets ansökningsformulär eller i Handboken eller har omformulerats. Punkterna 1 och 2 är en sammanfattning av några nuvarande punkter och innebär inga nya krav i sig. Mer detaljer framgår i ansökningsformuläret. Punkterna 3-5 är nya i föreskrifterna men har i praktiken uppställts som krav sedan tidigare, numera fokuseras dessutom mer på vilka resultat som ska uppnås. Projektorganisationen har också blivit viktigare och Tillväxtverket ska i större omfattning än tidigare kontrollera stödsökandes kapacitet att bedriva projekt. Punkten 6 är ny i föreskrifterna men har i praktiken uppställts som krav sen tidigare. Punkten innebär alltså ett förtydligande av gällande krav. Punkten 7 är ny i föreskrifterna men är också ett krav som funnits med sen tidigare. Punkten innebär alltså ett förtydligande av gällande krav. Punkten 8 är en sammanfattning av några nuvarande punkter och innebär inget nytt krav i sig. Punkten 9 är en omskrivning av några nuvarande punkter och innefattar såväl privat som offentlig medfinansiering. Punkten 10 är ny i föreskrifterna men har i praktiken uppställts som krav sen tidigare. Punkten innebär alltså ett förtydligande av gällande krav. Punkten 11 är ny i föreskrifterna men har i praktiken uppställts som krav sen tidigare. Punkten innebär alltså ett förtydligande av gällande krav. Kravet på undertecknande är viktigt i kontrollen av förutsättningarna för projektet. 7 (27)
Punkten 12 är ny och riskanalysen är ett viktigt underlag i bedömningen av projekten. Punkten 13 är en omskrivning av nuvarande punkt 4. Punkten 14 är ny och upphandlingsplanen är ett viktigt underlag i bedömningen av projekten. Offentlig upphandling är den största felkällan inom ramen för Europeiska regionala fonden och i syfte att, i högre omfattning än tidigare, säkerställa att stödsökande har en adekvat organisation och kompetens att upphandla vill Tillväxtverket få en tydligare bild av vilka upphandlingar som ska göras. Planen är preliminär och kan ändras under hand, men den ger ett bättre underlag för Tillväxtverket i bedömningen av stödsökandens kapacitet. Planen avser upphandlingar enligt LOU och andra liknande upphandlingsregelverk och berör inte de stödsökande som inte omfattas av dessa regelverk. Punkten 15 är en omskrivning av nuvarande punkt 5. Kravet på undertecknande har i praktiken uppställts sen tidigare och är därför inte nytt i sig. Kravet på undertecknande är också viktigt i kontrollen av förutsättningarna för projektet. Punkten 16 är en omskrivning av nuvarande punkt 7. Punkten 17 är en omskrivning av nuvarande punkt 13. Punkten är lite bredare formulerad för att täcka även andra europeiska fonder, förutom Europeiska socialfonden, som kan komma att omfattas i framtiden. Punkt 18 är en omskrivning av nuvarande punkt 17. Punkten är lite bredare formulerad för att täcka även andra typer av statsstöd, förutom de minimis, som kan komma att omfattas i framtiden. Eftersom Tillväxtverket i större omfattning än tidigare ska säkerställa stödsökandens kapacitet att bedriva projekt ökar också behovet av att få in vederhäftiga uppgifter och tydliga ställningstaganden, därav de förtydligade kraven om t ex underskrivet medfinansieringsintyg och samverkansavtal. Stödsökande som inte inkommit med samtliga uppgifter i en ansökan har emellertid alltid möjlighet att komplettera sin ansökan innan Tillväxtverket beslutar huruvida den ska godkännas. Ändringarna berör samtliga stödsökande. Bestämmelsen bidrar till ökad transparens och förtydligar vilken typ av handlingar och uppgifter stödsökande ska förse Tillväxtverket med i samband med ansökan. Den förenklar för stödsökande och ger ökad flexibilitet i regelverket vilket gör att det blir mer aktuellt och precist. 6 Utvärdering Bestämmelsen utgår från nuvarande 13 Utvärdering, och innebär inga egentliga förändringar. Några mindre språkliga ändringar har gjorts i syfte att förtydliga texten. Bestämmelsen tydliggör, precis som i nuvarande föreskrifter, att utvärdering är ett krav som Tillväxtverket har rätt att ställa på projekten. Detaljerna kring hur projekt ska utvärderas och vilka modeller som ska användas framgår av Handboken. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. 8 (27)
Bestämmelsen medför inget nytt i sak men bidrar till ökad transparens om att det finns flera olika sätt att utvärdera projekt. 7 Revisorsintyg Bestämmelsen är i princip oförändrad jämfört med nuvarande 12 Revisorsintyg. Ett tillägg har gjorts för att bestämmelsen även ska täcka regionkommuner. Bestämmelsen har tillämpats främst för projekt där Tillväxtverket krävt en verifiering av projektägarens egen modell för indirekta utgifter. För programperioden 2014-2020 föreslår Tillväxtverket fasta schabloner för indirekta utgifter varför ingen extern verifiering kommer behövas för denna typ av kostnad. Det kan dock förekomma andra fall där den kan komma att behövas och bestämmelsen behålls därför tillsvidare. Bestämmelsen kvarstår i princip oförändrad och föranleder inte någon konsekvens. 8 Informationsansvar Bestämmelsen är ny men medför ingen förändring i sak. Detaljerade informationskrav finns i EU-förordningar och har även funnits tidigare programperioder. Bestämmelsen syftar till att förtydliga för stödsökande att det är särskilt höga krav på informationsåtgärder när man erhåller stöd från EU:s strukturfonder. Tillväxtverkets erfarenhet är att en del projektägare uppfattar kraven som så ovanliga och långtgående, jämfört med vad som krävs i andra stödsammanhang, att man missar kraven eller inte följer dem fullt ut. Det är viktigt att kunskapen sprids om de satsningar som EU gör via Europeiska regionala utvecklingsfonden. Stödmottagaren har därför en skyldighet att kommunicera om projektet. Tillväxtverket ser ett behov av att förtydliga att dessa krav gäller och anser att det bör finnas en särskild bestämmelse om detta. De detaljerade kraven, t ex om hur stor EU-logotypen ska vara, vilket typsnitt den ska ha och var den ska placeras, framgår av Handboken. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. Bestämmelsen förtydligar för stödmottagare att det finns en särskild typ av villkor som följer med stödet från Europeiska regionala utvecklingsfonden. Den underlättar därmed för stödmottagare att göra rätt och minskar risken för att stödet uteblir eller sänks på grund av begångna fel. Bestämmelsen föranleder inga konsekvenser i övrigt eftersom kraven gällt sedan tidigare. 9 Ansökan om utbetalning av stöd Första stycket EU har ökat kraven om elektronisk hantering av handlingar i den nya programperioden, se resonemang ovan under 4 Ansökan om stöd. 9 (27)
Bestämmelsen är en utveckling av nuvarande 5 Ansökan om utbetalning av stöd, och syftar till, förutom att möta EU:s krav på elektronisk hantering, även till förenkling för stödsökande och Tillväxtverket. Andra stycket Precis som angivits ovan under 4 är ett undertecknande av ansökningar fortsatt viktigt, oavsett om det görs elektroniskt eller fysiskt. Tredje stycket Tredje stycket innehåller inga ändringar jämfört med motsvarande nuvarande text förutom att texten förkortats något i syfte att öka läsbarheten. Fjärde stycket En väsentlig ändring jämfört med föregående programperiod finns i fjärde stycket, punkt 3. Sista ansökan om utbetalning av stöd ska nu lämnas senast sista dagen i projektperioden. Enligt nuvarande föreskrifter har sista ansökan fått lämnas senast tre månader efter projektets slut. Arbete och andra utgifter som projektägaren dragit på sig under dessa tre extramånader har inte varit stödberättigande. Tanken är nu att projektperioden ska vara tillräckligt lång för att inrymma allt avsluts-och efterarbete som t.ex. avslutande utvärdering, resultatspridning, författande av slutrapport, betalning av de sista fakturorna och ekonomisk slutredovisning. Tillväxtverket kommer tillämpa en maximal projektlängd på 40 månader, jämfört med nuvarande 36 månader, vilket framgår av Handboken. Projektperioden för respektive projekt anges i beslutet om stöd. I övrigt har det gjorts några mindre språkliga ändringar i syfte att förenkla texten och öka läsbarheten. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. Möjligheten att lämna ansökan om utbetalning av stöd elektroniskt utgör en förenkling för stödmottagarna och minskar administration med pappershantering vilket även minskar administrationen hos Tillväxtverket. Möjligheten att lämna in en ansökan fysiskt kvarstår varför det inte blir någon konsekvens i den delen. Konsekvensen av den förlängda projektperioden är att stödmottagare får längre tid på sig att sprida resultatet och slutredovisa projektet. Dessutom ges möjlighet att erhålla ersättning för utgifterna för det arbetet. Detta utgör en förenkling för stödmottagare och underlättar genomförandet av projekt. Konsekvensen av de språkliga ändringarna är att det blir enklare för läsaren att förstå innehållet i bestämmelsen. 10 Underlag till ansökan om utbetalning av stöd Bestämmelsen är en utveckling av nuvarande 6 Underlag till ansökan om utbetalning av stöd. Jämfört med nuvarande föreskrifter är bestämmelsen förkortad och mer överskådlig. Syftet är att förenkla för stödmottagare och underlätta läsbarheten och förståelsen för vilken typ av handlingar som ska ingå i underlaget. Detaljerna i nuvarande föreskrifter har lett till otydligheter 10 (27)
när krav och förutsättningarna ändrats av olika organ inom EU eller på nationell nivå under programperioden. Det görs också en koppling till ansökningsformuläret som innehåller mer detaljerade krav. Ansökningsformuläret innehåller förtydliganden och utvecklar vilka dokument som ska ges in och vilka uppgifter som avses. Kopplingen till ansökningsformuläret gör att kraven på vilka handlingar och uppgifter som ska inhämtas lättare kan anpassas till den redovisningsmodell som stödmottagaren använder samt ändrade förutsättningar och nya krav. De uppgifter som begärs in från stödmottagaren behövs för att Tillväxtverket ska kunna bedöma om projektet går enligt plan och beräkna stödberättigande utgifter i enlighet med vad som krävs enligt relevanta EU-bestämmelser och andra svenska bestämmelser. Punkt 2 och 3 ersätter nuvarande punkt 2 och utgör en förenklad formulering om att utdrag ur stödmottagares huvudbok är ett grundkrav samt att ytterligare krav på ekonomiskt underlag beror på vilken typ redovisningsmodell som används i projektet. Olika redovisningsmodeller och därmed följande krav på ekonomiskt underlag framgår av Handboken. Beslutad redovisningsmodell ska framgå av beslutet om stöd för att säkerställa att stödmottagaren är införstådd med vilka regler som gäller för det aktuella projektet. Nuvarande punkterna 3-13 tas bort då de antingen ingår i Tillväxtverkets ansökningsformulär eller i Handboken. Punkten 4 om behörighetshandling är ny i föreskrifterna men har i praktiken uppställts som krav sedan tidigare. Punkten innebär alltså ett förtydligande av gällande krav. Punkten 5 om sammanställning av personalutgifter är ny och syftar till att förenkla redovisnigen av personalutgifter. Tillväxtverket kommer att tillhandahålla en mall som förenklar beräkning och summering av aktuella personalutgifter. Punkten 6 om uppgifter om annat stöd, bygger på nuvarande punkt 14. Några mindre språkliga ändringarna har gjorts vilka syftar till att förtydliga texten och öka läsbarheten. Ordet samverkanspart har lagts till men innebär ingen materiell ändring eftersom de omfattats sen tidigare. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. Bestämmelsen bidrar till ökad transparens och förtydligar vilken typ av handlingar och uppgifter stödmottagare ska förse Tillväxtverket med i samband med ansökan. Den förenklar för stödmottagare och ger ökad flexibilitet i regelverket vilket gör att det blir mer aktuellt och precist. Enda punkten som innebär nya konsekvenser i sak för stödmottagare är punkten 5, kravet på en sammanställning av personalutgifter. I praktiken har många stödmottagare även tidigare gjort sammanställningar, men på olika sätt. Tillväxtverket avser nu att tillhandahålla en mall som förenklar beräkning och summering av såväl direkta personalutgifter som indirekta utgifter. Risken för felberäkningar minskar vilket bör leda till färre kompletteringar och snabbare utbetalning av stödet. 11 Utbetalning av stöd Bestämmelsen är en utveckling av nuvarande 7 Utbetalning av stöd. Precis som tidigare anger bestämmelsen att utbetalning sker i efterskott för stödberättigande utgifter. 11 (27)
Den ändrade formuleringen syftar till att ge utrymme för olika typer av redovisningsmodeller för utgifter, för vissa förenklade modeller krävs t ex inte att utgiften faktiskt betalts. Meningen om indirekta utgifter har tagits bort. Den har använts för att markera skillnaden mellan faktiskt betalda utgifter och schablonberäknade utgifter. Den skillnaden hanteras nu i 15 om förenklade redovisningsalternativ. I övrigt har det gjorts några mindre språkliga ändringar i syfte att förenkla texten och öka läsbarheten. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. Ändringarna är en konsekvens av införandet av de förenklade redovisningsalternativen i 15 och innebär en ökad flexibilitet i systemet och förenklar för stödmottagare. Konsekvensen av de språkliga ändringarna är att det blir enklare för läsaren att förstå innehållet i bestämmelsen. 12 Redovisning Bestämmelsen är en utveckling av nuvarande 8 Redovisning, och ändringarna innebär en tydligare koppling till kraven som ställts upp i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 (artikel 125.4 b). I stället för intäkter och utgifter används nu begreppet transaktioner vilket stämmer överens med formuleringen i ovan nämnda EU-förordning. Syftet är att tydliggöra att det endast är den typen av utgifter som utgör en transaktion som ska registreras i projektredovisningen. De förenklade redovisningsalternativen i 15 medför inte några transaktioner i sig och kravet på separat projektredovisning omfattar således inte den typen av stödberättigande utgifter. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. Kravet på separat projektbokföring för faktiska utgifter och intäkter kvarstår oförändrat sedan tidigare. Konsekvensen av den nya EU-bestämmelsen som föreskriften hänvisar till innebär ett tydliggörande för stödmottagare att de stödberättigande utgifter som omfattas av förenklade redovisningsalternativ inte kräver separat projektbokföring. Detta utgör en förenkling för stödmottagare och medför också en minskad risk för kompletteringsbehov som tidigare uppstått vid differenser mellan projektbokföring och t.ex. beräknade utgifter för projektets andel av lönebiutgifter. 13 Kostnadsslag Bestämmelsen är en utveckling av nuvarande 14 Kostnadsslag och innebär i princip en ny indelning av kostnadsslag. Ändringen är en anpassning till 2 kap. 23-36 Strukturfondsförordningen där det tydliggörs vilka utgifter som är stödberättigande. Ändringen innebär också en harmonisering med strukturfondsprogrammen inom målet Europeiskt territoriellt samarbete. 12 (27)
Punkten 1 är likalydande med nuvarande bestämmelse. Punkten 2 omfattar nuvarande punkt 2 men har formulerats om för att stämma överens med 2 kap. 36 Strukturfondsförordningen. Punkten 3 är ny och utgör en anpassning till 2 kap. 33 Strukturfondsförordningen. Punkten 4 omfattar nuvarande punkterna 3 och 4 och utgör en sammanfattning av utgifterna i 2 kap.24 och 34 Strukturfondsförordningen. Punkterna 5, 6 och 7 är nya och omfattar de förenklade redovisningsalternativen som framgår av artikel 67 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013. De förenklade redovisningsalternativ som Tillväxtverket för närvarande valt att använda framgår av 15. Punkten 8 är en ny punkt i föreskrifterna men har funnits med sedan tidigare som ett kostnadsslag. Punkten 9 motsvarar nuvarande punkt 6. Punkten 10 är ett nytt kostnadsslag. Det följer av att Sverige till skillnad från tidigare programperiod numera tillåter att privat medfinansiering utgör grund för EU-stöd under vissa förutsättningar. Tillväxtverket måste kunna redovisa vilken typ av medfinansiering som förekommit i respektive program, offentlig eller privat, och därför krävs två olika kostnadsslag. De tidigare kostnadsslagen lokal, investeringar och övriga utgifter försvinner. Utgifter som hörde hemma där hamnar nu i andra kostnadsslag i stället. Vilka typer av utgifter som ska redovisas under respektive kostnadsslag framgår mer i detalj av Handboken. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. En konsekvens blir att stödmottagarna måste budgetera och redovisa på nya typer av kostnadsslag i ansökan om stöd respektive ansökan om utbetalning av stöd. Detta kan till en början leda till en viss ökad administration, men eftersom ändringarna inte är så omfattande torde det inte bli alltför betungande att redovisa på de nya kostnadsslagen. Eftersom Strukturfondsförordningen, som binder Tillväxtverket, reglerar stödberättigande utgifter i detalj finns inte heller mycket utrymme att reglera frågan på annat sätt. Ändringarna ökar möjligheten för stödmottagare, som arbetar med flera olika EU-program, att känna igen reglerna mellan programmen i och med att strukturen i stödberättigande utgifter och kostnadsslag harmoniseras. 14 Timlön för deltidsarbete Bestämmelsen som är ny baseras på en möjlighet som ges i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 samt 2 kap. 29 Strukturfondsförordningen att fastställa en beräkningsgrund för personalutgifter. Syftet är att fastställa 1720 årsarbetstimmar som norm vid beräkning av lön per timme för personal som har månadslön. De angivna 1 720 timmarna är ett EU-genomsnitt exklusive semester och helgdagar. 13 (27)
Ändringarna berör samtliga stödmottagare. En fastställd norm som är lika för alla utgör en förenkling. Tidigare har Tillväxtverket betraktat 1 980 årsarbetstimmar, inklusive semester, som norm vid timlöneberäkning. Projektpersonal som kunnat visa intyg på en lägre årsarbetstid har fått använda det lägre faktiska värdet. Denna möjlighet att ange faktiska värden har ibland medfört felskrivningar och felaktigt beräknade personalutgifter. Det har i sin tur föranlett behov av kompletteringar vilket lett till förseningar i utbetalningen av stödet. En fastställd norm kan medföra att vissa stödmottagare får mer stöd och andra mindre jämfört med beräkningar som baseras på faktiska värden. Denna effekt uppstår vid alla slags schabloniserade förenklingsåtgärder. Fördelen är den minskade administrationen för såväl stödmottagare som Tillväxtverket när olika handlingar som verifierar arbetstimmar inte behöver ges in och individuella beräkningar inte behöver göras. Tillväxtverket bedömer därför att den positiva förenklingseffekten som helhet överväger eventuella negativa beloppseffekter som kan uppstå för vissa stödmottagare. 15 Förenklade redovisningsalternativ Enligt artikel 4.10 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 ska medlemsstaterna utföra sina uppgifter inom den Europeiska regionala utvecklingsfonden med målsättningen att minska den administrativa bördan för stödmottagare. Det finns även krav från EU att öka samordningen mellan olika fonder i syfte att förenkla för stödmottagare. Tillväxtverket har också ett uppdrag från regeringen att föreslå förenklingar för företag i olika sammanhang och att åstadkomma högre grad av samordning med övriga strukturfonder i Sverige. Tillväxtverket har därför genomgående bedömt möjligheterna att förenkla de olika stegen vid genomförandet av projekt och förenklingsåtgärder föreslås på flera ställen i de nya föreskrifterna. Sedan tidigare ingår också Tillväxtverket i en fondsamordningsgrupp tillsammans med Svenska ESF-rådet och Jordbruksverket i syfte att arbeta med samordning och förenkling av förvaltningen av den Europeiska regionala utvecklingsfonden i Sverige. Dessa myndigheter arbetar också med liknande förenklingsförslag som nämns i denna konsekvensutredning. En möjlighet att skapa stora förenklingar är att minska administrationen kring ansökan om utbetalning och vid beräkningen av olika utgifter. Enligt 2 kap. 18 Strukturfondsförordningen kan stödmottagare ges möjlighet att få ersättning mot schablon och andra förenklade redovisningsmodeller istället för att beräkna faktiska utgifter för varje enskild utgiftspost. Tillväxtverket har valt att använda nedan beskrivna redovisningsmodeller i syfte att förenkla för stödmottagare. 15 1.a) och b) Schablonsatser för indirekta utgifter Tillväxtverket föreslår två olika schablonsatser för indirekta utgifter, även kallad overhead- eller OH-utgifter. Båda schablonsatserna, som beräknas på olika grunder i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013, används för påslag på de stödberättigande personalutgifterna, som i sin tur består av lön plus schablonberäknade sociala avgifter. OHpåslaget innefattar bl.a. utgifter för kontor och administration samt ett antal utgiftstyper som oftast är beloppsmässigt relativt små och därför orsakat en relativt hög administrativ kostnad i förhållande till nyttan. Utgifter enligt 2 kap. 32 Strukturfondsförordningen ingår i schablonen, 14 (27)
men även andra utgifter som anges i Handboken (i bestämmelsen kallad Tillväxtverkets kompletterande regler) i en fullständig förteckning. Utgifter som nämns i förteckningen får inte redovisas som faktiska utgifter även om det finns fakturor och liknande underlag. För universitet och högskolor används påslaget 20 %. Modellen baseras på artikel 68.1 a) i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013. Nivån för denna kategori av stödmottagare godkändes av EU-kommissionen för svensk del den 3 oktober 2011. Godkännandet avsåg de sista åren av programperioden 2007-2013. Kommissionens riktlinjer för förenklade redovisningsalternativ 2014-2020 (Guidance on Simplified Cost Option EGESIF_14-0017) medger emellertid att en modell som godkändes av kommissionen under den förra programperioden även får användas i den nya, utan krav på ny verifiering av modellen. För övriga stödmottagare används påslaget 15 %. Modellen baseras på artikel 68. 1 b). Det är den högsta procentsats en medlemsstat får använda utan krav på verifiering från vare sig medlemsstaten eller enskilda projektägare. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. En fastställd norm kan medföra att vissa stödmottagare får mer stöd och andra mindre jämfört med beräkningar som baseras på faktiska utgifter. En generell konsekvens av att tillämpa fastställda schabloner är dock att stödmottagare slipper räkna fram enskilda belopp som sedan ska bokföras i projektet och styrkas med olika typer av verifikationer. Därmed minskar stödmottagarens, men även Tillväxtverkets, administration. Risken för felräkningar och felbedömningar minskar också med fastställda schabloner. Tillväxtverket bedömer därför att den positiva förenklingseffekten som helhet överväger eventuella negativa beloppseffekter som kan uppstå för vissa stödmottagare. Genom att använda procentsatser som antingen godkänts av kommissionen och/eller som återfinns i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 är sannolikheten låg att redovisningsmodellerna senare ska ifrågasättas. Risken för att Sverige eller enskilda stödmottagare ska få problem vid redovisningen av utgifter är alltså låg. En konsekvens är att samtliga projekt som har stödberättigande direkta personalutgifter, men inga andra projekt, får ett schablonberäknat påslag för indirekta utgifter. Under programperioden 2007-2013 hade ca 92 % av projekten personalutgifter. Orsaken till att övriga projekt inte redovisade personalutgifter var t.ex. att stödmottagaren köpte hela det praktiska projektgenomförandet av en annan aktör. Tillväxtverket bedömer det som rimligt att inte bevilja stöd för indirekta utgifter i sådana fall. Tillväxtverket bedömer att stödmottagare hittills varit tveksamma till att uppge indirekta utgifter. I endast ca 20 procent av projekten under programperioden 2007-2013 inkluderades indirekta utgifter i beslutet om stöd. Tillväxtverket bedömer att i stort sett samtliga stödmottagare som har personalutgifter även har indirekta utgifter. Trots det avstår ändå de flesta från att redovisa dessa på grund av den omfattande administrationen som varit förknippad med denna typ av utgift. En del stödmottagare har dock ägnat relativt mycket tid åt att noga dokumentera och bokföra diverse relativt små utgifter i projekten, t.ex. telefoni, porto och kopiering. Tillväxtverket bedömer således det finns betydande förenklingspotential i att införa schablonmodeller för indirekta utgifter och därmed minska behovet av detaljredovisning av diverse småutgifter. Alternativ möjlighet som Tillväxtverket avstår från Artikel 68.1 a) i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 medger att medlemsstaten tillämpar en schablonsats för indirekta utgifter på högst 25 %, med alla stödberättigande direkta kostnader som bas. 15 (27)
För att procentsatser i intervallet 15-25 % ska komma i fråga måste medlemsstaten visa empiriskt underlag som styrker hur stora de indirekta utgifterna i genomsnitt är för relevanta typer av projekt och stödmottagare. Tillväxtverket såg i samband med framtagandet av den modell med 20 % påslag som Kommissionen godkände för universitet och högskolor 2011 att det var svårt att få fram bra beräkningsunderlag för övriga stödmottagare. Tillväxtverket bedömer det som säkrare för stödmottagare att använda den nu av Kommissionen godkända nivån 15 % än att försöka räkna fram en annan nivå som senare kan komma att bli ifrågasatt. När det gäller basen för påslaget väljer Tillväxtverket att precis som tidigare programperioder sedan 1995 hålla fast vid enbart stödberättigande personalutgifter, oavsett vilken kategori stödmottagare det handlar om. Tillväxtverket bedömer att personalutgifterna är betydligt mer relevanta som grund för beräkning av indirekta utgifter än vad andra slags direkta utgifter är, som t.ex. investeringar och köpta tjänster. Systemet som helhet skulle förenklas av en gemensam procentsats för alla slags projekt och stödmottagare. Den gemensamma nivån skulle i så fall bli 15 %. Tillväxtverket anser det mer effektivt för programgenomförandet att använda den möjlighet som nu finns för universitet och högskolor och fortsätta använda den högre schablonsatsen på 20 % som Kommissionen godkände 2011. Artikel 68.1 c) i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013, i kombination med artikel 20 a) i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014 öppnar för möjligheten att för vissa typer av regionalfondsprojekt använda samma schablonmodell för indirekta kostnader som gäller i EU:s forsknings- och innovationsprogram Horisont 2020. Det skulle enligt artikel 29 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1290/2013 ge 25 % påslag, dock enbart för projekt som klassificeras i någon av de kombinationer av insatstyper och investeringsprioriteringar som framgår av artikel 20 a) i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014, som i sin tur hänvisar till tabell 1 i bilagan till Kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 215/2014 och artikel 5 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1301/2013. Tillväxtverket bedömer EU-bestämmelserna kring denna modell som komplicerade på ett sätt som motverkar tanken om förenkling, och avstår därför från att införa den i regionalfondssammanhang. 15 2. Schablonsats för sociala avgifter mm Tillväxtverket föreslår att en fast schablonsats för sociala avgifter och kollektivavtalade pensionsförmåner, gemensam för alla arbetsmarknadssektorer och alla personalkategorier, ska användas vid beräkning av personalutgifter. Schablonsatsen fastställs i Handboken (i bestämmelsen kallad Tillväxtverkets kompletterande regler) och är genomsnittligt beräknad till 42,68 %. Modellen baseras på artikel 67.1 d) i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013. Tillväxtverket kan ändra schablonsatsen om lagstadgade sociala avgifter eller kollektivavtalade förmåner för stora arbetsmarknadssektorer förändras under programperioden. Eventuella ändringar får då genomslag i nya projekt. Schablonsatsen ska framgå i beslutet om stöd och beslutad schablonsats kvarstår under projektperioden. Tredje och fjärde styckena I dessa stycken fastslås att det är Tillväxtverket som bestämmer när ett förenklat redovisningslaternativ ska tillämpas och att det valda alternativet ska framgå av beslutet om stöd. Syftet är att tydliggöra att det inte är fråga om valbara alternativ, d v s att stödmottagare själv får välja om och i så fall vilken schablon som ska tillämpas i projektet. Tillväxtverket ska bedöma om förutsättningar föreligger att tillämpa en schablon och ska också bestämma vilken schablonsats som ska tillämpas. Om det vore möjligt för stödmottagare att själva välja om de 16 (27)
ska tillämpa redovisningsmetoden bestående av schabloner eller faktiska utgifter är risken stor att förenklingspotentialen försvinner. Femte stycket Detta stycke tydliggör att en utgift som omfattas av en schablon inte får redovisas under ett annat kostnadsslag. Syftet är att motverka felaktig redovisning och risk för dubbelfinansiering. Sjätte stycket Detta stycke syftar till att förtydliga att utgifter som härrör ur insatsområdet tekniskt stöd (TA) inte omfattas av bestämmelsen. Skälet är att denna typ av insatser skiljer sig från övriga i programmet och avser sådana institutioner som ansvarar för genomförandet av den Europeiska regionala utvecklingsfonden i Sverige, bl a omfattas förvaltande myndighet och revisionsmyndigheten. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. En fastställd norm kan medföra att vissa stödmottagare får mer stöd och andra mindre jämfört med beräkningar som baseras på faktiska utgifter. En generell konsekvens av att tillämpa fastställda schabloner är dock att stödmottagare slipper räkna fram enskilda belopp som sedan ska bokföras i projektet och styrkas med olika typer av verifikationer. Därmed minskar stödmottagarens, men även Tillväxtverkets, administration. Risken för felräkningar och felbedömningar minskar också med fastställda schabloner. Tillväxtverket bedömer därför att den positiva förenklingseffekten som helhet överväger eventuella negativa beloppseffekter som kan uppstå för vissa stödmottagare. Lönebiutgiftsschablonen är beräknad som ett genomsnitt för arbetsmarknaden. De faktiska lönebiutgifterna för statligt anställda är högre än genomsnittet. Statliga organisationer kommer genomgående att få något mindre stöd medan privata och kommunala organisationer kommer få något mer med en genomsnittlig lönebiutgiftsschablon som är lika för alla. Tillväxtverket anser att förenklingsfördelarna och fondsamordningen överväger framför full kostnadstäckning för denna typ av utgift för statliga stödmottagare. Om stödmottagare som anser sig förlora på schablonen skulle ges möjligheten att inte tillämpa schablonen och redovisa faktiska kostnader i stället rubbas grunden för genomsnittsberäkningen och Sverige skulle riskera anmärkningar vid en revision. Inom insatsområdet tekniskt stöd blir det ingen konsekvens eftersom det inte innebär någon förändring jämfört med vad som gällt sedan tidgare. 16 Kostnadseffektivitet Denna bestämmelse är en utveckling av nuvarande bestämmelse om kostnadseffektivitet 10 Affärsmässiga villkor. Syftet är att förtydliga begreppet kostnadseffektivitet som fått ökad betydelse i den nya programperioden. Begreppet förekommer också numera i 2 kap. 20 Strukturfondsförordningen. I Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 används i stället formuleringen principen om sund ekonomisk förvaltning, t ex i artikel 4 (8). Artikeln understryker att artikel 30 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 som anger att EUmedel ska användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, är en väsentlig utgångspunkt för genomförandet av projekt. Med sund ekonomisk förvaltning avses att medlen ska användas i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. 17 (27)
I artikel 30 Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 anges följande: Principen om sparsamhet kräver att de resurser som institutionen använder för att genomföra sin verksamhet ska göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad. Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås. Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås. Kostnadseffektivitet är det begrepp som används i 2 kap. 20 Strukturfondsförordningen, när man syftar på principen om sund ekonomisk förvaltning. Bestämmelsen anger att projekt ska bedrivas kostnadseffektivt och det förtydligas att ett sätt att vara kostnadseffektiv är att följa upphandlingsregelverken, och för de fall de inte ska tillämpas, ska köp, hyra och leasing ändå följa principerna som framgår av 1 kap. 9 lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Första och andra stycket Första och andra stycket är en sammanfattning av den svenska förordningens text i syfte att sätta ramen för frågan om kostnadseffektivitet och pedagogiskt leda in läsaren på hur begreppet kostnadseffektivitet kan omsättas i praktiken. Tredje stycket I tredje stycket förtydligas vilka principer som framgår av 1 kap. 9 lag (2007:1091) om offentlig upphandling för att tydliggöra innehållet i principerna och öka förståelsen för vilka krav som ställs på stödmottagaren. I Handboken utvecklas principerna ytterligare och där framgår också mer detaljerade regler kring köp som inte regleras av upphandlingsregelverken. Eftersom det är fråga om förtydligande av redan gällande regler får det inte några egentliga konsekvenser annat än att det underlättar för stödmottagare att förstå vad begreppet kostnadseffektiv innebär och vilka krav och förutsättningar som gäller denna typ av stöd. 17 Mervärdesskatt Bestämmelsen utgår från nuvarande 11 Mervärdesskatt, men har förkortats något. Bestämmelsen slår i enlighet med artikel 69.3 c) Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013 fast att mervärdesskatt endast kan vara en stödberättigande utgift i de fall mervärdesskatten är en verklig utgift för stödmottagaren. Bestämmelsen förkortas genom att allt utom första och sista meningen i nuvarande bestämmelse tas bort. Några mindre språkliga ändringar har också gjorts i de kvarstående meningarna. En mer detaljerad beskrivning av hur redovisningen av mervärdesskatt ska gå till framgår av Handboken. Det är stödmottagarens ansvar att via Skatteverket ta reda på vilka regler för mervärdesskatt som gäller för det enskilda projektet. Bestämmelsen kvarstår oförändrad i sak och föranleder inte någon konsekvens förutom att texten blir enklare och mer lättläst. 18 (27)
18 Rapportering Bestämmelserna om rapportering är i nuvarande föreskrifter uppdelade i tre olika bestämmelser i 22 24. Bestämmelserna anger relativt detaljerat vad rapporterna ska innehålla, se exempelvis uppräkningen i 23. Förslaget innebär en omskrivning till en bestämmelse i stället för tre. Förändringen är dock inte tänkt att innebära någon ändring i sak. Omarbetningen innebär huvudsakligen att fastställa, på en övergripande nivå, vad som gäller kring rapportering. De mer detaljerade kraven på rapporterna framgår av rapportformuläret. I övrigt har det gjorts några mindre språkliga ändringar i syfte att förenkla texten och öka läsbarheten. Första stycket 22 i nuvarande föreskrifter innehåller ett övergripande krav om att stödmottagaren fortlöpande ska rapportera om sin verksamhet. Kravet finns kvar även i den nya föreskriften men ordföljden har ändrats för att få ett enklare språk. Ett tillägg om det nationella regionalfondsprogrammet har också gjorts eftersom det är ett nytt program i den nya programperioden. Andra och tredje stycket I den nuvarande föreskriften anges i 22 att rapportering ska ske på Tillväxtverkets formulär. EU har ökat kraven om elektronisk hantering av handlingar i den nya programperioden, se resonemang ovan under 4 Ansökan om stöd. I andra stycket anges därför att rapporter får lämnas elektroniskt på Tillväxtverkets rapportformulär. Ändringen medför en förenkling i form av att processen blir helt elektronisk och stödmottagaren slipper skicka rapporterna via post. Hittills har rapporteringen skett på Tillväxtverkets formulär i form av en Word-mall som stödmottagaren fyllt i elektroniskt, skrivit ut, undertecknat och skickat till Tillväxtverket med post. Möjligheten att skriva ut rapporten och skicka via post kommer dock finnas kvar som ett alternativ. Jämfört med nuvarande föreskrifter är bestämmelsen förkortad och mer överskådlig. Syftet är att förenkla för stödmottagare och underlätta läsbarheten. Detaljerna i nuvarande föreskrifter har lett till otydligheter när krav och förutsättningarna ändrats under programperioden. Det görs också en koppling till rapportformuläret som innehåller de detaljerade kraven på rapporterna. Kopplingen till rapportformuläret gör att kraven på vilka uppgifter som ska framgå lättare kan anpassas till ändrade förutsättningar under hand. I stället för flera separata bestämmelser om olika rapporter föreslås en gemensam bestämmelse om all rapportering. En rapport ska lämnas vid varje ansökan om utbetalning och tanken är att rapporten ska innehålla information som gör det möjligt att bedöma om projektet går enligt plan och de utgifter som anges i ansökan om utbetalning är relevanta. Avstämningen mot utgifterna är grunden för att det behövs en rapport i samband med varje ansökan om utbetalning. I nuvarande föreskrifter finns ett krav på lägesrapport i samband med varje ansökan om utbetalning. I förslaget till nya föreskrifter har det gjorts en förenkling på så sätt att det i de flesta fall räcker med en förenklad rapport. Den förenklade rapporten ska endast innehålla sådan information som gör det möjligt att stämma av utgifterna i ansökan om utbetalning. En mer utförlig lägesrapport ska endast skickas in en gång per år. Tanken är att den årliga lägesrapporten ska motsvara de lägesrapporter som tidigare lämnades i samband med varje ansökan om utbetalning. 19 (27)
I samband med ansökan om sista utbetalningen ska en slutrapport lämnas. Slutrapporten ska liksom tidigare omfatta hela projektet och även om texten är omformulerad medför den inte någon ändring i sak. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. Ändringarna medför en reell förenkling för stödmottagare eftersom rapporteringen blir mindre omfattande under projektperioden. Förenklingen blir störst för de stödmottagare som ansöker om utbetalning ofta där det tidigare har funnits krav på en utförlig lägesrapport vid varje ansökan om utbetalning. Bestämmelsen bidrar till ökad läsbarhet och ger ökad flexibilitet i regelverket vilket gör att det blir mer aktuellt och precist. 19 Information om ändringar Bestämmelsen utgår från nuvarande 25 Rapportering av förändringar. Första stycket Första stycket förtydligar att stödmottagare ska informera Tillväxtverket skriftligen om vissa situationer uppstår. Redan i dag kommunicerar stödmottagare i huvudsak skriftligen med Tillväxtverket varför ändringen inte torde utgöra någon större förändring i sak. Texten syftar också till att tydliggöra vilka situationer som ligger till grund för att stödmottagare ska informera Tillväxtverket om ändringar, något som inte varit tydligt hittills. Andra och tredje tycket Andra och tredje stycket utgår från andra stycket i nuvarande 25 Rapportering av förändringar och innebär i huvudsak endast språkliga ändringar. Ändringarna berör samtliga stödmottagare. Den nya texten innebär i princip inga ändringar i sak utom vad avser kravet på skriftlighet. Detta torde, mot bakgrund av att större delen av kommunikationen i dag sker via mail, som i detta sammanhang möter kravet på skriftlighet, inte ses som betungande för stödmottagare. Dessutom är denna typ av ändringar i projekt inte särskilt omfattande och torde inte uppstå alltför ofta i ett och samma projekt. Den ökade tydlighet som uppnås med skriftlig information torde också uppväga det eventuella besvär som det kan utgöra för stödmottagare att formulera sig skriftligen istället för muntligen. 20 Kontroll och handlingars tillgänglighet Utgångspunkten för bestämmelsen är nuvarande bestämmelse 26 Handlingars tillgänglighet och kontroll, samt de krav på tillgänglighet och bevarande av handlingar som framgår i artikel 140 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013. Första stycket Första stycket som är ett tillägg jämfört med nuvarande 26 avser att tydliggöra syftet med bestämmelsen och grunden till varför handlingar måste tillhandahållas och bevaras på visst sätt. Andra och tredje styckena 20 (27)