R E F E R E N S G R U P P E R

1 R E F E R E N S G R U P P E R Behovsinventering - verksamhet Ellen Arnesson 2011-09-17 1

2 INNEHÅLL Sidan Övergripande sammanfattning 3 Svar från Östersunds Bandysällskap 7 Svar från IF Castor 9 Svar från gymnastiken 10 Svar från Prolympia 12 2

3 Övergripande sammanfattning Öppethållande/öppettider i den nya arenan 1. När ska den nya arenan öppna och stänga? Vad är önskemålet? Idrotten - säsong höst och vår (vecka x till vecka x för respektive idrott) - vardagar (måndag till fredag, klockslag) - helger (lördag, söndag, röda dagar, klockslag) - tillgång till arenan utöver ordinarie säsongsverksamhet Skolor - termin höst och vår (vecka x till vecka x). - vardagar (måndag till fredag, klockslag) Idrotten Gymnastiken räknar med att vara verksam hela året, ishockeyn från v.31, bandyn v.32 till 15 mars, ishockeyn v.31 till slutet på april samt konståkningen v.32 till v. 18. Öppettiderna bör vara 07.00-22.00 och ett kortsystem bör finnas för att ta sig in under tider när vaktmästare eller annan personal inte är på plats. Samma förhållande under helgerna där bandyn påtalar att vid matcher kan det behövas vara öppet till 23.00. Utöver ordinarie säsongsverksamhet används gym, kansli, off-iceyta samt gymanstiksalen. Skolor För hösttermin v.36-51 och för vårtermin v.2-20. Klockslag 8-16. 2. Hur kan och bör allmänheten få tillgång till arenan (exempel på aktiviteter, lämpliga dagar, tider med mera)? När isytor inte används går det att använda till t.ex. innebandy, allaktivitetshall samt evenemang. Bandypisten går att använda fram till kl 16 då bandyn startar sin dagliga verksamhet. I dagsläget har Z-hallen en timme på lördag och en timme på söndagen för allmänhetens åkning. Möjligt att detta kan fungera i nya arenan om det inte är matcher eller turneringar under aktuell tid. 3

4 3. Övrigt En arenasida under ostersund.se eller en egen arenaportal bör finnas där man kan se tider för allmänhetens åkning, öppettider, matcher samt evenemang. Ett bokningssystem där föreningarna har egen inloggning bör finnas. Detta för att minska administrationen för kommunens arena-ansvariga. Fördelning av tider 1. Hur ser ni på fördelningen av tillgängliga tider (prioritering)? - mellan olika brukargrupper (föreningar, skolor, allmänhet) - barn/ungdomar, vuxna, kön - elitverksamhet kontra barn- och ungdomsverksamhet - evenemang Alla i grupperna var överens om att föreningar och skolar har absolut högsta prioritet och där skolorna av naturliga skäl använder arenan dagtid och föreningarna kvällstid. Man ska också ta i beaktning att om det ska gå att bedriva elitverksamhet på ett seriöst sätt så kan ibland barn- och ungdomsverksamheten få flytta på sig även om alla var överens om att den gruppen är ytterst viktig för återväxt och nyrekrytering. Vad gällande evenemang så måste finnas en flexibilitet, även under säsong. Om det t.ex. kommer mästerskap i curling så ska man kunna ordna det på samma sätt som man gör idag i Z-hallen. Samma sak gäller icke idrottsevenemang. Men den ordinarie verksamheten går alltid först. 2. Finns särskilda önskemål om hur fördelning och bokning av halltider ska fungera i den nya arenan? Prolympia påtalar att dagens system i Z-hallen inte är till deras belåtenhet. Idag har grundskolan höstterminen och gymnasieskolan vårterminen. Ett varannan-vecka-system är ett förslag som kan lösa detta. En arenasida under ostersund.se eller en egen arenaportal bör finnas där man kan se tider för allmänhetens åkning, öppettider, matcher samt evenemang. Ett bokningssystem där föreningarna har egen inloggning bör finnas. Detta för att minska administrationen för kommunens arena-ansvariga. 4

5 Service/tjänster 1. Vilka servicefunktioner behövs i den nya arenan? a) informationstavlor b) reception c) vaktmästare d) städtjänst e) övrigt En orienteringstavla (med blindskrift) samt TV-skärmar för aktuell information ska finnas i foajén. Vad gällande reception så är man överens om att det går att kombinera med ett vaktmästeri. Man påtalar vikten av ett mänskligt bemötande när kommer till arenan. Att vaktmästare behövs under öppettider är man också överens om. Vad gällande städning så plockar föreningarna själva undan på sina aktivitetsytor, i övrigt behövs städservice för att få bästa sanitära möjligheter samt att det krävs tillräckligt mycket ideell kraft för att bedriva verksamheten. 2. Vad kan föreningarna hjälpa till med på ideell basis? Caféverksamhet kan drivas av föreningar vid matcher, turneringar, läger, etc. I övrigt diskuterades att om arenan hyrs ut till evenemang så kan föreningarna vara behjälpliga mot viss ersättning. Detta kan vara ett bra sätt att få in ekonomiska resurser till verksamheterna. 5

6 3. Övrigt som ni vill lyfta fram Två eller tre isytor var ett återkommande samtalsämne på framförallt träffen med referensgrupp 1. I övrigt kom det upp att man måste inom kort diskutera hur man kan jobba med gemensamma sponsorer och partners till arenan. Hur kan man samverka för att nå näringslivet på bästa sätt? Vikten av en restaurangverksamhet diskuterades. På de arenor man har besökt har en sådan verksamhet varit hjärtat för föreningar, skolor och besökare. Man bör också se till vissa praktiska detaljer som handikappläktare med närhet till servering. Av säkerhetsskäl bör man ha en egen ingång till hockeyarenan för bortasupporters. Om Östersunds IK avancerar i seriesystemet så ökar behovet av säkerheten för besökare i arenan. En stor del av de aktiva i arenan kommer att vara pojkar. Detta bör åtminstone belysas när man gör en sådan här stor investering. /Sammanfattningen grundar sig utifrån de diskussioner som referensgrupperna hade under den 6 och 7 september 2011. Mikael Jonsson Östersund den 8 september 2011 6

7 Östersunds BS remissvar öppettider service på arenan ÖPPETHÅLLANDE 1. När ska arenan öppna och stänga, Vad är önskemålet? Allmänt För ytterdörrar och till omklädningsrum, utbildningslokaler, vissa förråd, bör det finnas passersystem kort/tag som medger andra tider än ordinarie. Ett sådant system kan ju också styra behörigheter och man får också en loggning på vem/vilket kort som använts när och var. Idrotten-bandy Försäsongsträning i ishall från vecka 32 41 Träning på bandypisten från 15 oktober till 15 mars Vi behöver ha tillgång till våra omklädningsrum 17.00-23.00 vardagar och bandypisten från 17.00-22.30 vardagar. Lördagar 10.00-18.00 omklädningsrum och bandypist, söndagar 10.00-21.00. Vi tränar söndagkvällar och tider i övrigt på helger beror på när och hur många matcher det är. Utöver bandyssäsongen behöver vi tillgång till våra omklädningsrum för försäsongsträning för seniorlag, april-augusti. Vi behöver också låna utbildningslokaler för diverse möten. Skolor Skolor kan nyttja bandypisten vardagar fram till kl 16.00 2. När kan och bör allmänheten få tillgång till arenan? Allmänhetens tillgång till bandypisten får bli när det är tomt. På vardagskvällar är ständigt träning och på helger ligger det flera matcher som måste prioriteras före allmänheten. Detta med tanke på att våra motståndare har långa resvägar och kommer ofta med 2 lag. Att spränga in en allmänhetens timme kommer att påverka restider, körtider för chaufförer med mera på ett negativt sätt. 7

8 FÖRDELNING AV TIDER 1. Prioriteringar - Barn och yngre ungdomslag prioriteras avseende träningstider i ishallar och bandypist fram till kl 19.30 - Flickor och damverksamhet prioriteras lika som pojk- och herrverksamhet. - Matcher ska prioriteras före träningar. 2. Fördelning av tider - Fördelning bör följa tidigare nämnda prioriteringar - Mängden pass fördelas utifrån antalet utövare,lag eller liknande - Bokning av halltider bör ske enligt samma förfarande som nu. - Aktuella bokningar och fördelningar av omklädningsrum ska framgå av informations TV i arenan (foaje, café, och aktivas 2 entréer) SERVICE/TJÄNSTER 1. Servicefunktioner - Orienteringstavlor (med blindskrift) i de olika entréerna. - Informations-tv som visat gällande bokningar och kommande matcher men som också kan användas för att visa web-tv från pågående matcher. - Receptionsfunktion behövs inte för ordinarie utövare men för övriga besökare och gästande lag. (bland annat kvittera ut passerkort) - Vaktmästare ska vara lätta att få tag i. Dvs att det framgår på exempelvis info-tv namn på ansvarig vaktmästare och telefonnummer. - Antal tjänstgörande vaktmästare ska styras av antalet pågående träningar/matcher. Så att inte matchtider påverkas av tillgången på vaktmästare exemeplvis på helger. För bandyns del tar en spolning normalt sett 20 min och det spolas före match och i halvtidsvila. - Fasta omklädningsrum och förråd städar nyttjaren själv (eller köper tjänsten) övrig städning via kommunens städpersonal. 2. Vad kan föreningarna hjälpa till med på ideell basis? - För bandyns del kan vi ideellt hjälpa till med en årlig vårstädning kring bandybanan. - Vid evenemang kan vi (mot ersättning) hjälpa till med garderober, insläpp, kiosker etc. - Caféterian kan vara föreningsdriven. Mats Portinson Östersunds BS 8

9 Svar från IF Castor konståkning Öppethållande/öppettider i den nya arenan 1. När ska den nya arenan öppna och stänga? Vad är önskemålet? - säsong höst och vår v32-v17el 18 - vardagar måndag till fredag, 7-22 men konståkning kan bara nyttja tid fram till 20,00 eftersom våra träningsgrupper inte är baserade på ålder utan på kunskapsnivå, vilket gör att barn o tonåringar tränar i samma grupp. - helger (lördag, söndag, röda dagar, 8-20 - tillgång till arenan utöver ordinarie säsongsverksamhet Off-icerummet vill vi kunna nyttja i maj o juni + fr 1augusti då vi kan göra nästkommande tävlingsprogram innan vi får istid. 2. Hur kan och bör allmänheten få tillgång till arenan (exempel på aktiviteter, lämpliga dagar, tider med mera)? Att kunna boka överblivna tider på skoltid, strötider. Fördelning av tider 1. Hur ser ni på fördelningen av tillgängliga tider (prioritering)? Tommy gör ett utmärkt jobb när han fördelar efter den värdegrund som finns på interbook. 2. Finns särskilda önskemål om hur fördelning och bokning av halltider ska fungera i den nya arenan? Interbooksystemet fungerar bra, en person som Tommy som ser till att värdegrunden följs finns till hjälp för personlig service och hjälp. Service/tjänster 1. Vilka servicefunktioner behövs i den nya arenan? Uppdaterat (varje dag) is-schema på Internet, inte som idag när vi måste gå in på hockeyns sida för att se bokade tider. a) informationstavlor Ja b) reception Nej, kiosken kan fungera som informationscenter c) vaktmästare ja d) städtjänst ja 2. Vad kan föreningarna hjälpa till med på ideell basis? Cafèdrift i förhållande till antal aktiva i föreningen, ställa fram ex.stolar vid arrangemang. Enklare städ, ex tömma papperskorgar i eget omklädningsrum kan föreningen göra men toaletter o duschar måste proffs städa. 9

10 Svar från gymnastiken Öppethållande/öppettider i den nya arenan 1. När ska den nya arenan öppna och stänga? Vad är önskemålet? Gymnastiken bedriver verksamhet hela året. Gymnastiken måste ha access till hallen under t ex sommarlov och mellandagar. Egen mindre entré med tillgång till wc och omklädningsrum 2 st med egen låsbricka eller dito. Gymnastikföreningarna skall äga tiderna i gymnastikhallen 2. Hur kan och bör allmänheten få tillgång till arenan (exempel på aktiviteter, lämpliga dagar, tider med mera)? Allmänheten och skola är välkommen till gymnastikhallen under överinseende och instruktion av licensierad ledare eller tränare från gymnastikföreningarna Fördelning av tider 1. Hur ser ni på fördelningen av tillgängliga tider (prioritering)? Till gymnastikhallen skall första prioritet vara barn och ungdomar under 20 år. Viktigt är att gymnastiken får tillgång till A Hallen några gånger per år för t ex TruppCupen. Norrlands största gymnastiktävling. 2. Finns särskilda önskemål om hur fördelning och bokning av halltider ska fungera i den nya arenan? Till gymnastikhallen skall första prioritet vara barn och ungdomar under 20 år. Service/tjänster 1. Vilka servicefunktioner behövs i den nya arenan? a) informationstavlor Digitala med koppling till Internet b) reception Behövs ej, kanske i kombination med fiket c) vaktmästare Kan rör sig om bemanning av en st för drift och underhåll samt brandsäkerhet. OBS Inget ansvar för receptionen. d) städtjänst WC och omklädning sköts av inköpt proffs. Gymnastikhallen städas av föräldrar e) övrigt Föräldrar kan bistå i fiket 2. Vad kan föreningarna hjälpa till med på ideell basis? Gymnastikhallen städas av föräldrar. Föräldrar kan bistå i fiket samt hjälpa till vid 10

11 Evenemang. 3. Övrigt Fördelningen av ev. reklamintäkter bör diskuteras mera mellan ingående föreningar i Arenan. Viktigt är att detta fungerar bra och effektivt. Övrigt som ni vill lyfta fram Investeringsförslaget i alternativ nr 3 bygger idag på att pojkar får 2/3 delar av investeringen, medan flickor får endast 1/3 del. Detta har Gymnastiken observerat och noterat och vill för vidare till beslutfattare. 11

12 Svar från Prolympia Öppethållande/öppettider i den nya arenan 1. När ska den nya arenan öppna och stänga? Vad är önskemålet? Svar: v.36-51 och v.2-20 Svar: kl. 8.00-16.00. Vara tillgänglig till 17.00 1-2 dagar i veckan pga skol-if samt att vi har startat f-5 skola. F-5 skolan vill ha möjlighet att kunna erbjuda skridsko/hockeyfritids vi ser också möjligheten till att använda gymmet om ett sådant skulle finnas. Då isen tas bort så ser vi att tillgängligheten kan användas om man får använda isytan till andra idrotter ex tennis, innebandy, hinderbanor etc. Vi ser också möjligheten till att använda bandyplanen yta om så skulle vara möjligt. Fördelning av tider 1. Hur ser ni på fördelningen av tillgängliga tider (prioritering)? Svar: Det bör finnas en isplan bokningsbar för skolorna under hela dagen 8-16 och även till 17.00 vissa dagar pga skol-if samt skridsko/hockeyfritids. Vi har möjlighet att anordna skol-sm i olika issporter alt gymnastik. Vi vill kunna anordna skolturneringar i issporter samt gymnastik. Kunna samarbeta mellan Prolympia skolor som vi gör nu och utmana varandra i olika idrotter som kommer att kunna erbjudas i den nya arenan. 2. Finns särskilda önskemål om hur fördelning och bokning av halltider ska fungera i den nya arenan? Svar: Gymnasiet och grundskolorna bör ha varannan vecka(jämn och udda). Service/tjänster 1. Vilka servicefunktioner behövs i den nya arenan? a) informationstavlor Svar: Bra med en infotavla där man kan se bokningar! Samt veta vart man ska byta om. b) reception Svar: Bara att ha någon att vända sig till om man har frågor! c) vaktmästare Svar: Ett måste för att få hjälp med saker! d) städtjänst Svar: Självklart ska det vara bra städat! 12

13 2. Vad kan föreningarna hjälpa till med på ideell basis? Skolan skulle kunna hjälpa till med punktinsatser om det skall arrangeras olika aktiviteter i arenan. När vi har tillgängligheten till en fin arena och känner mycket för den så är vi inte främmande för att kunna hjälpa till. 13